Một trong những điều thú vị về các khóa học viết kỹ thuật là hầu hết các bài viết đều có bảng, biểu đồ và đồ thị trong đó—hoặc ít nhất chúng nên có. Rất nhiều bài viết kỹ thuật chuyên nghiệp chứa đủ loại, bảng, biểu đồ hình tròn, biểu đồ cột, đồ thị đường, sơ đồ luồng, và nhiều thứ khác. Khi bạn đã quen với việc đưa những thứ này vào bài viết của mình, bạn nên coi mình có nghĩa vụ sử dụng chúng mỗi khi tình huống tự nhiên yêu cầu.
Tài nguyên bổ sung
Hầu như mọi thứ bạn muốn biết về việc tạo bảng và hình ảnh. Một tài nguyên tuyệt vời từ Khoa Sinh học, Trường Cao đẳng Bates, Lewiston, ME, 2012.
Bàn
Bảng, tất nhiên, là những hàng và cột của các con số và từ, chủ yếu là con số. Chúng cho phép truy cập nhanh chóng và so sánh thông tin tương đối dễ dàng. Nếu dữ liệu được sắp xếp theo thời gian (ví dụ, số liệu doanh số trong một khoảng thời gian mười năm), bảng có thể cho thấy xu hướng—các mẫu hoạt động tăng hoặc giảm. Tất nhiên, bảng không nhất thiết là cách hiển thị xu hướng hoặc mối quan hệ giữa các dữ liệu sống động hoặc ấn tượng nhất —đó là lý do tại sao chúng ta có biểu đồ và đồ thị (sẽ được thảo luận ở phần tiếp theo).
Công dụng của bảng. Cách sử dụng lớn nhất của bảng là cho dữ liệu số. Hãy tưởng tượng rằng bạn đang so sánh các mẫu máy in laser khác nhau về các đặc điểm vật lý như chiều cao, chiều sâu, chiều dài, trọng lượng, v.v. Thật tuyệt vời cho một bảng.
Tuy nhiên, đừng chỉ giới hạn suy nghĩ rằng bảng chỉ dành cho dữ liệu số. Mỗi khi bạn có tình huống thảo luận về nhiều thứ mà bạn cung cấp cùng một loại chi tiết, bạn có khả năng tạo ra một bảng. Chẳng hạn, hãy tưởng tượng rằng bạn đang so sánh một số mẫu máy in laser: bạn sẽ nói về cùng một loại thông tin cho mỗi máy in (chi phí, tốc độ in, chi phí vật tư, điều khoản bảo hành, và vân vân). Đây là nội dung lý tưởng cho một bảng, và nó chủ yếu là từ ngữ chứ không phải là số liệu (và trong trường hợp này, bạn có thể muốn giữ cho phần thảo luận văn bản ở đó và "tái trình bày" thông tin dưới dạng bảng).
Định dạng bảng. Ở dạng đơn giản nhất, một bảng là một nhóm các hàng và cột dữ liệu. Ở phần đầu mỗi cột là một tiêu đề cột, mà xác định hoặc nhận diện nội dung của cột đó (và thường thì nó chỉ ra đơn vị đo lường). Ở cạnh bên trái của bảng có thể là tiêu đề hàng, điều này xác định hoặc nhận diện nội dung của hàng đó. Các vấn đề trở nên phức tạp khi các hàng hoặc cột cần được nhóm hoặc chia nhỏ. Trong những trường hợp như vậy, bạn phải tạo hàng hoặc cột tiêu đề phụ. Điều này được minh họa ở đây:
Định dạng cho bảng với các hàng và cột được nhóm hoặc phân chia. Lưu ý rằng tiêu đề bảng đi kèm trên acima cái bàn.
Truyền thống, tiêu đề của một bảng được đặt ở phía trên cùng của bảng hoặc là hàng đầu tiên của bảng. Nếu nội dung của bảng là rõ ràng và không cần tham chiếu bảng từ bất kỳ đâu khác trong báo cáo, bạn có thể bỏ qua tiêu đề.
Về các hướng dẫn cụ thể về phong cách và định dạng cho bảng, hãy ghi nhớ những điều này:
- Hãy tham khảo bảng trong văn bản ngay trước bảng. Giải thích ý nghĩa tổng quát của dữ liệu trong bảng; đừng mong độc giả tự tìm ra hoàn toàn cho mình.
- Đừng làm cho độc giả ngợp với những bảng khổng lồ 11 cột, 30 hàng! Hãy đơn giản hóa dữ liệu bảng xuống chỉ còn lượng dữ liệu đủ để minh họa điểm của bạn mà không làm biến dạng dữ liệu đó.
- Đừng đặt từ hoặc viết tắt cho đơn vị đo lường trong mỗi ô của một cột. Ví dụ, trong một cột các số đo đều bằng milimet, đừng đặt "mm" sau mỗi số. Đặt viết tắt trong dấu ngoặc ở tiêu đề cột hoặc hàng.
