Úvod je jedna z najdôležitejších častí správy—alebo, čo sa týka akejkoľvek dokumentu—ale úvody sú často zle napísané. Jedným z dôvodov môže byť, že ľudia nechápu účel úvodov. Úvod zoznamuje čitateľov so správou a nie nevyhnutne, alebo len minimálne, s predmetom. "Úvod" neznamená "pozadie"; môže obsahovať nejaké pozadie, ale len minimálne.

Čitatelia majú pochopiteľnú potrebu vedieť niektoré základné veci o správe ešte predtým, ako začnú čítať: ako napríklad, o čom je, prečo bola napísaná, aký je jej účel, pre koho je napísaná a aké sú jej hlavné obsahy. Čitatelia potrebujú základnú orientáciu v téme, účele, situácii a obsahu správy—inými slovami, úvod.

Predstavte si, že pred rokmi ste písali odporúčací správu o CD-ROM počítačových zariadeniach. Mohli by ste mať pokušenie využiť úvod na diskusiu o pozadí vývoja kompaktných diskov alebo o jeho teoretickej stránke. To by mohlo byť dobré zahrnúť do správy, a pravdepodobne to patrí do správy—ale nie do úvodu, alebo aspoň nie v detailoch alebo dĺžke.

Pri 10-stranových správach môže mať úvod priemerne pol až jednu celú stranu. Na tej jednej strane môžete mať tri odseky. Jeden z týchto odsekov by mohol byť venovaný pozadiu informácií—, inými slovami, predstaveniu témy. Ale ostatné dva odseky musia splniť úlohu predstavenia správy a orientovania čitateľa v správe, ako je uvedené v nasledujúcom texte.

Určite sa pozrite na ďalšie príklady: úvody k pokynom a správam.

Spoločné prvky úvodov

Poznámka: Ak píšete stručný dokument s rozsahom 1 až 2 stránky, nezabudnite si prečítať nasledujúcu sekciu o úvody k stručným dokumentom.

Každý z nasledujúcich prvkov nie je potrebný vo všetkých úvodoch a niektoré prvky sa kombinujú do tej istej vety. Namiesto mechanického používania týchto prvkov napíšte úvod, ktorý sa vám zdá dobrý, a potom sa vráťte a hľadajte v ňom tieto prvky.

Téma. Na začiatku úvodu by sa mal konkrétne uviesť téma správy. Niektoré úvody sa zdajú chcieť udržať čitateľov v napätí nejaký čas, predtým ako naznačia skutočnú tému —to je risk. Lepšie je uviesť tému skoro —tak, aby ste mohli zakrúžkovať slovíčka týkajúce sa témy v prvých troch až štyroch riadkoch.

Účel a situácia. Dobrý úvod by mal naznačiť, prečo bol napísaný, pre koho a aký má účel. Ak správa poskytuje odporúčania, či implementovať program, úvod by mal naznačiť tento účel. Môžete tiež zvážiť naznačenie niečoho o rozsahu správy—čo to je. nie určené na dosiahnutie.

Publikum. Uveďte, kto sú vhodní alebo zamýšľaní čitatelia správy —, napríklad "skúsení technici vyškolení na HAL/6000." Uveďte, akú úroveň skúseností alebo vedomostí čitatelia potrebujú na pochopenie správy, ak vôbec nejakú. Ak nie je potrebná žiadna, povedzte to. Ak bola správa pripravená pre členov rady mesta Utopia v Texase, úvod by to mal vyjadriť.

Prehľad obsahu. Uveďte hlavné obsahové stránky správy. Môžete to urobiť pomocou výčtového zoznamu v rámci vety, ako ilustrujú príklady. Ak máte obavy o prehnané očakávania čitateľov, uveďte, aké témy správa nezahŕňa. nie přikryť.

Pozadie témy. Toto je obľúbené u všetkých! Nejaké minimálne pozadie je zvyčajne v úvode—napríklad kľúčové definície, historické pozadie, teória, význam témy. Informácie tohto druhu zaujmú čitateľov, motivujú ich čítať a zakotvia ich v niektorých základných konceptoch. Dávajte však pozor—táto diskusia sa môže vymknúť spod kontroly a zaplniť viac než jednu stránku. Ak sa tak stane, to je v poriadku—nič nie je stratené. Presuňte to do tela správy alebo do prílohy.

Pozadie situácie. Ďalší typ pozadia je tiež dobrým kandidátom na úvod—situácia, ktorá vyvolala potrebu správy. Napríklad, ak existovalo veľa protichodných údajov o nejakej novej technológii, čo vyvolalo potrebu výskumu, toto pozadie by mohlo byť zhrnuté v úvode. Napríklad, ak spoločnosť potrebovala nové zariadenie nejakého druhu alebo ak mala nejaký problém alebo potrebu a nejaké požiadavky v súvislosti s týmto zariadením—diskusia o týchto záležitostiach by mala ísť do úvodu.

Všimnite si, že v diskusii o týchto prvkoch sa stále opakuje slovo "naznačuje". To je preto, že by ste sa chceli vyhnúť prísnej formulácii, ako je napríklad "Téma tejto správy je..." alebo "Táto správa bola napísaná pre...". Všimnite si, ako sa vzorové úvody vo všeobecnosti vyhýbajú tomuto typu formulovania.

Príklad úvodu k dlhšej správe s prvkami zmluvy. (Otvára sa ako vyskakovacie okno; zmeňte veľkosť pre lepšie zobrazenie.)

Príklad ďalšieho rozsiahleho úvodu správy, opäť s prvkami zmluvy. (Otvorí sa ako vyskakovacie okno; zmeňte veľkosť pre lepšie zobrazenie.)

