تکنیکی تحریر کے کورسز کی ایک اچھی بات یہ ہے کہ زیادہ تر مضامین میں میزیں، چارٹس، اور گراف شامل ہوتے ہیں—یا کم از کم یہ ہونی چاہئیں۔ پیشہ ورانہ، تکنیکی تحریر میں مختلف قسم کے، میزیں، پی چارٹس، بار چارٹس، لائن گراف، فلو چارٹس، وغیرہ شامل ہوتے ہیں۔ جب آپ ان چیزوں کو اپنی تحریر میں شامل کرنا سیکھ جاتے ہیں، تو آپ کو خود کو ان کے استعمال کی پابند سمجھنا چاہیے جب بھی صورت حال ان کی ضرورت ظاہر کرے۔
اضافی وسائل
جو چیزیں آپ کو جدول اور شکلیں بنانے کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہے تقریباً سب کچھ. ایک شاندار وسائل بیولوجی کے شعبے، بیٹس کالج، لیوسٹن، ایم ای، 2012 سے۔
میزیں
ٹیبلز، ظاہر ہے، وہ نمبر اور الفاظ کی قطاریں اور کالم ہیں، زیادہ تر نمبر۔ یہ معلومات تک فوری رسائی اور نسبتا آسان موازنہ کی اجازت دیتے ہیں۔ اگر ڈیٹا کو وقت کے لحاظ سے ترتیب دیا جائے (مثال کے طور پر، ایک عشرے کے دوران فروخت کے اعداد و شمار)، تو ٹیبل دکھا سکتی ہے رجحانات—سرگرمی کے بڑھتے یا گھٹتے نمونوں۔ یقیناً، ٹیبلز ہمیشہ ڈیٹا کے درمیان ایسے رجحانات یا تعلقات کو ظاہر کرنے کے لئے سب سے واضح یا ڈرامائی طریقے نہیں ہوتے—اسی لئے ہمارے پاس چارٹس اور گراف ہیں (جس پر اگلی سیکشن میں بات کی جائے گی)۔
ٹیبلز کے استعمالات۔ ٹیبلز کا سب سے بڑا استعمال عددی ڈیٹا کے لیے ہوتا ہے۔ تصور کریں کہ آپ مختلف ماڈلز کے لیزر پرنٹرز کی جسمانی خصوصیات جیسے اونچائی، گہرائی، لمبائی، وزن وغیرہ کے لحاظ سے مقابلہ کر رہے ہیں۔ ٹیبل کے لیے یہ بالکل مناسب ہے۔
تاہم، اس تصور میں قید مت ہوں کہ ٹیبل صرف عددی ڈیٹا کے لیے ہوتے ہیں۔ جب بھی آپ ایسی صورتحال میں ہوں جہاں آپ مختلف چیزوں کے بارے میں ایک ہی قسم کی تفصیلات فراہم کر رہے ہوں، آپ کے پاس ٹیبل بنانے کا موقع ہے۔ مثال کے طور پر، تصور کریں کہ آپ ایک لیزر پرنٹر کے کئی ماڈلز کا موازنہ کر رہے ہیں: آپ ہر پرنٹر کے بارے میں ایک ہی قسم کی چیزیں (اس کی قیمت، پرنٹ کی رفتار، سپلائی کی قیمتیں، وارنٹی کی شرائط، وغیرہ) کہہ رہے ہوں گے۔ یہ ٹیبل کے لیے بہترین مواد ہے، اور یہ زیادہ تر الفاظ ہوں گے نہ کہ عدد (اور اس صورت میں، آپ شاید چاہیں گے کہ تحریری بحث کو وہیں چھوڑ دیں اور معلومات کو ٹیبل کی شکل میں "دوبارہ پیش" کریں۔
ٹیبل کی شکل۔ اس کی سب سے سادہ شکل میں، ایک ٹیبل میں معلومات کی ایک گروپ ہوتی ہیں جو قطاروں اور کالموں پر مشتمل ہوتی ہیں۔ ہر کالم کے اوپر ایک کالم ہیڈنگ، جو اُس کالم کے مواد کی وضاحت یا شناخت کرتا ہے (اور اکثر یہ پیمائش کی اکائی کو ظاہر کرتا ہے)۔ میز کے بائیں کنارے پر ہو سکتے ہیں قطار کے سرخیوں، جو اس صف کے مواد کی وضاحت یا شناخت کرتے ہیں۔ جب صفوں یا کالموں کو گروپ یا ذیلی تقسیم کرنا ہو تو معاملہ پیچیدہ ہوجاتا ہے۔ ایسی صورتوں میں، آپ کو صف یا کالم بنانا ہوتا ہے۔ ذیلی سرخیوں. یہ یہاں واضح کیا گیا ہے:
گروپد یا ذیلی قطاروں اور کالمز کے ساتھ جدولوں کے لیے فارمیٹ۔ نوٹ کریں کہ جدول کا عنوان جاتا ہے اوپر میز۔
روایتی طور پر، کسی جدول کا عنوان جدول کے اوپر رکھا جاتا ہے یا جدول کی پہلی قطار ہوتی ہے۔ اگر جدول کا مواد واضح ہے اور رپورٹ میں کہیں اور سے جدول کا حوالہ دینے کی ضرورت نہیں ہے، تو آپ عنوان کو چھوڑ سکتے ہیں۔
