Vui lòng nhấp vào đây để được giúp đỡ. David McMurrey trả tiền cho lưu trữ web:
Hãy ủng hộ bất kỳ số tiền nhỏ nào bạn có thể!
Viết kỹ thuật trực tuyến sẽ vẫn miễn phí.
Khi bạn viết hướng dẫn, quy trình và thông tin "hướng dẫn" hoặc hướng dẫn sử dụng, bạn thường phải sử dụng cách tiếp cận theo nhiệm vụ. Điều đó có nghĩa là cung cấp các bước và giải thích cho tất cả các phân tích nhiệm vụ chính mà người dùng có thể cần thực hiện.
Tất nhiên, một số hướng dẫn chỉ liên quan đến một nhiệm vụ — ví dụ, thay dầu trong một chiếc ô tô. Nhưng chúng ta ở đây quan tâm đến những quy trình phức tạp hơn. Mặc dù chương này sử dụng phần mềm máy tính làm ví dụ, nhưng những kỹ thuật này có thể áp dụng cho bất kỳ quy trình đa nhiệm nào — ví dụ, vận hành một lò vi sóng.
Xác định nhiệm vụ
Để viết theo cách hướng tới nhiệm vụ, trước tiên bạn phải thực hiện phân tích nhiệm vụ. Điều đó có nghĩa là nghiên cứu cách người dùng sử dụng sản phẩm hoặc thực hiện nhiệm vụ, phỏng vấn họ và quan sát họ. Nó cũng có thể bao gồm việc phỏng vấn các nhân viên marketing và phát triển sản phẩm. Nếu bạn có thể tiếp cận các loại câu hỏi mà nhân viên hỗ trợ nhận được, điều đó cũng rất hữu ích.
Nhưng đôi khi, bạn có thể không ở trong vị trí để thực hiện phân tích công việc một cách kỹ lưỡng. Thông thường, các nhà phát triển sản phẩm không nghĩ đến tài liệu cho đến khá muộn. Trong những hoàn cảnh này, thường rất khó để thu hút các nhân viên marketing, phát triển, kỹ thuật và lập trình dành đủ thời gian với bạn để giải thích sản phẩm một cách đầy đủ. Và vì vậy, bạn kết thúc với một lượng đoán định có cơ sở nhất định. Nhà phát triển có khả năng xem lại bản nháp của bạn và cho bạn biết liệu đoán định của bạn có đúng không.
Để phát triển phân tích nhiệm vụ của riêng bạn, bạn có thể nghiên cứu giao diện người dùng (nút, menu, tùy chọn, v.v.) của sản phẩm. Điều này áp dụng cho cả phần cứng và phần mềm. Hãy xem xét giao diện của một công cụ chỉnh sửa biểu tượng được hiển thị bên dưới. Chỉ từ đoạn giao diện này, bạn có thể xác định một số phân tích nhiệm vụ rõ ràng: Tạo mới, Mở, Lưu thành, Thoát:
Giao diện cho AZ Icon Edit |
Bây giờ, hãy xem các tùy chọn trên menu cho các phần tiếp theo của menu. Bạn có thể thấy rằng khi mọi người sử dụng trình chỉnh sửa biểu tượng này, họ cũng rất có khả năng thực hiện các phân tích nhiệm vụ này:
|
Nhưng bây giờ hãy nhìn vào giao diện mà không có các tùy chọn menu thả xuống. Bạn có thể thấy thêm phân tích nhiệm vụ nào? Giống như nhiều giao diện người dùng đồ họa, một số biểu tượng lặp lại các tùy chọn menu. Ví dụ, biểu tượng danh sách có gạch đầu dòng cho phép bạn chọn một đường mảnh, vừa hoặc dày theo cách giống như khi nhấp vào. Tùy chọn Tuy nhiên, có một số công cụ mới ở đây, không có ở những nơi khác trong giao diện:
|
Bạn vẫn chưa biết nhiều về phần mềm này, nhưng bạn đã thực hiện rất nhiều suy đoán để xác định nhiệm vụ phân tích chính. Bạn sẽ muốn nhóm và hợp nhất các yếu tố chặt chẽ hơn so với trên, có thể như sau:
- Tạo, chỉnh sửa, đổi tên và lưu biểu tượng
- Chọn màu nền và màu chữ
- Vẽ đường thẳng, hình chữ nhật và hình elip
- Cắt, dán, và sao chép đối tượng
- Di chuyển, lật, và xoay các đối tượng
Bạn có thể thấy rằng trong danh sách nhiệm vụ thô này, không có dấu vết nào của phân tích nhiệm vụ như tô màu cho một đối tượng, chụp ảnh, dọn dẹp không gian làm việc, hoàn tác một sai lầm, hoặc khôi phục. Nhưng khi bạn làm việc, những chi tiết này sẽ bắt đầu tìm thấy vị trí của chúng trong kế hoạch của bạn. Bây giờ, hãy lùi lại khỏi các chi tiết của giao diện và đặt mình vào vị trí của một người dùng phần mềm biểu tượng. Những câu hỏi nào mà người đó có khả năng đặt ra? Làm thế nào để tôi thay đổi màu nền? Chúng tôi đã có phần đó. Làm thế nào để tôi thay đổi độ dày của các đường tôi vẽ? Cũng đã có phần đó rồi. Làm thế nào để tôi làm cho nền trong suốt? Hmmm . . . điều đó sẽ là một vấn đề cho phần màu sắc, nhưng nó sẽ cần một ít nghiên cứu.
