Về Giao tiếp Kỹ thuật, Các khóa học, Tác giả

bởi David McMurrey

Các khóa học viết kỹ thuật giới thiệu cho bạn một số khía cạnh quan trọng nhất của việc viết trong các lĩnh vực khoa học, công nghệ và kinh doanh—nói cách khác, đó là loại hình viết mà các nhà khoa học, y tá, bác sĩ, chuyên gia máy tính, quan chức chính phủ, kỹ sư và những người tương tự thực hiện như một phần của công việc thường ngày của họ.

Để học cách viết hiệu quả cho thế giới công việc, bạn sẽ nghiên cứu các loại báo cáo phổ biến, các mục định dạng đặc biệt như phần giới thiệu và tiêu đề, những kỹ thuật đơn giản để đưa đồ họa vào báo cáo, và một số kỹ thuật để sản xuất bản sao cuối chuyên nghiệp.

Các khóa học viết kỹ thuật dựa trên những gì bạn đã học trong các khóa học viết khác. Nhưng có rất nhiều điều mới mẻ để học! Nếu bạn hiện đang có một công việc mà bạn thực hiện một số viết, bạn sẽ nhận ra rằng bạn có thể áp dụng những gì bạn học được trong khóa học viết kỹ thuật của mình một cách ngay lập tức.

Có thể bạn đang tự hỏi "viết kỹ thuật" là gì. Có thể ai đó đã nói với bạn, "đó là khóa học mà họ bắt bạn viết về khoa học tên lửa và phẫu thuật não." Thực ra thì không phải vậy, như bạn sẽ thấy trong một chút nữa. Thực tế, lĩnh vực giao tiếp kỹ thuật là rất quan trọng trong nhiều lĩnh vực và nghề nghiệp. Đây là một lĩnh vực chuyên nghiệp hoàn chỉnh với các chương trình bằng cấp, chứng chỉ, và vâng! ngay cả lý thuyết nữa. Đây là một lĩnh vực tốt với nhiều tiềm năng phát triển và thu nhập; và một khóa học viết kỹ thuật nhập môn mà cuốn sách này được phát triển là một cách tốt để bắt đầu nếu bạn quan tâm đến một sự nghiệp trong lĩnh vực này.

Viết văn phòng. Tuy nhiên, mục tiêu của các khóa học viết kỹ thuật không nhất thiết là sự nghiệp như một nhà viết kỹ thuật mà là một giới thiệu về những loại kỹ năng viết mà bạn cần trong hầu hết các công việc chuyên nghiệp định hướng kỹ thuật. Dù bạn làm công việc chuyên nghiệp nào, bạn có khả năng phải viết rất nhiều—và phần lớn trong số đó mang tính chất kỹ thuật. Càng biết nhiều về một số kỹ năng viết kỹ thuật cơ bản, được đề cập trong hướng dẫn này và trong các khóa học viết kỹ thuật, bạn càng có khả năng viết tốt hơn. Và điều đó sẽ tốt cho các dự án bạn làm, cho các tổ chức bạn làm việc, và—nhất là—tốt cho bạn và sự nghiệp của bạn.

Nghĩa của "kỹ thuật." Giao tiếp kỹ thuật—hay viết kỹ thuật, như khóa học thường được gọi—không phải là viết về một chủ đề kỹ thuật cụ thể như máy tính, mà về bất kỳ chủ đề kỹ thuật nào. Thuật ngữ "kỹ thuật" đề cập đến kiến thức không phổ biến, chủ yếu là lãnh thổ của các chuyên gia và chuyên môn. Dù chuyên ngành của bạn là gì, bạn đang phát triển một chuyên môn—bạn đang trở thành một chuyên gia trong một lĩnh vực kỹ thuật cụ thể. Và mỗi khi bạn cố gắng viết hoặc nói bất cứ điều gì về lĩnh vực của mình, bạn đang tham gia vào giao tiếp kỹ thuật.

Tầm quan trọng của khán giả. Một phần quan trọng khác trong định nghĩa về giao tiếp kỹ thuật là người nhận thông tin—đối tượng. Giao tiếp kỹ thuật là việc truyền tải thông tin kỹ thuật đến độc giả (hoặc người nghe hoặc người xem) theo cách phù hợp với nhu cầu, mức độ hiểu biết và nền tảng của họ. Thực tế, yếu tố khán giả này quan trọng đến mức nó là một trong những nền tảng của khóa học này: bạn được thử thách để viết về các chủ đề kỹ thuật cao nhưng theo cách mà một người mới bắt đầu—người không chuyên—có thể hiểu. Khả năng "phiên dịch" thông tin kỹ thuật sang ngôn ngữ của những người không chuyên là một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ người giao tiếp kỹ thuật nào. Trong một thế giới phát triển công nghệ nhanh chóng, mọi người liên tục bị bỏ lại phía sau và trở nên mù công nghệ. Các công ty công nghệ luôn vật lộn để tìm ra những cách hiệu quả giúp khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng hiểu được những lợi ích hoặc cách vận hành của các sản phẩm mới của họ.

