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सूचियाँ उपयोगी होती हैं क्योंकि वे सामान्य पाठ में चयनित जानकारी को प्रमुख बनाती हैं। जब आप पृष्ठ पर सामान्य अनुच्छेद प्रारूप के बजाय तीन या चार वस्तुओं की सूची ऊर्ध्वाधर रूप में देखते हैं, तो आप स्वाभाविक रूप से उसे अधिक नोटिस करते हैं और संभवतः उस पर अधिक ध्यान देंगे। कुछ प्रकार की सूचियाँ पढ़ने को भी आसान बनाती हैं। उदाहरण के लिए, निर्देशों में प्रत्येक चरण का क्रमांकित होना और उसे पिछले तथा अगले चरणों से अलग रखना बहुत मददगार होता है। सूचियाँ अधिक खाली स्थान भी बनाती हैं और पाठ को फैला देती हैं ताकि पृष्ठ शब्दों की ठोस दीवारें न लगेँ।

शीर्षकों की तरह, विभिन्न प्रकार की सूचियाँ पेशेवर तकनीकी लेखन की एक महत्वपूर्ण विशेषता हैं: वे पाठकों को प्रमुख बिंदुओं को समझने, याद रखने और उनकी समीक्षा करने में मदद करती हैं; वे पाठकों को क्रियाओं या घटनाओं के क्रम का पालन करने में मदद करती हैं; और वे लंबे सीधे पाठ के खंडों को तोड़ देती हैं।

इस अध्याय के लिए आपका कार्य सूचियों के विभिन्न प्रकारों और उपयोगों के बारे में जानना और उनके विशिष्ट प्रारूप और शैली को सीखना है।

सूचियाँ: सामान्य दिशानिर्देश

पेशेवर तकनीकी-लेखन संदर्भों में, आपको सूचियों की एक विशिष्ट शैली का उपयोग करना चाहिए, जैसे कि यहाँ प्रस्तुत की गई है।

टेक्स्ट को हाइलाइट करने या ज़ोर देने के लिए, या क्रमिक आइटमों को सूचीबद्ध करने के लिए सूचियों का उपयोग करें।

निम्नलिखित चर्चा और चित्रण में दिखाए गए खाली स्थान, इंडेंटेशन, विराम चिह्न, और कैप्स शैली का बिल्कुल समान उपयोग करें।
सूची आइटम बनाएं वाक्य संरचना में समांतरता.
सुनिश्चित करें कि सूची का प्रत्येक आइटम प्रस्तावना के साथ व्याकरणिक रूप से सुसंगत हो।
सूची के आइटमों का परिचय देने और सूची का अर्थ या उद्देश्य स्पष्ट करने के लिए एक परिचयात्मक वाक्य (lead-in) का उपयोग करें, और इसे कोलन (:) से विरामित करें।
जब दो आइटम विकल्प हों, तो बुलेट वाली सूची का उपयोग करें (के साथ या के बीच). उन मदों के लिए क्रमांकित सूचियाँ उपयोग न करें जो आपस में जुड़े हों या. बूलियन इन्हें 'या' किए गए आइटम कहेंगे। सूची के परिचय में इस 'या' संबंध को दर्शाएँ।
जब किसी मद के बाद एक अलग सूचना या व्याख्यात्मक अनुच्छेद आता है, तो उस अलग सामग्री को पाठ अभिभावक सूची आइटम का.

