Az listák hasznosak, mert kiemelik a kiválasztott információt a normál szövegben. Amikor egy három- vagy négyelemből álló listát lát az oldalon, amely függőlegesen van elrendezve ahelyett, hogy normál bekezdésformátumban lenne, természeténél fogva jobban észreveszi, és valószínűleg nagyobb figyelmet szentel neki. Bizonyos listatípusok az olvasást is megkönnyítik. Például az utasításoknál nagy segítség, ha minden lépés számozott és elkülönül az előzőtől és a következőtől. A listák emellett több fehér teret hoznak létre és széthúzzák a szöveget, így az oldalak nem tűnnek szavakból álló szilárd falaknak.
A címsorokhoz hasonlóan a különböző listatípusok a professzionális műszaki írás fontos elemei: segítik az olvasókat megérteni, megjegyezni és áttekinteni a főbb pontokat; segítik az olvasókat abban, hogy követhessék a műveletek vagy események sorrendjét; és megszakítják a hosszú, megszakítás nélküli szövegrészeket.
A feladatod ebben a fejezetben, hogy megismerd a listák különböző típusait és felhasználási módjait, valamint elsajátítsd azok konkrét formátumát és stílusát.
Listák: Általános irányelvek
Szakmai műszaki szövegírási környezetben egy meghatározott listastílust kell használni, például olyat, mint amit itt bemutatunk.
- Használjon listákat a szöveg kiemelésére vagy hangsúlyozására, illetve az egymást követő elemek felsorolására.
- Használja pontosan a szóközöket, a behúzásokat, az írásjeleket, és a nagybetűzési stílust, ahogy az a következő megbeszélésben és illusztrációkban látható.
- Hozz létre listaelemeket. párhuzamos megfogalmazás.
- Győződj meg arról, hogy a lista minden eleme nyelvtanilag illeszkedjen a bevezető mondathoz.
- Használjon bevezető mondatot a listaelemek bemutatására és a lista jelentésének vagy céljának megjelölésére (és írjon utána kettőspontot).
- Ha két tétel alternatívát jelent, használj felsorolást (amivel vagy között). Ne használjon számozott listákat az összekapcsolt elemekhez vagy. A Boole-logika szerint ezeket „VAGY”-gal összekapcsolt elemeknek neveznék. Jelezze ezt a „VAGY” kapcsolatot a lista bevezetőjében.
- Ha egy külön értesítés vagy magyarázó bekezdés követ egy tételt, akkor a külön bekezdést húzza be a szöveg a szülő listaelemének.
Behúzott anyag, amely kifejti a szülő listaelemet. - Kerülje a címsorok használatát listák bevezetőjeként.
- Kerülje a listák túlzott használatát; túl sok lista csökkenti hatékonyságukat.
- Ugyanabban a dokumentumban a hasonló szövegrészeknél következetesen ugyanazt a listatípust használja. Például, ha két olyan szövegrész van, amelyek egy feladat elvégzésének lépéseit ismertetik, mindkettő ugyanazt a listaformátumot kellene használni—ebben az esetben számozott listák.
- Használja a „függő behúzás” formátumot a felsorolás elemeihez, amelyek két vagy több sor hosszúak. Ezt a formátumot a szakaszon függő behúzások.
- Használd a szoftvered "stílusok" funkcióját függőleges listák létrehozásához ahelyett, hogy azokat kézzel szerkesztenéd. Nézd meg ezt a rövid útmutatót a használatról listák stílusai.
Megjegyzés: A mondaton belüli listákat nevezhetnénk „vízszintes” listáknak. Az összes többi, itt bemutatott listatípus „függőleges” lista, mivel az elemeket függőlegesen rendezi a bekezdéses formátum helyett.
Irányelvek konkrét listatípusokra vonatkozóan
Nehéz irányelveket megfogalmazni arra vonatkozóan, hogyan válasszunk a különböző típusú listák között, de íme egy próbálkozás:
- A legfontosabb, használd számozott listák olyan elemek számára, amelyek meghatározott sorrendet igényelnek (például lépésről lépésre szóló utasítások), vagy olyan elemek számára, amelyekre tételszám szerint kell hivatkozni. Használja felsorolásjeles listák olyan elemekhez, amelyeknek nincs előírt sorrendjük.
