Phần giới thiệu là một trong những phần quan trọng nhất của một báo cáo—hoặc, nói cách khác, bất kỳ tài liệu nào—nhưng phần giới thiệu thường được viết kém. Một lý do có thể là mọi người hiểu sai mục đích của phần giới thiệu. Phần giới thiệu giúp người đọc làm quen với báo cáo và không nhất thiết, hoặc chỉ tối thiểu, với nội dung chủ đề. "Giới thiệu" không đồng nghĩa với "bối cảnh"; nó có thể chứa một số bối cảnh nhưng chỉ ở mức tối thiểu.
Người đọc có nhu cầu rõ ràng để biết một số điều cơ bản về một báo cáo trước khi họ bắt đầu đọc: chẳng hạn như nó nói về điều gì, tại sao nó được viết, nó dùng để làm gì, ai là đối tượng của nó, và nội dung chính của nó là gì. Người đọc cần một định hướng cơ bản về chủ đề, mục đích, tình huống và nội dung của một báo cáo—nói cách khác, một phần giới thiệu.
Hãy tưởng tượng rằng, nhiều năm trước, bạn đang viết một báo cáo giới thiệu về các thiết bị máy tính CD-ROM. Bạn có thể bị cám dỗ để sử dụng phần giới thiệu để thảo luận về quá trình phát triển đĩa CD hoặc khía cạnh lý thuyết của nó. Đó có thể là những thông tin tốt để đưa vào báo cáo, và nó có thể thuộc về báo cáo — nhưng không nên có trong phần giới thiệu, hoặc ít nhất không nên ở mức độ chi tiết hoặc độ dài quá nhiều.
Đối với các báo cáo 10 trang, phần giới thiệu có thể trung bình từ một nửa đến một trang đầy đủ. Trên trang đó, bạn có thể có ba đoạn văn. Một trong số những đoạn văn đó có thể dành cho thông tin nền—nói cách khác, để giới thiệu chủ đề. Nhưng hai đoạn còn lại phải thực hiện nhiệm vụ giới thiệu báo cáo và định hướng cho người đọc về báo cáo, như đã thảo luận dưới đây.
Hãy chắc chắn xem qua các ví dụ bổ sung: giới thiệu về hướng dẫn và báo cáo.
Các yếu tố chung của phần giới thiệu
Lưu ý: Nếu bạn đang viết một tài liệu ngắn từ 1 đến 2 trang, hãy chắc chắn đọc phần sau về giới thiệu về các tài liệu ngắn gọn.
Mỗi yếu tố sau đây không phải là điều bắt buộc trong tất cả các phần giới thiệu, và một số yếu tố có thể kết hợp lại trong cùng một câu. Thay vì áp dụng một cách cơ học những yếu tố này, hãy viết phần giới thiệu mà bạn cảm thấy tốt, rồi sau đó quay lại và tìm kiếm những yếu tố này trong đó.
Chủ đề. Ngay đầu phần giới thiệu, hãy chỉ ra chủ đề cụ thể của báo cáo. Một số phần giới thiệu dường như muốn giữ cho độc giả hồi hộp một thời gian trước khi chỉ ra chủ đề thực sự—đó là một canh bạc. Tốt hơn là chỉ ra chủ đề sớm—để bạn có thể khoanh tròn các từ khóa của chủ đề trong ba đến bốn dòng đầu tiên.
Mục đích và tình huống. Một phần giới thiệu tốt cần chỉ ra lý do tại sao nó được viết, cho ai và với mục đích gì. Nếu báo cáo đưa ra các khuyến nghị về việc có nên triển khai một chương trình hay không, phần giới thiệu cần chỉ ra mục đích đó. Bạn cũng có thể xem xét việc chỉ ra một phần nào đó về phạm vi của báo cáo—nó là gì. không dự định đạt được.
Khán giả. Chỉ ra ai là những độc giả phù hợp hoặc dự kiến của báo cáo —, ví dụ, " những kỹ thuật viên có kinh nghiệm được đào tạo về HAL/6000." Chỉ ra mức độ kinh nghiệm hoặc kiến thức mà độc giả cần có để hiểu báo cáo, nếu có. Nếu không cần, hãy nói rằng. Nếu báo cáo được chuẩn bị cho các thành viên hội đồng của Thành phố Utopia, Texas, phần giới thiệu cần thể hiện điều đó.
Tổng quan về nội dung. Chỉ ra nội dung chính của báo cáo. Bạn có thể làm điều này bằng cách liệt kê trong câu, như các ví dụ đã minh họa. Nếu bạn lo ngại về những kỳ vọng quá cao của độc giả, hãy chỉ ra những chủ đề mà báo cáo không đề cập. không bìa.
