Prehľad podnikových správ

Prosím, kliknite sem, aby ste pomohli David McMurrey zaplaťte za web hosting:
Darujte akúkoľvek malú sumu, ktorú môžete!
Online technické písanie zostane zadarmo.

Poznámka: Urobte vyhľadávanie na Google na "štandardný formát obchodného listu" a uvidíte, že *žiadne* príklady nepoužívajú formát viacerých medzier v nadpisoch a adresách uvedených v Microsoft šablónach. Taktiež, šablóny obchodných listov od Microsoftu zobrazujú čiaru oddeľujúcu pozdrav. Dvojnásobná čiarka je tradičná pre podnikanie korešpondencia. Netradičná čiarka v pozdrave obchodného listu: Poznámka: Použite a : (namiesto dvojbodky)!

Obchodné memorandá

Pre interné komunikácie v organizácii používajte formát memoranda. Skutočný obsah memoranda môže byť veľmi podobný obsahu obchodného listu alebo krátkej správy—kľúčom je formát memoranda.

Rovnako ako pri formálnych tlačených obchodných listoch, sa môžete pýtať, či sú tlačené memorandá potrebné v ére internetu. Vaša organizácia môže mať prísne politiky o tom, kedy nie je e-mail povolený. Hlavným problémom je dôvernosť; akýkoľvek e-mail pravdepodobne uvidí niekto iný. Z tohto dôvodu sú ponuky zamestnania, žiadosti o zvýšenie platu a sťažnosti na zamestnanca dobrými príkladmi situácií, kedy by sa nemal používať e-mail.

Štandardné komponenty memoránda

Formát memoránd môže byť oveľa jednoduchší ako formát obchodných listov. Obraz nižšie znázorňuje štandardné komponenty.

DÁTUM: Aj keď sa formáty líšia, dajte dátum, kedy posielate memo, do hlavičky. Príklad nižšie ho zobrazuje ako tretí riadok v hlavičke; v niektorých dizajnoch je to prvý riadok.

DO: Do tohto miesta vložte meno príjemcu alebo názov skupiny. Úroveň formálnosti je tu veľmi zjavná. Môžete použiť "Alžbeta", "Alžbeta Bennetová" alebo "pani Alžbeta Bennetová, riaditeľka personálnych záležitostí", v závislosti od vašej známosti s príjemcom a formálnosti situácie.

Použitie špeciálneho formátovania, v tomto prípade číslovaného zoznamu (na označenie usporiadaného poradí)

Príklad podnikového memoranda

Hlavička memoranda sa líši v umiestnení týchto prvkov, ale všetky sú nevyhnutné.

Predmet: jasne identifikuje tému a, v tomto prípade, kontext komunikácie

Odkaz na predchádzajúcu komunikáciu. Ak predmet správy nevyjasňuje kontext komunikácie, urobte to v prvom odseku memoranda. Napríklad "Sarah, úplne súhlasím" nešpecifikuje, s čím autor memoranda súhlasí.

Príklad obchodného memoranda

OD: Vložte svoje vlastné meno alebo meno osoby či skupiny, pre ktorú píšete memo, do tohto miesta. Opäť platí, že známost a formálnosť určujú, či uviesť len svoje krstné meno, celé meno alebo celé meno a titul. Tradične, ako autor memo, podpíšte sa svojimi iniciálami alebo krstným menom hneď za svojim vytlačeným menom.

PREDMET: Do tejto časti vložte frázu, ktorá zachytáva tému a účel memoranda. Pre prieskum softvéru na kontrolu gramatiky by predmet mohol byť „Výsledky nášho prieskumu softvéru na kontrolu gramatiky.“ Skutočný názov tohto prvku sa líši: niektoré štýly používajú „RE:“ alebo „SUBJ.:“. Ak je vaše memorandum odpoveďou, formulujte predmetnú líniu zodpovedajúcim spôsobom. Napríklad: „Re: vaša požiadavka na prieskum piezoelektrických zariadení.“

Telo. Telo začína hneď po nadpise. Text je jednoradkový; prvé riadky odsekov nie sú zarážané; a medzi odsekmi sa používa dvojité riadenie. (Pre písacie stratégie a štýl, ktoré použiť v tele, pozrite sa na „Písací štýl pre obchodnú korešpondenciu“ skôr v tejto kapitole.)

