Vui lòng nhấp vào đây để giúp đỡ. David McMurrey trả tiền cho dịch vụ lưu trữ web:
Hãy đóng góp bất kỳ số tiền nhỏ nào bạn có thể!
Viết Kỹ Thuật Trực Tuyến sẽ vẫn miễn phí.
Đánh giá đồng nghiệp (còn gọi là chỉnh sửa đồng nghiệp) có nghĩa là mọi người cùng nhau đọc, nhận xét và đề xuất cải thiện công việc của nhau. Chỉnh sửa đồng nghiệp là một cách tốt để trở thành một người viết giỏi hơn: nó cung cấp kinh nghiệm trong việc nhìn nhận một cách phê phán về việc viết. Chỉnh sửa đồng nghiệp cũng là một cách tuyệt vời để cải thiện các dự án viết.
Viết nhóm, như tên gọi đã chỉ ra, có nghĩa là mọi người tập hợp lại để lập kế hoạch, viết và chỉnh sửa các dự án viết như một nhóm, hay đội. Một cách gọi khác cho thực hành này là viết hợp tác—viết hợp tác diễn ra công khai chứ không phải trong bí mật (nơi mà nó được gọi là đạo văn).
Hãy lưu ý rằng trong những năm gần đây, các ứng dụng phần mềm dự án nhóm đã xuất hiện, trong đó Atlassian Confluence là một trong những ứng dụng phổ biến. Nó cung cấp không gian cho các thành viên trong nhóm để có văn phòng, không gian tổ chức các cuộc họp nhóm, cơ chế theo dõi tài liệu và nhiều hơn nữa. Một khóa học trực tuyến có sẵn tại McMurrey Associates: Khóa học trong Giao tiếp Kỹ thuật. Dự án Nhóm Viết Kỹ Thuật Confluence
Chiến lược cho việc đánh giá đồng nghiệp
Khi bạn xem xét tác phẩm của một nhà văn khác, bạn đánh giá nó, chỉ trích nó, gợi ý những cải tiến, và sau đó truyền đạt tất cả những điều đó cho tác giả. Là một người xem xét lần đầu, bạn có thể cảm thấy hơi lo lắng khi chỉ trích công việc của người khác. Ví dụ, làm thế nào bạn nói với ai đó rằng bài luận của họ là nhàm chán? Hãy đọc cuộc thảo luận dưới đây; bạn sẽ tìm thấy lời khuyên và hướng dẫn về cách thực hiện các đánh giá đồng cấp và truyền đạt các nhận xét đánh giá đồng cấp.
Cuộc họp ban đầu. Ở đầu một buổi đánh giá đồng nghiệp, người viết nên cung cấp cho các người đánh giá đồng nghiệp ghi chú về bài viết và về mục tiêu cũng như mối quan tâm đối với dự án viết (chủ đề, khán giả, mục đích, tình huống, loại), và thông báo cho họ về bất kỳ vấn đề hay mối quan tâm nào. Là người viết, bạn muốn thông báo cho các người đánh giá về những vấn đề này; làm cho họ hiểu rõ những gì bạn đã cố gắng thực hiện. Tương tự, các người đánh giá đồng nghiệp nên yêu cầu những người viết mà họ đang đánh giá cung cấp thông tin về mục tiêu và mối quan tâm của họ. Các câu hỏi đánh giá đồng nghiệp nên cụ thể như sau:
Giải thích của tôi về máy ảo có làm bạn hiểu không? Nó có dễ hiểu với những khách hàng ít kỹ thuật nhất của chúng ta không?
Nói chung, phong cách viết của tôi có quá kĩ thuật không? (Tôi có thể đã bắt chước quá nhiều các thông số kỹ thuật của các kỹ sư.)
Các tiêu đề chương và tiêu đề có đủ chỉ dẫn về nội dung phía sau không? (Tôi gặp khó khăn trong việc diễn đạt một số điều này.)
Các ảnh chụp màn hình có đủ rõ ràng không? (Có thể tôi đã cố gắng lấy quá nhiều chi tiết trong một số ảnh.)
Chiến lược đánh giá đồng nghiệp. Khi bạn đánh giá viết của người khác, hãy nhớ rằng bạn nên xem xét tất cả các khía cạnh của bài viết đó, không chỉ—trên thực tế, ít nhất là—ngữ pháp, chính tả và dấu câu. Nếu bạn là người mới trong việc đánh giá, bạn có thể quên đánh giá bản nháp cho những điều như sau:
- Đảm bảo rằng bài đánh giá của bạn là toàn diện. Xem xét tất cả các khía cạnh của bản nháp mà bạn đang xem xét, không chỉ ngữ pháp, dấu câu và chính tả.
