引言是报告中最重要的部分之一—或者说，任何文档—的引言常常写得不好。一个原因可能是人们误解了引言的目的。引言是为了让读者了解报告，而不一定，或者仅限于，在主题内容方面。“引言”并不等于“背景”；它可能包含一些背景，但仅限于最少的部分。
读者在开始阅读报告之前，通常会有一些基本的需求：例如，报告是什么内容，为什么写这份报告，目的是什么，写给谁，主要内容有哪些。读者需要对报告的主题、目的、情况和内容有一个基本的了解，换句话说，就是一个介绍。
想象一下，几年前你在写一份关于CD-ROM计算机设备的推荐报告。你可能会想在引言中讨论光盘发展的背景或其理论方面。这些内容可能是报告中包含的好材料，并且可能属于报告—，但不应出现在引言中，或至少不应详细或冗长地展开。
对于10页的报告，引言的平均长度可能为半页到一整页。在这一页中，你可能会有三个段落。其中一个段落可以专门用于背景信息—换句话说，用于介绍主题。然而，其他两个段落必须完成引入报告和引导读者理解报告的任务，具体讨论如下。
引言的共同要素
注意： 如果您正在撰写一份简短的1到2页的文件，请确保阅读以下部分关于 简短文件的介绍.
以下每个元素并不是所有介绍中都必需的，有些元素可以合并到同一句话中。与其机械地应用这些元素，不如先撰写一个你觉得好的介绍，然后再回来寻找其中的这些元素。
主题。 在引言的开头，明确报告的具体主题。有些引言似乎想让读者先保持悬念，然后再揭示真正的主题——这是一种冒险。更好的做法是在早期就指明主题——这样你可以在前三到四行中圈出主题词。
目的和情况。 好的引言需要说明写作的原因、受众和目的。如果报告提供了关于是否实施某个项目的建议，引言中需要明确该目的。您可能还需要考虑说明报告的范围—它是什么。 不 意图完成的目标。
观众。 请说明报告—的适当或预期读者，例如，"受过HAL/6000培训的经验丰富的技术人员。"请指明读者需要什么样的经验或知识水平来理解报告，如果不需要，则说明。如果报告是为德克萨斯州乌托邦市的市议会成员准备的，介绍部分需要表达这一点。
内容概述。 指明报告的主要内容。您可以通过句中列表来做到这一点，如示例所示。如果您担心读者的期望过高，请说明报告涉及的主题。 不 封面。
该主题的背景。 这是大家的最爱！一些最基本的背景通常在介绍中提供，例如，关键定义、历史背景、理论、主题的重要性。这样的信息可以引起读者的兴趣，激励他们阅读，使他们对一些基本概念有基本的了解。不过要小心，这个讨论可能会失控，超过一页。如果发生这种情况，也没关系，所有的一切都没有失去。可以把它移到报告的主体部分，或者放在附录中。
情况背景。 另一种背景也是引言的一个好候选者—引发报告需求的情况。例如，如果针对某种新技术有很多冲突的数据，这引发了进行研究的需求，这种背景可以在引言中总结。例如，如果公司需要某种新设备，或者公司有某些问题或需求以及与该设备相关的一些要求—对这些事项的讨论应放在引言中。
在讨论这些元素时，__"__指示__"__这个词不断被使用。 这是因为你希望避免使用过于强硬的语言，例如__"__本报告的主题是...__"__或__"__本报告是为...而写的__"__。 请注意，示例引言通常避免这种表述方式。
示例报告引言，包含合同要素。 （作为弹出窗口打开；调整大小以便更好地查看。）
另一个冗长报告引言的例子，再次包括合同要素。 （以弹窗形式打开；调整大小以获得更好的观看效果。）
引言中的元素分组和排序
分组。 一个常见的问题是将背景信息分散在引言的不同部分。虽然将背景信息分散在引言的不同部分可能有合理的理由，但通常将其集中在一个地方是最好的：
引言段落中的混乱。
请注意，红色高亮的句子是背景信息。但是，背景信息发生在第一段。请将其移动到第一段，并用“可靠的”进行过渡进行重新措辞。
排序。 另一种分析引言的方法是考虑其中信息类型的顺序。将不合适的句子移到第一段，合理的信息类型顺序可能是这样的：
|
背景信息 待讨论的主题 目标受众 范围：未涵盖的内容 |
引言段落中常用的信息类型顺序。
简短文件介绍
如果您正在撰写一份1到2页的简要文档，则不需要前面章节中讨论的报告介绍中常见的所有元素。以下是您可能需要的子集：
主题。 如果你能在引言的前三到四行中圈出主题词，你就成功了。
目的和情况。 在说明中，仅需告诉读者他们将看到如何做某事。在推荐报告中，只需提到读者将看到结论和建议。
观众。 指明读者理解该文档需要什么程度的经验或知识。如果不需要任何经验或知识，请说明。
内容概述。 指明文件的主要内容。一个简单的句内列表即可。
背景。 始终记住，引言不是背景讨论；它可能包含一些内容，但仅限于最少。
包含大多数关键要素的简要介绍示例。
大纲中的介绍
当您为一份报告长度的文件制定大纲时，您可能会发现自己将罗马数字 I 部分用于背景信息。这不是一个好主意。请记住这个指导原则： 引言让读者准备好阅读文档。考虑到这一点，概述报告长度文档的引言是相当简单的。以下是一个例子：
一. 引言
A. 目的
B. 范围
C. 概述（将要覆盖的内容简要列表）
D. 情况和听众
II. 背景 . . .
您不必包含所有这些元素，也不必按此确切顺序，并且您应该能够灵活地将一些元素合并到同一句话中。
章节介绍
我们通常不认为报告中有多个引言。不过，在超过 8 到 10 页或更多页的报告中，单独的各个部分也需要某种形式的引言。这些可以称为 章节介绍 因为它们让读者准备阅读报告的一个部分—它们使读者了解其内容和目的，并展示与前一部分的联系。
当然，章节引言不需要包含报告引言的所有元素。然而，它确实有几个元素，如果处理得当，可以显著提高报告的清晰度和流畅性。
示例部分介绍。 注意这一部分的引言不仅提到前面和即将讨论的主题，还展示了它们之间的关系。
主题指示。 与报告引言一样，指明即将到来的部分的主题。但请记住，它不必是沉闷、乏味的。报告下一部分的主题是……
内容概览。 正如报告引言中所述，列出主要内容是个好主意。句内列表很好地实现了这一目的。
过渡。 在章节介绍中，非常有用的一个元素是过渡词组，它表示前一部分与即将开始的部分之间的关系。在任何长度和复杂性的报告中，这都是一个好的技巧—它引导读者，向他们展示报告的各个部分是如何相互关联的。
引言修订清单
在修订引言时，注意以下问题：
- 避免撰写仅包含背景信息的引言；避免让背景信息淹没引言的关键要素。
- 确保尽早指出主题。
- 确保指出受众和情况—读者应该对报告有什么期待；他们需要什么知识或背景才能理解报告；是什么情况导致了报告的需求。
- 确保报告内容有概述，以及范围信息—报告不涵盖的内容。
我很想听听你对这一章的想法、反应和批评： 你的回应—大卫·麦克默里.