- Căn chỉnh các số ở các cột theo bên phải hoặc theo dấu thập phân. Nếu 123 và 4 nằm trong cùng một cột, số 4 sẽ thẳng hàng với số 3, chứ không phải với số 1.
- Thông thường, các từ trong cột được căn trái (mặc dù thỉnh thoảng bạn sẽ thấy các cột từ được căn giữa).
- Các tiêu đề cột được căn giữa trên các cột dữ liệu số (hình thành chữ T); căn trái với các cột văn bản. Sự căn chỉnh của các tiêu đề cột với dữ liệu theo cột thực tế là biến đổi. Nếu bạn có một cột chứa các từ hai hoặc ba chữ cái, bạn có thể muốn trung tâm tiêu đề cột phía trên dữ liệu đó, ngay cả khi đó là từ chứ không phải số. (Làm như vậy, tránh được một cột có hình chữ L trông kỳ lạ.)
- Khi có một điểm đặc biệt nào đó bạn cần nêu về một hoặc nhiều mục trong bảng, hãy sử dụng chú thích thay vì làm rối bảng với thông tin.
Sản xuất bảng. Thông thường, bạn sẽ mượn thông tin trong đó có một bảng tốt. Nếu đó là một bảng đơn giản không có quá nhiều hàng và cột, hãy gõ lại nó vào tài liệu của bạn (nhưng hãy nhớ ghi lại nơi bạn đã mượn nó trong tiêu đề hình ảnh). Tuy nhiên, nếu đó là một bảng lớn với nhiều dữ liệu, bạn có thể quét, chụp màn hình hoặc photocopy nó và đưa vào báo cáo của bạn theo cách đó.
Nếu bạn sử dụng OpenOffice, Word hoặc WordPerfect, hãy làm quen với việc sử dụng các công cụ tạo bảng. Bạn không cần phải vẽ các đường và các chi tiết định dạng khác.
Đôi khi, trong các báo cáo kỹ thuật bản nháp, thông tin được trình bày dưới dạng văn bản chạy thông thường mà có thể được trình bày tốt hơn dưới dạng bảng. Hãy chắc chắn xem lại các bản thảo của bạn để tìm những tài liệu có thể được chuyển đổi thành bảng.
Định dạng cho bảng. Hãy chú ý đến các cơ hội để chuyển đổi văn bản thành bảng như trong ví dụ này.
Hướng dẫn cho bảng—đánh giá
Các phần trước đã nêu ra một số hướng dẫn chung cần được trình bày tất cả ở một nơi. Đây là những điều quan trọng!
- Chú ý đến các khu vực trong văn bản của bạn nơi bạn thảo luận về nhiều dữ liệu số liên quan đến hai hoặc nhiều thứ—điều đó rất thích hợp cho bảng.
- Hãy chú ý đến các khu vực trong văn bản của bạn mà bạn định nghĩa một loạt các thuật ngữ—thì rất lý tưởng cho các bảng.
- Luôn thảo luận về các bảng trong phần văn bản trước đó. Đừng chỉ đưa ra một bảng mà không giải thích. Hãy định hướng người đọc đến nó; giải thích ý nghĩa cơ bản của nó.
- Sử dụng tiêu đề trừ khi bảng rất không chính thức. Nhớ rằng tiêu đề nằm ở đâu. just above cái bàn
- Căn trái các từ và cụm từ trong các cột bảng (bao gồm cả tiêu đề cột). Căn phải dữ liệu số trong các cột bảng. Một chi tiết hay là để một chút lề phải cho dữ liệu căn phải này để nó di chuyển về phía giữa của cột thay vì giữ nguyên ở mép phải.
- Nhiều người tin rằng việc so sánh theo chiều dọc dễ dàng hơn là theo chiều ngang. Nếu bạn tin điều đó, hãy định dạng các bảng của bạn sao cho bạn các cột chứa thông tin để so sánh. Ví dụ, nếu bạn đang so sánh ô tô, bạn sẽ có các cột cho MPG, giá cả, và những thứ tương tự.
- Chỉ rõ nguồn gốc của các bảng mà bạn đã mượn một phần hoặc toàn bộ. Điều này có thể được thực hiện trong tiêu đề hoặc trong phần chân trang. Điều này được giải thích trong phần về tài liệu và được minh họa ở đây trong chương này.
- Chỉ ra các giá trị đo lường xác định trong tiêu đề cột hoặc hàng—chứ không phải trong mỗi ô.
- Tham chiếu chéo tất cả các bảng từ văn bản trước đó. Trong tham chiếu chéo, hãy cung cấp số (nếu đó là bảng chính thức có tiêu đề), chỉ ra đối tượng của bảng, và cung cấp thông tin giải thích khi cần thiết.
Tôi xin cảm ơn những suy nghĩ, phản ứng và chỉ trích của bạn về chương này: phản hồi của bạn—David McMurrey.
