Mündliche Präsentationen

Eine häufige Aufgabe in technischen Schreibkursen—ganz zu schweigen von der Arbeitswelt—ist die Vorbereitung und Durchführung einer mündlichen Präsentation. Sie fragen sich vielleicht, was ein oral Der Bericht wird in einem schreiben Klasse. Arbeitgeber suchen sicherlich nach Kursarbeiten und Erfahrungen in der Erstellung schriftlicher Dokumente, aber sie suchen auch nach einigen Erfahrungen in mündlichen Präsentationen. Deshalb sollte der richtige Name von Kursen wie diesen "Einführung in die technische Kommunikation." sein.

Das Folgende wurde für einen standardmäßigen Präsenzunterricht geschrieben. Wenn Sie die Online-Version des technischen Schreibens belegen, können mündliche Berichte als "Skripte" eingereicht werden, oder mit der richtigen Ausstattung können Audio-Versionen live übertragen oder aufgenommen werden. In jedem Fall bewerten die Studierenden die mündlichen Berichte der anderen, indem sie ein Formular ausfüllen, das am Ende dieses Kapitels bereitgestellt wird.

Thema und Situation für die mündliche Präsentation

Für den mündlichen Bericht in einem technischen Schreibkurs stellen Sie sich vor, dass Sie offiziell Ihre finale Arbeit übergeben. geschrieben Berichten Sie den Personen, mit denen Sie den hypothetischen Vertrag oder die Vereinbarung abgeschlossen haben. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie hätten mit einem Softwareunternehmen einen Vertrag über die Erstellung seines Benutzerhandbuchs abgeschlossen. Sobald Sie es fertiggestellt haben, würden Sie ein Treffen mit den Führungskräften haben, um das Handbuch offiziell zu übergeben. Sie würden einige Zeit damit verbringen, sie mit dem Handbuch vertraut zu machen, ihnen zu zeigen, wie es organisiert und geschrieben ist, und einige seiner Highlights zu besprechen. Ihr Ziel ist es, sie mit dem Handbuch vertraut zu machen und sie nach Bedenken oder Fragen zu fragen. (Ihre Klasse wird sich gerne während Ihres Vortrags als diejenigen ausgeben, die Sie ihnen sagen.)

Wie Sie sehen können, sollten Sie keine Recherchen anstellen müssen, um sich auf diese Aufgabe vorzubereiten—planen Sie einfach die Details Ihres Vortrags und bereiten Sie mindestens ein visuelles Hilfsmittel vor. Wenn Sie ein Berichts Thema haben, das Sie nicht mündlich präsentieren möchten, besprechen Sie andere Möglichkeiten mit Ihrem Dozenten. Hier sind einige Ideen für ein Brainstorming, falls Sie etwas anderes präsentieren möchten:

Zweck: Eine Möglichkeit, ein Thema zu finden, besteht darin, über den Zweck Ihres Vortrags nachzudenken. Ist es, um zu unterrichten (zum Beispiel zu erklären, wie man ein Textbearbeitungsprogramm auf einem Computer bedient), um zu überzeugen (für oder gegen einen bestimmten technologisch orientierten Anleihebeschluss zu stimmen) oder einfach um zu informieren (über die Bürgerbeteiligung am neuen Recyclingprogramm zu berichten).
- Informative Zwecke: Ein mündlicher Bericht kann hauptsächlich informativ sein. Zum Beispiel könnte es als Mitglied eines Ausschusses, der an einem Projekt zur Verlagerung des Werks beteiligt ist, Ihre Aufgabe sein, einen mündlichen Bericht über den Zustand des Gebäudes und des Geländes an einem der vorgeschlagenen Kaufstandorte zu geben. Oder Sie könnten verpflichtet sein, vor dem Stadtrat zu berichten über den Erfolg des neuen von der Stadt unterstützten Recyclingprojekts.
- Lehrzweck: Ein mündlicher Bericht kann hauptsächlich lehrreich sein. Ihre Aufgabe könnte es sein, neue Mitarbeiter darin zu schulen, bestimmte Geräte zu benutzen oder bestimmte Routineaufgaben durchzuführen.
- Überzeugender Zweck: Ein mündlicher Bericht kann hauptsächlich überzeugend sein. Sie möchten vielleicht Mitglieder lokaler Bürgerorganisationen überzeugen, ein stadtweites Recyclingprogramm zu unterstützen. Sie könnten vor dem Stadtrat erscheinen, um seine Mitglieder zu überzeugen, bestimmte städtische Flächen für Parkanlagen, Soft- und Baseballplätze oder Gemeinschaftsgärten zu reservieren.
Themen: Du kannst damit beginnen, über ein technisches Thema nachzudenken, zum Beispiel Solarpanels, Mikroprozessoren, Tröpfchenbewässerung oder Laserchirurgie. Für deinen mündlichen Bericht denke an ein Thema, über das du gerne sprechen würdest, aber finde einen Grund, warum ein Publikum deinen mündlichen Bericht hören möchte.
Ort oder Situation: Sie können Themen für mündliche Berichte finden oder detailliertere Pläne dafür erstellen, indem Sie über den Ort oder die Situation nachdenken, in der Ihr mündlicher Bericht natürlich gehalten werden könnte: bei einem Nachbarschaftsverband? bei der Versammlung des Eltern–Lehrerverbands? bei einem Kirchenmeeting? bei einem Gartenverein? bei einer Stadtratssitzung? bei einer Sitzung des Vorstands oder der Führungskräfte eines Unternehmens? Wenn Sie auf diese Weise über einen mündlichen Bericht nachdenken, konzentrieren Sie sich auf das Publikum, seine Gründe, Ihnen zuzuhören, sowie auf deren Interessen und Hintergrund.

