Tafadhali bofya hapa kumsaidia David McMurrey kulipia gharama za kuhifadhi tovuti:
Changia kiasi chochote kidogo unachoweza!
Online Technical Writing itaendelea kuwa bure.
Hakikisha unaangalia mifano.
Maelezo:
- Sura hii, pamoja na kitabu kizima cha technical writing, inalenga katika ujuzi wa uandishi wa kiufundi (technical writing skills). Maudhui ya kiufundi hapa hayajahakikishwa kuwa sahihi, yenye mafanikio, au ya kisasa.
- Sura hii imetafsiriwa kwa kutumia OpenAI ChatGPT. Tafadhali ripoti matatizo ya lugha kwa admin@mcmassociates.io
Maelezo ya Awali
Unapoanza, hakikisha unaelewa ufafanuzi tunaotumia kwa mapendekezo. Pia, ikiwa unasoma kozi ya technical writing, hakikisha unaelewa kazi ya pendekezo—si kuandika pendekezo lolote, bali pendekezo ambalo, angalau kwa sehemu, linapendekeza kuandika hati fulani.
Mapendekezo halisi. Unapoanza kupanga pendekezo, kumbuka ufafanuzi wa msingi: pendekezo ni ofa au zabuni ya kufanya mradi fulani kwa niaba ya mtu au taasisi. Mapendekezo yanaweza kujumuisha vipengele vingine—usuli wa kiufundi, mapendekezo, matokeo ya tafiti, taarifa kuhusu uwezekano wa utekelezaji (feasibility), na kadhalika. Hata hivyo, kinachofanya pendekezo liwe pendekezo ni kwamba linaomba hadhira kuidhinisha, kufadhili, au kutoa ruhusa ya kutekeleza mradi uliopendekezwa.
Ikiwa unapanga kuwa mshauri au kuendesha biashara yako mwenyewe, mapendekezo yaliyoandikwa yanaweza kuwa mojawapo ya zana zako muhimu zaidi za kupata kazi. Na ikiwa unafanya kazi katika wakala wa serikali, shirika lisilo la faida, au kampuni kubwa, pendekezo linaweza kuwa zana muhimu ya kuanzisha miradi inayolinufaisha shirika au wewe kama mfanyakazi-mpendekeza (na mara nyingi yote mawili).
Pendekezo linapaswa kuwa na taarifa zitakazowezesha hadhira ya pendekezo hilo kuamua kama waidhinishe mradi, wakuidhinishe au kukuajiri kutekeleza kazi hiyo, au vyote viwili. Ili kuandika pendekezo lenye mafanikio, jiweke katika nafasi ya hadhira yako—mpokeaji wa pendekezo—na ufikirie ni aina gani ya taarifa mtu huyo angehitaji ili kujisikia na imani ya kukukabidhi mradi.
Infografiki ya sura hii iliyotengenezwa na NotebookLM
Aina za mapendekezo. Zingatia hali ambazo mapendekezo hutokea. Kampuni inaweza kutoa tangazo la umma kuomba mapendekezo kwa mradi maalum. Tangazo hili la umma—linaloitwa ombi la mapendekezo (Requests for Proposals, RFP)—linaweza kutolewa kupitia magazeti, majarida ya kibiashara, njia za Chama cha Biashara, au barua binafsi. Kampuni au watu binafsi wanaovutiwa na mradi huo kisha huandika mapendekezo yanayotoa muhtasari wa sifa zao, ratiba za mradi na gharama, na kujadili mbinu yao ya utekelezaji wa mradi. Mpokeaji wa mapendekezo haya yote hufanya tathmini, huchagua mgombea bora, na kisha huandaa mkataba.
Hata hivyo, mapendekezo pia yanaweza kutokea kwa njia isiyo rasmi sana. Fikiria kuwa una nia ya kufanya mradi kazini (kwa mfano, kuchunguza manufaa ya kuanzisha teknolojia mpya ili kuongeza tija). Fikiria kuwa unazungumza na msimamizi wako na kujaribu kumshawishi. Anaweza kujibu kwa kusema, "Niandikie pendekezo nami nitawasilisha kwa uongozi wa juu." Kama unavyoona kutokana na mifano hii, mapendekezo yanaweza kugawanywa katika makundi kadhaa:
- Mapendekezo ya ndani na ya nje. Pendekezo linaloelekezwa kwa mtu ndani ya shirika lako (biashara, wakala wa serikali, n.k.) ni pendekezo la ndani. Kwa mapendekezo ya ndani, huenda usihitaji kujumuisha sehemu fulani (kama sifa) au taarifa nyingi. Pendekezo la nje ni lile linaloandikwa na shirika au mtu huru kwa shirika au mtu mwingine. Mfano wa kawaida ni mshauri huru anayependekeza kufanya mradi kwa kampuni nyingine.
