A műszaki írás tanfolyamokban—nem is beszélve a munkahelyről—gyakori feladat az értekezlet előkészítése és lebonyolítása. Lehet, hogy kíváncsi vagy, mi az szóbeli a jelentés készül egy írás osztály. A munkáltatók biztosan keresnek tanulmányokat és tapasztalatokat írásbeli dokumentumok elkészítésében, de keresnek némi tapasztalatot az szóbeli előadások terén is. Ezért az ilyen kurzusok valódi neve "Bevezetés a műszaki kommunikációba."
A következőt egy hagyományos, személyes tantermi környezethez írták. Ha az online technikai írás változatát veszed, a szóbeli beszámolókat "forgatókönyvként" lehet beküldeni, vagy megfelelő felszereléssel élőben vagy felvételről is lehet közvetíteni. Minden esetben a diákok egymás szóbeli beszámolóit egy olyan űrlap kitöltésével értékelik, mint amely a fejezet végén található.
Győződj meg róla, hogy megnézed a példák.
Téma és helyzet a szóbeli előadás számára
A műszaki írás kurzusban tartott szóbeli beszámolóhoz képzeld el, hogy hivatalosan átadod a végső írva jelentést tesz azoknak az embereknek, akikkel a hipotetikus szerződést vagy megállapodást létrehoztad. Például képzeld el, hogy egy szoftvercéggel szerződtél a felhasználói kézikönyv megírására. Miután befejezted, találkozót tartanál a vezető tisztségviselőkkel, hogy hivatalosan átadhasd a kézikönyvet. Egy kis időt szánnál arra, hogy orientáld őket a kézikönyvvel kapcsolatban, megmutatnád, hogyan van szerkesztve és megírva, valamint megvitatnád a legfontosabb részeit. Célod, hogy megismertesd őket a kézikönyvvel és ösztönözd őket, hogy bármilyen aggályukat vagy kérdésüket felvihessék. (A csoportod örömmel eljátssza bárkinek a szerepét, akivel csak szeretnéd, a beszéded során.)
Ahogy látod, nem kell kutatást végezned a feladat előkészítéséhez—csak tervezd meg a beszéded részleteit, és készíts el legalább egy vizuált. Ha van egy téma, amit nem szeretnél szóban előadni, beszélj más lehetőségekről az oktatóddal. Íme néhány ötlet, ha más témát szeretnél prezentálni:
- Cél: Egy módja a téma keresésének, ha átgondolod a beszéded célját. Ez lehet az, hogy instrukciókat adj (például, hogy elmagyarázd, hogyan kell futtatni egy szövegszerkesztő programot a számítógépen), meggyőzni (hogy szavazzanak egy bizonyos technikai orientáltságú kötvénykibocsátás mellett vagy ellen), vagy egyszerűen tájékoztatni (hogy beszámolj a polgári részvételről az új újrahasznosítási programban).
- Tudományos célból: Egy szóbeli beszámoló elsősorban tájékoztató jellegű lehet. Például, ha egy olyan bizottság tagja, amely egy üzem áthelyezésével foglalkozik, a feladata lehet, hogy szóbeli beszámolót adjon az épület és a terület állapotáról az egyik javasolt vásárlási helyszínen. Vagy lehet, hogy szükséges elmenni a városi tanács elé, és beszámolni az új városi támogatású újrahasznosítási projekt sikeréről.
- Oktatási cél: A szóbeli beszámoló elsősorban oktató jellegű lehet. Feladatod lehet új alkalmazottak kiképzése bizonyos berendezések használatára vagy bizonyos rutinfeladatok elvégzésére.
- Meggyőző cél: Egy szóbeli beszámoló elsősorban meggyőző lehet. Lehet, hogy meg akarja győzni a helyi civil szervezetek tagjait, hogy támogassanak egy városi szintű újrahasznosítási programot. Lehet, hogy a városi tanács előtt szeretne megjelenni, hogy meggyőzze a tagjait, hogy fenntartsanak bizonyos városi tulajdonú területeket parkterületek, lágylabda- és baseballpályák, vagy közösségi kertek számára.