Inhalte und Anforderungen für die mündliche Präsentation

Der Fokus Ihrer mündlichen Präsentation liegt auf einer klaren, verständlichen Darstellung; gut organisiert, gut geplant, gut abgestimmte Diskussion. Sie müssen kein Herr oder Frau Glatter Redner sein; präsentieren Sie einfach das Wesentliche, was Sie zu sagen haben, in einer ruhigen, organisierten, gut geplanten Weise.

Wenn Sie Ihre mündliche Präsentation halten, werden wir alle auf dieselben Dinge achten. Verwenden Sie Folgendes als Anforderungsliste, um Ihre Vorbereitungen zu fokussieren:

Planen Sie, der Klasse zu erklären, wie die Situation Ihres mündlichen Berichts ist, wer Sie sind und wer sie sich vorstellen sollen, dass sie sind. Stellen Sie sicher, dass es einen klaren Übergang zwischen dieser kurzen Erklärung und dem Beginn Ihres tatsächlichen mündlichen Berichts gibt.
Stellen Sie sicher, dass Ihr mündlicher Bericht nicht länger dauert als das von den Veranstaltern oder Ihrem Dozenten festgelegte Maximum. Wenn Sie in einem technischen Schreibkurs sind, bitten Sie Ihren Dozenten, Signale zu verwenden, um anzuzeigen, wann das Maximum naht, erreicht ist oder überschritten wurde.
Achten Sie besonders auf die Einleitung zu Ihrem Vortrag:
- Bitte geben Sie die Zweck deinem mündlichen Bericht
- geben Sie ein Übersicht seiner Inhalte
- finden Sie einen Weg, um Interesse das Publikum.
(Siehe die Beispieltext einer Einführung zu einem mündlichen Bericht.)
Verwenden Sie mindestens eine visuelle—, vorzugsweise Folien mit Präsentationssoftware (wie PowerPoint) oder Transparente für den Overheadprojektor. Flipcharts und Objekte zur Präsentation sind in Ordnung. Aber vermeiden Sie es, Dinge auf der Tafel oder dem Whiteboard zu kritzeln oder sich ausschließlich auf Handouts zu verlassen.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Schlüsselaspekte Ihrer visuellen Elemente besprechen. Werfen Sie sie nicht einfach dort hinein und ignorieren Sie sie. Heben Sie Dinge hervor; erklären Sie sie dem Publikum.
Plane, jeden technischen Aspekt deines Themas klar und verständlich zu erklären. Rase nicht durch komplexe, technische Details—sondern gehe langsam vor und erkläre es sorgfältig, damit wir es verstehen.
Verwenden Sie "gesprochene Überschriften"—bis jetzt haben Sie sich daran gewöhnt, Überschriften in Ihren schriftlichen Arbeiten zu verwenden. Es gibt eine Entsprechung in mündlichen Berichten. Damit geben Sie Ihrem Publikum ein sehr klares Signal, dass Sie von einem Thema oder Teil Ihres Vortrags zum nächsten wechseln. (Siehe die Beispiele von gesprochene Überschriften.)
Planen Sie Ihren Bericht im Voraus und üben Sie ihn, damit er organisiert. Stellen Sie sicher, dass die Zuhörer wissen, worüber Sie sprechen und warum, welchen Teil des Vortrags Sie gerade behandeln und was als Nächstes kommt. Überblick und gesprochene Überschriften tragen erheblich zu diesem Gefühl von Organisation bei.
Beenden Sie mit einem echten Schluss. Die Leute vergessen manchmal, wie sie einen mündlichen Bericht beenden sollen, und enden einfach mit einem Murmeln. Denken Sie daran, dass Sie in Schlussfolgerungen:
- Zusammenfassen (gehen Sie die Höhepunkte dessen, was Sie besprochen haben, noch einmal durch)
- abschließen (Formulieren Sie eine logische Schlussfolgerung basierend auf dem, was Sie präsentiert haben.)
- einige bereitstellen letzte Gedanken (enden Sie mit einem letzten interessanten Punkt, der jedoch allgemein genug ist, um keine Erläuterung zu benötigen)
- oder eine Kombination dieser drei
Und sicherlich wirst du das Publikum nach Fragen und Bedenken fragen wollen.
Wie oben erwähnt, stellen Sie sicher, dass Ihr mündlicher Bericht sorgfältig nach der maximalen zulässigen Zeit geplant ist. Einige Ideen, wie Sie dies tun können, werden im nächsten Abschnitt präsentiert.

