Eine der schönen Dinge an technischen Schreibkursen ist, dass die meisten Arbeiten Tabellen, Grafiken und Diagramme enthalten—oder zumindest sollten sie das. Vielerlei professionelle technische Texte enthalten alle Arten von Tabellen, Kreisdiagrammen, Balkendiagrammen, Liniendiagrammen, Flussdiagrammen und so weiter. Sobald man den Dreh raus hat, diese Dinge in seine Texte einzufügen, sollte man sich verpflichtet fühlen, sie immer dann zu verwenden, wenn die Situation es natürlich erfordert.
Zusätzliche Ressourcen
Fast alles, was Sie über die Erstellung von Tabellen und Abbildungen wissen wollten. Eine fantastische Ressource vom Department of Biology, Bates College, Lewiston, ME, 2012.
Tabellen
Tabellen sind natürlich diese Zeilen und Spalten aus Zahlen und Wörtern, meist Zahlen. Sie ermöglichen einen schnellen Zugriff auf und relativ einfache Vergleiche von Informationen. Wenn die Daten chronologisch angeordnet sind (zum Beispiel Umsatzzahlen über einen Zeitraum von zehn Jahren), kann die Tabelle zeigen Trends—Muster steigender oder fallender Aktivitäten. Natürlich sind Tabellen nicht unbedingt die anschaulichsten oder dramatischsten Mittel, um solche Trends oder Beziehungen zwischen Daten zu zeigen—, deshalb haben wir Diagramme und Grafiken (die im nächsten Abschnitt besprochen werden).
Verwendungszwecke für Tische. Die größte Verwendung von Tabellen ist für numerische Daten. Stellen Sie sich vor, Sie vergleichen verschiedene Modelle von Laserdruckern in Bezug auf physikalische Eigenschaften wie Höhe, Tiefe, Länge, Gewicht usw. Perfekt für eine Tabelle.
Sei jedoch nicht der Meinung, dass Tabellen ausschließlich für numerische Daten gedacht sind. Wann immer du Situationen hast, in denen du mehrere Aspekte besprichst, für die du die gleichen Kategorien von Informationen bereitstellst, hast du die Möglichkeit, eine Tabelle zu erstellen. Stell dir zum Beispiel vor, du würdest mehrere Modelle eines Laserdruckers vergleichen: Du würdest über jede Drucker die gleiche Kategorie von Aspekten sagen (Kosten, Druckgeschwindigkeit, Verbrauchskosten, Garantiebestimmungen usw.). Das sind ideale Inhalte für eine Tabelle, und es wären größtenteils Worte statt Zahlen (und in diesem Fall möchtest du wahrscheinlich die textuelle Diskussion dort belassen, wo sie ist, und die Informationen in Tabellenform "neu präsentieren").
Tabellenformat. In seiner einfachsten Form ist eine Tabelle eine Gruppe von Zeilen und Spalten von Daten. Oben in jeder Spalte befindet sich ein Spaltenüberschrift, die den Inhalt dieser Spalte definiert oder identifiziert (und oft die Maßeinheit angibt). Am linken Rand der Tabelle kann sein Zeilenüberschriften, die den Inhalt dieser Zeile definieren oder identifizieren. Es wird kompliziert, wenn Zeilen oder Spalten gruppiert oder unterteilt werden müssen. In solchen Fällen müssen Sie Zeilen oder Spalten erstellen. Unterüberschriften. Dies wird hier veranschaulicht:
Format für Tabellen mit gruppierten oder unterteilten Zeilen und Spalten. Beachten Sie, dass der Tabellenkopf geht über der Tisch.
Traditionell wird der Titel einer Tabelle oben auf der Tabelle platziert oder ist die erste Zeile der Tabelle. Wenn der Inhalt der Tabelle offensichtlich ist und es nicht notwendig ist, die Tabelle von irgendwo anders im Bericht zu verweisen, können Sie den Titel weglassen.
Was die spezifischen Stil- und Formatierungsrichtlinien für Tabellen betrifft, beachten Sie Folgendes:
- Beziehen Sie sich auf die Tabelle im unmittelbar vorangegangenen Text. Erklären Sie die allgemeine Bedeutung der Daten in der Tabelle; erwarten Sie nicht, dass die Leser alles völlig selbst herausfinden.
- Überwältigen Sie die Leser nicht mit Monster-11-Spalten-, 30-Zeilen-Tabellen! Vereinfache die Tabellendaten auf genau die Menge an Daten, die Ihren Punkt — veranschaulicht, ohne natürlich die Daten zu verzerren.
- Setzen Sie das Wort oder die Abkürzung für die Maßeinheit nicht in jede Zelle einer Spalte. Zum Beispiel, in einer Spalte mit Maßen, die alle in Millimetern sind, setzen Sie nicht "mm" nach jeder Zahl. Setzen Sie die Abkürzung in Klammern in die Überschrift der Spalte oder Zeile.
