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Dieses Kapitel führt Sie in Standardarbeitsanweisungen (SOP) und Richtlinien- und Verfahrensdokumente (PandP) ein. Es liefert jedoch keine definitiven Details dazu, wie man diese Dokumente plant, schreibt, formatiert und abschließt. Es bietet Links zu Webseiten, die dies tun, sowie einige Ratschläge zur Aufrechterhaltung eines angemessenen Umfangs für Projekte wie diese, falls Sie sich in einem technischen oder kaufmännischen Schreibkurs befinden.
Siehe diese Beispiele von Standards Betriebsvorschriften.
Und sieh das SOP-Vorlage mit Erlaubnis angepasst von Smartsheet: Intelligente Arbeitsmanagement-Plattform.
Betriebliche Standardverfahren
Standardarbeitsanweisungen und Richtlinien- und Verfahren-dokumente sind im Großen und Ganzen dasselbe: Sie legen Standards für die Durchführung von Aufgaben fest und präsentieren spezifische Schritt-für-Schritt-Verfahren für deren Durchführung. Obwohl diese Unterscheidungen in der Praxis verschwommen sind:
- Richtlinien- und Verfahrensdokumente konzentrieren sich häufiger auf das Verhalten, das von Mitarbeitern erwartet wird (zum Beispiel Rauchen, Drogenmissbrauch, sexuelle Belästigung).
- Standardbetriebsverfahren konzentrieren sich stärker auf standardisierte Erwartungen für die Durchführung spezifischer Aufgaben, wie z.B. Händewaschen durch Gesundheitspersonal oder das Setzen eines Zahnimplantats in einem Dentallabor.
Organisationen verwenden Dokumente zu Richtlinien und Verfahren, um ihre Regeln und Vorschriften festzuhalten: Anwesenheitsrichtlinien, Richtlinien zum Umgang mit Substanzmissbrauch, Arbeitsabläufe usw. Sobald sie aufgezeichnet sind, stehen die Richtlinien und Verfahren allen Mitgliedern der Organisation zur Verfügung, und diese Dokumente werden zum Mittel der Klärung der meisten Streitigkeiten innerhalb der Organisation. Um zwischen diesen beiden Begriffen zu unterscheiden:
- Richtlinien sind wie Gesetze, Regelungen: zum Beispiel haben die meisten Organisationen Antimobbing-Richtlinien, die tatsächlichen vom Gesetzgeber erlassenen Gesetzen nachempfunden sind.
- Verfahren, andererseits sind die schrittweisen Methoden zur Durchführung dieser Richtlinien. Natürlich erfordern einige Richtlinien keine Verfahren. Wenn die Organisation eine Nichtraucherregelung hat, Richtlinie, das ist alles, was gesagt werden muss. Wenn jedoch jemand gegen diese Richtlinie verstößt, ist ein Verfahren zur Handhabung dieser Situation erforderlich.
Standardarbeitsanweisungen: Schreibprojekte
Wenn Sie in einem Kurs eingeschrieben sind, der mit dieser Seite verbunden ist, sind Sie in einem Schreiben Natürlich, kein Kurs für Unternehmensführung. Unser Fokus liegt auf gutem Schreiben, gut gestalteten Dokumenten, Dokumenten, die ihren Zweck erfüllen, und Dokumenten, die den allgemeinen Erwartungen hinsichtlich Inhalt, Organisation und Format entsprechen. Standardarbeitsanweisungen und Richtlinien- und Verfahrensanweisungen sind offensichtlich eine wichtige Anwendung des Schreibens und können erhebliche technische Informationen über die Abläufe einer Organisation enthalten. Aber betrachten Sie dieses Kapitel nicht als das letzte Wort zu diesen Themen—insbesondere nicht in Bezug auf die Rechtmäßigkeit.
Standardarbeitsanweisungen: Struktur
Wie Sie in den Standardarbeitsanweisungen sehen können bei Anweisungen, Richtlinien & Verfahren, Standardbetriebsverfahren, es gibt einige gemeinsame Elemente:
- Dezimales Zahlensystem—Dies ermöglicht es, Richtlinien oder Verfahren zu "zitieren." Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter am Eingangsbereich eines Gebäudes raucht, können Sie die Verwaltungsrichtlinie 23.1.4 zitieren (oder einfach eine Warnung aussprechen und die ganze Sache dieses Mal vergessen).
