A műszaki írási kurzusok egyik kellemes oldala, hogy a legtöbb dolgozat tartalmaz táblázatokat, diagramokat és grafikonokat—vagy legalábbis tartalmaznia kellene. Nagyon sok professzionális, műszaki írásféle tartalmaz különféle táblázatokat, kördiagramokat, oszlopdiagramokat, vonaldiagramokat, folyamatábrákat és így tovább. Amint megtapasztalod, hogyan illesztheted ezeket a munkádba, érdemesnek kell tartanod, hogy használni őket, valahányszor a helyzet természetes módon megkívánja.
További Erőforrások
Az szinte minden, amit tudni akartál a táblák és ábrák készítéséről.. Egy fantasztikus forrás a Bates College Biológiai Tanszékétől, Lewiston, ME, 2012.
Asztalok
A táblák természetesen azok a sorok és oszlopok számai és szavai, leginkább számok. Lehetővé teszik az információk gyors elérését és viszonylag könnyű összehasonlítását. Ha az adatok időrendben vannak elrendezve (például a tízéves időszak alatt lévő értékesítési számok), a tábla meg tudja mutatni tendenciák—tevékenységek emelkedő vagy csökkenő mintázatai. Természetesen a táblázatok nem feltétlenül a legélénkebb vagy legdrámaibb módjai az ilyen trendek vagy az adatok közötti kapcsolatok bemutatásának—ezért vannak grafikonok és diagramok (amelyekről a következő részben beszélünk).
A táblák felhasználásai. A táblázatok legfőbb használata numerikus adatokra korlátozódik. Képzeld el, hogy különböző lézernyomtató modelleket hasonlítasz össze fizikai jellemzők, például magasság, mélység, hossz, súly stb. szempontjából. Tökéletes egy táblázathoz.
Ne ragadj be abba a gondolatba, hogy a táblák kizárólag numerikus adatokra valók. Valahányszor olyan helyzetekkel találkozol, ahol több dolgot beszélsz, amelyekről ugyanazokat a részletek kategóriáit adod meg, lehetőséged van táblára. Például, képzeld el, hogy több lézernyomtató modellt hasonlítasz össze: ugyanazt a kategóriájú információt mondanád minden nyomtatóról (költsége, nyomtatási sebessége, fogyóanyagköltsége, garanciális feltételei, stb.). Ez ideális dolog egy táblázathoz, és ez elsősorban szavakból, nem számokból állna (és ebben az esetben valószínűleg szeretnéd a szöveges vitát ott hagyni, ahol van, és "újra bemutatni" az információt táblázatos formában).
Asztali formátum. A legegyszerűbb formájában egy táblázat egy sorokból és oszlopokból álló adatcsoport. Minden oszlop tetején egy oszlop cím, amely meghatározza vagy azonosítja az adott oszlop tartalmát (és gyakran jelzi a mérési egységet). A táblázat bal szélén lehet sorfejlécek, amelyek meghatározzák vagy azonosítják azt a sor tartalmát. A dolgok bonyolulttá válnak, amikor a sorokat vagy oszlopokat csoportosítani vagy felosztani kell. Ilyen esetekben sorokat vagy oszlopokat kell létrehoznod. alfecímek. Ezt itt illusztrálja:
Csoportosított vagy alosztott sorokkal és oszlopokkal rendelkező táblák formátuma. Érdemes észrevenni, hogy a táblázat címe megy felett az asztalt.
Hagyományosan a táblázat címe a táblázat tetején helyezkedik el, vagy a táblázat első sora. Ha a táblázat tartalma nyilvánvaló, és nincs szükség a táblázatra való hivatkozásra a jelentés más helyein, a címet elhagyhatja.
A táblák konkrét stílus- és formázási irányelvei tekintetében tartsd szem előtt a következőket:
- Hivatkozzon a szövegben a táblázat előtt található táblázatra. Magyarázza el a táblázat adataik általános jelentőségét; ne számítson arra, hogy az olvasók teljesen maguk válaszolják meg.
- Ne terheld a olvasókat hatalmas, 11-oszlopos, 30-soros táblákkal! Egyszerűsítsd le a táblázati adatokat éppen olyan mennyiségűre, ami illusztrálja a mondanivalódat—anélkül, hogy természetesen torzítanád az adatokat.
- Ne tedd a mértékegység szót vagy rövidítést minden egyes cellába az oszlopban. Például, ha egy oszlopban minden mérés milliméterben van, ne írd oda az "mm"-t minden szám után. Tedd a rövidítést zárójelben az oszlop vagy sor címébe.
