Mondelinge Presentaties

Een veelvoorkomende opdracht in cursussen technisch schrijven—om nog maar te zwijgen over op de werkplek—is het voorbereiden en geven van een mondelinge presentatie. Je zou je kunnen afvragen wat een oraal rapport is bezig in een schrijven klasse. Werkgevers kijken zeker naar cursussen en ervaring in het opstellen van schriftelijke documenten, maar ze zoeken ook naar enige ervaring met mondelinge presentaties. Daarom zou de echte naam van cursussen als deze "Inleiding tot Technische Communicatie." moeten zijn.

Het volgende is geschreven voor een standaard klaslokaal. Als je de online versie van technisch schrijven volgt, kunnen mondelinge rapporten worden ingediend als "scripts," of met de juiste apparatuur kunnen audioversies live worden verzonden of opgenomen. In elk geval evalueren studenten elkaars mondelinge rapporten door een formulier in te vullen zoals dat aan het einde van dit hoofdstuk is gegeven.

Zorg ervoor dat je de voorbeelden.

Onderwerp en Situatie voor de Mondelinge Presentatie

Voor het mondelinge rapport in een cursus technisch schrijven, stel je voor dat je formeel je eindrapport overhandigt. geschreven rapporteer aan de mensen met wie je het hypothetische contract of de overeenkomst hebt opgesteld. Bijvoorbeeld, stel je voor dat je een contract had gesloten met een softwarebedrijf om de gebruikershandleiding te schrijven. Zodra je dit had afgerond, zou je een meeting hebben met de hoofdofficieren om de handleiding formeel te overhandigen. Je zou wat tijd besteden aan het oriënteren van hen over de handleiding, hen laten zien hoe deze is georganiseerd en geschreven, en enkele hoogtepunten bespreken. Je doel is om hen vertrouwd te maken met de handleiding en hen uit te nodigen voor eventuele zorgen of vragen. (Je klas zal graag doen alsof ze wie je ze vertelt te zijn tijdens je presentatie.)

Zoals je kunt zien, hoef je geen onderzoek te doen ter voorbereiding op deze opdracht—gewoon de details van je presentatie plannen en ten minste één visueel materiaal klaar hebben. Als je een rapportonderwerp hebt dat je liever niet mondeling presenteert, bespreek dan andere mogelijkheden met je docent. Hier zijn enkele brainstormmogelijkheden voor het geval je iets anders wilt presenteren:

Doel: Een manier om een onderwerp te vinden is na te denken over het doel van je presentatie. Is het om te instrueren (bijvoorbeeld om uit te leggen hoe je een tekstbewerkingsprogramma op een computer gebruikt), om te overtuigen (om voor of tegen een bepaalde technisch georiënteerde obligatie uit te brengen), of gewoon om te informeren (om te rapporteren over de deelname van burgers aan het nieuwe recyclingprogramma).
- Informatief doel: Een mondeling rapport kan in hoofdzaak informatief zijn. Bijvoorbeeld, als lid van een commissie die betrokken is bij een project om de fabriek te verplaatsen, kan jouw taak zijn om een mondeling rapport te geven over de staat van het gebouw en het terrein op een van de locaties die voor aankoop zijn voorgesteld. Of, je zou kunnen worden gevraagd om voor de gemeenteraad te verschijnen en verslag te doen over het succes van het nieuwe door de stad gesponsorde recyclingproject.
- Instructiedoel: Een mondeling rapport kan voornamelijk instructief zijn. Jouw taak kan zijn om nieuwe medewerkers te trainen in het gebruik van bepaalde apparatuur of om bepaalde routinetaken uit te voeren.
- Persuasieve doelstelling: Een mondeling rapport kan primair overtuigend zijn. Je wilt misschien leden van lokale burgerorganisaties overtuigen om een stadsbrede recyclingprogramma te ondersteunen. Je zou voor de stadsraad kunnen verschijnen om haar leden te overtuigen bepaalde stedelijke eigendommen te reserveren voor parkgebieden, softbal- en honkbalvelden, of gemeenschappelijke tuinen.
Onderwerpen: Je kunt beginnen met denken aan een technisch onderwerp, bijvoorbeeld zonnepanelen, microprocessoren, druppelirrigatie of laserchirurgie. Voor je orale presentatie, denk aan een onderwerp waar je geïnteresseerd in bent om over te praten, maar vind een reden waarom een publiek geïnteresseerd zou zijn in je orale presentatie.
Plaats of situatie: Je kunt onderwerpen voor mondelinge rapporten vinden of meer gedetailleerde plannen voor hen maken door na te denken over de plek of de situatie waarin je mondelinge rapport natuurlijk gegeven zou kunnen worden: bij een buurtvereniging? tijdens de vergadering van de ouder–lerarenvereniging? bij een kerkbijeenkomst? bij de tuinclub? tijdens een gemeenteraadsvergadering? tijdens een vergadering van de raad van bestuur of hooggeplaatste executives van een bedrijf? Door op deze manier over een mondeling rapport na te denken, richt je je op het publiek, hun redenen om naar jou te luisteren en hun interesses en achtergrond.

