A technikai írás kurzusokban—nem is beszélve a munkahelyen—gyakori feladat egy szóbeli prezentáció előkészítése és bemutatása. Lehet, hogy kíváncsi vagy, hogy egy szóbeli A jelentés egy... írás osztály. A munkaadók bizonyára keresik a tanfolyamokat és a írásos dokumentumok előkészítésében szerzett tapasztalatot, de némi tapasztalatot a szóbeli előadásokban is elvárnak. Ezért az ilyen tanfolyamok valódi neve "A Műszaki Kommunikáció Bevezetése."
A következőt egy standard, személyes osztálytermi környezetre írták. Ha az online technikai írás kurzust veszed, az szóbeli jelentéseket "forgatókönyvként" küldheted be, vagy megfelelő felszereléssel élőben vagy felvétel formájában is terjesztheted az audio változatokat. Minden esetben a diákok értékelik egymás szóbeli jelentéseit egy, a fejezet végén található űrlap kitöltésével.
A téma és helyzet az szóbeli előadás számára
A műszaki írás kurzusban az szóbeli beszámolóhoz képzelje el, hogy hivatalosan átadja a végső írva jelentse a szerződéses vagy megállapodás keretein belül megismert személyeknek. Például képzelje el, hogy szerződött egy szoftvercéggel, hogy elkészítse a felhasználói kézikönyvét. Miután befejezte, találkozót tartana a vezetőkkel, hogy hivatalosan átadja a kézikönyvet. Időt szánna arra, hogy bemutassa nekik a kézikönyvet, megmutatná, hogyan van felépítve és megírva, és megbeszélne néhány kiemelt pontot. Célja, hogy megismertesse őket a kézikönyvvel, és felkeltse bennük az aggályokat vagy kérdéseket. (Az osztálya örömmel eljátssza bárkinek, akit mond neki a beszéde során.)
Ahogy látod, nem kellene kutatást végezned a feladat előkészítéséhez—csak tervezd meg a beszéded részleteit, és készíts elő legalább egy vizuális segédletet. Ha van egy téma, amelyet szívesebben nem mutatnál be szóban, beszélj más lehetőségekről az oktatódnak. Íme néhány ötlet, ha szeretnél más témát bemutatni:
- Cél: Egy módja a téma megtalálásának, ha átgondoljuk a beszédünk célját. Az oktatás (például, hogy elmagyarázzuk, hogyan kell futtatni egy szövegszerkesztő programot egy számítógépen), a meggyőzés (hogy szavazzunk egy bizonyos, technikai jellegű kötvénykibocsátás mellett vagy ellen), vagy egyszerűen az informálás (hogy beszámoljunk a polgárok részvételéről az új újrahasznosítási programban).
- Tájékoztató célból: A szóbeli beszámoló elsősorban tájékoztató jellegű lehet. Például, mint a növény áthelyezésével foglalkozó bizottság tagja, a feladatod lehet, hogy szóbeli beszámolót tarts az épület és a terület állapotáról az egyik javasolt vásárlási helyszínen. Vagy előfordulhat, hogy a városi tanács előtt kell megjelenned, és beszámolnod a város által támogatott új újrahasznosítási projekt sikeréről.
- Oktatási cél: A szóbeli beszámoló elsősorban oktató jellegű lehet. A feladatod lehet, hogy új munkavállalókat képezz ki bizonyos berendezések használatára vagy bizonyos rutinfeladatok elvégzésére.
- Meggyőző cél: Egy szóbeli jelentés elsősorban meggyőző lehet. Lehet, hogy meg akarja győzni a helyi civilszervezetek tagjait egy városi újrahasznosítási program támogatásáról. Lehet, hogy a városi tanács előtt kell megjelennie, hogy meggyőzze annak tagjait, hogy bizonyos városi tulajdonú területeket fenntartsanak parkok, softball- és baseballpályák vagy közösségi kertek számára.
