Muhtasari wa Ujumbe za Biashara

Tafadhali bonyeza hapa ili kusaidia. David McMurrey Lipa kwa huduma ya mwenyeji wa wavuti:
Toa kiasi kidogo chochote unachoweza!
Uandishi wa Kiufundi Mtandaoni utaendelea kuwa bure.

Kumbuka: Fanya utafutaji kwenye Google kwa "muundo wa kawaida wa barua za biashara," na utaona kwamba hakuna kabisa mifano inayotumia muundo wa nafasi nyingi kwa vichwa na anwani za ndani unaoamriwa na templeti za Microsoft. Pia, templeti za Microsoft za barua za biashara zinaonyesha koma inayotumika kufuatia salamu. Nukta mbili ni desturi kwa biashara mawasiliano. Koma isiyo ya kawaida katika salamu ya barua ya kibiashara: Kumbuka: Tumia moja : (koloni) badala yake!

Taarifa za Biashara

Kwa mawasiliano ya ndani ya shirika, tumia muundo wa memorandum. Yaliyomo halisi ya memorandum yanaweza kuwa kwa kiasi kikubwa kama yale ya barua za kibiashara au kama yale ya ripoti fupi—kiini ni muundo wa memorandum.

Kama ilivyo kwa barua rasmi za biashara zilizochapishwa, unaweza kujiuliza kama memorandamu zilizochapishwa zinahitajika katika enzi za mtandao. Shirika lako linaweza kuwa na sera kali kuhusu nyakati ambazo barua pepe haziruhusiwi. Wasiwasi kuu ni usiri; barua pepe yoyote ina uwezekano wa kuonekana na mtu yeyote. Kwa sababu hiyo, ofa ya kazi, ombi la kuongeza mshahara, na malalamiko kuhusu mfanyakazi ni mifano mizuri ya wakati si sahihi kutumia barua pepe.

Vipengele vya Kawaida vya Memorandamu

Muundo wa kumbukumbu ni rahisi zaidi kuliko ule wa barua za kibiashara. Picha hapo chini inaonyesha vipengele vya kawaida.

TAREHE: Ingawa miundo hutofautiana, weka tarehe unapotuma memo kwenye kichwa. Mfano hapo chini unaonyesha kuwa ni mstari wa tatu kwenye kichwa; katika miundo mingine ni mstari wa kwanza.

KWA: Weka jina la mpokeaji au jina la kundi katika nafasi hii. Kiwango cha kiformali kinaonekana wazi hapa. Unaweza kuweka "Elizabeth", "Elizabeth Bennet", au "Bi. Elizabeth Bennet, Mkurugenzi wa Rasilimali Watu", kulingana na ukaribu wako na mpokeaji na jinsi hali ilivyo rasmi.

Matumizi ya umbizo maalum, katika kesi hii orodha iliyopangwa kwa nambari (kuonyesha mlolongo uliopangwa)

Mfano wa kumbukumbu za biashara

Sehemu ya kichwa katika muundo wa memo inatofautiana kulingana na upangaji wa vipengele hivi, lakini vyote ni muhimu.

Mstari wa somo: huainisha mada kwa uwazi na, katika kesi hii, muktadha wa mawasiliano

Rejea kwa mawasiliano ya awali. Ikiwa mstari wa somo hauelezei muktadha wa mawasiliano, fafanua muktadha huo katika aya ya kwanza ya barua ya kumbukumbu. Kwa mfano, "Sarah, nakubaliana kabisa" haielezi ni nini mwandishi wa barua ya kumbukumbu anakubaliana nacho.

Mfano wa memorandum ya biashara

KUTOKA: Weka jina lako mwenyewe au jina la mtu au la kikundi unayemwandikia memo katika sehemu hii. Mara nyingine tena, urafiki na kiwango cha uresmi vinamamua ikiwa utaweka jina lako la kwanza tu, jina lako kamili, au jina lako kamili pamoja na cheo chako. Kawaida, kama mwandishi wa memo, andika kwa mkono herufi zako za mwanzo au jina lako la kwanza mara tu baada ya jina lako lililochapishwa.

MADA: Katika sehemu hii, weka kifungu kinachofafanua mada na kusudi la kumbukumbu. Kwa utafiti wa programu za kukagua sarufi, mada inaweza kuwa "Matokeo ya utafiti wetu wa programu za kukagua sarufi." Lebo halisi ya kipengele hiki inatofautiana: mitindo mingine hutumia "RE:" au "SUBJ.:". Ikiwa kumbukumbu yako ni jibu, weka mstari wa mada ipasavyo. Kwa mfano: "Re: ombi lako la utafiti wa vifaa vya piezoelektriki."

Mwili. Mwili unaanza mara tu baada ya kichwa. Maandishi yamewekwa mstari mmoja; mistari ya kwanza ya aya hawekwi nafasi mwanzoni; na nafasi mara mbili hutumiwa kati ya aya. (Kwa mikakati ya uandishi na mtindo wa kutumia katika mwili, angalia “Mtindo wa Kuandika kwa Mawasiliano ya Biashara” hapo awali katika sura hii.)