इंडेंट की गई सामग्री जो मूल सूची आइटम का विवरण देती है।
सूचियों के लिए शीर्षकों को परिचय के रूप में उपयोग करने से बचें।
सूचियों का अत्यधिक उपयोग करने से बचें; बहुत सारी सूचियाँ उनकी प्रभावशीलता को नष्ट कर देती हैं।
एक ही दस्तावेज़ में समान प्रकार के पाठ में समान प्रकार की सूचियों का लगातार उपयोग करें। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास पाठ के दो ऐसे भाग हैं जो किसी कार्य को करने के चरण प्रस्तुत करते हैं, दोनों उसी सूची प्रारूप का उपयोग करना चाहिए—इस मामले में, क्रमांकित सूचियाँ।
दो या अधिक लाइनों वाले सूची आइटमों के लिए "हैंगिंग इंडेंट" स्वरूप का उपयोग करें। यह स्वरूप उस अनुभाग में दर्शाया गया है लटकते हुए इंडेंट.
अपने सॉफ़्टवेयर में "styles" फ़ंक्शन का उपयोग मैन्युअल रूप से नहीं बल्कि ऊर्ध्वाधर सूचियाँ बनाने के लिए करें। "styles" का उपयोग करने पर यह संक्षिप्त ट्यूटोरियल देखें। सूचियों के लिए शैलियाँ.

नोट: वाक्य के भीतर की सूचियों को "क्षैतिज" सूचियाँ कहा जा सकता है। यहाँ प्रस्तुत बाकी सभी सूची प्रकार "ऊर्ध्वाधर" सूचियाँ हैं, क्योंकि वे मदों को अनुच्छेद स्वरूप के बजाय ऊर्ध्वाधर रूप में स्वरूपित करती हैं।

विशिष्ट प्रकार की सूचियों के लिए दिशानिर्देश

विभिन्न प्रकार की सूचियों में से चुनने के लिए दिशानिर्देश बताना कठिन है, लेकिन यहाँ एक प्रयास है:

सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि उपयोग करें क्रमांकित ऐसी वस्तुओं के लिए सूचियाँ जो एक आवश्यक क्रम में हों (जैसे चरण-दर-चरण निर्देश) या उन वस्तुओं के लिए जिनका संदर्भ आइटम नंबर द्वारा दिया जाना चाहिए। उपयोग करें बुलेट-सूचीबद्ध ऐसे मदों के लिए सूचियाँ जो किसी आवश्यक क्रम में नहीं हैं।
वाक्य के भीतर की सूचियों के मामले में, अक्षरों (a), (b) आदि का उपयोग कब करना है और संख्याओं (1), (2) आदि के बजाय कब करना है, इस बारे में कोई तय नियम नहीं हैं। यदि आप एक संख्यांकित सूची में हैं और उप-सूची की आवश्यकता है, तो संख्याओं से अलग दिखाने के लिए छोटे अक्षरों का प्रयोग करें। अन्यथा, व्यापक रूप से स्वीकृत कोई मार्गदर्शिका दिखाई नहीं देती—बस सुसंगत रहें!
जब आप ऊर्ध्वाधर प्रस्तुति द्वारा प्रदान किए गए जोर की आवश्यकता महसूस करते हैं, तो वाक्य के भीतर वाली सूचियों के बजाय ऊर्ध्वाधर सूचियों का उपयोग करें। वाक्य के भीतर वाली सूचियाँ केवल न्यूनतम जोर देती हैं; ऊर्ध्वाधर सूचियाँ कहीं अधिक जोर देती हैं।
किसी एक रिपोर्ट के भीतर, समान परिस्थितियों के लिए वाक्य के भीतर की सूचियाँ और ऊर्ध्वाधर सूचियाँ सुसंगत रूप से उपयोग करें। उदाहरण के लिए, यदि किसी रिपोर्ट के प्रत्येक अनुभाग के लिए आपके पास विषय अवलोकन हैं, तो उस अवलोकन—के लिए वाक्य में सूचियों या ऊर्ध्वाधर सूचियों का उपयोग करें लेकिन उस विशेष उपयोग के लिए इन्हें मिश्रित न करें।

सूचियों की सामान्य समस्याएँ

सूचियों के साथ समस्याओं में आमतौर पर निम्नलिखित शामिल होते हैं:

संख्यांकित और बुलेट सूचियों के बीच गड़बड़ी
की कमी समांतर वाक्य विन्यास सूची की वस्तुओं में
सूची-आइटम संख्या या अक्षर पर एकल कोष्ठक का उपयोग (दूसरे शब्दों में, 1) या (1)
लिस्ट आइटमों के टेक्स्ट के साथ लपेटी हुई पंक्तियाँ संरेखित नहीं हैं
सूची आइटमों का परिचय कराने वाला एक मजबूत परिचयात्मक वाक्य का अभाव, और परिचयात्मक वाक्यों के लिए कॉलन (:) लगाने की कमी
सूची आइटमों में कैप्स शैली असंगत है
सूची आइटमों के अनावश्यक विरामचिह्न
समान पाठ में सूचियों का असंगत उपयोग
ऐसी सूचियाँ जिनमें बहुत अधिक आइटम होते हैं और जिन्हें उप-विभाजित या समेकित करने की आवश्यकता होती है।

सूचियों के लिए प्रारूप

प्रत्येक प्रकार की सूची के लिए कैपिटलाइज़ेशन, टाइपोग्राफी (बोल्ड, रेखांकित, अलग फ़ॉन्ट, विभिन्न फ़ॉन्ट आकार), और अंतराल/स्पेसिंग के विशिष्ट विवरणों हेतु निम्नलिखित का उपयोग करें।

वाक्य के भीतर की सूचियाँ

वाक्य के भीतर की सूचियों के लिए इन दिशानिर्देशों का उपयोग करें:

सूची के आइटम प्रस्तुत करने के लिए कॉलन का उपयोग करें। केवल यदि एक पूरा वाक्य सूची से पहले आता है। इस समस्या के इस संस्करण में, कॉलन ठीक एक वाक्य के बीच में घुस जाता है (क्या हिम्मत है!):

समस्या:	इस परियोजना के लिए, आपको चाहिए: टेप, कैंची और सफेद सुधारक तरल।
पुनरीक्षण:	इस परियोजना के लिए आपको टेप, कैंची और सफेद सुधारक द्रव की आवश्यकता है।

सूची के आइटम नंबरों या अक्षरों पर दोनों कोष्ठकों (खुला और बंद) का उपयोग करें: (a) आइटम, (b) आइटम, आदि।
कोष्ठकों के भीतर साधारण अरबी संख्याएँ या छोटे अक्षरों में से किसी एक का उपयोग करें, लेकिन उनका उपयोग सुसंगत रूप से करें। (इनमें से किसी के बाद भी बिंदु न लगाएँ।) वाक्य के भीतर सूची आइटमों के पाठ के लिए छोटे अक्षरों का उपयोग करें, सिवाय तब जब सामान्य पूंजीकरण नियम बड़े अक्षरों की आवश्यकता बताते हों।
यदि वे पूर्ण वाक्य नहीं हैं तो वाक्य के भीतर सूची के आइटमों पर अल्पविराम लगाएँ; यदि वे पूर्ण वाक्य हैं तो अर्धविराम लगाएँ।
वाक्य के भीतर सूचियों के लिए वही रिक्ति उपयोग करें जो सामान्य गैर-सूची पाठ में होती है।

वाक्य के अंदर सूची को होने दें अंत वाक्य का। कभी नहीं वाक्य के भीतर ऐसी सूची रखें जिसे दोबिंदु ने शुरू किया हो, पर वाक्य के अंत में नहीं, जैसा कि इस उदाहरण में है:

समस्या:	इस परियोजना के लिए निम्नलिखित वस्तुओं की आवश्यकता है: टेप, कैंची और व्हाइट-आउट।
पुनरीक्षण:	इस परियोजना के लिए निम्नलिखित वस्तुओं की आवश्यकता है: टेप, कैंची और सफेद सुधारक द्रव।

वाक्य के भीतर की सूचियों के उदाहरण।

सरल लंबवत सूचियाँ

सरल ऊर्ध्वाधर सूचियों के लिए इन दिशानिर्देशों का उपयोग करें:

सूची को एक परिचयात्मक वाक्यांश या उपवाक्य से शुरू करें (परिचयात्मक वाक्यांश का पूर्ण वाक्य होना आवश्यक नहीं है; सूची के आइटम उस व्याकरण को पूरा कर सकते हैं जिसकी शुरुआत परिचय ने की है)। परिचय के अंत में कोलन (:) लगाएँ।
जब सूची आइटमों पर जोर देने की आवश्यकता न हो और वे केवल पढ़ने में आसानी के लिए ऊर्ध्वाधर रूप में सूचीबद्ध किए गए हों, तो सरल ऊर्ध्वाधर सूचियों का उपयोग करें।
सूची के आइटमों पर वाक्य-शैली की कैपिटलाइज़ेशन का उपयोग करें।
रन-ओवर लाइनों को सूची आइटम के टेक्स्ट के नीचे शुरू करें, न कि सामान्य बाएँ मार्जिन पर। यह प्रारूप कहा जाता है लटका हुआ इंडेंट शैली.
ऊर्ध्वाधर सूचियों के ऊपर और नीचे एक खाली पंक्ति के समतुल्य का उपयोग करें।
या तो सूची आइटमों की शुरुआत बाएँ किनारे से ही करें या उन्हें आधे इंच से अधिक इंडेंट न करें।
यदि आपकी सूची में केवल कुछ आइटम हैं और प्रत्येक केवल एक पंक्ति लंबी है, तो "कम्पैक्ट" सूची प्रारूप का उपयोग करें। कम्पैक्ट प्रारूप में सूची आइटमों के बीच कोई ऊर्ध्वाधर स्थान नहीं होता है। यदि सूची आइटम कई पंक्तियाँ लंबे हैं, तो एक "लूज़" प्रारूप—सूची आइटमों के बीच ऊर्ध्वाधर स्थान—का उपयोग करें।
सूची आइटमों को केवल तभी विराम चिह्न दें जब वे पूर्ण वाक्य हों, उपवाक्य हों, या ऐसे वाक्यांश हों जो लीड-इन द्वारा शुरू किए गए वाक्य को पूरा करते हों (और इन दोनों मामलों में पूर्णविराम का उपयोग करें)।
6 या 8 से अधिक आइटम वाली सूचियों के लिए सतर्क रहें; लंबी सूचियों के लिए, उन्हें उप-विभाजित करने या समेकित करने के तरीके खोजें।
जब संभव हो, लेख हटा दें (एक, एक, वह) गैर-वाक्य सूची आइटमों की शुरुआत से।

सरल लंबवत सूची का उदाहरण। संख्याएँ या बुलेट न हों।

बुलेट सूचियाँ

बुलेटेड सूचियों के लिए इन दिशानिर्देशों का उपयोग करें (जिसे भी कहा जाता है अनुक्रमरहित सूचियाँ):