Vậy hãy thư giãn! Bạn không cần phải viết về máy tính hay khoa học tên lửa—hãy viết về lĩnh vực chuyên môn kỹ thuật mà bạn biết hoặc đang học. Và hãy lập kế hoạch để viết về nó theo cách mà ngay cả ông nội cũng có thể hiểu!

Viết kỹ thuật thực sự. Hãy tiếp tục thư giãn, nhưng bạn nên biết rằng các nhà văn kỹ thuật chuyên nghiệp thực sự viết về những vấn đề rất kỹ thuật—thông tin mà họ không thể bắt đầu làm chủ trừ khi họ quay lại để lấy bằng tiến sĩ. Nhưng khoan đã! Các tài liệu kỹ thuật phải được gửi kèm theo sản phẩm trong chưa đầy chín tháng! Họ quản lý như thế nào? Các nhà văn kỹ thuật chuyên nghiệp dựa vào những chiến lược này để đảm bảo độ chính xác kỹ thuật của công việc của họ:

• Nghiên cứu sách, bài báo, báo cáo, trang web liên quan đến sản phẩm
• Thông số kỹ thuật sản phẩm: sản phẩm được thiết kế để làm gì, cách mà nó được thiết kế.
• Phỏng vấn với các chuyên gia trong lĩnh vực: chuyên gia sản phẩm, lập trình viên, kỹ sư
• Các cuộc họp về sản phẩm trong chu trình phát triển
• Trình diễn trực tiếp sản phẩm
• Làm quen với các sản phẩm tương tự, đối thủ cạnh tranh
• Thí nghiệm với các mô hình làm việc của sản phẩm
• Quan trọng nhất, các chuyên gia trong lĩnh vực xem xét công việc của các nhà văn kỹ thuật để đảm bảo độ chính xác và đầy đủ về kỹ thuật.

Tất nhiên, các nhà viết kỹ thuật có kinh nghiệm sẽ nói với bạn rằng phát triển sản phẩm diễn ra nhanh đến nỗi các đặc điểm kỹ thuật không phải lúc nào cũng khả thi và các mô hình làm việc của sản phẩm hiếm khi có sẵn. Đó là lý do tại sao việc đánh giá của các chuyên gia về chủ đề thường là quan trọng nhất.

Về các khóa học Viết Kỹ Thuật

Trong các khóa học viết kỹ thuật, điểm tập trung chính thường là báo cáo kỹ thuật, thường được giao vào cuối học kỳ. Hầu hết mọi thứ bạn làm trong khóa học đều nhằm phát triển các kỹ năng cần thiết để sản xuất báo cáo đó. Tất nhiên, một số khóa học viết kỹ thuật bắt đầu với sơ yếu lý lịch và thư xin việc (thường được gọi là thư xin việc), nhưng sau đó bạn sẽ lập kế hoạch cho báo cáo kỹ thuật, sau đó viết một đề xuất trong đó bạn đề xuất viết báo cáo đó. Sau đó, bạn viết các tài liệu kỹ thuật ngắn, nơi bạn làm quen với việc sử dụng các thứ như tiêu đề, phần giới thiệu, đồ họa và thông báo đặc biệt—không phải nói đến việc viết về các chủ đề kỹ thuật một cách rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với một đối tượng cụ thể.

Cảnh báo: Bạn nên biết rằng các khóa học viết kỹ thuật rất tập trung vào việc viết. Bạn có thể sẽ viết nhiều hơn trong khóa học viết kỹ thuật của bạn so với bất kỳ khóa học nào khác mà bạn đã từng tham gia. Nếu bạn đang học vật lý, giải tích và kế toán trung cấp và đang mong đợi một em bé trong học kỳ này—thì có lẽ, đây không phải là học kỳ phù hợp cho viết kỹ thuật.

Văn bản này được hình thành vào giữa thập niên 1980 khi tôi làm việc tại IBM–Austin, Texas, và giảng dạy như một giảng viên phụ tại Trường Cao đẳng Cộng đồng Austin. Sử dụng một hệ thống xuất bản trên máy tính nhằm tên là Interleaf, tôi đã viết điều này vào thời điểm mà hầu hết sinh viên vẫn sử dụng máy đánh chữ. Có thể vẫn còn những dấu vết của thời đại này trong những trang này. Vào năm 1994, tôi phát hiện ra web và bắt đầu một cuộc chạy đua điên cuồng trong giờ ăn trưa của mình để chuyển đổi các tập tin Interleaf sang HTML bằng cách sử dụng nhiều macro mà tôi tạo ra trong Emacs. Vào năm 2014, tôi bắt đầu cải cách toàn diện điều này và cố gắng hiện đại hóa nó. Một số ví dụ là từ thời gian tôi dạy viết kỹ thuật vào đầu thập niên 1980 tại Đại học Texas. Chúng đã lỗi thời nhưng vẫn là những ví dụ tốt. Tôi khuyến khích độc giả gửi cho tôi những thông tin cập nhật! — David

Đọc về tác giả cuốn sách giáo khoa trực tuyến này.