Moja ya mambo mazuri kuhusu kozi za uandishi wa kiufundi ni kwamba karatasi nyingi zina meza, chati, na grafu ndani yake—au angalau zinapaswa kuwa nazo. Uandishi mwingi wa kitaaluma na kiufundi una aina zote, meza, chati za pai, chati za nguzo, grafu za mistari, mchoro wa mtiririko, na kadhalika. Mara utakapojifunza jinsi ya kuweka vitu hivi katika uandishi wako, unapaswa kujiona kuwa na wajibu wa kuvitumía kila wakati hali itakapohitaji.
Rasilimali za Nyongeza
Karibu Kila Kitu Ambacho Ulikuwa Unataka Kujua Kuhusu Kuunda Meza na Mchoro. Rasilimali nzuri kutoka Idara ya Biolojia, Chuo cha Bates, Lewiston, ME, 2012.
Meza
Meza, kwa kweli, ni hizo mistari na nguzo za nambari na maneno, hasa nambari. Zinatoa ufikiaji wa haraka na kulinganisha habari kwa urahisi. Ikiwa data imeandikwa kwa mpangilio wa muda (kwa mfano, takwimu za mauzo katika kipindi cha miaka kumi), meza inaweza kuonyesha mwelekeo—mifumo ya shughuli zinazoongezeka au kupungua. Kwa kweli, meza si lazima iwe njia yenye rangi au ya kusisimua zaidi ya kuonyesha mwelekeo au uhusiano kati ya data—ndiyo maana tuna picha na grafu (zinazozungumziwa katika sehemu inayofuata).
Matumizi ya meza. Matumizi makubwa ya meza ni kwa ajili ya data za nambari. Fikiria unavyolinganisha mifano tofauti ya printer za laser kwa sifa za kimwili kama vile urefu, kina, urefu, uzito, na kadhalika. Ni bora kwa meza.
Walakini, usijifunge katika dhana kwamba meza ziko wazi kwa ajili ya data za kihesabu pekee. Wakati wowote unakuwa na hali ambapo unajadili mambo kadhaa kuhusu ambayo unatoa viwango sawa vya maelezo, unayo fursa ya kutumia meza. Kwa mfano, fikiria unalinganisha mifano kadhaa ya printer la laser: utakuwa unasema kitu cha aina sawa kuhusu kila printer (gharama yake, kasi ya kuchapa, gharama za vifaa, masharti ya dhamana, na kadhalika). Hii ni mambo bora kwa ajili ya meza, na itakuwa zaidi maneno kuliko nambari (na katika kesi hii, pengine unataka kuacha majadiliano ya maandiko mahali ilipo na "kuwasilisha upya" maelezo katika mfumo wa meza).
Muundo wa jedwali. Katika mfumo wake rahisi, jedwali ni kundi la mistari na nguzo za data. Katika kilele cha kila nguzo kuna kichwa cha safu, ambayo inaelezea au kutambua yaliyomo katika safu hiyo (na mara nyingi inonyesha kitengo cha kipimo). Kwenye ukingo wa kushoto wa jedwali inaweza kuwa vichwa vya safu, ambayo inaelezea au kutambulisha maudhui ya row hiyo. Mambo yanakuwa magumu wakati mistari au nguzo inabidi ipangwa au kugawanywa. Katika hali kama hizo, inabidi uunde row au nguzo. vichwa vidogo. Hii inaonyeshwa hapa:
Muundo wa meza zenye mistari na safu zilizopangwa au zilizogawanywa. Kumbuka kwamba jina la jedwali linaenda juu meza.
Kitaalamu, kichwa cha meza kinawekwa juu ya meza au ni safu ya kwanza ya meza. Ikiwa yaliyomo kwenye meza yanajulikana na huna haja ya kurejeleza meza hiyo kutoka mahali pengine kwenye ripoti, unaweza kuacha kichwa hicho.
Kuhusu mwongozo maalum wa mtindo na uformatishaji wa jedwali, zingatia haya:
- Rejelea kwenye jedwali lililoko katika maandiko ya kabla ya jedwali. Eleza umuhimu wa kawaida wa data katika jedwali; usitarajia wasomaji wafanye hivyo kabisa kwao wenyewe.
- Usiwasumbue wasomaji kwa meza kubwa yenye safu 11 na mistari 30! Rahisisha data ya meza hadi kiwango hicho tu kinachosawiri hoja yako — bila, bila shaka, kupotosha data hiyo.
- Usiweke neno au kifupi cha kitengo cha kipimo katika kila seli ya safu. Kwa mfano, katika safu ya vipimo vyote vikiwa milimita, usiweke "mm" baada ya kila nambari. Weka kifupi katika mabano kwenye kichwa cha safu au safu.
