Muhtasari wa Mjumbe wa Biashara

Tafadhali bonyeza hapa kusaidia David McMurrey lipa kwa huduma ya mwenyeji wa wavuti:
Toa kiasi chochote kidogo unachoweza!
Uandishi wa Kiufundi mtandaoni utaendelea kuwa bure.

Kumbuka: Fanya utafutaji wa Google kuhusu "muundo wa barua za kibiashara," na utaona kuwa *hakuna* mifano inayotumia muundo wa nafasi nyingi wa vichwa na anwani za ndani kama inavyotolewa na mifano ya Microsoft. Pia, mifano ya barua za kibiashara ya Microsoft inaonyesha alama ya koma ikipitia salamu. Alama ya nukta ni ya jadi kwa biashara mawasiliano. Nukta isiyo ya kawaida katika salamu ya barua ya kibiashara: Kumbuka: Tumia a : (koloni) badala yake!

Maalum ya Biashara

Kwa mawasiliano ya ndani ya shirika, tumia format ya kumbukumbu. Maudhui halisi ya kumbukumbu yanaweza kufanana sana na yale ya barua ya kibiashara au kama yale ya ripoti fupi—funguo ni format ya kumbukumbu.

Kama ilivyo kwa barua rasmi za biashara, huenda ukajiuliza kama makumbusho yaliyoandikwa yanahitajika katika enzi ya Intaneti. Taasisi yako inaweza kuwa na sera kali kuhusu wakati barua pepe si ya kuruhusiwa. Wasiwasi mkuu ni faragha; barua pepe yoyote ina uwezekano wa kuonekana na mtu yeyote. Kwa sababu hiyo, ofa ya kazi, ombi la nyongeza, na malalamiko kuhusu mfanyakazi ni mifano mizuri ya wakati wa kutotumia barua pepe.

Vipengele vya Kawaida vya Memos

Muundo wa memorandum ni rahisi zaidi kuliko ule wa barua za biashara. Picha hapa chini inaonyesha vipengele vya kawaida.

TAREHE: Ingawa michoro inatofautiana, weka tarehe unayotumia kutuma taarifa kwenye kichwa. Mfano ulio hapo chini unaonyesha kama mstari wa tatu katika kichwa; katika baadhi ya michoro ni mstari wa kwanza.

KWA: Weka jina la mpokeaji au jina la kikundi katika nafasi hii. Kiwango cha uk formal kinaonekana hapa. Unaweza kuweka "Elizabeth", "Elizabeth Bennet", au "Bi. Elizabeth Bennet, Mkurugenzi wa Watu", kutegemea ufahamu wako na mpokeaji na uk formal wa hali hiyo.

Matumizi ya muundo maalum, katika kesi hii, orodha iliyo na nambari (kuashiria mfuatano uliopangwa)

Mfano wa kumbukumbu ya biashara

Sehemu ya kichwa ya muundo wa hati inatofautiana kwa uwekaji wa vipengele hivi, lakini vyote ni muhimu.

Mada: inaeleza waziwazi mada na, kwa hali hii, muktadha wa mawasiliano

Krejea kwa mawasiliano ya awali. Iwapo kichwa cha ujumbe hakikatazi muktadha wa mawasiliano, fanya hivyo katika aya ya kwanza ya kumbukumbu. Kwa mfano, "Sarah, nakubaliana kabisa" hakubainisha ni nini mwandishi wa kumbukumbu anakubaliana nacho.

Mfano wa hati ya biashara

KUTOKA: Weka jina lako mwenyewe au jina la mtu au kundi unalotunga barua hii katika sehemu hii. Tena, uhusiano wa karibu na rasmi huamua ikiwa utataja jina lako la kwanza tu, jina lako kamili, au jina lako kamili na cheo. Kawaida, kama mwandishi wa barua, andika kwa mkono herufi zako za mwanzo au jina lako la kwanza mara tu baada ya jina lako limeandikwa.

SOMO: Katika sehemu hii, weka kifungu kinachokamata mada na kusudi la kumbukumbu. Kwa ajili ya utafiti wa programu za kuangalia sarufi, mada inaweza kuwa "Matokeo ya utafiti wetu kuhusu programu za kuangalia sarufi." Lebo halisi ya kipengele hiki inatofautiana: Mitindo mingine hutumia "RE:" au "SUBJ.:". Ikiwa kumbukumbu yako ni majibu, andika mstari wa mada kwa njia inayofaa. Kwa mfano: "Re: ombi lako la utafiti wa vifaa vya piezoelectric."

Mwili. Mwili huanza mara tu baada ya kichwa. Maandishi yana nafasi moja; mistari ya kwanza ya aya haijakanzwa; na nafasi mbili hutumiwa kati ya aya. (Kwa mikakati yaandishi na mtindo wa kutumia katika mwili, tazama "Mtindo wa Kuandika kwa Mawasiliano ya Biashara" hapo awali katika sura hii.)

