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注意： 本章, 以及这本技术写作教科书的其余部分, 侧重于 技术写作技能. 此处的技术内容不保证成功、准确或是最新—也不应被期待如此。
一些准备工作
真正的提案. 开始规划一份提案时，请记住基本定义: 提案是为某人承接某个项目的要约或投标。提案可能包含其他要素—技术背景, 建议, 调查结果, 有关可行性的信息, 等等。但使提案成为提案的关键在于，它请求受众批准, 资助, 或授予实施所提议项目的许可。
如果你打算成为顾问或经营自己的企业，书面提案可能是你吸引业务的最重要工具之一。而且，如果你在政府机构、非营利组织或大型企业工作，提案可以成为启动有利于组织或你（作为提出建议的员工，通常两者兼顾）的项目的有价值工具。
本章由 NotebookLM 生成的信息图
提案的类型。 考虑提案发生的情形。公司可能会发布公开公告，征求针对某一具体项目的提案。 这个公开公告—称为征求提案（RFP）—可以通过报纸、行业期刊、商会渠道或个人信函发布。对此项目感兴趣的公司或个人随后会撰写提案，概述其资质、项目进度与费用，并讨论他们对该项目的实施方案。收到所有这些提案的接收方随后会对其进行评估，选出最佳候选者，然后拟定合同。
但提案也可能以不那么正式的方式产生。想象你有兴趣在工作上做一个项目（例如，研究引入某项新技术以提高生产力的利弊）。想象你与主管会面并试图说服她。她可能会回应说，"给我写一份提案，我会把它提交给高层管理。" 正如你从这些例子中可以看出，提案可以分为几个类别：
- 内部、外部的提案。 向你所在组织（如企业、政府机构等）内部的某人提出的提案是一个 内部的 提案. 在内部提案中, 你可能不必包含某些部分(例如资质)或在这些部分中提供那么多信息. 一个 外部 提案是由一个独立、单独的组织或个人写给另一个此类实体的书面文件。典型的例子是独立顾问向另一家公司提出承接一个项目的建议。
- 征集的, 未征集的提案. 一个 征求的 这种提案是由接受方请求提出的。通常，公司会通过邮寄方式发出征求提案的请求（RFPs），或在某些新闻媒体上发布它们。但提案也可以在非常本地的层面被征求：例如，你可能正在向你的老板解释在办公室安装一项新技术会有多好；你的老板可能会感兴趣，并要求你写一份提案，提出对该想法进行正式研究。 未经请求的 未经请求的提案是指接收方并未请求这些提案的情况。对于未经请求的提案，你有时必须先说服接收方确实存在一个问题或需求，然后才能开始提案的主要部分。
- "好主意" (非)建议. 想象一下，你在工作中有一个极好的想法，想要引入新技术。你写下一份说明，解释它如何运作以及为什么它如此出色，然后以敦促管理层采纳为结尾。 那是一个提议吗？ 不—在这个语境中并非如此。 它更像是一份可行性报告, 评估一个项目的优劣, 然后建议支持或反对它. 要把这份文件变成一份提案, 只需增加一些请求管理层批准并授权你推进该项目的要素.
提案作业的其他选项。 也许你无法强行把你的报告-项目计划塞入提案的语境中。 另一种选择是写一份学术提案—把它写给你的授课教师，并且不必假装具有现实可行性。 参见一个 示例 这种类型的提案.