- A mondaton belüli felsorolásoknál nincsenek konvenciók arra, mikor használjunk betűket (a), (b) és így tovább, ellentétben a számokkal (1), (2) és így tovább. Ha számozott listában vagy, és alárendelt felsorolásra van szükséged, használj kisbetűket, hogy megkülönböztesd őket a számoktól. Egyébként úgy tűnik, nincsenek széles körben elfogadott irányelvek—csak légy következetes!
- Használjon függőleges listákat a mondaton belüli felsorolások helyett, amikor a függőleges elrendezés által nyújtott hangsúlyt szeretné. A mondaton belüli felsorolások csak minimális hangsúlyt biztosítanak; a függőleges listák sokkal nagyobbat.
- Egy adott jelentésen belül ugyanazon típusú helyzeteknél következetesen használjon mondaton belüli és függőleges felsorolásokat. Például, ha egy jelentés minden részéhez vannak témaköri áttekintések, az áttekintés— esetében használjon mondaton belüli vagy függőleges felsorolásokat, de ne keverje őket ennél a konkrét felhasználásnál.
Listákkal kapcsolatos gyakori problémák
A listákkal kapcsolatos problémák általában a következőket foglalják magukban:
- Számozott és felsorolásjelű listák összekeveredése
- Valaminek a hiánya párhuzamos megfogalmazás a lista elemeiben
- Egyszeres zárójelek használata a felsorolási tétel számán vagy betűjén (más szóval, 1) vagy (1)
- A sortöréssel folytatódó sorok nincsenek igazítva a listaelemek szövegéhez.
- Hiányzik egy erős, a felsorolás elemeit bemutató bevezető mondat, és hiányzik a bevezetők után alkalmazott kettőspont.
- A listaelemek nagybetű-használata következetlen.
- Listaelemek felesleges írásjelei
- Hasonló szövegekben a listák következetlen használata
- Túl sok elemet tartalmazó listák, amelyeket fel kell osztani vagy össze kell vonni.
Listák formátuma
Használja a következőt az egyes listatípusok nagybetűhasználatára, tipográfiájára (félkövér, aláhúzás, különböző betűtípusok, különböző betűméretek) és térközére vonatkozó részletes előírásokhoz.
Mondaton belüli felsorolások
Használja ezeket az irányelveket a mondaton belüli felsorolásokhoz:
- Használjon kettőspontot a listaelemek bevezetéséhez. csak Ha egy teljes mondat megelőzi a listát. Ebben a feladatváltozatban a kettőspont épp egy mondat közepébe tör (micsoda pimaszság!):
- Használjon mind nyitó, mind záró zárójelet a listaelemek számainál vagy betűinél: (a) tétel, (b) tétel, stb.
- Használjon vagy hagyományos arab számokat, vagy kisbetűket a zárójelekben, de használja őket következetesen. (Ne írjon egyik után sem pontot.) A mondaton belüli felsorolások elemeit kisbetűvel írja, kivéve, ha a szokásos nagybetűhasználati szabályok nagybetűt írnak elő.
- Írd a mondaton belüli felsorolás elemeit vesszőkkel, ha nem teljes mondatok; pontosvesszőkkel, ha teljes mondatok.
- A mondaton belüli felsorolásoknál ugyanazt a szóközhasználatot alkalmazza, mint a normál, nem listás szövegben.
- Tegye, hogy a mondaton belüli lista előforduljon a vége a mondaté. Soha Helyezzen egy mondaton belüli, kettősponttal bevezetett felsorolást a mondat bármely részébe, kivéve a végére, ahogy az alábbi példában:
Probléma: Ehhez a projekthez a következő tárgyakra van szükség: ragasztószalag, olló és korrektor. Felülvizsgálat: Ehhez a projekthez a következő eszközökre van szükség: ragasztószalag, olló és korrektor.
| Probléma: | Ehhez a projekthez szükséged van: ragasztószalagra, ollóra és javítófolyadékra. |
| Felülvizsgálat: | Ehhez a projekthez ragasztószalagra, ollóra és hibajavító folyadékra van szükség. |
Példák mondaton belüli felsorolásokra.
Egyszerű függőleges listák
Használja ezeket az irányelveket egyszerű függőleges listákhoz:
- Vezesse be a felsorolást egy bevezető kifejezéssel vagy tagmondattal (a bevezetőnek nem kell teljes mondatnak lennie; a felsorolás elemei kiegészíthetik a bevezető által megkezdett mondatszerkezetet). Zárja a bevezetőt kettősponttal.
- Használjon egyszerű, függőleges listákat, amikor a listaelemeket nem kell hangsúlyozni, és csak az olvashatóság megkönnyítése érdekében vannak egymás alá sorolva.