- Igazítsa jobbra vagy tizedesvessző szerint a számokat az oszlopokban. Ha a 123 és a 4 egy oszlopban lenne, a 4 a 3 alatt lenne, nem az 1 alatt.
- Normálisan a szavak oszlopokban balra igazítottak (bár időnként láthatók középre igazított szavak oszlopai is).
- A fejléc oszlopok a számadatok felett középre igazítottak (T-alakot formálva); balra zárva a szöveges oszlopokkal. A fejléc oszlopok igazítása a valós oszlopadatokhoz változó. Ha van egy oszlopa két- vagy hárombetűs szavakkal, valószínűleg szeretnéd középen az adatokat megelőző oszlopfejléce, még akkor is, ha szavak, nem számok. (Ez elkerüli az odd-looking L-alakú oszlopot.)
- Amikor van egy különleges megjegyzésed az asztalban szereplő egy vagy több tételről, lábjegyzetet használj, ahelyett, hogy elzsúfolnád az asztalt az információval.
Asztalok készítése. Normálisan, olyan információt fogsz kölcsönözni, amelyben egy jó táblázat található. Ha ez egy egyszerű táblázat, amely nem tartalmaz túl sok sort és oszlopot, írd át magad a saját dokumentumodba (de ne felejtsd el feltüntetni, honnan kölcsönözted a táblázatot a címében). Azonban, ha ez egy nagy táblázat sok adattal, jogosan használhatod a beolvasást, képernyőfotót vagy fénymásolatot, és így hozhatod be a jelentésedbe.
Ha OpenOffice-t, Word-öt vagy WordPerfect-et használsz, szokj hozzá a táblázatgeneráló eszközök használatához. Nem kell megrajzolnod a vonalakat és egyéb formázási részleteket.
Néha, a vázlatos műszaki jelentésekben az információt normál folyós szövegformában mutatják be, ami jobban bemutatható táblázatos (vagy táblázatba foglalt) formában. Ne felejtsd el visszanézni a vázlataidat olyan anyagért, amit táblázatokká alakíthatsz.
Formátum táblázatokhoz. Figyelj az alkalmakra, amikor a szöveget táblázatba lehet átkonvertálni, ahogy ebben a példában.
Útmutató táblákhoz—egy áttekintés
A fentebb említett szakaszok számos általános irányelvet tartalmaznak, amelyeket egy helyen kell megfogalmazni. Ezek fontosak!
- Figyelj oda azokra a részekre a szövegedben, ahol sok numerikus adatot tárgyalsz két vagy több dologgal kapcsolatban—ezekhez táblázatok a legmegfelelőbbek.
- Figyelj arra, hogy a szövegedben hol definiálsz egy sor fogalmat—amit a táblázatokhoz ideális.
- Mindig beszélj a táblázatokról a megelőző szövegben. Ne csak úgy dobj oda egy táblázatot magyarázat nélkül. Irányítsd az olvasókat, magyarázd el annak alapvető jelentőségét.
- Használj címet, kivéve ha a táblázat nagyon informális. Ne feledd, hogy a cím a következő időben van. csak felette az asztal
- Balra igazítsa a szavakat és kifejezéseket a táblázat oszlopaiban (beleértve az oszlopfejléceket is). Jobbra igazítsa a numerikus adatokat a táblázat oszlopaiban. Jó ötlet egy kis jobb margót adni ehhez a jobbra igazított adathoz, hogy a közép felé mozduljon el az oszlopban, ahelyett, hogy a jobb szélén maradna.
- Néhányan úgy vélik, hogy a megfelelőbb a függőleges összehasonlítás az olvasók számára, mint a vízszintes. Ha te is így gondolod, állítsd be a táblázataidat úgy, hogy a te oszlopok tartalmazza a összehasonlítandó információkat. Például, ha autókat hasonlítana össze, akkor lenne oszlopok MPG, ár és így tovább.
- Jelölje meg a táblák forrását, amelyeket részben vagy teljesen átvett. Ezt megteheti a címben vagy lábjegyzetben. Ezt a fejezetben ismertetjük a dokumentáció és itt van illusztrálva ebben a fejezetben.
- Jelölje az azonosító mérési értékeket oszlop- vagy sorfejlécekben, — ne minden cellában.
- Hivatkozzon az előző szöveg összes táblájára. A hivatkozásban adja meg a számot (ha formális táblázat címével rendelkezik), jelezze a táblázat tárgyát, és adjon meg magyarázó információkat, amennyiben szükséges.
Értékelném a gondolataidat, reakcióidat, kritikádat e fejezettel kapcsolatban: a válaszod—David McMurrey.