- Témák: Kezdheted egy technikai téma megfontolásával, például napelemek, mikrocesszorok, csepegtető öntözés vagy lézersebészet. A szóbeli beszámolódhoz gondolj egy olyan témára, amelyről szívesen beszélnél, de találj okot arra, miért érdekelné az embereket a szóbeli beszámolód.
- Hely vagy helyzet: Orális beszámolók témáit találhatsz, vagy részletesebb terveket készíthetsz róluk, ha arra gondolsz, hogy a beszámolód hol vagy milyen helyzetben hangozhat el: egy helyi egyesületben? egy szülői–tanári egyesületi találkozón? egy egyházi gyűlésen? egy kertészkedőklubban? egy városi tanácsülésen? egy igazgatósági vagy vállalatvezetői értekezleten? Így gondolkodva az orális beszámolóról a közönségre, az ő indokaikra, amiért figyelnek rád, valamint az érdeklődéseikre és hátterükre összpontosítasz.
A szóbeli előadás tartalma és követelményei
A szóbeli előadásod fókusza a világos, érthető bemutatás; jól megszervezett, jól megtervezett, jól időzített vita. Nem kell Mr. vagy Ms. Simlis Játékosnak lenned, csak nyugodt, rendezett, jól megtervezett módon add elő a lényeget, amit mondani szeretnél.
Amikor az szóbeli előadásodat tartod, mindannyian ugyanazokra a dolgokra fogunk figyelni. Használj egy követelménylistát, mint a felkészülésed fókuszálásának módját:
- Tervezd meg, hogy elmondod az osztálynak, mi a helyzet a szóbeli beszámolóddal, ki vagy te, és hogy ők kinek képzeljék el magukat. Ügyelj arra, hogy legyen egy világos határvonal a rövid magyarázat és a tényleges szóbeli beszámolód kezdete között.
- Győződj meg róla, hogy a szóbeli beszámolód nem tart tovább, mint a rendezvény szervezői vagy az oktatód által meghatározott maximális idő. Ha műszaki írás órán vagy, kérd meg az oktatódat, hogy használjon jeleket, amelyek jelzik, amikor a maximum közeledik, elérkezett vagy már elmúlt.
- Fektess különös hangsúlyt a beszéded bevezetésére:
- Jelöld meg a cél a szóbeli beszámolódhoz
- adj egy áttekintés a tartalmáról
- keress valamilyen módot, hogy érdeklődés a közönség.
- Használj legalább egy vizuális — lehetőleg diák formájában, prezentációs szoftveren (például Powerpoint) vagy átlátszó fólián a fölső projektorhoz. A flipchartok és kiállítási tárgyak rendben vannak. De kerüld a krétával vagy táblával való firkálást, illetve a kizárólag kézikönyvekre való támaszkodást.
- Győződj meg róla, hogy beszélsz a vizuális elemeid kulcsfontosságú vonásairól. Ne csak tedd őket oda és hagyd figyelmen kívül őket. Hangsúlyozd a bennük lévő dolgokat; magyarázd el őket a közönségnek.
- Tervezd meg, hogy bármilyen technikai aspektust világosan és érthetően magyarázol el. Ne siess át a bonyolult, technikai dolgokon, — lassíts, és magyarázd el gondosan, hogy megértsük.
- Használj "beszélt címeket"—eddig biztos megszoktad, hogy címeket használsz az írásos munkáidban. Ennek van egy párhuzama a szóbeli beszámolókban is. Ezekkel nagyon világos jelet adsz a hallgatóságodnak, hogy átérsz az egyik témáról vagy beszéded részéről a következőre. (Lásd a példákat a beszélt címek.)
- Tervezd meg a jelentésed előre, és gyakorold be, hogy az legyen szervezett. Gondoskodj róla, hogy a hallgatók tudják, miről beszélsz és miért, melyik részén jársz a beszédnek, és mi következik. Az áttekintések és a beszédcímek nagyban hozzájárulnak ehhez a szervezettséghez.
