خصوصی نوٹس پیشہ ورانہ تکنیکی تحریر کی ایک اہم خصوصیت ہیں: یہ اُن خاص معلومات کو نمایاں کرتے ہیں جنہیں پڑھنے والوں کو یہ سمجھنے کے لیے جاننا ضروری ہوتا ہے کہ وہ کیا پڑھ رہے ہیں، جو وہ کرنا چاہتے ہیں اسے انجام دینے کے لیے، آلات کو نقصان پہنچنے سے روکنے کے لیے، اور خود یا دوسروں کو نقصان پہنچنے سے بچنے کے لیے۔
بہت خصوصی نوٹس. جدید ترین نوٹس ذہین تبصروں کے ساتھ.
مخصوص اقسام کے نوٹس کے لیے رہنما خطوط
یہ باب نوٹس کے ایک ایک مخصوص انداز کو پیش کرتا ہے۔ اس بات کا خاص طور پر خیال رکھیں کہ دوسرے انداز اور فارمیٹس بھی موجود ہیں۔
- اہم نکات پر زور دینے یا قارئین کو نقصان یا چوٹ سے متعلق خبردار یا احتیاطی رہنمائی دینے کے لیے خصوصی نوٹس استعمال کریں۔
- خاص نوٹس کی اقسام کو ان کے متعین مقاصد کے لیے بالکل درست طریقے سے استعمال کرنے میں محتاط رہیں۔ درج ذیل طریقوں سے چار اقسام کے خاص نوٹس استعمال کریں:
نوٹ—نکات یا یاددہانیوں پر زور دینے کے لیے، یا کسی طریقہ کار میں معمولی مسائل کی نشاندہی کرنے کے لیے.
احتیاط—قارئین کو ممکنہ آلات یا ڈیٹا کو پہنچنے والے نقصان کے بارے میں، ان کے کیے جانے والے کام کے نتیجے میں ممکنہ مسائل کے بارے میں، یا ممکنہ منفی تجربات (جیسے کہ شرمندگی) کے بارے میں خبردار کرنا۔
خبردار—قارئین کو اپنے یا دوسروں کو معمولی چوٹ لگنے کے امکان کے بارے میں خبردار کرنا۔
خطرہ—قارئین کو اس بات کے بارے میں خبردار کرنا کہ انہیں یا دوسروں کو شدید یا جان لیوا چوٹ لگ سکتی ہے۔
نوٹ: اپنے گیراج یا باورچی خانے کے اردگرد دیکھیں، اور مصنوعات پر جو خصوصی نوٹس آپ دیکھتے ہیں انہیں دیکھیں۔ آپ کافی تنوع دیکھیں گے، جو ممکنہ طور پر مخصوص صنعت یا کارپوریٹ معیارات پر منحصر ہوگا۔
یہ فیصلہ کرنا کہ کس قسم کا نوٹس استعمال کرنا ہے کوئی عین سائنس نہیں ہے۔ بس جب وارننگ زیادہ مناسب ہو تو ڈینجر نوٹس استعمال نہ کریں (جیسا کہ "crying wolf"). اس کے علاوہ، پورے دستاویز میں نوٹسز کو مستقل انداز میں استعمال کریں۔ Do نہیں اپنے نوٹس خود بنائیں, جیسے "Important:" کو "Warning." کی جگہ رکھیں
- متن کے اُس مقام پر خاص نوٹس رکھیں جہاں اُن کی ضرورت ہو۔ مثال کے طور پر، ایک احتیاطی یا خطرے کا نوٹس رکھیں بالکل اس سے پہلے یا فوراً بعد ایک ایسے مرحلے پر بات کرنا جس میں قارئین خود کو نقصان پہنچا سکتے ہیں۔
- متن کے کسی ایک مقام پر بہت زیادہ خصوصی نوٹس نہ رکھیں۔ ورنہ، ان کے خصوصی فارمیٹ کی تاثیر ضائع ہو جائے گی۔ (اگر آپ کے پاس بہت زیادہ ہوں تو انہیں ملا دیں۔)
- خبرداریاں، احتیاطی انتباہات، اور خطرے کے نوٹس کے ساتھ، نوٹس پر توجہ نہ دینے کے نتائج کی وضاحت کریں. بتائیں کہ اگر قاری اس نوٹس پر عمل نہ کرے تو کیا ہوگا.
