Vui lòng nhấp vào đây để giúp đỡ. David McMurrey trả tiền cho dịch vụ lưu trữ web: Hãy quyên góp bất kỳ số tiền nào bạn có thể!
Viết Kỹ Thuật Trực Tuyến sẽ vẫn miễn phí.
Chương này giới thiệu cho bạn về tài liệu quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) và tài liệu chính sách và quy trình (PandP). Tuy nhiên, nó không cung cấp chi tiết cụ thể về cách lập kế hoạch, viết, định dạng và hoàn thành các tài liệu này. Nó cung cấp liên kết đến các trang web có thông tin đó, cùng với một số lời khuyên về việc duy trì phạm vi hợp lý cho những dự án như thế nếu bạn đang tham gia một khóa học viết kỹ thuật hoặc kinh doanh.
Xem những ví dụ này về quy trình hoạt động chuẩn.
Và xem cái này. Mẫu SOP được điều chỉnh với sự cho phép từ Smartsheet: Nền tảng Quản lý Công việc Thông minh.
Quy trình Vận hành Chuẩn
Các quy trình vận hành tiêu chuẩn và tài liệu chính sách - quy trình về cơ bản là giống nhau: chúng thiết lập các tiêu chuẩn để thực hiện các công việc và đưa ra các quy trình cụ thể theo từng bước để thực hiện những công việc đó. Mặc dù những sự phân biệt này thường bị mờ nhạt trong thực tế:
- Các tài liệu chính sách và quy trình thường tập trung nhiều hơn vào hành vi mong đợi của nhân viên (ví dụ, hút thuốc, lạm dụng chất kích thích, quấy rối tình dục).
- Chuẩn mực quy trình vận hành tiêu chuẩn tập trung vào các mong đợi tiêu chuẩn hơn cho việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như rửa tay của các chuyên gia chăm sóc sức khỏe hoặc thực hiện cấy ghép răng tại phòng lab nha khoa.
Các tổ chức sử dụng tài liệu chính sách và quy trình để ghi lại quy tắc và quy định của họ: chính sách về sự có mặt, chính sách về lạm dụng chất kích thích, quy trình làm việc, và tương tự. Khi đã được ghi lại, các chính sách và quy trình này sẽ là tài liệu cho mọi người trong tổ chức tham khảo, và những tài liệu này trở thành phương tiện giải quyết hầu hết các tranh chấp trong tổ chức. Để phân biệt giữa hai thuật ngữ này:
- Chính sách cũng giống như luật, các tuyên bố quy tắc: ví dụ, hầu hết các tổ chức đều có chính sách chống quấy rối, tương tự như các luật được chính phủ ban hành.
- Thủ tục, mặt khác, là các phương pháp từng bước thực hiện những chính sách đó. Tất nhiên, một số chính sách không yêu cầu quy trình. Nếu tổ chức có một chính sách cấm hút thuốc chính sách, đó là tất cả những gì cần nói. Tuy nhiên, nếu ai đó vi phạm chính sách đó, cần có một quy trình để xử lý tình huống đó.
Quy trình vận hành tiêu chuẩn: Dự án viết văn
Nếu bạn đang ghi danh vào một khóa học liên quan đến trang này, bạn đang ở một viết Tất nhiên, đây không phải là một khóa học quản lý kinh doanh. Chúng tôi tập trung vào việc viết tốt, tài liệu được thiết kế hợp lý, tài liệu thực hiện được mục đích của chúng, và tài liệu đáp ứng được kỳ vọng chung về nội dung, tổ chức và định dạng. Quy trình vận hành tiêu chuẩn và tài liệu chính sách-cách thức rõ ràng là những ứng dụng quan trọng của việc viết và có thể chứa nhiều thông tin kỹ thuật về hoạt động của tổ chức. Nhưng đừng coi chương này là lời cuối cùng về những chủ đề này—đặc biệt là về mặt pháp lý.
Quy trình hoạt động chuẩn: Cấu trúc
Như bạn có thể thấy trong quy trình hoạt động tiêu chuẩn tại Hướng dẫn, Chính sách & Quy trình, Quy trình Hoạt động Chuẩn, có một vài yếu tố chung:
- Hệ thống đánh số thập phân — Điều này cho phép chính sách hoặc quy trình được "trích dẫn." Ví dụ, nếu một nhân viên hút thuốc ở lối vào tòa nhà, bạn có thể trích dẫn chính sách quản trị 23.1.4 (hoặc chỉ cần cảnh cáo và quên hết chuyện này trong lần này).