提案的典型场景
要构思一个好的技术报告项目，然后再构思一个提案项目，该提案至少部分是为了撰写该报告，这有点棘手。 这里有一些想法：
- 设想一个专注于某一特定议题的非营利组织希望聘请一位专家顾问为其会员撰写一本手册或指南。 该文件将以会员能够理解的方式呈现关于该议题的信息。
- 某个组织希望举办一个关于你擅长领域的研讨会。你写了一份提案来举办该研讨会—套餐中包含一份参加研讨会的人将会收到的指南或手册。
- 你想为你打算创办的那类企业撰写一份商业计划书。设想你想要一份高质量的计划书，但没有时间或专业知识来准备；因此， 你 向专业顾问发出征求提案的请求。你换个角色，假装自己是 Business Startup Consultants, Inc.，并向另一个自己发送一份承接该工作的提案。你的提案被接受后，你（作为 Business Startup Consultants, Inc.）撰写项目说明书。
- 某个机构刚开始使用一种高级的桌面排版系统，但文档让大家很头疼。你收到该机构的征求建议书，要求编写某种简明指南或入门指南。
考虑使用此规划指南用于 以报告为导向的提案.
征求提案 (RFP)
考虑提案发生的情形。公司可能发布公开公告，征求特定项目的提案。 这一公开公告—称为征求提案（RFP）—可以通过报纸、行业期刊、商会渠道或个人信函发布。有兴趣的公司或个人随后会撰写提案，概述他们的资质、项目进度和成本，并讨论他们对该项目的实施方法。接收这些提案的一方会对其进行评估，选择最佳候选者，然后拟定合同。
smartsheet.com
查看下面资源中的示例，了解 RFP（征求建议书）如何组织、它们用来描述其产品和业务的措辞，以及它们向潜在投标方寻求的信息：
- 请求提案数据库 列出美国、加拿大、和欧盟的征求建议书、投标机会和最新项目发布。Categories include business services, construction, creative, health and human services, professional services, research and development, supplies and technology.
- 专业组织，例如 美国公共关系协会, 列出与该行业相关的征求建议书。
- 招标专区 列出来自美国、加拿大和英国的公共部门征求建议书（RFP），以免费订阅服务的形式。
- 大多数联邦征求建议书都列在联邦商业机会数据库中。
- 查找RFP 列出联邦、州和地方政府的征求建议书（RFP）和投标机会.
- 非营利组织数据与决策者相遇的地方. 免费服务，发布面向非营利组织和基金会的征求建议书（RFP），candid.org
—信息经许可改编自 smartsheet.com
建议书中的常见部分
以下内容回顾了你在提案中常见的各个部分。不要以为这些部分每一项都必须出现在你实际撰写的提案中, 也不要以为它们必须按这里呈现的顺序排列—plus 你可能会发现在你的特定提案中还必须包含此处未提及的其他信息。
在阅读下面关于提案中常见部分的内容时，请查看本章开头列出的示例提案。下面讨论的各个部分并不都会出现在这些示例中，但大多数会出现。
引言。 计划好你提案的介绍部分。确保它完成下列所有适用于你具体提案的事项（但不一定按此顺序）：
- 表明接下来的文件是一个提案。
- 提到与提案接收者之前的某些联系，或提及你关于该项目的信息来源。
- 找到一句简短的激励性陈述，能够鼓励收件人继续阅读并考虑参与该项目（如果这是一个未经请求或竞争性的提案），并促使你去承接该项目。
- 概述该提案的内容。
看看本章开头列出的前两个示例提案中的引言, 并尝试识别这些要素.
