Častou úlohou v kurzoch technického písania—nepomenúvajúc zamestnanie—je pripraviť a predložiť ústnu prezentáciu. Možno sa pýtate, čo je orálny správa sa robí v a písanie trieda. Zamestnávatelia určite hľadajú štúdium a skúsenosti pri príprave písomných dokumentov, ale tiež sa zaujímajú o nejaké skúsenosti s ústnymi prezentáciami. Preto by skutočný názov takýchto kurzov mal byť "Úvod do technickej komunikácie."
Nasledujúce bolo napísané pre štandardné klasické vyučovanie. Ak sa zúčastňujete online verzie technického písania, ústne správy môžu byť zasielané ako „scenáre“, alebo s vhodným vybavením môžu byť audio verzie vysielané naživo alebo zaznamenané. V každom prípade študenti hodnotia ústne správy navzájom vyplnením formulára, aký je poskytnutý na konci tejto kapitoly.
Téma a situácia pre ústnu prezentáciu
Pri ústnej prezentácii v kurze technického písania si predstavte, že oficiálne odovzdávate svoju finálnu napísané oznamte ľuďom, s ktorými ste uzavreli hypotetickú zmluvu alebo dohodu. Napríklad si predstavte, že ste sa dohodli so softvérovou spoločnosťou na napísaní používateľského manuálu. Akonáhle ste ho dokončili, mali by ste stretnutie s vedúcimi predstaviteľmi, aby ste oficiálne odovzdali manuál. Strávite niekoľko chvíľ orientovaním ich v manuáli, ukážem im, ako je organizovaný a napísaný, a prediskutujete niektoré jeho hlavné body. Vaším cieľom je oboznámiť ich s manuálom a podnietiť ich k akýmkoľvek obavám alebo otázkam. (Vaša trieda sa rada bude pretvarovať, kýmkoľvek im poviete, že majú byť počas vášho vystúpenia.)
Ako vidíte, na prípravu na túto úlohu by ste nemali robiť žiadny výskum—len si naplánujte detaily svojej prednášky a pripravte aspoň jeden vizuálny materiál. Ak máte tému správy, ktorú by ste radšej neprednášali ústne, prediskutujte s vaším vyučujúcim iné možnosti. Tu sú niektoré možnosti brainstormingu, v prípade že by ste chceli predstaviť niečo iné:
- Účel: Jedným zo spôsobov, ako nájsť tému, je premýšľať o účele vášho prejavu. Je to na to, aby ste poučili (napríklad vysvetliť, ako spustiť program na úpravu textu na počítači), presvedčili (hlasovať za alebo proti určitému technicky orientovanému dlhopisovému problému), alebo jednoducho informovali (podávať správu o účasti občanov na novom recyklačnom programe).
- Informatívny účel: Ústna správa môže byť predovšetkým informatívna. Napríklad, ako člen výboru zapojeného do projektu presťahovania závodu, vaša úloha môže byť predniesť ústnu správu o stave budovy a pozemkov na jednom z navrhovaných miest na kúpu. Alebo môžete byť požiadaní, aby ste vystúpili pred mestskú radu a podali správu o úspechu nového mestského recyklačného projektu.
- Pokyn pre výučbu: Ústna správa môže byť primárne vzdelávacia. Vašou úlohou môže byť školenie nových zamestnancov na používanie určitých zariadení alebo vykonávanie určitých rutinných úloh.
- Presvedčivý účel: Ústna správa môže byť predovšetkým presvedčivá. Môžete sa snažiť presvedčiť členov miestnych občianskych organizácií, aby podporili mestský recyklačný program. Môžete vystúpiť pred mestským zastupiteľstvom, aby ste presvedčili jeho členov, aby vyhradili určité mestské pozemky na parkové plochy, ihriská na softball a baseball alebo komunitné záhrady.
