مقدمہ رپورٹ کا ایک اہم حصہ ہوتا ہے—یا، اس معاملے میں، کسی بھی دستاویز کا—لیکن مقدمے اکثر خراب لکھے جاتے ہیں۔ ایک وجہ یہ ہو سکتی ہے کہ لوگ مقدمے کا مقصد غلط سمجھتے ہیں۔ مقدمہ قارئین کو رپورٹ سے متعارف کراتا ہے اور ضروری نہیں کہ یہ موضوع کے بارے میں زیادہ معلومات فراہم کرے۔ "مقدمہ" کا مطلب "پس منظر" نہیں ہے؛ اس میں کچھ پس منظر ہو سکتا ہے لیکن صرف معمولی طور پر۔

قارئین کو ایک رپورٹ کے بارے میں کچھ بنیادی معلومات جاننے کی ضرورت ہوتی ہے، جیسے کہ یہ کس بارے میں ہے، یہ کیوں لکھی گئی، اس کا مقصد کیا ہے، یہ کس کے لیے لکھی گئی ہے، اور اس کے اہم مضامین کیا ہیں۔ قارئین کو رپورٹ کے موضوع، مقصد، صورتحال، اور مواد کی بنیادی جانکاری کی ضرورت ہوتی ہے—دوسرے الفاظ میں، ایک تعارف۔

تصور کریں کہ، کئی سال پہلے، آپ سی ڈی-روم کمپیوٹر آلات کے بارے میں ایک سفارش رپورٹ لکھ رہے تھے۔ آپ کو ممکن ہے کہ تعارف میں کمپیکٹ ڈسک کی ترقی کا پس منظر یا اس کے نظریاتی پہلو پر بات کرنے کا لالچ محسوس ہو۔ یہ رپورٹ میں شامل کرنے کے لیے اچھی چیز وضاحت ہو سکتی ہے، اور یہ شاید رپورٹ کا حصہ ہے—لیکن تعارف میں، یا کم از کم زیادہ تفصیل یا لمبائ میں نہیں۔

10 صفحات کی رپورٹوں کے لیے، تعارف کا اوسط ایک آدھی سے ایک مکمل صفحے تک ہو سکتا ہے۔ اس ایک صفحے میں آپ کے پاس تین پیراگراف ہو سکتے ہیں۔ ان میں سے ایک پیراگراف پس منظر کی معلومات کے لیے وقف کیا جا سکتا ہے، دوسرے الفاظ میں، موضوع کا تعارف کروانے کے لیے۔ لیکن باقی دو پیراگراف کو رپورٹ کا تعارف کرانا اور قاری کو رپورٹ کی جانب رہنمائی فراہم کرنی چاہیے، جیسا کہ نیچے بتایا گیا ہے۔

یقیناً اضافی مثالیں دیکھنا نہ بھولیں: ہدایات اور رپورٹس کے تعارف.

تعارف کے عام عناصر

نوٹ: اگر آپ ایک مختصر 1 سے 2 صفحوں کا دستاویز لکھ رہے ہیں، تو براہ کرم درج ذیل سیکشن کو پڑھیں۔ مختصر دستاویزات کے تعارف.

مندرجہ ذیل عناصر میں سے ہر ایک تمام تعارف میں ضروری نہیں ہے، اور بعض عناصر ایک ہی جملے میں یکجا ہو سکتے ہیں۔ ان عناصر کو خوفزدہ ہو کر استعمال کرنے کے بجائے، ایسا تعارف لکھیں جو آپ کو اچھا لگے، پھر واپس آ کر اس میں ان عناصر کی تلاش کریں۔

موضوع۔ مقدمہ میں جلدی خاص موضوع کی نشاندہی کریں۔ کچھ مقدمات پڑھنے والوں کو تھوڑی دیر تک معلق رکھنے کی کوشش کرتے ہیں قبل اس کے کہ وہ حقیقی موضوع کی نشاندہی کریں—یہ ایک خطرہ ہے۔ بہتر یہ ہے کہ جلدی موضوع کی نشاندہی کی جائے—تاکہ آپ پہلے تین سے چار لائنوں میں موضوعی الفاظ کو گھیر کر دکھا سکیں۔

