L'un des avantages des cours de rédaction technique est que la plupart des documents contiennent des tables, des graphiques et des diagrammes—ou du moins ils le devraient. Beaucoup de rédactions techniques professionnelles comprennent toutes sortes de choses, des tableaux, des camemberts, des graphiques à barres, des graphiques en lignes, des diagrammes de flux, et ainsi de suite. Une fois que vous maîtrisez l'art d'intégrer ces éléments dans votre écriture, vous devriez vous considérer comme obligé de les utiliser chaque fois que la situation s'y prête naturellement.
Ressources supplémentaires
Presque tout ce que vous vouliez savoir sur la création de tableaux et de figures. Une ressource fantastique du Département de Biologie, Bates College, Lewiston, ME, 2012.
Tables
Les tableaux, bien sûr, sont ces rangées et colonnes de chiffres et de mots, principalement des chiffres. Ils permettent un accès rapide et une comparaison relativement facile des informations. Si les données sont arrangées chronologiquement (par exemple, les chiffres de vente sur une période de dix ans), le tableau peut montrer tendances—des schémas d'activité en hausse ou en baisse. Bien sûr, les tableaux ne sont pas nécessairement les moyens les plus vifs ou dramatiques de montrer de telles tendances ou relations entre les données—c'est pourquoi nous avons des graphiques et des diagrammes (discutés dans la section suivante).
Utilisations des tables. L'utilisation la plus courante des tableaux concerne les données numériques. Imaginez que vous comparez différents modèles d'imprimantes laser en termes de caractéristiques physiques telles que la hauteur, la profondeur, la longueur, le poids, etc. Parfait pour un tableau.
Cependant, ne vous enfermez pas dans l'idée que les tableaux sont strictement réservés aux données numériques. Chaque fois que vous avez des situations où vous discutez de plusieurs choses pour lesquelles vous fournissez les mêmes catégories de détails, vous avez une possibilité pour un tableau. Par exemple, imaginez que vous compariez plusieurs modèles d'imprimantes laser : vous diriez la même catégorie de choses sur chaque imprimante (son coût, sa vitesse d'impression, les coûts des consommables, les conditions de garantie, etc.). C'est le type d'informations idéal pour un tableau, et il s'agirait surtout de mots plutôt que de chiffres (et dans ce cas, vous voudriez probablement laisser la discussion textuelle là où elle est et "représenter" les informations sous forme de tableau).
Format de tableau. Dans sa forme la plus simple, un tableau est un groupe de lignes et de colonnes de données. En haut de chaque colonne se trouve un en-tête de colonne, qui définit ou identifie le contenu de cette colonne (et souvent cela indique l'unité de mesure). Sur le bord gauche du tableau peut se trouver titres de ligne, qui définissent ou identifient le contenu de cette ligne. Les choses se compliquent lorsque des lignes ou des colonnes doivent être regroupées ou subdivisées. Dans de tels cas, vous devez créer une ligne ou une colonne sous-titres. Cela est illustré ici :
Format pour les tables avec des lignes et des colonnes groupées ou subdivisées. Remarquez que le titre du tableau va au-dessus la table.
Traditionnellement, le titre d'un tableau est placé en haut du tableau ou constitue la première ligne du tableau. Si le contenu du tableau est évident et qu'il n'est pas nécessaire de faire référence au tableau depuis ailleurs dans le rapport, vous pouvez omettre le titre.
En ce qui concerne les directives de style et de formatage spécifiques pour les tableaux, gardez ces points à l'esprit :
- Référez-vous au tableau dans le texte juste avant le tableau. Expliquez la signification générale des données dans le tableau ; ne vous attendez pas à ce que les lecteurs comprennent tout par eux-mêmes.
- Ne submergez pas les lecteurs avec des tableaux monstres de 11 colonnes et 30 lignes ! Simplifiez les données du tableau à juste la quantité de données qui illustre votre point—sans bien sûr déformer ces données.
- Ne mettez pas le mot ou l'abréviation pour l'unité de mesure dans chaque cellule d'une colonne. Par exemple, dans une colonne de mesures toutes en millimètres, ne mettez pas "mm" après chaque chiffre. Mettez l'abréviation entre parenthèses dans l'en-tête de la colonne ou de la ligne.
