Vui lòng nhấp vào đây để giúp đỡ. David McMurrey trả tiền cho dịch vụ lưu trữ web:
Hãy ủng hộ bất kỳ số tiền nhỏ nào mà bạn có thể!
Viết kỹ thuật trực tuyến sẽ vẫn miễn phí.
Khi bạn viết hướng dẫn, quy trình, và thông tin "hướng dẫn" hoặc hướng dẫn người dùng, bạn thường phải sử dụng cách tiếp cận theo nhiệm vụ. Điều đó có nghĩa là cung cấp các bước và giải thích cho tất cả các phân tích nhiệm vụ chính mà người dùng có thể cần thực hiện.
Tất nhiên, một số hướng dẫn chỉ liên quan đến một nhiệm vụ—ví dụ, thay dầu trong ô tô. Nhưng chúng ta quan tâm đến những quy trình phức tạp hơn. Trong khi chương này sử dụng phần mềm máy tính làm ví dụ, những kỹ thuật này có thể áp dụng cho bất kỳ quy trình đa nhiệm nào—ví dụ, vận hành lò vi sóng.
Xác định Nhiệm vụ
Để viết theo cách tập trung vào nhiệm vụ, trước tiên bạn cần thực hiện phân tích nhiệm vụ. Điều đó có nghĩa là nghiên cứu cách người dùng sử dụng sản phẩm hoặc thực hiện nhiệm vụ, phỏng vấn họ và quan sát họ. Nó cũng có thể có nghĩa là phỏng vấn những người trong bộ phận marketing và phát triển sản phẩm. Nếu bạn có thể thu thập những loại câu hỏi mà nhân viên hỗ trợ nhận được, điều đó cũng rất hữu ích.
Nhưng đôi khi, bạn có thể không ở trong vị trí để thực hiện một phân tích công việc kỹ lưỡng. Thông thường, các nhà phát triển sản phẩm không nghĩ đến tài liệu cho đến khá muộn. Trong những trường hợp này, thường rất khó để khiến bộ phận tiếp thị, phát triển, kỹ thuật và lập trình dành đủ thời gian với bạn để giải thích kỹ lưỡng về sản phẩm. Và vì vậy, bạn kết thúc bằng cách thực hiện một lượng công việc ước đoán có căn cứ nhất định. Nhà phát triển có khả năng xem lại bản nháp của bạn và cho bạn biết liệu những ước đoán của bạn có đúng hay không.
Để phát triển phân tích nhiệm vụ của riêng bạn, bạn có thể nghiên cứu giao diện người dùng (nút, menu, tùy chọn, v.v.) của sản phẩm. Điều này áp dụng cho cả phần cứng và phần mềm. Hãy xem xét giao diện của một công cụ chỉnh sửa biểu tượng được hiển thị bên dưới. Từ chỉ đoạn giao diện này, bạn có thể xác định vài chức năng rõ ràng: Tạo mới, Mở, Lưu thành, Thoát:
Giao diện cho AZ Icon Edit |
Bây giờ, hãy xem các tùy chọn menu cho các phần tiếp theo của menu. Bạn có thể thấy rằng khi mọi người sử dụng trình chỉnh sửa biểu tượng này, họ cũng có khả năng sẽ thực hiện các nhiệm vụ phân tích sau:
|
Nhưng bây giờ hãy nhìn vào giao diện mà không có các tùy chọn menu thả xuống. Bạn có thể thấy phân tích nhiệm vụ bổ sung nào? Giống như nhiều giao diện người dùng đồ họa, một số biểu tượng lặp lại các tùy chọn menu. Ví dụ, biểu tượng danh sách có dấu đầu dòng cho phép bạn chọn một đường nét mỏng, vừa hoặc dày giống như cách nhấp chuột vào. Tùy chọn Có. Tuy nhiên, có một số công cụ mới ở đây, không có sẵn ở nơi khác trong giao diện:
|
Có rất nhiều điều bạn vẫn chưa biết về phần mềm này, nhưng bạn đã thực hiện rất nhiều phỏng đoán để xác định nhiệm vụ chính. Bạn sẽ muốn nhóm và hợp nhất mọi thứ chặt chẽ hơn nữa so với trên, có thể như sau:
- Tạo, chỉnh sửa, đổi tên và lưu biểu tượng
- Chọn màu foreground và màu background
- Vẽ đường thẳng, hình chữ nhật và hình oval
- Cắt, dán và sao chép đối tượng
- Di chuyển, lật, và xoay đối tượng
Bạn có thể thấy rằng trong danh sách công việc sơ bộ này, không có dấu vết nào của phân tích công việc như tô màu cho một đối tượng, chụp ảnh, xóa không gian làm việc, hoàn tác một sai lầm, hoặc khôi phục. Nhưng khi bạn làm việc, những chi tiết này sẽ bắt đầu tìm thấy vị trí của chúng trong kế hoạch của bạn. Bây giờ, hãy lùi lại khỏi các chi tiết của giao diện và đặt mình vào vị trí của một người dùng phần mềm biểu tượng. Những câu hỏi nào mà cá nhân đó có khả năng đặt ra? Làm thế nào để tôi thay đổi màu nền? Điều đó đã được giải quyết. Làm thế nào để tôi thay đổi độ dày của các đường tôi vẽ? Cũng đã có sẵn rồi. Làm thế nào để tôi làm cho nền trong suốt? Hmmm... điều đó sẽ là một vấn đề cho phần màu sắc, nhưng sẽ cần một chút nghiên cứu.
