Tóm tắt

Một tóm tắt là tóm tắt của một khối thông tin. Đôi khi, tóm tắt thực sự được gọi là tóm tắt—đôi khi, tóm tắt điều hành hoặc tóm tắt điều hành. Thế giới kinh doanh và khoa học định nghĩa các loại tóm tắt khác nhau tùy theo nhu cầu của họ. Nếu bạn đang tham gia một khóa học viết kỹ thuật dựa trên giáo trình trực tuyến này, báo cáo kỹ thuật của bạn (tùy vào giáo viên của bạn) có thể sử dụng hai loại: tóm tắt mô tả và tóm tắt thông tin.

Xem ví dụ về tóm tắt khi chúng xuất hiện trong báo cáo kỹ thuật.

Tóm tắt mô tả

Tóm tắt mô tả cung cấp một mô tả về chủ đề chính và mục đích của báo cáo cũng như một cái nhìn tổng quan về nội dung của nó. Như bạn có thể thấy từ ví dụ, nó rất ngắn — thường là một đoạn văn ngắn gọn từ một đến hai câu. Trong thiết kế báo cáo này, nó xuất hiện trên trang bìa. Bạn có thể đã thấy một cái gì đó tương tự như loại tóm tắt này ở phần đầu của các bài báo tạp chí.

Trong loại tóm tắt này, bạn không tóm tắt bất kỳ sự kiện hoặc kết luận nào của báo cáo. Tóm tắt mô tả làm điều đó. không nói một cái gì đó như thế này:

Vấn đề: Dựa trên một đánh giá toàn diện về các sản phẩm hiện có, báo cáo này kết luận rằng không có sản phẩm phần mềm kiểm tra ngữ pháp nào mang lại chức năng hữu ích cho người viết.

Đây là phong cách tóm tắt mà bạn tìm thấy trong tóm tắt thông tin. Thay vào đó, tóm tắt mô tả sẽ nói điều gì đó như thế này:

Sửa đổi: Báo cáo này cung cấp kết luận và khuyến nghị về phần mềm kiểm tra ngữ pháp hiện có.

Tóm tắt mô tả giống như một đoạn giới thiệu chương trình. Hoặc, để sử dụng một phép so sánh khác, nó giống như việc các tiêu đề cấp một chính của mục lục đã được viết lại dưới dạng đoạn văn.

Tóm tắt mô tả trên trang tiêu đề báo cáo.

Tóm tắt Thông tin

Tóm tắt thông tin, như tên gọi của nó, cung cấp thông tin từ nội dung của báo cáo—cụ thể là các sự kiện và kết luận quan trọng. Nói cách khác, loại tóm tắt này tóm lược thông tin chính từ mọi phần lớn trong nội dung của báo cáo.

Cứ như thể có ai đó đã dùng bút đánh dấu màu vàng và làm nổi bật tất cả những điểm chính trong nội dung báo cáo, sau đó hút chúng vào một tài liệu dài một hoặc hai trang. (Tất nhiên, sau đó cần phải chỉnh sửa và viết lại để làm cho bản tóm tắt có thể đọc được.) Cụ thể, các yêu cầu cho bản tóm tắt thông tin như sau:

• Tóm tắt các thông tin chính, kết luận và các thông tin quan trọng khác trong phần nội dung của báo cáo.
• Bằng khoảng 10 phần trăm độ dài của một báo cáo 10 trang: ví dụ, một tóm tắt thông tin cho một báo cáo 10 trang sẽ là 1 trang. Tỷ lệ này dừng lại sau khoảng 30 trang, tuy nhiên. Đối với các báo cáo 50 hoặc 60 trang, tóm tắt không nên vượt quá 2 đến 3 trang.
• Tóm tắt thông tin chính từ từng phần chính của báo cáo, và theo tỷ lệ hợp lý (một phần 3 trang trong báo cáo 10 trang nên chiếm khoảng 30% của phần tóm tắt thông tin).
• Cách trình bày thông tin theo cách rất dày đặc, cô đọng; câu văn dài hơn bình thường và chứa nhiều thông tin. Tóm tắt cố gắng nén thông tin xuống mức 10% (hoặc thấp hơn đối với các báo cáo dài). Mặc dù việc viết trong một tóm tắt thông tin được kỳ vọng là dày đặc và từ ngữ nặng nề, nhưng không được bỏ qua những từ ngữ thông thường như cái, a, và an.
• Bỏ qua phần giải thích mở đầu, trừ khi đó là trọng tâm chính của báo cáo. Các định nghĩa và thông tin nền tảng khác sẽ bị loại trừ nếu chúng không phải là trọng tâm chính của báo cáo. Tóm tắt thông tin là không một giới thiệu về nội dung của báo cáo—và nó là không một lời giới thiệu!
• Bỏ qua các trích dẫn cho các tài liệu vay mượn. Nếu bạn tóm tắt thông tin mà bạn đã vay mượn từ các tác giả khác, bạn làm không cần phải lặp lại việc trích dẫn trong tóm tắt thông tin (nói cách khác, không có dấu ngoặc với số nguồn và số trang).
• Bao gồm thông tin thống kê quan trọng. Đừng hy sinh các số liệu chính để làm cho bản tóm tắt thông tin ngắn gọn. Người ta mong đợi thấy dữ liệu số trong một bản tóm tắt thông tin.
• Bỏ cụm từ mô tả - trừu tượng. Bạn không nên thấy những cụm như: "Báo cáo này đưa ra kết luận và khuyến nghị từ một khảo sát về phần mềm kiểm tra ngữ pháp." Thay vào đó, phần tóm tắt thông tin trình bày chi tiết những kết luận và khuyến nghị đó.