- Alignez les nombres à droite ou en décimales dans les colonnes. Si le 123 et le 4 étaient dans une colonne, le 4 serait juste en dessous du 3, et non du 1.
- Normalement, les mots dans les colonnes sont alignés à gauche (bien que vous voyiez occasionnellement des colonnes de mots toutes centrées).
- Les en-têtes de colonne sont centrés au-dessus des colonnes de données numériques (formant une forme en T) ; alignés à gauche avec les colonnes de texte. L'alignement des en-têtes de colonne par rapport aux données réelles de la colonne est variable. Si vous avez une colonne de mots de deux ou trois lettres, vous voudriez probablement centre l'en-tête de colonne sur ces données, même s'il s'agit de mots et non de chiffres. (Cela évite d'avoir une colonne en forme de L, ce qui est étrange.)
- Lorsque vous avez un point spécial à faire concernant un ou plusieurs des éléments du tableau, utilisez une note de bas de page au lieu de surcharger le tableau avec l'information.
Produire des tableaux. Normalement, vous emprunterez des informations dans lesquelles un bon tableau se trouve. Si c'est un tableau simple avec peu de lignes et de colonnes, retapez-le vous-même dans votre propre document (mais n'oubliez pas de documenter d'où vous l'avez emprunté dans le titre de la figure). Cependant, s'il s'agit d'un grand tableau avec beaucoup de données, vous êtes justifié de le numériser, d'en faire une capture d'écran ou de le photocopier et de l'intégrer dans votre rapport de cette manière.
Si vous utilisez OpenOffice, Word ou WordPerfect, habituez-vous à utiliser les outils de génération de tableaux. Vous n'avez pas à dessiner les lignes et les autres détails de mise en forme.
Occasionnellement, dans les rapports techniques préliminaires, des informations sont présentées sous forme de texte courant qui pourraient être mieux présentées sous forme de tableau. Assurez-vous de revoir vos brouillons pour le matériel qui peut être transformé en tableaux.
Format pour les tables. Surveillez les opportunités de convertir le texte en tableau comme dans cet exemple.
Directives pour les tableaux—un examen
Les sections précédentes énoncent un certain nombre de directives communes qui doivent être énoncées en un seul endroit. Celles-ci sont importantes !
- Faites attention aux zones de votre texte où vous discutez de beaucoup de données numériques en relation avec deux choses ou plus — c'est idéal pour des tableaux.
- Faites attention aux zones de votre texte où vous définissez une série de termes—qui sont idéaux pour des tableaux.
- Discutez toujours des tables dans le texte précédent. Ne vous contentez pas de lancer une table sans explication. Orientez les lecteurs vers elle ; expliquez sa signification de base.
- Utilisez un titre sauf si le tableau est très informel. N'oubliez pas que le titre va juste au-dessus la table
- Aligner à gauche les mots et phrases dans les colonnes du tableau (y compris le titre de la colonne). Aligner à droite les données numériques dans les colonnes du tableau. Un joli détail est d'ajouter une petite marge à droite sur ces données alignées à droite afin qu'elles se déplacent vers le centre de la colonne au lieu de rester coincées contre le bord droit.
- Certains croient qu'il est plus facile pour les lecteurs de comparer verticalement plutôt qu'horizontalement. Si vous le croyez, formattez vos tableaux de sorte que votre colonnes contiennent les informations à comparer. Par exemple, si vous compariez des voitures, vous auriez colonnes pour MPG, prix, et ainsi de suite.
- Indiquez la source des tableaux dont vous avez emprunté une partie ou entièrement. Cela peut se faire dans le titre ou dans une note de bas de page. Cela est expliqué dans la section sur documentation et est illustré ici dans ce chapitre.
- Indiquez les valeurs de mesure identifiantes dans les en-têtes de colonnes ou de lignes—et non dans chaque cellule.
- Veuillez fournir le texte que vous souhaitez traduire.
J'apprécierais vos réflexions, réactions, critiques concernant ce chapitre : votre réponse—David McMurrey.
