Vui lòng nhấp vào đây để giúp đỡ. David McMurrey trả tiền cho dịch vụ lưu trữ web:
Hãy quyên góp bất kỳ số tiền nhỏ nào bạn có thể!
Viết kỹ thuật trực tuyến sẽ vẫn miễn phí.
Đánh giá đồng nghiệp (còn được gọi là chỉnh sửa đồng nghiệp) có nghĩa là mọi người tụ họp lại để đọc, nhận xét và đề xuất cải tiến cho công việc của nhau. Chỉnh sửa đồng nghiệp là một cách tốt để trở thành một nhà văn tốt hơn: nó mang lại kinh nghiệm trong việc nhìn nhận một cách phê bình về việc viết. Chỉnh sửa đồng nghiệp cũng là một cách tuyệt vời để cải thiện các dự án viết.
Viết nhóm, như tên gọi của nó, có nghĩa là mọi người tụ họp lại để lập kế hoạch, viết và chỉnh sửa các dự án viết như một nhóm, hay đội. Một tên khác cho thực hành này là viết hợp tác—viết hợp tác diễn ra công khai thay vì âm thầm (nơi mà nó được gọi là đạo văn).
Hãy lưu ý rằng trong những năm gần đây, các ứng dụng phần mềm dự án nhóm đã xuất hiện, Atlassian Confluence là một trong những ứng dụng phổ biến. Nó cung cấp không gian cho các thành viên trong nhóm để có văn phòng, không gian tổ chức họp nhóm, cơ chế theo dõi tài liệu và nhiều hơn nữa. Một khóa học trực tuyến có sẵn tại McMurrey Associates: Các khóa học về Giao tiếp Kỹ thuật. Dự án Nhóm Viết Kỹ Thuật Confluence
Chiến lược cho việc đánh giá đồng nghiệp
Khi bạn đánh giá tác phẩm của một tác giả khác, bạn sẽ đánh giá, chỉ trích, đề xuất cải tiến và sau đó truyền đạt tất cả những điều đó đến tác giả. Là một người đánh giá lần đầu, bạn có thể cảm thấy hơi bối rối khi chỉ trích công việc của người khác. Ví dụ, bạn sẽ nói với ai đó rằng bài luận của họ nhàm chán như thế nào? Hãy đọc cuộc thảo luận dưới đây; bạn sẽ tìm thấy những lời khuyên và hướng dẫn về việc thực hiện đánh giá ngang hàng và truyền đạt nhận xét từ việc đánh giá ngang hàng.
Cuộc họp ban đầu. Vào đầu của một cuộc đánh giá ngang hàng, người viết nên cung cấp cho người đánh giá các ghi chú về nhiệm vụ viết và về các mục tiêu và mối quan tâm liên quan đến dự án viết (chủ đề, khán giả, mục đích, tình huống, loại), và thông báo cho họ bất kỳ vấn đề hoặc băn khoăn nào. Là người viết, bạn muốn thông báo cho người đánh giá về những vấn đề này; làm rõ những điều bạn đã cố gắng thực hiện. Tương tự, các người đánh giá ngang hàng nên yêu cầu các tác giả mà họ đang đánh giá cung cấp thông tin về mục tiêu và mối quan tâm của họ. Các câu hỏi đánh giá ngang hàng nên cụ thể như sau:
Giải thích của tôi về máy ảo có làm bạn hiểu không? Nó có hợp lý với những khách hàng ít kỹ thuật nhất của chúng tôi không?
Nói chung, phong cách viết của tôi có quá kỹ thuật không? (Có thể tôi đã bắt chước quá nhiều các thông số kỹ thuật của kỹ sư.)
Các tiêu đề chương và tiêu đề có đủ tiêu biểu cho nội dung tiếp theo không? (Tôi gặp khó khăn trong việc diễn đạt một số điều này.)
Các ảnh chụp màn hình có đủ rõ ràng không? (Có thể tôi đã cố gắng thể hiện quá nhiều chi tiết trong một số ảnh.)
Chiến lược đánh giá đồng cấp. Khi bạn phản biện viết của người khác, hãy nhớ rằng điều quan trọng nhất là bạn nên xem xét tất cả các khía cạnh của bài viết đó, không chỉ—trên thực tế, ít nhất là—ngữ pháp, chính tả và dấu câu. Nếu bạn mới bắt đầu làm phản biện, bạn có thể quên xem xét bản thảo về những thứ như sau:
- Hãy chắc chắn rằng bài đánh giá của bạn là toàn diện. Hãy xem xét tất cả các khía cạnh của bản nháp mà bạn đang xem xét, không chỉ là ngữ pháp, dấu câu và chính tả.