Diagramm der mündlichen Präsentation.

Vorbereitung auf die mündliche Präsentation

Wählen Sie die Methode zur Vorbereitung auf den Vortrag, die am besten zu Ihrem Komfortniveau mit dem öffentlichen Sprechen und Ihrem Thema passt. Machen Sie jedoch irgendeine Art der Vorbereitung oder Probe—einige Leute nehmen an, dass sie einfach dort aufstehen und für den erwarteten Zeitraum improvisieren und entspannt, informell sein können. Es funktioniert jedoch nicht oft so—ein geistiger Blackout ist die häufigere Erfahrung.

Hier sind die offensichtlichen Möglichkeiten für Vorbereitung und Lieferung:

Schreibe ein Skript, übe es; halte es zur schnellen Referenz während deines Vortrags bereit.
Erstellen Sie eine Gliederung für Ihren Vortrag; üben Sie damit, bringen Sie sie zur Referenz mit.
Bereiten Sie Karteikarten vor, üben Sie mit ihnen und verwenden Sie sie während Ihres Vortrags.
Schreibe ein Skript und lies daraus vor (vorzugsweise gelegentlich darauf schauen).

Natürlich gibt es auch die spontanen oder improvisierten Methoden für die Mutigen und Abenteuerlustigen. Bitte denke jedoch daran, dass bis zu 25 Personen dir zuhören—du schuldest ihnen eine gute Präsentation, eine, die klar, verständlich, gut geplant, organisiert und auf dein Ziel und dein Publikum abgestimmt ist.

Es spielt keine Rolle, welche Methode Sie zur Vorbereitung auf das Gespräch verwenden. Natürlich hat der Stil, das Protokoll direkt von einem Skript abzulesen, seine Probleme. Es gibt wenig oder keinen Augenkontakt oder Interaktion mit dem Publikum. Die Darbietung neigt zu einem langweiligen Monoton, der entweder Zuhörer abschreckt oder schwer verständlich ist.

Aus irgendeinem Grund tendieren die Menschen dazu, nervös zu werden, wenn sie neu im Halten von mündlichen Präsentationen sind. Versuche dir in Erinnerung zu rufen, dass deine Klassenkameraden und dein Dozent eine sehr nachsichtige, unterstützende Gruppe sind. Du musst kein spritziger Entertainer sein—sei einfach klar, organisiert und verständlich. Die Nervosität wird irgendwann nachlassen, je mehr du mündliche Präsentationen hältst.