Bloku la sahihi. Katika mitindo rasmi ya kumbukumbu, waandishi huweka aina sawa ya salamu za kukamilisha na vizuizi vya saini ambavyo unaviona katika barua za biashara. Vinginevyo, vizuizi vya saini havitumiki katika kumbukumbu.

Mtindo wa Kuandika Memos

Kuhusu mtindo katika mambo ya ndani, hizi hapa baadhi ya mapendekezo:

Uchache wa rasmi. Boresha mtindo wa taarifa yako kulingana na wapokeaji na hali. Ujasiri ni wa kawaida katika taarifa, lakini fikiria mara mbili kabla ya kutumia ucheshi au dhihaka na wateja wa biashara na uongozi wa juu—hasa wale ambao lugha yao ya asili si Kiingereza.

Fupi. Makaratasi ya kumbukumbu kwa kawaida huwa mafupi sana—kwa mfano, chini ya mistari kumi—na aya pia ni fupi.

Mada maalum za barua pepe. Ili kuhakikisha kwamba kumbukumbu yako inasomwa na inaathari inayotarajiwa, fanya mstari wa mada kuwa maalum na wa kuvutia. Ikiwa wapokeaji wana jumla ya ujumbe 60 hadi 70 wakiwasubiri kwenye kikasha na wanachoweza kuona ni mistari ya mada, wana uwezekano mkubwa wa kusoma zile ambazo zinaonekana kuwa muhimu au za kuvutia.

maelezo muhimu kwanza. wanapopokea watu maandiko mengi, huwa wanakosa hamu au uvumilivu haraka. watu wanakuwa na shughuli! weka taarifa muhimu zaidi mwanzoni mwa kipande chako. tumia sentensi za baadae kufafanua.

mojawapo mada, suala, swali, ombi kwa kila hati. wakati mwingine, ni kipengele cha kwanza tu katika kumbukumbu yako kinachopata jibu. ndiyo, watu wana shughuli nyingi. ukikuwa na maombi mawili, weka ombi moja katika kumbukumbu moja; lingine katika kumbukumbu inayofuata.

vipande vifupi na nafasi kati ya vipande. Kila wakati inapotokea, gawanya mamos yako katika aya za mistari mitatu au nne. Na unapogawa ujumbe wako katika aya, acha mstari mmoja kati yao.

kuonyesha na kusisitiza. tumia athari za uchapishaji (kuandika kwa maandiko makubwa, italic, rangi,na fonti tofauti), meza, na picha kwa njia inayofanana na kwa kiasi. pia unaweza kutumia meza na picha kuimarisha kumbukumbu zako (tazama sura ya 7).

vichwa. ikiwa hati yako ni ukurasa mzima au mrefu, tumia vichwa vya habari kubainisha mada ndogo. kwa vichwa hivi, tumia font iliyo na ukubwa kidogo zaidi na imara. (tazama sura ya 3 kwa maelezo kuhusu vichwa vya habari.)

orodha. ikiwa una maeneo muhimu ya kusisitiza au ikiwa unatoa taarifa hatua kwa hatua, tumia orodha za kuorodhesha na orodha zilizoorodheshwa, kwa mtindo wa nambari.

majibu ya kiotomatiki. ikiwa unasoma taarifa mtandaoni, kuwa makini na kutumia kazi ya kujibu. inaweza kuwa janga linalosubiri kutokea. kwa sababu taarifa mara nyingi zinawasilishwa kwa wapokeaji wengi, ni rahisi kutangaza jibu kwa wote wakati ulikusudia kujibu mmoja tu. fanya hivyo unapojibu mshirika kwenye mradi, unapohoji ufanisi wa mshirika mwingine kwenye mradi huo huo. lakini je, ikiwa jibu hili linakwenda kwa washiriki wote wawili? oh oh ...

barua pepe ya biashara

kuongezwa

barua za biashara (posta)

vipengele vya kawaida

kifuatacho kinahusiana na maelezo ya mitambo na kimwili ya barua za biashara. viungo vyote vilivyojadiliwa katika yafuatayo vimeonyeshwa katika yafuatayo:


vifungo vya kawaida vya barua za kibiashara

kichwa. kichwa kinaonyesha anwani ya mwandishi na tarehe ya barua. jina la mwandishi halijajumuishwa; tarehe pekee inahitajika katika vichwa vya barua kwenye karatasi ya barua. kumbuka kwamba ikiwa unatumia karatasi ya barua ambapo ukurasa wa kwanza una kichwa kisichokuwa cha kawaida na alama, usitumie aina hiyo ya ukurasa kwenye kurasa zinazofuata. tumia karatasi ya ukurasa unaofuata ambayo inakuja pamoja na karatasi ya ukurasa wa alama.