Podpisový blok. V oficiálnych štýloch memoránd autori skutočne vkladajú rovnaký typ záverečného pozdravu a podpisového bloku, aký vidíte v obchodných listoch. Inak sa podpisový blok v memorandách nepoužíva.

Štýl písania memoranda

Pokiaľ ide o štýl v memo, tu sú niektoré návrhy:

Neformálnosť. Prispôsobte tón svojho memoranda podľa príjemcov a situácie. Neformálnosť je v memorandách bežná, ale dvakrát si premyslite, či je vhodné používať humor alebo sarkazmus s obchodnými klientmi a vysokým manažmentom, —najmä tými, ktorých materinským jazykom nie je angličtina.

Stručnosť. Memy sú zvyčajne pomerne krátke—napríklad do dvanástich riadkov—a odseky sú tiež krátke.

Špecifické predmetové linky. Aby ste zabezpečili, že váš memo bude prečítané a dosiahne požadovaný dopad, urobte predmetnú líniu konkrétnou a presvedčivou. Ak majú príjemcovia v doručenej pošte 60 až 70 správ a všetko, čo môžu vidieť, sú predmety, pravdepodobnejšie si prečítajú tie, ktoré vyzerajú dôležito alebo zaujímavo.

dôležité informácie najprv. keď ľudia dostávajú veľa memoránd, zvyknú rýchlo stratí záujem alebo trpezlivosť. ľudia sú zaneprázdnení! dajte najdôležitejšie informácie na začiatok svojho memoranda. použite nasledujúce vety na podrobnejšie vysvetlenie.

jedna téma, problém, otázka, žiadosť na každom memorande. Niekedy dostane odpoveď len prvá položka vo vašej správe. Áno, ľudia sú zaneprázdnení. Ak máte dva požiadavky, dajte jednu požiadavku do jednej správy; druhú do nasledujúcej správy.

krátke odseky a priestor medzi odsekmi. kedykoľvek je to možné, rozdeľte svoje memorandá na odseky po troch alebo štyroch riadkoch. a keď delíte svoju správu na odseky, preskočte medzi nimi riadok.

vyznačovanie a dôraz. Používajte typografické efekty (tučné písmo, kurzíva, farba, rôzne písma), tabuľky a grafiku konzistentne a umiernené. Môžete tiež použiť tabuľky a grafiku na posilnenie svojich memoránd (pozrite si kapitolu 7).

nadpisy. ak je vaša memo plná stránka alebo dlhšia, použite nadpisy na identifikáciu podtém. pre tieto nadpisy použite o niečo väčšie písmo a tučné písmo. (pozri kapitolu 3 pre podrobnosti o nadpisoch.)

zoznamy. ak máte kľúčové body, ktoré chcete zdôrazniť, alebo ak prezentujete informácie krok za krokom, použite odrážkové a číslované zoznamy, prípadne.

automatické odpovede. ak čítate memá online, dávajte si pozor na používanie funkcie odpovedať. môže to byť katastrofa, ktorá čaká na to, aby sa stala. pretože memá sú často adresované viacerým príjemcom, je ľahké poslať odpoveď všetkým, keď ste sa chceli ozvať len jednému. predstavte si, že pri odpovedaní na partnera na projekte spochybňujete kompetentnosť iného partnera na tom istom projekte. ale čo ak táto odpoveď tiež pôjde obom partnerom? uh oh ...

obchodný e-mail

bude pridané

obchodné listy (poštou)

bežné komponenty

nasledujúce sa zaoberá mechanickými a fyzickými detailmi obchodných listov. Všetky komponenty, o ktorých sa diskutuje ďalej, sú ilustrované v nasledujúcom:


bežné súčasti obchodných listov

nadpis. Hlavička obsahuje adresu písateľa a dátum listu. Meno písateľa nie je zahrnuté; v hlavičkách na stacionárnej pôde je potrebný len dátum. Pamätajte, že ak používate stacionár, v ktorom prvá stránka obsahuje zdobenú hlavičku a logo, na nasledujúcich stránkach nepoužívajte tento typ stránky. Použite stacionár nasledujúcej stránky, ktorý súvisí s logom na stránke.

