Pangkalahatang-ideya ng Mga Mensahe ng Negosyo

Paki-click dito para tumulong. David McMurrey magbayad para sa pagho-host ng website:
Mag-donate ng kahit maliit na halaga na kaya mo!
Mananatiling libre ang onlayn na teknikal na pagsulat.

Tandaan: Maghanap sa Google ng "standard business letter format," at makikita mong *wala* sa mga halimbawa ang gumagamit ng multiple-spacing na format para sa mga heading at panloob na address na ipinag-uutos ng mga template ng Microsoft. Gayundin, ang Microsoft business-letter template ay nagpapakita ng kuwit sa pagbati. Tradisyonal ang paggamit ng kolon para sa negosyo korespondensiya. Hindi tradisyunal na kuwit sa bating pambungad ng liham pang-negosyo: Tandaan: Gumamit ng : (kolon) na lang!

Mga Memorandum ng Negosyo

Para sa mga komunikasyong panloob ng isang organisasyon, gumamit ng pormat na memorandum. Ang aktwal na nilalaman ng isang memo ay maaaring maging katulad ng sa isang liham-pangkalakalan o ng isang maikling ulat—ang susi ay ang pormat na memorandum.

Tulad ng sa mga pormal na naka-imprentang liham pang-negosyo, maaaring magtaka ka kung kailangan pa ba ang mga naka-imprentang memorandum sa panahon ng Internet. Maaaring may mahigpit na patakaran ang iyong organisasyon tungkol sa kung kailan hindi pinahihintulutan ang email. Ang pangunahing alalahanin ay pagiging kumpidensiyal; ang anumang email ay malamang na makita ng kahit sino. Dahil dito, ang pag-aalok ng trabaho, isang kahilingan para sa pagtaas ng sahod, at mga reklamo tungkol sa isang empleyado ay mga magandang halimbawa ng mga sitwasyong hindi dapat gumamit ng email.

Karaniwang mga bahagi ng mga memorandum

Mas simple ang format para sa mga memorandum kaysa sa para sa mga liham pang-negosyo. Ipinapakita ng larawan sa ibaba ang mga karaniwang bahagi.

PETSA: Bagaman nag-iiba ang mga format, ilagay sa ulo ng memo ang petsa kung kailan mo ipinadala ito. Ipinapakita ng halimbawa sa ibaba ang petsang iyon bilang ikatlong linya sa ulo; sa ilang disenyo, ito ang unang linya.

SA: Ilagay ang pangalan ng tatanggap o ang pangalan ng grupo sa puwang na ito. Ang antas ng pormalidad ay malinaw na nakikita rito. Maaari mong ilagay "Elizabeth", "Elizabeth Bennet", o "Gng. Elizabeth Bennet, Direktor ng Kagawaran ng Tauhan", depende sa iyong pagkakakilala sa tatanggap at sa pormalidad ng sitwasyon.

Paggamit ng espesyal na pag-format, sa kasong ito isang naka-numero na listahan (upang ipahiwatig ang isang pagkakasunud-sunod).

Halimbawa ng isang memorandum sa negosyo

Nag-iiba ang bahagi ng header ng format ng memo batay sa pagkakalagay ng mga elementong ito, ngunit lahat ay kinakailangan.

Linya ng paksa: malinaw na tinutukoy ang paksa at, sa kasong ito, ang konteksto ng komunikasyon

Tukoy sa naunang komunikasyon. Kung hindi nililinaw ng linya ng paksa ang konteksto ng komunikasyon, ilahad iyon sa unang talata ng memo. Halimbawa, "Sarah, lubos akong sumasang-ayon" ay hindi nagsasaad kung ano ang sinasang‑ayunan ng sumulat ng memo.

Halimbawa ng isang memorandum ng negosyo

MULA SA: Ilagay ang iyong pangalan o ang pangalan ng tao o grupong para kanino mo sinusulat ang memo sa puwang na ito. Muli, ang pamilyaridad at pormalidad ang magpapasya kung ilalagay mo lamang ang iyong unang pangalan, ang buong pangalan, o ang buong pangalan at ang iyong titulo. Tradisyonal na, bilang manunulat ng memo, isulat nang kamay ang iyong mga inisyal o unang pangalan kaagad pagkatapos ng iyong nakalimbag na pangalan.

PAKSA: Sa puwang na ito, ilagay ang isang parirala na sumasaklaw sa paksa at layunin ng memo. Para sa isang sarbey ng mga programang nagsusuri ng gramatika, ang paksa ay maaaring "Mga Resulta ng aming Sarbey tungkol sa mga Programang Nagsusuri ng Gramatika." Nag-iiba ang aktwal na label para sa elementong ito: Gumagamit ang ilang istilo ng "RE:" o "SUBJ.:". Kung ang iyong memo ay isang tugon, isaayos ang linya ng paksa nang naaayon. Halimbawa: "Re: ang iyong kahilingan para sa isang sarbey ng mga piezoelectric na aparato."

Katawan. Ang katawan ay nagsisimula kaagad pagkatapos ng pamagat. Ang teksto ay naka-isang puwang; ang mga unang linya ng mga talata ay hindi ini-indent; at ginagamit ang dobleng puwang sa pagitan ng mga talata. (Para sa mga estratehiya sa pagsusulat at istilo na gagamitin sa katawan, tingnan ang "Estilo ng Pagsusulat para sa Pakikipagsulatan sa Negosyo" na nasa naunang bahagi ng kabanatang ito.)