- اس سیکشن کی مثالیں بولڈ استعمال کرتی ہیں. کسی بھی خاص نوٹس کے متن کے لیے تمام بڑے حروف استعمال نہ کریں.
نوٹ: ایک مناسب طریقے سے قائم کیے گئے اشاعتی علاقے میں، تکنیکی مصنفین کو یہ فیصلہ نہیں کرنا پڑے گا کہ کس قسم کا نوٹس استعمال کرنا ہے یا حتیٰ کہ نوٹس کی زبان خود تیار کرنی ہے۔ یہ تنظیم کے وکلاء کا کام ہونا چاہیے۔ پھر بھی، ممکن ہے کہ وہ وکلاء آپ کے نوٹس کا جائزہ لینے کے لیے بہت مصروف ہوں، اور اس لیے بوجھ پھر بھی آپ پر، بطور تکنیکی مصنف یا ایڈیٹر، رہ سکتا ہے۔
خصوصی نوٹس کے لیے فارمیٹ
خصوصی نوٹس کی ہر قسم کے لیے حروفِ تہجی میں بڑے حروف کے استعمال، ٹائپوگرافی (بولڈ، انڈر لائننگ، مختلف فونٹس، مختلف ٹائپ سائز)، اور اسپیسنگ سے متعلق مخصوص تفصیلات کے لیے درج ذیل استعمال کریں۔
نوٹ
سادہ نوٹس کے لیے مندرجہ ذیل فارمیٹ استعمال کریں:
- لیبل "Note" ٹائپ کریں اور اس کے بعد کولن لکھیں۔ (اگرچہ ذیل کے بعض مثالوں میں بولڈ استعمال کیے گئے ہیں، عنوانات کے ساتھ بصری الجھن سے بچنے کے لیے ترچھی تحریر کو ترجیح دیں۔)
- کولن کے ایک اسپیس کے بعد نوٹ کا متن لکھنا شروع کریں۔ (لیکن نوٹ کے متن کو بولڈ یا اٹالکس میں مت کریں۔)
- نوٹ کے متن کے اندر سنگل اسپیس کریں؛ نوٹ کے اوپر اور نیچے ایک خالی لائن چھوڑیں۔
- جاری رہنے والی لائنوں کو معمول کے بائیں کنارے سے شروع کریں۔
- نوٹ کو اُس متن کے ساتھ سیدھ کریں جس کی طرف وہ اشارہ کرتا ہے (جیسا کہ دوسرے نمونے میں دکھایا گیا ہے).
ایک سادہ نوٹ کی مثال
بلٹ فہرست کے اندر ایک نوٹ کی مثال (عام روان متن نہیں). یہی اصول (کہ خصوصی نوٹس اُس متن کے مطابق سیدھ میں ہوتے ہیں جس کا وہ حوالہ دیتے ہیں) دیگر اقسام کے خصوصی نوٹس پر بھی لاگو ہوتا ہے۔
نوٹس
متعدد نوٹس کے لیے درج ذیل فارمیٹ استعمال کریں:
- اس فارمیٹ کو اس وقت استعمال کریں جب آپ کے پاس اتنے نوٹس ہوں کہ انہیں علیحدہ علیحدہ پیش کرنا پریشان کن ہوگا۔
- لیبل "Notes" ٹائپ کریں اور اس کے بعد ایک کولن (:) لگائیں۔ (اگرچہ ذیل کی کچھ مثالیں بولڈ استعمال کرتی ہیں، عنوانات کے ساتھ بصری الجھن سے بچنے کے لیے اٹالکس کو ترجیح دیں۔)
- انفرادی نوٹس کے لیے نمبر شدہ فہرست استعمال کریں؛ اس میں نمبر شدہ فہرستوں کے قواعد پر عمل کریں۔ (انفرادی نوٹس کے لیے بولڈ یا ترچھا استعمال نہ کریں۔)
- نوٹس کو اس متن کے ساتھ سیدھ کریں جس کی طرف وہ اشارہ کرتے ہیں؛ نوٹس کے اوپر اور نیچے ایک لائن کے برابر جگہ چھوڑ دیں۔
متعدد نوٹ کی مثال. اس فارمیٹ کو استعمال کریں اگر آپ کے پاس بہت سارے نوٹس ہیں اور آپ انہیں ایک ہی جگہ جمع کر کے توجہ منتشر ہونے سے بچانا چاہتے ہیں.