- Đọc bản nháp nhiều lần, tìm kiếm một loạt các khu vực vấn đề tiềm ẩn:
- Mức độ quan tâm, thích ứng với khán giả
- Sự thuyết phục, mục đích
- Nội dung, tổ chức
- Sự rõ ràng trong cuộc thảo luận
- Sự liên kết, sử dụng sự chuyển tiếp
- Tiêu đề, giới thiệu và kết luận.
- Phong cách câu và độ rõ ràng
- Xử lý đồ họa
- Hãy cẩn thận khi đưa ra những nhận xét hoặc chỉ trích dựa trên phong cách cá nhân của bạn. Hãy dựa vào những hướng dẫn, khái niệm và quy tắc được chấp nhận rộng rãi để đưa ra các nhận xét và gợi ý cải tiến. Nếu bạn đưa ra một nhận xét thực sự là sở thích cá nhân của mình, hãy giải thích điều đó.
- Giải thích các vấn đề mà bạn tìm thấy một cách đầy đủ. Đừng chỉ nói rằng một tài liệu "có vẻ lộn xộn." Giải thích điều gì là lộn xộn trong tài liệu đó. Sử dụng các chi tiết cụ thể từ bản nháp để chứng minh cho trường hợp của bạn.
- Mỗi khi bạn phê bình điều gì trong bản thảo của tác giả, hãy cố gắng đề xuất một cách để khắc phục vấn đề. Chỉ nói với tác giả rằng tài liệu của cô ấy có vẻ thiếu tổ chức là không đủ, chẳng hạn. Hãy giải thích cách mà vấn đề đó có thể được giải quyết.
- Hãy dựa vào các hướng dẫn, khái niệm, nguyên tắc và quy tắc đã được chấp nhận để đưa ra nhận xét và phê bình. Chỉ nói với một tác giả rằng hai đoạn nên được hoán đổi là không đủ, ví dụ vậy. Hãy nêu lý do: thông tin tổng quát, giới thiệu hơn nên được đặt lên trước, ví dụ.
- Tránh việc viết lại bản nháp mà bạn đang xem xét. Trong nỗ lực gợi ý cải tiến và sửa chữa, đừng đi quá đà và tự viết lại bản nháp. Làm như vậy sẽ lấy đi quyền sở hữu tài liệu từ tác giả và cướp đi cơ hội để tác giả học hỏi và cải thiện như một nhà văn.
- Hãy tìm những điều tích cực, khuyến khích để nói về bản nháp mà bạn đang xem xét. Những lời khen, dù là nhỏ, thường được trân trọng rất nhiều. Hãy đọc qua bản nháp ít nhất một lần để tìm ra những điều đã được thực hiện tốt, và sau đó, hãy cho người viết biết về chúng.
Tóm tắt đánh giá đồng nghiệp. Khi bạn đã hoàn thành một bài đánh giá đồng nghiệp, việc viết một tóm tắt về suy nghĩ, quan sát, ấn tượng, nhận xét hoặc cảm xúc của bạn về bản thảo thô là một ý tưởng hay. Xem ghi chú của người đánh giá đồng nghiệp bên dưới, tóm tắt những quan sát về bản thảo thô. Lưu ý trong ghi chú một số chi tiết sau:
- Các bình luận được phân loại theo loại vấn đề hoặc lỗi—các bình luận về ngữ pháp và cách sử dụng ở một nhóm; các bình luận cấp cao hơn về những thứ như nội dung, tổ chức và mức độ thú vị ở một nhóm khác.
- Tầm quan trọng tương đối của các nhóm ý kiến được chỉ ra. Người đánh giá sẽ chỉ ra những gợi ý nào nên được "tích hợp" và những gợi ý nào là quan trọng đối với sự thành công của dự án viết.
- Hầu hết các nhận xét đều bao gồm một số tuyên bố ngắn gọn về hướng dẫn, quy tắc, ví dụ hoặc lẽ phải thường. Người đánh giá không chỉ nói "Điều này sai; hãy sửa nó." Anh ta cũng giải thích cơ sở cho nhận xét.
- Các câu hỏi được gửi đến người viết. Người đánh giá đang kiểm tra lại xem người viết có thực sự muốn phát biểu hoặc ngụ ý những điều nhất định hay không.
