Pangkalahatang-ideya ng Mga Mensahe sa Negosyo

Pakitap dito upang tumulong David McMurrey bayaran para sa web hosting:
Mag-donate ng kahit anong maliit na halaga na kaya mo!
Mananatiling libre ang Online Technical Writing.

Memorandum ng Negosyo

Para sa komunikasyon sa loob ng isang organisasyon, gumamit ng format ng memorandum. Ang aktwal na nilalaman ng isang memo ay maaaring katulad ng sa isang liham pang-negosyo o katulad ng sa isang maikling ulat—ang susi ay ang format ng memorandum.

Tulad ng sa pormal na nakalimbag na mga liham pangnegosyo, maaari kang magtaka kung kinakailangan pa ang mga nakalimbag na memorandum sa panahon ng Internet. Maaaring mayroon ang iyong organisasyon ng mahigpit na mga patakaran tungkol sa oras kung kailan hindi pinahihintulutan ang email. Ang pangunahing alalahanin ay pagiging kompidensyal; ang anumang email ay malamang na makita ng sinuman. Para sa kadahilanang ito, ang isang alok sa trabaho, isang kahilingan para sa pagtataas ng sahod, at mga reklamo tungkol sa isang empleyado ay magandang halimbawa kung kailan hindi dapat gumamit ng email.

Mga Pamantayang Bahagi ng Memorandum

Ang format para sa mga memorandum ay mas simple kaysa sa para sa mga liham pang negosyo. Ang larawan sa ibaba ay naglalarawan ng mga pamantayang bahagi.

PETSHA: Habang nag-iiba-iba ang mga format, ilagay ang petsa ng pagpapadala ng memo sa header. Ang halimbawa sa ibaba ay nagpapakita nito bilang ikatlong linya sa heading; sa ilang disenyo ito ay ang unang linya.

SA: Ilagay ang pangalan ng tumanggap o ang pangalan ng grupo sa puwang na ito. Malinaw ang antas ng pormalidad dito. Maaari mong ilagay ang "Elizabeth", "Elizabeth Bennet", o "Gng. Elizabeth Bennet, Direktor ng Personal", depende sa iyong pamilyaridad sa tumanggap at sa pormalidad ng sitwasyon.

Gamit ng espesyal na pag-format, sa kasong ito, isang naka-number na listahan (upang ipakita ang isang naka-order na pagkakasunod-sunod)

Ang bahagi ng header ng format ng memo ay nag-iiba batay sa pagkakalagay ng mga elementong ito, ngunit lahat ng ito ay kinakailangan.

Paalala: malinaw na tinutukoy ang paksa at, sa kasong ito, ang konteksto ng komunikasyon

Tumutukoy sa nakaraang komunikasyon. Kung ang subject line ay hindi naglilinaw ng konteksto ng komunikasyon, gawin ito sa unang talata ng memo. Halimbawa, "Sarah, lubos kong sinasang-ayunan" ay hindi nagsasaad kung ano ang sinasang-ayunan ng manunulat ng memo.

MULA SA: Ilagay ang sarili mong pangalan o ang pangalan ng tao o grupo para kanino ka nagsusulat ng memo sa puwang na ito. Muli, ang pamilyaridad at pormalidad ang magdidikta kung ilalagay mo lamang ang iyong pangalang-buhay, buong pangalan, o buong pangalan at titulo. Tradisyonal, bilang manunulat ng memo, handwrite ang iyong mga inisyal o pangalan-buhay kaagad pagkatapos ng iyong nakaprint na pangalan.

PAKSA: Sa puwang na ito, ilagay ang isang parirala na sumasalamin sa paksa at layunin ng memo. Para sa isang surbey ng mga grammar-checking software, ang paksa ay maaaring "Mga resulta ng aming surbey sa mga grammar-checking software." Ang aktwal na label para sa elementong ito ay nag-iiba: Ang ilang estilo ay gumagamit ng "RE:" o "SUBJ.:". Kung ang iyong memo ay isang tugon, ipahayag ang linya ng paksa nang naaayon. Halimbawa: "Re: ang iyong kahilingan para sa isang surbey ng mga piezoelectric na aparato."

