مهمة شائعة في دورات الكتابة التقنية، ناهيك عن مكان العمل، هي إعداد وتقديم عرض شفوي. قد تتساءل ما هو الـ بَـالــتَّــوْرَايَــة التقرير يعمل في a كتابة الفصول. بالتأكيد يبحث أصحاب العمل عن المواد الدراسية والخبرة في إعداد الوثائق المكتوبة، لكنهم يبحثون أيضًا عن بعض الخبرة في العروض الشفهية أيضًا. لهذا السبب يجب أن يكون الاسم الحقيقي لدورات مثل هذه هو "مقدمة في الاتصال التقني."
تم كتابة ما يلي لبيئة الفصول الدراسية التقليدية. إذا كنت تأخذ النسخة الإلكترونية من الكتابة الفنية، يمكن إرسال التقارير الشفوية كـ "نصوص"، أو باستخدام المعدات المناسبة، يمكن نقل النسخ الصوتية مباشرة أو تسجيلها. في أي حال، يقوم الطلاب بتقييم تقارير بعضهم الشفوية من خلال ملء استمارة مثل تلك المقدمة في نهاية هذا الفصل.
تأكد من الاطلاع على الـ أمثلة.
موضوع وحالة للتقديم الشفوي
للتقرير الشفهي في دورة الكتابة التقنية، تخيل أنك تقوم بتسليم نهائيك بشكل رسمي مكتوب قدّم تقريرًا للأشخاص الذين أعددت معهم العقد أو الاتفاق الافتراضي. على سبيل المثال، تخيل أنك قد تعاقدت مع شركة برمجيات لكتابة دليل المستخدم الخاص بها. بمجرد أن تكمل ذلك، سيكون لديك اجتماع مع المسؤولين الرئيسيين لتسليم الدليل رسميًا. سوف تقضي بعض الوقت في توجيههم حول الدليل، تظهر لهم كيف تم تنظيمه وكتابته، ومناقشة بعض أبرز النقاط فيه. هدفك هو إلمامهم بالدليل وتحفيزهم على طرح أي مخاوف أو أسئلة. (ستكون صفك سعيدًا بتقمص أي شخصية تخبرهم بها أثناء حديثك.)
كما ترى، لا ينبغي عليك القيام بأي بحث للتحضير لهذه المهمة—فقط خطط لتفاصيل حديثك وكن مستعدًا على الأقل بصري واحد. إذا كان لديك موضوع تقرير تفضل عدم تقديمه شفهياً، ناقش خيارات أخرى مع معلمك. إليك بعض احتمالات العصف الذهني في حال أردت تقديم شيء آخر:
- الغرض: إحدى الطرق للعثور على موضوع هي التفكير في هدف حديثك. هل هو للتعليم (على سبيل المثال، لشرح كيفية تشغيل برنامج تحرير نصوص على الكمبيوتر)، أو للإقناع (للتصويت لصالح أو ضد مسألة سندات معينة موجهة تقنيًا)، أو ببساطة للإعلام (للتقارير عن مشاركة المواطنين في برنامج إعادة التدوير الجديد).
- الغرض الإعلامي: يمكن أن يكون التقرير الشفوي في الأساس معلوماتي. على سبيل المثال، كعضو في لجنة معنية بمشروع نقل المصنع، قد تكون مهمتك هي تقديم تقرير شفوي عن حالة المبنى والأراضي في أحد المواقع المقترحة للشراء. أو قد يُطلب منك الذهاب أمام مجلس المدينة والإبلاغ عن نجاح مشروع إعادة التدوير الجديد الذي ترعاه المدينة.
- الغرض التعليمي: يمكن أن يكون التقرير الشفهي تعليميًا بشكل أساسي. قد تكون مهمتك هي تدريب موظفين جدد على استخدام معدات معينة أو على أداء مهام روتينية معينة.
- الغرض الإقناعي: يمكن أن يكون التقرير الشفوي في الأساس مقنعًا. قد ترغب في إقناع أعضاء المنظمات المدنية المحلية لدعم برنامج إعادة التدوير على مستوى المدينة. قد تظهر أمام مجلس المدينة لإقناع أعضائه بحجز أراضٍ مملوكة للمدينة لمناطق الحدائق أو حدائق كرة السوفت وبيسبول أو حدائق المجتمع.
- مواضيع: يمكنك البدء بالتفكير في موضوع تقني، مثل الألواح الشمسية، المعالجات الدقيقة، الري بالتنقيط، أو جراحة الليزر. في تقريرك الشفهي، فكر في موضوع يثير اهتمامك للتحدث عنه، لكن ابحث عن سبب يجعل الجمهور يرغب في الاستماع إلى تقريرك الشفهي.
- مكان أو وضع: يمكنك العثور على مواضيع للتقارير الشفوية أو وضع خطط أكثر تفصيلاً لها من خلال التفكير في المكان أو الوضع الذي يمكن أن يُقدم فيه تقريرك الشفوي بشكل طبيعي: في جمعية الحي؟ في اجتماع جمعية الآباء والمعلمين؟ في اجتماع كنيسة؟ في نادي البستنة؟ في اجتماع مجلس المدينة؟ في اجتماع مجلس الإدارة أو التنفيذيين في شركة؟ التفكير في التقرير الشفوي بهذه الطريقة يجعلك تركز على الجمهور وأسباب استماعهم إليك واهتماماتهم وخلفياتهم.