- Témák: Kezdhetsz egy technikai témával, például napelemekkel, mikroprocesszorokkal, csepegtető öntözéssel vagy lézeres műtéttel. Szóbeli beszámolódhoz gondolj egy olyan témára, amiről szívesen beszélnél, de találj egy okot, amiért a közönség meg szeretné hallgatni a szóbeli beszámolódat.
- Hely vagy szituáció: Orális beszámolók témáit találhat, vagy részletesebb terveket készíthet, ha arra gondol, hogy hol vagy milyen helyzetben lenne természetes a beszámoló megtartása: egy helyi egyesületnél? a szülői–tanári egyesület ülésén? egy egyházi gyűlésen? a kertészeti klubban? egy városi tanács ülésén? egy vállalat igazgatósági vagy felsővezetői értekezletén? Ha így gondolkodik az orális beszámolóról, az segít fókuszálni a közönségre, az ő hallgatásuk okaira, valamint érdeklődésükre és háttérre.
Szóbeli előadás tartalma és követelményei
Az előadásod fókusza egyértelmű, érthető bemutatás; jól szervezett, jól megtervezett, jó időzítésű diskurzus. Nem szükséges, hogy Mr. vagy Ms. Sleek-Operátor legyél, csak nyújtsd a mondanivalód alapjait nyugodt, rendezett, jól megtervezett módon.
Amikor az előadásodat tartod, mindannyian ugyanazokra a dolgokra fogunk figyelni. Használjátok az alábbiakat követelménylistaként, ahogy a felkészülésedet összpontosítod:
- Tervezz egy magyarázatot arra, hogy a osztály számára mi a helyzet az oral jelentéseddel, ki vagy te, és kikkel képzeljék el, hogy ők vannak. Ügyelj arra, hogy legyen egy világos határvonal a rövid magyarázat és az tényleges oral jelentésed kezdete között.
- Ügyeljen arra, hogy szóbeli beszámolója ne tartson tovább, mint amit az esemény szervezői vagy az oktatója megenged. Ha műszaki írást tanul, kérje meg az oktatóját, hogy jelezze, mikor közelít a maximális idő, mikor érkezett el, vagy mikor járt le.
- Figyeljen különösen a beszéde bevezetésére:
- Jelezd a cél szóbeli beszámolód róla
- adj egy áttekintés a tartalmáról
- find valamilyen módot a érdeklődés a közönség.
- Használj legalább egy vizuális — lehetőleg diák segítségével bemutató szoftverrel (például Powerpoint) vagy átlátszó fóliákat a vetítőhöz. A flip chartok és kiállító tárgyak is megengedettek. De kerüld a krétatáblára vagy fehér táblára írást, illetve a kizárólag kézi anyagok használatát.
- Győződj meg arról, hogy a vizuális elemeidet fontos részletek szempontjából megvitatod. Ne csak felrakd őket, és hagyd figyelmen kívül. Hangsúlyozd ki a bennük rejlő dolgokat; magyarázd el a közönségnek.
- Tervezd meg, hogy bármely technikai aspektust világosan és érthetően magyarázol el. Ne sietj a bonyolult, technikai részletekkel—lassíts le, és magyarázd el gondosan, hogy megértsük.
- Használj "beszélt címsorokat"—mostanra már hozzászoktál, hogy címsorokat használsz írott munkáidban. Van egy párhuzam a szóbeli beszámolókkal. Ezzel nagyon világos jelzést adsz a közönségednek, hogy az egyik témáról vagy a beszéded egyik részéről a következőre lépsz. (Lásd a példákat a beszélt címek.)
- Tervezd meg előre a jelentésedet, és gyakorold, hogy az legyen szervezett. Ügyeljen arra, hogy a hallgatók tudják, miről beszél, miért, melyik részén tart a beszédnek, és mi következik. Az áttekintések és a beszélt címek nagymértékben hozzájárulnak ehhez a szervezett érzéshez.