Katawan. Nagsisimula ang katawan kaagad pagkatapos ng pamagat. Ang teksto ay may single spacing; ang mga unang linya ng mga talata ay hindi naka-indent; at gumagamit ng double spacing sa pagitan ng mga talata. (Para sa mga estratehiya sa pagsusulat at istilo na dapat gamitin sa katawan, tingnan ang ‘‘Writing Style for Business Correspondence’’ mas maaga sa kabanatang ito.)

Pirmahan. Sa mga pormal na estilo ng memorandum, talagang inilalagay ng mga manunulat ang parehong uri ng nakalaang pagsasara at bloke ng lagda na makikita mo sa mga liham pangnegosyo. Sa ibang pagkakataon, hindi ginagamit ang bloke ng lagda sa mga memorandum.

Estilo ng Pagsusulat ng Memorandum

Tungkol sa istilo sa mga memo, narito ang ilang suhestyon:

Impormalidad. Ayusin ang tono ng iyong memo ayon sa mga tatanggap at sitwasyon. Karaniwang hindi pormal ang mga memo, ngunit mag-isip ng dalawang beses bago gamitin ang biro o pangungutya sa mga kliyenteng pangnegosyo at mga mataas na antas ng pamamahala—lalo na sa mga hindi katutubong nagsasalita ng Ingles.

Kahulugan. Ang mga memo ay karaniwang medyo maikli—halimbawa, hindi hihigit sa labindalawang linya—at ang mga talata ay maikli rin.

Mga tiyak na linya ng paksa. Upang matiyak na mababasa ang iyong memo at magkaroon ng nais na epekto, gawing tiyak at kahali-halina ang linya ng paksa. Kung ang mga tatanggap ay may 60 hanggang 70 mensahe na naghihintay sa inbox at ang tanging nakikita nila ay ang mga linya ng paksa, mas malamang na basahin nila ang mga mukhang mahalaga o kawili-wili.

mahalagang impormasyon muna. kapag ang mga tao ay tumatanggap ng maraming memo, madalas silang nawawalan ng interes o pasensya nang mabilis. abala ang mga tao! ilagay ang pinakamahalagang impormasyon sa simula ng iyong memo. gamitin ang mga susunod na pangungusap para sa karagdagang paliwanag.

isang paksa, isyu, tanong, kahilingan bawat memo. mas madalas, tanging ang unang item sa iyong memo ang nakakatanggap ng tugon. oo, abala ang mga tao. kung mayroon kang dalawang kahilingan, ilagay ang isang kahilingan sa isang memo; ang isa naman sa kasunod na memo.

maikling talata at espasyo sa pagitan ng mga talata. tuwing posible, hatiin ang iyong mga memo sa mga talataan na may tatlo o apat na linya. at kapag hinati mo ang iyong mensahe sa mga talataan, magskip ng isang linya sa pagitan nila.

pagtatampok at pagbibigay-diin. gamitin ang mga typographical na epekto (bold, italics, kulay, iba't ibang font), mga talahanayan, at mga grapiko nang may konsistensya at sa katamtamang halaga. maaari mo ring gamitin ang mga talahanayan at grapiko upang pagtibayin ang iyong mga memo (tingnan ang kabanata 7).

mga pamagat. kung ang iyong memo ay isang buong pahina o higit pa, gumamit ng mga pamagat upang tukuyin ang mga subtopic. para sa mga pamagat na ito, gumamit ng bahagyang mas malaking font at naka-bold. (tingnan ang kabanata 3 para sa mga detalye tungkol sa mga pamagat.)

mga listahan. kung mayroon kang mga pangunahing punto na nais bigyang-diin o kung ikaw ay nagtatanghal ng impormasyon ng hakbang-hakbang, gumamit ng mga bulleted at numeradong listahan, ayon sa pagkakabanggit.

awtomatik na sagot. kung magbabasa ka ng mga memo online, mag-ingat sa paggamit ng reply function. maaari itong maging isang sakuna na naghihintay na mangyari. dahil ang mga memo ay kadalasang nakalaan sa maraming tatanggap, madali lang na maipadala ang sagot sa lahat ng ito kapag ang intensyon mo ay sumagot lamang sa isa. isipin mo na habang sumasagot sa isang kasosyo sa isang proyekto, tinatanong mo ang kakayahan ng isa pang kasosyo sa parehong proyekto. pero paano kung ang sagot na ito ay mapunta rin sa parehong mga kasosyo? uh oh ...