ak ste na kurze písania, prečo si nevytvoriť vlastné štýlové logo, vrátane vymyslenej názvu spoločnosti a adresy (ak to váš učiteľ povoľuje)? zvážte tieto dva príklady:


jedna možnosť pre vymyslenú logo kancelársku potrebu


ďalšia možnosť pre vymyslené logo písacie potreby

vnútorná adresa. vnútorná adresa zobrazuje meno a adresu príjemcu listu. tieto informácie môžu pomôcť predchádzať zmätku v kanceláriách príjemcu. tiež, ak sa príjemca presťahoval, vnútorná adresa pomáha určiť, čo robiť s listom. vo vnútorné adrese uveďte príslušný titul úcty príjemcu; a skopírujte meno spoločnosti presne tak, ako ho tá spoločnosť uvádza. keď máte mená jednotlivcov, nezabudnite ich osloviť správne: pani, slečna, pán, doktor a tak ďalej. ak si nie ste istí, čo je správne pre konkrétnu osobu, snažte sa zistiť, ako táto osoba podpisuje listy, alebo sa poraďte s časťou venovanou titulom v slovníku.

pozdrav. Pozdrav priamo oslovuje príjemcu listu a je nasledovaný dvojbodkou (okrem prípadu, keď je zamýšľaný priateľský, známy, spoločenský tón, v ktorom prípade sa používa čiarka).

poznámka: začnite nový dokument v programe Microsoft Word a uvidíte, že všetky šablóny sprievodného listu ukončujú pozdrav čiarou. Použitie dvojbodky v obchodných listoch je pevne stanovené v sprievodca obchodným písaním (2011).

všimnite si, že v zjednodušený list vo formáte je riadok so salutáciou úplne eliminovaný. ak neviete, či je príjemca muž alebo žena, tradičná prax bola písať "vážený pán" alebo "vážení páni"—ale to je sexistické! aby sa tento problém predišlo, boli vyskúšané oslovenia ako "vážený pán alebo pani," "vážení dámy a páni," "vážení priatelia," alebo "vážení ľudia" ale bez väčšieho celkového prijatia. úplné vymazanie riadku so salutáciou alebo vloženie "komu sa to môže týkať" na jeho miesto nie je obyčajne dobré riešenie tiež—je to neosobné.

najlepším riešením je uskutočniť rýchly, anonymný telefónny hovor do organizácie a požiadať o meno; alebo, adresovať oslovenie názvu oddelenia, názvu výboru, alebo názvu pozície: " milý personálny úrad," " milý náborový výbor," " milý predsedajúci," " milý riaditeľ finančnej pomoci," napríklad.

formát veľkých písmen

predmet alebo referenčná línia. ako je znázornené v objednávkový list, predmetový riadok nahrádza pozdrav alebo je s ním zahrnutý. predmetový riadok oznamuje hlavnú tému listu.

telo listu. skutočná správa je samozrejme obsiahnutá v texte listu, v odstavcoch medzi pozdravom a zdvorilostným zakončením. stratégie na písanie textu listu sú diskutované v sekcii o obchodná korešpondencia štýl.

s úctou element "s úctou " sa v obchodnom liste nazýva záverečný pozdrav. iné bežné sú "s úctou," "srdečne," "s úctou," alebo "s úctou." môžete si navrhnúť vlastný, ale buďte opatrní, aby ste nevytvorili príliš pompézne alebo zbytočne dlhé. všimnite si, že iba prvé písmeno je veľké a vždy nasleduje čiarka.

podpisová blok. zvyčajne napíšete svoje meno štyri riadky pod zdvorilostným ukončením a podpíšete svoje meno medzi tým. ak ste žena a chcete objasniť svoj rodinný stav, použite slečna, p. (ms.) alebo pani (mrs.) v zátvorke pred napísanou verziou svojho krstného mena. kedykoľvek je to možné, uveďte svoj titul alebo názov pozície, ktorú zastávate, tesne pod svojím menom. napríklad, študentka technického písania, druháčka so zameraním na spracovanie údajov alebo študent Tarrant County Community College sú úplne akceptovateľné.

konečné notácie. tesne pod blokom podpisu sa často nachádza niekoľko skratiek alebo fráz, ktoré majú dôležité funkcie.

