Utangulizi ni mojawapo ya sehemu muhimu zaidi za ripoti—, au, kwa jambo hilo, hati yoyote—, lakini utangulizi mara nyingi umeandikwa vibaya. Sababu moja inaweza kuwa kwamba watu hawaelewi kusudi la utangulizi. Utangulizi humtambulisha wasomaji kwa ripoti na sio lazima, au linafanya hivyo kwa kiwango kidogo tu, kuhusu yaliyomo. "Utangulizi" si sawa na "muktadha"; linaweza kuwa na baadhi ya muktadha lakini kwa kiasi kidogo tu.
Wasomaji wana hitaji linaloweza kueleweka la kujua mambo fulani ya msingi kuhusu ripoti kabla ya kuanza kuisoma: kama inahusu nini, iliiandikwa kwa ajili ya nini, inalengwa nani, na ni yaliyomo yake makuu yapi. Wasomaji wanahitaji mwelekeo wa msingi kuhusu mada, kusudi, hali, na yaliyomo ya ripoti—kwa maneno mengine, utangulizi.
Fikiria kwamba, miaka kadhaa iliyopita, ulikuwa unaandika ripoti ya mapendekezo kuhusu vifaa vya kompyuta vya CD-ROM. Huenda ukavutiwa kutumia utangulizi kujadili historia ya maendeleo ya diski ya kompakti au upande wake wa kinadharia. Hilo linaweza kuwa jambo zuri kuingiza katika ripoti, na labda linapaswa kuwa sehemu ya ripoti — lakini si katika utangulizi, au angalau si kwa undani au kwa urefu mwingi.
Kwa ripoti za kurasa 10, utangulizi unaweza kuwa wastani wa nusu ukurasa hadi ukurasa mzima. Katika ukurasa huo mmoja, unaweza kuwa na aya tatu. Moja ya aya hizo inaweza kupewa maelezo ya msingi—kwa maneno mengine, kuanzisha mada inayoshughulikiwa. Lakini aya mbili zilizobaki zinapaswa kufanya kazi ya kuanzisha ripoti na kumwelekeza msomaji kuhusu ripoti hiyo, kama vitakavyojadiliwa hapa chini.
Hakikisha kuangalia mifano ya ziada: Utangulizi kwa maagizo na ripoti.
Vipengele vya kawaida vya utangulizi
Kumbuka: Ikiwa unaandika hati fupi ya kurasa 1 hadi 2, hakikisha unasoma sehemu ifuatayo kuhusu Utangulizi kwa nyaraka fupi.
Hakuna lazima kwamba kila moja ya vipengele vifuatavyo viwepo katika utangulizi wote, na baadhi ya vipengele vinaweza kuunganishwa katika sentensi ile ile. Badala ya kutumia vipengele hivi kwa njia ya kiotomatiki, andika utangulizi unaokuonekana kuwa mzuri kwako, kisha rudi na utafute vipengele hivi ndani yake.
Mada. Mapema katika utangulizi, onyesha mada maalum ya ripoti. Baadhi ya utangulizi yanaonekana kutaka kuwafanya wasomaji kusubiri kwa hamu kwa muda kabla ya kuonyesha mada halisi—; hiyo ni kamari. Ni bora kuonyesha mada mapema—, kwa namna ambayo unaweza kuzungusha maneno ya mada katika mistari ya kwanza tatu hadi minne.
Madhumuni na hali. Utangulizi mzuri unahitaji kueleza kwa nini uliandikwa, kwa ajili ya nani, na kwa madhumuni gani. Ikiwa ripoti inatoa mapendekezo kuhusu kama mpango unapaswa kutekelezwa, utangulizi unahitaji kuonyesha kusudi hilo. Unaweza pia kuzingatia kuonyesha kitu kuhusu wigo wa ripoti—yaani, ni nini hapana iliyokusudiwa kufanikisha.
Hadhira. Eleza ni nani wasomaji wanaofaa au waliokusudiwa wa ripoti —; kwa mfano, " mafundi wenye uzoefu waliopatiwa mafunzo kuhusu HAL/6000. " Eleza kiwango gani cha uzoefu au maarifa wasomaji wanahitaji ili kuelewa ripoti, ikiwa kuna. Ikiwa hakuna kinachohitajika, sema hivyo. Ikiwa ripoti ilitayarishwa kwa wajumbe wa baraza la Jiji la Utopia, Texas, utangulizi unapaswa kuonyesha hilo.
Muhtasari wa yaliyomo. Onyesha yaliyomo kuu ya ripoti. Unaweza kufanya hivyo kwa orodha ndani ya sentensi, kama mifano inavyoonyesha. Ikiwa una wasiwasi kuhusu wasomaji; matarajio yaliyopitiliza, onyesha ni mada gani ripoti inafanya hapana kifuniko.