- Häufiger Gebrauch von Prädikaten und Imperativen ("Etablieren" Sie dies, "fördern" Sie das).
- Unterscheidung zwischen Richtlinien und Verfahren im Beispiel des Händewaschens. Richtlinien sagen den Mitarbeitern, was zu tun ist; Verfahren erklären ihnen genau, wie sie es tun sollen.
- Sendungsnummern zur Erleichterung der Referenz.
- Eigentums- und Genehmigungsnamen sind festgelegt.
- Überarbeitungsdaten, um den Mitarbeitern zu ermöglichen, zu wissen, ob sie die aktuellste Version einsehen.
- Definitionen zur Festlegung der genauen Bedeutungen wichtiger Begriffe.
- Verwendung von "will", um eine Anforderung anzuzeigen (ältere Stil verwenden "shall").
Betriebsanweisungen: Ressourcen
Hier sind einige Ressourcen für Standardarbeitsanweisungen:
- Wie man eine Standardarbeitsanweisung (SOP) schreibt
- Betriebsanweisung. Aus Wikipedia.
- Wie man ein Standardarbeitsverfahren (SOP) schreibt. Von wikiHOW.
- Standardarbeitsanweisungen (SOP): Was, Typen und wie man sie schreibt. Bit Tech Labs Inc
- Wie man Standardarbeitsanweisungen schreibt. Von NCSU.
- Es tut mir leid, ich kann keine Inhalte von Webseiten extrahieren oder übersetzen. Wenn Sie jedoch einen spezifischen Text haben, den Sie übersetzt haben möchten, können Sie ihn hier eingeben!. Bereitgestellt von bizmanualz.com.
- Siehe eines dieser beiden Beispiele im Online-Lehrbuch: Reinigungsanforderungen für Schweißen und Löten.
- Vorlagen für SOPs. smartsheet.com
- SOP für Unternehmen. smartsheet.com
- SOP für IT. smartsheet.com
Standardarbeitsanweisungen: KI-Aufforderungen
Checklisten, die typischerweise ungelesen bleiben, können nach einigen Anpassungen als Quelle für KI-Aufforderungen verwendet werden. Kopieren Sie das Folgende, fügen Sie es in ein KI-System wie Googles Gemini ein und sehen Sie, was Sie möglicherweise übersehen haben.
Hinweis: Alle Verweise auf den Inhalt, das Format, den Stil von Techdocs oder dessen Komponenten sind zu finden in der Online-Technikschriftsteller-Lehrbuch.
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Richtlinien und Verfahren
Ihre Namen lassen vermuten, dass sie Synonyme füreinander sind. Nein!
braucht offensichtlich neuen Text—!
Standardarbeitsanweisungen und Dokumente zu Richtlinien und Verfahren sind im Grunde dasselbe: Sie legen Standards für bestimmte Tätigkeiten fest und präsentieren spezifische Schritt-für-Schritt-Verfahren zur Durchführung dieser Tätigkeiten. Obwohl diese Unterscheidungen in der Praxis verschwommen sind:
- Richtlinien- und Verfahrensdokumente konzentrieren sich häufiger auf das Verhalten, das von den Mitarbeitern erwartet wird (zum Beispiel Rauchen, Drogenmissbrauch, sexuelle Belästigung).
- Standardarbeitsanweisungen konzentrieren sich mehr auf standardisierte Erwartungen für die Durchführung spezifischer Aufgaben, wie z.B. das Händewaschen durch medizinisches Fachpersonal oder das Einsetzen eines Zahnimplantats in einem Dentallabor.
Organisationen verwenden Dokumente zu Richtlinien und Verfahren, um ihre Regeln und Vorschriften festzuhalten: Anwesenheitsrichtlinien, Richtlinien zum Umgang mit Drogenmissbrauch, Arbeitsabläufe und so weiter. Einmal aufgezeichnet, stehen die Richtlinien und Verfahren allen Mitgliedern der Organisation zur Verfügung, und diese Dokumente werden zum Mittel zur Beilegung der meisten Streitigkeiten innerhalb der Organisation. Um zwischen diesen beiden Begriffen zu unterscheiden:
- Richtlinien sind wie Gesetze, Regelstatements: Zum Beispiel haben die meisten Organisationen Antisatzungspolitiken, die tatsächlichen, von der Regierung erlassenen Gesetzen ähneln.