• Iniciály. Iniciály písané veľkými písmenami v predchádzajúcich číslach sú tie autora listu, a malé písmená ihneď po dvojbodke sú tie strojopisca.
• Prílohy. Aby ste sa uistili, že príjemca vie, že k listu sú v rovnakom obálke priložené položky, použite také označenia ako "Príloha, " "Prílohy, " "Prílohy (2)." Napríklad, ak posielate životopis a vzor písania spolu s vašim sprievodným listom, urobíte to nasledovne: "Príloha: Životopis a vzor písania." Ak sa príloha stratí, príjemca to bude vedieť.
• Kópie. Ak posielate kópie listu iným, uveďte tento fakt aj v poznámkach na konci. Ak by ste, napríklad, boli rozhorčení spôsobom, akým miestny predajca riešil vaše problémy s opravou a posielali by ste kópiu svojho listu na Úrad pre lepšie podnikanie, napísali by ste toto: "cc: Úrad pre lepšie podnikanie." Ak plánujete poslať kópiu svojmu právnikovi, napíšte niečo ako toto: "cc: pán Raymond Mason, právnik."

Nasledujúce stránky. Ak je váš list dlhší ako jedna stránka, hlavičku na vrchu nasledujúcich stránok je možné spracovať jedným z nižšie uvedených spôsobov. Informácie v nasledujúcej hlavičke stránky sú meno príjemcu, dátum a číslo stránky:

Príklady formátu hlavičky nasledujúcej stránky.

Ak používate hlavičkové papiere, nezabudnite ich nepoužívať na nasledujúce stránky. Musíte však použiť prázdny papier rovnakej kvality, gramáže a textúry ako hlavičkový papier (zvyčajne sú hlavičkové papiere dodávané s zhodným prázdnym papierom).

Formáty obchodných listov

Ak píšete obchodný list, vyberte si jeden z bežných formátov, ako je uvedené v príkladoch listov nižšie. Tieto zahŕňajú blokový list, polo-blokový list, alternatívny blokový list a zjednodušený list.

• Pozri na VEĽKÉ PÍSMO.
• Pozri sa na poloblokové písmo.
• Pozri na alternatívne blokové písmeno.
• Pre zjednodušený list.

Ktorý z týchto formátov použiť závisí od tých, ktoré sa bežne používajú vo vašej organizácii alebo od situácie, v ktorej píšete. Použite zjednodušený list, ak nemáte meno jednotlivca alebo oddelenia, ktorému by ste mohli písať.

Štýl v obchodných správach

Písanie obchodných listov a poznámok sa v určitých dôležitých aspektoch líši od písania správ. Majte na pamäti nasledujúce rady, keď píšete a najmä keď revidujete svoje obchodné listy alebo poznámky.

Uveďte hlavnú činnosť, účel alebo tému hneď na začiatku. Dovoľte čitateľovi, aby od prvej vety vedel, o čom je váš list. Pamätajte, že keď biznismeni otvoria list, ich prvou obavou je zistiť, o čom list je, aký je jeho účel a prečo by si mali nájsť čas na jeho prečítanie. Preto sa vyhnite zdĺhavým úvodom. Ak píšete, aby ste sa uchádzali o prácu, začnite niečím ako: "Píšem, aby som sa uchádzal o pozíciu, ktorú aktuálne máte otvorenú...." Ak máte pre niekoho zlú správu, nemusíte všetko odhaliť v prvej vete. Tu je príklad, ako sa vyhnúť negatívnemu formulovaniu: "Píšem v reakcii na váš list z 24. júla XXXX, v ktorom diskutujete o problémoch, ktoré ste mali s elektronickým tabuľkovým procesorom zakúpeným od našej spoločnosti." Nasleduje ďalší príklad.

Hneď na začiatku uveďte hlavnú účel alebo predmet listu. Problémová verzia sa od samého začiatku len rozpadáva. Opravená verzia aspoň stanovuje účel listu (a potom sa tiež začína rozpadávať).