- Mapendekezo yaliyoombwa na yasiyoombwa. Pendekezo lililoombwa ni lile ambalo mpokeaji ameomba rasmi. Kwa kawaida, kampuni hutuma maombi ya mapendekezo (RFP) kwa barua au kuyachapisha katika chanzo cha habari. Lakini mapendekezo yanaweza pia kuombwa kwa kiwango cha ndani sana: kwa mfano, unaweza kuwa unamweleza bosi wako faida za kufunga teknolojia mpya ofisini; bosi wako anaweza kuvutiwa na kukuomba uandike pendekezo la kufanya utafiti rasmi wa wazo hilo. Mapendekezo yasiyoombwa ni yale ambayo mpokeaji hajaomba. Katika hali hizi, mara nyingi lazima umshawishi mpokeaji kwanza kwamba tatizo au hitaji lipo kabla ya kuanza sehemu kuu ya pendekezo.
- Mapendekezo ya “wazo zuri” (yasiyo mapendekezo).
Fikiria kuwa una wazo zuri sana la kuanzisha teknolojia mpya kazini kwako. Unaandika maelezo ya jinsi inavyofanya kazi na kwa nini ni nzuri sana, kisha unamalizia kwa kuhimiza uongozi kuukubali. Je, hilo ni pendekezo? Hapana—si katika muktadha huu. Linafanana zaidi na ripoti ya uwezekano wa utekelezaji (feasibility report), ambayo huchunguza thamani ya mradi na kisha kupendekeza kuutekeleza au la. Kinachohitajika tu ili kuufanya waraka huu kuwa pendekezo ni kuongeza vipengele vinavyoomba idhini ya uongozi na ruhusa yako ya kuendelea na mradi.
Chaguo nyingine kwa kazi ya pendekezo. Huenda isiwezekane kulazimisha mipango ya mradi wa ripoti yako iingie katika muktadha wa pendekezo. Chaguo jingine ni kuandika pendekezo la kitaaluma—unalielekeza kwa mwalimu wako bila kudai uhalisia. Tazama mfano wa aina hii ya pendekezo.
Maelezo ya kazi iliyopendekezwa (matokeo ya mradi). Mapendekezo mengi lazima yaeleze bidhaa ya mwisho ya mradi uliopendekezwa. Katika kozi ya uandishi wa kiufundi (technical writing), hii inamaanisha kueleza hati iliyoandikwa unayopendekeza kuandika, hadhira yake na madhumuni yake; kutoa muhtasari (outline); na kujadili mambo kama vile urefu wake, michoro (graphics), ufungaji (binding), na kadhalika. Katika hali unayoieleza, kunaweza pia kuwa na kazi nyingine kama vile kuendesha semina za mafunzo (training seminars) au kutoa huduma endelevu (ongoing service). Ongeza hayo pia.
Mbinu, taratibu, nadharia. Katika baadhi ya mapendekezo, utahitaji kueleza jinsi utakavyotekeleza kazi iliyopendekezwa. Hii hufanya kazi kama kipengele cha ziada cha ushawishi (persuasive element); inaonyesha hadhira kwamba una mbinu thabiti na iliyofikiriwa vizuri kwa mradi. Pia, hutumika kama aina nyingine ya usuli ambayo baadhi ya mapendekezo yanahitaji. Kumbuka kwamba sehemu ya usuli (iliyojadiliwa hapo juu) ililenga tatizo au hitaji linalosababisha pendekezo. Hata hivyo, katika sehemu hii, unajadili usuli wa kiufundi unaohusiana na taratibu au teknolojia unazopanga kutumia katika kazi iliyopendekezwa. Kwa mfano, katika pendekezo la misitu (forestry), mwandishi hutoa maelezo ya msingi kuhusu jinsi usimamizi wa mbao (timber management) unavyofanywa. Kwa mara nyingine tena, hili linakupa wewe kama mwandishi wa pendekezo fursa ya kuonyesha kuwa unaelewa unachokizungumza na kujenga imani kwa hadhira.
Ratiba. Mapendekezo mengi yana sehemu inayoonyesha si tu tarehe ya kukamilika inayotarajiwa bali pia hatua muhimu (milestones) za mradi. Ikiwa unatekeleza mradi mkubwa unaochukua miezi mingi, ratiba (timeline) inapaswa pia kuonyesha tarehe ambazo utawasilisha ripoti za maendeleo (progress reports). Na ikiwa huwezi kutaja tarehe mahususi, taja muda unaokadiriwa kwa kila awamu ya mradi.