negosyo na e-mail

idagdag na lang

mga liham pang-negosyo (mail ng ibabaw)

mga karaniwang bahagi

ang sumusunod ay nauukol sa mga mekanikal at pisikal na detalye ng mga liham pang-negosyo. lahat ng mga bahagi na tatalakayin sa sumusunod ay inilarawan sa mga sumusunod:


mga karaniwang bahagi ng mga liham pangnegosyo

pamagat. ang pamagat ay naglalaman ng address ng manunulat at ang petsa ng liham. hindi kasama ang pangalan ng manunulat; sapat na ang petsa sa mga pamagat sa stationery ng sulat. tandaan na kung gumagamit ka ng stationery na may letterhead kung saan ang unang pahina ay may magarbo at logo, huwag gamitin ang ganitong uri ng pahina sa mga sumusunod na pahina. gamitin ang stationery ng mga sumusunod na pahina na kasama ng stationery na may logo.

kung ikaw ay nasa isang kurso sa pagsusulat, bakit hindi ka lumikha ng sarili mong magarang logo, kasama ang imbentong pangalan ng kumpanya at address (kung pahihintulutan ng iyong guro)? isaalang-alang ang mga sumusunod na halimbawa:


isang posibilidad para sa inimbentong logo ng istasyonerya


isa pang posibilidad para sa imbentong logo na stationary

panloob na address. Ang loob na address ay nagpapakita ng pangalan at address ng tumatanggap ng liham. Makakatulong ang impormasyong ito upang maiwasan ang pagkalito sa mga opisina ng tumatanggap. Gayundin, kung ang tumatanggap ay lumipat na, nakakatulong ang loob na address upang matukoy kung ano ang dapat gawin sa liham. Sa loob na address, isama ang angkop na titulo ng paggalang ng tumatanggap; at kopyahin ang pangalan ng kumpanya eksaktong gaya ng pagsulat nito. Kapag mayroon ka nang mga pangalan ng indibidwal, tandaan na tawagin sila ng tama: ginang, ginoo, ginoo, doktora, at iba pa. Kung hindi ka sigurado kung ano ang tama para sa isang indibidwal, subukang alamin kung paano siya pumirma ng mga liham o kumonsulta sa bahagi ng mga porma ng address sa diksyunaryo.

pagbati. Ang pagbati ay tuwirang tumutukoy sa tatanggap ng liham at sinundan ng kolon (maliban kung ang layunin ay magkaroon ng magiliw, pamilyar, o palakaibigang tono, kung saan ginagamit ang kuwit).

tala: magsimula ng bagong dokumento sa microsoft word, at makikita mong ang lahat ng template ng cover letter ay gumagamit ng kuwit sa pagbati. ang paggamit ng tutuldok sa mga liham pang-negosyo ay matibay na nakasaad sa kasamang manunulat sa negosyo (2011).

pansinin na sa mga pinadaling liham sa format, ang linya ng pagbati ay tuluyang tinanggal. kung hindi mo alam kung ang tatanggap ay lalaki o babae, ang tradisyonal na gawi ay sumulat ng "minamahal na ginoo" o "minamahal na mga ginoo"—ngunit ito ay sexist! upang maiwasan ang problemang ito, ang mga pagbati tulad ng "minamahal na ginoo o ginang," "minamahal na mga ginoo at ginang," "minamahal na mga kaibigan," o "minamahal na mga tao" ay sinubukan—ngunit walang masyadong pagtanggap ang naging pangkalahatan. ang pagtanggal sa linya ng pagbati ng tuluyan o ang pagpasok ng "para sa sinumang maaaring may interes" bilang kapalit, ay hindi karaniwang magandang solusyon din—ito ay walang pagkilala.

ang pinakamahusay na solusyon ay ang paggawa ng isang mabilis, hindi nagpapakilalang tawag sa organisasyon at humingi ng pangalan; o, itutok ang pagbati sa pangalan ng departamento, pangalan ng komite, o pangalan ng posisyon: " Mahal na departamento ng tao," " Mahal na komite ng pagkuha," " Mahal na tagapangulo," " Mahal na direktor ng pinansyal na tulong," halimbawa.