- Zárd le egy valódi következtetéssel. Az emberek néha elfelejtik megtervezni, hogyan fejezzék be a szóbeli jelentést, és csak elhalványulnak, miközben motyognak. Emlékezz arra, hogy a következtetések során:
- Összefoglalni. (visszatekintés a megbeszélt fontosabb pontokra)
- lezárás (állapíts meg néhány logikai következtetést az általad bemutatottak alapján)
- szolgáltass néhányat utolsó gondolat (zárd le egy végső érdekes megjegyzéssel, de általános legyen, így ne igényel magyarázatot)
- vagy ezeknek a háromnak valamilyen kombinációja
- És természetesen szeretné majd ösztönözni a közönséget kérdésekre és aggodalmakra.
- Ahogy a fenti részben említettük, győződjön meg róla, hogy a szóbeli beszámolója pontosan a megengedett maximumhoz van igazítva. Néhány ötlet arra, hogyan lehet ezt megtenni, a következő részben található.
A szóbeli prezentáció vázlata.
Felkészülés a Szóbeli Előadásra
Válaszd ki a beszélgetés előkészítésének azt a módszert, amely a legjobban megfelel a nyilvános beszédhez és a témádhoz való komfortszintednek. Azonban végezz el valamilyen előkészületet vagy próbát—mivel egyesek azt feltételezik, hogy egyszerűen csak felugorhatnak, és az elvárt időkeretben improvizálhatnak, miközben lazák és informálisak lesznek. Ez gyakran nem így működik—a mentális üresség a gyakoribb tapasztalat.
Itt vannak a nyilvánvaló lehetőségek az előkészítésre és a kézbesítésre:
- Írj egy forgatókönyvet, gyakorold be; tartsd kéznél gyors hivatkozásként a beszéded alatt.
- Készíts egy vázlatot a beszédedhez; gyakorold vele, és hozd magaddal későbbi referencia céljából.
- Készíts cue kártyákat, gyakorolj velük, és használd őket az előadásod során.
- Írj egy forgatókönyvet, és olvasd el azt (lehetőleg, időnként pillants rá).
Természetesen az extemporális vagy rögtönzött módszerek is rendelkezésre állnak a bátrak és kalandvágyók számára. Azonban kérlek, tartsd szem előtt, hogy akár 25 ember is téged fog hallgatni—tartozol nekik egy jó előadással, amely világos, érthető, jól megtervezett, szervezett, és megfelel a célodnak és a közönségednek.
Nem számít, melyik módszert használod a beszéd előkészítéséhez. Természetesen a jelentésed közvetlen felolvasása egy forgatókönyvből problémákkal jár. Alig van szemkontaktus vagy interakció a hallgatósággal. A beszéd unalmas monotóniává válik, ami vagy elriasztja a hallgatókat, vagy nehezen érthető.
Valamiért az emberek idegesek lesznek, ha új kihívással találkoznak, mint például a szóbeli előadások. Próbáld meg emlékezni, hogy az osztálytársaid és az oktatód nagyon megbocsátó, támogató csoport. Nem kell sima szórakoztatónak lenned, csak légy világos, rendszerezett és érthető. A szorongás idővel elmúlik, minél többet előadsz.
A Prezentáció Elindítása: a Bevezetés
A bemutatódat jó kezdeteként tervezd meg a következőket:
- Üdvözlöm! Én vagyok a mesterséges intelligencia, és itt vagyok, hogy segítsek bármilyen kérdésben vagy információval, amire szüksége van. Széleskörű tudásom van, és igyekszem a legpontosabb válaszokat adni.
- Jelöljék meg a prezentációjuk témáját és célját.
- Találj valami rövid módot a témád fontosságának jelzésére, hogy felkeltse az érdeklődést.
- Kérlek, adj meg egy rövid, mondaton belüli listát arról, hogy mit fog tartalmazni a prezentációd; adj egy útmutatót.
Nézd meg, hogyan kezelik ezeket az elemeket a következő példában:
Bevezető megjegyzések egy szóbeli előadásban.
