Klik hier om te helpen David McMurrey betaal voor webhosting:
Doneer elk klein bedrag dat je kunt!
Online technisch schrijven blijft gratis.
Peer reviewen (ook wel peer-bewerking genoemd) betekent dat mensen samenkomen om elkaars werk te lezen, te commentariëren en aanbevelingen voor verbeteringen te geven. Peer-review is een goede manier om een betere schrijver te worden: het biedt ervaring in het kritisch kijken naar schrijven. Peer-review is ook een geweldige manier om schrijfprojecten te verbeteren.
Team schrijven, zoals de naam aangeeft, betekent mensen die samenkomen om in groep of team schrijfprojecten te plannen, te schrijven en te reviseren. Een andere naam voor deze praktijk is collaboratief schrijven—collaboratief schrijven dat openbaar is in plaats van onder de radar (waar het bekend staat als plagiaat).
Wees ervan bewust dat in de afgelopen jaren teamprojectsoftwareapplicaties zijn verschenen, waarbij Atlassian Confluence een populaire is. Het biedt ruimtes voor teamleden om kantoren te hebben, ruimtes om teamvergaderingen te houden, mechanismen om documenten bij te houden, en meer. Een online cursus is beschikbaar bij McMurrey Associates: Cursussen in Technische Communicatie. Confluence Technisch-Schrijfteam Projecten
Strategieën voor Peer Reviewen
Wanneer je het werk van een andere schrijver beoordeelt, evalueer je het, kritiseer je het, stel je verbeteringen voor en communiceer je al dat naar de schrijver. Als first-time peer-reviewer kun je je een beetje ongemakkelijk voelen over het bekritiseren van het werk van iemand anders. Hoe vertel je bijvoorbeeld iemand dat zijn essay saai is? Lees de volgende discussie; je vindt advies en richtlijnen voor het doen van peer reviews en het communiceren van peer-review opmerkingen.
Eerste bijeenkomst. Aan het begin van een peer review moet de schrijver de peer reviewers voorzien van aantekeningen over de schrijfopdracht en over doelstellingen en zorgen met betrekking tot het schrijfproject (onderwerp, publiek, doel, situatie, type), en hen waarschuwen voor eventuele problemen of bezorgdheden. Als schrijver wil je de reviewers op deze problemen wijzen; maak duidelijk wat voor soort dingen je probeerde te bereiken. Evenzo moeten peer reviewers schrijvers wiens werk zij beoordelen vragen om informatie over hun doelen en zorgen te verstrekken. De vragen voor de peer review moeten specifiek zijn, zoals de volgende:
Maakt mijn uitleg over virtuele machines sense voor jou? Zou het begrijpelijk zijn voor onze minst technische klanten?
Over het algemeen, is mijn schrijfstijl te technisch? (Ik heb misschien te veel de specificaties van de engineers nageaapt.)
Zijn de hoofdstuktitels en kopjes duidelijk genoeg over de volgende inhoud? (Ik had moeite om enkele hiervan te formuleren.)
Zijn de schermafbeeldingen duidelijk genoeg? (Ik heb misschien geprobeerd te veel detail in sommige daarvan te krijgen.)
Peer-reviewstrategieën. Wanneer je het schrijven van anderen beoordeelt, onthoud vooral dat je alle aspecten van dat schrijven moet overwegen, niet alleen—in feite, het minst van alles—de grammatica, spelling en interpunctie. Als je nieuw bent in het beoordelen van teksten, kun je vergeten om de concepten te beoordelen op dingen zoals het volgende:
- Zorg ervoor dat uw beoordeling uitgebreid is. Overweeg alle aspecten van het ontwerp dat je beoordeelt, niet alleen de grammatica, interpunctie en spelling.
- Lees het concept meerdere keren en let op een volledige reeks mogelijke probleemgebieden:
- Interesse niveau, aanpassing aan het publiek
- Overtuigingskracht, doel
- Inhoud, organisatie
- Duidelijkheid van de discussie
- Samenhang, gebruik overgangen
- Titel, inleiding en conclusie.
- Zinsstijl en helderheid
- Afhandeling van grafieken
- Wees voorzichtig met het maken van opmerkingen of kritieken die gebaseerd zijn op je eigen persoonlijke stijl. Baseer je kritieken en suggesties voor verbeteringen op algemeen aanvaarde richtlijnen, concepten en regels. Als je een opmerking maakt die echt jouw voorkeur is, leg het dan uit.
- Leg de problemen die je volledig vindt uit. Zeg niet alleen dat een document "onder de maat lijkt te zijn." Leg uit wat er onordelijk is aan het document. Gebruik specifieke details uit de conceptversie om je punt te onderbouwen.
