< الكتابة التقنية عبر الإنترنت: المقدمات

المقدمة هي واحدة من أهم أقسام التقرير—أو، من هذا المنطلق، أي مستند—لكن غالبًا ما تُكتب المقدمات بشكلٍ سيئ. قد يكون أحد الأسباب أن الناس يسيئون فهم غرض المقدمات. المقدمة تُعرّف القرّاء بالتقرير وليس بالضرورة، أو إلا إلى حدٍّ ضئيل، بالموضوع نفسه. كلمة "المقدمة" لا تعادل كلمة "الخلفية"؛ قد تحتوي على بعض الخلفية لكن بشكلٍ ضئيلٍ فقط.

للقرّاء حاجة مفهومة لمعرفة بعض الأمور الأساسية عن التقرير قبل أن يبدؤوا في قراءته: مثل عما يتعلّق، ولماذا كُتب، وما الغرض منه، ولمن كُتب، وما هي محتوياته الرئيسية. يحتاج القرّاء إلى توجيه أساسي حول موضوع التقرير، وغرضه، والوضع، ومحتوياته—بمعنى آخر، مقدمة.

تخيل أنه، قبل سنوات، كنت تكتب تقرير توصية عن أجهزة الكمبيوتر التي تستخدم أقراص CD-ROM. قد تميل إلى استخدام المقدمة لمناقشة خلفية تطوير الأقراص المدمجة أو جانبها النظري. قد تكون تلك معلومات جيدة لتضمينها في التقرير، وربما تنتمي إلى التقرير—ولكن ليس في المقدمة، أو على الأقل ليس بتفصيل أو طول كبير.

بالنسبة للتقارير المكونة من 10 صفحات، قد تتراوح المقدمات في المتوسط بين نصف صفحة وصفحة كاملة. في تلك الصفحة قد تتضمن ثلاث فقرات. قد تُكرَّس إحدى تلك الفقرات للمعلومات الخلفية —، بمعنى آخر لتقديم موضوع التقرير. أما الفقرتان الأخريان فيجب أن تقوما بمهمة تقديم التقرير وتوجيه القارئ إليه، كما سيناقش فيما يلي.

تأكد من الاطلاع على الأمثلة الإضافية: مقدمات للتعليمات والتقارير.

العناصر الشائعة في المقدمات

ملاحظة: إذا كنت تكتب وثيقة موجزة مكونة من صفحة إلى صفحتين، فتأكد من قراءة القسم التالي حول مقدمات للوثائق الموجزة.

لا يُشترط وجود كل عنصر من العناصر التالية في جميع المقدمات، وقد تندمج بعض العناصر في نفس الجملة. بدلاً من تطبيق هذه العناصر بشكل آلي، اكتب المقدمة التي تبدو جيدة لك، ثم عُد وابحث عن هذه العناصر فيها.

الموضوع. في بداية المقدمة، أشر إلى الموضوع المحدد للتقرير. يبدو أن بعض المقدمات تريد إبقاء القراء في حالة ترقب لفترة قبل أن تشير إلى الموضوع الحقيقي—وهذا مقامرة. من الأفضل أن تشير إلى الموضوع مبكرًا—بحيث يمكنك وضع دائرة حول كلمات الموضوع في أول ثلاث إلى أربع سطور.

الهدف والوضع. تحتاج المقدمة الجيدة إلى الإشارة إلى سبب كتابتها، ولمن كُتبت، ولأي غرض. إذا كان التقرير يتضمن توصيات حول ما إذا كان ينبغي تنفيذ برنامج ما، فيجب على المقدمة أن تشير إلى هذا الغرض. قد تفكر أيضًا في الإشارة إلى شيء من نطاق التقرير—ما هو. ليس الذي يُراد تحقيقه.

الجمهور. أشر من هم القرّاء المناسبون أو المقصودون من التقرير — على سبيل المثال، " فنيوْن ذوو خبرة مدرّبون على HAL/6000. " أشر ما مستوى الخبرة أو المعرفة الذي يحتاجه القرّاء لفهم التقرير، إن وُجد. إذا لم تكن هناك حاجة لأيٍّ منها، فقل ذلك. إذا أُعِدّ التقرير لأعضاء مجلس مدينة يوتوبيا، تكساس، فيجب أن تعبر المقدّمة عن ذلك.

نظرة عامة على المحتويات. أشر إلى المحتويات الرئيسية للتقرير. يمكنك فعل ذلك بقائمة داخل الجملة، كما توضح الأمثلة. إذا كنت قلقًا بشأن توقعات القراء المبالغ فيها، فبين الموضوعات التي يتناولها التقرير. ليس غطاء.