Bối cảnh về chủ đề. Đây là món yêu thích của mọi người! Một chút bối cảnh tối thiểu thường có trong phần giới thiệu—ví dụ như, những định nghĩa chính, bối cảnh lịch sử, lý thuyết, tầm quan trọng của chủ đề. Thông tin như vậy khiến độc giả quan tâm, có động lực đọc, nắm vững một số khái niệm cơ bản. Tuy nhiên, hãy cẩn thận—cuộc thảo luận này có thể đi quá xa và lấp đầy hơn một trang. Nếu điều đó xảy ra, không sao cả—tất cả chưa mất. Di chuyển nó vào phần thân của báo cáo, hoặc vào một phụ lục.
Bối cảnh về tình huống. Một loại bối cảnh khác cũng là một ứng cử viên tốt cho phần giới thiệu—tình huống đã dẫn đến sự cần thiết cho báo cáo. Ví dụ, nếu có nhiều dữ liệu mâu thuẫn về một công nghệ mới nào đó, điều này đã dẫn đến sự cần thiết cho nghiên cứu, bối cảnh này có thể được tóm tắt trong phần giới thiệu. Ví dụ, nếu một công ty cần thiết bị mới nào đó hoặc nếu công ty gặp một vấn đề hoặc nhu cầu cùng với các yêu cầu liên quan đến thiết bị đó—thảo luận về những vấn đề này nên được đưa vào phần giới thiệu.
Lưu ý trong cuộc thảo luận về những yếu tố này, từ "chỉ ra" luôn được sử dụng. Đó là vì bạn muốn tránh sử dụng ngôn ngữ nặng nề như "Chủ đề của báo cáo này là..." hoặc "Báo cáo này được viết cho..." Hãy lưu ý cách mà những phần giới thiệu ví dụ thường tránh kiểu diễn đạt này.
Ví dụ về phần giới thiệu cho một báo cáo dài với các yếu tố hợp đồng bao gồm. (Mở ra dưới dạng cửa sổ pop-up; thay đổi kích thước để xem rõ hơn.)
Ví dụ về một phần mở đầu báo cáo dài khác, bao gồm các yếu tố hợp đồng. (Mở dưới dạng cửa sổ bật lên; thay đổi kích thước để xem tốt hơn.)
Nhóm và Sắp xếp Các Yếu tố trong Phần Giới thiệu
Nhóm lại. Một vấn đề phổ biến là rải thông tin nền ở nhiều phần khác nhau của phần giới thiệu. Mặc dù có thể có lý do tốt để tách rời thông tin nền ở các phần khác nhau của phần giới thiệu, nhưng thường thì giữ nó ở một nơi là tốt nhất:
Sự thiếu tổ chức trong đoạn mở đầu.
Lưu ý rằng câu được đánh dấu bằng màu đỏ là thông tin nền. Tuy nhiên, thông tin nền xuất hiện trong đoạn đầu tiên. Di chuyển nó vào đoạn đầu tiên và diễn đạt lại với từ "đáng tin cậy" để chuyển tiếp.
Sắp xếp. Một cách khác để phân tích phần giới thiệu là xem xét chuỗi các loại thông tin xuất hiện trong đó. Với câu không phù hợp được di chuyển đến đoạn đầu tiên, một chuỗi hợp lý của các loại thông tin có thể là như sau:
|
Thông tin nền Các chủ đề sẽ được đề cập Đối tượng dự kiến Phạm vi: những gì không được bao phủ |
Thứ tự thông tin thường được sử dụng trong đoạn mở đầu.
Giới thiệu về các Tài liệu Ngắn gọn
Hãy đảm bảo kiểm tra các ví dụ bổ sung: giới thiệu về hướng dẫn và báo cáo.
Nếu bạn đang viết một tài liệu ngắn từ 1 đến 2 trang, bạn không cần tất cả những yếu tố chung trong phần giới thiệu báo cáo đã thảo luận ở phần trước. Đây là một tập hợp các yếu tố mà bạn có thể cần:
Chủ đề. Nếu bạn có thể khoanh tròn các từ chủ đề ở đâu đó trong ba đến bốn dòng đầu tiên của phần giới thiệu, bạn đã ổn.
Mục đích và tình huống. Trong hướng dẫn, chỉ cần nói với độc giả rằng họ sắp thấy cách thực hiện một điều gì đó. Trong báo cáo khuyến nghị, chỉ cần đề cập rằng độc giả sẽ thấy các kết luận và khuyến nghị.