Sehemu ya saini. Katika mitindo rasmi ya kumbukumbu, waandishi kwa kweli huweka aina ile ile ya salamu za kumalizia za heshima na sehemu ya saini unayoiona katika barua za biashara. Vinginevyo, sehemu ya saini haitumiki katika kumbukumbu.

Mtindo wa Kuandika Barua za Kumbukumbu

Kuhusu mtindo wa kumbusho, hapa kuna mapendekezo kadhaa:

Kutokuwa rasmi. Rekebisha tono la memo yako kulingana na wapokeaji na hali. Kutokuwa rasmi ni jambo la kawaida katika memo, lakini fikiria mara mbili kuhusu kutumia ucheshi au sarkasimu na wateja wa kibiashara na usimamizi wa ngazi ya juu—hasa wale ambao lugha yao ya asili si Kiingereza.

Ufupi. Memos kwa kawaida huwa fupi—kwa mfano, chini ya mistari kumi na mbili—na vifungu pia ni vifupi.

Mistari maalum ya mada. Ili kuhakikisha memo yako inasomwa na inatoa athari inayotakiwa, fanya mstari wa somo uwe maalum na wa kuvutia. Iwapo wapokeaji wana jumbe 60 hadi 70 katika kisanduku cha kuingia, na wanachoona tu ni mistari ya somo, basi wana uwezekano mkubwa wa kusoma zile zinazojionyesha kuwa muhimu au za kuvutia.

<

Taarifa muhimu kwanza. Watu wanapopokea taarifa fupi nyingi, huwa wanapoteza shauku au uvumilivu haraka. Watu wana shughuli nyingi! Weka taarifa muhimu zaidi mwanzoni mwa taarifa fupi yako. Tumia sentensi zinazofuata kwa ufafanuzi.

mada moja, suala moja, swali moja, ombi moja kwa kila kumbukumbu. Wakati mwingine, kipengee cha kwanza pekee katika kumbukumbu yako ndicho kinachopata jibu. Ndiyo, watu wana shughuli nyingi. Ikiwa una maombi mawili, weka ombi moja katika kumbukumbu moja; lingine katika kumbukumbu inayofuata.

Aya fupi na nafasi kati ya aya. Iwapo inawezekana, gawanya kumbukumbu zako katika aya za mistari mitatu au minne. Na unapo gawanya ujumbe wako katika aya, acha mstari mmoja kati yao.

kuangazia na msisitizo. Tumia athari za usanifu wa maandishi (herufi nzito, herufi zenye mteremko, rangi, fonti tofauti), majedwali, na michoro kwa uthabiti na kwa kiasi. Unaweza pia kutumia majedwali na michoro kuimarisha taarifa zako fupi (angalia sura ya 7).

vichwa. ikiwa memo yako ni ukurasa mzima au ndefu zaidi, tumia vichwa vya habari kutambua mada ndogo. kwa vichwa hivi, tumia fonti kidogo kubwa na uweke herufi nzito. (angalia sura ya 3 kwa maelezo kuhusu vichwa vya habari.)

orodha. Ikiwa una nukta kuu za kusisitiza au ikiwa unawasilisha taarifa hatua kwa hatua, tumia orodha zilizo na nukta na orodha zilizo na nambari, mtawalia.

majibu ya kiotomatiki. Kama unasoma memos mtandaoni, kuwa mwangalifu unapotumia kipengele cha kujibu. Inaweza kuwa maafa yanayosubiri kutokea. Kwa sababu memos mara nyingi huandikwa kwa wapokeaji wengi, ni rahisi kusambaza jibu kwa wote wakati ulikusudia kujibu kwa mmoja tu. Fikiria kwamba, unapotuma jibu kwa mshirika kwenye mradi, unaohoji uwezo wa mshirika mwingine katika mradi huo. Lakini vipi ikiwa jibu hili pia litaenda kwa washirika wote wawili? Ai...

barua pepe ya biashara

kuongezwa

Barua za biashara (posta ya ardhini — si barua kwa ndege)

vipengele vya kawaida

Yafuatayo yanahusu maelezo ya kiufundi na kimwili ya barua za kibiashara. Vipengele vyote vinavyojadiliwa yafuatayo vimeonyeshwa katika yafuatayo:


Vipengele vya kawaida vya barua za kibiashara

kichwa. kichwa kina anwani ya mwandishi na tarehe ya barua. jina la mwandishi halijajumuishwa; vichwa kwenye karatasi za kichwa cha barua vinahitaji tarehe tu. kumbuka kwamba ikiwa unatumia karatasi za kichwa cha barua ambapo ukurasa wa kwanza una kichwa cha habari cha kifahari na nembo, usitumie aina hiyo ya ukurasa kwenye kurasa zinazofuata. tumia karatasi za kurasa zinazofuata zinazokuja pamoja na karatasi ya ukurasa yenye nembo.

ikiwa uko katika kozi ya uandishi, kwa nini usitengeneze nembo yako mwenyewe ya kifahari, ikijumuisha jina la kampuni uliloibua na anwani (ikiwa mwalimu wako ataruhusu)? zingatia mifano hii miwili:


Moja ya uwezekano kwa vifaa vya karatasi vya nembo iliyobuniwa


uwezekano mwingine kwa karatasi za nembo iliyotengenezwa

anwani ya ndani. Anwani ya ndani inaonyesha jina na anwani ya mpokeaji wa barua. Taarifa hii inaweza kusaidia kuzuia mkanganyiko katika ofisi za mpokeaji. Pia, ikiwa mpokeaji amehamia mahali pengine, anwani ya ndani husaidia kuamua nini kifanyike na barua hiyo. Katika anwani ya ndani, jumuisha cheo kinachofaa cha heshima cha mpokeaji; na nakili jina la kampuni hasa jinsi kampuni hiyo ilivyoandika. Wakati una majina ya watu binafsi, kumbuka kuwaita kwa heshima ipasavyo: Bi. (Mrs./Ms.), Bw. (Mr.), Dkt. (Dr.), n.k. Ikiwa huna uhakika ni sahihi gani kwa mtu fulani, jaribu kugundua jinsi mtu huyo anavyosaini barua au rejea sehemu ya jinsi ya kuwaita katika kamusi.

salamu. Salamu zinaelekezwa moja kwa moja kwa mpokeaji wa barua na zinafuatiliwa na nukta mbili (isipokuwa pale mtazamo wa kirafiki, wa kufahamiana, au wa kijamii unapokusudiwa, ambapo koma hutumika).

Kumbuka: Anza hati mpya katika Microsoft Word, na utaona kwamba violezo vyote vya barua za maombi vinaweka koma baada ya salamu. Matumizi ya nukta wawili katika barua za kibiashara yamebainishwa kwa uwazi katika Mwongozo wa Mwandishi wa Biashara (2011).

kumbuka kwamba katika barua iliyorahishwa Katika muundo huo, mstari wa salamu umeondolewa kabisa. ikiwa hufahamu kama mpokeaji ni mwanamume au mwanamke, desturi ya jadi imekuwa kuandika "mpendwa bwana" au "wapendwa mabwana"—lakini hilo ni ubaguzi wa jinsia! ili kuepuka tatizo hili, salamu kama "mpendwa bwana au mademu," "wapendwa mabibi na mabwana," "marafiki wapendwa," au "watu wapendwa" zimetumika—lakini hazikupokelewa sana kwa ujumla. Kuondoa mstari wa salamu kabisa au kuingiza "kwa yule anayeweza kuhusika" mahali pake, sio suluhisho nzuri kwa kawaida pia—si ya kibinafsi.

Suluhisho bora ni kupiga simu fupi, isiyojulikana kwa shirika na kuuliza jina; au, elekeza salamu kwa jina la idara, jina la kamati, au jina la cheo: "mpendwa idara ya rasilimali watu," "mpendwa kamati ya uajiri," "mpendwa mwenyekiti," "mpendwa mkurugenzi wa msaada wa kifedha," kwa mfano.

muundo wa barua kwa mtindo wa block

mstari wa somo au mstari wa rejea. kama inavyoonyeshwa katika barua ya kuagiza, mstari wa somo unachukua nafasi ya salamu au umejumuishwa pamoja nayo. mstari wa somo unatangaza maudhui kuu ya barua.

mwili wa barua. Ujumbe halisi, bila shaka, umejumuishwa katika mwili wa barua, aya zilizo kati ya salamu na hitimisho la heshima. Mikakati ya kuandika mwili wa barua zinajadiliwa katika sehemu kuhusu mtindo wa mawasiliano ya kibiashara.

Salamu za kumalizia Kipengele cha "Wako mwaminifu" cha barua ya biashara kinaitwa hitimisho la salamu. Mengine yanayotumika mara kwa mara ni "Wako mwaminifu," "Kwa moyo wote," "Kwa heshima," au "Wako kwa heshima." Unaweza kubuni zako mwenyewe, lakini kuwa mwangalifu usizitengeneze zile zenye maneno mengi au za kupendeza kupita kiasi. Angalia kwamba herufi ya kwanza tu ndiyo imeandikwa kwa herufi kubwa, na daima inafuatiwa na koma.

sehemu ya saini. kwa kawaida, unaandika jina lako mistari minne chini ya hitimisho la salamu, na kusaini jina lako kati yao. ikiwa wewe ni mwanamke na unataka kufanya hali yako ya ndoa iwe wazi, tumia miss, ms., au mrs. katika mabano kabla ya toleo la kwanza la jina lako lililoandikwa. pindi inapowezekana, jumuisha cheo chako au jina la nafasi unayoshikilia mara moja chini ya jina lako. kwa mfano, "mwanafunzi wa uandishi wa kiufundi," "mwanafunzi wa mwaka wa pili, mwenye mtaala wa uchakataji wa data," au "mwanafunzi wa Chuo cha Jamii cha Kaunti ya Tarrant" zinakubalika kabisa.

