Kérjük, kattintson ide, hogy segítsen David McMurrey webtárhely-költségeinek fedezésében:
Adományozzon bármilyen kisebb összeget, amennyit tud!
Az Online Technical Writing továbbra is ingyenes marad.
Feltétlenül tekintse meg a példákat.
Megjegyzések:
- Ez a fejezet, valamint a technikai írás (technical writing) tankönyv többi része a technikai íráskészségekre (technical writing skills) összpontosít. Az itt szereplő technikai tartalom sikeressége, pontossága vagy naprakészsége nem garantált.
- E fejezet fordítása az OpenAI ChatGPT segítségével készült. A nyelvi problémákat kérjük jelezze a admin@mcmassociates.io címen.
Előzetes megjegyzések
A kezdéskor győződjön meg arról, hogy érti a javaslatokra használt definíciót. Továbbá, ha technikai írás (technical writing) kurzust vesz fel, győződjön meg arról is, hogy érti a javaslatfeladatot—nem pusztán bármilyen javaslat megírásáról van szó, hanem olyanról, amely legalább részben egy dokumentum megírását javasolja.
Valódi javaslatok. A javaslat megtervezésének megkezdésekor tartsa szem előtt az alapdefiníciót: a javaslat ajánlat vagy pályázat egy meghatározott projekt elvégzésére valaki számára. A javaslatok tartalmazhatnak más elemeket is—technikai háttéranyagot, ajánlásokat, felmérések eredményeit, a megvalósíthatóságra (feasibility) vonatkozó információkat stb. Ami azonban egy dokumentumot javaslattá tesz, az az, hogy a közönségtől a javasolt projekt jóváhagyását, finanszírozását vagy az elvégzésére vonatkozó engedélyt kéri.
Ha tanácsadóként kíván dolgozni vagy saját vállalkozást tervez működtetni, az írásos javaslatok az üzletszerzés egyik legfontosabb eszközei lehetnek. Ha pedig kormányzati ügynökségnél, nonprofit szervezetnél vagy nagyvállalatnál dolgozik, a javaslat értékes eszköz lehet olyan projektek kezdeményezéséhez, amelyek a szervezetnek vagy Önnek, mint kezdeményező munkavállalónak (általában mindkettőnek) előnyösek.
Egy javaslatnak olyan információkat kell tartalmaznia, amelyek lehetővé teszik a közönség számára annak eldöntését, hogy jóváhagyják-e a projektet, jóváhagyják-e vagy felkérik-e Önt a munka elvégzésére, vagy mindkettőt. A sikeres javaslat megírásához helyezze magát a közönség—vagyis a javaslat címzettje—helyébe, és gondolja végig, milyen információkra lenne szüksége ahhoz, hogy magabiztosan rábízza Önre a projektet.
A fejezet NotebookLM által készített infografikája
A javaslatok típusai. Vegye figyelembe azokat a helyzeteket, amelyekben javaslatok születnek. Egy vállalat nyilvános felhívást tehet közzé egy adott projektre vonatkozó javaslatok benyújtására. Ezt a nyilvános felhívást—amelyet ajánlatkérésnek (Requests for Proposals, RFP) neveznek—közzétehetik újságokban, szakmai folyóiratokban, a Kereskedelmi Kamara csatornáin vagy egyedi levelekben. A projekt iránt érdeklődő cégek vagy magánszemélyek ezután javaslatokat készítenek, amelyekben összefoglalják képesítéseiket, a projekt ütemezését és költségeit, valamint ismertetik a projekt megközelítését. A beérkezett javaslatok címzettje ezeket értékeli, kiválasztja a legjobb jelöltet, majd szerződést készít.