ikiwa uko kwenye kozi ya uandishi, kwanini usitengeneze nembo yako ya kupendeza, ikikamilishwa na jina la kampuni ulilotunga na anwani (ikiwa mwalimu wako anaruhusu)? fikiria mifano miwili hii:


moja ya uwezekano wa vifaa vya karatasi vya nembo vilivyoundwa


uwezekano mwingine wa karatasi ya alama iliyovumbuliwa

anwani ya ndani. Anwani ya ndani inaonyesha jina na anwani ya mpokeaji wa barua. Habari hii inaweza kusaidia kuzuia mkanganyiko kwenye ofisi za mpokeaji. Pia, ikiwa mpokeaji amehama, anwani ya ndani husaidia kuamua nini cha kufanya na barua. Katika anwani ya ndani, jumuisha cheo kinachofaa cha heshima cha mpokeaji; na nakili jina la kampuni kama walivyoandika wenyewe. Wakati una majina ya watu, kumbuka kuwaheshimu ipasavyo: nyanya, bibi, bwana, daktari, na kadhalika. Ikiwa hujui ni ipi sahihi kwa mtu fulani, jaribu kugundua jina linavyosainiwa au angalia sehemu ya mitindo ya unadhimu katika kamusi.

salamu. salamu inaelekeza moja kwa moja kwa mpokeaji wa barua na inafuatiwa na alama ya kukatika (isipokuwa wakati sauti ya urafiki, ya familiar, ya kijamii inakusudiwa, katika kesi hiyo koma inatumika).

kumbuka: anzisha hati mpya katika microsoft word, na utaona kwamba makala yote ya barua ya mapendekezo yanatumia koma baada ya salamu. alama za uakifishaji zikiwa na nukta katika barua za biashara zimeandikwa kwa ufasaha katika mwandiko wa biashara mwenyewe (2011).

tazama kwamba katika barua iliyorahisishwa Katika muundo huu, mstari wa salamu umeondolewa kabisa. Ikiwa hujui kama mpokeaji ni mwanaume au mwanamke, desturi ya kitamaduni ilikuwa kuandika "mheshimiwa bwana" au "mheshimiwa mabwana"—lakini hiyo ni ya kibaguzi! Ili kuepuka tatizo hili, salamu kama "mheshimiwa bwana au mke__, " "mheshimiwa akina mama na mabwana__, " "marafiki" au "watu" zimejaribiwa—lakini bila kukubalika sana. Kuondoa mstari wa salamu kabisa au kuingiza "kwa anayehusika" mahala pake, kawaida si suluhisho zuri pia—ni isiyo na hisia.

ula ya bora ni kufanya simu ya haraka, ya siri kwa shirika na kuuliza jina; au, kuelekeza salamu kwa jina la idara, jina la kamati, au jina la nafasi: "mpendwa idara ya wafanyakazi," "mpendwa kamati ya kuajiri," "mpendwa mwenyekiti," "mpendwa mkurugenzi wa msaada wa kifedha," kwa mfano.

MFUNGO WA HERUFI KUBWA

mada au mstari wa rejeleo. kama inavyoonyeshwa katika barua ya agizo, kichwa cha barua kinachukua mahali pa salamu au kimejumuishwa pamoja nacho. kichwa cha barua kinatangaza biashara kuu ya barua.

mwili wa barua. ujumbe halisi bila shaka upo ndani ya mwili wa barua, aya zilizopo kati ya salamu na kufunga kwa heshima. mikakati ya kuandika mwili wa barua inajadiliwa katika sehemu ya mtindo wa mawasiliano ya biashara.

katika hitimisho cha barua. kipengele cha "kwa dhati " cha barua ya biashara kinaitwa kufunga kwa heshima. zingine maarufu ni "kwa dhati," "kwa upendo," "kwa heshima," au "kwaheshima yako." unaweza kubuni yako mwenyewe, lakini kuwa makini usijenge za kupita kiasi au zenye maneno mengi. angalia kwamba herufi ya kwanza tu imeandikwa kwa herufi kubwa, na kila wakati inafuatiwa na kamusi.

block ya saini. Kawaida, unaandika jina lako mistari minne chini ya salamu za mwisho, na kuandika sahihi yako katikati. Ikiwa wewe ni mwanamke na unataka kufafanua hali yako ya ndoa, tumia miss, ms., au mrs. katika mabano kabla ya toleo la jina lako la kwanza. Kila wakati iwezekanavyo, jumuisha cheo chako au jina la nafasi unayo, chini ya jina lako. Kwa mfano, mwanafunzi wa uandishi wa kiufundi, mwanafunzi wa mwaka wa pili wa uchakataji wa data, au mwanafunzi wa chuo jumla cha Tarrant County ni vyakula miongoni mwa vinavyokubalika kabisa.

alama za mwisho. Katika sehemu ya chini ya sahihi mara nyingi kuna vifupisho au misemo kadhaa ambayo yana majukumu muhimu.

