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एक तकनीकी लेखक के रूप में, आपको आम तौर पर उन मुद्रित पुस्तकों और उन ऑनलाइन सहायता दस्तावेज़ों के लिए सूचकांक तैयार करने होते हैं जिन्हें आप विकसित करते हैं। यहाँ हमारा मतलब उस पारंपरिक 'पुस्तक के पीछे' वाले सूचकांक से है जो दिखाता है कि किन पृष्ठों पर पुस्तक के भीतर विषय और उपविषय पाए जाते हैं। एक ऑनलाइन सूचकांक भी लगभग समान होता है, बस आप पृष्ठ संख्याओं के बजाय हाइपरटेक्स्ट लिंक प्रदान करते हैं।

एक मुद्रित दस्तावेज़ में सूचकांक

ऑनलाइन सहायता प्रणाली में अनुक्रमणिका (बाएँ पैनल)

एक सूचकांक का प्रारंभिक मसौदा तैयार करना

किसी भी लेखन परियोजना की तरह, सूचकांक तैयार करने के लिए एक प्रारंभिक मसौदा चरण होता है। और बेशक, आपको अपने पाठक—के बारे में सोचना होगा — वे कौन हैं, वे सूचकांक का उपयोग कैसे करेंगे, वे इसे क्यों उपयोग करेंगे, और वे किस प्रकार की शब्दावली के आदी हो सकते हैं। उसके बाद, आगे क्या करना है:

प्रत्येक शीर्षक को कई सूचकांक प्रविष्टियों में परिवर्तित करें। शीर्षक शुरू करने के लिए एक अच्छा स्थान हैं: वे विषयों और उपविषयों को संकेत करते हैं—ठीक वही काम है जो अनुक्रमणिका करती है। हालाँकि, केवल शीर्षकों को सीधे अनुक्रमणिका में कॉपी करके काम खत्म समझकर वहाँ से न हटें। जैसा कि आप नीचे देखेंगे, आपको हेडिंग-आधारित प्रविष्टियों को जितने भी व्यवहारिक रूप से संभव हो सके तरीकों में क्रॉस-लिस्ट करना होगा।

प्रत्येक प्रविष्टि को क्रॉस-लिस्ट करें। अपने शीर्षक-आधारित प्रविष्टियों में से प्रत्येक को जितने भी व्यावहारिक तरीकों से हो सके पुनः व्यवस्थित करें। उदाहरण के लिए, "स्क्रीन रिज़ॉल्यूशन बदलना" जैसे शीर्षक को "स्क्रीन रिज़ॉल्यूशन, बदलना" के रूप में सूचीबद्ध किया जा सकता है और साथ ही "स्क्रीन रिज़ॉल्यूशन बदलना" के रूप में भी। आप इसमें "रिज़ॉल्यूशन, स्क्रीन बदलना" भी शामिल कर सकते हैं। ये क्रॉस-लिस्टेड प्रविष्टियाँ किसी पाठक द्वारा सूचकांक में इस विषय की खोज करने के संभावित सभी तरीकों का अनुमान लगाने का प्रयास करती हैं: "स्क्रीन", "रिज़ॉल्यूशन", या "बदलना".

यहाँ कुछ अतिरिक्त उदाहरण दिए गए हैं:

शीर्षक	सूचकांक प्रविष्टियाँ
वीडियो प्रदर्शन का अनुकूलन	वीडियो प्रदर्शन, अनुकूलन वीडियो प्रदर्शन का अनुकूलन प्रदर्शन, वीडियो का अनुकूलन
स्ट्रीमिंग मल्टीमीडिया चलाना	स्ट्रीमिंग मल्टीमीडिया, चलाना स्ट्रीमिंग मल्टीमीडिया चलाना मल्टीमीडिया, स्ट्रीमिंग चलाना
नेटवर्किंग की बुनियादी बातें	नेटवर्किंग नेटवर्क
स्ट्रीमिंग मल्टीमीडिया का परिचय	स्ट्रीमिंग मल्टीमीडिया मल्टीमीडिया, स्ट्रीमिंग

ध्यान दें कि आप हमेशा हर शब्द पर सूचकांक प्रविष्टियों को क्रॉस-लिस्ट नहीं कर सकते। उदाहरण के लिए, उपरोक्त में "स्ट्रीमिंग मल्टीमीडिया का परिचय" बस काम नहीं करेगा। क्या कोई पाठक कभी इस विषय को "परिचय" से शुरू करके खोजेगा?