Maelezo ya mwisho. Mara nyingi, chini kabisa ya sehemu ya saini kuna vifupisho au misemo kadhaa yaliyo na kazi muhimu.

<

• Herufi za kwanza. Herufi za mwanzo kwa herufi zote kubwa katika michoro iliyotangulia ni za mwandishi wa barua, na zile za herufi ndogo mara tu baada ya nukta mbili ni za mtumiaji wa mashine ya kuandika.
• Viambatanisho. Ili kuhakikisha mpokeaji anajua kwamba vitu vinaambatana na barua ndani ya bahasha ileile, tumia dalili kama "Kiambatisho," "Kiamb.," "Viambatisho (2)." Kwa mfano, ikiwa utatuma rezime na sampuli ya uandishi pamoja na barua yako ya maombi, utafanya hivi: "Kiamb.: Rezime na Sampuli ya Uandishi." Kama kiambatisho kinapotea, mpokeaji atajua.
• Nakala. Ikiwa unatumia nakala za barua kwa wengine, eleza pia jambo hilo katika noti za mwisho. Kwa mfano, ikiwa ungekasirika kwa jinsi mfanyabiashara wa eneo lako alivyoshughulikia matatizo yako ya ukarabati na ungekuwa unatuma nakala ya barua yako kwa Bodi ya Biashara Bora, ungeandika hivi: "nakala: Bodi ya Biashara Bora." Ikiwa unapanga kutuma nakala kwa wakili wako, andika kitu kama hiki: "nakala: Bwana Raymond Mason, Wakili."

Kurasa zifuatazo. Ikiwa barua yako ni ndefu zaidi ya ukurasa mmoja, kichwa kilicho juu ya kurasa zinazofuata kinaweza kushughulikiwa kwa mojawapo ya njia zilizoonyeshwa hapa chini. Taarifa katika kichwa cha ukurasa unaofuata ni jina la mpokeaji, tarehe na nambari ya ukurasa:

Mifano ya muundo wa kichwa cha ukurasa unaofuata.

Kama unatumia karatasi yenye kichwa cha barua, kumbuka usiitumie kwa kurasa zinazofuata. Hata hivyo, lazima utumie karatasi tupu zenye ubora, uzito, na muundo sawa na wa karatasi ya kichwa (kwa kawaida, karatasi za kichwa huja pamoja na karatasi tupu zinazolingana).

Miundo ya barua za kibiashara

Ikiwa unaandika barua ya biashara, chagua mojawapo ya miundo ya kawaida kama ilivyoonyeshwa katika barua za mfano zilizoorodheshwa hapa chini. Hizi ni pamoja na barua ya mpangilio wa block, barua ya nusu-block, barua mbadala ya block, na barua iliyorahisishwa.

• Tazama herufi za kuchapishwa.
• Tazama barua ya nusu-bloki.
• Angalia herufi za bloku mbadala.
• Kwa ajili ya barua iliyorahisishwa.

Kutumia mojawapo ya miundo hii kunategemea miundo zinazotumika mara kwa mara katika shirika lako au hali unayoandika. Tumia barua iliyorahishwa ikiwa huna jina la mtu au la idara ya kumwandikia.

Mtindo katika ujumbe za kibiashara

Kuandika barua za kibiashara na kumbukumbu za ndani kunatofautiana kwa njia muhimu kadhaa na kuandika ripoti. Kumbuka ushauri ufuatao unapokuwa unaandika, na hasa unapofanya marekebisho ya barua zako za kibiashara au kumbukumbu zako za ndani.

Taja biashara kuu, madhumuni, au mada kuu mara moja. Mpe msomaji taarifa tangu sentensi ya kwanza kabisa kuhusu kile barua yako inahusu. Kumbuka kwamba wakati watu wa biashara wanafungua barua, jambo lao la kwanza ni kujua barua hiyo inahusu nini, lengo lake ni nini, na kwa nini wanapaswa kutumia wakati wao kuisoma. Kwa hivyo, epuka kuanzisho zisizo za moja kwa moja. Ikiwa unaandika kuomba kazi, anza kwa kitu kama hiki: "Ninaandika kuomba nafasi ambayo mnayo wazi kwa sasa...." Ikiwa una habari mbaya kwa mtu, huna haja ya kufichua yote katika sentensi ya kwanza. Hapa kuna mfano wa jinsi ya kuepuka uandishi wenye mwelekeo hasi: "Ninaandika kwa kujibu barua yako ya tarehe 24 Julai, XXXX ambayo unajadili matatizo uliyoyapata na lahajedwali ya kielektroniki ulinunua kutoka kwa kampuni yetu." Ifuatayo inaonyesha mfano mwingine.

Taja mara moja madhumuni kuu au lengo kuu la barua. Toleo lenye tatizo linaanza tu kupoteza mwelekeo tangu mwanzo kabisa. Toleo lililorekebishwa angalau linaweka wazi kusudi la barua (kisha linaanza kupoteza mwelekeo).