- Đọc bản nháp nhiều lần, tìm kiếm một loạt các lĩnh vực có khả năng gặp vấn đề:
- Mức độ quan tâm, thích ứng với khán giả
- Sự thuyết phục, mục đích
- Nội dung, tổ chức
- Sự rõ ràng trong cuộc thảo luận
- Sự liên kết, sử dụng phép chuyển tiếp.
- Tiêu đề, phần giới thiệu và kết luận.
- Phong cách câu và độ rõ ràng
- Xử lý đồ họa
- Hãy cẩn thận khi đưa ra nhận xét hoặc chỉ trích dựa trên phong cách cá nhân của bạn. Hãy dựa vào các hướng dẫn, khái niệm và quy tắc được chấp nhận rộng rãi để đưa ra phê bình và gợi ý cải thiện. Nếu bạn thực sự có một nhận xét là sở thích cá nhân của mình, hãy giải thích điều đó.
- Giải thích những vấn đề bạn tìm thấy một cách đầy đủ. Đừng chỉ nói một tài liệu "có vẻ không có tổ chức." Hãy giải thích điều gì trong tài liệu đó không có tổ chức. Sử dụng các chi tiết cụ thể từ bản nháp để chứng minh trường hợp của bạn.
- Mỗi khi bạn chỉ trích điều gì đó trong bản nháp của tác giả, hãy cố gắng gợi ý một cách nào đó để khắc phục vấn đề. Chỉ nói với tác giả rằng tài liệu của cô ấy có vẻ không có tổ chức là chưa đủ. Hãy giải thích cách mà vấn đề đó có thể được giải quyết.
- Dựa trên các hướng dẫn, khái niệm, nguyên tắc và quy tắc được chấp nhận để đưa ra ý kiến và phê bình. Chỉ nói với một nhà văn rằng hai đoạn văn nên được hoán đổi là chưa đủ, ví dụ như vậy. Hãy nêu lý do tại sao: thông tin chung, giới thiệu nên được đưa ra trước, chẳng hạn như vậy.
- Tránh việc viết lại bản nháp mà bạn đang xem xét. Trong nỗ lực gợi ý cải tiến và sửa chữa, đừng quá tay mà viết lại bản nháp cho chính mình. Làm như vậy sẽ lấy đi cảm giác sở hữu tài liệu của người viết và làm giảm cơ hội để họ học hỏi và cải thiện kỹ năng viết.
- Tìm những điều tích cực, khích lệ để nói về bản nháp bạn đang xem xét. Những lời khen, ngay cả những điều nhỏ, thường được trân trọng rất nhiều. Đọc qua bản nháp ít nhất một lần để tìm những điều đã làm tốt, và sau đó cho người viết biết về chúng.
Tóm tắt đánh giá của đồng nghiệp. Sau khi bạn hoàn thành việc đánh giá ngang hàng, việc viết một tóm tắt về những suy nghĩ, quan sát, ấn tượng, phê bình hoặc cảm xúc của bạn về bản nháp là điều tốt. Xem ghi chú của người đánh giá ngang hàng bên dưới, tóm tắt những quan sát về một bản nháp. Lưu ý trong ghi chú một số chi tiết sau:
- Các bình luận được phân loại theo loại vấn đề hoặc lỗi—bình luận về ngữ pháp và cách sử dụng ở một nhóm; bình luận cấp cao hơn về nội dung, tổ chức và mức độ hấp dẫn ở một nhóm khác.
- Tầm quan trọng tương đối của các nhóm nhận xét được chỉ ra. Người đánh giá đồng nghiệp chỉ ra những đề xuất nào sẽ là "tốt" để kết hợp, và những đề xuất nào là quan trọng cho sự thành công của dự án viết.
- Hầu hết các nhận xét bao gồm một số tuyên bố ngắn gọn về hướng dẫn, quy tắc, ví dụ hoặc lẽ thường. Người phản biện không chỉ nói "Điều này sai; hãy sửa nó." mà còn giải thích lý do cho nhận xét đó.
- Câu hỏi được gửi đến tác giả. Người đánh giá đang kiểm tra lại xem tác giả có thực sự muốn nói hoặc ngụ ý những điều nhất định hay không.
- Người bình luận đưa ra những nhận xét tích cực về bản nháp và tìm những cách không thù địch, thông cảm để nêu lên những phê bình.