- Người đánh giá đưa ra những nhận xét tích cực về bản thảo, và tìm những cách không đối kháng, thông cảm để nêu ra những chỉ trích.
Trích đoạn từ một ghi chú tóm tắt kết quả của việc phản biện đồng cấp. Dành một chút thời gian để tóm tắt các nhận xét trong quá trình phản biện của bạn trong một ghi chú ngắn gọn gửi đến tác giả. Hãy thật lịch sự và đồng cảm nhất có thể!
Chiến lược cho Viết Nhóm
Như đã đề cập trước đó trong chương này, viết nhóm là một trong những cách phổ biến mà mọi người trong thế giới kinh doanh, chính phủ, khoa học và công nghệ xử lý các dự án viết lớn.
Đồ họa thông tin do NotebookLM tạo ra cho chương này
Tập hợp đội ngũ. Khi bạn bắt đầu chọn thành viên cho một dự án viết trong khóa học viết kỹ thuật, hãy chọn những người có nền tảng và sở thích khác nhau. Giống như một nền tảng đa dạng, toàn diện cho một nhà văn cá nhân là một lợi thế, một nhóm các cá nhân đa dạng tạo thành một đội viết toàn diện.
Nếu bạn là đội trưởng, bạn có thể hỏi các thành viên tiềm năng về nền tảng, sở thích, chuyên ngành, tài năng và năng khiếu của họ. Các nhóm viết dưới đây kết hợp những cá nhân với nền tảng và sở thích đa dạng:
| Nhóm viết: Chiếc mũ đỏ | |
| Dự án: | Một báo cáo về hiện tại công nghệ tàng hình |
| Thành viên trong nhóm | Nền tảng, kỹ năng, sở thích |
| Shawn S. | Chuyên ngành kỹ thuật điện, hiện đang làm các công việc quản lý văn phòng cơ bản tại một công ty luật. |
| Tracey K. | Sinh viên năm cuối chuyên ngành Tiếng Anh, hy vọng khóa học này sẽ giúp cải thiện triển vọng nghề nghiệp. |
| Sanjiv Gupta | Chuyên ngành khoa học máy tính, hiện đang làm đồ họa máy tính tại một cửa hàng phát triển phần mềm. |
| Jeon Chang Yeon | Sắp trở thành sinh viên ngành kỹ thuật điện, vẫn đang phát triển kỹ năng tiếng Anh. |
| Alice B. | Chuyên ngành chưa xác định với trọng tâm không kỹ thuật, có thể đang chọn khóa học sai, không có kỹ năng được nêu rõ. |
Lập kế hoạch cho dự án. Khi bạn đã tập hợp được đội ngũ viết, hầu hết công việc sẽ giống như khi bạn viết một mình—trừ việc mỗi giai đoạn đều là nỗ lực của cả đội. Cụ thể, hãy gặp gỡ đội của bạn để quyết định hoặc lập kế hoạch cho các vấn đề sau:
Giai đoạn lập kế hoạch
|
Ghi lại hồ sơ và quyết định của nhóm bạn một cách đơn giản tài liệu kế hoạch nhóm. Nó có thể chứa các ngày quan trọng trong lịch trình của đội, một dàn bài tạm thời của tài liệu sẽ được đội sản xuất, thỏa thuận định dạng, phân công viết cá nhân, sở thích về lựa chọn từ, và nhiều thứ khác. Có đề cập dưới đây về một tài liệu quy định. Điều đó cũng có thể được đưa vào kế hoạch của đội.
Nhiều công việc trong một dự án viết theo nhóm phải được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm một cách độc lập. Tuy nhiên, nếu nhóm của bạn quyết định chia công việc cho dự án viết, hãy cố gắng tuân theo ít nhất những hướng dẫn tối thiểu sau:
- Mỗi thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm viết một phần chính của tài liệu.
- Có mỗi thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm tìm kiếm, đọc và ghi chú về một phần thông tin nguồn một cách công bằng.
Một số công việc cho dự án mà có thể thực hiện theo nhóm bạn có thể muốn làm trước một cách độc lập. Ví dụ, động não, thu hẹp, và đặc biệt là phác thảo nên được thực hiện trước bởi từng thành viên trong nhóm một mình; sau đó tụ họp lại và so sánh ghi chú. Hãy nhớ rằng động lực nhóm có thể vô tình подавить một số ý tưởng nhất định và cách các thành viên ít tự tin hơn có thể ngần ngại đóng góp ý tưởng quý giá của họ trong bối cảnh nhóm.
Sau khi bạn đã phân chia công việc cho dự án, hãy viết một biểu đồ chính thức và phân phát nó cho tất cả các thành viên.