احتیاط
احتیاطی نوٹس کے لیے درج ذیل فارمیٹ استعمال کریں:
- لیبل "Caution" ٹائپ کریں, اس کے بعد ایک کولن لگائیں, اور لیبل اور کولن دونوں کو بولڈ کریں.
- ایک سطر چھوڑیں اور خبردار کرنے والا متن احتیاط لیبل کے آغاز کے ساتھ سیدھ میں شروع کریں۔
- احتیاط کے متن کو سنگل اسپیس کریں؛ نوٹس کے اوپر اور نیچے ایک خالی لائن چھوڑیں۔
- احتیاطی نوٹس کو اُس متن کے ساتھ سیدھ میں کریں جس کی طرف یہ اشارہ کرتا ہے (پچھلے حصے میں، انتباہی نوٹس ایک نمبر شدہ فہرست کے اندر آتا ہے اور اسی کے مطابق اندر ہٹایا گیا ہے).
احتیاطی نوٹس کی مثال۔ اسے قارئین کو آلات کو ممکنہ نقصان یا طریقۂ کار میں ممکنہ مسائل سے آگاہ کرنے کے لیے استعمال کریں۔
انتباہ
انتباہات کے لیے درج ذیل شکل استعمال کریں:
- یا تو وارننگ کے متن کے آغاز تک ٹیب کریں، یا ہینگنگ-انڈینٹ فارمیٹ استعمال کریں (جو کہ کہیں بہتر ہے). نیچے دی گئی مثال میں وارننگ کے لیے ہینگنگ-انڈینٹ فارمیٹ میں ٹیب اور ہینگنگ انڈینٹ دونوں کے لیے 0.63 انچ استعمال کیے گئے ہیں، لیکن فونٹ سائز اس قدر میں فرق پیدا کریں گے.
نوٹ: دیکھیں ایک لٹکا ہوا انڈینٹ بنائیں Microsoft Word میں ہینگنگ-انڈینٹ فارمیٹ بنانے کے بارے میں ایک ویڈیو کے لیے۔
- وارننگ نوٹس کے متن کے لیے باقاعدہ باڈی فونٹ استعمال کریں (کوئی بولڈ، کوئی اٹالکس، تمام حروف بڑے نہ ہوں، کوئی رنگ نہ ہو).
- انتباہی اطلاع کو اس متن کے ساتھ سیدھ کریں جس کا وہ حوالہ دیتی ہے۔
- وارننگ نوٹس کے اوپر اور نیچے ایک لائن کے برابر جگہ چھوڑ دیں.
انتباہی نوٹس کی مثال. اسے قارئین کو معمولی چوٹ کے امکان کے بارے میں خبردار کرنے کے لیے استعمال کریں۔
خطرہ
خطرے کے اعلانات کے لیے درج ذیل فارمیٹ استعمال کریں:
- لیبل "DANGER" کو تمام بڑے حروف اور بولڈ میں ٹائپ کریں۔
- خطرے کا نوٹس اُس متن کے ساتھ سیدھ میں رکھیں جس کی طرف یہ اشارہ کرتا ہے۔
- خطرے کے نوٹس کے متن کو سنگل اسپیس کریں؛ نوٹس کے اوپر اور نیچے ایک خالی لائن چھوڑ دیں۔
- اگر آپ کے پاس خطرے کا نوٹس موجود ہو تو اس کے متن کو بولڈ کریں (لیکن اسے کبھی تمام بڑے حروف میں نہ لکھیں).
- اگر آپ کے پاس گرافکس کی صلاحیت ہے، تو خطرے کے نوٹس کے گرد ایک باکس کھینچیں (لیبل سمیت).
خطرے کا نوٹس. اسے قارئین کو شدید چوٹ یا ہلاکت کے امکان سے آگاہ کرنے کے لیے استعمال کریں۔
نوٹس کی تصاویر (آئیکنز)
براہ کرم دیکھیں عام نوٹس کی تصاویر.