Inhoud en vereisten voor de mondelinge presentatie

De focus voor je mondelinge presentatie is een duidelijke, begrijpelijke presentatie; goed georganiseerde, goed geplande, goed getimede discussie. Je hoeft niet de heer of mevrouw Glad-Operator—te zijn, presenteer gewoon de essentie van wat je te zeggen hebt op een rustige, georganiseerde, goed geplande manier.

Wanneer je je mondelinge presentatie geeft, zullen we allemaal letten op dezelfde dingen. Gebruik het volgende als een eisenlijst, als een manier om je voorbereiding te focussen:

Plan om aan de klas uit te leggen wat de situatie van je mondelinge presentatie is, wie je bent, en wie ze zich zouden moeten voorstellen dat ze zijn. Zorg ervoor dat er een duidelijke onderbreking is tussen deze korte uitleg en het begin van je daadwerkelijke mondelinge presentatie.
Zorg ervoor dat je mondelinge verslag niet langer duurt dan de maximaal aangegeven tijd door de organisatoren van het evenement of je instructeur. Als je in een technische schrijfklas zit, vraag je instructeur dan om signalen te gebruiken om aan te geven wanneer de maximale tijd in de buurt komt, is aangekomen of is verstreken.
Besteed speciale aandacht aan de inleiding van je gesprek:
- Geef de aan doel van uw mondelinge rapportage
- geef een overzicht van zijn inhoud
- vind een manier om te interesse het publiek.
(Zie de voorbeeldtekst van een inleiding voor een mondeling verslag.)
Gebruik minimaal één visueel —, bij voorkeur dia's met presentatie software (zoals Powerpoint) of transparanten voor de overhead projector. Flip-overs en objecten voor weergave zijn prima. Maar vermijd het krabbelen op het schoolbord of whiteboard of het strikt vertrouwen op hand-outs.
Zorg ervoor dat je belangrijke elementen van je visuals bespreekt. Gooi ze niet zomaar op en negeer ze. Wijs dingen aan; leg ze uit aan het publiek.
Plan om elk technisch aspect van je onderwerp duidelijk en begrijpelijk uit te leggen. Haast je niet door complexe, technische dingen—vertraag en leg het zorgvuldig uit zodat we het begrijpen.
Gebruik "gesproken kopjes"—tot nu toe ben je gewend geraakt aan het gebruik van kopjes in je geschreven werk. Er is een overeenkomst in mondelinge rapporten. Hiermee geef je je publiek een zeer duidelijk signaal dat je van het ene onderwerp of deel van je praatje naar het volgende gaat. (Zie de voorbeelden van gesproken koppen.)
Plan je rapport van tevoren en oefen het zodat het duidelijk is. georganiseerd. Zorg ervoor dat luisteraars begrijpen waar je het over hebt en waarom, welke fase van de presentatie je bent, en wat er daarna komt. Overzichten en gesproken kopjes dragen sterk bij aan dit gevoel van organisatie.
Eindig met een echte conclusie. Mensen vergeten soms om te plannen hoe ze een mondeling verslag moeten afsluiten en eindigen gewoon met onverstaanbaar gemompel. Vergeet niet dat je in conclusies:
- samenvatten (ga terug over de belangrijkste punten van wat je hebt besproken)
- concluderen (Stel een logische conclusie op basis van wat je hebt gepresenteerd)
- geef wat laatste gedachte (eindig met een laatste interessant punt, maar algemeen genoeg om geen verdere uitleg te vereisen)
- of een combinatie van deze drie
En zeker, je wilt het publiek vragen en zorgen laten stellen.
Zoals hierboven vermeld, zorg ervoor dat uw mondelinge rapport zorgvuldig is getimed volgens het maximale toegestane. Enkele ideeën over hoe dit te doen worden in de volgende sectie gepresenteerd.

Schema van de mondelinge presentatie.

Voorbereiden op de Mondelinge Presentatie

Kies de methode van voorbereiding voor de presentatie die het beste past bij jouw comfortniveau met publiek spreken en met jouw onderwerp. Doe echter op de een of andere manier voorbereiding of repetitie—sommige mensen nemen aan dat ze gewoon kunnen opstaan en improviseren voor de verwachte tijdsduur en ontspannen en informeel kunnen zijn. Het werkt meestal niet zo—een mentale leegte ervaren is de meer voorkomende ervaring.