A javasolt munka leírása (a projekt eredményei). A legtöbb javaslatnak ismertetnie kell a javasolt projekt végső eredményét. Egy technikai írás (technical writing) kurzus esetében ez azt jelenti, hogy le kell írnia azt az írásos dokumentumot, amelynek elkészítését javasolja, annak célközönségét és célját; vázlatot (outline) kell adnia; valamint tárgyalnia kell olyan tényezőket, mint a terjedelem, az ábrák (graphics), a kötés (binding) stb. Az Ön által meghatározott forgatókönyvben további feladatok is szerepelhetnek, például képzési szemináriumok (training seminars) megtartása vagy folyamatos szolgáltatás (ongoing service) nyújtása. Ezeket is vegye fel.
Módszer, eljárás, elmélet. Egyes javaslatokban szükséges bemutatni, hogyan kívánja végrehajtani a javasolt munkát. Ez további meggyőző elemként (persuasive element) szolgál; azt mutatja a közönségnek, hogy megalapozott, átgondolt megközelítéssel rendelkezik a projekthez. Emellett ez a háttér egy másik formájaként is működik, amelyre bizonyos javaslatoknak szükségük van. Ne feledje, hogy a háttérszakasz (amelyet korábban tárgyaltunk) arra a problémára vagy szükségletre összpontosít, amely a javaslat megszületéséhez vezetett. Ebben a szakaszban viszont a tervezett eljárásokhoz vagy technológiához kapcsolódó technikai háttért ismerteti. Például egy erdészeti (forestry) javaslatban a szerző röviden bemutatja a faanyag-gazdálkodás (timber management) módját. Ez ismét lehetőséget ad Önnek, mint a javaslat írójának, hogy megmutassa szakértelmét, és bizalmat építsen a közönségben.
Ütemterv. A legtöbb javaslat tartalmaz egy olyan szakaszt, amely nemcsak a várható befejezési dátumot mutatja be, hanem a projekt főbb mérföldköveit (milestones) is. Ha egy nagyobb, több hónapon át tartó projekten dolgozik, az idővonalnak (timeline) tartalmaznia kell azokat a dátumokat is, amikor előrehaladási jelentéseket (progress reports) nyújt be. Ha nem tud konkrét dátumokat megadni, akkor az egyes projektszakaszok időtartamát adja meg.
Képesítések. A legtöbb javaslat összefoglalót tartalmaz a javaslatot benyújtó személy vagy szervezet alkalmasságáról a javasolt munka elvégzésére. Ez egyfajta mini önéletrajz (mini-resume), amely a javaslat része. A javaslat közönsége ezt használja annak eldöntésére, hogy Ön megfelelő-e a projektre. Ennek megfelelően ez a szakasz felsorolja a munkatapasztalatot, a hasonló projekteket, a referenciákat (references), a képzést és az oktatást, amelyek a projektben való jártasságot mutatják.
Költségek, szükséges erőforrások. A legtöbb javaslat egy olyan szakaszt is tartalmaz, amely részletezi a projekt költségeit, legyenek azok belső vagy külső jellegűek. Külső projektek esetén szükség lehet az óradíjak (hourly rates), a tervezett munkaórák, a berendezések és kellékek költségeinek felsorolására, majd a teljes projekt összköltségének kiszámítására. A belső projektek természetesen nem ingyenesek, ezért ezeknél is fel kell sorolni a projekt költségeit: például a projekt elvégzéséhez szükséges időt, a használt berendezéseket és kellékeket, valamint a szervezeten belüli más személyek közreműködését.
Következtetések. A javaslat záró bekezdésének vagy szakaszának vissza kell irányítania az olvasók figyelmét a projekt pozitív aspektusaira (miután éppen bemutatta a költségeket). A záró részben ösztönözheti őket arra, hogy lépjenek kapcsolatba Önnel a projekt részleteinek egyeztetése érdekében, emlékeztesse őket a projekt megvalósításának előnyeire, és esetleg egy utolsó érvvel alátámassza, miért Ön vagy az Ön szervezete a megfelelő választás a projektre.
