Klik hier om te helpen David McMurrey betaal voor webhosting: Doneer elk bedrag dat je kunt!
Online Technisch Schrijven blijft gratis.
Dit hoofdstuk introduceert je aan standaard operationele procedure (SOP) documenten en beleid en procedure (PandP) documenten. Het biedt echter geen definitieve details over hoe je deze documenten moet plannen, schrijven, opmaken en voltooien. Het biedt links naar webpagina's die dat wel doen, samen met enkele adviezen over het behouden van een redelijk bereik voor projecten zoals deze als je in een technische of zakelijke schrijf cursus zit.
Bekijk deze voorbeelden van standaard operationele procedures.
En kijk dit SOP-sjabloon aangepast met toestemming van Smartsheet: Intelligente Werkbeheerplatform.
Standaard Operationele Procedures
Standaard operationele procedures en beleids- en proceduredocumenten zijn ruwweg hetzelfde: ze stellen normen vast voor het uitvoeren van taken en presenteren specifieke stap-voor-stap procedures voor het uitvoeren van die taken. Hoewel deze onderscheidingen in de praktijk vervagen:
- Beleids- en procedure documenten richten zich vaker op het gedrag dat van werknemers wordt verwacht (bijvoorbeeld roken, middelenmisbruik, seksuele intimidatie).
- Standaard operationele procedures richten zich meer op standaardverwachtingen voor het uitvoeren van specifieke taken, zoals handen wassen door zorgprofessionals of het plaatsen van een tandheelkundig implantaat in een tandheelkundig laboratorium.
Organisaties gebruiken beleids- en proceduresdocumenten om hun regels en voorschriften vast te leggen: aanwezigheidbeleid, beleid inzake middelenmisbruik, werkstroomprocedures, enzovoort. Eenmaal vastgelegd, zijn de beleids- en procedures documenten er voor iedereen in de organisatie om naar te verwijzen, en deze documenten worden het middel om de meeste geschillen binnen de organisatie op te lossen. Om een onderscheid te maken tussen deze twee termen:
- Beleidsmaatregelen zijn als wetten, regelstellingen: bijvoorbeeld, de meeste organisaties hebben anti-harassment beleidsregels, die de feitelijke door de overheid vastgestelde wetten nabootsen.
- Procedures, aan de andere kant, zijn de stapsgewijze methoden om die beleidsmaatregelen uit te voeren. Natuurlijk hebben sommige beleidsmaatregelen geen procedures nodig. Als de organisatie een rookverbod heeft beleid, dat is alles wat gezegd hoeft te worden. Als iemand echter die regel overtreedt, is er een procedure nodig voor het omgaan met die situatie.
Standaard operationele procedures: Schrijfprojecten
Als je bent ingeschreven voor een cursus die aan deze pagina is gekoppeld, bevind je je in een schrijven cursus, geen bedrijfsmanagementcursus. Onze focus ligt op goed schrijven, goed ontworpen documenten, documenten die hun doel bereiken en documenten die voldoen aan algemene verwachtingen wat betreft inhoud, organisatie en formaat. Standaard operationele procedures en beleids- en proceduredocumenten zijn uiteraard een belangrijke toepassing van schrijven en kunnen aanzienlijke technische informatie bevatten over de operaties van een organisatie. Maar beschouw dit hoofdstuk niet als het laatste woord over deze onderwerpen—vooral niet in termen van legaliteit.
Standaard Operationele Procedures: Structuur
Zoals u kunt zien in de standaard operationele procedures bij Instructies, Beleid en Procedures, Standaard Bedrijfsprocedures, zijn er enkele gemeenschappelijke elementen:
- Decimaal nummeringssysteem—Dit maakt het mogelijk om beleid of procedures te "vermaken." Bijvoorbeeld, als een werknemer rookt bij een ingang van een gebouw, kun je admin beleid 23.1.4 aanhalen (of gewoon een waarschuwing geven en het deze keer vergeten).
- Intensief gebruik van predicaten en imperatieven ("Stel" dit, "bevorder" dat).
- Verschil tussen beleid en procedures in het voorbeeld van het handenwassen. Beleid vertelt medewerkers wat ze moeten doen; procedures vertellen hen precies hoe ze het moeten doen.
- Volgnummer om het gemakkelijk te maken voor verwijzing.
- Eigendom en goedkeuring namen zijn gespecificeerd.
- Herzieningsdata, zodat werknemers kunnen weten of ze de meest actuele versie bekijken.
- Definities om de precieze betekenissen van sleuteltermen vast te stellen.
- Gebruik van "will" om een vereiste aan te duiden (oudere stijl gebruikt "shall").
Standaard Operationele Procedures: Middelen
Hier zijn enkele bronnen voor standaard operationele procedures:
- Hoe een Standaard Operationele Procedure (SOP) te Schrijven
- Standaard operationele procedure. Van Wikipedia.
- Hoe een Standaard Operationele Procedure te Schrijven. Van wikiHOW.
- Standaard Operationele Procedures (SOP): Wat, Typen en Hoe te Schrijven. Bit Tech Labs Inc
- Hoe Standaard Operationele Procedures te Schrijven. Van NCSU.
- www.bizmanualz.com/blog/hoe-schrijft-u-standaardwerkinstructies-sop.html. Geleverd door bizmanualz.com.
- Bekijk een van deze twee voorbeelden in het online leerboek: Lassen en Soldeer Schoonmaakvereisten.