Ak odpovedáte na list, identifikujte ten list podľa jeho predmetu a dátumu v prvom odseku alebo vete. Zaneprázdnení príjemcovia, ktorí sami píšu veľa listov, si možno nespomenú na svoje listy k vám. Aby ste predišli problémom, uveďte dátum a predmet listu, na ktorý odpovedáte:

Vážený pán Stout: Píšem v reakcii na váš list z 1. septembra 2024, v ktorom popisujete problémy, ktoré ste mali s jednou z našich motorových píl. Je mi ľúto, že ste utrpeli toto nepríjemnosti a náklady a....

Vážená pani Cohen: Práve som dostal váš list z 4. augusta 2024, v ktorom uvádzate mená a iné zdroje, z ktorých môžem získať ďalšie informácie o výrobe a používaní plastových fliaš v priemysle nealkoholických nápojov....

Udržiavajte odseky väčšiny obchodných listov krátke. Odstavce obchodných listov bývajú zvyčajne krátke, niektoré majú len jednu vetu. Obchodné listy sa nečítajú rovnako ako články, správy alebo knihy. Zvyčajne sa čítajú rýchlo. Veľké, hrubé, husté odstavce dlhšie ako desať riadkov, ktoré si vyžadujú veľa sústredenia, nemusia byť čítané dôkladne—alebo sa nemusia čítať vôbec.

Aby ste prijímateľovi uľahčili rýchlejšie čítanie vašich listov a porozumenie a zapamätanie si dôležitých faktov alebo myšlienok, vytvorte relatívne krátke odseky, ktoré majú medzi tromi a ôsmimi riadkami. V obchodných listoch sú odseky, ktoré sa skladajú iba z jednej vety, bežné a úplne akceptovateľné. V priebehu tejto kapitoly uvidíte príklady kratších odsekov, ktoré sa bežne používajú v obchodných listoch.

"Rozdeľte" obsah vášho listu. Keď "kompartmentalizujete"obsah obchodného listu, umiestnite každý rôzny segment diskusie—každú rôznu tému listu—do vlastného odseku. Ak by ste písali sťažnosť ohľadom problémov so systémovou jednotkou vášho osobného počítača, mohli by ste mať tieto odseky:

• Popis problémov, ktoré ste mali s týmto.
• Neúčinné opravy, ktoré ste mali
• Kompensácia, ktorú si myslíte, že si zaslúžite, a prečo.

Skúmajte každý odsek vašich listov z hľadiska jeho účelu, obsahu alebo funkcie. Keď nájdete odsek, ktorý robí viac ako jednu vec, zvážte jeho rozdelenie na dva odseky. Ak objavíte dva krátke samostatné odseky, ktoré robia to isté, zvážte ich spojenie do jedného.

Poskytnite ukazovatele tém na začiatku odsekov. Analyzujte niektoré z písmen, ktoré vidíte v tejto kapitole, z pohľadu obsahu alebo účelu ich jednotlivých odsekov. V prvej vete akéhokoľvek odseku obchodného listu sa pokúste nájsť slovo alebo frázu, ktorá naznačuje tému tohto odseku. Ak odsek hovorí o vašich problémoch s osobným počítačom, zapracujte slovo "problémy" alebo frázu "problémy s mojím osobným počítačom" do prvej vety. Týmto spôsobom poskytnete príjemcom jasný prehľad o obsahu a účele každého odseku. Tu je úryvok pred a po zapracovaní ukazovateľov tém:

Problém: Pracoval som ako elektrikár v oblasti Decatur, Illinois, asi šesť rokov. Od roku 2022 som licencovaný mestom Decatur ako elektrický dodávateľ kvalifikovaný na vykonávanie komerčnej a priemyselnej práce, ako aj na rezidenčné práce. Revízia: Pokiaľ ide o moje pracovné skúsenosti, pracoval som ako elektrikár v oblasti Decatur, Illinois, asi šesť rokov. Od roku 2022 mám licenciu od mesta Decatur ako elektrikársky dodávateľ kvalifikovaný na vykonávanie komerčných a priemyselných prác, ako aj rezidenčných prác.(Italics nie sú v origináli.)

V obchodnom liste, kedykoľvek je to možné, používajte zoznamy alebo položky. Zoznam rozširuje text listu, čím uľahčuje rýchle zachytenie dôležitých bodov. Zoznamy sa dajú spracovať rôznymi spôsobmi, ako je vysvetlené v kapitole o zoznamoch. Pre príklady zoznamov v obchodnej korešpondencii pozrite formát blokového písma v predchádzajúcom, dopytovací list, a objednávací list.