- Sử dụng nặng nề các động từ và mệnh lệnh ("Thiết lập" cái này, "thúc đẩy" cái kia).
- Sự phân biệt giữa chính sách và quy trình trong ví dụ rửa tay. Chính sách chỉ cho nhân viên biết cần làm gì; quy trình chỉ rõ cho họ cách làm điều đó.
- Số theo dõi để tạo điều kiện tham khảo dễ dàng.
- Tên quyền sở hữu và phê duyệt được chỉ định.
- Ngày sửa đổi, để giúp nhân viên biết liệu họ có đang xem phiên bản mới nhất hay không.
- Định nghĩa để thiết lập ý nghĩa chính xác của các thuật ngữ then chốt.
- Sử dụng "will" để chỉ một yêu cầu (phong cách cũ sử dụng "shall").
Quy trình hoạt động tiêu chuẩn: Tài nguyên
Dưới đây là một số tài nguyên cho quy trình vận hành tiêu chuẩn:
- Cách Viết Quy Trình Vận Hành Chuẩn (SOP)
- Quy trình vận hành tiêu chuẩn. Từ Wikipedia.
- Cách viết một Quy trình Hoạt động Chuẩn. Từ wikiHOW.
- Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP): Cái gì, Loại và Cách viết. Công Ty TNHH Bit Tech Labs
- Cách Viết Quy Trình Hoạt Động Chuẩn. Từ NCSU.
- www.bizmanualz.com/blog/cach-viet-cac-thu-tuc-hoat-dong-chuan-sop.html. Được cung cấp bởi bizmanualz.com.
- Xem một trong hai ví dụ này trong sách giáo khoa trực tuyến: Yêu cầu vệ sinh hàn và hàn đồng.
- Mẫu cho SOPs. smartsheet.com
- SOP cho Kinh Doanh. smartsheet.com
- SOP cho CNTT. smartsheet.com
Quy trình hoạt động chuẩn: Đề xuất AI
Các danh sách kiểm tra, thường thì không được đọc, có thể được sử dụng làm nguồn để tạo gợi ý cho AI với một số chỉnh sửa. Sao chép đoạn sau, dán vào một hệ thống AI như Gemini của Google, và xem những gì bạn có thể đã bỏ lỡ.
Ghi chú: Tất cả các tài liệu tham khảo về nội dung, định dạng, phong cách của techdocs hoặc các thành phần của nó có thể được tìm thấy trong sách giáo khoa viết kỹ thuật trực tuyến.
sắp đến!
Chính sách và Thủ tục
Tên của họ khiến bạn nghĩ rằng chúng là đồng nghĩa với nhau. Không!
cần văn bản mới— rõ ràng!
Các quy trình vận hành tiêu chuẩn và các tài liệu chính sách và quy trình về cơ bản là giống nhau: chúng thiết lập các tiêu chuẩn để thực hiện công việc và trình bày các quy trình cụ thể theo từng bước để thực hiện những công việc đó. Mặc dù những sự phân biệt này thường bị mờ nhạt trong thực tế:
- Các tài liệu chính sách và quy trình thường tập trung vào hành vi mong đợi từ nhân viên (ví dụ, hút thuốc, lạm dụng chất kích thích, quấy rối tình dục).
- Các quy trình hoạt động tiêu chuẩn tập trung nhiều hơn vào các mong đợi tiêu chuẩn cho việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như rửa tay của các chuyên gia y tế hoặc thực hiện cấy ghép răng trong phòng thí nghiệm nha khoa.
Các tổ chức sử dụng tài liệu chính sách và quy trình để ghi lại quy tắc và quy định của họ: chính sách tham dự, chính sách về lạm dụng chất gây nghiện, quy trình làm việc, v.v. Khi đã được ghi chép, các chính sách và quy trình sẽ có sẵn cho tất cả mọi người trong tổ chức tham khảo, và những tài liệu này trở thành phương tiện để giải quyết hầu hết các tranh chấp trong tổ chức. Để phân biệt giữa hai thuật ngữ này:
- Chính sách cũng giống như các luật, các tuyên bố quy tắc: ví dụ, hầu hết các tổ chức có chính sách chống quấy rối, điều này tương tự như các luật do chính phủ ban hành.
