Jednou z príjemných vecí na kurzoch technického písania je, že väčšina prác obsahuje tabuľky, grafy a diagramy, alebo by aspoň mala. Veľa profesionálneho technického písania zahŕňa rôzne druhy, tabuľky, koláčové diagramy, stĺpcové grafy, čiarové grafy, tokové diagramy a tak ďalej. Keď sa naučíte, ako tieto veci zaradiť do svojho písania, mali by ste sa cítiť povinní ich používať kedykoľvek to situácia prirodzene vyžaduje.
Dodatočné zdroje
Takmer všetko, čo ste chceli vedieť o vytváraní tabuliek a obrázkov. Fantastický zdroj z Katedry biológie, Bates College, Lewiston, ME, 2012.
Stoly
Tabuľky sú, samozrejme, tie riadky a stĺpce čísel a slov, väčšinou čísel. Umožňujú rýchly prístup k informáciám a relatívne jednoduché porovnávanie. Ak sú údaje usporiadané chronologicky (napríklad, predajné čísla za obdobie desiatich rokov), tabuľka môže ukázať trendy—vzory rastúcej alebo klesajúcej aktivity. Samozrejme, tabuľky nie sú nutne najživším alebo najdramaticnejším spôsobom, ako ukázať takéto trendy alebo vzťahy medzi údajmi—preto máme grafy a diagramy (diskutované v nasledujúcej časti).
Využitie stolov. Najväčšie využitie tabuliek je pre numerické údaje. Predstavte si, že porovnávate rôzne modely laserových tlačiarní z hľadiska fyzických charakteristík, ako sú výška, hĺbka, dĺžka, hmotnosť a tak ďalej. Perfektné pre tabuľku.
Avšak, nedovoľte si uviaznuť v predstave, že tabuľky sú výhradne pre číselné údaje. Kedykoľvek máte situácie, kde diskutujete o viacerých veciach, o ktorých poskytujete rovnaké kategórie podrobností, máte možnosť pre tabuľku. Napríklad si predstavte, že porovnávate niekoľko modelov laserovej tlačiarne: hovorili by ste o rovnakých kategóriách týkajúcich sa každej tlačiarne (jej cena, rýchlosť tlače, náklady na spotrebný materiál, podmienky záruky a tak ďalej). Toto je ideálny materiál pre tabuľku a väčšinou by to boli slová skôr než čísla (a v tomto prípade by ste pravdepodobne chceli nechať textovú diskusiu tam, kde je, a "znovu prezentovať" informácie v tabuľkovej forme.
Tabuľkový formát. V najjednoduchšej forme je tabuľka skupinou riadkov a stĺpcov údajov. Na vrchu každého stĺpca je a názov stĺpca, ktorý definuje alebo identifikuje obsah tohto stĺpca (a často označuje jednotku merania). Na ľavom okraji tabuľky môže byť riadkové hlavičky, ktoré definujú alebo identifikujú obsah toho riadku. Veci sa skomplikujú, keď je potrebné zoskupiť alebo podsubdeliť riadky alebo stĺpce. V takýchto prípadoch musíte vytvoriť riadok alebo stĺpec podnadpisy. Toto je tu ilustrované:
Formát pre tabuľky so zoskupenými alebo poddelenými riadkami a stĺpcami. Všimnite si, že názov tabuľky pokračuje nad stôl.
Tradicionálne je názov tabuľky umiestnený na vrchu tabuľky alebo je prvým riadkom tabuľky. Ak sú údaje v tabuľke zrejmé a nie je potrebné odkazovať na tabuľku z iného miesta v správe, môžete názov vynechať.
Čo sa týka konkrétnych štýlov a formátovacích pokynov pre tabuľky, majte na pamäti toto:
- Odkážte na tabuľku v texte tesne pred tabuľkou. Vysvetlite všeobecný význam údajov v tabuľke; neočakávajte, že si čitatelia celé pochopia sami.
- Nehodnoťte čitateľov obrovskými tabuľkami so 11 stĺpcami a 30 riadkami! Zjednodušte údaje v tabuľke na len toľko, koľko ilustruje váš bod—bez toho, aby ste samozrejme skreslili tieto údaje.
- Nedávajte slovo alebo skratku pre jednotku merania do každej bunky stĺpca. Napríklad, v stĺpci s mierami, ktoré sú všetky v milimetroch, nedávajte "mm" za každé číslo. Umiestnite skratku do zátvorky v nadpise stĺpca alebo riadku.
