Prosím, kliknite sem, aby ste pomohli David McMurrey zaplaťte za web hosting: Darujte akúkoľvek sumu, ktorú môžete!
Online technické písanie zostane zadarmo.
Táto kapitola vás zoznámi so štandardnými operačnými postupmi (SOP) a dokumentmi politiky a postupov (PandP). Avšak neposkytuje definitívne podrobnosti o tom, ako plánovať, písať, formátovať a dokončovať tieto dokumenty. Poskytuje však odkazy na webové stránky, ktoré to robia, spolu s niekoľkými radami o udržaní primeraného rozsahu projektov, ako sú tieto, ak ste na kurze technického alebo podnikateľského písania.
Pozrite si tieto príklady štandardné prevádzkové postupy.
A pozri toto Šablóna SOP prispôsobené so súhlasom z Smartsheet: Inteligentná platforma na správu práce.
Štandardné operačné postupy
Štandardné operačné postupy a dokumenty politiky a postupov sú zhruba rovnaké: stanovujú normy pre vykonávanie činností a predstavujú konkrétne postupy krok za krokom na ich vykonávanie. Hoci sa tieto rozdiely v praxi zlievajú:
- Dokumenty o politike a procedúrach sa častejšie zameriavajú na správanie, ktoré sa očakáva od zamestnancov (napríklad fajčenie, zneužívanie návykových látok, sexuálne obťažovanie).
- Štandardné prevádzkové postupy sa zameriavajú viac na štandardné očakávania pri vykonávaní konkrétnych úloh, ako je umývanie rúk zdravotníckymi pracovníkmi alebo osádzanie zubného implantátu v zubnej laboratórii.
Organizácie používajú dokumenty s politikami a postupmi na zaznamenanie svojich pravidiel a predpisov: politiky účasti, politiky týkajúce sa zneužívania návykových látok, postupy pracovného toku a tak ďalej. Akonáhle sú zaznamenané, politiky a postupy sú k dispozícii pre každého v organizácii, aby sa na ne mohol odvolávať, a tieto dokumenty sa stávajú prostriedkom na riešenie väčšiny sporov v rámci organizácie. Na rozlíšenie týchto dvoch pojmov:
- Politiky sú ako zákony, pravidlové vyhlásenia: napríklad väčšina organizácií má politiky proti obťažovaniu, ktoré napodobňujú skutočné zákony schválené vládou.
- Postupy, na druhej strane, sú postupy krok za krokom na vykonávanie týchto politík. Samozrejme, niektoré politiky si nevyžadujú postupy. Ak má organizácia zákaz fajčenia politika, to je všetko, čo potrebujem povedať. Avšak, ak niekto poruší túto politiku, je potrebný postup na riešenie tejto situácie.
Štandardné operačné postupy: Písanie projektov
Ak ste prihlásení do kurzu spojeného s touto stránkou, ste v a písanie samozrejme, nie kurz riadenia podniku. Našim zameraním je dobré písanie, dobre navrhnuté dokumenty, dokumenty, ktoré plnia svoj účel, a dokumenty, ktoré spĺňajú bežné očakávania vo vzťahu k ich obsahu, organizácii a formátu. Štandardné operačné postupy a dokumenty o politikách a postupoch sú zjavne dôležitou aplikáciou písania a môžu obsahovať podstatné technické informácie o prevádzke organizácie. Ale neberte túto kapitolu ako posledné slovo o týchto témach—najmä pokiaľ ide o zákonnosť.
Štandardné operačné postupy: Štruktúra
Ako môžete vidieť v štandardných prevádzkových postupoch na Pokyny, Politiky a Postupy, Štandardné Prevádzkové Postupy, existuje niekoľko spoločných prvkov:
- Desiatkový číslovací systém—Toto umožňuje „uvádzať“ politiky alebo postupy. Napríklad, ak zamestnanec fajčí pri vchode do budovy, môžete uviesť administratívnu politiku 23.1.4 (alebo jednoducho dať varovanie a tento raz na to zabudnúť).
- Intenzívne používanie predikátov a imperatívov ("Založ" toto, "podpor" tamto).
- Rozlíšenie medzi politikami a postupmi na príklade umývania rúk. Politiky hovoria zamestnancom, čo majú robiť; postupy im presne hovoria, ako to majú urobiť.
- Sledovacie čísla na uľahčenie odkazu.
- Sú uvedené mená vlastníctva a schválenia.
- Dátumy revízie, aby zamestnanci vedeli, či sa pozerajú na najaktuálnejšiu verziu.
- Definície na stanovenie presných významov kľúčových pojmov.
- Použitie "will" na označenie požiadavky (starší štýl používa "shall").
Štandardné operačné postupy: Zdroje
Tu sú niektoré zdroje pre štandardné operačné postupy:
- Ako napísať štandardný operačný postup (SOP)
- Štandardná prevádzková procedúra. Z Wikipédie.
- Ako napísať štandardnú prevádzkovú postupnosť. Z wikiHOW.
- Štandardné operačné postupy (SOP): Čo, typy a ako ich napísať. Bit Tech Labs Inc
- Ako napísať štandardné prevádzkové postupy. Z NCSU.
- www.bizmanualz.com/blog/ako-napisat-standardne-operacne-postupy-sop.html. Poskytol bizmanualz.com.
- Pozrite si jeden z týchto dvoch príkladov v online učebnici: Požiadavky na čistenie pri zváraní a spájkovaní.