- Panga nambari katika nguzo kwa kuzingatia upande wa kulia au desimali. Ikiwa 123 na 4 zingewekwa katika nguzo, 4 ingekuwa moja kwa moja chini ya 3, si 1.
- Kwa kawaida, maneno katika nguzo yamewekwa kushoto (ingawa wakati mwingine utaona nguzo za maneno zikiwa zimekatiza katikati).
- Vichwa vya safu vimewekwa katikati juu ya safu za data za nambari (vikiunda umbo la T); vimepangwa kushoto na safu za maandiko. Mwelekeo wa vichwa vya safu na data halisi ya safu ni tofauti. Ikiwa una safu ya maneno yenye herufi mbili au tatu, labda ungetaka katikati kichwa cha safu juu ya data hiyo, hata ingawa ni maneno si nambari. (Kufanya hivyo, kunaepuka safu yenye umbo la L isiyo ya kawaida.)
- Wakati kuna jinsi maalum unahitaji kusema kuhusu jambo moja au zaidi katika jedwali, tumia alama ya chini badala ya kujaa jedwali na habari hiyo.
Kuzalisha meza. Kwa kawaida, utakuwa unakopa taarifa katika ambayo meza nzuri inapatikana. Ikiwa ni meza rahisi isiyo na mistari na safu nyingi, ipige tena mwenyewe katika hati yako (lakini kumbuka kuandika wapi umekopa kutoka katika kichwa cha picha). Hata hivyo, ikiwa ni meza kubwa yenye data nyingi, unakuwa na haki ya kuipiga picha, kukamata skrini, au kuipiga nakala na kuileta katika ripoti yako kwa njia hiyo.
Ikiwa unatumia OpenOffice, Word, au WordPerfect, jifunze kutumia zana za kuunda meza. Huna haja ya kuchora mistari na maelezo mengine ya upambaji.
Wakati mwingine, katika ripoti za kiufundi za rasimu, taarifa zinaweza presented kwa mfumo wa maandiko ya kawaida ambazo zinaweza kuwasilishwa kwa njia bora zaidi katika fomu ya jedwali (au ya tabular). Hakikisha unakagua tena rasimu zako kwa nyenzo ambazo zinaweza kubadilishwa kuwa jadwali.
Mifumo ya meza. Tazama fursa za kubadilisha maandiko kuwa meza kama katika mfano huu.
Miongozo ya meza—kaguzi
Sehemu zilizotangulia zinaeleza idadi ya miongozo ya kawaida ambayo inahitaji kusemwa zote mahali pamoja. Hizi ni muhimu!
- Jihadharini na maeneo katika maandiko yenu ambapo mnajadili data nyingi za kimahesabu kuhusiana na vitu viwili au zaidi—hiyo ni bora kwa ajili ya meza.
- Tazama maeneo katika maandiko yako ambapo unafafanua mfululizo wa maneno—ambayo ni bora kwa meza.
- Daima jadili meza katika maandiko yaliyotangulia. Usitupilie tu meza bila maelezo. Waelekeze wasomaji kwako; eleza umuhimu wake wa msingi.
- Tumia kichwa isipokuwa meza ni isiyo rasmi sana. Kumbuka kwamba kichwa kinaenda tu juu tu meza
- Panga maneno na misemo upande wa kushoto katika nguzo za jedwali (ikiwemo kichwa cha nguzo). Panga data za nambari upande wa kulia katika nguzo za jedwali. Ni jambo zuri kuweka kidogo ya nafasi ya kulia kwenye data hii iliyopangwa upande wa kulia ili ipige hatua katikati ya nguzo badala ya kubaki imejaza upande wa kulia.
- Wengine wanaamini kwamba ni rahisi kwa wasomaji kulinganisha kwa wima badala ya usawa. Ikiwa unadhani hivyo, sahihisha meza zako ili kwamba mifano kuweka taarifa ambazo zitalinganishwa. Kwa mfano, ikiwa ungekuwa ukilinganisha magari, ungetakuwa na safu kwa MPG, bei, na kadhalika.
- Onyesha chanzo cha meza ambazo umechukua sehemu yake au nzima. Hii inaweza kufanywa katika kichwa au katika alama ya chini. Hii inaelezwa katika sehemu ya hati ya maelezo na inaonyeshwa hapa katika sura hii.
- Onyesha thamani za kipimo zinazotambulika katika vichwa vya safu au mistari—sio katika kila seli.
- Ruhusu kufuatilia maredo yote kutoka kwa maandiko yaliyopewa. Katika kufuatilia, toa nambari (kama ni meza rasmi yenye kichwa), onyesha mada ya meza, na toa maelezo ya ufafanuzi kadri inavyohitajika.
Ningependa kusikia mawazo yako, majibu, na ukosoaji kuhusu sura hii: jibu lako—David McMurrey.