- Wanneer je iets in de concepttekst van de schrijver bekritiseert, probeer dan een manier voor te stellen om het probleem op te lossen. Het is niet genoeg om de schrijver te vertellen dat haar document ongstructeerd lijkt, bijvoorbeeld. Leg uit hoe dat probleem kan worden opgelost.
- Baseer je opmerkingen en kritiek op aanvaarde richtlijnen, concepten, principes en regels. Het is niet genoeg om een schrijver te vertellen dat twee alinea's omgewisseld zouden moeten worden, bijvoorbeeld. Geef de reden aan: meer algemene, inleidende informatie moet eerst komen, bijvoorbeeld.
- Vermijd het herschrijven van het concept dat je aan het beoordelen bent. In je pogingen om verbeteringen en correcties voor te stellen, moet je niet overdrijven en zelf het concept herschrijven. Dit neemt het eigenaarschap van het document weg bij de schrijver en ontneemt de schrijver de kans om te leren en zich te verbeteren als schrijver.
- Zoek naar positieve, bemoedigende dingen om te zeggen over het concept dat je aan het beoordelen bent. Complimenten, zelfs kleine, worden vaak enorm gewaardeerd. Lees het concept minstens één keer door op zoek naar dingen die goed gedaan zijn, en laat de schrijver ze weten.
Peer-review samenvatting. Zodra je een peer review hebt voltooid, is het een goed idee om een samenvatting van je gedachten, observaties, indrukken, kritiek of gevoelens over het ruwe concept te schrijven. Zie de notitie van de peer-reviewer hieronder, die observaties over een ruwe versie samenvat. Let in de notitie op enkele van de volgende details:
- De opmerkingen zijn gecategoriseerd op basis van het type probleem of fout—grammatica- en gebruiksopmerkingen in één groep; hogere niveau opmerkingen zoals inhoud, organisatie en interesse-niveau in een andere groep.
- De relatieve belangrijkheid van de groepen opmerkingen wordt aangegeven. De peer-reviewer geeft aan welke suggesties "leuk" zouden zijn om te incorporeren en welke cruciaal zijn voor het succes van het schrijfproject.
- De meeste opmerkingen bevatten een korte verklaring van richtlijnen, regels, voorbeelden of gezond verstand. De beoordelaar zegt niet gewoon "Dit is fout; maak het goed." Hij legt ook de basis voor de opmerking uit.
- Vragen worden aan de schrijver gesteld. De beoordelaar controleert nogmaals of de schrijver werkelijk bepaalde dingen bedoelde te stellen of te impliceren.
- De beoordelaar bevat positieve opmerkingen over de ruwe versie en vindt niet-antagonistische, sympathieke manieren om kritiek te uiten.
Uittreksel uit een nota die de resultaten van een peer review samenvat. Neem wat tijd om uw peer-review opmerkingen samen te vatten in een korte notitie voor de schrijver. Wees zo diplomatiek en empathisch als u kunt!
Strategieën voor Team Schrijven
Zoals eerder in dit hoofdstuk vermeld, is team schrijven een van de gangbare manieren waarop mensen in de wereld van het bedrijfsleven, de overheid, de wetenschap en de technologie grote schrijfprojecten aanpakken.
NotebookLM-gegenereerde infographic van dit hoofdstuk
Het samenstellen van het team. Wanneer je begint met het selecteren van teamleden voor een schrijfachterproject in een technische schrijf cursus, kies dan mensen met verschillende achtergronden en interesses. Net zoals een diverse, goed afgeronde achtergrond voor een individuele schrijver een voordeel is, zorgt een groep diverse individuen voor een goed afgerond schrijversteam.
Als je de teamleider bent, kun je zelfs potentiële teamleden vragen naar hun achtergrond, interesses, studierichtingen, talenten en vaardigheden. De onderstaande schrijfteams combineren individuen met diverse achtergronden en interesses:
| Schrijfteam: De Rode Schrijfkapjes | |
| Project: | Een rapport over de huidige sichtverbergende technologieën |
| Teamleden | Achtergronden, vaardigheden, interesses |
| Shawn S. | Studierichting Elektrotechniek, momenteel basis kantoorbeheer taken verricht bij een advocatenkantoor. |
| Tracey K. | Senior Engelse major, hopend dat deze cursus helpt bij de werkgelegenheidsperspectieven |
| Sanjiv Gupta | Informatica student, momenteel bezig met computergraphics bij een softwareontwikkelingsbedrijf. |
| Jeon Chang Yeon | Binnenkort een major in elektrische techniek, nog bezig met het ontwikkelen van Engelse taalkennis. |
| Alice B. | Niet-verklaarde major met een niet-technische focus, mogelijk in de verkeerde opleiding, geen vermelde vaardigheden |
Project plannen. Zodra je je schrijfteam hebt samengesteld, is het meeste werk hetzelfde als wanneer je alleen zou schrijven—behalve dat elke fase een teaminspanning is. Bespreek specifiek met je team om het volgende te beslissen of te plannen:
Planningsfases
|
Leg de profielen en beslissingen van je team vast in een eenvoudige team-plan document. Het kan de belangrijke data in de teamschema bevatten, een voorlopige opzet van het document dat door het team geproduceerd moet worden, afspraken over opmaak, individuele schrijversopdrachten, voorkeuren voor woordkeuze, enzovoort. Hieronder wordt vermeld dat er een reglementdocument is. Dit kan ook in het teamplan worden opgenomen.