Ikiwa unajibu barua, taja barua hiyo kwa mada yake na tarehe katika aya au sentensi ya kwanza. Wapokeaji walio na shughuli nyingi ambao wenyewe huandika barua nyingi huenda wasikumbuke barua walizokutumia. Ili kuepuka matatizo, taja tarehe na somo la barua unayojibu:

Mpendwa Bwana Stout: Ninaandika kwa kujibu barua yako ya 1 Septemba 2024 ambayo umeelezea matatizo uliyopata na moja ya mashine zetu za kukata miti. Ninasikitika kwamba umepata usumbufu na gharama na....

Mpendwa Bi. Cohen: Nimepokea tu barua yako ya tarehe 4 Agosti 2024 ambayo unataja majina na vyanzo vingine ambavyo ninaweza kupata taarifa za ziada kuhusu utengenezaji na matumizi ya chupa za plastiki katika tasnia ya vinywaji baridi....

Hakikisha aya za barua nyingi za kibiashara ziwe fupi. Aya za barua za kibiashara huwa mfupi, baadhi yao ni sentensi moja tu. Barua za kibiashara hazisomwi kwa njia ile ile kama makala, ripoti, au vitabu. Kwa kawaida, husomwa kwa haraka. Aya kubwa, nzito, na zenye msongamano zinazozidi mistari kumi, ambazo zinahitaji umakini mkubwa, huenda hazisomwi kwa makini—au hazisomwi kabisa.

Ili kumruhusu mpokeaji kusoma barua zako kwa mwendo wa haraka zaidi na kuelewa pamoja na kukumbuka mambo au mawazo muhimu, tengeneza aya fupi kwa ujumla zilizokuwa na mistari kati ya mitatu na nane. Katika barua za kibiashara, aya zinazojumuisha sentensi moja tu ni za kawaida na zinakubalika kabisa. Katika sura hii yote utaona mifano ya aya fupi zinazotumika mara kwa mara katika barua za kibiashara.

<

"Tenganisha" maudhui ya barua yako. Unapokuwa "kuigawanya kwa sehemu" yaliyomo ya barua ya kibiashara, unaweka kila sehemu tofauti ya majadiliano—kila mada tofauti ya barua— katika aya yake mwenyewe. Ikiwa ungekuwa unaandika barua ya malalamiko kuhusu matatizo ya kitengo cha mfumo cha kompyuta yako binafsi, unaweza kuwa na aya hizi:

• Maelezo ya matatizo uliyokuwa nayo.
• Kazi za ukarabati zisizofaa ulizopata
• Kiwango cha malipo unachodhani unastahili na kwa nini

Pitisha kila aya ya barua zako kwa kuzingatia kusudi lake, maudhui yake, au jukumu lake. Unapopata aya inayofanya mambo zaidi ya moja, fikiria kuigawanya kuwa aya mbili. Ikiwa unagundua aya mbili fupi, tofauti ambazo zinafanya kitu kimoja, fikiria kuziunganisha kuwa moja.

Toa viashiria vya mada mwanzoni mwa aya. Chambua baadhi ya barua unazoziona katika sura hii kwa kuzingatia yaliyomo au kusudi la aya zao binafsi. Katika sentensi ya kwanza ya aya yoyote ya mwili wa barua ya kibiashara, jaribu kubaini neno au kifungu kinachoonyesha mada ya aya hiyo. Ikiwa aya inajadili matatizo yako na kompyuta binafsi, weka neno "matatizo" au kifungu "matatizo na kompyuta yangu binafsi" katika sentensi ya kwanza. Kufanya hivi kunawapa wapokeaji hisia wazi kuhusu yaliyomo na kusudi la kila aya. Hapa kuna kipande kabla na baada ya viashirio vya mada kuingizwa:

Tatizo: Nimefanya kazi kama fundi umeme katika eneo la Decatur, Illinois kwa takriban miaka sita. Tangu 2022 nimepewa leseni na mji wa Decatur kama mkandarasi wa umeme aliyehitimu kufanya kazi za kibiashara na za viwandani pamoja na kazi za makazi. Marekebisho: Kuhusu uzoefu wangu wa kazi, Nimefanya kazi kama fundi wa umeme katika eneo la Decatur, Illinois kwa takriban miaka sita. Tangu 2022 nimepewa leseni na jiji la Decatur kama mkandarasi wa umeme aliyehitimu kutekeleza kazi za kibiashara na viwandani pamoja na kazi za makazi.(Maneno kwa italiki hayakuwepo katika asili.)

Orodhesha au taja kwa vipengele inapowezekana katika barua ya kibiashara. Kuorodhesha kunapanua maandishi ya barua, na kufanya iwe rahisi kupata mambo muhimu kwa haraka. Orodha zinaweza kushughulikiwa kwa njia kadhaa, kama ilivyoelezwa katika sura ya orodha. Kwa mifano ya orodha katika mawasiliano ya kibiashara, tazama muundo wa barua wa 'block' katika yaliyotangulia, ile barua ya maulizo, na barua ya kuagiza.