Bloke ng lagda. Sa mga pormal na estilo ng mga memorandum, talagang inilalagay ng mga manunulat ang parehong uri ng pangwakas na pagbati at bloke ng lagda na makikita mo sa mga liham-pangnegosyo. Kung hindi, hindi ginagamit ang bloke ng lagda sa mga memorandum.

Estilo ng Pagsulat ng mga Memoranda

Tungkol sa estilo sa mga memo, narito ang ilang mungkahi:

Kawalan ng pormalidad. Iayon ang tono ng iyong memo sa mga tatanggap at sa sitwasyon. Karaniwan ang pagiging impormal sa mga memo, ngunit mag-isip nang mabuti bago gumamit ng katatawanan o sarkasmo sa mga kliyenteng pang-negosyo at sa mas mataas na pamunuan—, lalo na kung hindi Ingles ang kanilang katutubong wika.

Pagiging maigsi. Ang mga memo ay karaniwang medyo maikli—halimbawa, hindi hihigit sa labindalawang linya—at maikli rin ang mga talata.

Mga partikular na linya ng paksa. Upang matiyak na mababasa ang iyong memo at magdulot ng nais na epekto, gawing tiyak at nakahihikayat ang linya ng paksa. Kung may 60 hanggang 70 mensahe na naghihintay sa inbox ang mga tatanggap at ang nakikita lamang nila ay ang mga linya ng paksa, mas malamang na basahin nila ang mga mukhang mahalaga o kawili-wili.

<

Mahalagang impormasyon muna. Kapag nakakatanggap ang mga tao ng maraming memo, madalas silang mawalan ng interes o pasensya nang mabilis. Abala ang mga tao! Ilagay ang pinakamahalagang impormasyon sa simula ng iyong memo. Gamitin ang mga kasunod na pangungusap para sa pagpapalawig.

Isang paksa, isyu, tanong, o kahilingan bawat memo. Minsan, tanging ang unang item sa iyong memo ang nakakatanggap ng tugon. Oo, abala ang mga tao. Kung mayroon kang dalawang kahilingan, ilagay ang isang kahilingan sa isang memo; ang isa pa sa susunod na memo.

Maiikling talata at puwang sa pagitan ng mga talata. Kung maaari, hatiin ang iyong mga memo sa mga talata na may tatlo o apat na linya. At kapag hinahati mo ang iyong mensahe sa mga talata, mag-iwan ng isang blangkong linya sa pagitan nila.

pagtatampok at pagbibigay-diin. Gumamit ng mga epekto sa tipograpiya (makapal [bold], kursiba [italics], kulay, iba't ibang font), mga talahanayan, at mga grapiko nang pare-pareho at sa katamtamang paggamit. Maaari mo ring gamitin ang mga talahanayan at grapiko upang patibayin ang iyong mga memo (tingnan ang kabanata 7).

mga pamagat. kung ang iyong memo ay isang buong pahina o mas mahaba, gumamit ng mga pamagat upang tukuyin ang mga subpaksa. para sa mga pamagat na ito, gumamit ng bahagyang mas malaking font at makapal. (tingnan ang kabanata 3 para sa mga detalye tungkol sa mga pamagat.)

mga listahan. Kung mayroon kang mga mahahalagang punto na nais bigyang-diin, o kung ipinapakita mo ang impormasyon nang hakbang-hakbang, gumamit ng mga naka-bullet na listahan at mga naka-number na listahan, ayon sa pagkakasunud-sunod.

mga awtomatikong tugon. Kung nagbabasa ka ng mga memo online, mag-ingat sa paggamit ng pindutang 'reply'. Maaari itong maging isang sakunang nakahandang mangyari. Dahil madalas na nakaadres ang mga e-memo sa maraming tatanggap, madali mong maipapadala ang iyong sagot sa lahat nila kahit balak mo sanang tumugon lamang sa isa. Isipin na habang sumasagot ka sa isang kasosyo sa isang proyekto, kinukuwestiyon mo ang kakayahan ng isa pang kasosyo sa parehong proyekto. Pero paano kung napunta rin ang sagot na iyon sa parehong dalawang kasosyo? Naku...

e-mail ng negosyo

idadagdag

mga liham pang-negosyo (padalang sa lupa o dagat)

mga karaniwang bahagi

Ang sumusunod ay tumatalakay sa mekanikal at pisikal na mga detalye ng mga liham-pangnegosyo. Ang lahat ng mga bahagi na tinalakay sa sumusunod ay ipinapakita sa ibaba:


Karaniwang bahagi ng mga liham pang-negosyo

pamagat. Ang ulo ng liham ay naglalaman ng tirahan ng sumulat at ang petsa ng liham. Hindi isinasama ang pangalan ng sumulat; petsa lamang ang kailangan sa mga ulo sa papel na may nakalimbag na pamuhatan. Tandaan na kung gagamit ka ng papel na may nakalimbag na pamuhatan kung saan ang unang pahina ay naglalaman ng magarbong palamuti sa ulo at logo, huwag gamitin ang ganitong uri ng pahina sa mga kasunod na pahina. Gamitin ang papel para sa mga sumusunod na pahina na kasama ng pahina na may logo.

kung ikaw ay nasa isang kurso sa pagsusulat, bakit hindi gumawa ng sarili mong marangyang logo, kumpleto sa imbentong pangalan ng kumpanya at adres (kung pinahihintulutan ng iyong instruktor)? isaalang-alang ang dalawang halimbawang ito:


Isang posibilidad para sa imbentong stationery na may logo.