Beszélt Címek Használata egy Prezentációban
Tervezd meg a beszélt címek amit a prezentációdban fogsz használni. Ezek jelzik, hogy egyik alcímről a következőre lépsz, vagy bejelentik az új alcímet. Ezek olyan verbális táblák, amelyek segítenek a hallgatóságodnak fenntartani az érzést arról, hogy a prezentációd hogyan van megszervezve. Ez pontosan ugyanaz az elképzelés, mint ami a fejezetben szerepel. fejlécek nyomtatott dokumentumokban. Néhány előadó kérdések sorozatát használja új altémák jelzésére. Nézd meg a következő beszélt címsorokat (úgynevezett "verbális" címsorokat):
A szóbeli bemutatókban használt beszélt címsorok példái.
Szóbeli Bemutató Tartása
Amikor szóbeli beszámolót tartasz, koncentrálj az olyan gyakori problémafelületekre, mint ezek:
- Időzítés—Győződj meg arról, hogy az elvárt időkereten belül maradsz. Bármi, ami jóval alatta van, szintén probléma. Gyakorolj, írj egy forgatókönyvet, vagy keress valamilyen más módszert az időzítés pontosítására.
- Térfogat—Nyilvánvaló, hogy biztosnak kell lenned abban, hogy elég hangosan beszélj ahhoz, hogy a közönséged minden tagja hallhasson. Lehet, hogy találsz valamilyen módot arra, hogy a szóbeli prezentáció előtt pár napig hangosabban beszélj.
- Tempó, sebesség—Néha azok a szóbeli előadók, akik egy kicsit idegesek, túl gyorsan beszélnek. Mindez az adrenalin miatt van, ami gyorsabbá teszi őket a beszédük során. Ez megnehezíti a közönség számára, hogy követhesse őket. Általánosságban véve, segít a hallgatóknak jobban megérteni, ha kicsit lassabban és szándékosan beszélsz, mint a normális beszélgetés során. Lassíts, vedd könnyedén, légy világos.
- Gestusok és testtartás—Vigyázz a zavaros kezekre, amelyek mindenfelé repkednek. Ez is elvonhatja a figyelmet—és egy kicsit komikus is lehet. Ugyanakkor ne alakítsd át magad bábunak. Tervezd meg, hogy a kezeidet összekulcsolva tartod, vagy a pódiumot fogod, és csak alkalmanként teszel valamilyen gesztust. Ami a testtartást illeti, kerüld el a lógást a pódiumnál és a falnak dőlést.
- Szóbeli crutchok—Ügyelj arra, hogy ne mondj túl sok "öhm, " "tudod, " "rendben" és másféle ideges beszédszokásokat. Ahelyett, hogy "öhm" vagy "tudod" három másodpercenként mondanál, csak ne mondj semmit. Az előadásod előtti napokban gyakorolj beszélni ezek a beszédtámaszok nélkül. A csend, ami helyettesíti őket, nem rossz dolog—időt ad a hallgatóknak, hogy feldolgozzák, amit mondasz.
Vizuális anyagok tervezése és előkészítése szóbeli előadásokhoz
Készíts legalább egy vizuális elemet ehhez a jelentéshez. Íme néhány ötlet az "medium" számára, amelyet használhatsz a vizuális elemekhez:
- Prezentációs szoftver diák—A képek ("diák") vetítése olyan szoftverek segítségével, mint a Powerpoint, a szabványossá vált, még ha egyesek által el is ítélték. Az egyik gyakori probléma ezeknek a diáknak az elkészítésekor, hogy túl sok információt zsúfolnak bele egyéni diákra. Egy gyors keresés olyan kifejezésekre, mint PowerPoint bemutató lehetővé teszi, hogy olvashasson a diák elkészítéséről és intelligens tervezéséről. Természetesen a helyiségnek, ahol ezeket a diakat használja, rendelkeznie kell számítógépes projektorral.
- Átlátszó diák a projektorhoz—A diavetítő, amelyet transparenciákhoz használnak, úgy tűnik, hogy a múltba szorult—de nem teljesen. Ebben a módszerben a vizuális anyagodat egy üres papírra tervezed, majd fénymásolod, és végül készítesz belőle egy transparenciát.