• Herufi za mwanzo. Herufi kubwa katika takwimu zilizo hapo juu ni za mwandishi wa barua, na herufi za kawaida baada ya alama ya muundo ni za mtu aliyeandika.
• Sarfu. Ili kuhakikisha kwamba mpokeaji anajua kuwa vitu vinavyofuatana na barua viko katika bahasha moja, tumia ujumbe kama "Kiambatisho, " "Kiamb., " "Viambatisho (2)." Kwa mfano, ukituma wasifu na mfano wa maandiko pamoja na barua yako ya maombi, utaandika: "Kiamb.: Wasifu na Mfano wa Maandiko." Ikiwa kiambatisho kimepotea, mpokeaji atajua.
• Nakala. Ikiwa unatumia nakala za barua kwa wengine, onyesha ukweli huu kati ya alama za mwisho pia. Ikiwa, kwa mfano, ulikasirishwa na jinsi mfanyabiashara wa eneo la karibu alivyosimamia matatizo yako ya ukarabati na unatumia nakala ya barua yako kwa Ofisi ya Biashara Nzuri, ungeandika hivi: "cc: Ofisi ya Biashara Nzuri." Ikiwa unakusudia kutuma nakala kwa wakili wako, andika kitu kama hiki: "cc: Bw. Raymond Mason, Wakili."

Kurasa zinazofuata. Ikiwa barua yako ina urefu zaidi ya ukurasa mmoja, kichwa kilicho juu ya kurasa zinazofuata kinaweza kushughulikiwa kwa moja ya njia zilizoonyeshwa hapa chini. Taarifa katika kichwa cha ukurasa ujao ni jina la mpokeaji, tarehe na nambari ya ukurasa:

Mifano ya muundo wa kichwa cha ukurasa unaofuatia.

Ikiwa unatumia karatasi ya barua, kumbuka kutotumia kwa kurasa zinazofuata. Hata hivyo, lazima utumie karatasi tupu yenye ubora, uzito, na muundo kama karatasi ya barua (kwa kawaida, karatasi ya barua huja pamoja na karatasi tupu inayofanana).

Mifumo ya Barua za Kibiashara

Ikiwa unandika barua ya kibiashara, chagua moja ya mifumo ya kawaida kama ilivyoonyeshwa katika mifano ya barua iliyo orodheshwa hapa chini. Hizi ni pamoja na barua ya blok, barua ya nusu-blok, barua ya blok mbadala, na barua rahisi.

• Tazama BARUA KUBWA.
• ona herufi za nusu-kizuizi.
• Tazama the herufi mbadala za kizuizini.
• Kwa ajili ya barua iliyo rahisishwa.

Kati ya hizi fomu, chaguo linaegemea zile zinazotumiwa mara kwa mara katika shirika lako au hali ambayo unandika. Tumia barua rahisi ikiwa unakosa jina la mtu au idara ya kuandikia.

Mtindo katika ujumbe wa biashara

Kuandika barua za kibiashara na meseji kuna tofauti katika njia kadhaa muhimu na kuandika ripoti. Kuwa na akili kuhusu ushauri ufuatao unapandika na hasa unapofanyia marekebisho barua zako za kibiashara au meseji.

Tambua biashara kuu, kusudi, au somo mara moja. Mpe msomaji taarifa kutoka sentensi ya kwanza kuhusu barua yako. Kumbuka kwamba wakati watu wa biashara wanapofungua barua, wasiwasi wao wa kwanza ni kujua barua hiyo inahusu nini, kusudi lake ni nini, na kwanini wanapaswa kutumia muda wao kuisoma. Kwa hivyo, epuka kuanzia kwa njia ndefu. Ikiwa unandika kutafuta kazi, anza na kitu kama hiki: "Ninaandika kutafuta nafasi ulizonazo..." Ikiwa una habari mbaya kwa mtu fulani, si lazima ueleze yote katika sentensi ya kwanza. Hapa kuna mfano wa jinsi ya kuepa matumizi mabaya ya maneno: "Ninaandika kujibu barua yako ya Julai 24, XXXX ambayo unajadili matatizo uliyonayo na karatasi ya kielektroniki uliyonunua kutoka kampuni yetu." Ifuatayo inaonyesha mfano wa ziada.

Taja kusudi kuu au biashara ya barua mara moja. Tofauti ya tatizo inaanza kupiga kelele tangu mwanzoni. Toleo lililosasishwa angalau linaweka kusudi la barua (kisha linaanza kupiga kelele).