- Témy: Môžete začať premýšľať o technickej téme, napríklad solárne panely, mikroprocesory, kvapková irigácia alebo laserová chirurgia. Pre svoju ústnu správu premýšľajte o téme, o ktorej by ste sa radi rozprávali, ale nájdite dôvod, prečo by publikum chcelo počuť vašu ústnu správu.
- Miesto alebo situácia: Môžete nájsť témy pre ústne správy alebo si pripraviť podrobnejšie plány na ne premýšľaním o mieste alebo situácii, v ktorej by sa vaša ústna správa mohla prirodzene konať: na stretnutí miestneho združenia? na stretnutí rodičov–učiteľov? na zasadnutí cirkvi? v záhradníckom klube? na zasadnutí mestského zastupiteľstva? na stretnutí predstavenstva alebo vrcholových manažérov spoločnosti? Premýšľanie o ústnej správe týmto spôsobom vás zameriava na publikum, ich dôvody, prečo vás počúvať, a na ich záujmy a pozadie.
Obsah a požiadavky na ústnu prezentáciu
Zameranie vašej ústnej prezentácie je jasná, zrozumiteľná prezentácia; dobre organizovaná, dobre naplánovaná, dobre načasovaná diskusia. Nemusíte byť pán alebo pani Hladký Operátor, len prezentujte podstatné veci, ktoré máte na srdci, pokojne, organizovane a dobre naplánovane.
Keď prednesiete svoju ústnu prezentáciu, všetci budeme počúvať rovnaké veci. Použite nasledujúce ako zoznam požiadaviek, ako spôsob zamerania vašich príprav:
- Plánujte vysvetliť triede, aká je situácia vášho ústneho prejavu, kto ste a kto si majú predstaviť, že sú. Uistite sa, že medzi týmto stručným vysvetlením a začiatkom vášho skutočného ústneho prejavu je jasný prechod.
- Uistite sa, že vaša ústna správa netrvá dlhšie ako maximálny čas stanovený organizátormi podujatia alebo vašim inštruktorom. Ak ste v triede technického písania, požiadajte svojho inštruktora, aby používal signály na označenie, keď sa maximum blíži, dosiahlo ho alebo ho prekročilo.
- Venovať osobitnú pozornosť úvodu vašej prednášky:
- Uveďte účel z vašej ústnej správy
- dať an prehľad jeho obsahu
- nájsť nejaký spôsob, ako úrok publikum.
- Použite aspoň jednu vizuálnu —, najlepšie prezentácie pomocou softvéru na prezentácie (ako Powerpoint) alebo transparenty pre projektor. Flipchart a objekty na vystavenie sú v poriadku. Ale vyhnite sa písaniu vecí na tabuľu alebo bielu tabuľu alebo striktne spoliehaniu sa na tlačené materiály.
- Uistite sa, že diskutujete o kľúčových prvkoch svojich vizuálov. Nezabudnite ich len tak zverejniť a ignorovať. Upozornite na veci, ktoré sa týkajú ich; vysvetlite ich publiku.
- Plánujte jasne a zrozumiteľne vysvetliť akýkoľvek technický aspekt vašej témy. Nenechajte sa unáhlať zložitými technickými vecami—spomaľte a vysvetlite to dôkladne, aby sme tomu porozumeli.
- Použite "hovorené nadpisy"—doteraz ste si zvykli používať nadpisy vo vašej písanej práci. Existuje k tomu aj paralela pri ústnych prezentáciách. Týmto dáte svojmu publiku veľmi jasný signál, že prechádzate z jedného témy alebo časti vášho prejavu na ďalšiu. (Pozrite si príklady hovorené nadpisy.)
- Plánujte svoju správu vopred a cvičte ju, aby bola organizovaný. Uistite sa, že poslucháči vedia, o čom hovoríte a prečo, v ktorej časti prejavu sa nachádzate a čo príde ďalej. Prehľady a hovorené nadpisy výrazne prispievajú k tomuto pocitu organizácie.