Umiestnite dôležité informácie strategicky v obchodných listoch. Informácie v prvej a poslednej línii odstavcov sa zvyčajne čítajú a zapamätávajú ľahšie. Tieto body majú vysokú viditeľnosť. Informácie skryté v strede dlhých odstavcov sú ľahko prehliadnuteľné alebo zabudnuteľné. Napríklad v žiadostiach o zamestnanie, ktoré musia presvedčiť potenciálnych zamestnávateľov, že ste správny človek na danú prácu, umiestnite informácie o vašich príťažlivých kvalitách na začiatok alebo koniec odstavcov pre väčší dôraz. Menej pozitívne alebo škodlivé informácie umiestnite na menej viditeľné miesta. Ak máte niečo ťažké povedať, dobrá (a čestná) stratégia je de-emfázovať to tým, že ich umiestnite do oblastí s menším dôrazom. Ak práca vyžaduje tri roky skúseností a vy máte len jeden, skryte tento fakt uprostred alebo v dolnej polovici hlavného odstavca žiadosti. Výsledný list bude úprimný a kompletný; jednoducho nebude zbytočne zdôrazňovať slabé body. Tu sú niektoré príklady týchto myšlienok:

Problém: V júli absolvujem Univerzitu Kansas s titulom bakalára vo vedy o výžive a dietetike. Počas posledných štyroch rokov, počas ktorých som sa venoval tomuto programu, som pracoval ako laboratórny asistent pre Dr. Alison Laszlo a bol som aktívny v dvoch súvisiacich organizáciách, Združenie študentov dietetiky a Americká asociácia domácich ekonómov. V mojich laboratóriách z nutričnej bi chémie a potravinovej vedy som napísal množstvo technických správ a vedeckých publikácií. Taktiež som posledný rok a pol pracoval ako dietetický pomocník v nemocnici St. David's v Lawrence. (Práca vyžaduje technického spisovateľa; najprv to zdôraznime, potom spomeňme zvyšok!) Revízia: Na mojej vzdelaní na Univerzite v Kansase som mal značné skúsenosti s písaním technických správ a vedeckých prác. Väčšina týchto správ a prác bola v oblasti výživy a dietetiky, v ktorej získam titul bakalára prírodných vied tento júl. Počas mojich štyroch rokov na univerzite som tiež zaobchádzal s množstvom administratívy ako laboratórny asistent pre Dr. Alison Laszlo, ako člen dvoch súvisiacich organizácií, Študentskej dietetickej asociácie a Americkej asociácie domácich ekonómií, a ako dietetický asistent v nemocnici sv. Dávida v Lawrence za posledný rok a pol.

Problém: Doteraz som nevykonal žiadnu nezávislú inšpekciu budov sám. Posledné dva roky pracujem pod dohľadom pána Roberta Packwooda, ktorý mi často zveroval primárnu zodpovednosť za prehliadky a inšpekcie nehnuteľností. Bol to pán Packwood, kto ma povzbudil, aby som sa uchádzal o túto pozíciu. Taktiež som na základe zmluvy renovoval staršie domy a mám nejaké skúsenosti v priemyselnej výstavbe ako zvárač a ako úradník na jadrovom staveništi. (Nepodvádzajme sa navzájom ohľadom našich nedostatkov v skúsenostiach, ale ani to nedávajme na billboard!) Revizia: Pokiaľ ide o moje pracovné skúsenosti, za posledné dva roky som vykonal množstvo prehliadok budov a kontrol nehnuteľností pod dohľadom pána Roberta Packwooda. Pán Packwood, ktorý ma povzbudil, aby som sa uchádzal o túto pozíciu, mi často zveril hlavnú zodpovednosť za mnohé kontrolné práce. Takisto som vykonával renovácie starších domov na základe zmluvy a mám niektoré skúsenosti v priemyselnej výstavbe ako zvárač a ako úradník na jadrovom stavenisku.