Weka taarifa muhimu kwa mkakati katika barua za kibiashara. Taarifa katika mistari ya kwanza na ya mwisho ya aya kwa kawaida husomwa na kukumbukwa kwa urahisi zaidi. Haya ni sehemu zenye mwonekano mkubwa. Taarifa zilizowekwa katikati ya aya ndefu mara nyingi hupuuzwa au kusahaulika. Kwa mfano, katika barua za maombi ambazo zinahitaji kumshawishi mwajiri anayetarajiwa kwamba unafaa kwa kazi, weka taarifa kuhusu sifa zako za kuvutia mwanzoni au mwishoni mwa aya kwa msisitizo mkubwa. Weka taarifa zisizo chanya au zenye madhara katika sehemu zisizoonekana sana. Kama una mambo magumu ya kusema, mkakati mzuri (na wa uaminifu) ni kupunguza msisitizo kwa kuyaweka katika maeneo ya msisitizo mdogo. Ikiwa kazi inahitaji miaka mitatu ya uzoefu na wewe una mwaka mmoja tu, ficha ukweli huu katikati au nusu ya chini ya aya ya mwili ya barua ya maombi. Barua itakayojitokeza itakuwa ya uaminifu na kamili; haitasisitiza mapungufu bila sababu. Hapa kuna baadhi ya mifano ya mawazo haya:

<

Tatizo: Mnamo Julai nitahitimu kutoka Chuo Kikuu cha Kansas na Shahada ya Sayansi katika Lishe na Dietetiki. Katika miaka minne iliyopita ambayo nimefuatilia shahada hii, nimefanya kazi kama msaidizi wa maabara kwa Dkt. Alison Laszlo na nimekuwa nikishiriki katika mashirika mawili yanayohusiana, Chama cha Wanafunzi wa Dietetiki na Chama cha Marekani cha Uchumi wa Nyumbani. Katika maabara zangu za biokemia ya lishe na sayansi ya chakula, nimeandika ripoti nyingi za kiufundi na makala za kisayansi. Pia nimekuwa nikihudumu kama msaidizi wa lishe katika Hospitali ya St. David huko Lawrence kwa mwaka mmoja na nusu uliopita. (Kazi inahitaji mwandishi wa kiufundi; wacha tuisisitize hiyo kwanza, kisha tuseme mambo mengine!) Mapitio: Katika masomo yangu katika Chuo Kikuu cha Kansas, nimepata uzoefu mkubwa wa kuandika ripoti za kiufundi na makala za kisayansi. Wengi ya ripoti na makala hizi zimekuwa katika uwanja wa lishe na dietetiki, ambao nitapokea Shahada yangu ya Sayansi Julai hii. Wakati wa miaka yangu minne katika Chuo Kikuu, pia nimekuwa nikishughulikia kazi nyingi za karatasi kama msaidizi wa maabara kwa Dkt. Alison Laszlo, kama mwanachama wa mashirika mawili yanayohusiana, Chama cha Wanafunzi wa Daitetiki na Chama cha Marekani cha Uchumi wa Nyumbani, na kama msaidizi wa lishe katika Hospitali ya St. David huko Lawrence kwa mwaka mmoja na nusu uliopita.

Tatizo: Hadi sasa, sijafanya ukaguzi wa majengo kwa uhuru. Kwa miaka miwili iliyopita nimekuwa nikifanya kazi chini ya ufuatiliaji wa Bw. Robert Packwood ambaye mara nyingi amenipa jukumu kuu la kutembelea na kukagua mali. Ni Bw. Packwood aliyenihimiza kuomba nafasi hii. Pia nimefanya urekebishaji wa nyumba za zamani kwa mkataba na nina uzoefu fulani katika ujenzi wa viwanda kama mfundi wa kulehemu na kama katibu katika eneo la ujenzi wa nyuklia. (Tusiseme uongo kuhusu ukosefu wetu wa uzoefu, lakini pia tusiweke kwenye bango!) Marekebisho: Kwa upande wa uzoefu wangu wa kazi, nimefanya ziara nyingi za ukaguzi wa majengo na ukaguzi wa mali chini ya uangalizi wa Bwana Robert Packwood katika kipindi cha miaka miwili iliyopita. Bwana Packwood, ambaye alinihimiza kuomba nafasi hii, mara nyingi amenipa jukumu kuu katika kazi nyingi za ukaguzi. Pia nimefanya ukarabati wa baadhi ya nyumba za zamani kwa misingi ya mkataba na nina uzoefu fulani katika ujenzi wa viwandani kama mfundi wa kulehemu na kama karani kwenye tovuti ya ujenzi wa nyuklia.