समानार्थक प्रविष्टियाँ बनाएं। पाठक आवश्यक रूप से वही शब्दावली उपयोग नहीं करते जो आप अपनी दस्तावेज़ीकरण में करते हैं। वे डिस्केट ड्राइव को "फ्लॉपी ड्राइव" कह सकते हैं। वे डिस्प्ले को "मॉनिटर" कह सकते हैं। एक इंडेक्सर के रूप में, आपको इन सामान्य शब्दावली विविधताओं को ध्यान में रखना चाहिए। पिछली प्रविष्टियों में, "वीडियो डिस्प्ले" के लिए "मॉनिटर" जैसे एक पर्यायवाची शब्द रखना अच्छा होगा। लेकिन पृष्ठ संख्याएँ दोहराने के बजाय, एक का उपयोग करें देखें संदर्भ। इस तरह, आप पाठकों को पसंदीदा शब्द की ओर निर्देशित करते हैं। (बेशक, यदि केवल एक पृष्ठ संख्या है, तो उसे समानार्थी प्रविष्टि के साथ बस दोहराएँ।)

यहाँ कुछ अतिरिक्त उदाहरण दिए गए हैं:

सूचकांक प्रविष्टि	पर्यायवाची प्रविष्टियाँ
वॉल्यूम, समायोजित करना	ध्वनि की तीव्रता, समायोजन
संचरण दर	गति, संचरण
वीडियो रिकॉर्ड करना	वीडियो की नकल करना

अतिरिक्त अनुक्रमणिका प्रविष्टियों के लिए पाठ की समीक्षा करें। आम तौर पर केवल शीर्षकों द्वारा अनुक्रमण करना पर्याप्त नहीं होता। आपको उन अवधारणाओं, शब्दों और कार्यों के लिए पाठ में गहराई से खोज करनी होती है जो शीर्षकों में प्रदर्शित नहीं होते। उदाहरण के लिए, शीर्षक "Creating a Multimedia Stream" के अंतर्गत, आप "capturing" और "encoding" की परिभाषाएँ देख सकते हैं। ये महत्वपूर्ण शब्द हैं, लेकिन वे शीर्षकों में कहीं भी नहीं दिखते—इन्हें भी सूचकांकित करें! इस मामले में, आप इन अतिरिक्त सूचकांक प्रविष्टियों को बनाना चाहेंगे: "capturing streams" और "encoding streams।"

सूचकांक, प्रारम्भिक सामग्री और पश्च सामग्री। प्रस्तावना, सुरक्षा सूचनाएँ, परिशिष्ट और इसी तरह के अन्य सहायक दस्तावेज़ों में अतिरिक्त सूचकांक प्रविष्टियों के लिए खोज करना न भूलें। आम तौर पर, तकनीकी सहायता के नंबर और पते प्रस्तावना में दिए होते हैं। उनका सूचकांक बनाइए—और उनके लिए क्रॉस-लिस्टेड प्रविष्टियाँ और पर्यायवाची प्रविष्टियाँ बनाना भी न भूलें।

सूचकांक प्रविष्टि	क्लोन किए गए और पर्यायवाची प्रविष्टियाँ
तकनीकी सहायता	सहायता, तकनीकी सहायता डेस्क समस्याएँ

किसी इंडेक्स का संशोधन और फाइन-ट्यूनिंग

एक बार जब आपने उन सभी सूचकांक प्रविष्टियों का पता लगा लिया हो जिनके बारे में आप सोच सकते हैं, तो अब यह देखने और उस पर काम करने का समय है कि सूचकांक कैसा दिखता है। एक कच्चे मसौदे वाले सूचकांक को संशोधित करने के लिए:

एक प्रारंभिक मसौदा सूचकांक तैयार करें। जब आप जितनी हो सके उतनी सूचकांक प्रविष्टियाँ, क्रॉस-लिस्टिंग और पर्यायवाची बना लेते हैं, तो सूचकांक का पहला मसौदा "बनाने" का समय होता है। जब तक आप पुराने तरीके से सूचकांक कार्डों के साथ काम कर रहे हों, तब तक आप अपने सॉफ़्टवेयर अनुप्रयोग से यह करवा सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी डेस्कटॉप प्रकाशन प्रणाली में काम करते हैं, तो आपने अपने पाठ में सूचकांक प्रविष्टियाँ दर्ज करते हुए काम पूरा कर लिया होगा। यही प्रक्रिया सहायता-लेखन उपकरणों पर भी लागू होती है। जब आप प्रथम मसौदा सूचकांक बनाते हैं, तो निराश न हों। यह केवल एक खुरदरा मसौदा है, जिस पर आपको कई प्रकार के संशोधन लागू करने होंगे।
बेकार प्रविष्टियों को फेंक दें। पिछले चरणों में, आप सूचकांक का प्रारम्भिक मसौदा तैयार कर रहे थे। उस चरण में, आप प्रविष्टियों के सही-सही शब्दांकन या इस बात पर नहीं अटकते कि कोई उन्हें कभी इस्तेमाल करेगा भी या नहीं। लेकिन अब वह समय है जब आपको उन प्रविष्टियों को छाँटना शुरू करना चाहिए जिन्हें कोई पाठक कभी उपयोग नहीं करेगा। उदाहरण के लिए, 'परिचय', 'उपयोग', 'के बारे में' से शुरू होने वाली प्रथम-स्तरीय प्रविष्टियाँ शायद उपयोगी न हों। उन्हें हटा दें! पर इन्हें तैयार किए गए सूचकांक से मत हटाइए। अपने दस्तावेज़ में वापस जाकर मूल सूचकांक प्रविष्टि को हटा दें।

समान वाक्यांश वाली प्रविष्टियों को समेकित करें। आपको बहुत सी प्रविष्टियाँ भी मिलेंगी जिनमें केवल वाक्य-विन्यास में मामूली भिन्नताएँ होती हैं। उदाहरण के लिए:

मसौदा प्रविष्टियाँ	संशोधित प्रविष्टियाँ
प्रौद्योगिकी, स्ट्रीमिंग मल्टीमीडिया प्रौद्योगिकियाँ, स्ट्रीमिंग मल्टीमीडिया	प्रौद्योगिकियाँ, स्ट्रीमिंग मल्टीमीडिया
वीडियो प्रदर्शन वीडियो प्रदर्शन	वीडियो प्रदर्शन
स्क्रीन का रिज़ॉल्यूशन बदलें स्क्रीन का रिज़ॉल्यूशन बदलना	स्क्रीन का रिज़ॉल्यूशन बदलना

जैसा कि आप इन उदाहरणों में देख सकते हैं, एकवचन/बहुवचन प्रविष्टियाँ और क्रिया विविधताएँ सूचकांक प्रविष्टियों में समान वाक्यांश बनने के सबसे सामान्य कारण हैं। आपकी प्रकाशन शैली बहुवचन के बजाय एकवचन के उपयोग का निर्देश दे सकती है। आप इन्हें जो भी तरीके से संभालें, बस संगत रहें।

समान प्रविष्टियों को समूहित करें। आप ऐसी प्रविष्टियाँ भी देखेंगे जिन्हें समूहीकृत और अधीनस्थ किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, वे सभी एक ही शब्द से शुरू हो सकती हैं, लेकिन उनके पास अलग-अलग संशोधक हो सकते हैं। यहाँ एक उदाहरण है:

समान प्रविष्टियाँ

समूहबद्ध और अधीनस्थ प्रविष्टियाँ

प्रोजेक्टर, परिभाषित
प्रोजेक्टर, संकलन
प्रोजेक्टर, ध्यान देने योग्य बातें
प्रोजेक्टर, निर्माण
प्रोजेक्टर, समस्या निवारण

प्रोजेक्टर

कम्पाइल किया जा रहा है

विचार

बनाना

परिभाषित

समस्या निवारण

अत्यधिक पृष्ठ प्रविष्टियों वाली प्रविष्टियों में संशोधन करें। कुछ संगठनों के पास वास्तविक स्टाइल-गाइड नियम होते हैं जो यह निर्धारित करते हैं कि किसी सूचकांक प्रविष्टि के बाद कितने पृष्ठ संदर्भ स्वीकार्य हैं। तीन आमतौर पर अधिकतम माने जाते हैं; दो आक्रामक और महत्वाकांक्षी माने जाते हैं। उदाहरण के लिए, "प्रोग्रामिंग वाक्य-विन्यास, 12, 45, 74, 122, 219, 222." इस तरह के अनाम पृष्ठ संदर्भों की एक श्रृंखला किसी के भी काम की नहीं होती। इसके बजाय, इन पृष्ठ संदर्भों के लिए उपविषय की पहचान करें। यहाँ एक उदाहरण है:

बहुत सारे अपरिचित पृष्ठ संदर्भ

अधीनस्थ और लेबल की गई प्रविष्टियाँ

प्रोजेक्टर, 124, 136, 154-155, 156 157

प्रोजेक्टर

संकलन, 154-155

विचार, 156

नियंत्रण, 136

परिभाषित, 124, 136, 157

एक बहुत अच्छा स्पर्श जो आप अक्सर सूचकांक में नहीं देखते वह है कि किसी विषय पर चर्चा किस पृष्ठ सीमा पर हुई है—भले ही कोई उपप्रविष्टियाँ न हों। यदि यह सटीक होता, तो आपके पास इस तरह की प्रविष्टि हो सकती थी: "प्रोजेक्टर, 126–137"

प्रविष्टि समूहों की तलाश करें। सूचकांकों में एक अच्छा और उपयोगी सुझाव यह है कि आप प्रविष्टियों को समूहित करने के तरीके खोजें। उदाहरण के लिए, कल्पना कीजिए एक उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका जो उस अनुप्रयोग में उभरने वाले विभिन्न डायलॉग बॉक्सों की व्याख्या करती है। जैसे कि पासवर्ड डायलॉग बॉक्स, नया उपयोगकर्ता डायलॉग बॉक्स, उपयोगकर्ता हटाने का डायलॉग बॉक्स, आदि। उन सभी प्रविष्टियों को "डायलॉग बॉक्स" के तहत दोहराने का क्या विचार है?

ऊपर शिफ्ट करने वाली प्रविष्टियाँ खोजें। अपने अनुक्रमण कार्य में, ऐसी कुछ उप-प्रविष्टियाँ हो सकती हैं जिन्हें मुख्य प्रविष्टियों के रूप में प्रतिलिपि बनाकर निकाला जाना आवश्यक है।

प्रविष्टियाँ

समूहबद्ध प्रविष्टियाँ

(प्रविष्टियाँ पूरे सूचकांक में बिखरी हुई हैं)

उपयोगकर्ता जोड़ें संवाद बॉक्स
...
उपयोगकर्ता हटाने का संवाद बॉक्स
...
नया उपयोगकर्ता संवाद बॉक्स
...
पासवर्ड संवाद बॉक्स

उपयोगकर्ता जोड़ें संवाद बॉक्स
...
उपयोगकर्ता हटाने का संवाद बॉक्स
...
डायलॉग बॉक्स

उपयोगकर्ता जोड़ें

उपयोगकर्ता हटाएँ

नया उपयोगकर्ता

पासवर्ड

...
नया उपयोगकर्ता डायलॉग बॉक्स
...
पासवर्ड संवाद बॉक्स

प्रविष्टियाँ

ऊपर स्थानांतरित प्रविष्टियाँ
(प्रविष्टियाँ सूचकांक में बिखरी हुई हैं)

बैटरियाँ

निपटान, 33

विस्फोट चेतावनी, ३४

निर्माता की सिफारिश, 34

ध्रुवीयता, 33-34

खरीदारी, 33

प्रतिस्थापन, 33-34

टैब्स, 33 (चित्रों)

बैटरियाँ

निपटाना, ३३

विस्फोट चेतावनी, 34

निर्माता की सिफारिश, 34

ध्रुवीयता, 33-34

खरीदारी, 33

बदलना, ३३-३४

टैब्स, 33 (चित्र)

निपटाना, बैटरियाँ, ३३
...
ध्रुवता, बैटरियाँ, 33-34
...
चेतावनी, बैटरियाँ, 34
...

इस उदाहरण में, अनुक्रमणकर्ता ने सोचा कि कुछ (शायद ज़्यादा नहीं) पाठक पहले "ध्रुवता" को खोजेंगे बजाय इसके कि वे "बैटरियाँ, ध्रुवता" को देखें। इसी तरह, अनुक्रमणकर्ता ने सोचा कि लोग पहले "निपटाना" को खोज सकते हैं। हालांकि ऐसी संभावनाएँ कम हैं, फिर भी इन्हें सूचकांक में शामिल कर दें।