خلفية حول الموضوع. هذا هو المفضل لدى الجميع! عادةً ما تتضمن المقدمة—بعض الخلفية الأساسية، على سبيل المثال، التعاريف الرئيسية، الخلفية التاريخية، النظرية، أهمية الموضوع. مثل هذه المعلومات تجذب القراء وتحفزهم على القراءة وتؤسسهم لبعض المفاهيم الأساسية. احذر، مع ذلك—فقد يخرج هذا النقاش عن نطاق السيطرة ويشغل أكثر من صفحة. إذا حدث ذلك، فلا بأس—لم يضيع كل شيء. انقلها إلى متن التقرير، أو إلى ملحق.

خلفية عن الوضع. نوع آخر من الخلفية هو أيضًا مرشح جيد للمقدمات—الوضع الذي أدى إلى الحاجة إلى التقرير. على سبيل المثال، إذا كانت هناك الكثير من البيانات المتضاربة حول بعض التكنولوجيا الجديدة، مما أدى إلى الحاجة إلى البحث، فيمكن تلخيص هذه الخلفية في المقدمة. على سبيل المثال، إذا كانت شركة ما بحاجة إلى معدات جديدة من نوع ما أو إذا كانت لدى الشركة مشكلة أو حاجة وبعض المتطلبات المتعلقة بتلك المعدات—ينبغي أن توضع مناقشة هذه المسائل في المقدمة.

لاحظ أنه في مناقشة هذه العناصر يتم تكرار استخدام الكلمة "تشير". وذلك لأنك تود تجنب لغة ثقيلة مثل "موضوع هذا التقرير هو..." أو "تم كتابة هذا التقرير لـ...". لاحظ كيف أن المقدمات النموذجية تتجنب عمومًا هذا النوع من الصياغة.

مثال على مقدمة لتقرير مطوّل يتضمن عناصر عقدية. (يفتح كنافذة منبثقة؛ قم بتغيير الحجم للاطلاع بشكل أفضل.)

مثال على مقدمة تقرير طويلة أخرى مرة أخرى، مع تضمين عناصر العقد. (يفتح كنافذة منبثقة؛ قم بتغيير الحجم لعرض أفضل.)

تجميع وتسلسل العناصر في المقدمات

التجميع. مشكلة شائعة هي تبعثر المعلومات الخلفية في أجزاء مختلفة من المقدمة. رغم أنه قد تكون هناك أسباب وجيهة لتفريق المعلومات الخلفية في أجزاء متفرقة من المقدمة، إلا أن الاحتفاظ بها كلها في مكان واحد هو الأفضل عادةً:

عدم التنظيم في الفقرة التمهيدية.

يرجى تزويدي بالنص الإنجليزي الكامل مع تمييز أو إشارة إلى الجملة المظللة باللون الأحمر حتى أتمكن من نقل تلك الجملة إلى الفقرة الأولى وإعادة صياغتها باستخدام كلمة "reliable" كعبارة انتقالية، ثم ترجمة النص بأكمله إلى العربية.

التسلسل. طريقة أخرى لتحليل المقدمات هي النظر في تسلسل أنواع المعلومات التي تظهر داخلها. بعد نقل الجملة الخارجة عن الموضع إلى الفقرة الأولى، قد يكون تسلسل معقول لأنواع المعلومات كما يلي:

معلومات خلفية
الموضوعات التي سيتم تغطيتها
الجمهور المستهدف
النطاق: ما الذي لا يشمله

التسلسل الشائع لأنواع المعلومات في الفقرة التمهيدية.

مقدمات للمستندات الموجزة

تأكد من الاطلاع على الأمثلة الإضافية: مقدمات للتعليمات والتقارير.

إذا كنت تكتب مستندًا موجزًا من صفحة إلى صفحتين، فلست بحاجة إلى كل تلك العناصر الشائعة في مقدمات التقارير التي نوقشت في القسم السابق. فيما يلي المجموعة الفرعية لما يحتمل أن تحتاجه:

الموضوع. إذا تمكنت من وضع دائرة حول كلمات الموضوع في أي مكان ضمن السطور الثلاث أو الأربع الأولى من المقدمة، فستكون الأمور على ما يرام.

الغرض والوضع. في التعليمات، يكفي إخبار القراء بأنهم سيطّلعون على كيفية القيام بشيء ما. في تقرير التوصية، اذكر فقط أن القراء سيطّلعون على الاستنتاجات والتوصيات.