Bảng liệt kê trách nhiệm của các thành viên nhóm viết trong dự án
Lên lịch cho dự án và cân bằng khối lượng công việc. Ngay từ đầu dự án viết nhóm của bạn, hãy thiết lập một lịch trình với các ngày quan trọng. Lịch trình này sẽ giúp bạn và các thành viên trong nhóm tiến triển ổn định, có tổ chức và hoàn thành dự án đúng hạn. Như được thể hiện trong lịch trình mẫu dưới đây, hãy bao gồm không chỉ ngày hoàn thành cho các giai đoạn chính của dự án mà còn cả ngày họp và chủ đề cũng như mục đích của những cuộc họp đó. Hãy chú ý những chi tiết này về lịch trình:
- Nhiều cuộc họp được lên lịch, trong đó các thành viên thảo luận về thông tin mà họ đang tìm kiếm hoặc không tìm thấy. (Một thành viên trong nhóm có thể có thông tin mà thành viên khác đang tìm kiếm khắp nơi.)
- Nhiều cuộc họp đã được lên lịch để xem xét các chi tiết của dự án, cụ thể là chủ đề, đối tượng, mục đích, tình huống và dàn ý. Khi bạn tìm hiểu thêm về chủ đề và ổn định hơn trong dự án, nhóm của bạn có thể muốn thay đổi một số chi tiết này hoặc làm cho chúng cụ thể hơn.
- Nhiều bản nháp thô được lên lịch. Các thành viên trong nhóm sẽ xem lại bản nháp của nhau cho từng phần ít nhất hai lần, lần thứ hai là để xem liệu các thay đổi được đề xuất có hiệu quả hay không. Khi bản nháp hoàn chỉnh được lắp ghép lại, nó cũng sẽ được xem lại hai lần.
Lịch trình cho dự án viết nhóm
Dự đoán vấn đề và tạo ra quy định cho nhóm. Hãy suy nghĩ về cách giải quyết các vấn đề điển hình có thể phát sinh trong một dự án nhóm và ghi lại các thỏa thuận của nhóm bạn về những vấn đề này trong một tài liệu quy định nội bộ:
- Mất cân bằng khối lượng công việc. Khi bạn làm việc theo nhóm, luôn có khả năng một thành viên trong nhóm, vì lý do nào đó, có thể làm nhiều hơn hoặc ít hơn phần công việc công bằng. Do đó, điều quan trọng là tìm cách theo dõi những gì mỗi thành viên trong nhóm đang làm. Một cách tốt để làm điều đó là yêu cầu từng thành viên ghi chép hoặc nhật ký về loại công việc họ thực hiện và thời gian họ dành cho nó.
Cả trong suốt và vào cuối dự án, nếu có bất kỳ vấn đề gì, nhật ký cần phải làm rõ điều đó và tạo điều kiện cho việc cân bằng khối lượng công việc một cách công bằng hơn. Vào cuối dự án, các thành viên trong nhóm có thể cộng tổng thời gian họ đã dành cho dự án; nếu ai đó đã dành nhiều hơn một chút thời gian của mình, các thành viên khác có thể đền bù bằng cách mua cho cô ấy bữa tối hoặc một phần thưởng nào đó tương tự. Tương tự, khi tiến gần đến cuối dự án, nếu từ các nhật ký rõ ràng rằng trách nhiệm công việc của một thành viên trong nhóm nhỏ hơn so với những người khác, không phải lỗi của anh ấy, anh có thể bù đắp bằng cách làm nhiều công việc hoàn tất hơn như gõ văn bản, hiệu đính hoặc sao chép. - Các thành viên trong nhóm không có kỹ năng liên quan. Như bạn có thể thấy trong mô tả ví dụ về kỹ năng của các thành viên trong nhóm ở trên, một thành viên không có kỹ năng nào liên quan để đóng góp cho dự án. Đôi khi, đó chỉ là biểu hiện của sự lo lắng hoặc thiếu hứng thú của người đó trong việc tham gia vào một dự án nhóm. Tất nhiên, mỗi thành viên trong một khóa học viết nên đóng góp một phần hợp lý vào việc viết cho dự án. Tuy nhiên, có rất nhiều nhiệm vụ không yêu cầu kiến thức kỹ thuật, kỹ năng định dạng, hoặc khả năng biên tập sắc sảo, chẳng hạn như: gõ và phân phát kế hoạch nhóm, các quy định, biên bản cuộc họp nhóm; nhắc nhở các thành viên trong nhóm về hạn chót và các cuộc họp đã lên lịch. Thực tế, ngoại trừ sự lo lắng hoặc thiếu hứng thú, thành viên tự xưng là không có kỹ năng có thể trở thành nhà lãnh đạo tốt nhất cho nhóm!
