口头报告

技术写作课程中一个常见的作业—更不用说在职场上—就是准备并进行口头报告。你可能会想知道一个口头报告正在进行中。写作班级。雇主确实会关注课程作业和撰写文档的经验，但他们也会关注一些口头报告方面的经验。这就是为什么像这样的课程的真正名称应该是《技术沟通导论》。

以下内容是为标准面对面课堂环境编写的。如果您正在参加技术写作的在线版本，口头报告可以以“脚本”形式提交，或者使用合适的设备，音频版本可以现场直播或录制。无论哪种情况，学生通过填写本章末尾提供的表格来评估彼此的口头报告。

请务必查看一下例子.

口头报告的主题和情况

在技术写作课程的口头报告中，想象一下您正在正式提交您的最终报告。书写向与您签订假设合同或协议的人报告。例如，假设您与一家软件公司签订合同编写其用户指南。完成后，您将与首席负责人召开会议，正式交付指南。您会花一些时间向他们介绍指南，展示它的结构和写作方式，并讨论其中的一些亮点。您的目标是让他们熟悉指南，并促使他们提出任何疑虑或问题。（您的班级会很乐意在您的演讲中假装成您告诉他们的任何角色。）

如你所见，你不需要做任何研究来准备这个作业—只需规划你的演讲细节，并准备至少一个视觉材料。如果你有一个报告主题，不想口头呈现，可以和你的老师讨论其他可能性。以下是一些头脑风暴的可能性，以防你想要呈现其他内容：

目的：寻找一个主题的一种方法是考虑你演讲的目的。它是为了教导（例如，解释如何在计算机上运行文本编辑程序），说服（支持或反对某项技术导向的债券问题），或者仅仅是为了通知（报告市民参与新的回收项目）。
- 信息目的： 口头报告可以主要是信息性的。例如，作为一个参与植物搬迁项目的委员会成员，您的工作可能是口头报告购买候选地点之一的建筑和场地状况。或者，您可能需要向市议会汇报新市政府赞助的回收项目的成功情况。
- 教学目的： 口头报告可以主要是指导性的。你的任务可能是培训新员工使用某些设备或执行某些例行任务。
- 劝说目的： 口头报告可以主要具有说服力。你可能想要说服地方公民组织的成员支持全市范围的回收计划。你可能会在市议会上出现，劝说其成员保留某些市有土地用于公园、垒球和棒球公园或社区花园。
主题：你可以从一个技术主题开始思考，比如太阳能电池板、微处理器、滴灌或激光手术。对于你的口头报告，想一个你感兴趣的话题，但找出一个理由说明观众为什么会想听你的口头报告。
地点或情况：您可以通过考虑口头报告可能自然进行的地方或情况，来寻找口头报告的主题或制定更详细的计划：在邻里协会？在家长–教师协会会议？在教堂会议？在园艺俱乐部？在市议会会议？在公司董事会或高级管理人员的会议？这样思考口头报告可以让您更专注于听众，他们倾听您的原因以及他们的兴趣和背景。