- Quy trình, mặt khác, là các phương pháp từng bước để thực hiện những chính sách đó. Tất nhiên, một số chính sách không cần quy trình. Nếu tổ chức có chính sách cấm hút thuốc chính sách, đó là tất cả những gì cần nói. Tuy nhiên, nếu ai đó vi phạm chính sách đó, thì cần có một quy trình để xử lý tình huống đó.
Quy trình vận hành tiêu chuẩn: Dự án viết văn
Nếu bạn đã ghi danh vào một khóa học liên quan đến trang này, bạn đang ở trong một viết văn khóa học, không phải là khóa học quản lý kinh doanh. Chúng tôi tập trung vào việc viết tốt, tài liệu được thiết kế hợp lý, tài liệu đạt được mục đích của chúng, và tài liệu đáp ứng các kỳ vọng chung về nội dung, tổ chức và định dạng của chúng. Quy trình vận hành tiêu chuẩn và tài liệu chính sách - quy trình rõ ràng là một ứng dụng quan trọng của việc viết và có thể chứa thông tin kỹ thuật đáng kể về hoạt động của một tổ chức. Nhưng đừng xem chương này như là lời cuối cùng về những chủ đề này—đặc biệt về khía cạnh pháp lý.
Chính sách và Quy trình: Cấu trúc
Như bạn có thể thấy trong quy trình hoạt động tiêu chuẩn tại Hướng dẫn, Chính sách & Quy trình, Quy trình vận hành chuẩn, có một số yếu tố chung:
- Hệ thống đánh số thập phân — Điều này cho phép các chính sách hoặc quy trình được "trích dẫn." Ví dụ, nếu một nhân viên hút thuốc tại lối vào tòa nhà, bạn có thể trích dẫn chính sách quản trị 23.1.4 (hoặc chỉ đưa ra cảnh báo và quên hết chuyện này trong lần này).
- Sử dụng nặng nề các vị ngữ và mệnh lệnh ("Thiết lập" cái này, "thúc đẩy" cái kia).
- Sự khác biệt giữa chính sách và quy trình trong ví dụ rửa tay. Chính sách hướng dẫn nhân viên phải làm gì; quy trình chỉ cho họ biết chính xác cách thực hiện điều đó.
- Số theo dõi để dễ dàng tham khảo.
- Tên quyền sở hữu và phê duyệt được chỉ định.
- Ngày sửa đổi, để giúp nhân viên biết liệu họ có đang xem phiên bản mới nhất hay không.
- Các định nghĩa để thiết lập ý nghĩa chính xác của các thuật ngữ quan trọng.
- Sử dụng "will" để chỉ ra một yêu cầu (phong cách cũ sử dụng "shall").
Chính sách và Thủ tục: Tài nguyên
Dưới đây là một số tài nguyên cho các quy trình vận hành tiêu chuẩn:
- Chính sách và Quy trình. Từ Wikipedia.
- Cách Viết Chính Sách và Thủ Tục Trong 7 Bước (Kèm Mẹo). indeed.com
- 10 Ví dụ về Chính sách và Thủ tục trong Nơi làm việc. indeed.com
- . templatelab.com
Chính sách và Thủ tục: Đề xuất AI
Danh sách kiểm tra, thường không được đọc, có thể được sử dụng làm nguồn cho các yêu cầu AI với một vài chỉnh sửa. Sao chép đoạn văn dưới đây, dán vào một hệ thống AI như Gemini của Google, và xem những gì bạn có thể đã bỏ lỡ.
Lưu ý: Tất cả các tham chiếu đến nội dung, định dạng, phong cách của techdocs hoặc các thành phần của nó có thể được tìm thấy trong sách giáo trình viết kỹ thuật trực tuyến.
sắp đến!
Thông tin liên quan
Bài kiểm tra đọc. Sử dụng bài kiểm tra này để kiểm tra sự hiểu biết của bạn về chương này.
Đào tạo có sẵn. Luyện tập viết với McMurrey như giảng viên của bạn.
Tôi rất trân trọng ý kiến, phản hồi và nhận xét của bạn về chương này: phản hồi của bạn—David McMurrey.