सूची को एक परिचयात्मक वाक्यांश या उपवाक्य के साथ प्रस्तुत करें (परिचयात्मक वाक्यांश अनिवार्य रूप से एक पूर्ण वाक्य होना आवश्यक नहीं है; सूची के आइटम उस परिचयात्मक वाक्यांश द्वारा शुरू की गई वाक्य संरचना को पूरा कर सकते हैं)। परिचयात्मक वाक्यांश के बाद कोलन लगाएँ:
जब सूची के आइटमों का कोई जरूरी क्रम न हो, लेकिन आप सूची के आइटमों पर ज़ोर देना चाहते हों, तो बुलेटेड सूची का उपयोग करें।
यदि आपके पास किसी वास्तविक बुलेट का उपयोग करने की पहुँच नहीं है, तो ऐस्टरिस्क (*) या हाइफ़न (-) का उपयोग करें। इन ऊर्ध्वाधर सूचियों के लिए अपने सॉफ़्टवेयर की सूची शैलियों का उपयोग करें।
सूची आइटमों पर वाक्य-शैली के अनुसार बड़े अक्षर का उपयोग करें।
रन-ओवर लाइनों को सूची आइटम के बुलेट के नीचे नहीं, बल्कि सूची आइटम के पाठ के नीचे शुरू करें। इस प्रारूप को थे थे कहा जाता है। लटकी हुई इंडेंट शैली.
हैंगिंग-इंडेंट (बुलेट और सूची आइटम के पाठ के बीच) के लिए 0.25 इंच का उपयोग करें।
ऊर्ध्वाधर सूचियों के ऊपर और नीचे एक खाली पंक्ति के समकक्ष स्थान का उपयोग करें।
सूची के आइटमों को या तो बाएँ किनारे के साथ संरेखित करके शुरू करें, या उन्हें आधे इंच से अधिक अंदर न करें।
यदि आपके पास केवल कुछ सूची आइटम हैं और प्रत्येक केवल एक पंक्ति लंबा है, तो "संक्षिप्त" सूची प्रारूप का उपयोग करें। "संक्षिप्त" प्रारूप में सूची आइटमों के बीच कोई ऊर्ध्वाधर स्थान नहीं होता है। "ढीला" प्रारूप—सूची आइटमों के बीच ऊर्ध्वाधर स्थान—यदि सूची आइटम कई पंक्तियों के लंबे हों।
यदि आपके पास बुलेटेड सूची में उप-सूची आइटम हैं, तो बुलेट के लिए कम प्रमुख प्रतीक का उपयोग करें (जैसे डैश या स्पष्ट डिस्क), और उप-सूची आइटमों को पाठ उच्च-स्तरीय सूची मदों का। (यह निश्चित रूप से संभव है कि बुलेट-युक्त सूची के भीतर उप-क्रमांकित आइटम हों; ऐसे मामलों में उन्हें उप-बुलेट आइटमों के समान इंडेंट करें।)
बुलेटेड सूची की प्रविष्टियों को केवल तभी पूर्णविराम (.) से समाप्त करें जब वह प्रविष्टि पूर्ण वाक्य हो या उसमें कोई आश्रित उपवाक्य शामिल हो।
छह या आठ से अधिक आइटम वाली बुलेट सूची पर ध्यान दें; लंबी बुलेट सूचियों के लिए उन्हें उपविभाजित करने या समेकित करने के तरीके खोजें।
एक-आइटम वाली सूचियों से बचें। यह पारंपरिक रूपरेखाओं की तरह है: यदि आपके पास 1 या a है, तो आपको 2 या b की भी आवश्यकता है।
जब संभव हो, लेख हटा दें (एक, एक, वह) सूची आइटमों की शुरुआत से।

बुलेट सूची का उदाहरण। आइटम किसी भी आवश्यक क्रम में नहीं हैं।

OR-युक्त सूचियाँ

कंप्यूटर डेवलपर्स बूलियन OR को एक क्रिया के रूप में प्रयोग करना पसंद करते हैं। अगर दो तत्व तार्किक रूप से "or" से जुड़े होते हैं, तो कहा जाता है कि वे "ORed" हैं। एक ORed सूची बस एक बुलेटेड सूची होती है जिसमें सूची के आइटमों के बीच जोर देने के लिए "or" होता है। सही है, आप पहले आइटम को "or" से समाप्त कर सकते हैं, लेकिन ORed के समर्थक मानते हैं कि वह दृश्य रूप से पर्याप्त जोरदार नहीं होता। यहाँ एक उदाहरण है:

OR-संयोजित सूची का उदाहरण। वह या बीच जोर देता है।

क्रमांकित सूचियाँ

क्रमांकित सूचियों के लिए इन दिशानिर्देशों का उपयोग करें (जिसे के रूप में भी संदर्भित किया जाता है आदेश दिया सूचियाँ):