Isa pang posibilidad para sa imbentong stationery ng logo

panloob na address. Ang panloob na address ay nagpapakita ng pangalan at address ng tumatanggap ng liham. Makakatulong ang impormasyong ito na maiwasan ang pagkalito sa mga tanggapan ng tumatanggap. Gayundin, kung ang tumatanggap ay lumipat, tinutulungan ng panloob na address na matukoy kung ano ang gagawin sa liham. Sa panloob na address, isama ang angkop na titulong paggalang ng tumatanggap; at kopyahin ang pangalan ng kumpanya nang eksakto kung paano ito isinulat ng kumpanyang iyon. Kapag mayroon ka nang mga pangalan ng mga indibidwal, tandaan na tawagin sila nang naaangkop: Ginang, Binibini, Ginoo, Dr., at iba pa. Kung hindi ka sigurado kung ano ang tama para sa isang indibidwal, subukang alamin kung paano nilalagdaan ng taong iyon ang mga liham o kumunsulta sa seksyon ng mga anyo ng pagtawag sa isang diksyunaryo.

pagbati. ang pagbati ay direktang tumutukoy sa tatanggap ng liham at sinusundan ng kolon (maliban kapag nilalayon ang isang magiliw, pamilyar, o palakaibigang tono, kung kailan ginagamit ang kuwit).

paalala: Magsimula ng bagong dokumento sa Microsoft Word, at makikita mong lahat ng mga template ng cover letter ay nilalagyan ng kuwit ang pagbati. Ang paggamit ng tutuldok sa mga liham-pannegosyo ay mariing nakasaad sa Gabay ng Manunulat sa Negosyo (2011).

pansinin na sa Pinasimpleng liham Sa format na ito, tinatanggal nang ganap ang linyang pagbati. kung hindi mo alam kung ang tatanggap ay lalaki o babae, ang tradisyonal na gawain ay ang isulat "mahal na ginoo" o "mga mahal na ginoo"—ngunit iyon ay seksista! upang maiwasan ang suliraning ito, sinubukan ang mga pagbati tulad ng "mahal na ginoo o ginang," "mga minamahal na ginang at ginoo," "mga minamahal na kaibigan," o "mga minamahal na tao" ngunit hindi ito malawakang tinanggap—ang pagtanggal nang ganap sa linyang pagbati o ang paglalagay ng "para sa kinauukulan" bilang kapalit, ay hindi karaniwang magandang solusyon rin—ito ay hindi personal.

ang pinakamainam na solusyon ay gumawa ng mabilis, hindi nagpapakilalang tawag sa telepono sa organisasyon at magtanong ng pangalan; o, ituon ang pagbati sa pangalan ng departamento, pangalan ng komite, o pangalan ng posisyon: "Minamahal na Departamento ng Tauhan," "Minamahal na Komite sa Pagkuha," "Minamahal na Tagapangulo," "Minamahal na Direktor ng Tulong Pinansyal," halimbawa.

format ng liham na naka-block

paksa o linya ng sanggunian. tulad ng ipinakita sa Liham ng pag-order, ang linya ng paksa ay pumapalit sa pagbati o isinasama kasama nito. ipinahahayag ng linya ng paksa ang pangunahing pakay ng liham.

katawan ng liham. Ang aktwal na mensahe, siyempre, ay nakapaloob sa katawan ng liham, ang mga talata sa pagitan ng pambungad na pagbati at ng magalang na pagtatapos. Ang mga estratehiya para sa pagsusulat ng katawan ng liham ay tinalakay sa seksyon tungkol sa Estilo ng korespondensiya sa negosyo.

pangwakas na pagbati. ang "taos-pusong sa iyo" na elemento ng liham pang-negosyo ay tinatawag na pangwakas na pagbati. ang iba pang karaniwang ginagamit ay "taos-pusong sa iyo," "magiliw," "magalang," o "na may paggalang sa iyo." maaari kang magdisenyo ng sarili mong pambati, ngunit mag-ingat na huwag gumawa ng magarbo o paligoy-ligoy na mga pambati. pansinin na tanging ang unang letra lamang ang naka-malaking titik, at palaging sinusundan ito ng kuwit.

blok ng lagda. Kadalasan, itatype mo ang iyong pangalan apat na linya sa ibaba ng pangwakas na pagbati, at pirmahan ang iyong pangalan sa pagitan. Kung ikaw ay babae at nais mong gawing malinaw ang iyong katayuang pang-asawa, gumamit ng miss, ms., o mrs. sa panaklong bago ang naka-type na bersyon ng iyong unang pangalan. Kung maaari, isama ang iyong titulo o ang pangalan ng posisyong hinahawakan mo kaagad sa ilalim ng iyong pangalan. Halimbawa, "mag-aaral ng teknikal na pagsulat," "ikalawang taon na major sa pagproseso ng datos," o "mag-aaral ng Tarrant County Community College" ay lubos na katanggap-tanggap.

Wakas ng mga notasyon. Kaagad sa ilalim ng bloke ng pirma ay madalas may ilang mga daglat o parirala na may mahahalagang gamit.

