Uma tarefa comum em cursos de redação técnica—sem mencionar no local de trabalho—é preparar e apresentar uma apresentação oral. Você pode se perguntar o que um oral o relatório está fazendo em um escrevendo classe. Os empregadores certamente procuram por cursos e experiência em preparar documentos escritos, mas eles também buscam alguma experiência em apresentações orais. É por isso que o verdadeiro nome de cursos como esses deveria ser "Introdução à Comunicação Técnica."
O seguinte foi escrito para um ambiente padrão de sala de aula presencial. Se você estiver fazendo a versão online de redação técnica, os relatórios orais podem ser enviados como "roteiros" ou, com o equipamento certo, versões de áudio podem ser transmitidas ao vivo ou gravadas. De qualquer forma, os alunos avaliam os relatórios orais uns dos outros preenchendo um formulário como o fornecido no final deste capítulo.
Certifique-se de conferir o exemplos.
Tema e Situação para a Apresentação Oral
Para o relatório oral em um curso de redação técnica, imagine que você está formalmente entregando seu trabalho final. escrito relate-se com as pessoas com quem você firmou o contrato ou acordo hipotético. Por exemplo, imagine que você contratou uma empresa de software para escrever seu manual do usuário. Assim que você o completou, teria uma reunião com os diretores para entregar formalmente o manual. Você passaria algum tempo orientando-os sobre o manual, mostrando como está organizado e escrito, e discutindo alguns de seus destaques. Seu objetivo é familiarizá-los com o manual e levantá-los para qualquer preocupação ou pergunta. (Sua turma irá, com prazer, fingir ser quem você disser durante sua apresentação.)
Como você pode ver, você não deve precisar fazer nenhuma pesquisa para se preparar para esta tarefa—basta planejar os detalhes da sua apresentação e preparar pelo menos um recurso visual. Se você tiver um tópico de relatório que prefere não apresentar oralmente, discuta outras possibilidades com seu instrutor. Aqui estão algumas possibilidades de brainstorming caso você queira apresentar algo diferente:
- Propósito: Uma maneira de encontrar um tópico é pensar sobre o propósito da sua fala. É para instruir (por exemplo, explicar como executar um programa de edição de texto em um computador), para persuadir (votar a favor ou contra um certo projeto de lei tecnicamente orientado) ou simplesmente para informar (relatar sobre a participação dos cidadãos no novo programa de reciclagem).
- Propósito informativo: Um relatório oral pode ser principalmente informativo. Por exemplo, como membro de um comitê envolvido em um projeto para realocar a planta, seu trabalho pode ser dar um relatório oral sobre as condições do edifício e dos terrenos em um dos locais propostos para compra. Ou, você pode ser solicitado a comparecer diante do conselho municipal e relatar o sucesso do novo projeto de reciclagem patrocinado pela cidade.
- Propósito instrucional: Um relatório oral pode ser principalmente instrucional. Sua tarefa pode ser treinar novos funcionários para usar certos equipamentos ou realizar determinadas tarefas rotineiras.
- Propósito persuasivo: Um relatório oral pode ser principalmente persuasivo. Você pode querer convencer membros de organizações cívicas locais a apoiar um programa de reciclagem em toda a cidade. Você pode comparecer diante do conselho da cidade para persuadir seus membros a reservar certas terras pertencentes à cidade para áreas park, campos de softball e baseball, ou jardins comunitários.
- Tópicos: Você pode começar pensando em um assunto técnico, por exemplo, painéis solares, microprocessadores, irrigação por gotejamento ou cirurgia a laser. Para o seu relatório oral, pense em um assunto que você estaria interessado em falar, mas encontre uma razão pela qual o público gostaria de ouvir seu relatório oral.
- Lugar ou situação: Você pode encontrar tópicos para relatórios orais ou elaborar planos mais detalhados para eles pensando sobre o lugar ou a situação em que seu relatório oral poderia ser naturalmente apresentado: em uma associação de bairro? em uma reunião da associação de pais e professores? em uma reunião da igreja? em um clube de jardinagem? em uma reunião do conselho da cidade? em uma reunião da diretoria ou executivos de alto nível de uma empresa? Pensar sobre um relatório oral dessa maneira faz você se concentrar no público, nas razões deles para te ouvir e em seus interesses e histórico.
