तकनीकी लेखन पाठ्यक्रमों की एक अच्छी बात यह है कि इनमें से अधिकांश पत्रों में तालिकाएँ, चार्ट और ग्राफ होते हैं—या कम से कम होने चाहिए। बहुत सारे पेशेवर, तकनीकी लेखन में हर प्रकार के तालिकाएँ, पाई चार्ट, बार चार्ट, रेखा ग्राफ, फ्लो चार्ट आदि शामिल होते हैं। जब आप इन चीज़ों को अपने लेखन में शामिल करना सीख लेते हैं, तो आपको यह अपना कर्तव्य समझना चाहिए कि जब स्थिति इनके उपयोग की स्वाभाविक रूप से मांग करती है, तो आपको इन्हें इस्तेमाल करना चाहिए।
अतिरिक्त संसाधन
आपका जो भी सवाल था टेबल और चित्र बनाने के बारे में लगभग सब कुछ. बायोलॉजी विभाग, बेइट्स कॉलेज, लुईस्टन, ME, 2012 से एक शानदार संसाधन।
टेबल्स
टेबल, बेशक, वे नंबरों और शब्दों की पंक्तियाँ और कॉलम हैं, ज्यादातर नंबर। वे जानकारी तक तेजी से पहुंच और अपेक्षाकृत आसान तुलना की अनुमति देते हैं। यदि डेटा कालानुक्रमिक रूप में व्यवस्थित है (उदाहरण के लिए, दस साल की अवधि में बिक्री के आंकड़े), तो टेबल दिखा सकता है प्रवृत्तियाँ—गतिविधि के बढ़ने या घटने के पैटर्न। बेशक, तालिकाएँ हमेशा डेटा के बीच ऐसे रुझान या संबंध दिखाने के लिए सबसे जीवंत या नाटकीय साधन नहीं होतीं—इसलिए हमारे पास चार्ट और ग्राफ हैं (जो अगले खंड में चर्चा की जाएगी)।
टेबल्स के उपयोग। टेबल का सबसे बड़ा उपयोग संख्यात्मक डेटा के लिए होता है। सोचिए कि आप लेजर प्रिंटर के विभिन्न मॉडलों की भौतिक विशेषताओं जैसे ऊँचाई, गहराई, लंबाई, वजन आदि की तुलना कर रहे हैं। यह टेबल के लिए एकदम सही है।
हालाँकि, इस धारणा में न फँसें कि तालिकाएँ केवल संख्यात्मक डेटा के लिए होती हैं। जब भी आपके पास ऐसी स्थितियाँ हों जहाँ आप कई चीजों के बारे में चर्चा करते हैं जिनके लिए आप समान श्रेणियों का विवरण प्रदान करते हैं, आपके पास तालिका का एक संभावित अवसर होता है। उदाहरण के लिए, कल्पना करें कि आप लेज़र प्रिंटर के कई मॉडलों की तुलना कर रहे हैं: आप प्रत्येक प्रिंटर के बारे में समान श्रेणी की बातें (जैसे इसका लागत, प्रिंट गति, आपूर्ति की लागत, वारंटी की शर्तें, आदि) कह रहे होंगे। यह तालिका के लिए आदर्श सामग्री है, और इसमें ज्यादातर शब्द होंगे न कि संख्याएँ (और इस मामले में, आप शायद टेक्स्ट चर्चा को वहीं रखना चाहेंगे और जानकारी को तालिका के रूप में "पुनः प्रस्तुत" करना चाहेंगे।
टेबल प्रारूप। अपने सबसे सरल रूप में, एक तालिका डेटा की पंक्तियों और स्तंभों का एक समूह होती है। प्रत्येक स्तंभ के शीर्ष पर एक कॉलम शीर्षक, जो उस कॉलम के सामग्री को परिभाषित या पहचानता है (और अक्सर यह माप की इकाई को भी दर्शाता है)। तालिका के बाएं किनारे पर हो सकता है पंक्ति शीर्षक, जो उस पंक्ति की सामग्री को परिभाषित या पहचानते हैं। चीजें जटिल हो जाती हैं जब पंक्तियों या स्तंभों को समूह या उप-समूह में बांटना होता है। ऐसे मामलों में, आपको पंक्ति या स्तंभ बनाना होता है। उपशीर्षक. इसे यहाँ दिखाया गया है:
Grouped या विभाजित पंक्तियों और कॉलम के लिए तालिकाओं का प्रारूप। ध्यान दें कि तालिका का शीर्षक जाता है ऊपर टेबल।
परंपरागत रूप से, टेबल का शीर्षक टेबल के शीर्ष पर रखा जाता है या टेबल की पहली पंक्ति होती है। यदि टेबल की सामग्री स्पष्ट है और रिपोर्ट के किसी और हिस्से से टेबल को संदर्भित करने की आवश्यकता नहीं है, तो आप शीर्षक को छोड़ सकते हैं।