<

• Mga inisyal. Ang mga inisyal na nasa malalaking titik sa mga naunang pigura ay mga inisyal ng manunulat ng liham, at ang mga nasa maliliit na titik na kaagad pagkatapos ng tutuldok ay mga inisyal ng tagapag-type.
• Mga kalakip. Upang matiyak na alam ng tatanggap na may mga bagay na kasama ang liham sa parehong sobre, gumamit ng mga pahiwatig tulad ng "Nakalakip, " "Nakal., " "Mga nakalakip (2). " Halimbawa, kung magpapadala ka ng resume at halimbawang sulatin kasama ng iyong liham ng aplikasyon, gagawin mo ito: "Nakalakip: Resume at Halimbawang Sulatin. " Kung mawala ang nakalakip, malalaman ng tatanggap.
• Mga kopya. Kung magpapadala ka ng mga kopya ng isang liham sa iba, ipahiwatig rin ang katotohanang ito sa mga notasyon sa dulo. Halimbawa, kung naiinis ka sa pagtrato ng isang lokal na negosyante sa iyong mga problema sa pagkukumpuni at nagpapadala ka ng kopya ng iyong liham sa Better Business Bureau, isusulat mo ito: "cc: Better Business Bureau." Kung balak mong magpadala ng kopya sa iyong abogado, isulat ang isang bagay na katulad nito: "cc: Mr. Raymond Mason, Attorney."

Mga sumusunod na pahina. Kung mas mahaba sa isang pahina ang iyong liham, ang heading sa tuktok ng mga kasunod na pahina ay maaaring asikasuhin sa isa sa mga paraang ipinapakita sa ibaba. Ang impormasyon sa sumusunod na header ng pahina ay ang Pangalan ng tatanggap, petsa at numero ng pahina:

Mga halimbawa ng format ng header sa susunod na pahina.

Kung gumagamit ka ng stationery na may letterhead, tandaan na huwag itong gamitin para sa mga sumusunod na pahina. Gayunpaman, dapat mong gamitin ang blangkong papel na may parehong kalidad, bigat, at tekstura gaya ng papel ng letterhead (karaniwan, ang stationery na may letterhead ay may kasamang magkatugmang blangkong papel).

Mga Format ng Liham Pang-negosyo

Kung sumusulat ka ng liham pang-negosyo, pumili ng isa sa mga karaniwang format na ipinapakita sa mga halimbawa ng liham na nakalista sa ibaba. Kabilang dito ang liham na naka-block, liham na semi-block, alternatibong liham na naka-block, at pinasimpleng liham.

• Tingnan ang malaking titik.
• Tingnan ang semi-block na liham.
• Tingnan ang alternatibong sulat sa block format.
• Para sa pinasimpleng liham.

Alin sa mga format na ito ang gagamitin ay nakasalalay sa mga karaniwang ginagamit sa inyong organisasyon o sa sitwasyon kung saan ka sumusulat. Gamitin ang pinasimpleng liham kung wala kang pangalan ng isang indibidwal o departamento na susulatan.

Estilo sa mga mensaheng pang-negosyo

Ang pagsulat ng mga liham pang-negosyo at mga memo ay iba sa ilang mahahalagang paraan mula sa pagsulat ng mga ulat. Isaisip ang mga sumusunod na payo kapag nagsusulat ka at lalo na kapag nire-rebisa mo ang iyong mga liham pang-negosyo o mga memo.

Ilahad agad ang pangunahing negosyo, layunin, o paksa. Ipaalam sa mambabasa mula sa unang pangungusap pa lamang kung tungkol saan ang iyong liham. Tandaan na kapag nagbubukas ng liham ang mga taong nasa negosyo, ang unang kanilang alalahanin ay malaman kung tungkol saan ang liham, ano ang layunin nito, at bakit nila kailangang gugulin ang kanilang oras sa pagbabasa nito. Kaya, iwasan ang paikot-ikot na pambungad. Kung sumusulat ka para mag-apply ng trabaho, simulan sa isang bagay na katulad nito: "Sumusulat ako upang mag-apply para sa posisyon na kasalukuyan ninyong bakante...." Kung may masamang balita ka para sa isang tao, hindi mo kailangang ilahad lahat nito sa unang pangungusap. Narito ang isang halimbawa kung paano iwasan ang negatibong pagpapahayag: "Sumusulat ako bilang tugon sa inyong liham noong Hulyo 24, XXXX kung saan tinalakay ninyo ang mga problemang naranasan ninyo sa isang elektronikong spreadsheet na binili mula sa aming kumpanya." Ang sumusunod ay nagpapakita ng karagdagang halimbawa.

Banggitin agad ang pangunahing layunin o pakay ng liham. Ang bersyong may problema ay agad na nagsisimulang magulo mula pa sa simula. Ang binagong bersyon naman ay kahit papaano ay nililinaw ang layunin ng liham (at pagkatapos ay nagsisimulang magulo rin).

Kung tumutugon ka sa isang liham, tukuyin ang liham na iyon sa pamamagitan ng paksa at petsa nito sa unang talata o pangungusap. Ang mga abalang tatanggap na sila mismo ay nagsusulat ng maraming liham ay maaaring hindi maalala ang kanilang mga liham sa iyo. Upang maiwasan ang mga problema, tukuyin ang petsa at paksa ng liham na iyong sinasagot:

Mahal na Ginoong Stout: Ako ay sumusulat bilang tugon sa inyong liham noong 1 Setyembre 2024 kung saan inilalarawan ninyo ang mga problemang naranasan ninyo sa isa sa aming mga motorsaw. Ikinalulungkot kong kayo ay nagdanas ng abalang ito at ng mga gastusin at....