Hier zijn de duidelijke mogelijkheden voor voorbereiding en levering:

Schrijf een script, oefen het; houd het bij de hand voor snelle referentie tijdens je presentatie.
Stel een schets op voor je presentatie; oefen ermee, neem het mee ter referentie.
Stel cuekaarten op, oefen ermee en gebruik ze tijdens je praatje.
Schrijf een script en lees daaruit (bij voorkeur af en toe ernaar gluren).

Natuurlijk zijn er ook de spontane of improvisatiemethoden voor de dappere en avontuurlijke. Houd er echter rekening mee dat tot 25 mensen naar je zullen luisteren—je bent hen een goede presentatie verschuldigd, eentje die duidelijk, begrijpelijk, goed gepland, georganiseerd en gericht is op jouw doel en publiek.

Het maakt niet uit welke methode je gebruikt om je voor te bereiden op de presentatie. Natuurlijk heeft de manier waarop je je rapport rechtstreeks van een script voorleest zijn problemen. Er is weinig tot geen oogcontact of interactie met het publiek. De presentatie neigt naar een saaie monotone toon die luisteraars afschrikt of moeilijk te begrijpen is.

Om de een of andere reden krijgen mensen de neiging om nerveus te worden als ze nieuw zijn in mondelinge presentaties. Probeer je te herinneren dat je klasgenoten en instructeur een zeer vergevingsgezinde, ondersteunende groep zijn. Je hoeft geen gladde entertainer te zijn—wees gewoon duidelijk, georganiseerd en begrijpelijk. De zenuwen zullen op een dag verdwijnen, hoe meer je mondeling presenteert.

De Presentatie Begonnen: de Introductie

Om je presentatie goed te laten beginnen, plan om het volgende te doen:

Stel jezelf voor en vertel een beetje over jezelf.
Geef het onderwerp en doel van uw presentatie aan.
Vind een korte manier om het belang van uw onderwerp—te benadrukken en interesse op te wekken.
Geef een korte opsomming in één zin van wat uw presentatie zal behandelen; geef een routekaart.

Kijk eens hoe deze elementen worden behandeld in het volgende voorbeeld:

Inleidende opmerkingen in een mondelinge presentatie.

Het Gebruik van Gesproken Koppen in een Presentatie

Plan de gesproken koppen je zult gebruiken in je presentatie. Deze geven aan dat je van het ene subonderwerp naar het volgende gaat, of ze kondigen een nieuw subonderwerp aan. Dit zijn als verbale wegwijzers die je luisteraars helpen om een gevoel te behouden van hoe je presentatie is georganiseerd. Dit is precies hetzelfde idee als gepresenteerd in het hoofdstuk over koppen in gedrukte documenten. Sommige sprekers gebruiken een reeks vragen om nieuwe subtopics aan te geven. Kijk eens naar de gesproken kopjes (zogenaamde "verbale" kopjes) in het volgende:

Voorbeelden van gesproken koppen in een mondelinge presentatie.

Een Mondelinge Presentatie Geven

Wanneer je een mondeling verslag geeft, focus dan op veelvoorkomende probleemgebieden zoals deze:

Tijdsaanduiding—Zorg ervoor dat je binnen de verwachte tijdslimiet blijft. Alles wat veel onder de tijd is, is ook een probleem. Oefen een paar keer, schrijf een script, of vind een andere manier om de timing precies goed te krijgen.
Volume—Het is duidelijk dat je ervoor moet zorgen luid genoeg te spreken, zodat al je publiek je kan horen. Je kunt misschien een manier vinden om in de dagen vóór de mondelinge presentatie iets harder te oefenen.
Tempo, snelheid—Soms praten mondelinge presentatoren die een beetje nerveus zijn te snel. Al die adrenalinekick zorgt ervoor dat ze door hun uiteenzetting razen. Dat maakt het moeilijk voor het publiek om te volgen. Over het algemeen helpt het luisteraars om je beter te begrijpen als je iets langzamer en doordachter spreekt dan je normaal doet in een gesprek. Vertraag, neem de tijd, wees duidelijk.
Gebaren en houding—Pas op voor nerveuze handen die overal heen vliegen. Dit kan ook afleidend—en een beetje komisch zijn. Tegelijkertijd, maak jezelf niet tot een pop. Plan om je handen in elkaar te vouwen of het spreekgestoelte vast te houden en slechts af en toe een gebaar te maken. Wat betreft houding, vermijd het hangen bij het spreekgestoelte en leunen tegen de muur.
Verbaal steunen—Pas op voor te veel "uh," "je weet wel," "oké" en andere soorten nerveuze verbale gewoonten. In plaats van elke drie seconden "uh" of "je weet wel" te zeggen, zeg gewoon helemaal niets. In de dagen voor je mondelinge presentatie, oefen met spreken zonder deze verbale krukken. De stilte die ze vervangt is geen slechte zaak— het geeft luisteraars de tijd om te verwerken wat je zegt.