- Skončite s jasným záverom. Ľudia si niekedy zabúdajú naplánovať, ako skončiť ústnu správu a končia tým, že jednoducho ustupujú do murmurovania. Pamätajte, že vo svojich záveroch môžete:
- zhruť (vráťte sa k hlavným bodom toho, čo ste prediskutovali)
- uzavrieť (uviedť nejaký logický záver na základe toho, čo ste predložili)
- poskytnite nejaké posledná myšlienka (končiť s nejakým zaujímavým bodom, ale dostatočne všeobecným, aby si nevyžadoval podrobnejšie vysvetlenie)
- alebo nejaká kombinácia týchto troch
- A určite chcete vyzvať publikum na otázky a obavy.
- Ako bolo uvedené vyššie, uistite sa, že váš ústny spravodaj je starostlivo načasovaný podľa maximálneho povoleného času. Niektoré nápady, ako to dosiahnuť, sú uvedené v nasledujúcej sekcii.
Diagram ústnej prezentácie.
Príprava na ústnu prezentáciu
Vyberte si metódu prípravy na prednášku, ktorá najlepšie vyhovuje vašej pohodlnosti s verejným vystupovaním a so svojou témou. Avšak, urobte nejakú prípravu alebo nácvik—niektorí ľudia predpokladajú, že môžu jednoducho vyskočiť na pódium a improvizovať počas očakávaného časového rámca a byť uvoľnení, neformálni. Zvyčajne to tak nefunguje—čítať myslenie je bežnejší zážitok.
Tu sú zjavné možnosti na prípravu a dodanie:
- Napíšte script, nacvičte ho; majte ho po ruke na rýchlu referenciu počas vášho rozhovoru.
- Pripravte si osnovu svojej prednášky; precvičte si ju, vezmite si ju na referenciu.
- Pripravte si nápovedné kartičky, precvičte si ich a používajte ich počas svojej prednášky.
- Napíšte skript a čítajte z neho (najlepšie, ak sa občas pozriete naň).
Samozrejme, extemporálne alebo neformálne metódy sú tiež k dispozícii pre odvážnych a dobrodružných. Avšak, prosím, majte na pamäti, že až 25 ľudí vás bude počúvať—dlžíte im dobrú prezentáciu, ktorá je jasná, zrozumiteľná, dobre naplánovaná, organizovaná a zameraná na váš účel a publikum.
Nemenej záleží na tom, akú metódu použijete na prípravu na prednášku. Samozrejme, štýl čítania vašej správy priamo zo skriptu má svoje problémy. Je tu len minimálny alebo žiadny očný kontakt alebo interakcia s publikom. Podanie býva nudné a monotónne, čo buď odradí poslucháčov, alebo je ťažké porozumieť.
Z nejakého dôvodu majú ľudia tendenciu byť nervózni, ak sú noví v ústnych prezentáciách. Skúste si zapamätať, že vaši spolužiaci a vyučujúci sú veľmi odpúšťajúca a podporná skupina. Nemusíte byť hladký zabávač—len buďte jasní, organizovaní a zrozumiteľní. Nervozita sa časom vytratí, čím viac ústnych prezentácií urobíte.
Začatie prezentácie: Úvod
Aby ste svojou prezentáciou dobre začali, naplánujte si nasledujúce:
- Predstavte sa a povedzte niečo o sebe.
- Uveďte tému a účel vašej prezentácie.
- Nájdite krátky spôsob, ako naznačiť dôležitosť vášho témy—a vzbudiť záujem.
- Poskytnem stručný prehľad toho, čo moja prezentácia pokryje; poskytnem plán: 1. Úvod a cieľ prezentácie, 2. Hlavné témy a body, 3. Analýza aktuálnych trendov, 4. Praktické príklady a prípady, 5. Záver a otázky.
Pozrite sa, ako sú tieto prvky spracované v nasledujúcom príklade:
Úvodné poznámky v ústnej prezentácii.
