Een van de leuke dingen aan technische schrijf cursussen is dat de meeste documenten tabellen, grafieken en diagrammen bevatten—of tenminste ze zouden dat moeten doen. Veel professionele technische schrijfstijl bevat allerlei soorten, tabellen, cirkeldiagrammen, staafdiagrammen, lijngrafieken, flowcharts, enzovoort. Zodra je het onder de knie hebt om deze dingen in je schrijven op te nemen, moet je jezelf verplichten om ze te gebruiken wanneer de situatie hier natuurlijk om vraagt.
Aanvullende bronnen
Bijna alles wat je wilde weten over het maken van tabellen en figuren. Een fantastische bron van de afdeling Biologie, Bates College, Lewiston, ME, 2012.
Tabellen
Tabellen zijn natuurlijk die rijen en kolommen van cijfers en woorden, voornamelijk cijfers. Ze maken snelle toegang tot en relatief gemakkelijke vergelijking van informatie mogelijk. Als de gegevens chronologisch zijn gerangschikt (bijvoorbeeld verkoopcijfers over een periode van tien jaar), kan de tabel tonen trends—patronen van stijgende of dalende activiteit. Natuurlijk zijn tabellen niet per se de meest levendige of dramatische middelen om dergelijke trends of relaties tussen gegevens te tonen—dat is waarom we grafieken en diagrammen hebben (besproken in de volgende sectie).
Gebruik van tafels. Het grootste gebruik van tabellen is voor numerieke gegevens. Stel je voor dat je verschillende modellen laserprinters vergelijkt op basis van fysieke kenmerken zoals hoogte, diepte, lengte, gewicht, enzovoort. Perfect voor een tabel.
however, raak niet opgesloten in de gedachte dat tabellen strikt voor numerieke gegevens zijn. Wanneer je situaties hebt waarin je verschillende dingen bespreekt waarvoor je dezelfde categorieën van details geeft, heb je de mogelijkheid voor een tabel. Stel je bijvoorbeeld voor dat je verschillende modellen van een laserprinter vergelijkt: je zou hetzelfde soort dingen zeggen over elke printer (de kosten, print snelheid, kosten van verbruiksartikelen, garantievoorwaarden, enzovoort). Dit is ideaal materiaal voor een tabel, en het zou voornamelijk woorden zijn in plaats van cijfers (en in dit geval zou je waarschijnlijk willen dat de tekstuele bespreking blijft waar deze is en de informatie in tabelvorm "herpresenteren").
Tabelindeling. In zijn eenvoudigste vorm is een tabel een groep rijen en kolommen van gegevens. Bovenaan elke kolom staat een kolomkop, die de inhoud van die kolom definieert of identificeert (en vaak de maatstaf aangeeft). Aan de linkerrand van de tabel kan zijn rijkoppen, die de inhoud van die rij definiëren of identificeren. Het wordt ingewikkeld wanneer rijen of kolommen moeten worden gegroepeerd of onderverdeeld. In dergelijke gevallen moet je een rij of kolom creëren. subkoppen. Dit wordt hier geïllustreerd:
Indeling voor tabellen met gegroepeerde of onderverdeelde rijen en kolommen. Opmerking dat de tabel titel gaat boven de tafel.
Traditioneel wordt de titel van een tabel bovenop de tabel geplaatst of is het de eerste rij van de tabel. Als de inhoud van de tabel duidelijk is en er geen behoefte is om de tabel ergens anders in het rapport te cross-refereren, kun je de titel weglaten.
Wat betreft specifieke stijl- en opmaakrichtlijnen voor tabellen, houd het volgende in gedachten:
- Verwijs naar de tabel in de tekst net vóór de tabel. Leg de algemene betekenis van de gegevens in de tabel uit; verwacht niet dat lezers het volledig zelf kunnen uitzoeken.
- Overweldig lezers niet met monster 11-kolom, 30-rijen tabellen! Vereenvoudig de tabelgegevens tot alleen die hoeveelheid gegevens die uw punt illustreert—zonder uiteraard die gegevens te vervormen.
- Plaats niet het woord of de afkorting voor de eenheid van meting in elke cel van een kolom. Zet bijvoorbeeld in een kolom met metingen die allemaal in millimeters zijn, niet "mm" achter elk nummer. Zet de afkorting tussen haakjes in de kolom- of rijkop.