Đối tượng. Không cần kinh nghiệm hoặc kiến thức nào để hiểu tài liệu này.
Tổng quan về nội dung. Xin hãy chỉ ra các nội dung chính của tài liệu. Một danh sách đơn giản trong câu sẽ đủ.
Bối cảnh. Luôn nhớ rằng phần giới thiệu không phải là một cuộc thảo luận về bối cảnh; nó có thể chứa một ít, nhưng chỉ ở mức tối thiểu.
Ví dụ về một phần giới thiệu ngắn gọn với hầu hết các yếu tố chính có mặt.
Giới thiệu trong Đề cương
Khi bạn phát triển một dàn bài cho tài liệu dài báo cáo, bạn có thể thấy mình sử dụng phần số La Mã I cho thông tin nền. Không phải là một ý tưởng hay. Hãy nhớ nguyên tắc: Giới thiệu giúp người đọc chuẩn bị để đọc tài liệu.. Với điều đó trong tâm trí, việc phác thảo phần giới thiệu cho một tài liệu dài báo cáo trở nên khá dễ dàng. Dưới đây là một ví dụ:
I. GIỚI THIỆU
A. Mục đích
B. Phạm vi
C. Tổng quan (danh sách ngắn về những gì sẽ được đề cập)
D. Tình huống và khán giả
II. NỀN TẢNG . . .
Bạn không cần phải bao gồm tất cả các yếu tố này cũng như theo đúng thứ tự này, và bạn có thể khéo léo kết hợp một số yếu tố này trong cùng một câu.
Giới thiệu các phần
Chúng ta thường không nghĩ rằng có nhiều phần giới thiệu trong một báo cáo. Tuy nhiên, trong các báo cáo dài từ 8 đến 10 trang hoặc hơn, các phần riêng lẻ cũng cần một loại giới thiệu nào đó. Những phần này có thể được gọi là giới thiệu phần bởi vì chúng chuẩn bị cho người đọc để đọc một phần của báo cáo — chúng định hướng người đọc đến nội dung và mục đích của nó và cho thấy một số liên kết với phần trước đó.
Tất nhiên, phần giới thiệu không cần phải có tất cả các yếu tố của một phần giới thiệu báo cáo. Tuy nhiên, nó có một số yếu tố mà nếu được xử lý tốt, có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong độ rõ ràng và mạch lạc của một báo cáo.
Phần giới thiệu ví dụ. Lưu ý rằng phần giới thiệu này không chỉ đề cập đến các chủ đề trước và sắp tới mà còn cho thấy cách chúng liên quan đến nhau. (Từ một báo cáo viết năm 1983.)
Chỉ định chủ đề. Như với phần giới thiệu báo cáo, hãy chỉ ra chủ đề của phần sắp tới. Nhưng hãy nhớ rằng—nó không nhất thiết phải là"Chủ đề của phần tiếp theo trong báo cáo là..."
Tổng quan nội dung. Cũng như trong phần giới thiệu báo cáo, nên liệt kê các nội dung chính. Danh sách trong câu phục vụ tốt cho mục đích này.
Chuyển tiếp. Một yếu tố rất hữu ích trong phần giới thiệu của các mục là cụm từ chuyển tiếp cho biết cách mà phần trước liên quan đến phần sắp bắt đầu. Trong các báo cáo có bất kỳ độ dài và độ phức tạp nào, đây là một kỹ thuật tốt—nó giúp hướng dẫn độc giả, cho họ thấy các phần của báo cáo kết hợp với nhau như thế nào.
Danh sách kiểm tra chỉnh sửa cho phần Giới thiệu
Khi bạn chỉnh sửa các phần giới thiệu của mình, hãy chú ý đến những vấn đề như sau:
- Tránh viết một phần giới thiệu chỉ có thông tin nền; tránh để thông tin nền lấn át các yếu tố chính của phần giới thiệu.
- Hãy đảm bảo nêu rõ chủ đề ngay từ đầu.
- Hãy chắc chắn chỉ rõ đối tượng và tình huống—những gì mà độc giả nên mong đợi từ báo cáo; kiến thức hoặc nền tảng nào họ cần để hiểu báo cáo; tình huống nào đã dẫn đến sự cần thiết của báo cáo.
- Đảm bảo có một cái nhìn tổng quan về nội dung báo cáo, cùng với thông tin về phạm vi—những gì báo cáo không đề cập đến.
Tôi rất trân trọng ý kiến, phản ứng và sự phê bình của bạn về chương này: phản hồi của bạn—David McMurrey.
