Tafadhali bofya hapa ili kumsaidia David McMurrey kulipia huduma ya kuhifadhi tovuti:
Toa mchango wowote mdogo unaoweza!
Online Technical Writing itaendelea kuwa bure.
Kikwazo kikubwa unachoweza kukutana nacho unapokuwa unaandika maelezo ni kukumbuka maana ya istilahi hiyo jinsi inavyotumika katika muktadha huu. Sisi sote hutumia neno description kwa upana kurejelea karibu mjadala au ufafanuzi wowote. Hata hivyo, katika muktadha huu linamaanisha mjadala wa kina wa vipengele vya kimaumbile vya kitu. Hii inajumuisha kujadili mambo kama rangi, umbo, ukubwa, uzito, urefu, upana, unene, mguso, msongamano, yaliyomo, vifaa vya ujenzi, na kadhalika.
Kwa mfano, sentensi ifuatayo si maelezo kwa maana tunayotumia hapa:
Disketi ya kompyuta ni kifaa kinachotumiwa kuhifadhi data za kielektroniki.
Sentensi hii inaeleza kazi au madhumuni, lakini haitoi maelezo ya kimwili, au hutoa machache sana. Hata hivyo, sentensi ifuatayo bila shaka ni maelezo kamili:
Disketi ya kawaida ya kompyuta ya miaka ya 1980 ilikuwa na ukubwa wa inchi 3.5 kwa inchi 3.5 na ilikuwa na unene wa takriban inchi 1/8.
Hakikisha unaangalia mifano ya maelezo inayopatikana katika sura hii.
Infografia ya sura hii iliyotengenezwa na NotebookLM
Mazingira ya Maelezo
Kama ilivyotajwa awali, maelezo ni kipengele cha kawaida katika uandishi wa kiufundi—lakini si kwa namna ile ile kama ilivyo kwa maagizo. Maelezo mara nyingi huonekana kama sentensi moja au mbili hapa, aya pale, au sehemu nzima mahali pengine. Aina fulani za uandishi wa kiufundi huangazia maelezo:
- Ripoti za ajali zinazohitaji maelezo ya kina.
- Vipimo vya bidhaa—nyaraka zinazoeleza muundo na sifa za bidhaa mpya au iliyobadilishwa—zina maelezo mengi.
- Maagizo mara nyingi huhitaji maelezo ili kuwasaidia wasomaji kufikiria wanachofanya na wanachofanyia kazi.
Maudhui na Mpangilio wa Maelezo
Yafuatayo ni mapitio ya sehemu ambazo kwa kawaida hupatikana katika maelezo. Unaposoma, angalia mifano ya maelezo.
Utangulizi. Panga kwa uangalifu utangulizi wa maelezo yako. Hakikisha unatimiza mambo yote yafuatayo (ingawa si lazima kwa mpangilio huu) yanayohusu maelezo yako mahususi:
- Eleza kwa uwazi kitu mahususi kinachokaribia kuelezwa.
- Eleza ni maarifa na usuli gani hadhira inahitaji ili kuelewa maelezo.
- Toa maelezo ya jumla ya kitu hicho.
- Jumuisha muhtasari wa maudhui ya maelezo.
Usuli. Ikiwa kitu unachokieleza hakitarajiwi kufahamika kwa wasomaji wengi, fikiria kuongeza maelezo ya usuli kabla ya kuingia moja kwa moja katika maelezo yenyewe. Kwa mfano, ikiwa unakaribia kueleza kipimo cha msongamano cha SGO/3 kwa wasio wataalamu, ni vyema kwanza kujadili kitu hicho ni nini, kinafanya nini, na kinatumika katika sehemu gani ya dunia.
Majadiliano ya sehemu au sifa. Sehemu kuu ya maelezo yako ni majadiliano ya kila sehemu au sifa. Ni lazima ugawanye kitu unachokieleza katika sehemu, sifa, au vyote viwili. Sehemu ni rahisi kuelewa: kwa mfano, penseli ya mbao ina grafiti, mwili wa mbao, kifutio, na klipu ya chuma. Sifa ni vipengele vinavyoweza kuelezwa lakini si sehemu: kwa mfano, penseli ina uzito, urefu, upana, na kadhalika. Ikiwa ungekuwa mfanyabiashara anayeanza katika sekta ya mali isiyohamishika na ulilazimika kueleza kiwanja wazi kwa faili za kampuni, huenda ungeeleza kwa sifa zake: eneo, ukubwa wa ardhi, mandhari, uoto, upatikanaji wa huduma za matumizi, na kadhalika. (Angalia maelezo ya kifaa cha kale cha kukwangua jiwe katika mifano; sehemu yake imepangwa kulingana na sifa, na sehemu nyingine kulingana na sehemu!)
Baada ya kugawanya kitu unachokieleza katika sehemu, sifa, au vyote viwili, kazi yako inayofuata ni kueleza kila kimoja. Kwa vitu vya kimitambo, ni vizuri kuanza kwa kufafanua sehemu kwa kueleza kazi yake. Baada ya hapo, eleza sehemu hiyo kutoka kwa ujumla hadi kwa mahususi, ukitumia vyanzo vyovyote vya maelezo vinavyofaa.
Tambua kwamba katika maelezo, unaweza kuchanganya aina nyingine za uandishi. Utajikuta unaeleza kazi, unafafanua istilahi, na kujadili kwa kifupi mchakato fulani unapotoa maelezo. Hilo si tatizo mradi tu mwelekeo mkuu na sehemu kubwa ya maudhui ni maelezo halisi.