- Zárj le egy valódi következtetéssel. Az emberek néha elfelejtik megtervezni, hogyan fejezzék be a szóbeli beszámolójukat, és csak összezavarodva hagyják abba. Emlékezz arra, hogy a következtetésekben teheted:
- Összefoglalni. (újra áttekinteni a megbeszélt főbb pontokat)
- zárd le (állíts fel egy logikus következtetést az alapján, amit bemutattál)
- biztosítson néhányat utolsó gondolat (zárd le egy érdekes végső ponttal, de legyen elég általános ahhoz, hogy ne igényeljen kifejtést)
- vagy ezeknek a háromnak valamilyen kombinációja
- És természetesen, szeretnéd majd megkérdezni a közönséget kérdéseikről és aggályaikról.
- Ahogy korábban említettem, győződj meg róla, hogy a szóbeli beszámolód pontosan a megengedett maximális időkerethez van igazítva. Néhány javaslat arra, hogyan lehet ezt megvalósítani, a következő szakaszban található.
A szóbeli előadás diagramja.
Felkészülés a Szóbeli Előadásra
Válaszd ki a beszéd előkészületi módszerét, amely a legjobban illik a közönség előtti beszédhez és a témához való kényelmedhez. Azonban valamilyen előkészületet vagy próbatételt mindenképpen végezz—egyesek azt feltételezik, hogy csak felugranak oda és elmondják a várható időkeretben, lazán, informálisan. Ez általában nem így működik—a mentális üresség a gyakoribb tapasztalat.
Itt vannak a nyilvánvaló lehetőségek az előkészítésre és a szállításra:
- Írj egy forgatókönyvet, gyakorold be; tartsd kéznél gyors hivatkozásként a beszéded alatt.
- Készíts egy vázlatot a beszédedről; gyakorolj vele, és hozd magaddal referencia céljából.
- Állítsd össze a jegyzetkártyákat, gyakorolj velük, és használd őket a beszéded alatt.
- Írj egy forgatókönyvet, és olvasd fel (lehetőleg, néha pillants rá).
Természetesen a rögtönzött vagy impromptu módszerek is elérhetőek a bátrak és kalandosok számára. Azonban kérlek, tartsd szem előtt, hogy akár 25 ember is hallgatni fog téged—tartozol nekik egy jó előadással, ami világos, érthető, jól megtervezett, szervezett és összhangban van a céloddal és a közönségeddel.
Nem számít, melyik módszert használod az előadásra való felkészüléshez. Természetesen a jelentésedet közvetlenül egy forgatókönyvből olvasó, lehajtott fejű stílusnak megvannak a maga problémái. Kevés vagy egyáltalán nincs szemkontaktus vagy interakció a közönséggel. A beszéd unalmas monotóniába hajlik, ami vagy eltántorítja a hallgatókat, vagy nehezen érthetővé válik.
valamiért az emberek általában idegesek lesznek, ha új dolog a szóbeli előadások. Próbáld megjegyezni, hogy az osztálytársaid és az oktatód nagyon megbocsátó, támogató csoport. Nem kell sima szórakoztatónak lenned—csak legyél világos, rendezett és érthető. Az idegesség idővel elmúlik, minél többet adsz elő szóbeli formában.
A prezentáció megkezdése: a bevezetés
Ahhoz, hogy a prezentációd jól kezdődjön, tervezd meg a következőket:
- Kérem, mutatkozzon be, és mondjon egy kicsit magáról.
- Jelölje meg a bemutató témáját és célját.
- Találj egy rövid módot, hogy jelezd a témád fontosságát—és keltsd fel az érdeklődést.
- A bemutatóm a következőket fogja tartalmazni: a téma bevezetése, a főbb pontok ismertetése, esettanulmányok bemutatása, következtetések levonása és kérdések megválaszolása.
Nézd meg, hogyan kezelik ezeket az elemeket a következő példában:
Bevezető megjegyzések egy szóbeli előadásban.