खोजें इन्हें भी देखें और अतिरिक्त देखें संदर्भ. अपने संशोधन चरण के अंत के करीब, अपनी अनुक्रमणिका में किसी संभावना के लिए एक नज़र डालें इन्हें भी देखें संदर्भ। इन्हें भी देखें संदर्भ उन निकट-संबंधित शर्तों के लिए होते हैं जिन्हें पाठक गलती से चुन सकते हैं। उदाहरण के लिए, पुराने DOS सिस्टमों में, वह था कॉपी आदेश और वह एक्सकॉपी कमांड। ये दोनों कमांड नाम और कार्य में इतने निकट-संबंधित हैं कि आप उन्हें रखना चाहेंगे इन्हें भी देखें एक-दूसरे के संदर्भों। और यह मत भूलें देखें संदर्भ: वे पाठकों को पर्यायवाची शब्दों से उन शब्दों की ओर निर्देशित करते हैं जिन्हें आप अपनी पुस्तक में उपयोग करना पसंद करते हैं और जिन्हें आप सूचकांक में शामिल करते हैं।

सूचकांक प्रविष्टियों की शैली और कार्यविधि जाँचें। जिस संगठन के लिए आप काम करते हैं, उसके पास अपना हाउस-स्टाइल गाइड हो सकता है या वह आपको किसी मानक शैली की ओर निर्देशित कर सकता है, जैसे कि शिकागो शैली मार्गदर्शिका. इन्हें बहुत ध्यान से देखें कि वे सूचकांक प्रविष्टियों में बड़े अक्षर और विरामचिह्न कैसे प्रयोग करने के लिए कहते हैं। सूचकांक सामान्यतः सभी गैर-विशेष नाम प्रविष्टियों में छोटे अक्षरों का उपयोग करते हैं, पर एक निश्चित प्रतिशत प्रथम-स्तर की प्रविष्टियों पर प्रारम्भिक बड़े अक्षरों का उपयोग करते हैं। अधिकांश शैलियाँ आपसे कहते हैं कि सूचकांक शब्द के ठीक बाद और पृष्ठ संख्याओं से पहले एक अल्पविराम लगाएँ; पर कुछ ऐसा नहीं करतीं। कुछ शैलियाँ यह आवश्यक मानती हैं कि आप सूचकांक में वही हाइलाइटिंग इस्तेमाल करें जो आपने मुख्य पाठ में की है। यदि मुख्य पाठ में कोई चीज़ बोल्ड है, तो वे चाहते हैं कि वह सूचकांक में भी बोल्ड ही रहे।

नोट: इस अध्याय में विराम चिह्नों और बड़े तथा छोटे अक्षरों के विभिन्न प्रयोगों का उपयोग किया गया है—न कि आपको भ्रमित करने के लिए, बल्कि आपको शैलीगत परिवर्तनशीलता के बारे में अवगत कराने के लिए।

एक सामान्य सूचकांक शैली

एक और सामान्य सूचकांक शैली

प्रोजेक्टर, १२३

संकलन, 154-155

विचार, 156

नियंत्रण, 136

परिभाषित, 124, 136, 157

परियोजना प्रोफ़ाइलें, 451-461

प्रोजेक्टरों

154-155 को संकलित करना

विचार १५६

नियंत्रण 136

परिभाषित 124, 136, 157

परियोजना प्रोफ़ाइल 451-461

ध्यान दें कि दाहिने उदाहरण में सूची प्रविष्टि और पृष्ठ संदर्भों के बीच कोई अल्पविराम नहीं है। इसके अलावा, आप पाएँगे कि कुछ अनुक्रमण मानक और शैलियाँ उस बात की निंदा करती हैं कि किसी ऐसी सूची प्रविष्टि, जिसमें उपप्रविष्टियाँ हों, पर पृष्ठ संदर्भ दिया जाए: उदाहरण के लिए, बाएँ उदाहरण में "प्रोजेक्टर, 123"। पृष्ठ 123 का संदर्भ उपप्रविष्टियों के बीच नीचे क्यों नहीं दिया गया है? पृष्ठ 123 पर उपविषय वास्तव में क्या है?

मैं इस अध्याय के बारे में आपके विचारों, प्रतिक्रियाओं और आलोचनाओं की सराहना करूँगा: आपका उत्तर.

सूचकांककरण

पाठकों को सही सामग्री की ओर निर्देशित करें

इस अध्याय की सामग्री

एक सूचकांक का प्रारंभिक मसौदा तैयार करना

किसी इंडेक्स का संशोधन और फाइन-ट्यूनिंग