Mahal na Ginang Cohen: Katatapos ko lang natanggap ang inyong liham na may petsang Agosto 4, 2024, kung saan inilista ninyo ang mga pangalan at iba pang pinagkukunan na maaari kong lapitan upang makakuha ng karagdagang impormasyon tungkol sa paggawa at paggamit ng mga bote na gawa sa plastik sa industriya ng mga soft drink....

Panatilihing maikli ang mga talata sa karamihan ng mga liham pang-negosyo. Ang mga talata sa mga liham-pangkalakalan ay karaniwang maikli, ang ilan ay binubuo lamang ng isang pangungusap. Hindi binabasa ang mga liham-pangkalakalan sa parehong paraan tulad ng mga artikulo, ulat, o aklat. Kadalasan, mabilis ang pagbasa sa mga ito. Ang malalaki, makakapal, at siksik na mga talata na lampas sa sampung linya, na nangangailangan ng malaking konsentrasyon, ay maaaring hindi mabasa nang maayos—o hindi na basahin.

Upang mapadali para sa tatanggap na mas madaling mabasa ang iyong mga liham at upang maunawaan at matandaan ang mga mahahalagang katotohanan o ideya, gumawa ng mga medyo maiikling talata na may habang tatlo hanggang walong linya. Sa mga liham pang-negosyo, karaniwan at ganap na katanggap-tanggap ang mga talatang binubuo lamang ng isang pangungusap. Sa buong kabanatang ito, makikita mo ang mga halimbawa ng mas maiikling talata na karaniwang ginagamit sa mga liham pang-negosyo.

<

"Ihiwalay" ang nilalaman ng iyong liham. Kapag "hinahati" mo ang nilalaman ng isang liham-pangnegosyo, inilalagay mo ang bawat magkakaibang bahagi ng talakayan —bawat magkakaibang paksa ng liham— sa sarili nitong talata. Kung sumusulat ka ng isang liham ng reklamo tungkol sa mga problema sa yunit ng sistema ng iyong personal na kompyuter, maaaring mayroon kang mga sumusunod na talata:

• Isang paglalarawan ng mga problemang naranasan mo sa paggamit nito.
• Ang mga hindi mabisang pag-aayos na naranasan mo
• Ang kompensasyong sa palagay mo ay nararapat sa iyo at ang mga dahilan kung bakit

Pag-aralan ang bawat talata ng iyong mga liham para sa layunin, nilalaman, o tungkulin nito. Kapag nakakita ka ng talatang gumagawa ng higit sa isang bagay, isaalang-alang ang paghahati nito sa dalawang talata. Kung matuklasan mong may dalawang maikling magkakahiwalay na talata na pareho ang ginagawa, isaalang-alang ang pagsasama nila sa isang talata.

Magbigay ng mga tagapagpahiwatig ng paksa sa simula ng mga talata. Suriin ang ilan sa mga liham na nakikita mo sa kabanatang ito ayon sa nilalaman o layunin ng kanilang mga indibidwal na talata. Sa unang pangungusap ng anumang pangunahing talata ng isang liham pang-negosyo, subukang hanapin ang isang salita o parirala na nagpapahiwatig ng paksa ng talatang iyon. Kung ang isang talata ay tinatalakay ang iyong mga problema sa isang personal na kompyuter, isingit ang salitang "mga problema" o ang pariralang "mga problema sa aking personal na kompyuter" sa unang pangungusap. Ginagawa nitong malinaw sa mga tatanggap ang nilalaman at layunin ng bawat talata. Narito ang isang sipi bago at pagkatapos na naisama ang mga tagapagpahiwatig ng paksa:

Problema: Nagtatrabaho ako bilang isang elektrisyan sa lugar ng Decatur, Illinois, humigit-kumulang anim na taon. Mula noong 2022, ako ay lisensiyado ng lungsod ng Decatur bilang isang kontratistang elektrikal na kwalipikado na magsagawa ng mga gawaing komersyal at pang-industriya pati na rin ng mga gawaing pan-residensyal. Rebisyon: Tungkol naman sa ang aking karanasan sa trabaho, Nagtrabaho ako bilang isang elektrisyan sa lugar ng Decatur, Illinois, sa loob ng humigit-kumulang anim na taon. Simula noong 2022, ako ay lisensiyado ng lungsod ng Decatur bilang isang kontratistang elektrikal na kwalipikado na magsagawa ng mga gawaing komersyal at pang-industriya pati na rin ng mga gawaing pantahanan.(Ang mga naka-italiko ay wala sa orihinal.)

Maglista o isa-isahin hangga't maaari sa isang liham pang-negosyo. Ipinapalatag ng paglalista ang teksto ng liham, na nagpapadali upang mabilis na makuha ang mga mahahalagang punto. Maaaring ilahad ang mga listahan sa iba't ibang paraan, gaya ng ipinaliwanag sa kabanata tungkol sa mga listahan. Para sa mga halimbawa ng mga listahan sa pakikipagsulatan sa negosyo, tingnan ang block-letter na format sa nauna, ang Liham ng pagtatanong, at Liham ng pag-order.