محتويات ومتطلبات العرض الشفوي
تركيزك في العرض الشفهي هو على تقديم واضح ومفهوم؛ نقاش منظم جيدًا، ومخطط جيدًا، وفي الوقت المناسب. لا تحتاج أن تكون السيد أو السيدة المتحدث المخضرم، فقط قدم الأساسيات التي لديك بطريقة هادئة ومنظمة ومخططة جيدًا.
عندما تقدم عرضك الشفهي، سنكون جميعاً نستمع لنفس الأشياء. استخدم ما يلي كقائمة متطلبات، كوسيلة لتركيز تحضيراتك:
- خطط لشرح للصف وضع تقريرك الشفهي، من أنت، ومن يجب عليهم تخيل أنهم يكونون. تأكد من وجود فصل واضح بين هذا الشرح القصير وبداية تقريرك الشفهي الفعلي.
- تأكد من أن تقريرك الشفوي لا يستمر لأكثر من الحد الأقصى المحدد من قبل منظمي الحدث أو معلمك. إذا كنت في فصل كتابة فنية، اطلب من معلمك استخدام إشارات للدلالة على متى يقترب الحد الأقصى، أو متى وصل، أو متى تجاوزه.
- أعطِ اهتمامًا خاصًا لمقدمة حديثك:
- حدد الـ غرض تقريرك الشفوي
- اعطِ أ نظرة عامة من محتوياته
- ابحث عن طريقة ما لــ فائدة الجمهور.
- استخدم على الأقل عنصر بصري—يفضل أن تكون شرائح باستخدام برنامج عرض (مثل Powerpoint) أو شفافات لجهاز العرض العلوي. الرسوم البيانية والأشياء للعرض مقبولة. لكن تجنب الكتابة على السبورة الطباشيرية أو السبورة البيضاء أو الاعتماد فقط على المطبوعات.
- تأكد من مناقشة العناصر الرئيسية في مرئياتك. لا تكتفِ برميها هناك وتجاهلها. أشر إلى أشياء معينة فيها؛ واشرحها للجمهور.
- خطط لشرح أي جانب تقني من موضوعك بوضوح وبشكل مفهوم. لا تتسرع في الأمور المعقدة والتقنية—تباطأ واشرحها بعناية لكي نفهمها.
- استخدم "العناوين المنطوقة"—بحلول الآن، قد تعودت على استخدام العناوين في أعمالك الكتابية. هناك نظير لذلك في التقارير الشفوية. مع هذه، تعطي جمهورك إشارة واضحة أنك تنتقل من موضوع أو جزء من حديثك إلى التالي. (انظر الأمثلة على) عناوين منطوقة.)
- خطط لتقريرك مسبقاً وتمرن عليه ليكون منظم. تأكد من أن المستمعين يعرفون عما تتحدث ولماذا، وأي جزء من الحديث تتواجد فيه، وما الذي سيأتي بعد ذلك. تلعب لمحات عامة والعناوين المنطوقة دورًا كبيرًا في إحساس التنظيم هذا.
- أنهى بنهاية حقيقية. في بعض الأحيان ينسى الناس تخطيط كيفية إنهاء تقرير شفهي وينتهون بالحديث بشكل غير واضح. تذكر أنه في الخاتمات، يمكنك:
- تلخيص (راجع النقاط الرئيسية لما ناقشتهم)
- استنتاج (اذكر بعض الاستنتاجات المنطقية بناءً على ما قدمته)
- وفر بعض آخر فكرة (انتهِ بنقطة مثيرة للاهتمام ولكنها عامة بما يكفي لعدم الحاجة إلى تفاصيل)
- أو بعض التركيبات من هذه الثلاثة
- وبالتأكيد، سترغب في أن تطلب من الجمهور طرح الأسئلة والاهتمامات.
- كما ذُكر أعلاه، تأكد من أن تقريرك الشفوي مُوقّت بدقة وفقًا للحد الأقصى المسموح به. سيتم تقديم بعض الأفكار حول كيفية القيام بذلك في القسم التالي.
رسم بياني للعروض الشفوية.
التحضير للعرض الشفهي
اختر الطريقة التي تناسب مستوى راحتك مع التحدث أمام الجمهور ومع موضوعك. ومع ذلك، قم ببعض التحضير أو البروفة، حيث يفترض بعض الناس أنهم يستطيعون ببساطة الصعود إلى المنصة والتحدث بشكل عفوي لمدة الوقت المتوقع وأن يكونوا في حالة استرخاء وغير رسميين. لا تعمل الأمور بهذه الطريقة في كثير من الأحيان، حيث إن الحصول على فراغ ذهني هو التجربة الأكثر شيوعًا.
إليك الاحتمالات الواضحة للتحضير والتسليم:
- اكتب نصًا، تدرب عليه؛ احتفظ به للرجوع السريع أثناء حديثك.