关于问题、机会或情况的背景。 背景部分经常紧随引言之后，讨论导致项目产生必要性的原因—是什么问题，有什么改进的机会，基本情况如何。举例来说，连锁托儿所的管理层可能需要确保所有员工都懂CPR (也许州里已经颁布了关于CPR认证的新指南)。德克萨斯东部一位松木林地的所有者可能希望在不破坏生态的情况下，使这片土地产生可销售的木材。
确实，提案的受众可能非常了解这个问题，在这种情况下，这一部分可能不需要。 撰写背景部分仍然可能有用，然而，它可以展示你对该问题的特定观点。 而且，如果该该提案是未经请求的，背景部分几乎是必需的—你可能需要说服受众相信问题或机会确
提案的示意图
提案示意图—续
拟开展工作的描述 (项目成果). 大多数提案必须描述所提议项目的最终成果。 在技术写作课程中，这意味着描述你拟撰写的书面文档、其受众和目的; 提供大纲; 并讨论诸如其长度、图表、装订，等等。 在你定义的情景中，可能还有其他工作，例如举办培训研讨会或提供持续的服务。也要把这些包括进去。
方法, 程序, 理论. 在一些提案中，你会想解释你将如何开展所提议的工作。 这充当一种额外的说服性要素；它向受众表明你对项目有一个可靠、经过深思熟虑的方法。 同时，它也作为某些提案所需的另一种背景说明。 记住，背景部分（上面讨论的那一部分）侧重于引发该提案的问题或需求。 然而，在本节中，你要讨论与你计划在拟议工作中使用的程序或技术相关的技术背景。例如，在林业提案中，作者会简要说明木材管理是如何进行的。 再次，这为你——提案撰写者提供了一个展示你对所述内容有充分了解并增强受众信心的机会。
日程。 大多数提案包含一个部分，不仅显示预计完成日期，还显示项目的关键里程碑。如果您正在进行一个跨越数月的大型项目，时间表还应标注您提交进度报告的日期。如果您不能注明具体日期，请说明每个阶段所需的时间。
资格. 大多数提案包含一段总结，说明提案个人或组织完成拟议工作所具备的资质。它就像包含在提案中的一份迷你简历。提案的受众用它来判断你是否适合该项目。因此，本节列出能表明对该项目熟悉程度的工作经验、类似项目、推荐人、培训和教育。
成本, 所需资源. 大多数提案也包含一个部分，详细说明项目的费用，无论是内部还是外部。对于外部项目，你可能需要列出你的小时费率、预计工时、设备和耗材的费用，等等，然后计算整个项目的总成本。内部项目当然也不是免费的，但你仍应列出项目成本: 例如完成项目所需的工时、你将使用的设备和耗材、组织内其他人员的协助，等等。
结论. 最后一段或提案的最后部分应该把读者的注意力拉回到项目的积极方面（你刚刚向他们展示了成本）。在最后部分，你可以以敦促他们联系你以敲定项目细节作为结尾，提醒他们开展该项目的好处，并且也许最后再为你或你的组织做一次推介，强调你们是该项目的正确选择。
针对特定项目的特殊部分。 请记住，前面的各部分在书面提案中是典型或常见的，并非绝对要求。要始终问自己：我的受众还需要什么，才能理解这个项目、理解其必要性、了解由此带来的好处、明白我在其中的角色，以及我对此的资质。我的读者还需要什么，才能被说服同意让我开展这个项目？他们还需要看到什么，才能批准该项目并批准我来执行该项目？
提案的组织
至于提案内容的组织，记住它本质上是一种销售或宣传性质的东西。下面是它所经过的基本步骤：
- 你介绍该提案，告诉读者其目的和内容。
- 你陈述背景—引发拟议项目的问题、机会或情况。让读者对该问题感到关切、对该机会感到兴奋，或对该情况产生兴趣。
- 说明你打算如何解决这个问题，你计划如何帮助读者抓住这个机会，你打算如何帮助他们应对这种情况。
- 讨论实施拟议项目的好处，批准它所带来的优势。
- 准确地描述完成的项目将由什么组成，它会是什么样子，它将如何运作—描述该项目的结果。
- 讨论该方法及其背后的理论或方法论—使读者能够理解你将如何开展拟议的工作。
- 提供一个时间表, 包括项目中的主要里程碑或检查点.
- 简要列出你为该项目所具备的资格；提供一份简要的个人履历，说明你的背景为何使你适合该项目。
- 现在 (仅此时), 列出项目的费用, 你完成该项目所需的资源.
- 以回顾执行该项目的好处作为结尾（以防成本部分带来的冲击过大），并敦促听众与我们联系或接受该提案。
注意这些部分整体推进的逻辑: 你让他们先对一个问题感到担忧或对一个机会产生兴趣, 然后让他们对你将如何解决该问题或完成该项目感到兴奋, 最后向他们展示你具备哪些良好资格—然后 先向他们强调成本, 然后立刻回到项目的优点上.