Používanie hovorených nadpisov v prezentácii
Naplánuj to hovorené nadpisy budete používať vo svojej prezentácii. Tieto naznačujú, že prechádzate z jednej podtémy na ďalšiu, alebo oznamujú novú podtému. Tieto sú ako verbálne smerovníky, ktoré pomáhajú vašim poslucháčom udržiavať prehľad o tom, ako je vaša prezentácia organizovaná. To je presne tá istá myšlienka, ktorá je predstavená v kapitole o nadpisy v tlačených dokumentoch. Niektorí hovorcovia používajú sériu otázok na naznačenie nových podtém. Pozrite sa na hovorené názvy (nazývané "verbal" názvy) v nasledujúcom:
Príklady hovorených nadpisov v ústnej prezentácii.
Prezentovanie ústnej prezentácie
Keď predkladáte ústnu správu, zamerajte sa na bežné problémové oblasti, ako sú tieto:
- Časovanie—Uistite sa, že sa zmestíte do očakávanej časovej hranice. Čokoľvek, čo je podstatne menej, je tiež problém. Urobte si nejaké skúšky, napíšte si scenár alebo nájdite iný spôsob, ako správne načasovať prezentáciu.
- Objem—Očividne musíte dbať na to, aby ste hovorili dostatočne nahlas, aby vás celé publikum počulo. Môžete nájsť spôsob, ako sa predať trochu hlasnejšie v dňoch pred ústnym vystúpením.
- Tempo, rýchlosť—Niekedy, ústni prednášatelia, ktorí sú trochu nervózni, hovoria príliš rýchlo. Všetok ten adrenalín spôsobuje, že prechádzajú svojim prejavom rýchlo. To sťažuje divákom sledovať. Všeobecne platí, že pomalšie a premyslenejšie hovorenie pomáha poslucháčom lepšie vás pochopiť, ako keď hovoríte v bežnej konverzácii. Spomaľte, nebuďte nervózni, buďte jasní.
- Gestá a postoj—Dávaj si pozor na nervózne ruky, ktoré sa usilovne pohybujú. Aj toto môže byť rušivé—a trochu komické. Zároveň sa však nepremeň na manekýna. Plánuj si držať ruky spojené alebo sa držať rečníckeho pódia a len občas urobiť nejaké gesto. Čo sa týka držania tela, vyhýbaj sa ohýbaniu sa na pódium a leaning na stenu.
- Verbálne barličky—Dávaj pozor na príliš veľa "eh," "vieš," "dobre" a iné druhy nervóznych verbálnych návykov. Namiesto toho, aby si hovoril "eh" alebo "vieš" každé tri sekundy, jednoducho nehovor nič. V dňoch pred tvojou ústnou prezentáciou sa cvič hovoriť bez týchto verbálnych berlí. Ticho, ktoré ich nahradí, nie je zlá vec—dáva poslucháčom čas na spracovanie toho, čo hovoríš.
Plánovanie a príprava vizuálnych materiálov pre ústne prezentácie
Pripravte aspoň jedno vizuálne zobrazenie pre túto správu. Tu sú niektoré nápady pre "medium", ktoré môžete použiť pre svoje vizuály:
- Prezentácia softvéru snímky—Projektovanie obrazov ("snímok") pomocou softvéru ako Powerpoint sa stalo štandardom, aj keď ho niektorí kritizujú. Jedným z bežných problémov pri vytváraní týchto snímok je preplnenie jednotlivých snímok príliš veľkým množstvom informácií. Rýchle vyhľadávanie termínov ako Prezentácia PowerPoint umožní vám prečítať si o vytváraní týchto snímok a inteligentnom ich dizajne. Samozrejme, miestnosť, v ktorej používate tieto snímky, musí mať počítačový projektor.
- Priehľadné fólie pre projektorNástenný projektor používaný s transparentmi sa zdá, že bol relegovaný do antiky, ale nie úplne. V tejto metóde navrhnete svoju vizuálnu prezentáciu na hárku prázdneho papiera, potom ju skopírujete a následne získate transparent.