Ikiwa unajibu barua, tambua barua hiyo kwa mada na tarehe katika kipande cha kwanza au sentensi. Walengwa walio na shughuli nyingi ambao wanaandika barua nyingi hawawezi kukumbuka barua zao kwako. Ili kuepuka matatizo, bainisha tarehe na mada ya barua unayojibu:

Mpendwa Bw. Stout: Ninakuandikia kujibu barua yako ya Septemba 1, 2024 ambayo umeelezea matatizo uliyokutana nayo na moja ya mabadiliko yetu ya mti. Ninasikitika kwamba umepata usumbufu na gharama hii na....

Ndugu Bi. Cohen: Nimepata tu barua yako ya Agosti 4, 2024 ambayo umeorodhesha majina na vyanzo vingine ambavyo naweza kupata taarifa zaidi kuhusu utengenezaji na matumizi ya chupa za plastiki katika sekta ya vinywaji baridi....

Fanya aya za barua nyingi za kibiashara ziwe fupi. Kifungu cha barua za biashara mara nyingi huwa kifupi, baadhi ni sentensi moja tu mrefu. Barua za biashara hazisomwi kama makala, ripoti, au vitabu. Kawaida, zisomwa kwa haraka. Kifungu kubwa, chenye unene, kilicho na mistari zaidi ya kumi, ambacho kinahitaji umakini mkubwa, kinaweza kisisomwe kwa makini—au kisomwe kabisa.

Ili kumwezesha mpokeaji kusoma barua zako haraka na kuelewa na kukumbuka ukweli au mawazo muhimu, tengeneza aya fupi fupi kati ya mistari mitatu na nane. Katika barua za kibiashara, aya zinazojumuisha sentensi moja tu ni za kawaida na zinaweza kukubalika. Katika sura hii, utaona mifano ya aya fupi ambazo hutumika mara kwa mara katika barua za kibiashara.

"Gawa" maudhui ya barua yako. Unapofanya "ugawanyiko" wa yaliyomo kwenye barua ya biashara, unatia kila sehemu tofauti ya mazungumzo—kila mada tofauti ya barua—katika aya yake. Ikiwa ungeandika barua ya malalamiko kuhusu matatizo na kitengo cha mfumo wa kompyuta yako binafsi, unaweza kuwa na aya hizi:

• Maelezo ya matatizo uliyokuwa nayo nayo
• Kazi zisizo na ufanisi za ukarabati ulizokuwa nazo
• Malipo unayofikiri unastahili na kwa nini

Soma kila aya ya barua zako kuhusu kusudi, maudhui, au kazi yake. Wakati unapotafuta aya ambayo inafanya mambo zaidi ya moja, fikiria kugawanya katika aya mbili. Ikiwa unakutana na aya mbili fupi tofauti ambazo zinafanya jambo lilo hilo, fikiria kuziunganisha kuwa moja.

Toa viashiria vya mada mwanzoni mwa aya. Chambua baadhi ya barua unazoziona katika sura hii kulingana na maudhui au kusudi la aya zao binafsi. Katika sentensi ya kwanza ya aya yoyote katika barua ya biashara, jaribu kutafuta neno au kifungu kinachoashiria mada ya aya hiyo. Ikiwa aya inaelezea matatizo yako na kompyuta binafsi, fanya kazi ya neno "matatizo" au kifungu "matatizo na kompyuta yangu binafsi" kwenye sentensi ya kwanza. Kufanya hivi kunawapa wapokeaji ufahamu wazi wa maudhui na kusudi la kila aya. Hapa kuna sehemu kabla na baada ya viashiria vya mada kuingizwa:

Tatizo: Nimefanya kazi kama eletriki katika eneo la Decatur, Illinois, kwa takribu miaka sita. Kuanzia mwaka wa 2022 nimesajiliwa na jiji la Decatur kama mkandarasi wa umeme aliye na uwezo wa kufanya kazi za kibiashara na viwandani pamoja na kazi za makazi. Mpangilio: Kuhusu uzoefu wangu wa kazi, Nimefanya kazi kama mhandisi wa umeme katika eneo la Decatur, Illinois, kwa takriban miaka sita. Tangu mwaka wa 2022 nimepatiwa leseni na jiji la Decatur kama mkandarasi wa umeme mwenye sifa za kufanya kazi za kibiashara na viwanda pamoja na kazi za makazi.(Italics sio katika ya awali.)

Andika orodha au kuorodhesha wakati wowote unapoweza katika barua ya kibiashara. Orodha inaeneza maandiko ya barua, na kufanya iwe rahisi kuchukua pointi muhimu haraka. Orodha zinaweza kushughulikiwa kwa njia kadhaa, kama ilivyoelezwa katika sura kuhusu orodha. Kwa mifano ya orodha katika mawasiliano ya kibiashara, angalia muundo wa herufi kubwa kwenye yaliyopita, barua ya uchunguzi, na barua ya agizo.