- Richten Sie Zahlen in den Spalten rechts oder dezimal aus. Wenn die 123 und 4 in einer Spalte wären, würde die 4 direkt unter der 3 stehen, nicht unter der 1.
- Normalerweise sind Wörter in Spalten linksbündig. (Obwohl man gelegentlich Spalten mit zentrierten Wörtern sieht.)
- Die Spaltenüberschriften sind zentriert über den Spalten mit numerischen Daten (bilden eine T-Form); linksbündig mit den Spalten mit Text. Die Ausrichtung der Spaltenüberschriften zu den tatsächlichen Spaltendaten ist variabel. Wenn Sie eine Spalte mit zwei- oder drei-buchstabigen Wörtern haben, möchten Sie wahrscheinlich Zentrum die Spaltenüberschrift über diesen Daten, selbst wenn es Wörter statt Zahlen sind. (Damit wird eine seltsam aussehende L-förmige Spalte vermieden.)
- Wenn es einen speziellen Punkt gibt, den Sie zu einem oder mehreren der Artikel in der Tabelle anmerken möchten, verwenden Sie eine Fußnote, anstatt die Tabelle mit den Informationen zu überladen.
Tische produzieren. Normalerweise leihst du Informationen aus, in denen eine gute Tabelle vorkommt. Wenn es sich um eine einfache Tabelle ohne zu viele Zeilen und Spalten handelt, tippe sie selbst in dein eigenes Dokument ein (aber denke daran, anzugeben, woher du sie entlehnt hast, im Titel der Abbildung). Wenn es sich jedoch um eine große Tabelle mit vielen Daten handelt, ist es gerechtfertigt, sie zu scannen, einen Screenshot zu machen oder sie abzuphotokopieren und auf diese Weise in deinen Bericht einzubringen.
Wenn Sie OpenOffice, Word oder WordPerfect verwenden, gewöhnen Sie sich daran, die Tabellen-Generatorwerkzeuge zu benutzen. Sie müssen die Linien und anderen Formatierungsdetails nicht zeichnen.
Gelegentlich wird in Entwurfstechnischen Berichten Informationen in regulärem Fließtext präsentiert, die besser in Tabellenform dargestellt werden könnten. Achten Sie darauf, Ihre Entwürfe auf Material zu überprüfen, das in Tabellen umgewandelt werden kann.
Format für Tabellen. Achten Sie auf Möglichkeiten, Text in Tabellen umzuwandeln, wie in diesem Beispiel.
Richtlinien für Tabellen—eine Überprüfung
Die vorhergehenden Abschnitte enthalten eine Reihe von allgemeinen Richtlinien, die alle an einem Ort festgehalten werden müssen. Diese sind wichtig!
- Achten Sie auf Bereiche in Ihrem Text, in denen Sie viele numerische Daten im Zusammenhang mit zwei oder mehr Dingen—diskutieren; dafür sind Tabellen ideal.
- Achten Sie auf Bereiche in Ihrem Text, in denen Sie eine Reihe von Begriffen definieren—, die sich ideal für Tabellen eignen.
- Diskutieren Sie Tabellen immer im vorhergehenden Text. Werfen Sie nicht einfach eine Tabelle ohne Erklärung heraus. Orientieren Sie die Leser darauf; erklären Sie ihre grundlegende Bedeutung.
- Verwenden Sie einen Titel, es sei denn, die Tabelle ist sehr informell. Denken Sie daran, dass der Titel geht gerade darüber der Tisch
- Linksbündig Wörter und Phrasen in Tabellen spalten (einschließlich der Spaltenüberschrift) ausrichten. Zahlenwerte in Tabellen spalten rechtsbündig ausrichten. Es ist eine schöne Idee, einen kleinen rechten Rand für diese rechtsbündigen Daten zu setzen, sodass sie sich in die Mitte der Spalte bewegen, anstatt am rechten Rand gedrängt zu bleiben.
- Einige glauben, dass es für Leser einfacher ist, vertikal zu vergleichen als horizontal. Wenn Sie das glauben, formatieren Sie Ihre Tabellen so, dass Ihre Spalten Informationen, die verglichen werden sollen. Zum Beispiel, wenn Sie Autos vergleichen würden, hätten Sie Spalten für MPG, Preis und so weiter.
- Geben Sie die Quelle der Tabellen an, von denen Sie entweder Teile oder die gesamte Tabelle entnommen haben. Dies kann im Titel oder in einer Fußnote erfolgen. Dies wird im Abschnitt über Dokumentation und wird hier in diesem Kapitel veranschaulicht.
- Identifizieren Sie maßgebliche Messwerte in Spalten- oder Zeilenüberschriften—nicht in jeder Zelle.
- Querverweis auf alle Tabellen aus dem vorhergehenden Text. Im Querverweis geben Sie die Nummer an (falls es sich um eine formale Tabelle mit Titel handelt), erläutern das Thema der Tabelle und liefern bei Bedarf erläuternde Informationen.
Ich würde Ihre Gedanken, Reaktionen und Kritiken zu diesem Kapitel schätzen: deine Antwort—David McMurrey.