- Šablóny pre SOPs. smartsheet.com
- SOP pre podnikanie. smartsheet.com
- SOP pre IT. smartsheet.com
Štandardné operačné postupy: AI pobídky
Kontrolné zoznamy, ktoré zvyčajne ostávajú neprečítané, môžu byť použitými ako zdroj pre AI podnety s malými úpravami. Skopírujte nasledujúce, vložte to do AI systému ako je Google Gemini a zistite, čo ste mohli prehliadnuť.
Poznámka: Všetky odkazy na obsah, formát, štýl techdocs alebo jeho komponenty nájdete v online technická písanie učebnica.
čoskoro prídeme!
Politiky a postupy
Ich mená vás privádzajú na myšlienku, že sú synonymá. Nie!
potrebuje nový text—nepochybne!
Štandardné operačné postupy a dokumenty politiky a postupov sú v podstate rovnaké: stanovujú normy pre vykonávanie činností a predstavujú konkrétne krok-za-krokom postupy na ich vykonávanie. Hoci sa tieto rozdiely v praxi znejasňujú:
- Dokumenty o politikách a postupoch sa častejšie zameriavajú na správanie, ktoré sa očakáva od zamestnancov (napríklad fajčenie, zneužívanie látok, sexuálne obťažovanie).
- Štandardné prevádzkové postupy sa zameriavajú na štandardné očakávania pri vykonávaní konkrétnych úloh, ako je umývanie rúk zdravotníckymi pracovníkmi alebo vkladanie zubného implantátu v zubnej laboratórii.
Organizácie používajú dokumenty politík a postupov na zaznamenanie svojich pravidiel a predpisov: politiky dochádzky, politiky proti zneužívaniu návykových látok, postupy pracovného toku a tak ďalej. Akonáhle sú zaznamenané, politiky a postupy sú k dispozícii pre každého v organizácii, aby sa na ne odvolal, a tieto dokumenty sa stávajú prostriedkom na riešenie väčšiny sporov v rámci organizácie. Aby sme rozlíšili tieto dva pojmy:
- Politiky sú ako zákony, pravidlové vyhlásenia: napríklad väčšina organizácií má politiky proti obťažovaniu, ktoré napodobňujú skutočné vládou legislatívne zákony.
- Postupy, na druhej strane, sú to podrobné metódy vykonávania týchto politík. Samozrejme, niektoré politiky nevyžadujú postupy. Ak má organizácia zákaz fajčenia politika, to je všetko, čo treba povedať. Avšak, ak niekto poruší túto politiku, je potrebný postup na riešenie tejto situácie.
Štandardné operačné postupy: Písanie projektov
Ak ste zapísaní do kurzu spojeného s touto stránkou, ste v a písanie samozrejme, nie kurz podnikaného manažmentu. Naším zameraním je dobré písanie, dobre navrhnuté dokumenty, dokumenty, ktoré splnia svoj účel, a dokumenty, ktoré spĺňajú bežné očakávania týkajúce sa ich obsahu, organizácie a formátu. Štandardné operačné postupy a dokumenty o politikách a postupoch sú zjavne dôležitou aplikáciou písania a môžu obsahovať podstatné technické informácie o činnostiach organizácie. Ale neberte túto kapitolu ako posledné slovo na tieto témy, —najmä pokiaľ ide o právnosť.
Politiky a postupy: Štruktúra
Ako môžete vidieť v štandardných prevádzkových postupoch na Inštrukcie, Politiky a postupy, Štandardné operačné postupy, existujú niektoré spoločné prvky:
- Desatinný číselný systém—Tento systém umožňuje "citovanie" politík alebo postupov. Napríklad, ak zamestnanec fajčí pri vchode do budovy, môžete citovať administratívnu politiku 23.1.4 (alebo jednoducho dať varovanie a tentoraz na to zabudnúť).
- Intenzívne používanie predikátov a imperatívov ("Založte" toto, "propagujte" tamto).
- Rozlíšenie medzi politikami a postupmi v príklade umývania rúk. Politiky hovoria zamestnancom, čo majú robiť; postupy im presne hovoria, ako to robiť.
- Sledovacie čísla na uľahčenie odkazu.
- Vlastníctvo a schválené mená sú určené.
- Dátumy revízií, aby zamestnanci vedeli, či sa pozerajú na najaktuálnejšiu verziu.
- Definície na stanovenie presných významov kľúčových pojmov.
- Použitie "will" na označenie požiadavky (starší štýl používa "shall").
Politiky a postupy: Zdroje
Tu sú niektoré zdroje pre štandardné operačné postupy:
- Zásady a postupy. Z Wikipédie.
- Ako napísať politiky a postupy v 7 krokoch (s tipmi). indeed.com
- 10 Príkladov politík a postupov na pracovisku. indeed.com
- . templatelab.com
Politiky a postupy: AI podnety
Kontrolné zoznamy, ktoré sa zvyčajne čítajú len málo, môžu byť použité ako zdroj pre AI výzvy s niektorými úpravami. Skopírujte nasledujúce, vložte to do AI systému ako je Google's Gemini a zistite, čo ste možno prehliadli.
Poznámka: Všetky odkazy na obsah, formát, štýl technických dokumentov alebo ich komponenty môžu byť nájdené v online technická kniha o písaní.
pripravujeme!
Súvisiace informácie
Čítací kvíz. Použite tento kvíz na overenie vašich znalostí z tejto kapitoly.
Dostupné školenie. Získaj nejakú prax v písaní s McMurrey ako váš inštruktor.
Budem rád za vaše myšlienky, reakcie a kritiku týkajúcu sa tejto kapitoly: tvoja odpoveď—David McMurrey.