Nájdite pozitívne spôsoby, ako vyjadriť zlé správy vo vašich obchodných listoch. Často musia obchodné listy oznamovať zlú správu: rozbitú klávesnicu počítača nie je možné vymeniť, alebo niekoho nie je možné zamestnať. Takéto zlé správy je možné oznámiť taktným spôsobom. Tým sa znižuje pravdepodobnosť ukončenia obchodných vzťahov s príjemcom zlých správ. Aby ste zlú správu vyjadrili pozitívne, vyhnite sa slovám ako "nie je možné," "zakazuje," "neúspešný," "nepríjemné," "odmietnuť," "zakázať," "obmedziť," a "odoprieť" čo najviac. Prvé verzie príkladových viet nižšie sú formulované dosť chladným a nepriateľským negatívnym spôsobom; druhé verzie sú oveľa pozitívnejšie, srdečnejšie a taktné:

Problém: Kvôli množstvu informácií, ktoré žiadate vo svojom liste, vám jednoducho nemôžem pomôcť bez vážneho narušenia môjho pracovného plánu. Revizia: Vo svojom liste žiadate o dobré množstvo informácií, ktoré by som vám rád pomohol nájsť. Kvôli mojim pracovným záväzkom však budem môcť odpovedať len na niektoré otázky....

Problém: Ak túto reklamnú zmluvu nedokončíte a nevrátite do 1. júla XXXX, nedostanete svoj reklamný priestor v tomto roku Kapitolové riadky. Ak sme od vás nedostali odpoveď do tejto lehoty, predáme vašu reklamnú plochu niektorému inému klientovi. Revizio: Prosím, vyplňte priloženú zmluvu a zašlite nám ju do 1. júla XXXX. Po tomto termíne začneme predávať akýkoľvek neobnovený reklamný priestor v tomto roku. Kapitolové línie, takže dúfam, že sa od vás skôr dozvieme.

Problém: Aj keď som ochotný diskutovať o zmenách v konkrétnych aspektoch tohto článku alebo nápadoch na ďalšie oblasti, ktoré by sa mali pokryť, nie som pripravený zmeniť základnú tému článku: použiteľnosť mikropočítačového systému Victor. Reviziu: Určite som otvorený návrhom a komentárom o konkrétnych aspektoch tohto článku, alebo akýchkoľvek vašich myšlienkach na dalšie oblasti, ktoré by som podľa vás mal pokryť. Chcem však zachovať základnú tému článku: použiteľnosť systému Victor mikroponítača.

Zamerajte sa na potreby, ciele alebo záujmy príjemcu namiesto svojich vlastných. Vyhnite sa egocentrickému zameraniu na svoje vlastné obavy namiesto obáv príjemcu. Aj keď musíte v obchodnom liste veľa hovoriť o sebe, robte to spôsobom, ktorý spojí vaše obavy s obavami príjemcu. Tento štýl orientovaný na príjemcu sa často nazýva "attitúda ty-príjemca," čo neznamená používať viac "ty", ale urobiť príjemcu hlavým zameraním listu.

Problém: Píšem vám ohľadom zmeny v našej cenovej politike, ktorá ušetrí našej spoločnosti čas a peniaze. V prevádzke ako je tá naša, nás stojí značné množstvo pracovného času (a teda aj nákladov) umývanie a oplachovanie nášho použitých jedál po veľkých akciách. Taktiež sme utrpeli značné náklady na výmenu textílií, ktoré boli zničené škvrnami, ktoré mohli byť namočené okamžite po akcii a zachránené. Revizia: Píšem vám, aby som vás informoval o novej politike, ktorú začíname, s platnosťou od 1. septembra 2021, ktorá nám umožní častejšie a bez oneskorenia uspokojiť potreby vašich veľkých akcií. V prevádzke, ako je naša, kde zásobujeme na akcie pre až 500 ľudí, je časové zdržanie kritické; nepoužité a neopláchnuté nádoby spôsobujú oneskorenie pri upratovaní a, čo je dôležitejšie, menej častú a menej pohotovú službu pre vás, zákazníka. Taktiež sa dajú vyhnúť dodatočné poplatky za škvrnité obrusy okamžitým namočením po akcii.