Taarifa ya msingi kuhusu mada. Hii ni kipenzi cha kila mtu! Maelezo ya msingi kidogo kwa kawaida huwa katika utangulizi—; kwa mfano, ufafanuzi muhimu, muktadha wa kihistoria, nadharia, umuhimu wa somo. Taarifa kama hizi zinawavutia wasomaji, kuwasukuma kusoma, na kuwawekea msingi katika baadhi ya dhana za msingi. Hata hivyo, tahadhari—; mjadala huu unaweza kukuzidi na kujaza zaidi ya ukurasa mmoja. Ikiwa itatokea hivyo, sawa tu—; sio mwisho wa kila kitu. Ihamishe katika mwili wa ripoti, au katika kiambatisho.
Muktadha wa hali hiyo. Aina nyingine ya muktadha pia ni mgombea mzuri kwa utangulizi—hali iliyosababisha haja ya ripoti. Kwa mfano, ikiwa kulikuwepo na data nyingi zinazopingana kuhusu teknolojia mpya fulani ambazo zilisababisha haja ya utafiti, muktadha huu unaweza kufupishwa katika utangulizi. Kwa mfano, ikiwa kampuni ilihitaji vifaa vipya vya aina fulani au kampuni ilikuwa na tatizo au hitaji pamoja na mahitaji fulani kuhusiana na vifaa hivyo—majadiliano ya mambo haya yanapaswa kuwekwa katika utangulizi.
Angalia katika majadiliano ya vipengele hivi neno "kuonyesha" kinaendelea kutumika. Hiyo ni kwa sababu ungependa kuepuka lugha nzito kama "Mada ya ripoti hii ni..." au "Ripoti hii imeandikwa kwa ajili ya...". Angalia jinsi utangulizi za mfano kwa ujumla zinavyokwepa aina hii ya mtindo wa uandishi.
Mfano wa utangulizi wa ripoti ndefu iliyojumuisha vipengele vya mkataba. (Hufunguka kama dirisha ndogo; rekebisha ukubwa ili uone vizuri zaidi.)
Mfano mwingine wa utangulizi mrefu wa ripoti, tena, ukiwa na vipengele vya mkataba vimejumuishwa. (Inafunguka kama dirisha linaloibuka; rekebisha ukubwa kwa mtazamo bora.)
Kukusanya na Kupangilia Vipengele katika Utangulizi
Ugawaji. Shida ya kawaida ni kusambaza taarifa za msingi katika sehemu tofauti za utangulizi. Ingawa kunaweza kuwa na sababu nzuri za kugawa taarifa hizo katika sehemu tofauti za utangulizi, kuzihifadhi zote mahali pamoja kwa kawaida ni bora:
Kutokuwepo kwa mpangilio katika aya ya utangulizi.
Tambua kwamba sentensi iliyotiwa rangi nyekundu ni taarifa ya msingi. Hata hivyo, taarifa ya msingi inapaswa kuwa katika aya ya kwanza. Hamisha sentensi hiyo kwenye aya ya kwanza, na uibadilishe ili kujumuisha neno 'inayoweza kuaminika' kama mpito.
Upangiliaji. Njia nyingine ya kuchanganua utangulizi ni kuzingatia mfuatano wa aina za taarifa zinazotokea ndani yao. Ikiwa sentensi iliyo mahali pasipofaa imehamishwa katika aya ya kwanza, mfuatano wa aina za taarifa unaofaa unaweza kuwa huu:
|
Taarifa za msingi Mada zitakazofunikwa Hadhira iliyokusudiwa Wigo: kile ambacho hakifunikwi |
Mfululizo wa aina za taarifa zinazotumika kawaida katika aya ya utangulizi.
Utangulizi kwa Nyaraka Fupi
Hakikisha uangalie mifano ya ziada: Utangulizi kwa maagizo na ripoti.
Ikiwa unaandika hati fupi ya kurasa 1 hadi 2, hautahitaji vipengele vyote hivyo vya kawaida katika utangulizi wa ripoti vilivyotajwa katika sehemu iliyopita. Hapa kuna sehemu ndogo ya kile ambacho huenda ukahitaji:
Mada. Ikiwa unaweza kuwekea mduara maneno ya mada mahali fulani katika mistari ya kwanza tatu au nne za utangulizi, uko sawa.
Madhumuni na hali. Katika maelekezo, inatosha kuwaambia wasomaji kwamba wataona jinsi ya kufanya jambo fulani. Katika ripoti ya mapendekezo, taja tu kwamba wasomaji wataona hitimisho na mapendekezo.
