Una de las cosas agradables de los cursos de redacción técnica es que la mayoría de los documentos contienen tablas, gráficos y diagramas—o al menos deberían. Mucha de la redacción técnica profesional incluye todo tipo, tablas, gráficos de pastel, gráficos de barras, gráficos de líneas, diagramas de flujo, y así sucesivamente. Una vez que te familiarices con incluir estas cosas en tu escritura, deberías considerarte obligado a usarlas siempre que la situación lo requiera de manera natural.
Recursos Adicionales
Casi Todo lo que Quisiste Saber Sobre Cómo Hacer Tablas y Figuras. Un recurso fantástico del Departamento de Biología, Bates College, Lewiston, ME, 2012.
Mesas
Las tablas, por supuesto, son esas filas y columnas de números y palabras, en su mayoría números. Permiten un acceso rápido y una comparación relativamente fácil de la información. Si los datos están organizados cronológicamente (por ejemplo, cifras de ventas durante un periodo de diez años), la tabla puede mostrar tendencias—patrones de actividad en aumento o disminución. Por supuesto, las tablas no son necesariamente el medio más vívido o dramático para mostrar tales tendencias o relaciones entre datos—por eso tenemos gráficos y tablas (discutidos en la siguiente sección).
Usos de las mesas. El mayor uso de las tablas es para datos numéricos. Imagina que estás comparando diferentes modelos de impresoras láser en términos de características físicas como altura, profundidad, longitud, peso, y así sucesivamente. Perfecto para una tabla.
Sin embargo, no te limites a la noción de que las tablas son estrictamente para datos numéricos. Siempre que tengas situaciones en las que discutas varias cosas sobre las que proporcionas las mismas categorías de detalles, tienes la posibilidad de una tabla. Por ejemplo, imagina que estuvieses comparando varios modelos de una impresora láser: estarías diciendo la misma categoría de cosas sobre cada impresora (su costo, velocidad de impresión, costos de suministros, términos de garantía, y así sucesivamente). Esto es material ideal para una tabla, y sería mayormente palabras en lugar de números (y en este caso, probablemente querrías dejar la discusión textual donde está y "re-presentar" la información en forma de tabla).
Formato de tabla. En su forma más simple, una tabla es un grupo de filas y columnas de datos. En la parte superior de cada columna hay un encabezado de columna, que define o identifica el contenido de esa columna (y a menudo indica la unidad de medida). En el borde izquierdo de la tabla puede haber encabezados de fila, que definen o identifican el contenido de esa fila. Las cosas se complican cuando las filas o columnas deben ser agrupadas o subdivididas. En tales casos, tienes que crear filas o columnas. subtítulos. Esto se ilustra aquí:
Formato para tablas con filas y columnas agrupadas o subdivididas. Tenga en cuenta que el título de la tabla va arriba la mesa.
Tradicionalmente, el título de una tabla se coloca en la parte superior de la tabla o es la primera fila de la tabla. Si el contenido de la tabla es obvio y no hay necesidad de hacer referencia a la tabla desde ninguna otra parte del informe, puedes omitir el título.
En cuanto a las pautas específicas de estilo y formato para tablas, ten en cuenta lo siguiente:
- Refiérase a la tabla en el texto justo antes de la tabla. Explique la importancia general de los datos en la tabla; no espere que los lectores lo entiendan completamente por sí mismos.
- ¡No abrumes a los lectores con monstruosas tablas de 11 columnas y 30 filas! Simplifica los datos de la tabla a solo la cantidad de datos que ilustre tu punto—sin, por supuesto, distorsionar esos datos.
- No pongas la palabra o la abreviatura de la unidad de medida en cada celda de una columna. Por ejemplo, en una columna de medidas todas en milímetros, no pongas "mm" después de cada número. Coloca la abreviatura entre paréntesis en el encabezado de la columna o fila.
- Alinee los números a la derecha o en formato decimal en las columnas. Si el 123 y el 4 estuvieran en una columna, el 4 estaría justo debajo del 3, no del 1.
- Normalmente, las palabras en las columnas están alineadas a la izquierda (aunque ocasionalmente verás columnas de palabras todas centradas).
- Los encabezados de las columnas están centrados sobre las columnas de datos numéricos (formando una forma de T); alineados a la izquierda con las columnas de texto. La alineación de los encabezados de columna con los datos colonales reales es variable. Si tienes una columna de palabras de dos o tres letras, probablemente querrías centro el encabezado de la columna sobre esos datos, incluso si son palabras y no números. (Al hacerlo, se evita una columna en forma de L que se ve extraña.)
- Cuando haya algún punto especial que necesite hacer sobre uno o más de los elementos en la tabla, use una nota al pie en lugar de saturar la tabla con la información.
Producción de tablas. Normalmente, estarás tomando información en la que ocurre una buena tabla. Si es una tabla simple sin demasiadas filas y columnas, reescríbela tú mismo en tu propio documento (pero recuerda documentar de dónde la tomaste en el título de la figura). Sin embargo, si es una tabla grande con muchos datos, estás justificado en escanearla, capturar la pantalla o fotocopiarla y llevarla a tu informe de esa manera.
Si usas OpenOffice, Word o WordPerfect, acostúmbrate a usar las herramientas de generación de tablas. No tienes que dibujar las líneas y otros detalles de formato.
Ocasionalmente, en informes técnicos en borrador, la información se presenta en forma de texto continuo que podría ser mejor presentada en forma de tabla. Asegúrate de revisar tus borradores en busca de material que se pueda transformar en tablas.
Formato para tablas. Vigila las oportunidades para convertir texto en una tabla como en este ejemplo.
Directrices para tablas—una revisión
Las secciones anteriores establecen una serie de pautas comunes que deben mencionarse todas en un solo lugar. ¡Estas son importantes!
- Ten cuidado con las áreas de tu texto donde discutes muchos datos numéricos en relación con dos o más cosas—eso es ideal para tablas.
- Cuidado con las áreas en tu texto donde defines una serie de términos—eso es ideal para tablas.
- Siempre discute las tablas en el texto anterior. No simplemente arrojes una tabla sin explicación. Orienta a los lectores sobre ella; explica su significado básico.
- Usa un título a menos que la tabla sea muy informal. Recuerda que el título va justo arriba la mesa
- Alinear a la izquierda las palabras y frases en las columnas de la tabla (incluyendo el encabezado de la columna). Alinear a la derecha los datos numéricos en las columnas de la tabla. Un buen detalle es agregar un poco de margen a la derecha en estos datos alineados a la derecha, para que se desplace hacia el centro de la columna en lugar de permanecer atascado en el borde derecho.
- Algunos creen que es más fácil para los lectores comparar verticalmente en lugar de horizontalmente. Si crees eso, formatea tus tablas de manera que tu columnas contener la información a ser comparada. Por ejemplo, si estuvieras comparando coches, tendrías columnas para MPG, precio, y así sucesivamente.
- Indique la fuente de las tablas que ha tomado prestadas, ya sea en parte o en su totalidad. Esto se puede hacer en el título o en una nota al pie. Esto se explica en la sección sobre documentación y se ilustra aquí en este capítulo.
- Indique los valores de medición identificativos en los encabezados de columna o fila—no en cada celda.
- Referencia cruzada todas las tablas del texto anterior. En la referencia cruzada, indique el número (si es una tabla formal con título), indique el tema de la tabla y proporcione información explicativa según sea necesario.
Aprecio tus pensamientos, reacciones y críticas sobre este capítulo: tu respuesta—David McMurrey.