- Các thành viên trong nhóm biến mất. Nếu đội của bạn không may có một thành viên thiếu trách nhiệm, người mà đơn giản biến mất, hãy có một kế hoạch cho việc đó và ghi chép lại trong nội quy của đội. Một giải pháp rõ ràng là loại bỏ thành viên đó khỏi đội và thông báo cho giảng viên nếu đó là một khóa học viết hoặc quản lý cấp cao tiếp theo nếu đó là một tổ chức phi học thuật.
- Có vẻ như có những bất đồng giữa các thành viên trong nhóm đã ăn sâu. Thật đáng kinh ngạc khi các thành viên trong nhóm có thể bất đồng kịch liệt về những khía cạnh của một dự án viết nhóm. Hãy có một kế hoạch, được ghi trong điều lệ nhóm của bạn, về cách giải quyết những vấn đề này. Liệu có nên bỏ phiếu không? Bạn có nên "leo thang" vấn đề lên một bên trung lập hoặc cấp cao hơn không?
- Cách viết và định dạng hoàn toàn không nhất quán. Bởi vì các phần cá nhân sẽ được viết bởi những người viết khác nhau, những người có khả năng có phong cách viết khác nhau, hãy thiết lập một cuốn hướng dẫn phong cách trong đó các thành viên trong đội sẽ liệt kê sự thống nhất của họ về cách thức xử lý tài liệu nói chung. Những sự thống nhất này có thể nằm ở cấp độ cao, chẳng hạn như có nên có một phần nền tảng hay không, cho đến những chi tiết nhỏ nhặt như khi nào sử dụng chữ nghiêng hoặc chữ đậm và liệu là "nhấp chuột" hay "nhấp vào". Xem đoạn trích từ bảng phong cách dự án trong phần tiếp theo. Để thảo luận về những mục này, xem tệp kiểu và hướng dẫn phong cách.
Trước khi bạn và các thành viên trong nhóm viết những bản nháp đầu tiên, bạn không thể mong chờ để dự đoán mọi sự khác biệt về phong cách và định dạng. Vì vậy, hãy lên kế hoạch cập nhật bảng phong cách này khi bạn xem xét các bản nháp của từng phần và, đặc biệt, khi xem xét bản nháp hoàn chỉnh.
Trích đoạn từ hướng dẫn phong cách cho một dự án viết. Các mục được liệt kê đại diện cho các thỏa thuận mà các nhà văn trong nhóm đã thực hiện để mang lại sự nhất quán cho tài liệu của họ.
Xem xét bản nháp và hoàn thiện. Hãy cố gắng sắp xếp càng nhiều buổi đánh giá về công việc viết của đội bạn càng tốt. Bạn có thể gặp nhau để thảo luận về bản thảo thô của từng phần cũng như bản thảo thô của toàn bộ tài liệu. Khi gặp nhau, hãy làm theo những gợi ý về chỉnh sửa đồng nghiệp đã được thảo luận trong phần trước của chương này. Chiến lược để đánh giá đồng nghiệp.
Một giai đoạn quan trọng trong việc viết tài liệu theo nhóm diễn ra khi bạn tập hợp các phần riêng lẻ do các thành viên khác nhau trong nhóm viết thành một bản nháp hoàn chỉnh. Lúc đó, bạn có thể nhận thấy sự khác biệt về giọng điệu, cách xử lý và phong cách của từng phần. Các bạn phải tìm cách cùng nhau sửa đổi và biên tập toàn bộ bản thảo thô để nó đọc mạch lạc hơn, nhằm tránh việc nó bị nhận ra là do ba hoặc bốn người khác nhau viết.
Khi bạn đã hoàn thành việc xem xét và chỉnh sửa, đã đến lúc thực hiện công việc hoàn thiện để chuẩn bị bản nháp sẵn sàng nộp. Công việc đó cũng giống như khi bạn viết tài liệu một mình, chỉ khác là trong trường hợp này, khối lượng công việc có thể được chia sẻ.
Thông tin liên quan
Chi phí thực sự của việc xem xét tài liệu trong Word. clickhelp.com
Tôi rất trân trọng ý kiến, phản ứng và phê bình của bạn về chương này: phản hồi của bạn—David McMurrey.
