标准操作程序

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本章向你介绍标准作业程序（SOP）文件和政策与程序（PandP）文件。然而，它并不提供有关如何规划、撰写、格式化和完成这些文件的确切细节。它确实提供了指向包含这些细节的网页的链接，并就如何在你修读技术或商务写作课程时将此类项目保持在合理范围内提供了一些建议。

请查看这些示例 标准操作程序.

并且看看这个 SOP 模板 经许可改编自 Smartsheet: 智能工作管理平台.

标准操作程序

标准操作程序和政策与程序文件大致相同: 它们为做事建立标准，并为执行这些事项提供具体的逐步操作程序。尽管在实践中，这些界限会变得模糊:

  • 政策与程序文件更常关注对员工的期望行为 (例如, 吸烟, 滥用药物, 性骚扰).
  • 标准操作程序更侧重于对执行特定任务的标准化期望，例如医疗专业人员的洗手或在牙科实验室中对牙种植体的取用。

组织使用政策和程序文档来记录其规章制度：出勤政策、药物滥用政策、工作流程程序，等等。一旦记录下来，这些政策和程序便供组织中的每个人参考，这些文档成为解决组织内大多数争议的手段。为区分这两个术语：

  • 政策 像法律、规则声明: 例如，大多数组织都有反骚扰政策，这些政策模仿实际由政府立法的法律。
  • 程序, 另一方面，是执行这些政策的逐步方法。 当然，有些政策不需要程序。 如果组织有禁烟 政策, 那就是需要说的一切。不过，如果有人违反该政策，就需要一个处理该情况的程序。

标准操作程序: 写作项目

如果你已注册与本页面相关的课程，你就处于一个 写作 写作课程，而不是商业管理课程。我们的重点是良好的写作、设计良好的文档、能够实现其目的的文档，以及在内容、组织和格式上符合常见期望的文档。标准操作程序和政策与程序文件显然是写作的重要应用，并且可能包含大量关于组织运作的技术信息。但不要把本章视为这些主题的最终定论—尤其在法律方面。

标准操作程序: 结构

正如您在标准操作程序中所见 说明, 政策 & 程序, 标准操作程序, 有一些常见的元素:

  • 大量使用谓语和祈使句 ("建立"这个, "促进"那个).
  • 在洗手示例中政策与程序的区别。 政策告诉员工做什么; 程序告诉他们确切地如何做。
  • 跟踪编号以便参考。
  • 所有权和批准名称已被指定。
  • 修订日期，以便员工知道他们查看的是否是最新版本。
  • 确立关键术语精确含义的定义。
  • 使用 "will" 来表示要求 (旧式使用 "shall").

标准操作程序: 资源

以下是一些关于标准操作程序的资源：

标准操作程序: 人工智能提示

清单，通常无人阅读，经过一些修改后可以用作 AI 提示的来源。复制以下内容，粘贴到像 Google 的 Gemini 这样的 AI 系统中，看看你可能遗漏了什么。

注意: 有关 techdocs 或其组件的内容、格式、样式的所有引用可在以下位置找到 在线技术写作教科书.

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政策与程序

它们的名字会让你以为它们是彼此的同义词. 不!

需要新文本—显然!

标准操作程序和政策与程序文件大致相同：它们为做事建立标准，并提供执行这些事项的具体逐步程序。尽管在实践中这些区别会变得模糊：

  • 政策与程序文件更常关注对员工行为的期望（例如，吸烟、药物滥用、性骚扰）。
  • 标准操作程序更侧重于对执行具体任务的标准要求，例如医护人员的洗手或牙科实验室中对牙种植体的处理。

组织使用政策和程序文件来记录其规则和规章: 考勤政策、物质滥用政策、工作流程程序，等等。 一旦记录下来，政策和程序就供组织中的每个人查阅，这些文件成为解决组织内大多数争议的手段。 为区分这两个术语:

  • 政策 像法律一样的规则性陈述：例如，大多数组织都有反骚扰政策，这些政策模仿实际由政府立法的法律。
  • 程序, 另一方面，是执行那些政策的逐步实施方法。 当然，有些政策不需要程序。 如果组织有一项禁烟 政策, 那就是一切需要说的。 但是，如果有人违反该政策，就需要一个程序来处理这种情况。

标准操作程序：写作项目

如果你已注册与此页面相关的课程，你就在一个 写作 本课程，不是商业管理课程。 我们的重点是优良的写作、设计良好的文档、能够达成其目的的文档，以及在内容、组织和格式方面符合普遍预期的文档。 标准操作程序和政策与程序文件显然是写作的重要应用，并且可能包含关于组织运作的大量技术信息。 但不要把本章视为关于这些主题的最后定论—尤其是在法律方面。

政策与程序：结构

正如您在标准操作程序中所见 说明, 政策 & 程序, 标准操作程序, 有一些共同元素：

  • 大量使用谓语和祈使语气（“建立”这个，“促进”那个）。
  • 在洗手示例中政策与程序的区别. 政策告诉员工该做什么; 程序则确切地告诉他们如何去做.
  • 跟踪编号以便于参考.
  • 所有权和批准名称已指定。
  • 修订日期, 以便员工知道他们是否正在查看最新版本.
  • 确立关键术语的精确定义.
  • 使用 "will" 来表示一个要求 (旧式使用 "shall").

政策与程序：资源

以下是一些标准操作程序的资源：

政策与程序: AI 提示

清单，通常无人阅读，经过一些修改后可以作为 AI 提示的来源。复制以下内容，粘贴到诸如 Google 的 Gemini 等 AI 系统中，看看你可能遗漏了什么。

注意：有关 techdocs 或其组件的内容、格式、样式的所有参考资料可在 the 在线技术写作教科书.

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