Die Präsentation Beginnen: die Einleitung

Um Ihre Präsentation gut zu beginnen, planen Sie folgendes:

Stellen Sie sich vor und erzählen Sie ein wenig über sich selbst.
Geben Sie das Thema und den Zweck Ihrer Präsentation an.
Finden Sie einen kurzen Weg, um die Wichtigkeit Ihres Themas—zu verdeutlichen und Interesse zu wecken.
Geben Sie eine kurze, satzweise Übersicht darüber, was Ihre Präsentation abdecken wird; geben Sie eine Roadmap.

Schau dir an, wie diese Elemente im folgenden Beispiel behandelt werden:

Einführende Bemerkungen in einer mündlichen Präsentation.

Verwendung von gesprochenen Überschriften in einer Präsentation

Plane den gesprochene Überschriften Sie werden in Ihrer Präsentation verwenden. Diese zeigen an, dass Sie von einem Unterthema zum nächsten wechseln, oder sie kündigen ein neues Unterthema an. Diese sind wie verbale Wegweiser, die Ihren Zuhörern helfen, ein Gefühl dafür zu behalten, wie Ihre Präsentation organisiert ist. Das ist genau die gleiche Idee, die im Kapitel über Überschriften in gedruckten Dokumenten. Einige Sprecher verwenden eine Reihe von Fragen, um neue Unterthemen anzuzeigen. Werfen Sie einen Blick auf die gesprochenen Überschriften (genannt "verbale" Überschriften) im Folgenden:

Beispiele für gesprochene Überschriften in einer mündlichen Präsentation.

Eine mündliche Präsentation halten

Wenn Sie einen mündlichen Bericht halten, konzentrieren Sie sich auf gängige Problemfelder wie diese:

Timing—Stelle sicher, dass du im vorgegebenen Zeitrahmen bleibst. Alles, was weit darunter liegt, ist ebenfalls ein Problem. Mache einige Proben, schreibe ein Skript oder finde einen anderen Weg, um das Timing genau richtig zu bekommen.
Lautstärke—Offensichtlich musst du darauf achten, laut genug zu sprechen, damit dein ganzes Publikum dich hören kann. Vielleicht findest du einen Weg, in den Tagen vor der mündlichen Präsentation etwas lauter zu üben.
Tempo, Geschwindigkeit—Manchmal sprechen mündliche Präsentatoren, die ein wenig nervös sind, zu schnell. Das ganze Adrenalin bringt sie dazu, ihre Rede rasch durchzuhalten. Das macht es für das Publikum schwer, folge zu leisten. Im Allgemeinen hilft es den Zuhörern, dich besser zu verstehen, wenn du etwas langsamer und bewusster sprichst als im normalen Gespräch. Verlangsamen, es ruhig angehen, klar sein.
Gesten und KörperhaltungAchte auf nervöse Hände, die überall herumfliegen. Das kann ebenfalls ablenkend und ein wenig komisch sein. Gleichzeitig solltest du dich nicht in eine Schaufensterpuppe verwandeln. Plane, deine Hände zusammenzufalten oder am Rednerpult zu halten und nur gelegentlich eine Geste zu machen. Was die Körperhaltung angeht, vermeide es, dich am Rednerpult zu lümmeln oder dich an die Wand zu lehnen.
Verbale KrückenAchte darauf, nicht zu viel "äh," "weißt du," "okay" und andere Arten nervöser verbaler Gewohnheiten zu benutzen. Anstatt "äh" oder "weißt du" alle drei Sekunden zu sagen, sag einfach gar nichts. In den Tagen vor deiner mündlichen Präsentation übe, ohne diese verbalen Stützen zu sprechen. Die Stille, die sie ersetzt, ist nichts Schlechtes—sie gibt den Zuhörern Zeit, das, was du sagst, zu verarbeiten.

Planung und Vorbereitung von visuellen Hilfsmitteln für mündliche Präsentationen

Bereite mindestens ein visuelles Element für diesen Bericht vor. Hier sind einige Ideen für das "Medium", die du für deine visuellen Elemente verwenden kannst:

Präsentationssoftware-Folien—Die Projektion von Bildern ("Folien") mit Software wie PowerPoint ist zum Standard geworden, obwohl sie von einigen kritisiert wird. Ein häufiges Problem beim Erstellen dieser Folien ist das Hineinquetschen zu vieler Informationen auf einzelnen Folien. Eine schnelle Suche nach Begriffen wie Powerpoint-Präsentation wird es Ihnen ermöglichen, über die Erstellung dieser Folien und deren intelligente Gestaltung zu lesen. Natürlich muss der Raum, in dem Sie diese Folien verwenden, über einen Computerprojektor verfügen.
Transparente für Overheadprojektor—Der Overheadprojektor, der mit durchsichtigen Folien verwendet wird, scheint in die Antike verbannt worden zu sein—aber nicht völlig. Bei dieser Methode entwerfen Sie Ihr Bild auf einem Blatt weißem Papier, fotokopieren es und lassen dann eine Folie davon anfertigen.
Plakatgroße Diagramme—Eine weitere Möglichkeit ist, ein Plakat zu besorgen und das zu zeichnen und zu beschriften, was Sie Ihrem Publikum zeigen möchten. Natürlich ist es nicht einfach, Diagramme ordentlich und professionell aussehen zu lassen.
Handouts—Sie können Kopien von dem anfertigen, was Sie Ihren Zuhörern zeigen möchten, und diese vor oder während Ihres Vortrags verteilen. Diese Option ist noch weniger effektiv als die ersten beiden, da Sie nicht auf das hinweisen können, was Sie Ihren Zuhörern zeigen möchten, und weil Handouts die Aufmerksamkeit der Zuhörer von Ihnen ablenken. Dennoch sind Handouts für bestimmte visuelle Bedürfnisse die einzige Wahl.
Objekte—Wenn Sie bestimmte Verfahren demonstrieren müssen, sollten Sie möglicherweise tatsächliche physische Objekte mitbringen. Üben Sie, was Sie mit diesen Objekten tun werden; manchmal können sie viel mehr Zeit in Anspruch nehmen, als Sie erwarten.

Vermeide es, deine Visualisierungen einfach auf das Tafel- oder Whiteboard zu kritzeln. Was auch immer du kritzelst, kann ordentlich vorbereitet und in eine Präsentationsfolie, eine Transparenz oder ein Plakatformat-Diagramm umgewandelt werden. Nimm dir etwas Zeit, um deine Visualisierungen scharf und professionell aussehen zu lassen—gib dein Bestes, um sicherzustellen, dass sie für das gesamte Publikum leserlich sind.

Was den Inhalt Ihrer visuelle betrifft, ziehen Sie diese Ideen in Betracht:

Zeichnung oder Diagramm der wichtigsten Objekte—Wenn Sie während Ihres Vortrags Objekte beschreiben oder darauf verweisen, versuchen Sie, visuelle Darstellungen davon zu bekommen, damit Sie auf verschiedene Komponenten oder Merkmale hinweisen können.
Tabellen, Diagramme, Grafiken—Wenn Sie statistische Daten diskutieren, präsentieren Sie diese in irgendeiner Form oder Tabelle, Diagramm oder Grafik. Viele Mitglieder Ihres Publikums fühlen sich möglicherweise unwohler "bei der Aufnahme" solcher Daten im Gegensatz zu deren Sichtbarkeit.
Gliederung Ihres Vortrags, Berichts oder beider—Wenn Sie Schwierigkeiten haben, visuelle Materialien für Ihre mündliche Präsentation zu finden, oder wenn Ihre Präsentation komplex ist, erstellen Sie eine Gliederung, die Sie an verschiedenen Stellen während Ihres Vortrags zeigen können.
Schlüsselbegriffe und Definitionen—Eine gute Idee für visuelle Elemente (besonders wenn dir keine anderen einfallen) ist es, eine zweispaltige Liste von Schlüsselbegriffen, die du während deiner mündlichen Präsentation verwendest, mit ihren Definitionen in der zweiten Spalte zu erstellen.

Schlüsselkonzepte oder Punkte—Ähnlich können Sie Ihre Schlüsselpunkte auflisten und visuell darstellen. (Gliederungen, Schlüsselbegriffe und Hauptpunkte sind allesamt gute und legitime Möglichkeiten, visuelle Elemente in mündliche Präsentationen einzubauen, wenn Ihnen keine anderen einfallen.)

Während Ihres tatsächlichen mündlichen Berichts sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihre visuellen Hilfsmittel besprechen, auf sie verweisen und Ihre Zuhörer durch die wichtigsten Punkte Ihrer visuellen Hilfsmittel führen. Es ist ein großes Problem, einfach ein visuelles Hilfsmittel auf den Bildschirm zu werfen und niemals darauf zu verweisen.

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