PORMAT NG MALAKING LETRA

paksang linya o linya ng sanggunian. tulad ng ipinakita sa liham ng order, ang linya ng paksa ay pumapalit sa pagbati o kasama ito. ang linya ng paksa ay nagpapahayag ng pangunahing layunin ng liham.

katawan ng liham. ang aktwal na mensahe ay syempre nakapaloob sa katawan ng liham, ang mga talata sa pagitan ng pagbati at ng pangwakas na bati. ang mga estratehiya para sa pagsulat ng katawan ng liham ay tinalakay sa seksyon tungkol sa istilo ng sulat pang-negosyo.

pagsasara ng pagbati. ang "sincerely yours" na bahagi ng liham pangnegosyo ay tinatawag na complimentary close. ang iba pang karaniwang ginagamit ay "sincerely yours," "cordially," "respectfully," o "respectfully yours." maaari kang gumawa ng sarili mong istilo, ngunit mag-ingat na huwag lumikha ng masyadong magarbo o mahahabang bersyon. mapapansin na ang unang letra lamang ang nakasulat sa malaking titik, at ito ay laging sinasabayan ng kuwit.

block ng pirma. karaniwan, isinusulat mo ang iyong pangalan apat na linya sa ibaba ng pangwakas na pagbati, at nilalagdaan ang iyong pangalan sa pagitan. kung ikaw ay babae at nais mong ipakita ang iyong katayuan sa pag-aasawa, gumamit ng miss, ms., o mrs. sa loob ng panaklong bago ang nakasulat na bersyon ng iyong unang pangalan. kung maaari, isama ang iyong titulo o ang pangalan ng posisyon na hinahawakan mo sa ibaba ng iyong pangalan. halimbawa, "estudyanteng teknikal na pagsulat," "sophomore na pangunahing pagproseso ng datos," o "estudyante ng tarrant county community college" ay ganap na katanggap-tanggap.

mga pagtatapos na notasyon. sagad sa ilalim ng pirmahan ay madalas may ilang mga abbreviation o parirala na may mahalagang tungkulin.

• Inisial. Ang mga inisyal na nakasulat sa malalaking titik sa mga naunang numero ay mga inisyal ng manunulat ng liham, at ang mga nakasulat sa maliliit na titik pagkatapos ng kolon ay mga inisyal ng tagatipa.
• Mga kalakip. Upang matiyak na alam ng tatanggap na may mga kasamang item ang liham sa parehong sobre, gumamit ng mga indikasyon tulad ng "Kahalintulad," "Kalakip," "Mga Kahalintulad (2)." Halimbawa, kung magpapadala ka ng resume at halimbawa ng pagsusulat kasama ng iyong liham ng aplikasyon, ganito ang gawin mo: "Kalakip: Resume at Halimbawa ng Pagsusulat." Kung mawala ang kalakip, malalaman ng tatanggap.
• Kopya. Kung magpapadala ka ng mga kopya ng liham sa iba, ipahiwatig ang katotohanang ito sa mga kataposang tala. Kung, halimbawa, nababahala ka sa paraan ng isang lokal na mangangalakal sa iyong mga problema sa pagkukumpuni at nagpapadala ka ng kopya ng iyong liham sa Better Business Bureau, isusulat mo ito: "cc: Better Business Bureau." Kung plano mong magpadala ng kopya sa iyong abogado, isulat mo ang ganito: "cc: Ginoong Raymond Mason, Abogado."

Sumusunod na mga pahina. Kung ang iyong liham ay mas mahaba sa isang pahina, ang pamagat sa tuktok ng mga susunod na pahina ay maaaring ayusin sa isa sa mga paraang ipinakita sa ibaba. Ang impormasyon sa susunod na pahina ng pamagat ay ang pangalan ng tumanggap, petsa at numero ng pahina:

Mga halimbawa ng format ng header ng sumusunod na pahina.