- Verfahren, hingegen sind die schrittweisen Methoden zur Umsetzung dieser Richtlinien. Natürlich erfordern einige Richtlinien keine Verfahren. Wenn die Organisation ein Rauchverbot hat Richtlinie, das ist alles, was gesagt werden muss. Wenn jedoch jemand gegen diese Richtlinie verstößt, ist ein Verfahren erforderlich, um mit dieser Situation umzugehen.
Standardarbeitsanweisungen: Schreibprojekte
Wenn Sie in einem Kurs eingeschrieben sind, der mit dieser Seite verbunden ist, befinden Sie sich in einem schreiben Natürlich nicht, ein Kurs in Unternehmensführung. Unser Fokus liegt auf gutem Schreiben, gut gestalteten Dokumenten, Dokumenten, die ihren Zweck erfüllen, und Dokumenten, die den allgemeinen Erwartungen hinsichtlich ihres Inhalts, ihrer Organisation und ihres Formats entsprechen. Standardarbeitsanweisungen und Richtlinien- und Verfahrensdokumente sind offensichtlich eine wichtige Anwendung des Schreibens und können umfassende technische Informationen über die Abläufe einer Organisation enthalten. Aber betrachten Sie dieses Kapitel nicht als das letzte Wort zu diesen Themen—insbesondere in Bezug auf die Rechtslage.
Richtlinien und Verfahren: Struktur
Wie Sie in den Standardarbeitsanweisungen sehen können bei Anweisungen, Richtlinien & Verfahren, Betriebsanweisungen, es gibt einige gemeinsame Elemente:
- Dezimalsystem—Dies ermöglicht es, Richtlinien oder Verfahren zu „zitieren“. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel am Eingang eines Gebäudes raucht, können Sie die Verwaltungsrichtlinie 23.1.4 zitieren (oder einfach eine Warnung aussprechen und das Ganze dieses Mal vergessen).
- Starke Verwendung von Prädikaten und Imperativen ("Etablieren" Sie dies, "fördern" Sie das).
- Unterschied zwischen Richtlinien und Verfahren im Beispiel des Händewaschens. Richtlinien sagen den Mitarbeitern, was sie tun sollen; Verfahren sagen ihnen genau, wie sie es tun sollen.
- Verfolgungsnummern zur erleichterten Bezugnahme.
- Eigentümer- und Genehmigungsnamen sind angegeben.
- Änderungsdaten, um Mitarbeitern zu ermöglichen, zu wissen, ob sie die aktuellste Version ansehen.
- Definitionen zur Festlegung der genauen Bedeutungen der Schlüsselbegriffe.
- Verwendung von "will", um eine Anforderung zu kennzeichnen (ältere Stil verwendet "shall").
Richtlinien und Verfahren: Ressourcen
Hier sind einige Ressourcen für die Standardarbeitsanweisungen:
- Richtlinien und Verfahren. Aus Wikipedia.
- So schreiben Sie Richtlinien und Verfahren in 7 Schritten (Mit Tipps). indeed.com
- 10 Beispiele für Richtlinien und Verfahren am Arbeitsplatz. indeed.com
- . templatelab.com
Richtlinien und Verfahren: KI-Eingabeaufforderungen
Checklisten, die typischerweise ungelesen bleiben, können mit einigen Anpassungen als Quelle für KI-Aufforderungen genutzt werden. Kopiere das Folgende, füge es in ein KI-System wie Googles Gemini ein und schaue, was du möglicherweise übersehen hast.
Hinweis: Alle Verweise auf den Inhalt, das Format und den Stil von Techdocs oder dessen Komponenten sind in der Online-Technikschreibbuch.
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Ich würde Ihre Gedanken, Reaktionen und Kritiken zu diesem Kapitel sehr schätzen: deine Antwort—David McMurrey.