विशिष्ट शैली और प्रारूपन दिशानिर्देशों के लिए तालिकाओं के लिए, इन बातों का ध्यान रखें:
- टेबल के ठीक पहले के पाठ में दी गई जानकारी का संदर्भ लें। टेबल में दिए गए डेटा का सामान्य महत्व समझाएं; पाठकों को पूरी तरह से स्वयं समझने की उम्मीद न करें।
- पाठकों को विशाल 11-स्तंभ, 30-पंक्ति की तालिकाओं से overwhelm न करें! तालिका डेटा को सरल बनाएं ताकि यह केवल वही डेटा दिखाए जो आपके बिंदु को समझाता है—बिना, निश्चित रूप से, उस डेटा को विकृत किए।
- एक कॉलम में मापन के हर सेल में माप की इकाई का शब्द या संक्षेपण न डालें। उदाहरण के लिए, यदि सभी मापन मिलीमीटर में हैं, तो हर संख्या के बाद "mm" न डालें। कॉलम या पंक्ति के शीर्षक में संक्षेपण को कोष्ठक में डालें।
- कॉलम में संख्याओं को दाएं या दशमलव के अनुसार संरेखित करें। यदि 123 और 4 एक कॉलम में होते, तो 4 3 के ठीक नीचे होता, 1 के नीचे नहीं।
- सामान्यतः, कॉलम में शब्द बाईं ओर संरेखित होते हैं (हालांकि आप कभी-कभी सभी शब्दों वाले कॉलम को केंद्रित भी देख सकते हैं)।
- कॉलम शीर्षक संख्या डेटा के कॉलम के ऊपर केंद्रित हैं (T-आकार बनाते हुए); टेक्स्ट के कॉलम के साथ बाईं ओर संरेखित। कॉलम शीर्षकों का वास्तविक कॉलम डेटा के साथ संरेखण परिवर्तनीय है। यदि आपके पास दो या तीन अक्षरों वाले शब्दों का एक कॉलम है, तो आप शायद चाहते हैं कि केंद्र उस डेटा के ऊपर का कॉलम शीर्षक, भले ही यह शब्द हों, नंबर नहीं। (यह करने से, एक अजीब दिखने वाला L आकार का कॉलम बनने से बचता है।)
- जब आपके पास तालिका में एक या एक से अधिक तत्वों के बारे में कुछ विशेष बिंदु बताने की आवश्यकता हो, तो जानकारी से तालिका को भरे बिना एक फुटनोट का उपयोग करें।
टेबल बनाना। सामान्यतः, आप उस जानकारी को उधार लेंगे जिसमें एक अच्छा तालिका होती है। अगर यह एक साधारण तालिका है जिसमें बहुत सारे पंक्तियाँ और स्तंभ नहीं हैं, तो इसे अपने दस्तावेज़ में खुद टाइप करें (लेकिन याद रखें कि चित्र के शीर्षक में यह दस्तावेज़ करें कि आपने इसे कहाँ से उधार लिया है)। हालाँकि, अगर यह एक बड़ी तालिका है जिसमें बहुत सारे डेटा हैं, तो आप इसे स्कैन करने, स्क्रीन-कैप्चर करने, या फ़ोटोकॉपी करने के लिए सही ठहराए जाते हैं और इसे इस तरह से अपनी रिपोर्ट में लाने के लिए।
अगर आप OpenOffice, Word, या WordPerfect का उपयोग करते हैं, तो तालिका बनाने के उपकरणों का उपयोग करने की आदत डालें। आपको रेखाएँ और अन्य फ़ॉर्मेटिंग विवरण खींचने की आवश्यकता नहीं है।
कभी-कभी, कच्चे तकनीकी रिपोर्टों में, जानकारी नियमित पाठ रूप में पेश की जाती है जिसे तालिका (या सारणी) रूप में बेहतर तरीके से पेश किया जा सकता है। सुनिश्चित करें कि आप अपनी कच्चे ड्राफ्ट्स को देखें और उस सामग्री की पहचान करें जिसे तालिकाओं में बदला जा सकता है।
तालिकाओं का प्रारूप। इस उदाहरण की तरह, टेक्स्ट को तालिका में परिवर्तित करने के अवसरों की खोज करें।
तालिकाओं के लिए दिशानिर्देश—एक समीक्षा
पिछले सेक्शन में कुछ सामान्य दिशानिर्देशों का उल्लेख किया गया है जिन्हें एक ही जगह पर बताया जाना चाहिए। ये महत्वपूर्ण हैं!