Trích đoạn từ một ghi chú tóm tắt kết quả của một cuộc đánh giá đồng nghiệp. Dành một chút thời gian để tóm tắt những nhận xét đánh giá của bạn trong một ghi chú ngắn gọn gửi đến người viết. Hãy tỏ ra hòa nhã và thông cảm nhất có thể!
Chiến lược cho Viết Theo Nhóm
Như đã đề cập trước đây trong chương này, viết nhóm là một trong những cách phổ biến mà mọi người trong các lĩnh vực kinh doanh, chính phủ, khoa học và công nghệ xử lý các dự án viết lớn.
Infographic được tạo ra bởi NotebookLM của chương này
Tập hợp đội ngũ. Khi bạn bắt đầu chọn thành viên cho một dự án viết trong một khóa học viết kỹ thuật, hãy chọn những người có nền tảng và sở thích khác nhau. Giống như nền tảng đa dạng, toàn diện của một nhà văn cá nhân là một lợi thế, một nhóm những cá nhân đa dạng sẽ tạo thành một đội viết toàn diện.
Nếu bạn là trưởng nhóm, bạn thậm chí có thể hỏi các thành viên tiềm năng về nền tảng, sở thích, chuyên ngành, tài năng và năng lực của họ. Các đội viết sau đây kết hợp những cá nhân với nhiều nền tảng và sở thích khác nhau:
| Nhóm viết: Những Chiếc Mũ Viết Đỏ | |
| Dự án: | Một báo cáo về hiện tại công nghệ tàng hình |
| Thành viên nhóm | Nền tảng, kỹ năng, sở thích |
| Shawn S. | Chuyên ngành kỹ thuật điện, hiện đang thực hiện các công việc quản lý văn phòng cơ bản tại một công ty luật. |
| Tracey K. | Sinh viên năm cuối chuyên ngành tiếng Anh, hy vọng khóa học này sẽ giúp cải thiện cơ hội việc làm. |
| Sanjiv Gupta | Chuyên ngành khoa học máy tính, hiện đang làm đồ họa máy tính tại một công ty phát triển phần mềm. |
| Jeon Chang Yeon | Sắp trở thành sinh viên chuyên ngành kỹ thuật điện, vẫn đang phát triển kỹ năng tiếng Anh. |
| Alice B. | Chuyên ngành chưa được đăng ký với sự tập trung không kỹ thuật, có thể đang trong khóa học sai, không có kỹ năng đã nêu. |
Lập kế hoạch cho dự án. Khi bạn đã tập hợp đội ngũ viết của mình, hầu hết công việc sẽ giống như khi bạn tự viết—ngoại trừ việc mỗi giai đoạn đều là nỗ lực chung. Cụ thể, hãy họp với đội ngũ của bạn để quyết định hoặc lên kế hoạch cho những điều sau:
Các giai đoạn lập kế hoạch
|
Ghi lại hồ sơ và quyết định của đội ngũ bạn một cách đơn giản tài liệu kế hoạch nhóm. Nó có thể chứa các ngày quan trọng trong lịch làm việc của nhóm, một dàn bài tạm thời của tài liệu sẽ được nhóm sản xuất, thỏa thuận về định dạng, phân công viết cá nhân, sở thích về lựa chọn từ, và nhiều thứ khác. Dưới đây có đề cập đến một tài liệu quy chế. Điều đó có thể được tích hợp vào kế hoạch của nhóm.
Phần lớn công việc trong một dự án viết theo nhóm phải được thực hiện bởi từng thành viên trong nhóm một cách độc lập. Tuy nhiên, nếu nhóm của bạn quyết định chia nhỏ công việc cho dự án viết, hãy cố gắng tuân thủ ít nhất những hướng dẫn tối thiểu sau:
- Hãy để mỗi thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm viết một phần chính của tài liệu.
- Hãy để mỗi thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm tìm kiếm, đọc và ghi chú về một phần thông tin nguồn một cách công bằng.
Một số công việc cho dự án mà có thể làm theo nhóm bạn có thể muốn thực hiện trước một mình. Ví dụ, việc động não, thu hẹp ý tưởng và đặc biệt là lập dàn bài nên được thực hiện trước bởi từng thành viên trong nhóm; sau đó gặp nhau và so sánh ghi chú. Hãy nhớ rằng cách thức tương tác trong nhóm có thể vô tình kìm hãm một số ý tưởng và những thành viên ít mạnh dạn có thể ngần ngại đóng góp những ý tưởng quý giá của họ trong bối cảnh nhóm.
Sau khi bạn đã chia sẻ công việc cho dự án, hãy viết một biểu đồ chính thức và phân phát nó cho tất cả các thành viên.