- Sjablonen voor SOP's. smartsheet.com
- SOP voor Bedrijf. smartsheet.com
- SOP voor IT. smartsheet.com
Standaard Operationele Procedures: AI Prompts
Checklists, die meestal ongelezen blijven, kunnen als bron voor AI-prompten worden gebruikt met enige aanpassing. Kopieer het volgende, plak het in een AI-systeem zoals Google's Gemini, en kijk wat je misschien hebt gemist.
Opmerking: Alle verwijzingen naar de inhoud, opmaak, stijl van techdocs of zijn componenten zijn te vinden in de online technisch schrijven leerboek.
binnenkort!
Beleidsmaatregelen en Procedures
Hun namen laten je denken dat ze synoniemen van elkaar zijn. Nee!
heeft nieuwe tekst—duidelijk!
Standaard operationele procedures en beleids- en proceduredocumenten zijn ruwweg hetzelfde: ze stellen normen vast voor het uitvoeren van taken en presenteren specifieke stapsgewijze procedures voor het uitvoeren van die taken. Hoewel deze onderscheidingen in de praktijk vervagen:
- Beleid- en proceduredocumenten richten zich vaker op het gedrag dat van werknemers verwacht wordt (bijvoorbeeld roken, drugsmisbruik, seksuele intimidatie).
- Standaard bedrijfsprocedures richten zich meer op standaardverwachtingen voor het uitvoeren van specifieke taken, zoals handen wassen door zorgprofessionals of het plaatsen van een tandheelkundig implantaat in een tandtechnisch lab.
Organisaties gebruiken beleids- en procedure-documenten om hun regels en regulaties vast te leggen: aanwezigheidsbeleid, beleid inzake middelenmisbruik, werkstromenprocedures, enzovoort. Eenmaal vastgelegd, zijn de beleids- en procedure-documenten er voor iedereen binnen de organisatie om naar te verwijzen, en deze documenten worden de middelen om de meeste geschillen binnen de organisatie op te lossen. Om onderscheid te maken tussen deze twee termen:
- Beleid zijn als wetten, regelverklaringen: bijvoorbeeld, de meeste organisaties hebben anti-harassment beleid, dat de werkelijke door de overheid vastgestelde wetten nabootst.
- Procedures, aan de andere kant, zijn de stapsgewijze methoden voor het uitvoeren van die beleid. Uiteraard vereisen sommige beleid geen procedures. Als de organisatie een rookverbod heeft beleid, dat is alles wat gezegd hoeft te worden. Als iemand echter die beleidslijn overtreedt, is er een procedure nodig voor het omgaan met die situatie.
Standaard Operatieprocedures: Schrijftaken
Als je bent ingeschreven voor een cursus die aan deze pagina is gekoppeld, ben je in een schrijven Natuurlijk, geen cursus bedrijfsmanagement. Onze focus ligt op goed schrijven, goed ontworpen documenten, documenten die hun doel bereiken, en documenten die voldoen aan algemene verwachtingen wat betreft inhoud, organisatie en opmaak. Standaard werkwijzen en documenten met beleid- en procedures zijn uiteraard een belangrijke toepassing van schrijven en kunnen substantiële technische informatie over de operaties van een organisatie bevatten. Maar beschouw dit hoofdstuk niet als het laatste woord over deze onderwerpen—vooral niet wat betreft legaliteit.
Beleid en Procedures: Structuur
Zoals je kunt zien in de standaard operationele procedures bij Instructies, Beleid & Procedures, Standaard Operationele Procedures, zijn er enkele gemeenschappelijke elementen:
- Decimaal nummersysteem—Dit maakt het mogelijk om beleid of procedures te "citeren." Bijvoorbeeld, als een werknemer rookt bij de ingang van een gebouw, kun je het administratieve beleid 23.1.4 citeren (of gewoon een waarschuwing geven en het deze keer vergeten).
- Zwaar gebruik van predicaten en imperatieven ("Stel" dit, "promoot" dat).
- Verschil tussen beleid en procedures in het voorbeeld van handwassen. Beleid vertelt werknemers wat ze moeten doen; procedures geven hen precies aan hoe ze het moeten doen.
- Volgnummer voor gemakkelijke verwijzing.
- Eigendom en goedkeuringsnamen zijn gespecificeerd.
- Herzieningsdata, zodat werknemers weten of ze de meest actuele versie bekijken.
- Definities om de precieze betekenissen van sleuteltermen vast te stellen.
- Gebruik van "will" om een vereiste aan te geven (oudere stijl gebruikt "shall").
Beleid en Procedures: Hulpbronnen
Hier zijn enkele bronnen voor standaard werkinstructies:
- Beleidsmaatregelen en Procedures. Van Wikipedia.
- Hoe Beleid en Procedures te Schrijven in 7 Stappen (Met Tips). indeed.com
- 10 Voorbeelden van Beleidslijnen en Procedures op de Werkvloer. indeed.com
- . templatelab.com
Beleid en Procedures: AI Aanwijzingen
Checklist, die doorgaans ongelezen blijven, kunnen als bron voor AI-prompts worden gebruikt met enige aanpassing. Kopieer het volgende, plak het in een AI-systeem zoals Google’s Gemini, en kijk wat je misschien hebt gemist.
Opmerking: Alle verwijzingen naar de inhoud, opmaak en stijl van techdocs of zijn componenten zijn te vinden in de online technische schrijfboek.
binnenkort!
Gerelateerde Informatie
Leestest. Gebruik deze quiz om je begrip van dit hoofdstuk te testen.
Beschikbare training. Oefen met schrijven met McMurrey als uw instructeur.
Ik zou uw gedachten, reacties en kritiek over dit hoofdstuk waarderen: je reactie—David McMurrey.