Ilagay nang estratehiko ang mahahalagang impormasyon sa mga liham pang-negosyo. Ang impormasyon sa unang at huling mga linya ng mga talata ay karaniwang mas madaling nababasa at naaalala. Ito ang mga puntong may mataas na visibility. Ang impormasyong nakabaon sa gitna ng mahahabang talata ay madaling malampasan o makalimutan. Halimbawa, sa mga liham-pag-aaplay na kailangang kumbinsihin ang mga potensyal na employer na ikaw ang tama para sa trabaho, ilagay ang impormasyon tungkol sa iyong mga kaakit-akit na katangian sa simula o dulo ng mga talata para sa mas malaking diin. Ilagay ang hindi gaanong positibo o nakasasamang impormasyon sa mga hindi gaanong nakikitang punto. Kung mayroon kang ilang mahihirap sabihin, isang mabuti (at tapat) na estratehiya ay bawasan ang diin sa pamamagitan ng paglalagay ng mga ito sa mga lugar na hindi gaanong binibigyang-diin. Kung ang isang trabaho ay nangangailangan ng tatlong taong karanasan at mayroon ka lamang ng isa, ilubog ang katotohanang ito sa gitna o mas mababang kalahati ng pangunahing talata ng liham-pag-aaplay. Ang magiging liham ay tapat at kumpleto; hindi lang nito bibigyang-diin ang mga mahinang punto nang hindi kinakailangan. Narito ang ilang mga halimbawa ng mga ideyang ito:

<

Problema: Sa Hulyo magtatapos ako mula sa Unibersidad ng Kansas na may Batsilyer sa Agham sa Nutrisyon at Dietetika. Sa nakaraang apat na taon na pinagtuunan ko ang degree na ito, nagtrabaho ako bilang katulong sa laboratoryo kay Dr. Alison Laszlo at naging aktibo sa dalawang magkakaugnay na organisasyon, ang Samahang Dietetiko ng mga Estudyante at ang Asosasyon ng Home Economics ng Amerika. Sa aking mga laboratoryo sa nutrisyonal na biokimika at agham ng pagkain, nakapagsulat ako ng maraming teknikal na ulat at siyentipikong papel. Sa nakaraang isa at kalahating taon, nagsisilbi rin ako bilang katulong sa diyeta sa St. David's Hospital sa Lawrence. (Ang trabaho ay nangangailangan ng isang manunulat na teknikal; bigyang-diin muna natin iyon, pagkatapos ay banggitin ang iba!) Rebisyon: Sa aking pag-aaral sa Unibersidad ng Kansas, nagkaroon ako ng malawak na karanasan sa pagsulat ng mga teknikal na ulat at mga siyentipikong papel. Karamihan sa mga ulat at papel na ito ay nasa larangan ng nutrisyon at dietetika kung saan matatanggap ko ang aking Batsilyer ng Agham ngayong Hulyo. Sa loob ng apat na taon ko sa Unibersidad, humawak din ako ng maraming papeles bilang katulong sa laboratoryo ni Dr. Alison Laszlo, bilang miyembro ng dalawang magkakaugnay na organisasyon, ang Samahan ng mga Estudyanteng Dietetika at ang Amerikanong Samahan ng Ekonomiks sa Tahanan, at bilang katulong sa nutrisyon sa Ospital ng St. David sa Lawrence sa nakaraang isa at kalahating taon.

Problema: Hanggang sa ngayon, wala pa akong nagsagawa ng independiyenteng inspeksyon ng gusali nang mag-isa. Sa nakaraang dalawang taon ay nagtrabaho ako sa ilalim ng pangangasiwa ni G. Robert Packwood, na madalas na nagbibigay sa akin ng pangunahing responsibilidad para sa mga paglilibot at inspeksyon ng mga ari-arian. Si G. Packwood ang humikayat sa akin na mag-aplay para sa posisyong ito. Nagsagawa rin ako ng ilang pagpapanumbalik ng mga lumang bahay sa ilalim ng kontrata at mayroon din akong karanasan sa konstruksyon pang-industriya bilang isang manggagawa sa pagwelding at bilang isang kawani sa opisina sa isang site ng konstruksyon ng nuklear. (Huwag tayong magsinungaling tungkol sa kakulangan natin sa karanasan, pero huwag rin naman nating ilagay iyon sa billboard!) Rebisyon: Tungkol sa aking karanasan sa trabaho, nagsagawa ako ng maraming pag-ikot sa gusali at mga inspeksyon ng ari-arian sa ilalim ng pangangasiwa ni G. Robert Packwood sa nakalipas na dalawang taon. Si G. Packwood, na siyang nag-udyok sa akin na mag-aplay para sa posisyong ito, ay madalas na ipinagkakatiwala sa akin ang pangunahing responsibilidad para sa maraming gawain sa inspeksyon. Nakagawa rin ako ng ilang pagpapanumbalik at pag-aayos ng mga lumang bahay bilang kontratista, at mayroon akong karanasan sa konstruksyong pang-industriya bilang isang welder at bilang klerk sa isang lugar ng pagtatayo ng planta ng nuklear.