الجمهور. حدد مستوى الخبرة أو المعرفة الذي يحتاجه القرّاء لفهم المستند. إذا لم يكن هناك حاجة إلى أيٍّ منهما، فاذكر ذلك.

نظرة عامة على المحتويات. أشر إلى المحتويات الرئيسية للمستند. قائمة بسيطة داخل الجملة ستكون كافية.

الخلفية. تذكر دائمًا أن المقدمة ليست مناقشة للخلفية؛ قد تحتوي على بعض منها، لكن فقط بشكل طفيف.


مثال على مقدمة موجزة تحتوي على معظم العناصر الرئيسية.

المقدمات في الخطوط العريضة

عندما تضع مخططًا لمستند بطول تقرير، قد تجد نفسك تستخدم ذلك القسم المعنون بالرقم الروماني I للمعلومات الخلفية. ليست فكرة جيدة. تذكّر القاعدة: المقدمات تُعدّ القرّاء لقراءة المستند.. مع وضع ذلك في الاعتبار، فإن إعداد مخطط للمقدمة لوثيقة بطول تقرير أمر سهل إلى حد ما. إليك مثالًا:

I. المقدمة
أ. الغرض
ب. النطاق
ج. نظرة عامة (قائمة موجزة بما سيتم تغطيته)
د. الوضع والجمهور
II. الخلفية . . .

لا يلزمك تضمين كل هذه العناصر ولا بنفس الترتيب بالضبط، وينبغي أن تكون قادرًا على دمج بعض هذه العناصر بمهارة في نفس الجملة.

مقدمات الأقسام

لا نفكر عادةً بوجود أكثر من مقدمة في التقرير. ومع ذلك، في التقارير التي تتجاوز 8 إلى 10 صفحات أو أكثر، تحتاج الأقسام الفردية أيضًا إلى نوع من المقدمة. يمكن أن تُسمى هذه مقدمات الأقسام لأنها تُمَهِّدُ القراء لقراءة قسم من تقرير—، فهي تُوجِّه القراء إلى مضمونه وغرضه وتُظهر بعض الترابط مع القسم السابق.

بالطبع، لا يلزم أن تحتوي مقدمة القسم على كل عناصر مقدمة التقرير. ومع ذلك، فإن لديها عدة عناصر، وإذا تم التعامل معها جيدًا، يمكن أن تُحدث فرقًا كبيرًا في وضوح وسلاسة التقرير.

مثال على مقدمة القسم. لاحظ أن مقدمة هذا القسم لا تذكر الموضوعات السابقة والقادمة فحسب، بل تُبيّن كيف ترتبط ببعضها. (من تقرير كُتب في عام 1983.)

إشارة الموضوع. كما هو الحال مع مقدمة التقرير، أشر إلى موضوع القسم القادم. لكن تذكّر—ليس بالضرورة أن يكون مملًا وثقيلًا"موضوع هذا القسم التالي من التقرير هو..."

نظرة عامة على المحتويات. تمامًا كما في مقدمة التقرير، من الجيد سرد المحتويات الرئيسية. القائمة المضمنة داخل الجملة تخدم هذا الغرض جيدًا.

انتقال. عنصر مفيد للغاية في مقدمات الأقسام هو العبارات الانتقالية التي تشير إلى كيفية ارتباط القسم السابق بالقسم الذي على وشك البدء. في التقارير مهما كان طولها وتعقيدها، إنها تقنية جيدة—فهي ترشد القراء، وتُظهر لهم كيف تتناسق أجزاء التقرير كلها معًا.

قائمة مرجعية لمراجعة المقدمات

أثناء مراجعة مقدماتك، احذر من المشكلات التالية:

  • تجنّب كتابة مقدمة تتألّف من معلومات خلفية فقط؛ وتجنّب السماح للمعلومات الخلفية بأن تطغى على العناصر الرئيسية للمقدمة.
  • تأكد من الإشارة إلى الموضوع مبكرًا.
  • تأكد من الإشارة إلى الجمهور والوضع—ما الذي ينبغي أن يتوقعه القراء من التقرير؛ ما المعرفة أو الخلفية التي يحتاجونها لفهم التقرير؛ ما هو الوضع الذي أدى إلى الحاجة إلى التقرير.
  • تأكد من وجود نظرة عامة على محتويات التقرير، بالإضافة إلى معلومات النطاق—ما لا يغطيه التقرير.

سأكون ممتنًا لآرائك وردود فعلك وانتقاداتك بشأن هذا الفصل: ردك—ديفيد ماكموري.