- Plakát méretű táblázatok—Egy másik lehetőség, hogy szerezz egy poszterlapot, és rajzolj valamint írj rá, amit szeretnél, hogy a közönséged lásson. Természetesen nem könnyű a grafikonokat rendezettnek és professzionálisnak nézni.
- Kiadványok—Futtathatsz másolatokat arról, amit szeretnél, hogy a hallgatóid lássanak, és kioszthatod őket a beszéded előtt vagy alatt. Ez a lehetőség még kevésbé hatékony, mint az első kettő, mert nem tudsz mutatni arra, amit a hallgatóidnak meg akarsz mutatni, és mert a kézikönyvek elvonják a hallgatók figyelmét rólad. Mégis, bizonyos vizuális igények esetén a kézikönyvek az egyetlen választás.
- Tárgyak—Ha bizonyos eljárásokat kell bemutatnod, előfordulhat, hogy valódi fizikai tárgyakat kell hoznod. Gyakorold, mit fogsz tenni ezekkel a tárgyakkal; néha sokkal több időt vehetnek igénybe, mint ahogy számítasz rá.
Kerüld el, hogy csak firkálgass a táblára. Amit firkálgatsz, az szépen előkészíthető, és készíthetsz belőle prezentációs diákat, átlátszó fóliát vagy poszter méretű táblázatot. Szánj egy kis időt arra, hogy a vizuáljaid élesek és professzionálisak legyenek—tedd meg a tőled telhető legjobbat, hogy mindenki számára olvashatóak legyenek.
A vizuális tartalommal kapcsolatban fontold meg ezeket az ötleteket:
- Kulcstárgyak rajza vagy diagramja—Ha a beszélgetésed során tárgyakat írsz le vagy hivatkozol rájuk, próbálj meg vizuális anyagokat beszerezni róluk, hogy rá tudj mutatni a különböző elemekre vagy jellemzőkre.
- Táblák, diagramok, grafikonok—Ha statisztikai adatokat tárgyalsz, bemutasd azokat valamilyen formában, táblázatban, diagramon vagy grafikonon. A közönséged sok tagja talán kényelmetlenebbül "hallja" ezeket az adatokat, mint ahogy látja őket.
- A beszéded, jelentésed vagy mindkettő vázlata—Ha tanácstalan vagy, hogy milyen vizuális anyagokat használj a szóbeli előadásodban, vagy ha az előadásod bonyolult, készíts egy vázlatot, amelyet különböző pontokon meg tudsz mutatni a beszéded során.
- Kulcsszavak és meghatározások—Jó ötlet vizuális segédeszközökhöz (főleg, amikor másokat nem tudsz kitalálni), ha létrehozol egy két oszlopos listát a szóbeli előadás során használt kulcsszavakról az azok definícióival a második oszlopban.
- Kulcsfontosságú fogalmak vagy pontok—Hasonlóképpen, felsorolhatod a kulcspontjaidat, és ábrázolhatod őket vizuálisan. (Az életrajzi vázlatok, kulcsszavak és főbb pontok mind jó, jogos módok a vizuális elemek bevonására a szóbeli előadásokba, amikor más lehetőségekre nem tudsz gondolni.)
A tényleges szóbeli jelentésed során ügyelj arra, hogy beszélj a vizuális anyagaidról, hivatkozz rájuk, és vezesd végig a hallgatóidat a vizuális anyagod főbb pontjain. Nagy probléma, ha csak kiteszel egy vizuális elemet a képernyőre, és soha nem hivatkozol rá.
Értékelő Űrlap
Töltse le az értékelő űrlapot.
Kapcsolódó információk
Olvasási kvíz. Használja ezt a kvízt, hogy tesztelje a fejezet megértését.
Nincsenek Buta Kérdések. Itt vannak szakmai mérnökök, akik megpróbálják elmagyarázni a műszaki dolgokat, például mi az induktivitás. Mennyire jól csinálják?
Értékelném a gondolataidat, reakcióidat, kritikádat ezzel a fejezettel kapcsolatban: a válaszod—David McMurrey.