- अपने पाठ में उन क्षेत्रों पर ध्यान दें जहाँ आप दो या अधिक चीजों के संदर्भ में बहुत सारे संख्या संबंधी डेटा पर चर्चा कर रहे हैं—यह तालिकाओं के लिए आदर्श है।
- अपने पाठ में उन क्षेत्रों पर ध्यान दें जहाँ आप शब्दों की एक श्रृंखला को परिभाषित करते हैं—जो तालिकाओं के लिए आदर्श है।
- हमेशा पूर्ववर्ती पाठ में तालिकाओं पर चर्चा करें। बस तालिका को बिना किसी व्याख्या के बाहर न फेंके। पाठकों को उसकी ओर निर्देशित करें; इसके मूल महत्व को समझाएँ।
- एक शीर्षक का उपयोग करें जब तक तालिका बहुत अनौपचारिक न हो। याद रखें कि शीर्षक जाता है बस ऊपर टेबल
- तालिका के कॉलम में शब्दों और वाक्यांशों को बाएं संरेखित करें (कॉलम शीर्षक सहित)। तालिका के कॉलम में संख्यात्मक डेटा को दाएं संरेखित करें। इस दाएं-संरेखित डेटा पर थोड़ा दाएं मार्जिन डालना अच्छा होता है ताकि यह कॉलम के केंद्र की ओर चले जाए, न कि दाएं किनारे पर सटा रहे।
- कुछ लोग मानते हैं कि पाठकों के लिए ऊर्ध्वाधर तुलना करनाHorizontal तुलना करने की तुलना में आसान होता है। अगर आप ऐसा मानते हैं, तो अपने टेबल को इस तरह से फॉर्मेट करें कि आपका स्तंभ तुलना करने के लिए जानकारी शामिल करें। उदाहरण के लिए, यदि आप कारों की तुलना कर रहे हैं, तो आपके पास होगा। स्तंभ MPG, कीमत, और इसी तरह।
- आपने जिन तालिकाओं का भाग या पूर्ण रूप से उपयोग किया है, उनका स्रोत बताएं। यह शीर्षक में या एक फुटनोट में किया जा सकता है। यह अनुभाग में समझाया गया है। दस्तावेज़ीकरण और इसे इस श्र chapitre में चित्रित किया गया है।
- स्तंभ या पंक्ति शीर्षकों में पहचानने वाली माप मानों को दर्शाएं — प्रत्येक सेल में नहीं।
- पिछले पाठ से सभी तालिकाओं का परस्पर संदर्भ करें। परस्पर संदर्भ में, संख्या दें (यदि यह शीर्षक के साथ एक औपचारिक तालिका है), तालिका का विषय बताएं, और आवश्यकतानुसार व्याख्यात्मक जानकारी प्रदान करें।
मैं इस अध्याय के बारे में आपके विचारों, प्रतिक्रियाओं, आलोचना की सराहना करूंगा: आपकी प्रतिक्रिया—डेविड मैकमर्रे.