- Zet de nummers in de kolommen naar rechts of decimaal uitgelijnd. Als de 123 en 4 in een kolom stonden, zou de 4 recht onder de 3 staan, niet onder de 1.
- Normaal gesproken zijn woorden in kolommen links uitgelijnd (hoewel je af en toe kolommen met woorden ziet die allemaal centreren).
- Kolomtitels zijn gecentreerd boven de kolommen met numerieke gegevens (vormend een T-vorm); links uitgelijnd met kolommen met tekst. De uitlijning van kolomtitels met de werkelijke kolomgegevens is variabel. Als je een kolom hebt met twee- of drieletterwoorden, zou je waarschijnlijk willen dat je centrum de kolomkop boven die gegevens, zelfs als het woorden zijn en geen nummers. (Dit voorkomt een vreemd uitziende L-vormige kolom.)
- Wanneer er een speciaal punt is dat je moet maken over een of meer van de elementen in de tabel, gebruik dan een voetnoot in plaats van de tabel te verstoren met de informatie.
Tafels maken. Normaal gesproken leent u informatie waarin een goede tabel voorkomt. Als het een eenvoudige tabel is zonder te veel rijen en kolommen, typ deze dan zelf over in uw eigen document (maar vergeet niet te documenteren waar u het vandaan heeft gehaald in de figuurtitel). Als het echter een grote tabel is met veel gegevens, dan is het gerechtvaardigd om deze te scannen, een schermafbeelding te maken of deze te fotograferen en zo in uw rapport op te nemen.
Als je OpenOffice, Word of WordPerfect gebruikt, raak dan gewend aan het gebruik van de tabelgenererende tools. Je hoeft de lijnen en andere opmaakdetails niet zelf te tekenen.
Af en toe wordt in ruwe technische rapporten informatie gepresenteerd in gewone lopende tekst die beter in tabelvorm gepresenteerd kan worden. Zorg ervoor dat je je ruwe concepten doorloopt op materiaal dat kan worden omgevormd tot tabellen.
Formaat voor tabellen. Let op de mogelijkheden om tekst om te zetten naar een tabel, zoals in dit voorbeeld.
Richtlijnen voor tabellen—een beoordeling
De voorgaande secties vermelden een aantal gemeenschappelijke richtlijnen die op één plek moeten worden vermeld. Deze zijn belangrijk!
- Let op gebieden in je tekst waar je veel numerieke gegevens bespreekt in relatie tot twee of meer dingen—dat is ideaal voor tabellen.
- Pas op voor gebieden in je tekst waar je een reeks termen definieert—dat is ideaal voor tabellen.
- Bespreek altijd tabellen in de voorafgaande tekst. Gooi niet zomaar een tabel zonder uitleg. Leid lezers naar de tabel; leg de basisbetekenis ervan uit.
- Gebruik een titel tenzij de tabel zeer informeel is. Vergeet niet dat de titel bovenaan gaat. net boven de tafel
- Lijn woorden en zinnen links uit in tabelkolommen (inclusief de kolomkop). Lijn numerieke data rechts uit in tabelkolommen. Een mooi detail is om wat rechter marge toe te voegen aan deze rechts uitgelijnde data, zodat het naar het midden van de kolom verschuift in plaats van tegen de rechterrand geperst te blijven.
- Sommigen geloven dat het voor lezers gemakkelijker is om verticaal te vergelijken in plaats van horizontaal. Als je dat gelooft, formatteer dan je tabellen zodat je kolommen de informatie die vergeleken moet worden. Bijvoorbeeld, als je auto's zou vergelijken, zou je hebben kolommen voor MPG, prijs, enzovoort.
- Geef de bron aan van tabellen waarvan je geheel of gedeeltelijk gebruik hebt gemaakt. Dit kan in de titel of in een voetnoot gedaan worden. Dit wordt uitgelegd in de sectie over documentatie en wordt hier in dit hoofdstuk geïllustreerd.
- Geef identificerende meetwaarden aan in de kolom- of rijkoppen—niet in elke cel.
- Verwijs naar alle tabellen uit de voorgaande tekst. Geef in de kruisverwijzing het nummer (indien het een formele tabel met titel is), geef het onderwerp van de tabel aan en verstrek toelichtende informatie indien nodig.
Ik zou uw gedachten, reacties en kritiek met betrekking tot dit hoofdstuk op prijs stellen: je reactie—David McMurrey.