ٹیبلز کے لئے مخصوص طرز اور فارمیٹنگ کے رہنما اصولوں کے بارے میں، ان چیزوں کو ذہن میں رکھیں:
- متن میں موجود جدول کا حوالہ دیں جو جدول سے پہلے ہے۔ جدول میں موجود اعداد و شمار کی عمومی اہمیت کی وضاحت کریں؛ قارئین سے یہ نہ توقع کریں کہ وہ خود ہی پوری طرح اس کا اندازہ لگائیں۔
- قارئین کو 11 کالم اور 30 قطاروں والی بڑے جدولوں سے پریشان نہ کریں! جدول کے ڈیٹا کو صرف اس حد تک سادہ کریں جو آپ کے نقطہ نظر کی وضاحت کرتا ہے—بغیر، یقینا، اس ڈیٹا کو بگاڑے بغیر۔
- کسی کالم کی ہر خلیے میں اکائی کی ماپ کا لفظ یا اختصار نہ لکھیں۔ مثلاً، اگر ایک کالم میں تمام ماپیں ملی میٹر میں ہیں تو ہر نمبر کے بعد "mm" نہ لکھیں۔ اختصار کو کالم یا صف کے سرخی میں قوسین کے اندر لکھیں۔
- کالمز میں نمبروں کو دائیں یا اعشاریہ کے لحاظ سے سیدھ کریں۔ اگر 123 اور 4 ایک کالم میں ہوں تو 4 3 کے نیچے صحیح آئے گا، نہ کہ 1 کے۔
- عام طور پر، کالموں میں الفاظ بائیں طرف منظم ہوتے ہیں (اگرچہ آپ کبھی کبھار تمام الفاظ کو درمیان میں منظم کردہ کالم بھی دیکھیں گے)۔
- کالم کے سرخانے عددی اعداد کے اوپر مرکز میں ہیں (جو ایک T-shape بناتے ہیں)؛ متن کے کالموں کے ساتھ بائیں جانب ہیں۔ کالم کے سرخانے کا سیدھ actual کالمی ڈیٹا کے ساتھ متغیر ہے۔ اگر آپ کے پاس دو یا تین حرفوں کے الفاظ کا کالم ہے، تو آپ شاید چاہتے ہیں کہ سنٹر اس ڈیٹا کے اوپر کا کالم کا عنوان، چاہے یہ الفاظ ہوں نہ کہ نمبر۔ (ایسا کرنے سے ایک عجیب شکل کا L نما کالم سے بچا جا سکتا ہے۔)
- جب آپ کو جدول میں ایک یا ایک سے زیادہ آئٹمز کے بارے میں کوئی خاص نقطہ بیان کرنے کی ضرورت ہو تو معلومات سے جدول کو بھرنے کے بجائے ایک پاؤنٹ کا استعمال کریں۔
ٹیبلز تیار کرنا۔ عام طور پر، آپ معلومات ادھار لیں گے جس میں ایک اچھا جدول موجود ہے۔ اگر یہ ایک سادہ جدول ہے جس میں زیادہ سطور اور کالم نہیں ہیں، تو اسے اپنے دستاویز میں خود دوبارہ ٹائپ کریں (لیکن یاد رکھیں کہ آپ نے اسے کہاں سے ادھار لیا ہے، یہ شکل کے عنوان میں ذکر کریں)۔ تاہم، اگر یہ ایک بڑا جدول ہے جس میں بہت سارا ڈیٹا ہے، تو آپ اسے اسکین کرنے، اسکرین کیپچر کرنے، یا فوٹو کاپی کرنے میں درست ہیں اور اس طرح اسے اپنی رپورٹ میں شامل کر سکتے ہیں۔
اگر آپ اوپن آفس، ورڈ، یا ورڈ پرفیکٹ استعمال کرتے ہیں تو ٹیبل بنانے کے آلات کو استعمال کرنے کی عادت ڈالیں۔ آپ کو لائنیں اور دیگر فارمیٹنگ کی تفصیلات کھینچنے کی ضرورت نہیں ہے۔
کبھی کبھار، خام مسودوں میں تکنیکی رپورٹس میں معلومات کو عام متن کی صورت میں پیش کیا جاتا ہے، جو کہ بہتر طور پر جدول (یا جدولاتی) شکل میں پیش کی جا سکتی ہیں۔ اپنے خام مسودوں کا دوبارہ جائزہ لینا یقینی بنائیں تاکہ ایسے مواد کو تلاش کر سکیں جو جدولوں میں تبدیل کیا جا سکے۔
ٹیبلز کے لئے فارمیٹ۔ اس مثال کی طرح متن کو جدول میں تبدیل کرنے کے مواقع پر نگاہ رکھیں۔
ٹیبلز کے لئے رہنما خطوط—ایک جائزہ
پچھلے سیکشنز میں کچھ عام رہنما خطوط بیان کیے گئے ہیں جو ایک ہی جگہ پر بیان کرنے کی ضرورت ہے۔ یہ اہم ہیں!