Maghanap ng mga positibong paraan upang ipahayag ang masamang balita sa iyong mga liham pang-negosyo. Madalas, ang mga liham-pangnegosyo ay kailangang maghatid ng masamang balita: ang sirang keyboard ng kompyuter ay hindi mapapalitan, o ang isang indibidwal ay hindi maaaring tanggapin sa trabaho. Ang ganitong masamang balita ay maaaring ihatid sa isang maingat na paraan. Ang paggawa nito ay nagpapababa ng posibilidad na magwakas ang ugnayang pang-negosyo sa tumatanggap ng masamang balita. Upang maiparating nang positibo ang masamang balita, iwasan ang mga salitang tulad ng "cannot, " "forbid, " "fail, " "impossible, " "refuse, " "prohibit, " "restrict, " at "deny" hangga't maaari. Ang unang mga bersyon ng mga halimbawang pangungusap sa ibaba ay nakalahad sa medyo malamig at hindi palakaibigang negatibong paraan; ang ikalawang mga bersyon ay mas positibo, magiliw, at maingat:

Problema: Dahil sa dami ng impormasyong hinihingi ninyo sa inyong liham, hindi ko talaga kayo matutulungan nang hindi mariing naaabala ang aking iskedyul ng trabaho. Rebisyon: Sa iyong liham, humihiling ka ng maraming impormasyon na nais kong tulungan kang hanapin. Gayunpaman, dahil sa aking mga obligasyon sa trabaho, makakasagot lamang ako sa ilang mga tanong....

Problema: Kung hindi mo kumpletuhin at isauli ang kontratang pang-anunsyo na ito bago ang Hulyo 1, XXXX, hindi mo matatanggap ang iyong puwang sa pag-aanunsyo sa taong ito Mga Linya ng Kapitolyo. Kung hindi kami makarinig mula sa iyo bago ang takdang petsang ito, ibebenta namin ang iyong espasyo ng patalastas sa ibang kliyente. Rebisyon: Pakikompleto ang kalakip na kontrata at isauli ito sa amin bago ang Hulyo 1, XXXX. Pagkatapos ng takdang panahon na ito, sisimulan naming ibenta ang anumang hindi na-renew na puwang ng patalastas para sa taong ito Mga Linya ng Kapitolyo, kaya umaasa akong makakarinig kami mula sa iyo bago noon.

Problema: Habang handa akong talakayin ang mga pagbabago sa mga tiyak na aspeto ng artikulong ito o mga ideya tungkol sa mga karagdagang larangang dapat talakayin, hindi ako handang baguhin ang pangunahing tema ng artikulo: ang kadalian ng paggamit ng sistemang mikrokompyuter ng Victor. Rebisyon: Ako ay tiyak na bukas sa mga suhestiyon at komento tungkol sa mga tiyak na aspeto ng artikulong ito, o anumang saloobin ninyo tungkol sa mga karagdagang larangan na sa tingin ninyo ay dapat kong talakayin. Gayunpaman, nais ko pa ring panatilihin ang pangunahing tema ng artikulo: ang kakayahang magamit ng sistemang mikrokompyuter na Victor.

<

Magtuon sa mga pangangailangan, layunin, o interes ng tatanggap imbes na sa iyong sarili. Iwasan ang makasariling pagtuon sa iyong sariling mga alalahanin kaysa sa mga alalahanin ng tatanggap. Kahit na kailangan mong magsalita nang marami tungkol sa iyong sarili sa isang liham-pang-negosyo, gawin ito sa paraang inuugnay ang iyong mga alalahanin sa mga alalahanin ng tatanggap. Ang istilong nakatuon sa tatanggap na ito ay madalas na tinatawag na "you-attitude,", na hindi nangangahulugang gumamit ng mas maraming "you" kundi gawin ang tatanggap na pangunahing pokus ng liham.

Problema: Isinusulat ko sa inyo tungkol sa isang pagbabago sa aming patakaran sa pagpepresyo na magliligtas sa aming kumpanya ng oras at pera. Sa isang operasyon na katulad ng sa amin, malaki ang ginagastusan namin sa oras ng paggawa (at samakatuwid gastos) para alisin ang natitirang pagkain at banlawan ang aming mga nagamit na kagamitan sa mesa kapag ito ay naibalik mula sa malalaking pagtitipon. Gayundin, nagkaroon kami ng malaking gastos sa pagpapalit ng mga linen na nasira dahil sa mga mantsa na sana ay naibabad kaagad pagkatapos ng pagtitipon at naisalba. Rebisyon: Sumusulat ako upang ipaalam sa inyo ang isang bagong patakaran na aming ipatutupad, epektibo sa Setyembre 1, 2021, na magpapahintulot sa amin na mas madalas at mas mabilis kayong maserbisyuhan para sa inyong mga malalaking pagtitipon. Sa isang operasyon tulad ng sa amin kung saan nagbibigay kami para sa mga pagtitipon ng hanggang 500 katao, kritikal ang oras ng pagproseso; ang mga pinggan at kubyertos na hindi inalisan ng mga natitirang pagkain at hindi banlaw ay nagdudulot ng pagkaantala sa paglilinis at, mas mahalaga, ng mas madalang at hindi gaanong maagap na serbisyo para sa inyo, ang mga kostumer. Gayundin, maiiwasan ang mga karagdagang bayad para sa mga mantsadong linen kung agad itong bababad pagkatapos ng pagtitipon.

Problema: Dahil sa mga kadahilanang ito, ang aming bagong patakaran, na epektibo simula Setyembre 1, XXXX, ay magpapataw ng karagdagang 15% sa mga kagamitan sa mesa na hindi binanlawan at 75% ng halagang pang-bultuhan ng mga tela na may mantsa na hindi binabad. Rebisyon: Kaya, upang payagan kaming agad na matugunan ang inyong mga pangangailangan para sa malalaking pagtitipon, sisimulan naming maningil ng 15% sa lahat ng hindi binanlaw na mga pinggan at kubyertos at 75% ng halaga sa pakyawan ng mga linen na may mantsa na hindi binabad. Inaasahan naming ang patakarang ito ay makahihikayat sa mga katulong sa kusina ng aming mga kostumer na magsagawa ng mabilis at simpleng pagbabanlaw at/o pagbabad sa pagtatapos ng malalaking pagtitipon. Ang paggawa nito ay magtitiyak ng mas mabilis at mas madalas na serbisyo.