Điểm cuối cùng này đặc biệt quan trọng. Mọi người thường nhầm lẫn về những loại viết được mong đợi trong các tóm tắt mô tả và thông tin. Hãy khảo sát sự khác biệt giữa cách diễn đạt thông tin và mô tả trong các ví dụ sau:

Thông tin: Dựa trên một đánh giá toàn diện về các sản phẩm hiện có, báo cáo này kết luận rằng không có sản phẩm phần mềm kiểm tra ngữ pháp nào cung cấp chức năng hữu ích nào cho những người viết.

Miêu tả: Báo cáo này cung cấp kết luận và khuyến nghị về phần mềm kiểm tra ngữ pháp hiện có.

TÓM TẮT Nhận diện giọng nói máy tính tận dụng hình thức giao tiếp tự nhiên nhất, đó là giọng nói của con người. Trong khi nói, âm thanh được tạo ra bởi dây thanh âm và không khí từ phổi. Nếu dây thanh âm rung động, âm thanh được sản xuất là có âm; ngược lại, âm thanh sẽ không có âm. Vấn đề chính trong nhận diện giọng nói là không có hai giọng nói nào phát ra âm thanh giống nhau và giọng nói của mỗi cá nhân thay đổi trong các điều kiện khác nhau. Bởi vì giọng nói thay đổi và do các từ hòa vào nhau trong một dòng liên tục trong lời nói tự nhiên, hầu hết các hệ thống nhận diện yêu cầu mỗi người nói phải huấn luyện máy móc theo giọng của họ và các từ phải có ít nhất một phần mười giây tạm dừng giữa chúng. Một hệ thống như vậy được gọi là hệ thống nhận diện từ riêng biệt và bao gồm ba thành phần chính xử lý giọng nói của con người: (1) bộ tiền xử lý loại bỏ các sự bất thường từ tín hiệu giọng nói và sau đó chia nó thành các phần; (2) bộ trích xuất đặc trưng trích dẫn 32 đặc trưng chính từ tín hiệu; và (3) giai đoạn phân loại, xác định từ được nói và bao gồm chế độ huấn luyện cùng bộ nhớ mẫu tham chiếu. Các từ được nói được xác định dựa trên một thuật toán quyết định nhất định, một số trong đó liên quan đến lập trình động, tỷ lệ giao điểm không, mã hóa dự đoán tuyến tính, và việc sử dụng sơ đồ trạng thái. Hệ thống nhận dạng giọng nói cung cấp nhiều ứng dụng bao gồm nhập liệu, tự do di chuyển, sử dụng an ninh, truy cập điện thoại và các thiết bị hữu ích cho người khuyết tật. Tuy nhiên, những hệ thống này cũng gặp phải vấn đề như độ chính xác nhận dạng kém, mất quyền riêng tư của những người sử dụng và kích thước từ vựng hạn chế. Mục tiêu của ngành công nghiệp là phát triển các hệ thống độc lập với người nói có thể nhận diện giọng nói của con người liên tục bất kể người nói là ai và có thể liên tục cải thiện kích thước từ vựng và độ chính xác nhận dạng của chúng.

Tóm tắt thông tin. Loại này tóm tắt các sự kiện và kết luận chính trong nội dung báo cáo. (Nhân tiện, nhận dạng giọng nói đã phát triển một cách đáng kể) dài kể từ khi báo cáo này được viết vào năm 1982!)

Tóm tắt điều hành

Tóm tắt điều hành là một sự kết hợp giữa tóm tắt mô tả và tóm tắt thông tin. Được viết cho các giám đốc điều hành, những người tập trung vào các quyết định kinh doanh và không nhất thiết có nền tảng kỹ thuật, nó tập trung vào các kết luận và khuyến nghị nhưng cung cấp rất ít thông tin nền tảng, lý thuyết, kết quả hoặc các chi tiết khác. Nó không tóm tắt lý thuyết hoặc phương pháp nghiên cứu; nó đưa ra các tuyên bố tóm tắt mô tả: ví dụ, "lý thuyết về sự thu nhiệt, mất nhiệt và lưu trữ cũng được thảo luận."