Hadhira. Onyesha kiwango gani cha uzoefu au maarifa ambacho wasomaji wanahitaji ili kuelewa nyaraka. Ikiwa hakuna kinachohitajika, sema hivyo.
Muhtasari wa yaliyomo. Onyesha yaliyomo kuu ya nyaraka. Orodha rahisi katika sentensi moja itatosha.
Historia. Kumbuka kila wakati kwamba utangulizi si mjadala wa maelezo ya usuli; linaweza kujumuisha baadhi yao, lakini kwa kiwango kidogo tu.
Mfano wa utangulizi mfupi ulio na sehemu kubwa ya vipengele muhimu.
Utangulizi katika muhtasari
Unapotengeneza muhtasari wa nyaraka yenye urefu wa ripoti, unaweza kujikuta ukitumia sehemu iliyo na nambari ya Kirumi I kwa ajili ya maelezo ya msingi. Sio wazo zuri. Kumbuka mwongozo: Utangulizi huwafanya wasomaji kuwa tayari kusoma nyaraka.. Kwa kuzingatia hayo, kuandaa muhtasari wa utangulizi wa nyaraka yenye urefu wa ripoti ni rahisi kabisa. Hapa kuna mfano:
I. UTANGULIZI
A. Madhumuni
B. Wigo
C. Muhtasari (orodha fupi ya yatakayofunikwa)
D. Hali na hadhira
II. MUKTADHA . . .
Hauhitaji kujumuisha vipengele vyote hivi wala kwa mpangilio huu mahususi, na unapaswa kuwa na uwezo wa kuunganisha kwa ustadi baadhi ya vipengele hivi katika sentensi moja.
Utangulizi wa Sehemu
Kwa kawaida hatufikirii kwamba katika ripoti kuna utangulizi zaidi ya mmoja. Hata hivyo, katika ripoti zenye kurasa 8 hadi 10 au zaidi, sehemu binafsi pia zinahitaji aina fulani ya utangulizi. Haya yanaweza kuitwa Utangulizi wa sehemu kwa sababu wanawaandaa wasomaji kusoma sehemu ya ripoti—wanawaelekeza wasomaji kwa yaliyomo na kusudi lake na kuonyesha uhusiano na sehemu iliyotangulia.
Kwa kweli, utangulizi wa sehemu hauhitaji kuwa na vipengele vyote vya utangulizi wa ripoti. Hata hivyo, una vipengele kadhaa ambavyo, ikiwa yatashughulikiwa vizuri, yanaweza kuleta tofauti kubwa katika uwazi na mtiririko wa ripoti.
Utangulizi wa sehemu ya mfano. Angalia kwamba utangulizi wa sehemu hii sio tu unaotaja mada zilizopita na zinazokuja, bali pia unaonyesha jinsi zinavyohusiana. (Kutoka kwenye ripoti iliyoandikwa mwaka 1983.)
Kiashiria cha mada. Kama ilivyo katika utangulizi wa ripoti, eleza mada ya sehemu inayokuja. Lakini kumbuka—haipaswi kuwa kizamani na mkali"Mada ya sehemu inayofuata ya ripoti ni..."
Muhtasari wa yaliyomo. Kama ilivyo katika utangulizi wa ripoti, ni wazo zuri kuorodhesha yaliyomo kuu. Orodha iliyopo ndani ya sentensi inatimiza kusudi hili vizuri.
Mpito. Kipengele ambacho ni msaada mkubwa katika utangulizi wa sehemu ni maneno ya mpito yanayoonyesha jinsi sehemu iliyopita inavyohusiana na ile inayokaribia kuanza. Katika ripoti za urefu na ugumu wowote, ni mbinu nzuri—inasaidia wasomaji kufuatilia, ikionyesha jinsi sehemu zote za ripoti zinavyoendana.
Orodha ya Ukaguzi kwa Utangulizi
Wakati unavyorekebisha utangulizi zako, angalia matatizo kama yafuatayo:
- Epuka kuandika utangulizi unaojumuisha tu taarifa za nyuma; epuka kuruhusu taarifa za nyuma kufunika vipengele muhimu vya utangulizi.
- Hakikisha unataja mada mapema.
- Hakikisha unaonyesha hadhira na hali—kile wasomaji wanapaswa kutegemea kutoka kwa ripoti; maarifa au usuli gani wanayohitaji ili kuelewa ripoti; ni hali gani iliyosababisha haja ya ripoti.
- Hakikisha kuna muhtasari wa yaliyomo kwenye ripoti, pamoja na taarifa kuhusu wigo—mambo ambayo ripoti haishughulikii.
Ningethamini mawazo yako, hisia, na ukosoaji kuhusu sura hii: jibu lako—Daudi McMurrey.