مقصد اور صورتحال۔ ایک اچھا مقدمہ یہ بتانے کی ضرورت ہوتی ہے کہ یہ کیوں لکھا گیا، کس کے لئے، اور کس مقصد کے لئے۔ اگر رپورٹ میں کسی پروگرام کے عملدرآمد پر سفارشات دی گئی ہیں تو مقدمے میں اس مقصد کی وضاحت ہونی چاہیے۔ آپ یہ بھی بتانے پر غور کر سکتے ہیں کہ رپورٹ کا دائرہ کار کیا ہے—یہ کیا ہے۔ نہیں مقصد حاصل کرنے کے لیے۔

ناظرین۔ رپورٹ — کے مناسب یا مطلوبہ قارئین کی نشاندہی کریں، مثلاً، " تجربہ کار ٹیکنیشنز جو HAL/6000 پر تربیت یافتہ ہیں۔ " قارئین کو رپورٹ کو سمجھنے کے لیے تجربے یا علم کی کتنی سطح کی ضرورت ہے، اگر کوئی ہے، کی نشاندہی کریں۔ اگر ضرورت نہیں تو یہ بیان کریں۔ اگر رپورٹ یوٹوپیا، ٹیکساس کے کونسل کے ارکان کے لیے تیار کی گئی ہے تو تعارف میں اس کا اظہار ہونا چاہیے۔

مواد کا جائزہ۔ رپورٹ کے اہم مضامین کی نشاندہی کریں۔ آپ یہ جملے میں فہرست کے ساتھ کر سکتے ہیں، جیسا کہ مثالوں میں دکھایا گیا ہے۔ اگر آپ قارئین کی مبالغہ آمیز توقعات کے بارے میں پریشان ہیں تو واضح کریں کہ رپورٹ کن موضوعات پر نہیں ہے۔ نہیں ڈھانپنا۔

موضوع کا پس منظر۔ یہ سب کی پسندیدہ چیز ہے! کچھ کم سے کم پس منظر عام طور پر تعارف میں ہوتا ہے، جیسے کہ اہم تعاریف، تاریخ پس منظر، نظریہ، موضوع کی اہمیت۔ اس طرح کی معلومات قارئین کی دلچسپی بڑھاتی ہیں، پڑھنے کے لیے متحرک کرتی ہیں، کچھ بنیادی تصورات میں جڑتے ہیں۔ لیکن احتیاط کریں، یہ بحث آپ سے دور ہو سکتی ہے اور ایک صفحے سے زیادہ بھر سکتی ہے۔ اگر ایسا ہوتا ہے، تو یہ ٹھیک ہے، سب کچھ ضائع نہیں ہوا۔ اسے رپورٹ کے جسم میں یا ضمیمے میں منتقل کر دیں۔

صورتحال کا پس منظر۔ ایک اور قسم کا پس منظر بھی تعارف کے لئے ایک اچھا امیدوار ہے—وہ صورت حال جس نے رپورٹ کی ضرورت پیدا کی۔ مثال کے طور پر، اگر کچھ نئی ٹیکنالوجی کے بارے میں بہت سے متضاد ڈیٹا موجود تھے، جس نے تحقیق کی ضرورت پیدا کی، تو اس پس منظر کا خلاصہ تعارف میں شامل کیا جا سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، اگر کسی کمپنی کو کسی قسم کا نیا سامان درکار تھا یا اگر کمپنی کو کوئی مسئلہ یا ضرورت تھی اور اس سامان کے حوالے سے کچھ تقاضے تھے—ان معاملات پر بحث تعارف میں ہونی چاہئے۔

ان عناصر کی بحث میں لفظ "indicate" بار بار استعمال ہو رہا ہے۔ یہ اس وجہ سے ہے کہ آپ بھاری زبان جیسے کہ "اس رپورٹ کا موضوع یہ ہے..." یا "یہ رپورٹ _" کے لیے لکھی گئی ہے سے بچنا چاہتے ہیں۔ دیکھیں کہ مثال کے طور پر تعارف عام طور پر اس قسم کے جملوں سے کیسے گریز کرتے ہیں۔