Conteúdos e Requisitos para a Apresentação Oral
O foco da sua apresentação oral é uma apresentação clara e compreensível; discussão bem organizada, bem planejada e bem cronometrada. Você não precisa ser o Sr. ou a Sra. Sabe-tudo, apenas apresente o essencial do que você tem a dizer de maneira calma, organizada e bem planejada.
Quando você fizer sua apresentação oral, todos nós estaremos atentos às mesmas coisas. Use o seguinte como uma lista de requisitos, como uma forma de focar suas preparações:
- Planeje explicar para a turma qual é a situação do seu relatório oral, quem você é e quem eles devem imaginar que são. Certifique-se de que haja um corte limpo entre esta breve explicação e o início do seu relatório oral real.
- Certifique-se de que seu relatório oral não dure mais do que o máximo estipulado pelos organizadores do evento ou pelo seu instrutor. Se você estiver em uma classe de escrita técnica, peça ao seu instrutor que use sinais para indicar quando o máximo está se aproximando, chegou ou passou.
- Preste atenção especial à introdução da sua palestra:
- Indique o propósito do seu relatório oral
- dê um visão geral de seu conteúdo
- encontrar alguma forma de interesse o público.
- Use pelo menos uma visual—de preferência slides usando software de apresentação (como Powerpoint) ou transparências para o projetor. Quadro de papel e objetos para exibição são aceitos. Mas evite escrever coisas no quadro negro ou no quadro branco ou depender estritamente de folhetos.
- Certifique-se de discutir os elementos-chave dos seus visuais. Não os coloque lá e os ignore. Aponte coisas sobre eles; explique-os ao público.
- Planeje explicar qualquer aspecto técnico do seu tópico de forma clara e compreensível. Não corra por assuntos complexos e técnicos—desacelere e explique com cuidado para que possamos entender.
- Use __ENTIDADE_0__títulos falados__ENTIDADE_1____ENTIDADE_2__até agora, você já se acostumou a usar títulos em seu trabalho escrito. Existe um corolário em relatórios orais. Com esses, você dá ao seu público um sinal muito claro de que está mudando de um tópico ou parte da sua fala para o próximo. (Veja os exemplos de títulos falados.)
- Planeje seu relatório com antecedência e pratique-o para que seja organizado. Certifique-se de que os ouvintes saibam do que você está falando e por quê, qual parte da apresentação você está, e o que vem a seguir. Resumos e títulos falados contribuem muito para essa sensação de organização.
- Termine com uma conclusão real. As pessoas às vezes esquecem de planejar como concluir um relatório oral e terminam apenas se perdendo em um murmurinho. Lembre-se de que nas conclusões, você pode:
- resumir (vá revisar os pontos altos do que você discutiu)
- concluir (afirme alguma conclusão lógica com base no que você apresentou)
- fornecer alguns último pensamento (faça um ponto final interessante, mas geral o suficiente para não exigir elaboração)
- ou alguma combinação desses três
- E certamente, você vai querer incentivar o público a fazer perguntas e expressar preocupações.
- Conforme mencionado acima, certifique-se de que seu relatório oral esteja cuidadosamente cronometrado de acordo com o máximo permitido. Algumas ideias sobre como fazer isso são apresentadas na próxima seção.
Diagrama da apresentação oral.
Preparando-se para a Apresentação Oral
Escolha o método de preparação para a palestra que melhor se adequa ao seu nível de conforto com a fala em público e com o seu tópico. No entanto, faça algum tipo de preparação ou ensaio—algumas pessoas assumem que podem simplesmente subir lá e improvisar durante o tempo esperado e estar relaxadas, informais. Isso não costuma funcionar assim—sofrer um apagão mental é a experiência mais comum.