Các phương pháp khác nhau trong tài liệu hóa
Khi bạn viết cho người dùng, bạn có hai lựa chọn về cách tiếp cận, hàm định hướng và hướng nhiệm vụ, cái sau là sự lựa chọn tốt hơn nhiều.
Viết với định hướng chức năng. Rõ ràng là phải biết cách tiến hành sau khi phân tích nhiệm vụ, nhưng rõ ràng là không phải vậy. Các ấn phẩm máy tính—nếu không nói là các ấn phẩm kỹ thuật nói chung—thường có vẻ lạc lối vào một phong cách viết không tập trung vào nhiệm vụ. Nhưng, không! Điều đó đơn giản là không hiệu quả!
Một lý do khác khiến một số hướng dẫn sử dụng không tập trung vào nhiệm vụ có thể được quy cho các thông số sản phẩm. Các thông số sản phẩm, được viết bởi và cho các lập trình viên, kỹ sư, nhà phát triển, được viết dưới dạng chức năng yêu cầu:
| Nút menu Tệp | Cho phép người dùng tạo một tệp mới, mở một tệp hiện có, đổi tên một tệp, v.v. |
| Biểu tượng cắt | Cho phép người dùng cắt đoạn đã chọn của hình ảnh. |
Bạn có thể gọi cách tiếp cận này hướng chức năng viết vì nó giải thích hệ thống từng chức năng, đặc điểm, hoặc yếu tố giao diện của một sản phẩm. Thật không may, cách tiếp cận này xuất hiện trong các hướng dẫn người dùng dành cho những độc giả không chuyên — có lẽ vì các nhà viết không có kinh nghiệm, không được đào tạo, hoặc không chuyên môn; hoặc những người viết đã được gọi đến quá muộn để làm gì khác ngoài việc làm đẹp cho thông số kỹ thuật của nhà phát triển.
Cách tiếp cận theo chức năng hầu như hoạt động đôi khi. Nhưng "hầu như" và "đôi khi" thì không đủ tốt. Nó hầu như hoạt động bởi vì tên của các phần tử giao diện và các hàm đôi khi khớp với phân tích nhiệm vụ mà chúng hỗ trợ. Ví dụ, các Mở tùy chọn menu thì khá dễ hiểu: mở một tệp đã tồn tại. Nhưng những cái khác thì không. Ví dụ, bạn cho rằng cái gì sẽ được khôi phục bởi cái này? Khôi phục nút trong giao diện Chỉnh sửa Biểu tượng AZ? Ngoài ra, một số yếu tố giao diện không thực hiện nhiệm vụ một mình. Trong Photoshop, ví dụ, bạn không thể cắt văn bản chỉ bằng cách nhấn vào Cắt bỏ tùy chọn menu. Bạn phải đầu tiên nhấn nút chọn văn bản, sau đó vẽ một hộp chọn xung quanh phần của hình ảnh mà bạn muốn giữ, sau đó nhấn Cắt giả nút bấm.
Viết với định hướng nhiệm vụ.Thay vì cách tiếp cận dựa trên chức năng, hãy sử dụng cách tiếp cận dựa trên nhiệm vụ. Xác định các nhiệm vụ mà người dùng sẽ cần thực hiện với sản phẩm, sau đó cấu trúc tài liệu của bạn phù hợp. Đặt tiêu đề và tiêu đề phụ của bạn. hướng tới công việc trong cách diễn đạt của họ. Cách diễn đạt hướng tới nhiệm vụ có nghĩa là diễn đạt như "Cách điều chỉnh âm lượng," "Điều chỉnh âm lượng," hoặc "Điều chỉnh âm lượng." Nó không có nghĩa là diễn đạt như "Âm lượng" hoặc "Điều chỉnh âm lượng." Dưới đây là một số ví dụ bổ sung:
| Cách diễn đạt vấn đề | Cách diễn đạt theo nhiệm vụ |
| Bắt giữ | Chụp ảnh |
| Nút màn hình | Chọn đối tượng nền hoặc đối tượng tiền cảnh |
| Hình chữ nhật | Vẽ hình chữ nhật |
| Biểu tượng hình bầu dục | Vẽ ellips và hình tròn |
Khi bạn đã định nghĩa các nhiệm vụ phân tích người dùng, tổ chức chúng thành các nhóm hợp lý, và đã định nghĩa tiêu đề theo nhiệm vụ, bạn đã sẵn sàng để viết! Dưới đây là một đoạn trích:
|
Vẽ Hình Chữ Nhật và Hình Ellipse Bạn có thể sử dụng trình chỉnh sửa biểu tượng để vẽ hình vuông, hình chữ nhật, hình bầu dục và hình tròn. Vẽ một hình chữ nhật. Để vẽ một hình chữ nhật:
|
Trong đoạn trích này, bạn có thể thấy rằng một cách tiếp cận tổng thể hướng tới nhiệm vụ được áp dụng và rằng cách diễn đạt hướng nhiệm vụ được sử dụng cho các tiêu đề.Vẽ tranh). Cũng hãy lưu ý rằng danh sách đánh số được sử dụng để hướng dẫn độc giả từng bước qua các hành động liên quan đến nhiệm vụ.
Thông tin liên quan
Tôi rất mong nhận được ý kiến, phản hồi và phê bình của bạn về chương này: phản hồi của bạn.