सूची को एक प्रस्तावना वाक्‌ांश या उपवाक्य से परिचित कराएँ (यह प्रस्तावना एक पूर्ण वाक्य होना आवश्यक नहीं है; सूची के मद उस व्याकरण को पूरा कर सकते हैं जिसे प्रस्तावना ने आरम्भ किया हो)। प्रस्तावना के अंत में कोलन लगाएँ:
सूची आइटमों को आवश्यक क्रम में होने (उदाहरण के लिए, कालानुक्रमिक) या पाठ के किसी अन्य स्थान से संदर्भित किए जाने की आवश्यकता होने पर क्रमांकित सूचियों का उपयोग करें।
संख्या के बाद एक बिंदु टाइप करें; संख्या पर कोष्ठक का उपयोग न करें। इन ऊर्ध्वाधर सूचियों के लिए अपने सॉफ़्टवेयर की सूची शैलियों का उपयोग करें।
सूची आइटमों में वाक्य-शैली के अनुसार कैपिटलाइज़ेशन का उपयोग करें।
यदि आपकी सूची में केवल कुछ आइटम हैं और प्रत्येक केवल एक ही पंक्ति में है, तो "कॉम्पैक्ट" सूची प्रारूप का उपयोग करें। कॉम्पैक्ट प्रारूप में सूची आइटमों के बीच कोई ऊर्ध्वाधर स्थान नहीं होता। "लूज़" प्रारूप का उपयोग करें—सूची के आइटमों के बीच ऊर्ध्वाधर स्थान—यदि सूची के आइटम कई पंक्तियों में लंबे हों।
सूची आइटम के नंबर के नीचे नहीं, बल्कि सूची आइटम के पाठ के नीचे ही रन-ओवर पंक्तियाँ शुरू करें। इस प्रारूप को कहा जाता है लटका हुआ इंडेंट शैली.
हैंगिंग-इंडेंट के लिए 0.25 इंच का उपयोग करें (सूची आइटम के नंबर और टेक्स्ट के बीच)।
ऊर्ध्वाधर सूचियों के ऊपर और नीचे एक खाली पंक्ति के समकक्ष का उपयोग करें।
या तो सूची के आइटम बाएँ किनारे से सीधे प्रारम्भ करें या उन्हें आधे इंच से अधिक अंदर न करें।
यदि आपकी क्रमांकित सूची में उप-सूची आइटम हैं, तो छोटे अक्षरों का उपयोग करें, और उप-सूची आइटमों को इंडेंट करें पाठ उच्च-स्तरीय सूची आइटमों का। (संख्याबद्ध सूची के भीतर उप-बुलेट आइटम होना निस्संदेह संभव है; ऐसी स्थिति में उन्हें उप-क्रमांकित आइटमों के समान इंडेंट करें।)
यदि आपके पास उप-सूची आइटम हैं, तो बुलेट के लिए कम प्रमुख प्रतीक का उपयोग करें (जैसे डैश या स्पष्ट डिस्क) या उप-नंबरित आइटमों के लिए एक छोटे अक्षर का उपयोग करें, और उप-सूची आइटमों को तक पाठ उच्च-स्तरीय सूची आइटमों का।
संख्यांकित सूची के आइटमों में केवल तब विरामचिन्ह लगाएँ जब वे पूर्ण वाक्य हों या ऐसे क्रिया-वाक्यांश हों जो प्रस्तावना द्वारा आरंभ किए गए वाक्य को पूरा करते हों (और इन दोनों ही मामलों में पूर्णविराम का उपयोग करें)।
क्रमांकित सूचियों में जिनमें 8 या 10 से अधिक आइटम हों, ध्यान रखें; लंबी क्रमांकित सूचियों के मामले में, उन्हें उपविभागों में बाँटने या समेकित करने के तरीके खोजें।
एक-आइटम वाली सूचियों से बचें। यदि आपके पास '1' या 'a' है, तो आपको '2' या 'b' की आवश्यकता है।
जब संभव हो, लेखों को छोड़ दें (एक, एक, यह) सूची आइटम की शुरुआत से।

संख्याबद्ध ऊर्ध्वाधर सूची का उदाहरण। आइटम आवश्यक क्रम में हैं।

दो स्तंभ वाली सूचियाँ

दो-स्तंभ वाली सूचियों के लिए इन दिशानिर्देशों का उपयोग करें:

जब आपके पास जोड़ीदार आइटमों की एक श्रृंखला हो, उदाहरण के लिए शब्द और परिभाषाएँ, तो दो-स्तंभीय सूचियों का उपयोग करें।
सूची की शुरुआत एक परिचयात्मक वाक्य से करें जो एक पूर्ण वाक्य हो: प्रस्तावना वाक्य के अंत में कोलन (:) लगाएं।
कॉलम हेडिंग वैकल्पिक हैं; यदि उपयोग की जाएँ, तो उन्हें कॉलम के पाठ के बाएँ मार्जिन के साथ संरेखित करें।
या तो सूची आइटमों की शुरुआत पूरी तरह बाएँ किनारे पर करें, या उन्हें आधे इंच से अधिक अंदर न करें।
यदि आपकी सूची में केवल कुछ ही आइटम हैं और प्रत्येक केवल एक पंक्ति में है, तो "कॉम्पैक्ट" सूची प्रारूप का उपयोग करें। कॉम्पैक्ट प्रारूप में सूची आइटमों के बीच कोई ऊर्ध्वाधर स्थान नहीं होता। यदि सूची आइटम कई पंक्तियों में हैं तो "लूज़" प्रारूप—सूची आइटमों के बीच ऊर्ध्वाधर स्थान—का उपयोग करें।
दोनों कॉलमों के लिए वाक्य-शैली के अनुसार कैपिटलाइज़ेशन का उपयोग करें।
स्तंभों में आइटमों पर केवल तभी विरामचिन्ह लगाएँ जब वे पूर्ण वाक्य हों।
दोनों स्तंभों में आइटमों को बाएँ संरेखित करें।
संभव होने पर, लेखों को हटा दें (एक, एक, वह) सूची आइटमों की शुरुआत से।

नोट: दो-स्तंभ सूची बनाने का सबसे अच्छा तरीका एक तालिका का उपयोग करना और उसकी ग्रिड रेखाएँ छिपाना है। यदि आप स्तंभों के बीच टैब का उपयोग करते हैं, तो टेक्स्ट में किसी भी प्रकार का बदलाव होने पर चीजें गड़बड़ हो सकती हैं।

दो स्तंभों वाली सूची का उदाहरण (सूची आइटमों के जोड़े)। यहाँ चित्रित नहीं किया गया है, कॉलम शीर्षक अक्सर दो कॉलमों की सामग्री को दर्शाने के लिए उपयोग किए जाते हैं (उदाहरण के लिए, यहाँ कॉलम 1 के हेडिंग के रूप में "Term" और कॉलम 2 के लिए "Definition" हो सकता है)।

लेबलों के साथ सूचियाँ

सूचियों का एक आखिरी छोटा-सा रूप वह ऊर्ध्वाधर सूची है जिसमें आइटमों की शुरुआत में लेबल लगे होते हैं। यह स्वरूप इस पुस्तक में व्यापक रूप से प्रयुक्त होता है। यह दो-स्तंभीय सूची बनाने का एक और तरीका जैसा है।

आप वास्तविक लेबल के लिए बोल्ड या इटैलिक्स का उपयोग कर सकते हैं (चित्र में इटैलिक्स का उपयोग किया गया है)।

लेबल के साथ एक ऊर्ध्वाधर सूची का उदाहरण। जब किसी स्थिति में दो-स्तम्भ वाली सूची बिल्कुल उपयुक्त न हो, तब लंबी ऊर्ध्वाधर सूची में प्रत्येक आइटम की सामग्री दिखाने के लिए यह बहुत उपयोगी है।

नेस्टेड सूचियाँ

ए सन्निहित सूची में दो या अधिक स्तरों के सूची आइटम होते हैं। नेस्टेड सूचियाँ सूची प्रकार के प्रत्येक संयोजन को शामिल कर सकती हैं: क्रमांकित सूची आइटम (123...) के साथ छोटे अक्षर वाले उप-सूची आइटम (abc...), भरे हुए वृत्त बुलेट वाले सूची आइटम के साथ खुले/खाली वृत्त या हाइफन वाले उप-सूची आइटम; और इनके अन्य संयोजन।