Aqui estão as possibilidades óbvias para preparação e entrega:
- Escreva um roteiro, pratique-o; mantenha-o por perto para referência rápida durante sua fala.
- Elabore um esboço da sua palestra; pratique com ele, traga-o para referência.
- Prepare cartões de apoio, pratique com eles e use-os durante a sua apresentação.
- Escreva um roteiro e leia a partir dele (de preferência, olhe ocasionalmente para ele).
Claro, os métodos extemporâneos ou improvisados também estão disponíveis para os corajosos e aventureiros. No entanto, por favor, tenha em mente que até 25 pessoas estarão ouvindo você—você lhes deve uma boa apresentação, uma que seja clara, compreensível, bem planejada, organizada e alinhada com seu propósito e público.
Não importa qual método você use para se preparar para a apresentação. Claro, o estilo de ler seu relatório diretamente de um script tem seus problemas. Há pouco ou nenhum contato visual ou interação com o público. A entrega tende a um tom monótono e maçante que ou desanima os ouvintes ou é difícil de entender.
Por alguma razão, as pessoas tendem a ficar nervosas se são novas em apresentações orais. Tente lembrar que seus colegas de classe e o instrutor são um grupo muito compreensivo e solidário. Você não precisa ser um apresentador incrível—apenas seja claro, organizado e compreensível. A nervosismo vai diminuir algum dia, quanto mais você apresentar oralmente.
Iniciando a Apresentação: a Introdução
Para iniciar sua apresentação de maneira positiva, planeje fazer o seguinte:
- Apresente-se e diga um pouco sobre você.
- Indique o tópico e o propósito da sua apresentação.
- Encontre uma forma breve de indicar a importância do seu tópico—despertar algum interesse.
- Forneça uma breve lista em forma de frase sobre o que sua apresentação cobrirá; forneça um roteiro.
Dê uma olhada em como esses elementos são tratados no exemplo a seguir:
Observações introdutórias em uma apresentação oral.
Usando Cabeçalhos Orais em uma Apresentação
Planeje o títulos falados você usará em sua apresentação. Estes indicam que você está passando de um subtópico para o próximo, ou eles anunciam um novo subtópico. Estes são como placas de sinalização verbais que ajudam seus ouvintes a manter uma noção de como sua apresentação está organizada. Esta é exatamente a mesma ideia apresentada no capítulo sobre títulos em documentos impressos. Alguns falantes usam uma série de perguntas para indicar novos subtemas. Veja os títulos falados (chamados de "títulos verbais") a seguir:
Exemplos de títulos falados em uma apresentação oral.
Entregando uma Apresentação Oral
Ao fazer uma apresentação oral, concentre-se em áreas problemáticas comuns, como estas:
- Temporização—Certifique-se de ficar dentro do limite de tempo esperado. Qualquer coisa muito abaixo disso também é um problema. Faça alguns ensaios, escreva um roteiro ou encontre outra maneira de acertar o tempo exatamente.
- Volume—Obviamente, você deve ter certeza de falar alto o suficiente para que todo o seu público possa ouvi-lo. Você pode encontrar alguma maneira de praticar a fala um pouco mais alta nos dias que antecedem a apresentação oral.
- Ritmo, velocidade—Às vezes, apresentadores orais que estão um pouco nervosos falam rápido demais. Toda essa adrenalina faz com que eles acelerem sua fala. Isso dificulta o entendimento do público. Em geral, ajuda os ouvintes a compreender você melhor se você falar um pouco mais devagar e de maneira deliberada do que costuma fazer em uma conversa normal. Diminua a velocidade, relaxe, seja claro.
- Gestos e postura—Cuidado com as mãos nervosas voando por todo lado. Isso também pode ser distrativo—e um pouco cômico. Ao mesmo tempo, não se transforme em um manequim. Planeje manter suas mãos unidas ou segurando o púlpito e apenas ocasionalmente fazer algum gesto. Quanto à postura, evite se encurvar no púlpito e se apoiar na parede.