Beszélt Fejlécek Használata Egy Prezentációban
Tervezzük meg a beszélt címsorok amit a prezentációdban fogsz használni. Ezek jelzik, hogy egyik al téma átmegy a következőre, vagy bejelentik egy új al témát. Ezek olyan verbális irányjelzők, amelyek segítenek a hallgatóidnak fenntartani az érzést arról, hogy a prezentációd hogyan van megszervezve. Ez pontosan ugyanez az elképzelés, mint ami a fejezetben szerepel. címek nyomtatott dokumentumokban. Egyes előadók egy sor kérdést használnak az új alkategóriák jelzésére. Nézd meg a következő szóbeli címsorokat (úgynevezett "verbális" címsorok):
Szóban elmondható címsorok példái egy szóbeli előadásban.
Szóbeli előadás tartása
Amikor szóbeli előadást tartasz, összpontosíts az alábbi gyakori problématerületekre:
- Időzítés—Győződj meg róla, hogy tartsd be a várt időkorlátot. Minden, ami jóval az alatt van, szintén probléma. Gyakorolj, írj egy forgatókönyvet, vagy találj valami más módszert, hogy pontosan be tudd lőni az időzítést.
- Térfogat—Nyilvánvaló, hogy biztosnak kell lenned abban, hogy elég hangosan beszélj, hogy a közönséged minden tagja hallja téged. Lehet, hogy találsz valamilyen módot arra, hogy a szóbeli előadás előtti napokban gyakorolj egy kicsit hangosabban beszélni.
- Tempó, sebesség—Néha a kissé ideges szóbeli előadók túl gyorsan beszélnek. Mindez az adrenalin arra készteti őket, hogy átrohanjanak a beszédükön. Ez megnehezíti a közönség számára a követést. Általánosságban segít a hallgatóknak jobban megérteni téged, ha egy kicsit lassabban és szándékosabban beszélsz, mint ahogy a normál beszélgetés során tennéd. Lassíts, vedd könnyedén, légy világos.
- Gestusok és testtartás—Vigyázz a ideges kezekkel, amelyek mindenhol repkednek. Ez is zavaró lehet—és egy kicsit komikus. Ugyanakkor ne változz bábuvá. Tervezz úgy, hogy a kezeidet összefonva tartsd, vagy a pulpituson, és csak alkalmanként tegyél valamilyen gesztust. A testtartást illetően kerüld a dülledést a pulpitusnál és a falnak dőlést.
- Szóbeli mankók—Vigyázz a túl sok "hm" "tudod" "jól" és másfajta ideges verbális szokásokra. Ahelyett, hogy minden három másodpercben azt mondanád, hogy "hm" vagy "tudod", egyszerűen ne mondj semmit. Az előadásod előtti napokban gyakorold a beszédet ezek a verbális támaszok nélkül. A csend, ami helyettesíti őket, nem rossz dolog—időt ad a hallgatóknak, hogy feldolgozzák, amit mondasz.
Vizuális anyagok tervezése és előkészítése szóbeli előadásokhoz
Készítsen legalább egy látványt ehhez a jelentéshez. Íme néhány ötlet az "medium" számára, amit felhasználhat a vizuális anyagokhoz:
- Prezentációs szoftver diáikA képek ("diák") szoftverek, mint például a Powerpoint, segítségével történő megjelenítése vált a szabvánnyá, bár egyesek elítélik ezt. Az egyik gyakori probléma a diák elkészítésekor, hogy túl sok információt zsúfolnak egy-egy diára. Egy gyors keresés olyan kifejezésekre, mint a PowerPoint bemutató lehetővé teszi, hogy olvasson a diák létrehozásáról és intelligens tervezéséről. Természetesen a helyiségnek, ahol ezeket a diakat használja, rendelkeznie kell egy számítógépes projektorral.
- Diafilmek a projektorhoz—A transparenciákkal használt overhead projector úgy tűnik, hogy a múlté lett —de nem teljesen. Ebben a módszerben egy üres papírlapon tervezed meg a vizuális anyagot, majd lefénymásolod, és végül készítesz róla egy transparenciát.