提案格式
您有以下选项用于提案的格式和包装. 您使用哪一种并不重要, 只要内部提案采用备忘录格式, 外部提案采用商务信函格式.
- 求职信或备忘录，另附提案： 在这种格式中，您撰写一封简短的 "cover" 信件或备忘录，并在其后附上正式的提案。封面信或备忘录简要宣布随后有一份提案，并概述其内容。事实上，封面信或备忘录的内容与（在前一节中讨论的）引言几乎相同。然而请注意，紧随封面信或备忘录之后的提案正文的引言重复了前面的大部分内容。这是因为信件或备忘录可能会与提案分离，或者收件人甚至可能不看信件或备忘录，而直接进入提案正文。
- 汇总的商务信函或备忘录提案： 在这种格式中，您将整个提案与标准商务信函或备忘录合并。您包含标题和其他特殊格式元素，就好像它是一份报告。（这种合并的备忘录格式在下图的左侧所示。）
使用合并备忘录格式的提案 (左) 和与其封面信分开的提案 (右)
特殊任务要求
请记住, 在技术写作课程中, 提案作业有几个目的: (1) 让你获得撰写提案的一些经验; (2) 帮助你开始规划学期报告; (3) 让你的教师有机会就报告项目与你合作, 以确保你有可行的方案. 为了第二和第三个原因, 你需要在提案中(或与提案一起)包含某些具体内容, 其中一些在真实世界的提案中可能显得不太合适. 如果它放不进提案正文, 就像本章开头列出的第一个示例提案中那样, 请把它放在写给教师的备忘录中.
以下是一份清单，列出应在提案中或作为附在导师的备忘录中某处包含的内容：
- 受众: 描述该提案和拟议报告的受众（他们可能不同），包括他们所供职的组织、他们的职称和工作职责、他们的技术背景，以及他们理解你拟撰写报告的能力。
- 情况: 描述该提案的目标受众: 他们是谁, 他们从事什么工作, 他们在提案主题方面的知识和背景水平如何. 描述编写该提案的情境以及该项目被需要的情境: 存在哪些问题或需求? 谁有这些问题或需求, 他们位于何处?
- 报告类型: 说明您打算撰写哪种类型的报告: 是技术背景报告吗? 是可行性报告吗? 提供足够的解释，以便您的导师可以看出您理解该报告的类型. 参见相关章节 报告类型.
- 信息来源： 列出信息来源；确保你知道关于你的主题有足够的信息；列出你认为会为你的报告做出贡献的具体书籍、文章、参考工具书和其他类型的来源。
- 图形: 列出你认为你的报告将需要的图形按它们的 类型 和他们的 内容. (如果你想不出你的报告需要的任何东西，你可能没有一个好的主题—和你的指导老师一起进行头脑风暴。)
- 大纲: 包括你认为将在报告中涵盖的主题和子主题的大纲。
用于提案的 AI 提示
清单通常无人阅读，但经过一些修改后，可以作为 AI 提示的来源。将以下内容复制并粘贴到诸如 Google 的 Gemini 等 AI 系统中，看看你可能遗漏了什么。
注意：有关 techdocs 或其组件的内容、格式、样式的所有参考可在此处找到 在线技术写作教科书.
当你想使用人工智能来评估写作项目时，先介绍你自己，告诉人工智能你是谁、你想要什么。为人工智能提供一个用于评估的参考点，比如一本在线教科书。然后发布你希望人工智能在评估中检查的内容。下面是一个例子：
修改介绍以符合你的身份。
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你好, AI. 我是 David McMurrey, 在 Austin Community College (Austin, Texas) 学习网络安全的学生. 我请求你使用此来评估以下提案 在线 教科书, 关于……的章节 提案, 以及以下问题:
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我很感激你对本章的想法、反应和批评： 你的回应—大卫 麦克默里.