Plannen en Voorbereiden van Visuals voor Mondelinge Presentaties

Bereid ten minste één visueel voor dit rapport voor. Hier zijn enkele ideeën voor de "medium" om voor je visuals te gebruiken:

Presentatiesoftware dia's—Het projecteren van afbeeldingen ("dia's") met software zoals Powerpoint is de standaard geworden, hoewel het door sommigen belachelijk wordt gemaakt. Een veelvoorkomend probleem bij het maken van deze dia's is het proppen van te veel informatie op individuele dia's. Een snelle zoektocht naar termen zoals PowerPoint-presentatie zal u in staat stellen om te lezen over het maken van deze dia's en het verstandig ontwerpen ervan. Natuurlijk moet de ruimte waarin u deze dia's gebruikt beschikken over een computerprojector.
Transparanten voor de overhead projectorDe overheadprojector die met transparanten wordt gebruikt, lijkt naar de oudheid te zijn verwezen, maar niet helemaal. In deze methode ontwerp je je visual op een vel blanco papier, fotokopieer je het en maak je er vervolgens een transparant van.
Posterbordformaat grafieken—Een andere mogelijkheid is om wat stevig papier te krijgen en te tekenen en te schrijven wat je wilt dat je publiek ziet. Natuurlijk is het niet gemakkelijk om grafieken er netjes en professioneel uit te laten zien.
Handouts—Je kunt kopieën maken van wat je wilt dat je luisteraars zien en deze uitdelen voor of tijdens je lezing. Deze optie is zelfs minder effectief dan de eerste twee omdat je niet kunt wijzen naar wat je wilt dat je luisteraars zien en omdat handouts de aandacht van de luisteraars van jou afleiden. Toch zijn handouts voor bepaalde visuele behoeften de enige keuze.
Objecten—Als je bepaalde procedures moet demonstreren, moet je mogelijk echte fysieke objecten meenemen. Oefen wat je met deze objecten gaat doen; soms kan het veel meer tijd in beslag nemen dan je verwacht.

Vermijd het zomaar krabbelen van je visual op het schoolbord of whiteboard. Wat je ook krabbelt, het kan netjes worden voorbereid en omgevormd tot een presentatie-dia, transparant of posterformaat grafiek. Neem de tijd om je visuals er scherp en professioneel uit te laten zien — doe je best om ervoor te zorgen dat ze leesbaar zijn voor het hele publiek.

Wat betreft de inhoud van je visuals, overweeg deze ideeën:

Tekening of diagram van belangrijke objecten—Als je tijdens je gesprek objecten beschrijft of ernaar verwijst, probeer dan afbeeldingen ervan te krijgen zodat je naar verschillende componenten of kenmerken kunt wijzen.
Tabellen, diagrammen, grafieken—Als u statistische gegevens bespreekt, presenteer ze dan in de vorm van een tabel, diagram of grafiek. Veel leden van uw publiek voelen zich misschien minder op hun gemak "bij het horen" van dergelijke gegevens dan bij het zien ervan.
Schema van uw toespraak, rapport of beide—Als je geen beelden weet te gebruiken voor je mondelinge presentatie, of als je presentatie complex is, zorg dan voor een overzicht dat je op verschillende momenten tijdens je lezing kunt laten zien.
Belangrijke termen en definities—Een goed idee voor visuals (vooral wanneer je geen andere kunt bedenken) is om een lijst in twee kolommen op te stellen van kerntermen die je gebruikt tijdens je mondelinge presentatie met hun definities in de tweede kolom.

Belangrijke concepten of punten—Evenzo kun je je kernpunten opsommen en ze in visualisaties tonen. (Overzichten, sleuteltermen en hoofdpunten zijn allemaal goede, legitieme manieren om visualisaties in mondelinge presentaties op te nemen wanneer je niet op andere manieren kunt komen.)

Tijdens uw daadwerkelijke mondelinge verslaggeving, zorg ervoor dat u uw visuele middelen bespreekt, ernaar verwijst en uw luisteraars door de belangrijkste punten in uw visuals leidt. Het is een groot probleem om zomaar een visueel middel op het scherm te plaatsen en er nooit naar te verwijzen.

Evaluatieformulier

Download het evaluatieformulier

Gerelateerde Informatie

Leestest. Gebruik deze quiz om je begrip van dit hoofdstuk te testen.

Geen Domme Vragen. Hier zijn professionele ingenieurs die proberen technische zaken uit te leggen, zoals wat inductantie is. Hoe goed doen ze dat?

Ik zou uw gedachten, reacties en kritiek over dit hoofdstuk op prijs stellen: je reactie—David McMurrey.