Weka taarifa muhimu kwa mkakati katika barua za kibiashara. Taarifa katika mistari ya kwanza na ya mwisho wa aya hulaumiwa kusomwa na kukumbukwa kwa urahisi zaidi. Hizi ni maeneo ya kuonekana kwa urahisi. Taarifa iliyozifadhiwa katikati ya aya ndefu kwa urahisi inapuuziliwa mbali au kusahaulika. Kwa mfano, katika barua za maombi ambazo lazima ziwatie moyo waajiri wenye uwezo kwamba wewe ni sahihi kwaajili ya kazi,weka taarifa kuhusu sifa zako zinazovutia mwanzoni au mwisho wa aya kwa kusisitiza zaidi. Weka taarifa zisizo za kuburudisha au zinazoweza kuwa na madhara katika maeneo yasiyo na mwanga mkubwa. Ikiwa una mambo magumu ya kusema, mkakati mzuri (na wa dhati) ni kupunguza umuhimu kwa kuyaweka katika maeneo yenye umuhimu mdogo. Ikiwa kazi inahitaji uzoefu wa miaka mitatu na wewe una mmoja tu, zifichie ukweli huu katikati au nusu ya chini ya aya ya mwili wa barua ya maombi. Barua itakayoweza kutokea itakuwa ya kweli na kamili; hivi tu haitasisitiza madhaifu bila sababu. Hapa kuna mifano ya mawazo haya:

Tatizo: Katika mwezi wa Julai nitaweza kumaliza masomo yangu katika Chuo Kikuu cha Kansas na kupata Shahada ya Sayansi katika Lishe na Lishe Bora. Katika kipindi cha miaka minne iliyopita ambapo nimefuatilia shahada hii, nimefanya kazi kama msaidizi wa maabara kwa Daktari Alison Laszlo na nimekuwa na shughuli katika mashirika mawili yanayohusiana, Chama cha Wanafunzi wa Lishe na Chama cha Mambo ya Nyumbani cha America. Katika maabara yangu ya biokemia ya lishe na sayansi ya chakula, nimeandika ripoti nyingi za kiufundi na makala za kisayansi. Pia nimekuwa nikihudumu kama msaidizi wa lishe katika Hospitali ya St. David mwaka huu na nusu iliyopita. (Kazi inahitaji mwandishi wa kiufundi; hebu tuweke msisitizo hapo kwanza, kisha tutaweza kutaja mengine!) Rekebisho: Katika elimu yangu katika Chuo Kikuu cha Kansas, nimetengeneza uzoefu mkubwa katika kuandika ripoti za kiufundi na karatasi za kisayansi. Zaidi ya hayo, ripoti hizi na karatasi zimekuwa katika uwanja wa lishe na lishe, ambapo nitapata shada yangu ya Sayansi mwezi huu wa Julai. Katika miaka yangu minne katika Chuo Kikuu, pia nimekuwa nikishughulikia kazi nyingi za karatasi kama msaidizi wa maabara wa Dk. Alison Laszlo, kama mwanachama wa mashirika mawili yanayohusiana, Shirika la Wanafunzi wa Lishe na Shirika la Uchumi wa Nyumbani la Marekani, na kama msaidizi wa lishe katika Hospitali ya St. David's huko Lawrence katika mwaka mmoja na nusu uliopita.

Shida: Hadi sasa, sijaifanya ukaguzi wa kujitegemea wa majengo peke yangu. Nimekuwa nikifanya kazi kwa miaka miwili iliyopita chini ya usimamizi wa Bwana Robert Packwood ambaye mara nyingi amenipa jukumu kuu la kufanya ukaguzi na hatua za mali. Ni Bwana Packwood aliyenihimiza kuomba nafasi hii. Nimefanya pia maboresho ya nyumba za zamani kwa msingi wa mkataba na nina uzoefu fulani katika ujenzi wa viwanda kama fundi wa kulehemu na kama karani katika tovuti ya ujenzi wa nyuklia. (tusiweke uwongo kuhusu ukosefu wetu wa uzoefu, lakini pia tusiiweke kwenye bango!) Rekebisho: Kuhusu uzoefu wangu wa kazi, nimetekeleza ukaguzi wa majengo na ukaguzi wa mali nyingi chini ya usimamizi wa Bwana Robert Packwood katika miaka miwili iliyopita. Bwana Packwood, ambaye alinisisitiza nishike nafasi hii, mara nyingi amenipa jukumu kuu katika kazi nyingi za ukaguzi. Nimefanya pia ukarabati wa nyumba za zamani kwa msingi wa mkataba na nina uzoefu fulani katika ujenzi wa viwanda kama fundi kulehemu na kama karani katika sehemu ya ujenzi wa nyuklia.