- Használjon mondatstílusú nagybetűzést a listaelemeknél.
- A túllógó sorokat kezdje a listaelem szövege alatt, ne a szokásos bal margónál. Ezt a formátumot a függő behúzás stílus.
- Helyezzen egy üres sort a függőleges listák fölé és alá.
- Vagy kezdje a felsorolás elemeit balra zártan, vagy húzza be őket legfeljebb fél hüvelykkel.
- Használja a "kompakt" listanézetet, ha csak néhány listaeleme van, és mindegyik csak egy sorból áll. A kompakt formátumban nincs függőleges tér a listaelemek között. Használja a "laza" formátumot—a listaelemek közötti függőleges tér—ha a listaelemek több sorból állnak.
- A listaelemeket csak akkor írd írásjelekkel, ha teljes mondatok, vagy olyan tagmondatok vagy kifejezések, amelyek befejezik a bevezető által megkezdett mondatot (és mindkét esetben használj pontot).
- Ügyelj a listákra, amelyekben több mint 6 vagy 8 tétel szerepel; hosszú listák esetén keress módokat azok felosztására vagy összevonására.
- Ha lehetséges, hagyd el a névelőket (egy, egy, a/az) a mondatoknak nem minősülő listaelemek elejéről.
Egy egyszerű függőleges lista példája. Nincsenek számok vagy felsorolások.
Felsorolások
Használja ezeket az irányelveket a felsorolásokhoz (más néven " rendezetlen listák):
- Vezesse be a felsorolást egy bevezető kifejezéssel vagy tagmondattal (a bevezetőnek nem feltétlenül kell teljes mondatnak lennie; a felsorolás tételei kiegészíthetik a bevezető által megkezdett nyelvtant). Zárja a bevezetőt kettősponttal.
- Használj pontozott felsorolást, amikor a listaelemek sorrendje nem lényeges, de szeretnéd hangsúlyozni a listaelemeket.
- Használj csillagokat (*) vagy kötőjeleket (-), ha nincs hozzáférésed valódi felsorolásjelhez. Használd a szoftvered listastílusait ezekhez a függőleges listákhoz.
- Használjon mondatstílusú nagybetűzést a listaelemeknél.
- Az átfutó sorokat a felsorolás tételének szövege alá helyezze, ne a jelölőpont alá. Ezt a formátumot a 'the the'-nek nevezik. függő behúzás stílus.
- Használjon 0,25 hüvelyknyi lógóbehúzást (a felsorolásjel és a listaelem szövege közötti távolság).
- Használjon üres sort a függőleges listák fölé és alá.
- Vagy a listaelemeket kezdje balra zártan, vagy húzza be őket legfeljebb fél hüvelykkel.
- Használja a „tömör” listaformátumot, ha csak néhány listaeleme van, és mindegyik csak egyetlen sorból áll. A „tömör” formátumban nincs függőleges hely a listaelemek között. Használja a „laza” formátumot—függőleges hely a listaelemek között—ha a listaelemek több sorból állnak.
- Ha egy felsorolásban vannak alárendelt elemek, használj kevésbé hangsúlyos jelölőt a felsoroláshoz (például kötőjelet vagy üres kört), és húzd be az alárendelt elemeket a szöveg a felsőbb szintű listaelemeknél. (Természetesen lehetséges, hogy egy felsoroláson belül alszámozott elemek legyenek; ilyen esetben húzd őket be ugyanúgy, mint az al-felsorolás elemeit.)
- A felsorolás elemeit csak akkor zárd ponttal, ha az elem teljes mondat, vagy függő mellékmondatot tartalmaz.
- Figyeljen a 6–8 tételnél több elemet tartalmazó pontozott felsorolásokra; hosszú felsorolásoknál keressen módokat azok felosztására vagy összevonására.
- Kerüld az egy elemet tartalmazó listákat. Pontosan olyan ez, mint a hagyományos vázlatok: ha van egy 1-es vagy egy 'a', szükséged van egy 2-esre vagy egy 'b'-re.
- Ha lehetséges, hagyd el a névelőket (egy, egy, a/az) a listaelemek elejéről.
Példa egy pontozott felsorolásra. A tételek nincsenek meghatározott sorrendben.