Iwasan ang magarbong, pinalabis, o parang-legal na pananalita. Mag-ingat sa mga magarbo at tila mahalagang tunog na pananalita. Maaaring magmukha munang pormal o pang-negosyo ang ganitong uri ng pananalita; sa katunayan, katawa-tawa ito. Siyempre, tila kinakailangan ang ganitong pagpapahayag sa mga legal na dokumento; ngunit bakit ito gagamitin sa ibang mga sitwasyon ng pagsusulat? Kapag sumusulat ka ng liham pang-negosyo, isipin ang iyong sarili bilang isang taong nagsasalita nang direkta, may pangkaraniwang pag-iisip, at praktikal (ngunit iwasan ang balbal). Tingnan ang mga sumusunod na halimbawa para sa isang matinding dosis ng burukratikong pananalita.

Bersyon ng marangyang pananalita	Payak na bersyon sa Ingles
Dapat tulungan ng mga guro ang mga mag-aaral sa kanilang proseso ng pag-angkop at pagyakap sa kulturang kaugnay ng literasiyang pang-elektronikong pagko-kumperensya.	Dapat tulungan ng mga guro ang mga estudyante na masanay sa mga online na kumperensya.
Dapat matutunan ng mga estudyante kung paano nililimitahan at pinapagana ng midyum na ito ang pagbuo at pagpapalitan ng kanilang diskurso.	Dapat matutunan ng mga estudyante kung paano naaapektuhan ng mga online na pagpupulong ang kanilang komunikasyon.
Dapat makipagtulungan ang mga guro sa kanilang mga estudyante upang sama-samang buuin ang intelektwal, panlipunan, at pampulitikang espasyo na siyang elektronikong kumperensya sa isang dinamikong paraan.	Dapat buuin ng mga guro ang kapaligiran ng online na konferensya kasama ang kanilang mga mag-aaral.
Dapat makita ng mga estudyante na ang retorikal na katangian ng patuloy na nagbabagong mga tungkulin bilang mga gumagawa at konsyumer ng diskurso sa interaktibong dinamika ng palitang diskurso sa isang mabilis na elektronikong sistema ng paghahatid ay kapareho ng nangyayari sa pagitan ng mga nagsasalita at mga tagapakinig sa pasalitang pag-uusap.	Dapat maunawaan ng mga estudyante na ang kanilang mga papel bilang mga manunulat at mga mambabasa sa mga online na kumperensya ay mabilis na nagbabago, gaya ng nangyayari sa kanilang mga papel bilang mga nagsasalita at mga tagapakinig sa mga pasalitang pag-uusap.

Narito ang isa pang halimbawa—bago at pagkatapos:

Iwasan ang pagsusulat na pretensiyoso at masyadong opisyal ang tono. Hindi lamang nakakainsulto ang tono ng bersyon ng problema, halos dalawang beses itong mas mahaba kaysa sa binagong bersyon!

Bigyan ang iyong liham-pangnegosyo ng "panapos na panawagan sa pagkilos" kapag nararapat. Ang "pagtatapos na nagpapahiwatig ng aksyon" ay nagpapalinaw kung ano ang inaasahan ng sumulat ng liham na gawin ng tatanggap at kailan. Ang mga hindi epektibong pagtatapos ng mga liham-pang-negosyo ay madalas nagtatapos sa medyo mahina, hindi nagpapakita ng pangako na mga pahayag tulad ng "Umaasa akong makarinig mula sa iyo sa lalong madaling panahon" o "Ipaalam sa akin kung maaari pa akong makatulong." Sa halip, o bilang karagdagan, tukuyin ang aksyong dapat gawin ng tatanggap at ang iskedyul para sa aksyong iyon. Kung, halimbawa, sumusulat ka ng liham na pagtatanong, hilingin nang magalang sa editor na ipaalam sa iyo ang kanyang desisyon kung maaari sa loob ng isang buwan. Kung sumusulat ka ng liham ng aplikasyon, banayad na subukang magtakda ng petsa at oras para sa isang panayam. Narito ang ilang mga halimbawa:

Sa sandaling aprubahan mo ang planong ito, sisimulan ko nang kontakin ang mga kinatawan sa pagbebenta kaagad upang ayusin ang pagbili at paghahatid ng mga notebook na kompyuter. Maaari ko bang asahan na makakarinig mula sa iyo sa loob ng linggong ito?

Libre ako pagkatapos ng 2:00 ng hapon sa karamihan ng mga araw. Maaari ba tayong mag-ayos ng isang appointment upang talakayin ang aking karanasan at ang posisyong ito nang mas detalyado? Aasahan kong marinig mula sa iyo.

Pagsusulat ng mga Propesyonal na Email. Michael Alley, Unibersidad ng Estado ng Pennsylvania

Ikalulugod ko ang iyong mga saloobin, reaksyon, at kritisismo hinggil sa kabanatang ito: ang iyong tugon—David McMurrey.