列表很有用, 因为它们能在常规文本中强调所选的 信息. 当你看到页面上纵向排列的三或四项列表, 而不是以普通段落形式呈现时, 你自然会更留意它, 并更有可能给予更多关注. 某些类型的列表也更便于阅读. 例如, 在操作说明中, 每一步都编号并与前后步骤分开, 这会大有帮助. 列表还能产生更多留白, 分散文本, 使页面看起来不再像密密麻麻的文字墙.

像标题一样, 各种类型的列表是专业技术写作中的一个重要特征: 它们帮助读者理解、记住并回顾关键点; 帮助读者跟随一系列操作或事件的顺序; 并且将长篇连续的正文分割开来.

你在本章的任务是学习列表的不同类型和用途，并学习它们的具体格式和风格。

列表: 一般指南

在专业技术写作语境中, 你必须使用特定样式的列表, 就像这里所展示的那种.

注意： 句内列表可以称为 "横向" 列表. 这里展示的所有其他列表类型都是 "纵向" 列表，因为它们将条目垂直排列，而不是以段落格式排列.

关于特定类型列表的指南

很难就如何在各种列表之间做出选择制定指导方针，但这里试着给出一些建议：

列表的常见问题

与列表相关的问题通常包括以下几点：

列表格式

请使用下列内容获取有关每种列表在大小写、排版（加粗、下划线、不同字体、不同字号）和间距方面的具体细节。

句内列表

在句内列举时，请使用以下准则：

  1. 用冒号来引出列表项 只有 如果在列表之前有一个完整的句子。 在本题的这个版本中，冒号正好插入到句子的中间（它竟敢如此！）：
    2. 问题: 对于这个项目, 你需要: 胶带, 剪刀, 和修正液.
    修订: 对于这个项目，你需要胶带、剪刀和修正液。
  2. 在列表项的编号或字母上同时使用开括号和闭括号: (a) 项目, (b) 项目, 等.
  3. 在括号内使用阿拉伯数字或小写字母之一, 但要保持一致. (不要用句点对它们进行标点.) 在句中列表项的文本使用小写, 除非常规的大小写规则要求大写.
  4. 对句内列表项，如果它们不是完整句子，就用逗号；如果它们是完整句子，就用分号。
  5. 对于句内列表，使用与普通非列表文本相同的间距。
  6. 使句内列表出现在此处 结束 句子的. 永不 在句中放置由冒号引入的列表，但不要将其放在句末，如下例：
    问题: 本项目需要以下物品：胶带、剪刀和修正液。
    修订: 本项目需要以下物品: 胶带, 剪刀, 和修正液.


句内列表示例.

简单的垂直列表

请将这些准则用于简单的垂直列表：

  1. 用引出短语或从句引出列表 (引出语不必是完整句子; 列表项可以完成由引出语开始的语法)。 在引出语后用冒号标点。
  2. 当列表项不需要强调，仅仅为了便于阅读而以垂直方式列出时，使用简单的垂直列表。
  3. 在列表项中使用句子式首字母大写。
  4. 使换行的行位于列表项文本下方，而不是常规左边距下方。 这种格式称为 悬挂缩进 风格.
  5. 在垂直列表的上方和下方使用相当于空白行的间隔。
  6. 要么将列表项左对齐，要么缩进不超过半英寸.
  7. 如果只有少数列表项且每项仅为一行，请使用 "compact" 列表格式。在 "compact" 格式中，列表项之间没有垂直空白。若列表项为多行，请使用 "loose" 格式—在列表项之间保留垂直空白—。
  8. 仅在列表项是完整的句子，或是能完成由引导语开始的句子的从句或短语时，才对其加标点(在这两种情况下使用句号).
  9. 注意包含超过 6 或 8 项的列表；对于较长的列表，考虑将其细分或合并。
  10. 如有可能，省略冠词 (一个, 一个, 该) 从非句子列表项的开头移除。


简单的垂直列表示例. 没有数字或项目符号.