Logikai VAGY-művelettel összekapcsolt listák
A számítógép-fejlesztők szeretnek a Boole-i VAGY-t igeként használni. Ha két elemet logikailag "vagy"-gal kapcsolnak össze, azt mondják, hogy "VAGY-olták" őket. Egy VAGY-olt lista egyszerűen egy pontozott lista, amelyben a listatételek között hangsúlyozásképpen "vagy" áll. Igaz, az első tételt "vagy"-val is lezárhatod, de a VAGY-olt hívei úgy vélik, ez nem elég vizuálisan hangsúlyos. Íme egy példa:
Példa egy OR-művelettel összekapcsolt listára. A vagy A „between” szó hangsúlyt ad.
Számozott listák
Használja ezeket az irányelveket a számozott listákhoz (más néven rendelt listák):
- Vezesse fel a listát egy bevezető kifejezéssel vagy tagmondattal (a bevezetőnek nem kell teljes mondatnak lennie; a felsorolás elemei kiegészíthetik a bevezető által megkezdett mondatszerkezetet). A bevezetőt zárja kettősponttal:
- Használjon számozott listákat, ha a listaelemeknek meghatározott sorrendben kell szerepelniük (például időrendi sorrendben), vagy ha a szöveg más részéről hivatkozni kell rájuk.
- Írja a számot, majd tegyen utána pontot; ne használjon zárójelet a számnál. Ezekhez a függőleges listákhoz használja a szoftvere listastílusait.
- Használjon mondat-stílusú nagybetűzést a listaelemeknél.
- Használja a „tömör” listastílust, ha csak néhány listaeleme van, és mindegyik csak egy sor. A tömör formátumban nincs függőleges térköz a listaelemek között. Használja a „laza” formátumot—függőleges térköz a listaelemek között—ha a listaelemek többsorosak.
- Kezdje a listapont szövege alá a túllógó sorokat, ne a szám alá. Ezt a formátumot a függő behúzás stílus.
- Használjon 0,25 hüvelyk függő behúzást (a listaelem száma és a szöveg között).
- Használja az üres sor megfelelőjét a függőleges listák előtt és után.
- A felsorolás elemeit vagy balra zártan kezdje, vagy húzza be őket legfeljebb fél hüvelykkel.
- Ha egy számozott listában allistaelemek vannak, használj kisbetűket, és húzd be az allistaelemeket a szöveg a magasabb szintű listaelemeké. (Természetesen lehetséges alszintű felsorolási elemeket használni egy számozott lista belsejében; ilyen esetben húzd be őket ugyanúgy, mint az alszámozott elemeket.)
- Ha vannak alárendelt listaelemek, használj kevésbé feltűnő jelölőt a felsoroláshoz (például kötőjelet vagy üres kört), vagy kisbetűt az alárendelt számozású elemekhez, és húzd be az alárendelt listaelemeket a szöveg a magasabb szintű listaelemeké.
- A számozott listaelemeket csak akkor pontozd, ha teljes mondatok vagy olyan igei szerkezetek, amelyek kiegészítik a bevezető által megkezdett mondatot (és ezekben az esetekben pontot használj).
- Ügyelj a nyolc vagy tíz tételnél több elemet tartalmazó számozott listákra; hosszú számozott listák esetén keresd a lehetőségeket azok felosztására vagy összevonására.
- Kerüld az egy elemű listákat. Ha van 1-esed vagy „a”-d, akkor szükséged van 2-esre vagy „b”-re.
- Ha lehetséges, hagyd el a névelőket (egy, egy, a/az) a listaelemek elejéről.
Számozott függőleges lista példája. A tételek kötelező sorrendben vannak.
Kétoszlopos listák
Használja ezeket az irányelveket kétoszlopos listákhoz:
- Használjon kétszlopos listákat, amikor párosított elemek sorozata van, például kifejezések és azok meghatározásai.
- Vezesd be a listát egy olyan bevezető mondattal, amely önálló, teljes mondat: A bevezető mondatot zárd kettősponttal.
- Az oszlopfejlécek opcionálisak; ha használja őket, igazítsa őket az oszlopok szövegének bal margójához.
- A listaelemeket vagy teljesen balra igazítva kezdje, vagy húzza be őket legfeljebb fél hüvelykkel.
- Használja a "compact" listastílust, ha csak néhány listaelem van, és mindegyik csak egyetlen sor. A "compact" formátumban nincs függőleges tér a listaelemek között. Használja a "loose" formátumot—függőleges tér a listaelemek között—ha a listaelemek több sorból állnak.
- Használjon mondatkezdő nagybetűzést mindkét oszlopban.