Pata njia chanya za kueleza habari mbaya katika barua zako za kibiashara. Mara nyingi, barua za biashara zinahitaji kuwasilisha habari mbaya: kibodi cha kompyuta kilichovunjika hakiwezi kubadilishwa, au mtu fulani haiwezi kuajiriwa. Habari hizo mbaya zinaweza kuwasilishwa kwa njia ya heshima. Kufanya hivyo hupunguza uwezekano wa kuakhirisha uhusiano wa biashara na mpokeaji wa habari mbaya. Ili kuwasilisha habari mbaya kwa njia chanya, epuka maneno kama "haiwezekani," "kata," "shindwa," "haiwezekani," "kata," "kata," "punguza," na "kanusha" kadri inavyowezekana. Matoleo ya kwanza ya sentensi za mfano hapa chini yameandikwa kwa mtindo wa baridi na usiovutia; matoleo ya pili ni chanya zaidi, ya kirafiki na ya heshima:

Tatizo: Kwa sababu ya kiasi cha habari unachohitaji katika barua yako, siwezi kukusaidia bila kuhatarisha mpangilio wangu wa kazi. Rekebisho: Katika barua yako unahitaji kiasi kizuri cha habari ambacho ningependa kukusaidia kukipata. Hata hivyo, kwa sababu ya majukumu yangu ya kazi, nitaweza kujibu tu baadhi ya maswali....

Tatizo: Ikiwa hutakamilisha na kurudisha mkataba huu wa matangazo kabla ya Julai 1, XXXX, hutaweza kupata nafasi yako ya matangazo mwaka huu. Mistari ya Capitol. Ikiwa hatujasikia kutoka kwako kabla ya tarehe hii, tutauza nafasi yako ya tangazo kwa mteja mwingine. Mapitio: Tafadhali kamilisha mkataba uliowekwa na uturudishe kabla ya Julai 1, XXXX. Baada ya tarehe hii, tutaanza kuuza nafasi za matangazo zisizokuwa rejeshwa mwaka huu Mstari wa Capitol, hivyo natumai tutasikia kutoka kwako kabla ya wakati huo.

Tatizo: Ingawa niko tayari kujadili mabadiliko katika sehemu maalum za makala hii au mawazo juu ya maeneo mengine ya kuangazia, siko tayari kubadili mada ya msingi ya makala hii: matumizi ya mfumo wa kompyuta ndogo wa Victor. Mapitio: Niko wazi kwa mapendekezo na maoni kuhusu vipengele maalum vya makala hii, au mawazo yako juu ya maeneo mengine ambayo unadhani ni muhimu nijadili. Hata hivyo, nataka kuhifadhi mada ya msingi ya makala hii: matumizi ya mfumo wa kompyuta mdogo wa Victor.

Zingatia mahitaji, malengo, au maslahi ya mpokeaji badala ya yako mwenyewe. epuka mwelekeo wa kujilenga katika wasiwasi wako badala ya wale wa mpokeaji. Hata kama lazima uzungumzie kuhusu wewe mwenyewe katika barua ya biashara kwa kiasi kikubwa, fanya hivyo kwa njia inayohusisha wasiwasi wako na wale wa mpokeaji. Mtindo huu unaoelekeza kwa mpokeaji mara nyingi huitwa "mtindo wa wewe," ambayo haitoi maana ya kutumia wewe zaidi bali inamfanya mpokeaji kuwa kipengele kikuu cha barua.

Tatizo: Ninaandika kwako kuhusu mabadiliko katika sera yetu ya bei ambayo itatunza kampuni yetu muda na fedha. Katika operesheni kama yetu, inagharimu muda mwingi wa kazi (na hivyo gharama) kusafisha na kuosha vyombo vyetu vilivyotumika inaporudi kutoka kwa sherehe kubwa. Pia, tumejipatia gharama kubwa kwa kubadilisha nguo za mezani ambazo zimeharibiwa na madoa ambayo yaligeweza kuoshwa haraka baada ya sherehe na kuokolewa. Rekebisho: Ninaandika ili kukujulisha kuhusu sera mpya ambayo tunaanzisha, kuanzia tarehe 1 Septemba, 2021, ambayo itatuwezesha kuhudumia mahitaji ya sherehe kubwa kwa mara nyingi zaidi bila kuchelewa. Katika shughuli kama yetu ambayo tunatoa huduma kwa sherehe za hadi watu 500, muda wa kujibu ni muhimu; vyombo vilivyoshindwa kusafishwa na kutosafishwa vinachelewesha wakati wa usafishaji na, muhimu zaidi, hutoa huduma zisizo za mara kwa mara na zisizo za haraka kwako mteja. Pia, ada za ziada za vifaa vilivyo na madoa zinaweza kuepukwa kwa kuzamisha mara moja baada ya sherehe.