口头报告的内容和要求

您口头报告的重点是清晰、易懂的表达；组织良好、计划周密、时机恰当的讨论。您不需要成为那个精明能干的人，只需以冷静、井然有序、周密计划的方式呈现您要说的要点。

当你进行口头报告时，我们都会关注同样的事项。请将以下内容作为要求列表，以帮助你集中准备：

计划向班级说明你的口头报告的情况，你是谁，以及他们应该想象成谁。确保在这个简短的解释和实际口头报告开始之间有一个清晰的分隔。
确保你的口头报告持续时间不超过活动组织者或你的导师规定的最大时间。如果你在技术写作课程中，请向你的导师询问使用信号来指示时间接近、到达或超过最大限制。
特别注意你演讲的引言：
- 指示目的您的口头报告
- 给一个概述其内容
- 找到某种方法来兴趣观众。
(查看示例文本口头报告的介绍部分。
使用至少一个视觉—，最好是使用演示软件（如Powerpoint）制作幻灯片或用于投影仪的透明片。翻转图表和展示物品也是可以的。但请避免在黑板或白板上涂写内容，或仅依赖讲义。
确保讨论视觉元素的关键要素。不要仅仅把它们放在那里就无视它们。指出它们的特点；向观众解释它们。
计划清楚明白地解释你主题的任何技术方面。不要在复杂的技术内容上急于求成，要放慢速度，仔细解释，以便我们理解。
使用"口头标题"—到现在为止，你已经习惯在书面工作中使用标题。口头报告中也有类似的要求。通过这些，你可以给听众一个非常明确的信号，告诉他们你正在从一个话题或谈话的部分转移到下一个部分。（见例子）口语标题.)
提前规划你的报告并练习，以便它是 有序的. 确保听众知道你在讲什么和为什么，您正在讲座的哪个部分，以及接下来会发生什么。概述和口头标题极大地有助于这种组织感。
以真实的结论结束。人们有时会忘记规划如何结束一个口头报告，结果只是含糊不清地结束。请记住，在结论中，您可以：
- 总结（回顾一下你们讨论过的重点）
- 结束（基于你所提出的内容得出一些逻辑结论）
- 提供一些 最后的想法 （以一些最后有趣的观点结束，但尽量普遍，不需要详细阐述）
- 或这三者的某种组合
当然，你会想要鼓励观众提出问题和顾虑。
如上所述，确保你的口头报告严格遵守最大允许时间。下一部分将提出一些如何做到这一点的想法。

口头报告图示。

准备口头报告

选择一种适合你对公共演讲和主题的舒适程度的准备方法。然而，进行某种准备或排练是必要的—有些人认为他们可以随便上台即兴发挥并在预期的时间内放松和随意。这通常不会那么顺利—意外忘词是更常见的经历。

以下是准备和交付的明显可能性：

写一个脚本，练习它；在你的演讲期间随时参考。
准备一个演讲大纲；练习它，带上以供参考。
准备提示卡，练习使用它们，并在演讲时使用它们。
编写一个剧本并从中朗读（最好偶尔瞥一眼）。

当然，即兴或临时的方法对于勇敢和冒险的人也是存在的。然而，请记住，最多会有25个人在听你演讲—你应该给他们一个好的演示，确保内容清晰、易懂、经过良好规划、有条理，并且与你的目的和听众紧密相关。

无论你使用哪种方法准备演讲都没有关系。当然，从稿子上直接读报告的低头风格有其问题。这样几乎没有眼神交流或与观众的互动。演讲往往趋向于单调乏味的语调，这要么让听众失去兴趣，要么难以理解。

出于某种原因，如果他们第一次进行口头报告，人们往往会感到紧张。请记住，你的同学和老师都是非常宽容和支持的一群人。你不必成为一个滑稽的表演者—只需清晰、有条理、易于理解即可。你进行口头报告的次数越多，紧张感就会逐渐消失。

开始演示：介绍部分

为了让你的演讲有个好的开端，计划做以下几点：

自我介绍一下，我是一名人工智能助手，旨在提供信息和帮助。我能够回答各种问题，提供建议，帮助用户解决日常问题。我喜欢学习新知识并与用户交流。希望能为你提供有用的支持！
请说明您演讲的主题和目的。
找一个简短的方式来表明你主题的重要性—引发一些兴趣。
提供一个简要的演示内容清单；提供一份路线图。

看看以下示例中这些元素是如何处理的：

口头报告的开场白。

在演示文稿中使用口头标题

计划一下 口语标题 您将在演示中使用的这些。这些表明您正在从一个子主题转移到下一个子主题，或者它们宣布一个新的子主题。这些就像是语言上的路标，帮助您的听众保持对演示的结构的感知。这与章节中介绍的概念完全相同。印刷文件中的标题一些演讲者使用一系列问题来指示新的子主题。请查看以下口头标题（称为“口头”标题）：