Để hiểu rõ về tóm tắt điều hành, hãy nghiên cứu ví dụ sau:

TÓM TẮT THỰC HIỆN Trạm Y tế Nông thôn: Các yêu cầu Các nhu cầu quan trọng nhất của các phòng khám sức khỏe nông thôn, cần tài nguyên năng lượng, như sau: Điều hòa không khí. Hệ thống làm lạnh hấp thụ, sử dụng nhiên liệu propane hoặc kerosene và phổ biến tại các phòng khám không có điện, dễ bị gián đoạn và do đó không đủ cho các loại vắc xin cần thiết trong các chương trình tiêm chủng cho những bệnh nguy hiểm như bại liệt, bạch hầu, uốn ván, ho gà, lao phổi, sởi, sốt vàng, và viêm gan B. Thay vào đó, tủ lạnh loại nén sử dụng pin lưu trữ 12 hoặc 24 volt và được sạc lại bởi các tấm năng lượng mặt trời hoặc tua-bin gió nhỏ có thể đáp ứng những nhu cầu này. Ánh sáng. Thay vì sử dụng ánh sáng từ dầu hỏa, điều phổ biến ở các cộng đồng không có điện và được biết đến là mối nguy hiểm về an toàn cũng như là nguyên nhân gây ra chất lượng không khí trong nhà kém, các công nghệ năng lượng tái tạo có thể cải thiện ánh sáng cho các phòng khám sức khỏe nông thôn để phục vụ cho các chức năng quan trọng như điều trị khẩn cấp, sinh nở, chăm sóc mẹ bầu, phẫu thuật và các công việc hành chính. Thông tin liên lạc. Các dịch vụ chăm sóc sức khỏe và điều trị y tế khẩn cấp, đặc biệt, được hỗ trợ rất nhiều nhờ vào liên lạc vô tuyến và điện thoại vô tuyến đáng tin cậy với các phòng khám và cơ sở y tế khác trong khu vực. Các phòng khám sức khỏe nông thôn có thể có liên lạc hai chiều đáng tin cậy qua sóng VHF với nguồn điện được cung cấp bởi một mô-đun PV 30-W. Thiết bị y tế. Các thiết bị y tế nhỏ hoạt động trên điện xoay chiều 120-volt cần một bộ chuyển đổi, có thể dễ dàng tích hợp vào các hệ thống dựa trên gió hoặc năng lượng mặt trời. Mặc dù các hệ thống quang điện có thể cung cấp điện năng cần thiết cho nhiệt độ cao, khoảng 120°C (250°F) cần thiết trong quá trình tiệt trùng, các hệ thống thu nhiệt mặt trời có thể sản xuất nhiệt độ cao với chi phí thấp hơn, đặc biệt ở những khu vực có ánh sáng mặt trời tốt. Nước. Năng lượng mặt trời và gió có thể được sử dụng để tạo ra một lượng lớn nước uống cùng với các kỹ thuật như xử lý ozone, thẩm thấu ngược, xử lý quang hóa, còn được gọi là tiệt trùng bằng tia cực tím (UV), và bộ lọc carbon. Xử lý ozone rất phù hợp với năng lượng từ mặt trời hoặc gió, chỉ cần 0.3 watt-giờ cho mỗi lít. Nước sạch cũng có thể được cung cấp từ giếng sâu nhưng cần một nguồn năng lượng để bơm lượng lớn. Năng lượng mặt trời hoặc gió (hoặc cả hai) được sản xuất tại chỗ có thể đáp ứng kinh tế cho một loạt các nhu cầu này.

Tóm tắt điều hành.

Danh sách kiểm tra sửa đổi cho các bản tóm tắt

Khi bạn đọc lại và chỉnh sửa các tóm tắt của mình, hãy lưu ý đến những vấn đề như sau:

• Đảm bảo rằng tóm tắt mô tả làm rõ việc gì đó. không bao gồm cụm từ tóm tắt thông tin; đảm bảo rằng tóm tắt thông tin đó không bao gồm cụm từ trừu tượng miêu tả.
• Đảm bảo rằng bảng tóm tắt mô tả cung cấp tổng quan về các chủ đề được đề cập trong tất cả các phần chính của báo cáo.
• Hãy chắc chắn rằng tóm tắt thông tin tóm lược tất cả các phần chính của báo cáo. (Và đừng quên rằng tóm tắt thông tin là không Một lời giới thiệu!)
• Hãy đảm bảo rằng đoạn tóm tắt thông tin tóm lược tất cả điểm chính, kết luận và thông tin từ phần nội dung của báo cáo (bao gồm cả thông tin thống kê quan trọng).
• Đảm bảo rằng tóm tắt thông tin loại trừ những thông tin chung chung, hiển nhiên và không cần thiết, và rằng cú pháp là ngắn gọn và súc tích.
• Đảm bảo rằng tóm tắt thông tin không quá ngắn (dưới 10 phần trăm) cũng như không quá dài (trên 15 phần trăm).

---

Tôi sẽ rất trân trọng những suy nghĩ, phản ứng, phê bình của bạn về chương này: phản hồi của bạn—David McMurrey.