ایک طویل رپورٹ کا تعارفی حصہ جس میں معاہدے کے عناصر شامل ہوں۔ (یہ پاپ اپ کے طور پر کھلتا ہے؛ بہتر دیکھنے کے لیے سائز تبدیل کریں۔)

دوسرے طویل رپورٹ کے تعارف کی مثال، جس میں معاہدے کے عناصر شامل ہوں۔ (پاپ اپ کے طور پر کھلتا ہے؛ بہتر دیکھنے کے لیے سائز تبدیل کریں۔)

تعارف میں عناصر کی گروپ بندی اور ترتیب بندی

گروپنگ۔ ایک عام مسئلہ یہ ہے کہ پس منظر کی معلومات کو تعارف کے مختلف حصوں میں بکھیر دیا جاتا ہے۔ اگرچہ تعارف کے مختلف حصوں میں پس منظر کی معلومات کو تقسیم کرنے کی وجوہات ہو سکتی ہیں، لیکن اسے ایک جگہ پر رکھنا عموماً بہترین ہوتا ہے:

تعارفی پیراگراف میں بے ترتیبی۔

سرخی والے جملے پر توجہ دیں جو پس منظر کی معلومات ہے۔ تاہم، پس منظر کی معلومات پہلے پیراگراف میں موجود ہے۔ اسے پہلے پیراگراف میں منتقل کریں، اور "قابل اعتماد" کے ساتھ دوبارہ بیان کریں۔

سیکوئنسنگ۔ تعارف کا تجزیہ کرنے کا ایک اور طریقہ یہ ہے کہ ان میں موجود معلومات کی اقسام کے تسلسل پر غور کیا جائے۔ اگر بے ترتیب جملے کو پہلے پیراگراف میں منتقل کیا جائے تو معلومات کی اقسام کا ایک معقول تسلسل یہ ہو سکتا ہے:

پس منظر کی معلومات
پوشیدہ موضوعات
مطلوبہ سامعین
دائرہ: کیا چیز شامل نہیں ہے

ایک ابتدائی پیراگراف میں معلومات کی اقسام کا عام طور پر استعمال ہونے والا ترتیب۔

مختصر دستاویزات کا تعارف

اضافی مثالیں ضرور چیک کریں: ہدایات اور رپورٹس کے تعارف.

اگر آپ 1 سے 2 صفحات کا مختصر دستاویز لکھ رہے ہیں، تو آپ کو پچھلے سیکشن میں بحث کی گئی رپورٹ کے تعارف کے لئے تمام عناصر کی ضرورت نہیں ہے۔ یہاں ان چیزوں کا ایک ذیلی مجموعہ ہے جو آپ کو ضرورت پڑ سکتی ہے:

موضوع۔ اگر آپ تعارف کی پہلی تین سے چار لائنوں میں موضوع کے الفاظ کو کہیں سرکل کر سکتے ہیں تو آپ ٹھیک ہیں۔

مقصد اور صورت حال۔ ہدایت میں، قارئین کو یہ بتانا کافی ہے کہ وہ کچھ کرنے کے طریقے کو دیکھیں گے۔ ایک سفارشاتی رپورٹ میں، بس یہ ذکر کریں کہ قارئین نتائج اور سفارشات دیکھیں گے۔

ناظرین۔ اس دستاویز کو سمجھنے کے لیے قارئین کو کسی تجربے یا علم کی ضرورت نہیں ہے۔

مواد کا جائزہ۔ دستاویز کے بنیادی مواد کی نشاندہی کریں۔ ایک سادہ جملاتی فہرست کافی ہوگی۔

پس منظر۔ ہمیشہ یاد رکھیں کہ ایک تعارف پس منظر کی بحث نہیں ہے؛ اس میں کچھ شامل ہو سکتا ہے، لیکن صرف کم سے کم.