- Plagátové grafy veľkosti tabule—Ďalšou možnosťou je získať nejaký plagátový papier a nakresliť a napísať to, čo chcete, aby vaše publikum videlo. Samozrejme, nie je ľahké, aby grafy vyzerali upravene a profesionálne.
- Materiály—Môžete si vytlačiť kópie toho, čo chcete, aby vaši poslucháči videli, a rozdávať ich pred alebo počas vášho vystúpenia. Táto možnosť je ešte menej efektívna ako prvé dve, pretože nemôžete ukazovať, čo chcete, aby vaši poslucháči videli, a preto rozdávanie materiálov odpútava pozornosť poslucháčov od vás. Napriek tomu, pre určité vizuálne potreby, sú materiály jedinou voľbou.
- Objekty—Ak potrebujete predviesť určité postupy, možno budete musieť priniesť skutočné fyzické objekty. Precvičte si, čo chcete s týmito objektmi robiť; niekedy môžu zaberajú omnoho viac času, než očakávate.
Vyhnite sa len škriabaniu svojho vizuálu na tabuľu alebo bielu tabuľu. Čokoľvek, čo napíšete, môže byť úhľadne pripravené a premenené na prezentáciu, transparent alebo graf veľkosti plagátu. Venovať nejaký čas tomu, aby vaše vizuály vyzerali ostro a profesionálne, a urobte maximum pre to, aby boli čitateľné pre celé publikum.
Čo sa týka obsahu vašich vizuálov, zvážte tieto nápady:
- Kresba alebo diagram kľúčových objektov—Ak počas svojho prejavu popisujete alebo sa odvolávate na akékoľvek objekty, snažte sa získať vizuály týchto objektov, aby ste mohli ukazovať na rôzne komponenty alebo vlastnosti.
- Stolíky, grafy, diagramy—Ak diskutujete o štatistických údajoch, predložte ich v nejakej forme alebo tabuľke, grafe či diagrame. Mnohí členovia vášho publika sa môžu cítiť menej pohodlne "počúvaním" takýchto údajov v porovnaní s ich viděním.
- Osnova vašej prednášky, správy, alebo oboch—Ak si nevieš rady s vizuálmi na svoju ústnu prezentáciu, alebo ak je tvoja prezentácia zložitá, maj pripravený jej osnovu, ktorú môžeš ukazovať v rôznych bodoch počas tvojho vystúpenia.
- Kľúčové pojmy a definície—Dobrou myšlienkou pre vizuály (najmä keď nemáte žiadne iné) je vytvoriť dvojstĺpcový zoznam kľúčových pojmov, ktoré používate počas vašej ústnej prezentácie, s ich definíciami v druhom stĺpci.
- Kľúčové koncepty alebo body—Podobne môžete uviesť svoje kľúčové body a ukázať ich na vizuáloch. (Osnovy, kľúčové pojmy a hlavné body sú všetky dobré, legitímne spôsoby, ako začleniť vizuály do ústnych prezentácií, keď si nemôžete spomenúť na žiadne iné.)
Počas vašej skutočnej ústnej správy sa uistite, že sa budete zaoberať svojimi vizuálmi, odkazujte na ne, sprevádzajte svojich poslucháčov kľúčovými bodmi vo vašich vizuáloch. Je to veľký problém len tak hodiť vizuál na obrazovku a nikdy sa naň ani neprihovoriť.
Hodnotiaci formulár
Stiahnite si hodnotiaci formulár
Súvisiace informácie
Čítací kvíz. Použite tento kvíz na otestovanie svojho porozumenia tejto kapitole.
Žiadne hlúpe otázky. Tu sú profesionálni inžinieri, ktorí sa snažia vysvetliť technické veci, ako napríklad čo je indukčnosť. Ako dobre sa im to darí?
Ocenil by som vaše myšlienky, reakcie, kritiku týkajúcu sa tejto kapitoly: vaša odpoveď—David McMurrey.