- Muletas verbais—Cuidado com o excesso de "ã," "você sabe," "tá" e outros tipos de hábitos verbais nervosos. Em vez de dizer "hã" ou "você sabe" a cada três segundos, simplesmente não diga nada. Nos dias que antecedem sua apresentação oral, pratique falar sem essas muletas verbais. O silêncio que as substitui não é uma coisa ruim—ele dá aos ouvintes tempo para processar o que você está dizendo.
Planejamento e Preparação de Recursos Visuais para Apresentações Orais
Prepare pelo menos um visual para este relatório. Aqui estão algumas ideias para o "médio" usar em seus visuais:
- Slides de software de apresentação—Projetar imagens ("slides") usando software como Powerpoint se tornou o padrão, embora seja mal visto por alguns. Um problema comum na construção desses slides é colocar informação demais em slides individuais. Uma rápida busca por termos como Apresentação em PowerPoint permitirá que você leia sobre como criar esses slides e projetá-los de forma inteligente. Claro, a sala onde você usar esses slides deve ter um projetor de computador.
- Transparências para projetor de retroprojeçãoO projetor overhead utilizado com transparências parece ter sido relegado à antiguidade, mas não completamente. Neste método, você desenha seu visual em uma folha de papel em branco, depois o fotocopia e, em seguida, obtém uma transparência dele.
- Gráficos do tamanho de cartazes—Outra possibilidade é pegar um cartaz e desenhar e escrever o que você deseja que seu público veja. Claro, não é fácil fazer com que os gráficos pareçam organizados e profissionais.
- Fichas explicativas—Você pode imprimir cópias do que deseja que seus ouvintes vejam e distribuí-las antes ou durante sua fala. Essa opção é ainda menos eficaz do que as duas primeiras, porque você não pode apontar para o que deseja que seus ouvintes vejam e porque os materiais impressos tiram a atenção dos ouvintes de você. Ainda assim, para certas necessidades visuais, os materiais impressos são a única escolha.
- Objetos—Se você precisar demonstrar certos procedimentos, pode ser necessário trazer objetos físicos reais. Ensaiar o que você vai fazer com esses objetos; às vezes, eles podem levar muito mais tempo do que você espera.
Evite apenas rabiscar seu visual no quadro negro ou branco. O que você rabisca pode ser preparado de forma organizada e transformado em um slide de apresentação, transparência ou gráfico no tamanho de um cartaz. Reserve um tempo para fazer seus visuais parecerem nítidos e profissionais—dê o seu melhor para garantir que sejam legíveis para todo o público.
Quanto ao conteúdo de seus visuais, considere estas ideias:
- Desenho ou diagrama de objetos chave—Se você descrever ou se referir a qualquer objeto durante sua fala, tente obter imagens deles para que você possa apontar para diferentes componentes ou características.
- Tabelas, gráficos, diagramas—Se você discutir dados estatísticos, apresente-os de alguma forma, em tabela, gráfico ou diagrama. Muitos membros do seu público podem se sentir menos confortáveis "ouvindo" esses dados do que vendo-os.
- Esboço da sua fala, relatório ou ambos—Se você estiver sem ideias para visuais a serem usados em sua apresentação oral, ou se sua apresentação for complexa, tenha um esboço dela que você possa mostrar em vários momentos durante sua fala.
- Termos-chave e definições—Uma boa ideia para visuais (especialmente quando você não consegue pensar em outros) é criar uma lista de duas colunas com os termos-chave que você usa durante sua apresentação oral e suas definições na segunda coluna.
- Conceitos ou pontos principais—Da mesma forma, você pode listar seus pontos principais e apresentá-los em visuais. (Esboços, termos-chave e pontos principais são todas boas e legítimas maneiras de incorporar visuais em apresentações orais quando você não consegue pensar em outras.)
Durante sua apresentação oral, certifique-se de discutir seus visuais, referir-se a eles e guiar seus ouvintes pelos pontos-chave de seus visuais. É um grande problema apenas exibir um visual na tela e nunca se referir a ele.
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