项目符号列表

使用这些项目符号列表的指南（也称为 无序的 列表):

  1. 用引导短语或从句引出列表（引导语不必是完整句子；列表项可以完成引导语所开始的语法）。在引导语后使用冒号标点。
  2. 当列表项没有特定顺序，但你想强调列表中的条目时，使用项目符号列表。
  3. 如果无法使用实际的项目符号，请使用星号或连字符。 使用您所用软件的列表样式来表示这些垂直列表。
  4. 在列表项中使用句式首字母大写。
  5. 将换行的延续行放在列表项文字的下方，而不是放在项目符号下方。 这种格式称为 the the 悬挂缩进 样式.
  6. 使用0.25 英寸的悬挂缩进 (在项目符号与列表项文本之间).
  7. 在垂直列表的上方和下方使用相当于空行的间隔.
  8. 要么让列表项左对齐，要么缩进不超过半英寸。
  9. 使用 "compact" 列表格式，如果只有少数列表项且每项仅为单行。在 "compact" 格式中，列表项之间没有垂直间距。使用 "loose" 格式—列表项之间的垂直间距—如果列表项是多行的。
  10. 如果为项目符号列表中的子列表项，请为子列表使用不那么显眼的项目符号（例如短横线或空心圆点），并将子列表项缩进到 文本 更高层级列表项的。（当然，项目符号列表中完全可以有带子编号的项目，在这种情况下，应将它们与子项目符号项缩进对齐。）
  11. 只有当项目符号列表项是完整的句子或包含从属子句时，才在末尾加句号。
  12. 注意带有超过6或8个条目的项目符号列表; 对于较长的项目符号列表, 寻找细分或合并的方法。
  13. 避免仅含一项的列表。就像传统的大纲一样：如果你有 1 或 a，你需要 2 或 b。
  14. 如果可能，省略冠词 (一个, 一个, 这) 从列表项的开头移除“)”.

项目符号列表示例。 项目不需要按任何特定顺序.

用 OR 连接的列表

计算机开发者喜欢将布尔 OR 用作动词。如果两个元素通过 "or" 在逻辑上连接，它们就被称为 "ORed"。一个 ORed 列表就是一个项目符号列表，在列表项之间插入一个 "or" 以示强调。确实，你可以在第一项的末尾写上 "or"，但 ORed 的拥护者认为那样在视觉上还不够强调。下面是一个例子：


一个用 OR 连接的列表示例。 这 或者 在……之间会增加强调.

编号列表

这些指南适用于编号列表（也称为 有序的 列表):

  1. 用引导短语或从句来引出列表（引导短语或从句不必是完整的句子；列表项可以完成由引导短语或从句开始的语法）。在引导语后加冒号。
  2. 当列表项需要按特定顺序（例如，按时间顺序）或必须从文本的其他地方引用时，请使用编号列表。
  3. 在数字后输入一个句号；不要在数字周围使用括号。对于这些垂直列表，请使用您软件的列表样式。
  4. 在列表项中使用句子式首字母大写。
  5. 使用“compact”列表格式，如果你只有少量列表项且每项仅一行。在紧凑格式中，列表项之间没有垂直空白。使用“loose”格式—列表项之间有垂直空白—如果列表项是多行的。
  6. 将续行放在列表项的文本下，而不是编号下。此格式称为 悬挂缩进 风格.
  7. 对悬挂缩进使用 0.25 英寸 (在编号与列表项文本之间).
  8. 在纵向列表的上方和下方使用等同于空白行的间隔。
  9. 要么将列表项左对齐，要么缩进不超过半英寸。
  10. 如果在编号列表中有子列表项，使用小写字母，并将子列表项缩进到 文本 更高层级列表项的缩进. (在编号列表中包含子项目符号项是完全可能的，在这种情况下，应像对子编号项那样缩进它们.)
  11. 如果有子列表项，请为项目符号使用不那么突出的符号（例如破折号或空心圆），或者在子编号项中使用小写字母，并将子列表项缩进到 文本 更高级别列表项的.
  12. 仅当编号列表项是完整句子或能完成由引导语开始的句子的动词短语时，才为其加标点（在这两种情况下使用句号）。
  13. 注意编号列表中超过8或10项; 对于较长的编号列表, 考虑将其细分或合并。
  14. 避免只包含一项的列表. 如果你有 1 或 a, 你需要 2 或 b.
  15. 如果可能, 省略冠词 (一个, 一个, 这) 从列表项的开头.