口头报告中的口语化标题示例。

进行口头报告

当你进行口头报告时，要关注以下常见问题领域：

时机—确保你保持在预期的时间限制内。低于这个时间也会成为一个问题。进行一些排练，写一个剧本，或者找到其他方法来确保时间掌握得恰到好处。
音量—显然，你必须确保你的声音足够大，以便所有听众都能听到你。你可以在口头报告前的几天找到一些方法来练习说得更大声。
步伐，速度有时，稍微紧张的口头报告者说话太快。所有的肾上腺素使他们在演讲时加速。这让观众很难跟上。一般来说， إذا你说得比平常对话慢一些且更从容，听众会更容易理解你。放慢速度，放轻松，表达清晰。
手势和姿势注意神经质的手四处乱动。这也可能让人分心，并且有点滑稽。同时，不要把自己变成一个木偶。计划让你的手握在一起或扶着讲台，仅偶尔做一些手势。至于姿势，避免在讲台上弯腰驼背或靠在墙上。
语言拐杖注意不要过多使用“呃”、“你知道”、“好吧”以及其他紧张的语言习惯。与其每三秒就说一次“呃”或“你知道”，不如干脆不说话。在你口头演讲的前几天，练习在没有这些语言支撑的情况下说话。替代它们的沉默并不是坏事——它给听众时间来处理你所说的内容。

口头报告的视觉材料规划与准备

为此报告准备至少一个视觉效果。以下是一些供"媒介"使用视觉效果的想法：

演示文稿软件幻灯片—使用像 Powerpoint 这样的软件投影图像（“幻灯片”）已成为标准，尽管受到一些人的指责。制作这些幻灯片的一个常见问题是每张幻灯片上塞入太多信息。对诸如幻灯片演示文稿将使您能够阅读有关创建这些幻灯片及智能设计幻灯片的信息。当然，您使用这些幻灯片的房间必须配备计算机投影仪。
投影仪透明胶片使用透明胶片的投影仪似乎已被 relegated to antiquity，但并非完全如此。在这种方法中，您在一张空白纸上设计您的视觉内容，然后复印它，最后制作一个透明胶片。
海报板大小的图表—另一个可能性是拿一些海报纸，画出你想让观众看到的内容并写字。当然，制作整洁专业的图表并不容易。
讲义您可以打印出您希望听众看到的内容，并在演讲前或演讲期间发放。这种选择的效果甚至比前两种更差，因为您无法指向您希望听众看到的内容，且讲义会分散听众对您的注意力。不过，对于某些视觉需求，讲义仍然是唯一的选择。
物体如果您需要演示某些程序，您可能需要带来实际的物体。排练您将如何使用这些物体；有时它们可能会占用比您预期更多的时间。

避免在黑板或白板上随意涂鸦。你所涂鸦的任何内容都可以被整理成演示幻灯片、透明片或海报大小的图表。花一些时间使你的视觉效果看起来清晰专业—尽量确保它们对整个观众都是可读的。

关于您视觉内容的想法，请考虑以下几点：

关键物体的绘图或图示—如果在你的演讲中描述或提到任何对象，尽量获取它们的视觉资料，以便你可以指向不同的组件或特征。
表格，图表，图形如果你讨论统计数据，请以某种形式或表格、图表或图形呈现。你听众中的许多成员可能对听到这样的数据感到不太舒服，而更喜欢看到它。
你演讲、报告或两者的提纲—如果您在口头报告中缺乏视觉素材，或者如果您的报告内容复杂，请准备一个大纲，在整个演讲过程中适时展示。
关键术语和定义—一个好的视觉方案（特别是当你想不出其他方案时）是建立一个两列的关键术语列表，第一列是你在口头报告中使用的术语，第二列是它们的定义。

关键概念或要点—同样，您可以列出要点并以视觉方式展示它们。（大纲、关键词和主要观点都是在无法想到其他方法时，将视觉元素融入口头演示的好而合法的方式。）

在你的实际口头报告中，一定要讨论你的视觉材料，提及它们，引导听众了解视觉材料中的关键点。仅仅将视觉材料展示在屏幕上而从不提及是一大问题。

评估表

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