Biểu đồ liệt kê trách nhiệm của các thành viên nhóm viết cho dự án
Lên lịch cho dự án và cân bằng khối lượng công việc. Ngay từ đầu dự án viết nhóm của bạn, hãy thiết lập một lịch trình các ngày quan trọng. Lịch trình này sẽ giúp bạn và các thành viên trong nhóm có thể tiến triển ổn định, có tổ chức và hoàn thành dự án đúng hạn. Như được thể hiện trong lịch trình mẫu dưới đây, hãy bao gồm không chỉ ngày hoàn thành cho các giai đoạn chính của dự án mà còn cả ngày họp và chủ đề cũng như mục đích của các cuộc họp đó. Hãy chú ý đến những chi tiết này trong lịch trình:
- Nhiều cuộc họp được lên lịch trong đó các thành viên thảo luận về thông tin mà họ đang tìm thấy hoặc không tìm thấy. (Một thành viên trong nhóm có thể có thông tin mà một thành viên khác đang tìm kiếm khắp nơi.)
- Một vài cuộc họp được lên lịch để xem xét chi tiết dự án, cụ thể là chủ đề, đối tượng, mục đích, tình huống và dàn bài. Khi bạn hiểu rõ hơn về chủ đề và ngày càng ổn định trong dự án, đội ngũ của bạn có thể muốn thay đổi một số chi tiết này hoặc làm cho chúng cụ thể hơn.
- Nhiều bản nháp thô đã được lên lịch. Các thành viên trong nhóm sẽ xem xét và đánh giá bản nháp của nhau về các phần riêng lẻ ít nhất hai lần, lần thứ hai để kiểm tra xem các thay đổi được đề xuất có hiệu quả hay không. Khi bản nháp hoàn chỉnh được tổng hợp, nó cũng sẽ được xem xét hai lần.
Lịch trình cho một dự án viết nhóm
Dự đoán vấn đề và tạo ra luật lệ cho nhóm. Hãy suy nghĩ về cách giải quyết những vấn đề thường gặp có thể phát sinh trong một dự án nhóm và ghi lại những thỏa thuận của nhóm bạn về những vấn đề này trong một văn bản quy chế:
- Mất cân bằng khối lượng công việc. Khi bạn làm việc trong một nhóm, luôn có khả năng rằng một trong những thành viên trong nhóm, vì lý do nào đó, có thể làm nhiều hơn hoặc ít hơn phần công việc công bằng. Do đó, điều quan trọng là tìm cách theo dõi những gì từng thành viên trong nhóm đang làm. Một cách tốt để thực hiện điều đó là yêu cầu từng thành viên giữ nhật ký hoặc ghi lại loại công việc họ làm và thời gian họ dành cho công việc đó.
Cả trong suốt và khi kết thúc dự án, nếu có bất kỳ vấn đề nào, nhật ký cần phải làm rõ điều đó và cho phép cân bằng công việc một cách công bằng hơn. Ở cuối dự án, các thành viên trong nhóm có thể tính tổng số giờ họ đã dành cho dự án; nếu có ai đó đã làm việc nhiều hơn một chút so với phần chia của mình, những thành viên khác có thể bù đắp bằng cách mời cô ấy đi ăn tối hoặc một phần thưởng tương tự. Tương tự, khi bạn tiến gần đến cuối dự án, nếu rõ ràng từ các nhật ký rằng trách nhiệm công việc của một thành viên trong nhóm, qua không phải lỗi của anh ấy, lại nhỏ hơn so với những người khác, anh có thể bù đắp bằng cách thực hiện nhiều công việc hoàn thiện hơn như đánh máy, kiểm tra, hoặc sao chép. - Các thành viên trong nhóm không có kỹ năng liên quan. Như bạn có thể thấy trong phần mô tả ví dụ về kỹ năng của các thành viên trong nhóm ở trên, một thành viên không có kỹ năng liên quan nào để đóng góp cho dự án. Đôi khi, điều đó chỉ biểu hiện cho sự lo lắng của người đó hoặc sự thiếu hứng thú trong việc tham gia dự án nhóm. Tất nhiên, mỗi thành viên trong khóa học viết nên đóng góp một phần công bằng trong việc viết cho dự án. Tuy nhiên, có rất nhiều nhiệm vụ không yêu cầu kiến thức kỹ thuật, kỹ năng định dạng, hoặc cái nhìn biên tập sắc bén, ví dụ: đánh máy và phân phát kế hoạch nhóm, điều lệ, biên bản cuộc họp nhóm; nhắc nhở các thành viên trong nhóm về các hạn chót và cuộc họp đã lên lịch. Trên thực tế, trừ khi có sự lo lắng hoặc thiếu hứng thú, thành viên tự nhận không có kỹ năng có thể trở thành nhà lãnh đạo nhóm tốt nhất!