Veel van het werk in een team-schrijfproject moet door individuele teamleden op hun eigen worden gedaan. Als je team echter besluit om het werk voor het schrijfproject te verdelen, probeer dan tenminste aan deze minimale richtlijnen te voldoen:
- Laat elk teamlid verantwoordelijk zijn voor het schrijven van één belangrijke sectie van het document.
- Laat elk teamlid verantwoordelijk zijn voor het vinden, lezen en notities maken van een gelijk deel van de informatiebronnen.
Een deel van het werk voor het project dat als team kan worden gedaan, wil je misschien eerst onafhankelijk uitvoeren. Bijvoorbeeld, brainstormen, narrowing, en vooral het opstellen van een outline moet eerst door elk teamlid alleen worden gedaan; verzamel daarna en vergelijk notities. Houd rekening met hoe groepsdynamiek onbewust bepaalde ideeën kan onderdrukken en hoe minder assertieve teamleden misschien terughoudend zijn om hun waardevolle ideeën in de groepscontext bij te dragen.
Nadat je het werk voor het project hebt verdeeld, maak een formeel schema en verspreid dit onder alle leden.
Vereiste verantwoordelijkheden voor de projectleden van het schrijvers team
Het plannen van het project en het balanceren van de werkbelasting. Vroeg in uw team schrijfproject, stel een schema op met belangrijke data. Dit schema stelt u en uw teamleden in staat om constante, georganiseerde vooruitgang te boeken en het project op tijd af te ronden. Zoals weergegeven in het voorbeeldschema hieronder, omvat niet alleen de voltooiingsdata voor belangrijke fasen van het project, maar ook vergaderdata en het onderwerp en doel van die vergaderingen. Merk op dat deze details over dat schema:
- Er zijn verschillende vergaderingen gepland waarin leden de informatie bespreken die ze vinden of niet vinden. (Een teamlid kan informatie hebben waar een ander lid overal naar op zoek is.)
- Er zijn verschillende vergaderingen gepland om de projectdetails te bespreken, specifiek het onderwerp, het publiek, het doel, de situatie en de opzet. Terwijl je meer te weten komt over het onderwerp en meer vertrouwd raakt met het project, wil jouw team misschien enkele van deze details wijzigen of specifieker maken.
- Verschillende ruwe concepten zijn ingepland. Teamleden beoordelen elkaars concepten van individuele secties minstens twee keer, de tweede keer om te zien of de aanbevolen wijzigingen succesvol zijn geweest. Zodra het complete concept in elkaar is gezet, wordt het ook twee keer beoordeeld.
Schema voor een team schrijfproject
Problemen anticiperen en teamregels opstellen. Denk na over hoe typische problemen die kunnen ontstaan in een teamproject op te lossen en documenteer de afspraken van jouw team over deze onderwerpen in een statuten document:
- Werkdrukongelijkheid. Wanneer je als team werkt, is er altijd de kans dat een van de teamleden, om welke reden dan ook, meer of minder dan een eerlijk aandeel van de werklast heeft. Daarom is het belangrijk om een manier te vinden om bij te houden wat elk teamlid doet. Een goede manier om dat te doen, is om individuele teamleden een dagboek of logboek bij te laten houden van het soort werk dat ze doen en hoeveel tijd ze eraan besteden.