ایک مختصر تعارفی مثال جس میں زیادہ تر اہم عناصر موجود ہیں۔

خلاصوں میں تعارف

جب آپ ایک رپورٹ کی لمبائی کے دستاویز کے لیے خاکہ تیار کرتے ہیں، تو آپ کو پس منظر کی معلومات کے لیے رومی عدد I حصے کا استعمال کرتے ہوئے خود کو پاتے ہوئے محسوس ہو سکتا ہے۔ یہ ایک اچھا خیال نہیں ہے۔ رہنما اصول کو یاد رکھیں: تعارف قارئین کو دستاویز پڑھنے کے لیے تیار کرتا ہے۔۔ یہ ذہن میں رکھتے ہوئے، ایک رپورٹ کی طرز کا دستاویز کا مقدمہ لکھنا بہت آسان ہے۔ یہاں ایک مثال ہے:

I. تعارف
A. مقصد
ب. دائرہ کار
C. جائزہ (ان نکات کی مختصر فہرست جو شامل کی جائیں گی)
د. صورت حال اور سامعین
II. پس منظر . . .

آپ کو ان تمام عناصر کو شامل کرنے کی ضرورت نہیں ہے اور نہ ہی اس صحیح ترتیب میں، اور آپ کو ان میں سے کچھ عناصر کو ایک ہی جملے میں مہارت سے ملا کر استعمال کرنا چاہیے۔

حصے کا تعارف

ہم عام طور پر یہ نہیں سوچتے کہ کسی رپورٹ میں ایک سے زیادہ تعارف موجود ہیں۔ تاہم، 8 سے 10 یا اس سے زیادہ صفحات کے رپورٹوں میں، انفرادی سیکشنز کو بھی کسی قسم کا تعارف درکار ہوتا ہے۔ انہیں کہا جا سکتا ہے سیکشن کی تعارفی معلومات کیونکہ وہ قارئین کو ایک رپورٹ کے ایک حصے کو پڑھنے کے لئے تیار کرتے ہیں—وہ قارئین کو اس کی مواد اور مقصد کی طرف رہنمائی کرتے ہیں اور پچھلے حصے سے کچھ تعلق بھی دکھاتے ہیں۔

یقیناً، کسی سیکشن کی تعارف میں رپورٹ کی تعارف کے تمام عناصر ضروری نہیں ہوتے۔ تاہم، اس میں کئی عناصر ہوتے ہیں جو اگر اچھی طرح سے پیش کیے جائیں تو رپورٹ کی وضاحت اور بہاؤ میں کافی فرق ڈال سکتے ہیں۔

مثال سیکشن کا تعارف۔ نوٹ کریں کہ اس سیکشن کا تعارف نہ صرف پچھلے اور آئندہ موضوعات کا ذکر کرتا ہے بلکہ یہ بھی ظاہر کرتا ہے کہ یہ کس طرح آپس میں تعلق رکھتے ہیں۔ (ایک رپورٹ سے جو 1983 میں لکھی گئی۔)

موضوع کی نشاندہی۔ جیسے کہ رپورٹ کی تعارفی حصہ میں، آنے والے سیکشن کے موضوع کی نشاندہی کریں۔ لیکن یاد رکھیں کہ یہ روایتی، بھاری بھرکم نہیں ہونا چاہیے۔ رپورٹ کے اس اگلے سیکشن کا موضوع ہے...

مواد کا جائزہ۔ جیسا کہ رپورٹ کے تعارف میں ہے، یہ بنیادی مواد کی فہرست فراہم کرنا ایک اچھا خیال ہے۔ جملے کے اندر فہرست اس مقصد کے لیے اچھا کام کرتی ہے۔

منتقل ہونا۔ ایک عنصر جو سیکشن کی تعارفی گفتگو میں بہت مددگار ہوتا ہے وہ عبوری جملے ہیں جو یہ واضح کرتے ہیں کہ پچھلا سیکشن اُس سیکشن سے کس طرح متعلق ہے جس کا آغاز ہونے والا ہے۔ کسی بھی لمبائی اور پیچیدگی کی رپورٹس میں، یہ ایک اچھی تکنیک ہے—یہ قارئین کو رہنمائی فراہم کرتی ہے، انہیں یہ دکھاتے ہوئے کہ رپورٹ کے مختلف حصے کس طرح آپس میں جڑتے ہیں۔

تعارف کے لیے نظرثانی چیک لسٹ

جب آپ اپنی تعارفی تحریروں میں ترمیم کریں، تو ان مسائل پر نظر رکھیں جیسے کہ درج ذیل:

میں اس باب کے بارے میں آپ کے خیالات، ردعمل، تنقید کی قدر کروں گا: آپ کا جواب—ڈیوڈ میک موری.