- اپنے متن میں ان علاقوں کا خیال رکھیں جہاں آپ دو یا زیادہ چیزوں کے حوالے سے بہت سارے عددی ڈیٹا پر بات کر رہے ہیں—یہ جدولوں کے لیے بہترین ہے۔
- اپنے متن میں ان علاقوں کا خیال رکھیں جہاں آپ شرائط کی ایک سلسلے کی وضاحت کرتے ہیں—یہ جدولوں کے لیے موزوں ہے۔
- ہمیشہ جدولوں کے بارے میں پیشگی متن میں بحث کریں۔ صرف ایک جدول کو بغیر وضاحت کے نہ پھینکیں۔ قارئین کو اس کی طرف متوجہ کریں؛ اس کی بنیادی اہمیت کی وضاحت کریں۔
- عنوان استعمال کریں، جب تک کہ جدول بہت غیر رسمی نہ ہو۔ یاد رکھیں کہ عنوان کہاں جانا ہے۔ بس اوپر۔ میز
- میز کے کالموں میں الفاظ اور عبارات کو بائیں طرف سیدھ کریں (کالم کے سرخی سمیت)۔ عددی ڈیٹا کو میز کے کالموں میں دائیں طرف سیدھ کریں۔ دائیں سیدھے کردہ ڈیٹا پر ایک ہلکا سا دائیں مارجن ڈالنا اچھا ہوگا تاکہ یہ کالم کے وسط کی طرف منتقل ہو جائے نہ کہ دائیں کنارے پر کستے رہے۔
- کچھ لوگوں کا ماننا ہے کہ قارئین کے لیے عمودی طور پر موازنہ کرنا افقی موازنہ کرنے کی نسبت زیادہ آسان ہے۔ اگر آپ بھی ایسا ہی مانتے ہیں، تو اپنے ٹیبلز کو اس طرح ترتیب دیں کہ آپ کا کالمز معلومات کو شامل کریں جن کا موازنہ کیا جانا ہے۔ مثال کے طور پر، اگر آپ گاڑیوں کا موازنہ کر رہے ہیں تو آپ کے پاس ہوگا۔ کالمز ایم پی جی، قیمت، وغیرہ کے لیے۔
- جو جدولیں آپ نے جزوی یا مکمل طور پر لی ہیں، ان کے ماخذ کی نشاندہی کریں۔ یہ عنوان میں یا پا ئے کے نوٹ میں کیا جا سکتا ہے۔ اس کی وضاحت اس سیکشن میں کی گئی ہے۔ دستاویزات اور اس باب میں یہاں واضح کیا گیا ہے۔
- کالم یا صف کے سرخٹیوں میں شناختی پیمائش کی قیمتیں ظاہر کریں، ہر سیل میں نہیں۔
- پچھلے متن سے تمام ٹیبلز کا کراس ریفرنس کریں۔ کراس ریفرنس میں نمبر دیں (اگر یہ سرکاری ٹیبل ہے جس کا عنوان ہے)، ٹیبل کا موضوع بیان کریں، اور ضروری وضاحتی معلومات فراہم کریں۔
میں اس باب کے بارے میں آپ کے خیالات، ردعمل، اور تنقید کی قدر کروں گا: آپ کا جواب—ڈیوڈ میکمرے.