Projekt-specifikus különleges szakaszok. Ne feledje, hogy az előző szakaszok tipikusak vagy gyakoriak az írásos javaslatokban, nem pedig abszolút követelmények. Mindig tegye fel magának a kérdést: mire lehet még szüksége a közönségemnek ahhoz, hogy megértse a projektet, annak szükségességét, az abból származó előnyöket, az én szerepemet benne, valamint a képesítéseimet. Mire lehet még szükségük az olvasóknak ahhoz, hogy meggyőződjenek arról, hogy engedélyezzék számomra a projekt végrehajtását? Mit kell még látniuk ahhoz, hogy jóváhagyják a projektet, és engem is jóváhagyjanak a megvalósítására?
A javaslatok felépítése
A javaslat tartalmának szervezését illetően ne feledje, hogy ez lényegében egy értékesítési vagy promóciós jellegű dokumentum. Az alábbi alapvető lépéseken halad végig:
- Bemutatja a javaslatot, ismerteti annak célját és tartalmát.
- Bemutatja a hátteret—azt a problémát, lehetőséget vagy helyzetet, amely a javasolt projektet előidézte. Tegye az olvasót a probléma miatt aggódóvá, a lehetőség miatt lelkesebbé, vagy a helyzet iránt érdeklődővé.
- Ismerteti, mit javasol a probléma megoldására, hogyan tervezi segíteni az olvasókat a lehetőség kihasználásában, illetve miként kíván segítséget nyújtani számukra a helyzet kezelésében.
- Megvitatja a javasolt projekt megvalósításának előnyeit és az abból származó hasznot, amely a jóváhagyásból fakad.
- Pontosan leírja, miből állna a befejezett projekt, hogyan nézne ki, és miként működne—vagyis ismerteti a projekt eredményeit.
- Megvitatja az alkalmazott módszert és az ahhoz kapcsolódó elméletet vagy megközelítést—lehetővé téve az olvasók számára, hogy megértsék, hogyan kívánja elvégezni a javasolt munkát.
- Bemutat egy ütemtervet, amely tartalmazza a projekt főbb mérföldköveit vagy ellenőrzési pontjait.
- Röviden felsorolja a projekthez kapcsolódó képesítéseit; egy mini önéletrajzot ad arról a háttérről, amely alkalmassá teszi Önt a projektre.
- Most (és csak most) felsorolja a projekt költségeit és azokat az erőforrásokat, amelyekre a megvalósításhoz szüksége lesz.
- Az előnyök áttekintésével zárja a javaslatot (arra az esetre, ha a költségek bemutatása túl nagy hatást gyakorolt volna), és arra ösztönzi a közönséget, hogy lépjen kapcsolatba Önnel vagy fogadja el a javaslatot.
Figyelje meg a szakaszokon való végighaladás általános logikáját: először a problémával kapcsolatban aggodalmat kelt vagy a lehetőség iránt érdeklődést vált ki, majd lelkesíti az olvasókat azzal kapcsolatban, hogyan oldja meg a problémát vagy hajtja végre a projektet, ezt követően bemutatja erős képesítéseit—majd rátér a költségekre, végül pedig azonnal visszatér a projekt pozitív pontjaihoz.
A javaslatok formátuma
A javaslat formátumára és csomagolására a következő lehetőségek állnak rendelkezésre. Nem számít, melyiket használja, amennyiben belső javaslatok esetén az emlékeztető (memorandum) formátumot, külső javaslatok esetén pedig az üzleti levél (business-letter) formátumot alkalmazza.