Kung gumagamit ka ng letra na papel, tandaan na huwag itong gamitin para sa mga kasunod na pahina. Gayunpaman, kailangan mong gumamit ng blangkong papel na may parehong kalidad, bigat, at tekstura ng papel na may letra (karaniwan, ang letra na papel ay kasama ng katugmang blangkong papel).

Mga Format ng Business Letter

Kung ikaw ay sumusulat ng isang liham sa negosyo, pumili ng isa sa mga karaniwang format na ipinakita sa mga halimbawa ng liham sa ibaba. Kabilang dito ang block letter, semi-block letter, alternative block letter, at simplified letter.

• Nakikita ang MAYUSCULAS.
• Tingnan ang semi-block na letra.
• Tingnan ang alternatibong bloke na titik.
• Para sa simpleng liham.

Kung aling format ang gagamitin ay depende sa mga karaniwang ginagamit sa iyong organisasyon o sa sitwasyong sinusulatan mo. Gamitin ang simpleng liham kung wala kang pangalan ng isang indibidwal o departamento na susulatan.

Estilo sa Mga Mensahe sa Negosyo

Ang pagsulat ng mga liham pang-negosyo at memo ay naiiba sa ilang mahahalagang paraan mula sa pagsulat ng mga ulat. Isaalang-alang ang sumusunod na payo kapag sumusulat at lalo na kapag nire-revise ang iyong mga liham pang-negosyo o memo.

Ibigay agad ang pangunahing negosyo, layunin, o paksa. ipaalam sa mambabasa mula sa pinakaunang pangungusap kung tungkol saan ang iyong liham. Tandaan na kapag ang mga tao sa negosyo ay nagbubukas ng liham, ang kanilang unang alalahanin ay malaman kung tungkol saan ang liham, ano ang layunin nito, at bakit nila kailangang gumugol ng oras upang basahin ito. Kaya't iwasan ang mga paikot-ikot na simula. Kung ikaw ay sumusulat upang mag-aplay para sa isang trabaho, simulan sa isang bagay na tulad nito: "Nagsusulat ako upang mag-aplay para sa posisyon na kasalukuyan ninyong nakabukas...." Kung mayroon kang masamang balita para sa isang tao, hindi mo kailangang isiwalat ang lahat ng ito sa unang pangungusap. Narito ang isang halimbawa kung paano iwasan ang negatibong pahayag: "Nagsusulat ako bilang tugon sa inyong liham ng Hulyo 24, XXXX kung saan tinalakay ninyo ang mga problema na naranasan ninyo sa isang elektronikong spreadsheet na binili mula sa aming kumpanya." Ang sumusunod ay nagpapakita ng karagdagang halimbawa.

Tukuyin agad ang pangunahing layunin o negosyo ng sulat. Ang bersyon ng problema ay agad na nagsisimulang magpaka-dagundong mula sa simula. Ang binagong bersyon ay hindi bababa sa nagtatalaga ng layunin ng sulat (at saka nagsisimulang magpaka-dagundong).

Kung ikaw ay tumutugon sa isang liham, tukuyin ang liham na iyon sa pamamagitan ng paksa at petsa sa unang talata o pangungusap. Ang mga abalang tatanggap na maraming liham ang sinusulat ay maaaring hindi maalala ang kanilang liham sa iyo. Upang maiwasan ang mga problema, tukuyin ang petsa at paksa ng liham na iyong sinasagot:

Panatilihing maikli ang mga talata ng karamihan sa mga liham pangnegosyo. Ang mga talata ng mga liham pangnegosyo ay karaniwang maikli, may ilan na isang pangungusap lamang ang haba. Ang mga liham pangnegosyo ay hindi binabasa sa parehong paraan ng mga artikulo, ulat, o mga libro. Karaniwan, sila ay binabasa nang mabilis. Ang malalaki, makakapal, at siksik na mga talata na mahigit sa sampung linya, na nangangailangan ng malaking konsentrasyon, ay maaaring hindi mabasa nang maayos o hindi mabasa nang buo.

Upang matulungan ang tatanggap na basahin ang iyong mga liham nang mas mabilis at upang maunawaan at maalala ang mahahalagang impormasyon o ideya, lumikha ng mga talata na may kalahating haba na tatlo hanggang walong linya. Sa mga liham pang-negosyo, karaniwan at ganap na katanggap-tanggap ang mga talatang binubuo lamang ng isang pangungusap. Sa buong kabanatang ito, makikita mo ang mga halimbawa ng mas maiikli na talata na karaniwang ginagamit sa mga liham pang-negosyo.