- Poszter méretű táblázatok—Egy másik lehetőség, hogy szerezz néhány poszterpapírt, és rajzold meg, illetve írd fel, amit szeretnél, hogy a közönséged lásson. Természetesen nem könnyű, hogy a diagramok rendezettnek és professzionálisnak tűnjenek.
- Kézikönyvek—Készíthet másolatokat arról, amit szeretne, hogy a hallgatói lássanak, és osztogathatja őket a beszéde előtt vagy közben. Ez a lehetőség még kevésbé hatékony, mint az első kettő, mert nem tudja megmutatni, amit szeretne, hogy a hallgatók lássanak, és a kézbesített anyagok a hallgatók figyelmét elvonják öntől. Mégis, bizonyos vizuális igények esetén a kézbesített anyagok az egyetlen választás.
- Tárgyak—Ha bizonyos eljárásokat kell bemutatnod, szükséged lehet valódi fizikai tárgyakra. Gyakorold, mit fogsz tenni ezekkel a tárgyakkal; néha sokkal több időt vehet igénybe, mint amit vártál.
Kerüld el, hogy csak vázlatosan rajzold meg a vizuális anyagodat a táblán. Amit csak papíralapúan vázolsz, azt szépen elkészítheted prezentációs diának, transparenciának vagy poszter méretű táblázatnak. Szánj időt arra, hogy a vizuális anyagaid élesnek és professzionálisnak tűnjenek—tedd meg a legjobbat, hogy a teljes közönség számára olvashatóak legyenek.
A vizuális anyagok tartalmával kapcsolatban fontolja meg ezeket az ötleteket:
- Kulcsfontosságú objektumok rajza vagy diagramjaHa bármilyen tárgyat leírsz vagy említesz a beszéded során, próbálj meg vizuális anyagokat szerezni róluk, hogy rámutathass a különböző részekre vagy jellemzőkre.
- Táblák, diagramok, grafikonokHa statisztikai adatokat tárgyalsz, mutasd be azokat valamilyen formában, táblázatban, diagramon vagy grafikonon. A közönséged sok tagja talán kellemetlenebbül érzi magát az ilyen adatok hallgatása közben, mint amikor azt látják.
- Beszédének, jelentésének vagy mindkettőnek a vázlata—Ha nem tudod, milyen vizuális anyagokat használj a szóbeli prezentációdhoz, vagy ha a prezentációd bonyolult, készíts egy vázlatot, amit a beszéded különböző pontjain megmutathatsz.
- Kulcsszavak és meghatározások—Egy jó ötlet a vizuális anyagokhoz (különösen, amikor nem tudsz másra gondolni), hogy készíts egy kéthasábos listát a kulcsszavakról, amelyeket az előadásod során használsz, a második oszlopban pedig azok meghatározásaival.
- Alapvető fogalmak vagy pontok—Hasonlóképpen, felsorolhatja a kulcspontjait, és vizuálisan bemutathatja őket. (A vázlatok, kulcsszavak és főbb pontok mind jó, legitim módjai a vizuális elemek beépítésének a szóbeli előadásokba, amikor más ötlet nincs.)
Az aktuális szóbeli beszámoló során ügyelj arra, hogy beszélj a vizuális anyagaidról, hivatkozz rájuk, és vezesd végig a hallgatóidat a vizuális anyagaid kulcsfontosságú pontjain. Nagy probléma, ha egyszerűen csak megjelenítesz egy vizuált a képernyőn, anélkül hogy valaha is hivatkoznál rá.
Értékelőlap
Kapcsolódó információk
Olvasási kvíz. Használja ezt a kvízt, hogy tesztelje a fejezet megértését.
Nincsenek buta kérdések. Itt vannak szakmai mérnökök, akik megpróbálják elmagyarázni a technikai anyagokat, például mi az induktivitás. Mennyire csinálják jól?
Értékelném a gondolataidat, reakcióidat, kritikáidat ezzel a fejezettel kapcsolatban: a válaszod—David McMurrey.