دیگر فارمیٹنگ کے مسائل
خصوصی نوٹس کے بارے میں غور کرنے کے لیے یہاں کچھ اضافی نکات ہیں:
خصوصی سیدھ. خصوصی نوٹس اس متن کے مطابق ہونا چاہئیں جس کی وہ طرف اشارہ کرتے ہیں۔ مثال کے طور پر، اگر آپ کے پاس ایسا نوٹ ہے جو نقاط والی فہرست کے کسی آئٹم میں کسی چیز کی خاص تفصیل شامل کرتا ہو، تو آپ کو وہ نوٹ اسی متن کے مطابق سیدھ میں رکھنا ہوگا متن بلٹ کیے گئے آئٹم کا۔ بلاشبہ، اگر نوٹ بلٹ فہرست کے بعد آتا ہے مگر پوری فہرست کی طرف اشارہ کرتا ہے، تو آپ عام بایاں مارجن استعمال کر سکتے ہیں۔
خصوصی اعلانات کی جگہ. خصوصی نوٹس لگائیں ٹھیک پہلے یا فوراً بعد وہ مقام جہاں وہ متعلقہ ہوں۔ مثال کے طور پر، آپ قارئین کو تمام ڈیٹا کا بیک اپ لینے کے لیے خبردار کر سکتے ہیں پہلے آپ انہیں اپنا ہارڈ ڈرائیو فارمیٹ کرنے کو کہتے ہیں۔ تاہم، عملی طور پر جب کسی طریقہ کار کے آغاز میں ڈیٹا، آلات، یا لوگوں کو شدید نقصان پہنچنے کا امکان ہو تو سنگین خصوصی نوٹس عموماً بالکل شروع میں رکھے جاتے ہیں۔
بہت محتاط لکھنے والوں کی ایک تکنیک (شاید وہ جو پہلے نقصان اٹھا چکے ہوں) یہ ہے کہ تمام سنجیدہ اطلاعات (انتباہات، احتیاطی ہدایات، اور خطرات) دستاویز کے آغاز میں کہیں رکھ دی جائیں، اور پھر جہاں وہ لاگو ہوں وہاں ان کو فرداً فرداً دہرایا جائے۔ ایک ادارے کے پاس عموماً ایک اسٹائل گائیڈ ہوتا ہے جو اطلاعات کی جگہ کے بارے میں تقاضے بتاتا ہے۔
خصوصی-نوٹس کے معانی کا چارٹ. یوزر گائیڈز اکثر پیش لفظ میں مختلف اقسام کے نوٹس کے معانی کے لیے ایک چارٹ رکھتے ہیں, جیسا کہ اس شکل کے نیچے جزوی طور پر دکھایا گیا ہے۔ اس مثال میں نوٹس کریں کہ کوئی احتیاطی نوٹس کی قسم موجود نہیں ہے, یہ محض یہ بتانے کے لیے ہے کہ نوٹس صنعتوں کے لحاظ سے کیسے مختلف ہوتے ہیں:
نوٹس چارٹ۔ نوٹ کریں کہ اس مثال میں کوئی 'احتیاط' نوٹس کی قسم موجود نہیں ہے، جو ظاہر کرتا ہے کہ نوٹس مختلف صنعتوں میں کیسے مختلف ہوتے ہیں۔
متعلقہ معلومات
ANSI کی تعریفیں برائے خطرہ، انتباہ، احتیاط یا اطلاع کے نشانات. قابلِ ڈاؤن لوڈ تصاویر شامل ہیں۔
1910.145 - حادثات کی روک تھام کے نشانات اور ٹیگز کے لیے مواصفات. اوشا
OSHA حفاظتی نشانات کی اقسام (50487). بہت ساری ڈاؤن لوڈ کی جانے والی تصاویر.
حفاظتی نشانات کے مختلف رنگوں کا مطلب کیا ہوتا ہے؟. ڈاؤن لوڈ کرنے کے قابل تصاویر شامل ہیں. کریئیٹو سیفٹی سپلائی
کیوں ٹمٹلاتا ہوا "12:00" نوے کی دہائی کی ٹیکنالوجی کی مایوسی کی حتمی علامت بن گیا. سڈنی بٹلر, howtogeek.com
میں اس باب کے بارے میں آپ کے خیالات، ردعمل، اور تنقید کی قدر کروں گا: آپ کا جواب—ڈیوڈ میکمرے.