Các cách tiếp cận khác nhau đối với tài liệu
Khi bạn viết cho người dùng, bạn có hai cách tiếp cận để lựa chọn, hàm định hướng và định hướng nhiệm vụ, cái sau là sự lựa chọn tốt hơn hẳn.
Viết với định hướng chức năng. Rõ ràng là nên biết cách tiến hành sau khi phân tích nhiệm vụ, nhưng có vẻ như không phải vậy. Các ấn phẩm máy tính—nếu không phải là ấn phẩm kỹ thuật nói chung—thường có vẻ đi lệch sang một phong cách viết không hướng vào nhiệm vụ. Nhưng không! Điều đó thực sự không hiệu quả!
Một lý do khác khiến một số hướng dẫn sử dụng không có định hướng công việc có thể được quy trách nhiệm cho các thông số sản phẩm. Các thông số sản phẩm, được viết bởi và cho lập trình viên, kỹ sư, nhà phát triển, được diễn đạt theo các chức năng cần thiết:
| Nút menu Tệp | Cho phép người dùng tạo một tập tin mới, mở một tập tin hiện có, đổi tên một tập tin, v.v. |
| Biểu tượng cắt | Cho phép người dùng cắt đoạn đã chọn của hình ảnh. |
Bạn có thể gọi cách tiếp cận này hướng đến chức năng viết bởi vì nó giải thích hệ thống từng chức năng, đặc điểm, hoặc phần giao diện của một sản phẩm. Thật không may, cách tiếp cận này xuất hiện trong các hướng dẫn người dùng dành cho những độc giả không chuyên về kỹ thuật—có thể vì các tác giả thiếu kinh nghiệm, không được đào tạo, hoặc không chuyên sâu; hoặc các tác giả được mời đến quá muộn để có thể làm gì khác ngoài việc chỉnh sửa thông số của nhà phát triển.
Cách tiếp cận hướng chức năng hầu như hoạt động đôi khi. Nhưng "hầu như" và "đôi khi" không đủ tốt. Nó hầu như hoạt động vì tên của các phần tử giao diện và chức năng đôi khi phù hợp với phân tích nhiệm vụ mà chúng hỗ trợ. Ví dụ, các Mở Tùy chọn menu thì khá trực quan: mở một tệp tin đã tồn tại. Những cái khác thì không. Ví dụ, bạn nghĩ cái gì sẽ được khôi phục bởi cái Khôi phục nút trong giao diện Chỉnh sửa biểu tượng AZ? Ngoài ra, một số yếu tố giao diện không thực hiện các thao tác chỉ bằng chính chúng. Trong Photoshop, ví dụ, bạn không thể cắt văn bản chỉ bằng cách nhấn vào Cắt lại tuỳ chọn menu. Bạn trước tiên phải nhấn nút chọn văn bản, sau đó vẽ một hộp chọn xung quanh phần hình ảnh bạn muốn giữ, rồi nhấn Cắt nút bấm.
Viết với định hướng nhiệm vụ.Thay vì sử dụng phương pháp định hướng chức năng, hãy sử dụng phương pháp định hướng nhiệm vụ. Xác định các tác vụ mà người dùng sẽ cần thực hiện với sản phẩm, và sau đó cấu trúc tài liệu của bạn theo đó. Hãy làm tiêu đề và tiêu đề phụ của bạn. hướng đến nhiệm vụ trong cách diễn đạt của họ. Cách diễn đạt có mục tiêu nghĩa là diễn đạt như "Cách điều chỉnh âm lượng," "Điều chỉnh âm lượng," hoặc "Điều chỉnh âm lượng." Nó không có nghĩa là diễn đạt như "Âm lượng" hoặc "Điều chỉnh Âm lượng." Dưới đây là một số ví dụ bổ sung:
| Cách diễn đạt vấn đề | Cách diễn đạt hướng tới nhiệm vụ |
| Bắt giữ | Chụp ảnh |
| Nút màn hình | Lựa chọn đối tượng nền hoặc đối tượng chính |
| Hình chữ nhật | Vẽ hình chữ nhật |
| Biểu tượng hình oval | Vẽ ellipse và hình tròn |
Khi bạn đã xác định phân tích nhiệm vụ của người dùng, tổ chức chúng thành các nhóm hợp lý và đã định nghĩa tiêu đề hướng nhiệm vụ, bạn đã sẵn sàng để viết! Dưới đây là một đoạn trích:
|
Vẽ Hình Chữ Nhật và Hình Elip Bạn có thể sử dụng trình chỉnh sửa biểu tượng để vẽ hình vuông, hình chữ nhật, hình elip và hình tròn. Vẽ một hình chữ nhật. Để vẽ một hình chữ nhật:
|
Trong đoạn trích này, bạn có thể thấy rằng một phương pháp tổng thể dựa trên nhiệm vụ đã được áp dụng và rằng cách diễn đạt tập trung vào nhiệm vụ được sử dụng cho các tiêu đề (Vẽ). Cũng lưu ý rằng các danh sách đánh số được sử dụng để hướng dẫn độc giả từng bước qua các hành động liên quan đến nhiệm vụ.
Thông tin liên quan
Tôi rất mong nhận được ý kiến, phản hồi và phản biện của bạn về chương này: phản hồi của bạn.