Skupinovanie a sekvenovanie prvkov v úvodoch

Skupinová. Bežný problém je rozptýliť pozadie informácií na rôznych miestach v úvode. Hoci môžu existovať dobré dôvody na rozdelenie pozadia informácií do rôznych častí úvodu, zvyčajne je najlepšie uchovávať ich na jednom mieste:

Neorganizovanosť v úvodnom odseku.

Všimnite si, že vetu so červeným zvýraznením sú pozadia informácie. Spoľahlivé pozadia informácie sa však nachádzajú v prvom odseku. Presuňte ju do prvého odseku a preformulujte ju so slovom „spoľahlivé“ pre prechod.

Sekvenovanie. Ďalší spôsob analýzy úvodov je zvážiť sekvenciu typov informácií, ktoré sa v nich vyskytujú. S presunutou vetou na nesprávnom mieste do prvého odseku by rozumná sekvencia typov informácií mohla byť táto:

Pozadie informácie
Témy, ktoré sa majú pokryť
Cielená skupina
Rozsah: čo nie je pokryté

Bežne používaná sekvencia typov informácií v úvodnom odstavci.

Úvody k stručným dokumentom

Určite si pozrite ďalšie príklady: úvody k inštrukciám a správam.

Ak píšete krátky dokument s dĺžkou 1 až 2 stránky, nemusíte zahrnúť všetky tie prvky bežné pre úvody správ, o ktorých sa hovorilo v predchádzajúcej sekcii. Tu je podmnožina toho, čo pravdepodobne budete potrebovať:

Témat. Ak môžete v prvých troch až štyroch riadkoch úvodu niekde zakrúžkovať kľúčové slová, ste na dobrej ceste.

Účel a situácia. V pokynoch stačí čitateľom povedať, že sa dozvedia, ako niečo urobiť. V odporúčacom správe len spomeňte, že čitatelia uvidia závery a odporúčania.

Diváci. Uveďte, akú úroveň skúsenosti alebo znalostí čitatelia potrebujú na pochopenie dokumentu. Ak nie je potrebná žiadna, povedzte to.

Prehľad obsahu. Uveďte hlavný obsah dokumentu. Jednoduchý zoznam v rámci vety stačí.

Pozadie. Vždy si pamätajte, že úvod nie je pozadím diskusie; môže obsahovať niektoré, ale iba minimálne.


Príklad stručného úvodu s väčšinou kľúčových prvkov prítomných.

Úvody v osnovách

Keď vypracovávate osnovu pre dokument v rozsahu správy, môžete zistiť, že používate tú sekciu s rímskym číslom I na pozadie. Nie je to dobrý nápad. Pamätajte na smernicu: Úvody pripravujú čitateľov na čítanie dokumentu.. S ohľadom na to je načrtnutie úvodu k správe dlhému dokumentu celkom jednoduché. Tu je príklad:

I. ÚVOD
A. Účel
B. Rozsah
C. Prehľad (stručný zoznam toho, čo bude zahrnuté)
D. Situácia a publikum
II. POZADIE . . .

Nemusíte zahrnúť všetky tieto prvky ani v tomto presnom poradí, a mali by ste byť schopní zručne skombinovať niektoré z týchto prvkov v jednej vete.

Úvody k sekciám

Zvyčajne si nemyslíme, že v správe je viac ako jedno úvodné slovo. Avšak v správach s dĺžkou viac ako 8 až 10 alebo viac strán, jednotlivé sekcie tiež potrebujú akýsi úvod. Tieto môžu byť nazývané úvod do sekcií pretože pripravujú čitateľov na čítanie časti správy —orientujú čitateľov na jej obsah a účel a ukazujú určitú súvislosť s predchádzajúcou časťou.

Samozrejme, úvod sekcie nemusí obsahovať všetky prvky úvodu správy. Avšak má niekoľko z nich, ktoré, ak sú spracované dobre, môžu veľmi prispieť k jasnosti a plynulosti správy.

Úvodná časť príkladu. Všimnite si, že tento úvod sekcie nielen spomína predchádzajúce a nadchádzajúce témy, ale aj ukazuje, ako sú navzájom prepojené. (Z reportu napísaného v roku 1983.)

Tématická indikácia. Ako pri úvode reportu, uvedte tému nasledujúcej sekcie. Ale pamätajte, — to nemusí byť nudné, ťažkopádne " Témou tejto nasledujúcej sekcie reportu je... "

Prehľad obsahu. Rovnako ako v úvode správy, je dobré uviesť hlavný obsah. Výpočet v texte tento účel dobre splní.

Prechod. Prvok, ktorý je veľmi užitočný v úvodoch sekcií, je prechodová fráza, ktorá naznačuje, ako súvisí predchádzajúca sekcia s tou, ktorá sa práve začína. V správach akejkoľvek dĺžky a zložitosti je to dobrá technika, pretože vedie čitateľov, ukazujúc im, ako jednotlivé časti správy spolu súvisia.

Kontrola revízie pre úvody

Keď upravujete svoje úvody, dávajte pozor na problémy ako sú nasledujúce:

  • Vyhnite sa písaniu úvodu, ktorý sa skladá len z pozadia; vyhnite sa tomu, aby pozadie prehlušilo kľúčové prvky úvodu.
  • Uistite sa, že tému uvediete hneď na začiatku.
  • Uistite sa, že označíte publikum a situáciu—čo by čitatelia mali očakávať od správy; aké vedomosti alebo pozadie potrebujú na pochopenie správy; aká situácia viedla k potrebe správy.
  • Uistite sa, že správa obsahuje prehľad obsahu, ako aj informácie o rozsahu —čo správa nezahŕňa.

Oceňujem vaše myšlienky, reakcie a kritiku týkajúce sa tejto kapitoly: vaša odpoveď—David McMurrey.