Problém: Z týchto dôvodov bude naša nová politika, platná od 1. septembra XXXX, účtovať dodatočných 15 % za neumytý riad a 75 % z veľkoobchodnej hodnoty za škvrnité textílie, ktoré neboli namočené. Revízia: Preto, aby sme vám mohli rýchlo zabezpečiť potreby pre vaše veľké oslavy, začneme účtovať 15% za všetky neumyté riady a 75% z veľkoobchodnej hodnoty za zašpinené obrúsky, ktoré neboli namočené. Dúfame, že táto politika povzbudí pomocné sily v kuchyni našich zákazníkov, aby na konci veľkých osláv rýchlo a jednoducho umývali a/alebo namáčali. Týmto spôsobom zabezpečíme rýchlejšiu a častejšiu obsluhu.

Vyhnite sa pompéznym, nafúknutým a právne znejúcim výrazom. Dávajte si pozor na nadutý, dôležito znejúci jazyk. Tento typ jazyka sa na prvý pohľad môže zdať profesionálny; v skutočnosti je to smiešne. Samozrejme, takéto vyjadrenia sú zjavne nevyhnutné v právnych dokumentoch; ale prečo ich používať v iných písomných situáciách? Keď píšete obchodný list, predstavte si seba ako osobu, ktorá hovorí priamo, má zdravý rozum a je nohami na zemi (ale vyhnite sa slangu). Pozrite sa na nasledujúce príklady pre zásadnú dávku byrokratizmu.

Pompézny jazykový variant	Jasná anglická verzia
Učitelia musia podporovať študentov v ich procese akulturácie do gramotnosti v elektronických konferenciách.	Učitelia musia pomôcť študentom zvyknúť si na online konferencie.
Študenti sa musia naučiť, ako tento médium obmedzuje a umožňuje ich produkciu a výmenu diskurzu.	Študenti sa musia naučiť, ako online konferencovanie ovplyvňuje ich komunikáciu.
Učitelia musia dynamicky spoluvytvárať intelektuálny, sociálny a politický priestor, ktorým je elektronická konferencia, so svojimi študentmi.	Učitelia musia vytvoriť atmosféru online konferencie so svojimi študentmi.
Študenti musia vidieť, že rétorika neustále sa meniacich rolí ako producentov a spotrebiteľov diskurzu v interaktívnej dynamike diskurznej výmeny v rýchlom elektronickom doručovacom systéme je rovnaká, aká sa vyskytuje medzi rečníkmi a poslucháčmi počas ústneho rozhovoru.	Študenti musia pochopiť, že ich úlohy ako autorov a čitateľov v online konferenciách sa rýchlo menia, podobne ako sa menia ich úlohy ako rečníkov a poslucháčov v ústnych rozhovoroch.

Tu je ďalší príklad—pred a po:

Vyhnite sa pompéznemu, úradnícky znejúcemu písaniu. Nie je len tón problémovej verzie urážlivý, ale je takmer dvakrát dlhšia ako revidovaná verzia!

Dajte svojmu obchodnému listu "akčný záver" kedykoľvek je to vhodné. "končící" akcia jasne vyjadruje, čo očakáva autor listu od prijímateľa a kedy. Neefektívne závery obchodných listov často končia pomerne plytkými, nezáväznými vyhláseniami, ako sú "Dúfam, že sa čoskoro ozvete" alebo "Dajte mi vedieť, ak môžem byť ešte nápomocný." Namiesto toho, alebo navyše, špecifikujte akciu, ktorú by mal prijímateľ podniknúť, a harmonogram pre túto akciu. Ak napríklad píšete dotazovací list, zdvorilo požiadajte editora, aby vás informoval o svojom rozhodnutí, ak je to vôbec možné, do mesiaca. Ak píšete žiadosť o zamestnanie, nenápadne sa pokúste dohodnúť dátum a čas na pohovor. Tu je niekoľko príkladov:

Akonáhle schválite tento plán, začnem okamžite kontaktovať predajcov, aby som zariadil nákup a dodanie prenosných počítačov. Môžem očakávať, že sa od vás do konca týždňa dozviem?

Som voľný po 14:00 väčšinu dní. Môžeme si dohodnúť stretnutie, aby sme podrobnejšie prediskutovali moje skúsenosti a túto pozíciu? Teším sa na vašu odpoveď.

Písanie profesionálnych e-mailov. Michael Alley, Penn State

Rád by som si vypočul vaše myšlienky, reakcie a kritiku k tejto kapitole: vaša odpoveď—David McMurrey.