- Zarovnajte čísla v stĺpcoch doprava alebo desatinníkom. Ak by boli 123 a 4 v stĺpci, 4 by bolo priamo pod 3, nie pod 1.
- Zvyčajne sú slová v stĺpcoch zarovnané doľava (aj keď občas môžete vidieť stĺpce slov, ktoré sú všetky centrované).
- Hlavice stĺpcov sú centrálne nad stĺpcami číselných údajov (tvoria tvar T); zarovnané vľavo so stĺpcami textu. Zarovnanie hlavíc stĺpcov k skutočným stĺpcovým údajom je variabilné. Ak máte stĺpec dvojslabičných alebo trojslabičných slov, pravdepodobne by ste chceli stred hlavný názov stĺpca nad tými údajmi, aj keď sú to slová, nie čísla. (Tým sa vyhnete zvláštnemu tvaru stĺpca v tvare L.)
- Keď je potrebné uviesť nejaký špeciálny bod o jednom alebo viacerých položkách v tabuľke, použite poznámku pod čiarou namiesto zahlcovania tabuľky informáciami.
Výroba tabuliek. Napr normally, budete požičiavať informácie, v ktorých sa nachádza dobrá tabuľka. Ak ide o jednoduchú tabuľku bez príliš veľa riadkov a stĺpcov, prepíšte ju sami do svojho dokumentu (ale nezabudnite zdokumentovať, odkiaľ ste ju si požičali v názve obrázka). Ak je to však veľká tabuľka s množstvom údajov, ste oprávnení ju oskenovať, zhotoviť snímku obrazovky alebo fotokopírovať a takto ju zahrnúť do svojej správy.
Ak používate OpenOffice, Word alebo WordPerfect, zvyknite si používať nástroje na generovanie tabuliek. Nemusíte kresliť čiary a iné formátovacie detaily.
Príležitostne sa v hrubých technických správach informácie prezentujú v bežnej textovej forme, ktorá by mohla byť lepšie prezentovaná vo forme tabuliek. Uistite sa, že si prezriete svoje hrubé návrhy na materiál, ktorý môže byť pretransformovaný do tabuliek.
Formát pre tabuľky. Sledujte príležitosti na prevod textu na tabuľku, ako v tomto príklade.
Pokyny pre tabuľky—a recenzia
Predchádzajúce sekcie uvádzajú množstvo spoločných usmernení, ktoré je potrebné uviesť na jednom mieste. Tieto sú dôležité!
- Dávajte pozor na oblasti vo vašom texte, kde diskutujete o veľkom množstve číselných údajov v súvislosti s dvoma alebo viacerými vecami—to je ideálne pre tabuľky.
- Dávajte pozor na oblasti vo svojom texte, kde definujete sériu termínov—to je ideálne pre tabuľky.
- Vždy diskutujte tabuľky v predchádzajúcom texte. Nepoužívajte len tabuľku bez vysvetlenia. Orientujte čitateľov na ňu; vysvetlite jej základný význam.
- Použite nadpis, pokiaľ nie je tabuľka veľmi neformálna. Pamätajte, že nadpis ide len nad stôl
- Zarovnajte slová a frázy v stĺpcoch tabuliek doľava (vrátane názvu stĺpca). Číselné údaje v stĺpcoch tabuliek zarovnajte doprava. Pekným dotykom je pridať trochu pravého okraja na tieto doprava zarovnané údaje, aby sa posunuli do stredu stĺpca, namiesto toho, aby zostali pritlačené k pravej hrane.
- Niektorí veria, že je pre čitateľov jednoduchšie porovnávať vertikálne ako horizontálne. Ak tomu veríte, naformátujte svoje tabuľky tak, aby váš stĺpce obsahovať informácie, ktoré sa majú porovnať. Napríklad, ak by ste porovnávali autá, mali by ste stĺpce pre MPG, cenu a tak ďalej.
- Uveďte zdroj tabuliek, ktoré ste si požičali čiastočne alebo úplne. Toto možno uviesť v názve alebo v poznámke pod čiarou. To je vysvetlené v sekcii o dokumentácia a je ilustrované tu v tejto kapitole.
- Uveďte identifikačné hodnoty merania v hlavičkách stĺpcov alebo riadkov—nie v každej bunke.
- Prekrižujte všetky tabuľky z predchádzajúceho textu. V prekrižovaní uveďte číslo (ak ide o formálnu tabuľku s titulom), uveďte predmet tabuľky a poskytnite vysvetľujúce informácie podľa potreby.
Ocenil by som vaše názory, reakcie a kritiku týkajúcu sa tejto kapitoly: tvoja odpoveď—David McMurrey.