Sifa. Mapendekezo mengi yana muhtasari wa sifa za mtu binafsi au shirika linalopendekeza kutekeleza kazi iliyopendekezwa. Hii ni kama wasifu mfupi (mini-resume) uliomo ndani ya pendekezo. Hadhira ya pendekezo hutumia sehemu hii kuamua kama unafaa kwa mradi huo. Kwa hiyo, sehemu hii huorodhesha uzoefu wa kazi, miradi inayofanana, marejeleo (references), mafunzo, na elimu vinavyoonyesha uelewa wa mradi.
Gharama, rasilimali zinazohitajika. Mapendekezo mengi pia yana sehemu inayoeleza kwa kina gharama za mradi, iwe ni ya ndani au ya nje. Kwa miradi ya nje, huenda ukahitaji kuorodhesha viwango vyako vya saa (hourly rates), saa zinazokadiriwa, gharama za vifaa na mahitaji, na kadhalika, kisha kukokotoa gharama ya jumla ya mradi mzima. Miradi ya ndani, bila shaka, si ya bure, lakini bado unapaswa kuorodhesha gharama za mradi: kwa mfano, saa zitakazohitajika kukamilisha mradi, vifaa na mahitaji utakayotumia, msaada kutoka kwa watu wengine ndani ya shirika, na kadhalika.
Hitimisho. Aya au sehemu ya mwisho ya pendekezo inapaswa kuwarejesha wasomaji katika kuzingatia vipengele chanya vya mradi (baada ya kuwaonyesha gharama). Katika sehemu ya mwisho, unaweza kuhitimisha kwa kuwahimiza wawasiliane nawe ili kupanga maelezo ya mradi, kuwakumbusha manufaa ya kutekeleza mradi, na labda kutoa hoja ya mwisho inayokuunga mkono wewe au shirika lako kama chaguo sahihi kwa mradi.
Sehemu maalum zinazohusiana na mradi. Kumbuka kwamba sehemu zilizotangulia ni za kawaida au za mara kwa mara katika mapendekezo yaliyoandikwa, si masharti yasiyobadilika. Jiulize kila mara: hadhira yangu inaweza kuhitaji nini zaidi ili kuelewa mradi, hitaji lake, manufaa yanayotokana nao, jukumu langu katika mradi, na sifa zangu za kuutekeleza. Wasomaji wangu wanaweza kuhitaji nini zaidi ili kushawishika kuniruhusu kutekeleza mradi? Wanahitaji kuona nini zaidi ili kuidhinisha mradi na kunidhinisha mimi kuutekeleza?
Mpangilio wa Mapendekezo
Kuhusu mpangilio wa maudhui ya pendekezo, kumbuka kwamba kimsingi ni waraka wa mauzo au wa uhamasishaji. Hapa chini ni hatua za msingi ambazo kwa kawaida hupitia:
- Unalitambulisha pendekezo, ukiwaeleza wasomaji madhumuni na maudhui yake.
- Unawasilisha usuli—tatizo, fursa, au hali inayosababisha mradi uliopendekezwa. Mfanye msomaji ajaliwe na tatizo, afurahishwe na fursa, au apendezwe na hali hiyo.
- Unaeleza unachopendekeza kufanya kuhusu tatizo, jinsi unavyopanga kuwasaidia wasomaji kutumia fursa, au jinsi unavyokusudia kuwasaidia katika hali hiyo.
- Unajadili manufaa ya kutekeleza mradi uliopendekezwa na faida zinazotokana na kuuidhinisha.
- Unaeleza kwa usahihi mradi uliokamilika utajumuisha nini, utaonekanaje, na utafanyaje kazi—yaani, unaeleza matokeo ya mradi.
- Unajadili mbinu na nadharia au mkabala ulio nyuma ya mbinu hiyo—kuwawezesha wasomaji kuelewa jinsi utakavyotekeleza kazi iliyopendekezwa.
- Unatoa ratiba, ikijumuisha hatua kuu au sehemu za ukaguzi katika mradi.
- Unaorodhesha kwa ufupi sifa zako kwa mradi; unatoa wasifu mfupi wa usuli unaokufanya ufae kwa mradi huo.
- Sasa (na sasa tu), unaorodhesha gharama za mradi na rasilimali utakazohitaji kuutekeleza.
- Unahitimisha kwa mapitio ya manufaa ya kutekeleza mradi (iwapo athari ya sehemu ya gharama ilikuwa kubwa sana), na kuwahimiza wasomaji kuwasiliana au kukubali pendekezo.
Tambua mantiki ya jumla ya mwendo kupitia sehemu hizi: kwanza unawafanya wasomaji wajali tatizo au wavutiwe na fursa, kisha unawachochea kwa jinsi utakavyotatua tatizo au kutekeleza mradi, kisha unaonyesha sifa zako thabiti—kisha unawaletea gharama, lakini mara moja unarudi kuangazia vipengele vyema vya mradi.