Zowel tijdens als aan het einde van het project, als er problemen zijn, moet het journal die feiten heel duidelijk maken en een eerlijkere verdeling van de werklast mogelijk maken. Aan het einde van het project kunnen teamleden hun uren die ze aan het project hebben besteed optellen; als iemand iets meer dan haar deel van de tijd heeft gewerkt, kunnen de andere leden dat compenseren door haar uit eten te nemen of een andere beloning te geven. Evenzo, naarmate je richting het einde van het project gaat, als het uit de journals duidelijk blijkt dat de verantwoordelijkheden van een teamlid, zonder dat hij daarvoor iets kon doen, kleiner bleken te zijn dan die van de anderen, kan hij dat compenseren door meer van het afwerkwerk te doen, zoals typen, proeflezen of kopiëren. - Teamleden zonder relevante vaardigheden. Zoals je kunt zien in de voorbeeldbeschrijving van de vaardigheden van teamleden hierboven, heeft één lid geen relevante vaardigheden waarmee hij of zij kan bijdragen aan het project. Soms is dat gewoon een aanduiding van de angst van die persoon of het gebrek aan interesse om deel te nemen aan een groepsproject. Natuurlijk moet ieder teamlid in een schrijfcursus een eerlijk aandeel van het schrijven voor een project bijdragen. Er zijn echter genoeg taken die geen technische kennis, opmaakvaardigheden of een scherp redactioneel oog vereisen, bijvoorbeeld: het opstellen en verspreiden van het teamplan, de statuten, notulen van teamvergaderingen; teamleden herinneren aan deadlines en geplande vergaderingen. Sterker nog, behalve voor de angst of het gebrek aan interesse, zou het zelfverklaarde ongeschikte teamlid wel eens de beste teamleider kunnen zijn!
- Verdwijnende teamleden. Als je team zo ongelukkig is om een onverantwoordelijk lid te hebben dat gewoon verdwijnt, heb dan een plan voor wat je daartegen kunt doen en documenteer het in je teamstatuten. Een voor de hand liggende oplossing is om het teamlid uit het team te zetten en de instructeur te informeren als het een schrijf cursus is, of het volgende niveau van management als het een niet-academische organisatie is.
- Schijnbaar verankerde meningsverschillen tussen teamleden. Het is verbazingwekkend hoe fel teamleden van mening kunnen verschillen over aspecten van een teamschrijfactief. Heb een plan, vastgelegd in de statuten van je team, over hoe deze zaken op te lossen. Moeten ze ter stemming worden voorgelegd? Moet je de zaak "escaleren" naar een neutrale of hogere partij?
- Radicaal inconsistente schrijf- en opmaakstijlen. Omdat de individuele secties zullen worden geschreven door verschillende schrijvers die verschillende schrijfstijlen kunnen hebben, stel een stijlhandleiding op waarin je teamleden hun overeenkomsten opschrijven over hoe zaken in het document als geheel moeten worden behandeld. Deze overeenkomsten kunnen variëren van hoog niveau, zoals of er een achtergrondsectie moet zijn, tot kieskeurige details zoals wanneer cursief of vet moet worden gebruikt en of het "klik" of "klik op" is. Zie het fragment van een projectstijlblad hieronder. Voor discussie over deze punten, zie stylesheets en stijlhandleidingen.
Voordat jij en je teamleden de eerste ruwe versies schrijven, kun je niet verwachten alle mogelijke verschillen in stijl en formaat te anticiperen. Plan daarom om dit stijlgids bij te werken wanneer je de ruwe versies van de individuele secties reviewt en, vooral, wanneer je de complete versie bekijkt.
Fragment uit een stijlgids voor een schrijfproject. De vermelde items vertegenwoordigen overeenkomsten die team schrijvers hebben gemaakt om hun document zoveel mogelijk consistentie te geven.
Concepten bekijken en afmaken. Probeer zoveel mogelijk beoordelingen van het geschreven werk van je team in te plannen. Je kunt bijeenkomen om elkaars ruwe versies van individuele secties te bespreken, evenals de ruwe versies van het complete document. Wanneer je bijeenkomt, volg dan de suggesties voor peer-editing die in de vorige sectie van dit hoofdstuk zijn besproken. Strategieën voor peer-reviewen.
Een cruciale fase in het samen schrijven van een document komt wanneer je de individuele secties, geschreven door verschillende teamleden, samenvoegt tot één complete versie. Het is dan dat je waarschijnlijk zult zien hoe verschillend de toon, behandeling en stijl van elke sectie is. Jullie moeten als groep een manier vinden om de complete ruwdraft te herzien en te bewerken, zodat het consistent leest en niet zo duidelijk geschreven is door drie of vier verschillende mensen.
Wanneer je klaar bent met het beoordelen en herzien, is het tijd voor het afrondingswerk om het concept klaar te maken om in te leveren. Dat werk is hetzelfde als wanneer je het document alleen zou schrijven, alleen kan in dit geval de werklast worden verdeeld.
Gerelateerde informatie
Werkelijke kosten van het beoordelen van documentatie in Word. clickhelp.com
Ik zou uw gedachten, reacties en kritiek op dit hoofdstuk op prijs stellen: je reactie—David McMurrey.