"Ihiwalay" ang mga nilalaman ng iyong liham. Kapag ikaw ay "naghati-hati"ng nilalaman ng isang liham pang-negosyo, inilalagay mo ang bawat iba't ibang bahagi ng talakayan—bawat iba't ibang paksa ng liham—sa sarili nitong talata. Kung ikaw ay sumusulat ng liham ng reklamo tungkol sa mga problema sa sistemang yunit ng iyong personal na computer, maaari kang magkaroon ng mga talatang ito:

• Isang paglalarawan ng mga problema na naranasan mo dito
• Ang mga hindi epektibong trabaho ng pagkumpuni na naranasan mo
• Ang kabayaran na sa tingin mo ay nararapat sa iyo at kung bakit

Suriin ang bawat talata ng iyong mga liham ayon sa layunin, nilalaman, o tungkulin nito. Kapag nakakita ka ng talata na gumagawa ng higit sa isang bagay, isipin ang paghahati nito sa dalawang talata. Kung makakita ka ng dalawang maikli at magkahiwalay na talata na ginagawa ang parehong bagay, isipin ang pagsasama nito sa isa.

Magbigay ng mga indikador ng paksa sa simula ng mga talata. Suriin ang ilan sa mga liham na makikita sa kabanatang ito batay sa nilalaman o layunin ng kanilang mga indibidwal na talata. Sa unang pangungusap ng anumang talatang katawan ng isang liham sa negosyo, subukan mong hanapin ang isang salita o parirala na nagpapahiwatig ng paksa ng talatang iyon. Kung ang talata ay nagtatalakay ng iyong mga problema sa isang personal na computer, isama ang salitang "problema" o ang pariral na "mga problema sa aking personal na computer" sa unang pangungusap. Ang paggawa nito ay nagbibigay sa mga tumanggap ng malinaw na ideya tungkol sa nilalaman at layunin ng bawat talata. Narito ang isang sipi bago at pagkatapos ang mga tagapagpahiwatig ng paksa ay naisama:

Maglista o magbigay ng mga item kapag posible sa isang liham pangnegosyo. Ang paglista ay nagpapalawak ng teksto ng liham, na ginagawang mas madali upang mabilis na makuha ang mahahalagang punto. Ang mga listahan ay maaaring hawakan sa iba't ibang paraan, tulad ng ipinaliwanag sa kabanata tungkol sa mga listahan. Para sa mga halimbawa ng mga listahan sa liham ng negosyo, tingnan ang block-letter format sa nauna, ang sulat ng pagtatanong, at liham ng pagkakasunud-sunod.

Ilagay nang maayos ang mahahalagang impormasyon sa mga sulat pangnegosyo. Ang impormasyon sa unang at huling linya ng mga talata ay karaniwang mas madaling mabasa at maalala. Ito ay mga mataas na nakikitang punto. Ang impormasyong nakatago sa gitna ng mahahabang talata ay madaling malimutan o hindi mapansin. Halimbawa, sa mga liham ng aplikasyon na dapat manghikayat sa mga potensyal na employer na ikaw ang tamang tao para sa isang trabaho, ilagay ang impormasyon tungkol sa iyong mga kaakit-akit na katangian sa simula o dulo ng mga talata para sa mas malaking diin. Ilagay ang mga hindi gaanong positibo o nakakapinsalang impormasyon sa mga lugar na hindi gaanong nakikita. Kung mayroon kang mga mahihirap na bagay na sasabihin, magandang (at tapat) estratehiya ang bawasan ang diin sa pamamagitan ng paglalagay nito sa mga lugar ng mas kaunting diin. Kung ang isang trabaho ay nangangailangan ng tatlong taon na karanasan at mayroon ka lamang isang taon, itago ang katotohanang ito sa gitna o sa mas mababang bahagi ng isang talata ng liham ng aplikasyon. Ang resulta ng liham ay magiging tapat at kumpleto; hindi lamang ito magbibigay ng hindi kinakailangang diin sa mga mahinang puntos. Narito ang ilang halimbawa ng mga ideyang ito:

Maghanap ng mga positibong paraan upang ipahayag ang masamang balita sa iyong mga liham sa negosyo. Kadalasan, ang mga liham sa negosyo ay kailangang maghatid ng masamang balita: ang nasirang keyboard ng computer ay hindi maaaring palitan, o ang isang tao ay hindi maaaring empleyado. Ang ganitong masamang balita ay maaaring ipahayag sa isang maingat na paraan. Ang paggawa nito ay nagpapababa ng posibilidad ng pagtatapos ng ugnayan sa negosyo sa tatanggap ng masamang balita. Upang maipahayag ang masamang balita nang positibo, iwasan ang mga salitang "hindi maaaring," "bawal," "walang tagumpay," "imposible," "tumanggi," "bawal," "limitahan," at "tanggihan" hangga't maaari. Ang mga unang bersyon ng mga halimbawa ng pangungusap sa ibaba ay nakasalang sa isang malamig at hindi kaaya-ayang negatibong paraan; ang mga ikalawang bersyon ay mas positibo, magiliw at maingat:

Tutuon sa mga pangangailangan, layunin, o interes ng tumanggap sa halip na sa iyo. Iwasan ang pagiging makasarili sa pagpapahalaga sa iyong sariling mga alalahanin sa halip na sa mga alalahanin ng tatanggap. Kahit na kailangan mong pag-usapan ang tungkol sa iyong sarili sa isang liham pangnegosyo, gawin ito sa paraang nauugnay ang iyong mga alalahanin sa mga alalahanin ng tatanggap. Ang istilong nakatuon sa tatanggap na ito ay madalas na tinatawag na "you-attitude," na hindi nangangahulugang gumamit ng mas maraming "ikaw" kundi gawing pangunahing pokus ng liham ang tatanggap.

Iwasan ang magarbong, pinalalaki, at tunog-lehe na mga pahayag. Mag-ingat sa mga salitang pompous at tila mahalaga. Maaaring mukhang propesyonal ang ganitong uri ng wika sa simula; ngunit talagang nakakatawa ito. Syempre, ang ganitong parirala ay tila kinakailangan sa mga legal na dokumento; pero bakit ito gamitin sa ibang sitwasyon ng pagsulat? Kapag sumusulat ka ng liham pang-negosyo, isipin mong ikaw ay isang tao na tuwid magsalita, may common sense, at grounded (ngunit iwasan ang slang). Tingnan ang mga sumusunod na halimbawa para sa isang seryosong dosis ng bureaucratese.

Narito ang isa pang halimbawa—bago at pagkatapos:

Iwasan ang mayabang at pormal na pagsulat. Hindi lamang nakakapinsala ang tono ng bersyon ng problema, halos doble ito sa haba ng binagong bersyon!

Bigyan ng "pagsasara ng aksyon" ang iyong liham pang-negosyo kapag naaangkop. Ang isang "pagtatapos ng aksyon" ay malinaw kung ano ang inaasahan ng sumusulat ng liham mula sa tatanggap at kung kailan. Ang mga hindi epektibong pagtatapos ng mga liham pang-negosyo ay kadalasang nagtatapos sa mga pahayag na walang sigla at hindi tiyak tulad ng "Umaasa akong marinig mula sa iyo sa lalong madaling panahon" o "Ipagbigay-alam mo sa akin kung maaari akong makatulong pa." Sa halip, o bilang karagdagan, tiyaking tukuyin ang aksyon na dapat gawin ng tatanggap at ang iskedyul para sa aksyon na iyon. Halimbawa, kung sumusulat ka ng liham ng pagtatanong, magtanong nang magalang sa patnugot na ipaalam sa iyo ang kanyang desisyon kung maaari man sa loob ng isang buwan. Kung sumusulat ka ng liham ng aplikasyon, subukang itaguyod ang isang petsa at oras para sa isang panayam. Narito ang ilang mga halimbawa:

Pagsusulat ng Mga Propesyonal na Email. Michael Alley, Penn State

Pahalagahan ko ang iyong mga iniisip, reaksyon, at kritisismo tungkol sa kabanatang ito: ang iyong tugon—David McMurrey.