带编号的垂直列表示例. 项目按要求的顺序排列。

两列列表

使用这些准则用于两列列表：

  1. 当你有一系列配对项时使用两栏列表, 例如术语和定义.
  2. 用一个完整的句子作为引导句来介绍该列表。 用冒号对引导句进行标点。
  3. 列标题是可选的; 如果使用, 将其与列中文本的左边距对齐.
  4. 列表项要么左对齐，要么缩进不超过半英寸。
  6. 对两列使用句式首字母大写。
  7. 只有在列中的条目是完整句子时才给它们标点.
  8. 将两列中的项目左对齐。
  9. 如果可能, 省略冠词 (一个, 一个, 该) 从列表项的开头.

注意： 创建双栏列表的最佳方法是使用表格并隐藏网格线. 如果你在列之间使用制表符, 一旦文本有任何变化就会一团糟.


两列列表示例 (成对的列表项)。 此处未示出，通常使用列标题来指示两列的内容（例如，此处第1列的标题可能为 "Term"，第2列的标题可能为 "Definition"）。

带标签的列表

关于列表的最后一个小变体是项目前带标签的纵向列表。 这种格式在本书中被广泛使用。 它就像是另一种实现双栏列表的方法。

你可以对标签本身使用粗体或斜体 (图中使用了斜体).


带标签的垂直列表示例。 在两栏列表不太合适的情况下，它非常适合用来指示较长纵向列表中每一项的内容.

嵌套列表

字母A 嵌套 列表包含两个或更多级的列表项。嵌套列表可以包含各种列表类型的任意组合：编号列表项（123...）与小写字母子列表项（abc...），实心圆点项目与空心圆点或带连字符的子列表项；以及这些的其他组合。


嵌套列表示例。 如果子列表项有必须的顺序, 它们将是 abc....

现在这里有另一个嵌套列表的例子：


嵌套列表的另一个例子。 标准是在需要特定顺序的子列表项中使用小写字母。

现在这里有两个最终的嵌套列表示例：


更多嵌套列表。 如果子列表项没有固定顺序，可以尝试使用空心圆点（Word 和 Open Office 的标准）或 en 短破折号。

悬挂缩进

注意，本文本和示例中所有列表项的 "run-over" 行都使用 "hanging-indent" 格式。也就是说，列表项的第二行及后续行对齐到该处 文本 第一个列表项的内容. 用制表符或空格来实现这种格式不是个好主意.

在大多数版本的 Microsoft Word, 通过在格式 > 段落中选择悬挂缩进并将缩进设为 0.25 英寸来创建此格式。 也可以尝试其他缩进。

我会很感激您对本章的想法、反应和批评： 你的回复—大卫 麦克默里.

配套阅读列表

列表项必须与它们的引导语在语法上连贯。在这个例子中，注意你可以读出引导语 每笔付款请求必须 与第一个列表项 包含付款授权... 以及与其他三项一样:

付款申请必须提供适当的文件，以便进行付款处理。每一笔付款申请必须：
  • 包含由批准部门签署的付款授权和发票。
  • 包含采购订单的收货副本和其他收据（例如装运单据），以及任何退回商品的汇款。
  • >允许在个案基础上进行一些特殊采购。例如，标准维护合同范围以外的硬件维护需要提供估价单和最终账单的副本.
  • 包括任何广告的送达证明，例如广告的复印件, 订单, 和授权书.

列表项必须与其引导语在语法上连贯可读. 在这个示例中, 注意你可以读出引导语 每一笔付款请求必须 与第一个列表项 包含付款授权... 以及其他三个项目：

相关信息

项目符号列表 101: 何时, 为什么, 以及如何使用它们. clickhelp.com

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