Majadiliano ya uendeshaji au mchakato unaohusiana. Katika hatua fulani ya maelezo—mara nyingi mwishoni—ni muhimu kutoa muhtasari wa uendeshaji au mchakato unaohusiana na kitu unachokieleza. Kwa mfano, ikiwa umeeleza penseli ya kimitambo, unaweza kueleza kwa ufupi jinsi inavyotumika. Ikiwa umeeleza chembe ya theluji, unaweza kujadili mchakato uliosababisha kuundwa kwake.
Vyanzo vya Maelezo
Unapoandika maelezo, unahitaji kufikiria aina za maelezo ya kimaelezo unayoweza kutoa. Wakati mwingine, maelezo huwa dhaifu katika eneo hili. Tumia orodha ifuatayo kupanga maelezo yako au kukagua maelezo uliyoandika tayari. Fikiria aina za maelezo ya kimaelezo unayoweza kutoa, au tumia orodha hii kubaini yale ambayo bado hujatumia:
|
rangi urefu upana umbo uzito vifaa mguso mahali mbinu za kuunganisha harufu |
kina kiasi muundo, usanifu viambato umri sehemu ndogo urefu umaliziaji joto kiasi cha unyevu |
Mtazamo wa kielelezo wa maelezo. Kumbuka kwamba huu ni mfano wa kawaida tu wa maudhui na mpangilio—mengi mengine yanawezekana.
Masuala Mbalimbali
Katika maelezo, huenda ukajikuta ukitafakari jinsi ya kushughulikia nambari, vifupisho, na alama:
Nambari. Kumbuka kwamba uandishi wa kiufundi huvunja baadhi ya kanuni ulizojifunza kwa bidii katika masomo ya awali ya uandishi. Katika muktadha wa uandishi wa kiufundi, mara nyingi tunajali sana kuhusu nambari na tunataka zionekane wazi. Hii ina maana kwamba unapaswa kutumia tarakimu katika maandishi endelevu wakati nambari inaonyesha kiasi kamili, kilichopimwa, au kinachoweza kupimwa, au inapowakilisha thamani muhimu. Kwa mfano, katika sentensi zifuatazo, inaonekana ni muhimu kwamba nambari ni sahihi:
Kikombe kina kipenyo cha inchi 3.
Tumia misumari 4 kufunga bango ukutani.
Hata hivyo, hili halimaanishi kutumia tarakimu kwa thamani zisizo muhimu. Kwa mfano, katika sentensi ifuatayo, hakuna umuhimu mkubwa kuhusu idadi ya sehemu zilizomo katika ripoti:
Ripoti ina sehemu kuu nne.
Tazama sehemu ya numbers vs. words kwa maelezo zaidi.
Muundo wa aya ya kimaelezo. Kwa kawaida huanza na kauli kuhusu madhumuni au kazi ya sehemu, ikifuatiwa na maelezo ya kimaelezo. Maelezo hayo hutegemea “vyanzo” vya maelezo—kama vile rangi, umbo, upana, na urefu.
Vifupisho. Katika uandishi wa kiufundi, tunatarajia kuona vifupisho. Vitumie kwa uhuru katika maelezo yako. Kumbuka kanuni ya uakifishaji wa vifupisho—vitie alama ya uakifishaji tu ikiwa vinaunda neno (kwa mfano, “in.”). Kumbuka pia kwamba vifupisho havipaswi kuandikwa moja kwa moja karibu na nambari vinavyotumika nayo (kwa mfano, andika “8 mm tape” au “8-mm tape” lakini sio “8mm tape”).
Alama. Tatizo la kawaida zaidi kuhusu matumizi ya alama katika maagizo na maelezo linahusiana na inchi na futi. Ikiwa unaandika maagizo ya mradi wa useremala uliojaa vipimo vya futi na inchi, tumia alama " (inchi) na ' (futi). Hata hivyo, ikiwa unataja vipimo hivi mara chache tu, tumia neno au kifupi badala yake.
Michoro na Muundo katika Maelezo
Katika maelezo mengi, utahitaji angalau mchoro mmoja wa kitu unachokieleza, ukiwa na lebo zinazoonyesha sehemu zake. Tazama sehemu ya graphics kwa maelezo zaidi kuhusu kuunda michoro, kuzipangilia, na kuziunganisha katika maelezo yako.
Vichwa vya Habari. Katika maelezo, utahitaji kutumia vichwa vya habari na vidogo ili kutenganisha majadiliano ya sehemu au sifa binafsi. Kumbuka kwamba, kwa hali bora, unapaswa kueleza kila sehemu katika aya au sehemu tofauti—na kuashiria mjadala huo kwa kichwa cha habari. Ikiwa una sehemu ya usuli, tumia pia kichwa cha habari kwa ajili yake. Tazama sehemu ya headings kwa mahitaji mahususi.
Orodha. Orodha si muhimu sana katika maelezo kama zilivyo katika maagizo. Hata hivyo, ikiwa unaorodhesha sehemu, sehemu ndogo, au vipimo, hizi ni hali nzuri za kutumia orodha. Tazama sehemu ya lists kwa mahitaji mahususi.
Taarifa Maalum. Katika maelezo, taarifa maalum hazina jukumu muhimu kama zilivyo katika maagizo. Kwa sababu ikiwa kweli ni maelezo, wasomaji hawatarajiwi kufuata utaratibu wowote, na kwa hivyo hawapaswi kuwa katika hatari ya kuharibu vifaa, kupoteza vifaa, kuharibu mchakato, au kujiumiza wao wenyewe au wengine. Hata hivyo, unaweza kuona kwamba taarifa maalum ya note inaweza kuwa muhimu kusisitiza hoja muhimu au vighairi. Tazama sehemu ya special notices kwa mjadala kamili wa matumizi sahihi ya taarifa hizi, pamoja na muundo na mahali pake ndani ya maagizo.
Ningefurahi kupata mawazo yako, maoni, na ukosoaji kuhusu sura hii: majibu—David McMurrey