Tatizo: Kwa sababu hizi, sera yetu mpya, itakayoanza kutumika tarehe Septemba 1, XXXX, itakuwa kutoza 15% ya ziada kwa vyombo vya kula ambavyo havijapangiliwa na 75% ya thamani ya jumla ya nguo zilizotiwa doa ambazo hazijazamishwa. Mapitio: Hivyo, ili kutuwezesha kutoa mahitaji ya chama chako kikubwa kwa wakati, tutaanza kucharge 15% kwa kila vyombo vya kula visivyofugwa na 75% ya thamani ya jumla ya nguo zenye madoa ambazo hazijazamishwa. Sera hii tunatumai itawatia moyo wasaidizi wa jikoni wa wateja wetu kufanya kufuga na/au kuzamisha kwa haraka na kwa urahisi mwishoni mwa sherehe kubwa. Kufanya hivyo kutahakikisha huduma ya haraka na ya mara kwa mara.

Epuka matumizi ya lugha ya kiburu, isiyo ya kawaida, inayofanana na sheria. Jihadharini na lugha inayojifanya kuwa muhimu. Aina hii ya lugha inaweza kuonekana kuwa ya kibiashara mwanzoni; lakini ni ya kipumbavu. Kwa kweli, namna hii ya kuzungumza inaonekana kuwa muhimu katika nyaraka za kisheria; lakini kwanini kuitumia katika hali nyingine za uandishi? Unapoandika barua ya kibiashara, jiweke katika nafasi ya mtu anayezungumza kwa uwazi, mwenye akili ya kawaida, na mwenye miguu mia ardhini (lakini epuka matusi). Angalia mifano ifuatayo kwa kipimo kikali cha lugha ya kibureaucratic.

Toleo la lugha yenye majigambo	Toleo la Kiswahili rahisi
Walimu wanapaswa kuwasaidia wanafunzi katika mchakato wao wa kuingizwa katika ujuzi wa mkutano wa kielektroniki.	Walimu wanapaswa kuwasaidia wanafunzi kuzoea mikutano ya mtandaoni.
Wanafunzi lazima wajifunze jinsi kati hii inavyoshurutisha na kuwezesha uzalishaji na ubadilishanaji wa mazungumzo yao.	Wanafunzi lazima wajifunze jinsi mkutano wa mtandaoni unavyoweza kuathiri mawasiliano yao.
Walimu lazima wajenge pamoja na wanafunzi wao nafasi ya kiakili, kijamii na kisiasa ambayo ni mkutano wa kielektroniki kwa njia ya kidinamic.	Walimu lazima wajenge hali ya mkutano mtandaoni pamoja na wanafunzi wao.
Wanafunzi lazima waone kwamba matumizi ya lugha ya kubadilisha mara kwa mara majukumu kama wazalishaji na watumiaji wa mazungumzo katika mwingiliano wa kubadilishana kwa mazungumzo katika mfumo wa uwasilishaji wa haraka wa elektroniki ni sawa na inavyotokea kati ya wazungumzaji na wasikilizaji wakati wa mazungumzo ya mdomo.	Wanafunzi wanapaswa kuelewa kwamba nafasi zao kama waandishi na wasomaji katika mikutano mtandaoni hubadilika kwa haraka kama vile nafasi zao kama wanasemaji na wasikilizaji zinavyofanyika katika mazungumzo ya mdomo.

Hapa kuna mfano mwingine—kabla na baada:

Epuka maandiko ya kifahari au yenye sauti ya utawala. Sio tu sauti ya toleo la shida inaudhi, bali pia ni karibu mara mbili ya urefu wa toleo lililorekebishwa!

Toa barua yako ya kibiashara "kuhitimisha" wakati wowote inapofaa. Kitendo cha "kumaliza" kinaweka wazi kile mwandishi wa barua anatarajia mpokeaji afanye na lini. Hitimisho zisizo na ufanisi katika barua za kibiashara mara nyingi huishia na kauli za kawaida, zisizo na ahadi kama "Natumai kusikia kwako hivi karibuni" au "Nijulishe kama naweza kusaidia zaidi." Badala yake, au kwa nyongeza, fafanua kitendo ambacho mpokeaji anapaswa kuchukua na ratiba ya kitendo hicho. Ikiwa, kwa mfano, unandika barua ya uchunguzi, muombaji mhariri kwa adabu akujulishe kuhusu uamuzi wake kama inawezekana ndani ya mwezi. Ikiwa unandika barua ya maombi, jitahidi kutafuta tarehe na saa ya mahojiano. Hapa kuna baadhi ya mifano:

Mara tu utakapothibitisha mpango huu, nitaanza kuwasiliana na wawakilishi wa mauzo mara moja kupanga ununuzi na utoaji wa kompyuta za mkononi. Naweza kutarajia kusikia kutoka kwako ndani ya juma?

Niko huru baada ya saa 8:00 mchana katika siku nyingi. Tunaweza kuweka kikao kujadili background yangu na nafasi hii zaidi? Nitasubiri kusikia kutoka kwako.

Kuandika Barua Pepe za Kitaalamu. Michael Alley, Penn State

Ningependa kupata mawazo yako, majibu, na ukosoaji kuhusu sura hii: jibu lako—David McMurrey.