Tafuta njia chanya za kuwasilisha habari mbaya katika barua zako za kibiashara. Mara nyingi, barua za kibiashara zinahitaji kuwasilisha habari mbaya: kibodi ya kompyuta iliyovunjika haiwezi kubadilishwa, au mtu huyo hawezi kuajiriwa. Habari mbaya kama hizi zinaweza kuwasilishwa kwa njia ya upole na busara. Kutenda hivyo kunapunguza uwezekano wa kuishia uhusiano wa kibiashara na mpokeaji wa habari mbaya. Ili kuwasilisha habari mbaya kwa njia chanya, epuka maneno kama "haiwezi," "kukataza," "kushindwa," "haiwezekani," "kukataa," "kuzuia," "kudhibiti," na "kukanusha" kadiri iwezekavyo. Matoleo ya kwanza ya sentensi za mfano hapa chini yamewekwa kwa mtindo wa hasi, baridi na usio marafiki; matoleo ya pili ni chanya zaidi, ya kirafiki na ya busara:

Tatizo: Kwa sababu ya kiasi cha taarifa unachokiomba katika barua yako, siwezi kukusaidia bila kuingilia kwa kiasi kikubwa ratiba yangu ya kazi. Marekebisho: Kwenye barua yako unaomba kiasi kizuri cha taarifa ambazo ningependa kukusaidia kuyapata. Hata hivyo, kutokana na majukumu yangu ya kazi, nitaweza kujibu maswali machache tu....

Tatizo: Kama hautakamilisha na kurudisha mkataba huu wa matangazo kabla ya 1 Julai, XXXX, hautapokea nafasi yako ya matangazo katika toleo la mwaka huu. Mistari ya Kapitoli. Ikiwa hatutasikia kutoka kwako kabla ya muda huu wa mwisho, tutauza nafasi yako ya matangazo kwa mteja mwingine. Marekebisho: Tafadhali kamilisha mkataba uliowekwa hapa na uurudishe kwetu kabla ya 1 Julai, XXXX. Baada ya tarehe hii ya mwisho, tutaanza kuuza nafasi yoyote ya matangazo ambayo haijafanyiwa upya katika mwaka huu wa Mistari ya Kapitoli, hivyo natumai tutasikia kutoka kwako kabla ya hapo.

Tatizo: Ingawa niko tayari kujadili mabadiliko katika nyanja maalum za makala hii au mawazo juu ya maeneo mengine ya kujumuisha, siko tayari kubadilisha dhana msingi ya makala: urahisi wa matumizi wa mfumo wa mikrokompyuta wa Victor. Marekebisho: Niko wazi kabisa kwa mapendekezo na maoni kuhusu vipengele maalum vya makala hii, au kwa mawazo yenu kuhusu maeneo ya ziada mnayofikiri napaswa kuyafunika. Hata hivyo, ninataka kuhifadhi dhana msingi ya makala: urahisi wa matumizi wa mfumo wa kompyuta ndogo wa Victor.

<

Zingatia mahitaji, madhumuni, au maslahi ya mpokeaji badala ya yako mwenyewe. Epuka kuzingatia tu masuala yako mwenyewe badala ya yale ya mpokeaji. Hata kama lazima uongee kuhusu wewe mwenyewe kwa kiasi kikubwa katika barua ya kibiashara, fanya hivyo kwa njia inayohusisha masuala yako na yale ya mpokeaji. Mtindo huu unaomlenga mpokeaji mara nyingi hujulikana kama "msimamo wa wewe," ambalo halimaanishi kutumia neno "wewe" mara nyingi zaidi, bali kumfanya mpokeaji kuwa kipaumbele kuu cha barua.

Tatizo: Ninakuandikia kuhusu mabadiliko katika sera yetu ya bei ambayo itakayohifadhi kampuni yetu muda na pesa. Katika biashara kama yetu, inatugharimu kiasi kikubwa cha saa za kazi (na kwa hivyo gharama) kuondoa mabaki na kuosha vyombo vya meza vilivyotumika vinaporudi kutoka kwenye hafla kubwa. Pia, tumekuwa tukigharimu sana kwa kubadilisha mashuka na vitambaa vilivyoharibika na madoa ambayo yangekuwa yameoshwa au kuzamishwa mara moja baada ya sherehe na yangeweza kuokolewa. Marekebisho: Ninaandika kukujulisha kuhusu sera mpya tunayoianza, itakayotekelezwa kuanzia 1 Septemba 2021, ambayo itatupa uwezo wa kuhudumia mahitaji yako ya hafla kubwa mara nyingi zaidi na bila kuchelewa. Katika shughuli kama yetu, ambapo tunatoa huduma kwa hafla za hadi watu 500, muda wa kugeuza ni muhimu; vyombo vya mezani ambavyo havijaondolewa mabaki ya chakula au havijaoshwa husababisha ucheleweshaji katika shughuli za kusafisha na, muhimu zaidi, huduma isiyo ya mara kwa mara na isiyo ya haraka kwako wewe mteja. Pia, ada za ziada kwa nguo za meza zilizo na madoa zinaweza kuepukika kwa kuzamisha mara moja baada ya hafla.

Tatizo: Kwa sababu hizi, sera yetu mpya, itaanza kutumika kuanzia 1 Septemba, XXXX, itakuwa kutoza ziada ya asilimia 15 kwa vyombo vya meza ambavyo havijaoshwa, na kutoza asilimia 75 ya bei ya jumla kwa vitambaa vilivyo na madoa ambavyo havijamezwa. Marekebisho: Kwa hivyo, ili kutuwezesha kukidhi mahitaji yenu ya sherehe kubwa kwa haraka, tutaanza kutoza 15% kwa vyombo vyote vya chakula ambavyo havijaoshwa na 75% ya thamani ya jumla ya nguo za meza zilizo na madoa ambazo hazijaloweshwa. Tuna matumaini sera hii itawahamasisha wasaidizi wa jikoni wa wateja wetu kufanya kuosha kwa haraka na kwa urahisi na/au kulowesha mwishoni mwa sherehe kubwa. Kufanya hivyo kutahakikisha huduma ya haraka zaidi na ya mara kwa mara zaidi.