- Az oszlopokban szereplő elemeket csak akkor írd írásjelekkel, ha teljes mondatok.
- Igazítsa balra az elemeket mindkét oszlopban.
- Ha lehetséges, hagyd el a névelőket (egy, egy, a/az) a listaelemek elejéről.
Megjegyzés: A kétoszlopos lista létrehozásának legjobb módja, ha táblázatot használsz és elrejted a rácsvonalakat. Ha az oszlopok között tabulátorokat használsz, rendetlenség lesz, ha a szöveg bármilyen módon megváltozik.
Példa egy kétoszlopos listára (listaelemek párosai). Itt nincs illusztrálva, az oszlopfejléceket gyakran használják a két oszlop tartalmának jelzésére (például itt az 1. oszlop fejléce lehet "Kifejezés", a 2. oszlop fejléce pedig "Meghatározás").
Listák címkékkel
Még egy utolsó kis variáció a listákon: a tételek elején címkéket tartalmazó függőleges lista. Ezt a formátumot széles körben használjuk ebben a könyvben. Olyan, mintha egy másik módja lenne a kétoszlopos lista készítésének.
A tényleges címkéhez használhatsz félkövér vagy dőlt betűt (az ábrán dőltet használnak).
Példa címkékkel ellátott függőleges listára. Nagyon hasznos annak jelzésére, mi található a hosszú, függőleges lista minden egyes elemében, amikor a kétoszlopos lista nem igazán megfelelő az adott helyzetben.
Beágyazott listák
Egy beágyazott A lista két vagy több szintű listaelemet tartalmaz. A beágyazott listák minden lehetséges lista-típus kombinációját tartalmazhatják: számozott listaelemeket (123...) kisbetűs allistaelemekkel (abc...), tömör ponttal jelölt felsorolásokat üres körrel jelölt vagy kötőjeles allistaelemekkel; valamint ezek egyéb kombinációit.
Példa egy beágyazott listára. Ha az allista elemei kötelező sorrendben lennének, azok abc....
Most itt van egy másik példa egy beágyazott listára:
Egy másik példa egy beágyazott listára. A szabvány szerint kisbetűket kell használni az allisták olyan elemeinél, amelyek kötelező sorrendben vannak.
Most itt vannak a beágyazott listák két utolsó példája:
Még több beágyazott lista. Ha az allista elemei nem igényelnek meghatározott sorrendet, próbáljon meg üres kört (alapértelmezett a Wordben és az OpenOffice-ban) vagy en-kötőjelet használni.
Lógó behúzások
Vegye figyelembe, hogy ennek a szövegnek és a példáknak az összes felsorolási eleménél a "run-over" sorok "hanging-indent" formátumot használnak. Ez az, amikor egy felsorolási elem bármely második és további sorai a szöveg az első listaelemé. Nem jó ötlet tabulátorokat vagy szóközöket használni ennek a formátumnak az eléréséhez.
A Microsoft Word legtöbb verziójában ezt a formátumot úgy hozhatja létre, hogy a Formátum > Bekezdés menüpontban kiválasztja a függő behúzást, és megad egy 0,25 hüvelykes behúzást. Kísérletezzen más behúzásokkal.
Értékelném a véleményét, reakcióit és kritikáját ezzel a fejezettel kapcsolatban: a válaszod—David McMurrey.
Közösen olvasott listák
A felsorolás tételeinek nyelvtanilag illeszkedniük kell a bevezetőhöz. Ebben a példában figyelje meg, hogy el tudja olvasni a bevezetőt. Minden kifizetési kérelemnek meg kell felelnie az első listaelemmel Tartalmazza a fizetés jóváhagyását... valamint a másik három tétellel:
A kifizetési kérelmeket megfelelően dokumentálni kell a kifizetések feldolgozásához. Minden kifizetési kérelemnek a következő feltételeknek kell megfelelnie:
|
A listaelemeknek nyelvtanilag illeszkedniük kell a bevezetőjükhöz. Ebben a példában vedd észre, hogy el tudod olvasni a bevezetőt Minden kifizetési kérelemnek meg kell felelnie az első listaelemmel Tartalmazza a fizetési engedélyezést... valamint a másik három tétellel is:
Kapcsolódó információk
Felsorolások 101: Mikor, miért és hogyan használjuk őket. clickhelp.com
Szívesen venném a gondolatait, reakcióit és kritikáját ezzel a fejezettel kapcsolatban: a válaszod—David McMurrey