Muundo wa Mapendekezo
Una chaguo zifuatazo kwa muundo na uwasilishaji wa pendekezo lako. Haijalishi ni ipi unayotumia mradi tu utumie muundo wa memo (memorandum format) kwa mapendekezo ya ndani na muundo wa barua ya biashara (business-letter format) kwa mapendekezo ya nje.
- Barua ya utangulizi au memo yenye pendekezo tofauti: Katika muundo huu, unaandika barua au memo fupi ya “utambulisho” na kisha unaambatisha pendekezo lenyewe baada yake. Barua au memo hiyo hutangaza kwa ufupi kwamba pendekezo linafuata na kuelezea maudhui yake. Kwa kweli, maudhui ya barua au memo hiyo yanafanana kwa kiasi kikubwa na utangulizi (uliojadiliwa katika sehemu iliyotangulia). Hata hivyo, utangulizi wa pendekezo lenyewe linalofuata barua au memo hurudia mengi ya yaliyotangulia. Hii ni kwa sababu barua au memo inaweza kutenganishwa na pendekezo au mpokeaji anaweza hata asisome barua au memo hiyo na kuingia moja kwa moja kwenye pendekezo lenyewe.
- Pendekezo lililounganishwa katika muundo wa barua ya biashara au memo: Katika muundo huu, unaunganisha pendekezo lote na barua ya kawaida ya biashara au memo. Unajumuisha vichwa vya habari na vipengele vingine maalum vya muundo kana kwamba ni ripoti (report). (Muundo huu wa memo uliounganishwa unaonyeshwa katika sehemu ya kushoto ya mchoro ufuatao.)
Pendekezo linalotumia muundo wa memo uliounganishwa (kushoto) na pendekezo lililotenganishwa na barua yake ya utangulizi (kulia)
Mahitaji Maalum ya Kazi
Kumbuka kwamba, katika kozi ya uandishi wa kiufundi (technical writing), kazi ya pendekezo hutumikia madhumuni kadhaa: (1) kukupa uzoefu katika kuandika pendekezo; (2) kukusaidia kuanza kupanga hati yako ya kiufundi ya muhula (techdoc); (3) kumpa mwalimu wako fursa ya kufanya kazi nawe katika mradi wako wa ripoti, ili kuhakikisha kuwa una mada inayoweza kutekelezeka. Kwa madhumuni ya pili na ya tatu, unahitaji kujumuisha maudhui fulani mahususi katika (au pamoja na) pendekezo lako, ambayo baadhi yake yanaweza yasione kuwa yanafaa katika pendekezo la ulimwengu halisi. Ikiwa hayafai kuingizwa katika pendekezo lenyewe, yaweke katika memo kwa mwalimu wako kama inavyofanywa katika mfano wa kwanza wa pendekezo uliotajwa mwanzoni mwa sura hii.
Hapa kuna orodha ya ukaguzi wa kile kinachopaswa kujumuishwa mahali fulani katika pendekezo au katika memo iliyoambatishwa kwa mwalimu:
- Hadhira: Eleza hadhira ya pendekezo na ripoti iliyopendekezwa (zinaweza kuwa tofauti) kwa kuzingatia shirika wanakofanya kazi, vyeo na majukumu yao, usuli wao wa kiufundi, na uwezo wao wa kuelewa ripoti unayopendekeza kuandika.
- Hali: Eleza hadhira iliyokusudiwa ya pendekezo: wao ni akina nani, wanafanya nini, na kiwango chao cha maarifa na usuli kuhusu mada ya pendekezo ni kipi. Eleza hali ambayo pendekezo linaandikwa na ambayo mradi unahitajika: ni matatizo au mahitaji gani yaliyopo? nani anayakabili? yako wapi?
- Aina ya ripoti: Eleza ni aina gani ya ripoti unayokusudia kuandika: je, ni ripoti ya usuli wa kiufundi (technical background report)? au ripoti ya uwezekano wa utekelezaji (feasibility report)? Toa maelezo ya kutosha ili mwalimu wako aone kwamba unaelewa aina ya ripoti. Tazama sura kuhusu aina za ripoti.
- Vyanzo vya taarifa: Orodhesha vyanzo vya taarifa; hakikisha kuwa kuna taarifa ya kutosha kwa mada yako; taja vitabu mahususi, makala, kazi za marejeleo, na aina nyingine za vyanzo unavyofikiri vitachangia ripoti yako.
- Michoro: Orodhesha michoro unayofikiri ripoti yako itahitaji kulingana na aina yake na maudhui yake. (Ikiwa huwezi kufikiria mchoro wowote ambao ripoti yako ingehitaji, huenda bado huna mada nzuri—fanya majadiliano ya mawazo na mwalimu wako.)
- Muhtasari: Jumuisha muhtasari (outline) wa mada na mada ndogo unazofikiri utashughulikia katika ripoti yako.