Epuka lugha ya kiburi, iliyozidi, au inayosikika kama ya kisheria. Kuwa mwangalifu na lugha iliyoinuliwa na inayojionyesha kuwa ya umuhimu. Aina hii ya lugha inaweza kuonekana ya kitaaluma mwanzoni; kwa kweli ni ya upuuzi. Bila shaka, namna hiyo ya kuandika inaonekana kuwa muhimu katika nyaraka za kisheria; lakini kwa nini kuitumia katika hali nyingine za uandishi? Unapoandika barua ya kibiashara, jiweke kama mtu anayezungumza kwa uwazi, mwenye busara za kawaida na mwenye mtazamo wa kawaida (lakini epuka lugha ya mitaani). Angalia mifano ifuatayo kwa dozi kali ya lugha ya burokrasi.

Toleo la lugha ya kiburi	Toleo la Kiingereza Rahisi
Walimu wanapaswa kuwasaidia wanafunzi katika mchakato wao wa kuingizwa katika utamaduni na ufasaha wa matumizi ya mikutano ya kielektroniki.	Walimu wanapaswa kusaidia wanafunzi kuzoea mikutano ya mtandaoni.
Wanafunzi wanapaswa kujifunza jinsi chombo hiki kinavyowazuia na kuziwezesha uzalishaji na kubadilishana wa mijadala yao.	Wanafunzi wanapaswa kujifunza jinsi mikutano ya mtandaoni yanavyoathiri mawasiliano yao.
Walimu wanapaswa kujenga kwa pamoja na wanafunzi wao nafasi ya kiakili, kijamii na kisiasa ambayo ni konferensi ya kielektroniki kwa njia iliyo hai.	Walimu wanapaswa kujenga mazingira ya mkutano wa mtandaoni pamoja na wanafunzi wao.
Wanafunzi lazima waone kwamba sifa za rhetoriki za mabadiliko yanayoendelea ya majukumu kama wazalishaji na watumiaji wa mazungumzo katika mienendo ya maingiliano ya kubadilishana hotuba katika mfumo wa utoaji wa kielektroniki wa kasi ni sawa na zile zinazotokea kati ya wazungumzaji na wasikilizaji wakati wa mazungumzo ya mdomo.	Wanafunzi lazima waelewe kwamba nafasi zao kama waandishi na wasomaji katika mikutano mtandaoni hubadilika kwa haraka kama vile nafasi zao kama wazungumzaji na wasikilizaji zinavyobadilika katika mazungumzo ya mdomo.

Hapa kuna mfano mwingine—kabla na baada:

Epuka uandishi unaosikika wenye kiburi au wenye kuagiza. Si tu kwamba toni ya toleo la tatizo ni ya kukera, bali pia ni karibu mara mbili ya urefu ikilinganishwa na toleo lililorekebishwa!

Mpe barua yako ya kibiashara "hitimisho la hatua" wakati inapofaa. Hitimisho la "linaloomba-tendo" linafanya wazi kile mwandishi wa barua anachotarajia mpokeaji afanye na lini. Hitimisho zisizo na ufanisi za barua za biashara mara nyingi zinaishia kwa tamko dhaifu, lisilo la kujitoa kama "Natumai kusikia kutoka kwako hivi karibuni" au "Nijulishe ikiwa ninaweza kutoa msaada zaidi." Badala yake, au pamoja na hayo, bainisha kitendo ambacho mpokeaji anapaswa kuchukua na ratiba ya kitendo hicho. Kwa mfano, ikiwa unaandika barua ya kuulizia, muombe mhariri kwa heshima akujuze uamuzi wake ikiwa inawezekana ndani ya mwezi mmoja. Ikiwa unaandika barua ya maombi, kwa busara jaribu kupanga tarehe na muda wa mahojiano. Hapa kuna baadhi ya mifano:

Mara tu utakapoidhinisha mpango huu, nitaanza mara moja kuwasiliana na wawakilishi wa mauzo ili kupanga ununuzi na utoaji wa kompyuta za kubebeka. Je, ninaweza kutegemea kusikia kutoka kwako ndani ya wiki?

Niko huru baada ya saa 2:00 mchana siku nyingi. Je, tunaweza kupanga miadi ili kujadili wasifu wangu na nafasi hii kwa undani zaidi? Natarajia kusikia kutoka kwako.

Kuandika barua pepe za kitaalamu. Michael Alley, Chuo Kikuu cha Jimbo la Pennsylvania

Ningethamini mawazo yako, hisia zako, na ukosoaji kuhusu sura hii: jibu lako—Daudi McMurrey.