नेस्टेड सूची का उदाहरण। यदि उप-सूची आइटम किसी आवश्यक क्रम में होते, तो वे abc.... होते।

अब यहाँ एक और नेस्टेड सूची का उदाहरण है:

नेस्टेड सूची का एक और उदाहरण। मानक यह है कि आवश्यक क्रम में होने वाली उप-सूची आइटमों के लिए छोटे अक्षरों का उपयोग किया जाए।

अब यहाँ नेस्टेड सूचियों के दो अंतिम उदाहरण हैं:

और अधिक नेस्टेड सूचियाँ। यदि उप-सूची के आइटमों का कोई आवश्यक क्रम नहीं है, तो खाली वृत्त (Word और OpenOffice में मानक) या एन-डैश का उपयोग करने का प्रयास करें।

हैंगिंग इंडेंट्स

ध्यान दें कि इस टेक्स्ट और उदाहरणों में सभी सूची-आइटम की "रन-ओवर" पंक्तियाँ एक "हैंगिंग-इंडेंट" प्रारूप का उपयोग करती हैं। यही वह जगह है जहाँ किसी सूची आइटम की दूसरी और अतिरिक्त पंक्तियाँ उसके साथ संरेखित होती हैं पाठ पहली सूची आइटम का। टैब या स्पेस का उपयोग करके इस प्रारूप को प्राप्त करना अच्छा विचार नहीं है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के अधिकांश संस्करणों में, इस फ़ॉर्मेट को बनाने के लिए फ़ॉर्मेट > पैराग्राफ़ में हैंगिंग इंडेंट चुनें और 0.25 इंच का इंडेंट निर्दिष्ट करें। अन्य इंडेंट्स के साथ प्रयोग करें।

मैं इस अध्याय के बारे में आपकी राय, प्रतिक्रियाएँ और आलोचना की सराहना करूँगा: आपका उत्तर—डेविड मैकमरे.

साथ पढ़ने की सूचियाँ

सूची आइटमों को उनके आरम्भिक वाक्यांश के साथ व्याकरणिक रूप से पढ़ा जा सके ऐसा होना चाहिए। इस उदाहरण में, ध्यान दें कि आप आरम्भिक वाक्यांश पढ़ सकते हैं प्रत्येक भुगतान अनुरोध के लिए आवश्यक है कि सूची के पहले आइटम के साथ भुगतान प्राधिकरण शामिल करें... अन्य तीन वस्तुओं के साथ-साथ:

भुगतान प्रसंस्करण के लिए वितरण अनुरोधों का उचित रूप से दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए। प्रत्येक वितरण अनुरोध में निम्नलिखित होना चाहिए:

अनुमोदन करने वाले विभाग द्वारा हस्ताक्षरित भुगतान प्राधिकरण और चालान शामिल हैं।
खरीद आदेश की प्राप्ति प्रति और शिपिंग दस्तावेज़ों जैसी अन्य रसीदें शामिल हों, साथ ही लौटी गई किसी भी वस्तु के लिए भुगतान भी संलग्न हो।
मामला-दर-मामला आधार पर कुछ विशिष्ट खरीदों की अनुमति दी जा सकती है। उदाहरण के लिए, हमारे मानक रखरखाव अनुबंधों के बाहर होने वाले हार्डवेयर रखरखाव के लिए अनुमान और अंतिम बिल की प्रति आवश्यक होती है।
किसी भी विज्ञापन के लिए सेवा का प्रमाण शामिल करें, जैसे विज्ञापन की प्रति, आदेश और प्राधिकरण।

सूची के आइटमों को उनके प्रारम्भिक वाक्यांश के साथ व्याकरणिक रूप से पढ़ना चाहिए। इस उदाहरण में, ध्यान दें कि आप प्रारम्भिक वाक्यांश पढ़ सकते हैं प्रत्येक भुगतान अनुरोध अनिवार्य होना चाहिए सूची के पहले आइटम के साथ भुगतान प्राधिकरण शामिल करें... अन्य तीन वस्तुओं के साथ भी:

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