- Những thành viên trong nhóm biến mất. Nếu nhóm của bạn không may mắn có một thành viên vô trách nhiệm chỉ biến mất, hãy có một kế hoạch để xử lý tình huống đó và ghi lại trong điều lệ của nhóm. Một giải pháp rõ ràng là loại bỏ thành viên khỏi nhóm và thông báo cho giảng viên nếu đó là một khóa học viết hoặc cấp quản lý tiếp theo nếu đó là một tổ chức phi học thuật.
- Sự bất đồng giữa các thành viên trong nhóm có vẻ đã cứng nhắc. Thật kỳ diệu làm sao các thành viên trong nhóm có thể bất đồng mạnh mẽ về các khía cạnh của một dự án viết nhóm. Hãy có một kế hoạch, được ghi trong điều lệ nhóm của bạn, về cách giải quyết những vấn đề này. Liệu chúng có nên được đưa ra bỏ phiếu không? Bạn có nên "leo thang" vấn đề lên một bên trung lập hoặc cấp cao hơn không?
- Phong cách viết và định dạng hoàn toàn không đồng nhất. Vì các phần riêng lẻ sẽ được viết bởi những biên giả khác nhau, những người có phong cách viết khác nhau, hãy thiết lập một hướng dẫn phong cách trong đó các thành viên trong nhóm của bạn liệt kê các thỏa thuận của họ về cách xử lý tài liệu tổng thể. Những thỏa thuận này có thể từ cấp độ cao, chẳng hạn như có nên có một phần nền tảng hay không, cho đến những chi tiết nhỏ nhặt như khi nào sử dụng chữ nghiêng hoặc chữ in đậm và liệu nên viết là "click" hay "click on." Hãy xem đoạn trích từ bảng phong cách dự án trong phần tiếp theo. Để thảo luận về những vấn đề này, hãy xem tệp kiểu css và hướng dẫn phong cách.
Trước khi bạn và các thành viên trong nhóm viết bản thảo thô đầu tiên, bạn không thể mong đợi dự đoán mọi sự khác biệt có thể xảy ra về phong cách và định dạng. Do đó, hãy lập kế hoạch để cập nhật bảng phong cách này khi bạn xem xét các bản thảo thô của từng phần, và đặc biệt là khi xem xét bản thảo hoàn chỉnh.
Trích dẫn từ một hướng dẫn phong cách cho một dự án viết. Các mục được liệt kê đại diện cho các thỏa thuận mà các nhà viết trong nhóm đã thực hiện nhằm mang lại sự nhất quán cho tài liệu của họ càng nhiều càng tốt.
Xem lại bản nháp và hoàn thiện. Hãy cố gắng sắp xếp càng nhiều buổi đánh giá công việc viết của nhóm bạn càng tốt. Bạn có thể gặp nhau để thảo luận về bản nháp của từng phần cũng như bản nháp hoàn chỉnh của tài liệu. Khi bạn gặp gỡ, hãy làm theo các gợi ý về chỉnh sửa đồng nghiệp được đề cập trong phần trước của chương này, Chiến lược cho việc đánh giá đồng nghiệp.
Một giai đoạn quan trọng trong việc viết tài liệu theo nhóm đến khi bạn kết hợp tất cả các phần riêng lẻ do các thành viên khác nhau trong nhóm viết thành một bản nháp hoàn chỉnh. Lúc đó, bạn sẽ thấy rõ sự khác biệt về âm điệu, cách xử lý và phong cách giữa các phần. Các bạn phải tìm cách trong nhóm để sửa đổi và chỉnh sửa bản nháp hoàn chỉnh sao cho nó đọc liền mạch hơn, để không bị rõ ràng là viết bởi ba hoặc bốn người khác nhau.
Khi bạn đã hoàn thành việc xem xét và chỉnh sửa, đã đến lúc thực hiện những công việc cuối cùng để chuẩn bị bản nháp nộp. Công việc đó cũng giống như khi bạn tự viết tài liệu, chỉ khác ở chỗ trong trường hợp này, khối lượng công việc có thể được chia sẻ.
Thông tin liên quan
Chi phí thực sự của việc xem xét tài liệu trong Word. clickhelp.com
Tôi rất trân trọng ý kiến, phản ứng và sự phê bình của bạn về chương này: phản hồi của bạn—David McMurrey.