- Kísérőlevél vagy emlékeztető külön javaslattal: Ebben a formátumban egy rövid „kísérő” levelet vagy emlékeztetőt ír, majd azt követően csatolja magát a javaslatot. A kísérőlevél vagy emlékeztető röviden jelzi, hogy egy javaslat következik, és felvázolja annak tartalmát. Valójában a kísérőlevél vagy emlékeztető tartalma nagyrészt megegyezik a bevezetéssel (amelyet az előző szakasz tárgyalt). Figyelje meg azonban, hogy a kísérőlevelet vagy emlékeztetőt követő javaslat bevezetése nagyrészt megismétli a korábban elhangzottakat. Ennek oka, hogy a levél vagy emlékeztető leválhat a javaslatról, vagy a címzett esetleg nem is olvassa el, és közvetlenül a javaslatra tér át.
- Összevont üzleti levél vagy emlékeztető formátumú javaslat: Ebben a formátumban a teljes javaslatot egy szabványos üzleti levéllel vagy emlékeztetővel vonja össze. Címeket és egyéb speciális formázási elemeket használ, mintha jelentés (report) lenne. (Ez az összevont emlékeztető-formátum a következő ábra bal oldalán látható.)
Az összevont emlékeztető formátumot használó javaslat (bal) és a kísérőlevelétől elkülönített javaslat (jobb)
Különleges feladatkövetelmények
Ne feledje, hogy egy technikai írás (technical writing) kurzusban a javaslatfeladat több célt is szolgál: (1) tapasztalatot ad a javaslatírásban; (2) segít megkezdeni a féléves technikai dokumentum (techdoc) megtervezését; (3) lehetőséget ad az oktatónak arra, hogy együtt dolgozzon Önnel a jelentésprojektjén, és biztosítsa, hogy megvalósítható témával rendelkezik. A második és harmadik cél érdekében bizonyos konkrét tartalmakat kell beillesztenie a javaslatba (vagy mellékelnie hozzá), amelyek közül néhány nem feltétlenül tűnik megfelelőnek egy valós környezetben használt javaslatban. Ha ezek nem illenek magába a javaslatba, helyezze el őket az oktatójának szóló emlékeztetőben, ahogyan az a fejezet elején felsorolt első példajavaslatban is látható.
Az alábbi ellenőrzőlista bemutatja, mit kell szerepeltetni a javaslatban vagy az oktatónak szóló mellékelt emlékeztetőben:
- Közönség: Írja le a javaslat és a javasolt jelentés közönségét (ezek eltérőek lehetnek) annak alapján, hogy mely szervezetnél dolgoznak, milyen beosztásuk és munkakörük van, milyen technikai háttérrel rendelkeznek, és mennyire képesek megérteni az Ön által javasolt jelentést.
- Helyzet: Írja le a javaslat célközönségét: kik ők, mit csinálnak, és milyen szintű ismerettel és háttérrel rendelkeznek a javaslat témájában. Ismertesse azt a helyzetet is, amelyben a javaslat készül, és amelyben a projekt szükségessé válik: milyen problémák vagy igények vannak? Kik érintettek, és hol találhatók?
- A jelentés típusa: Magyarázza el, milyen típusú jelentést kíván írni: technikai háttérjelentést (technical background report) vagy megvalósíthatósági jelentést (feasibility report)? Adjon elegendő magyarázatot ahhoz, hogy az oktató lássa, megérti a jelentés típusát. Lásd a jelentéstípusokról szóló fejezetet.
- Információforrások: Sorolja fel az információforrásokat; győződjön meg arról, hogy témájához elegendő információ áll rendelkezésre; nevezzen meg konkrét könyveket, cikkeket, kézikönyveket és egyéb forrástípusokat, amelyek véleménye szerint hozzájárulnak a jelentéshez.
- Ábrák: Sorolja fel azokat az ábrákat, amelyekre véleménye szerint a jelentésnek szüksége lesz, azok típusa és tartalma szerint. (Ha nem tud egyetlen szükséges ábrát sem megnevezni, lehet, hogy a téma még nem megfelelő—végezzen ötletelést az oktatójával.)
- Vázlat: Mellékelje azoknak a témáknak és altémáknak a vázlatát (outline), amelyeket a jelentésben tárgyalni kíván.