- قم بإعداد مخطط لحديثك؛ تدرب عليه، واحضره كمرجع.
- قم بإعداد بطاقات الملاحظات، وتدرب عليها، واستخدمها أثناء حديثك.
- اكتب نصًا واقرأ منه (من الأفضل أن تلقي نظرة عليه بين الحين والآخر).
بالطبع، هناك أيضًا طرق ارتجالية أو عفوية للشجعان والمغامرين. ومع ذلك، يرجى مراعاة أن حوالي 25 شخصًا سيستمعون إليك—عليك أن تقدم لهم عرضًا جيدًا، يكون واضحًا، ومفهومًا، ومخططًا جيدًا، ومنظمًا، ومناسبًا للغرض والجمهور الخاص بك.
لا يهم أي طريقة تستخدمها للتحضير للحديث. بالطبع، أسلوب القراءة برأس مائل من تقريرك مباشرة من نص مكتوب له مشاكله. هناك القليل أو لا يوجد تواصل بصري أو تفاعل مع الجمهور. التقديم يميل إلى النغمة الرتيبة التي إما تزعج المستمعين أو يصعب فهمها.
لسبب ما، يميل الناس إلى الشعور بالتوتر إذا كانوا جددًا في العروض الشفوية. حاول أن تتذكر أن زملاءك والمعلم هم مجموعة متسامحة وداعمة جدًا. ليس عليك أن تكون مُسلٍ بارع فقط كن واضحًا ومنظمًا وسهل الفهم. سيتلاشى التوتر يومًا ما، كلما قمت بتقديم العروض الشفوية أكثر.
بدء العرض: المقدمة
للبدء بتقديمك بشكل جيد، خطط للقيام بما يلي:
- أقدم نفسي وأقول قليلاً عن نفسي.
- حدد موضوع والغرض من عرضك التقديمي.
- ابحث عن طريقة موجزة لتحديد أهمية موضوعك—لإثارة بعض الاهتمام.
- سيغطي عرضي النقاط التالية: مقدمة عن الموضوع، خلفية تاريخية، تحليل البيانات، النقاط الرئيسية، وتوصيات للمستقبل.
ألقِ نظرة على كيفية التعامل مع هذه العناصر في المثال التالي:
ملاحظات تمهيدية في عرض شفهي.
استخدام العناوين المنطوقة في العرض التقديمي
خطط ال عناوين محكية ستستخدمها في عرضك. هذه تشير إلى أنك تنتقل من موضوع فرعي إلى آخر، أو تعلن عن موضوع فرعي جديد. هذه تشبه العلامات اللفظية التي تساعد مستمعيك على الحفاظ على شعور بكيفية تنظيم عرضك. هذه هي نفس الفكرة المقدمة في الفصل عن عناوين في الوثائق المطبوعة. بعض المتحدثين يستخدمون مجموعة من الأسئلة للإشارة إلى موضوعات فرعية جديدة. ألق نظرة على العناوين المنطوقة (المعروفة باسم "العناوين الشفوية") في ما يلي:
أمثلة على العناوين المنطوقة في عرض شفهي.
تقديم عرض شفهي
عند تقديم تقرير شفهي، ركز على مجالات المشاكل الشائعة مثل هذه:
- توقيت—تأكد من أنك تبقى ضمن الوقت المتوقع. أي شيء أقل بكثير يعد مشكلة أيضاً. قم ببعض التمارين، اكتب نصًا، أو ابحث عن طريقة أخرى لضبط التوقيت بشكل صحيح.
- حجم—من الواضح أنك يجب أن تتأكد من التحدث بصوت عالٍ بما يكفي ليتمكن جمهورك كله من سماعك. قد تجد طريقة للتدرب على التحدث بصوت أعلى في الأيام التي تسبق العرض الشفوي.
- الإيقاع، السرعة—أحيانًا، يتحدث المقدمون الشفويون الذين يشعرون ببعض التوتر بسرعة كبيرة. كل تلك الأدرينالين تجعلهم يتسرعون خلال حديثهم. وهذا يجعل من الصعب على الجمهور متابعة ما يقولونه. بشكل عام، يساعد المستمعين على فهمك بشكل أفضل إذا كنت تتحدث بشكل أبطأ وأوضح مما تفعل في المحادثة العادية. اهدأ، تمهل، وكن واضحًا.
- الإيماءات والوضعية—احذر من الأيادي المتوترة التي تطير في كل مكان. يمكن أن تكون هذه أيضاً مشتتة—وقليلاً كوميدية. في الوقت نفسه، لا تحول نفسك إلى دمية. خطط لإبقاء يديك متشابكتين معاً أو ممسكاً بمنصة التقديم، وقم بفعل لفتة في بعض الأحيان فقط. بالنسبة لوضعيّتك، تجنب الانحناء عند المنصة والاعتماد على الجدار.
- عكازات لفظية—احترس من الكثير من "أمم،" "تعلم،" "حسناً" وأنواع أخرى من العادات الكلامية العصبية. بدلاً من قول "أمم" أو "تعلم" كل ثلاث ثوانٍ، فقط لا تقل أي شيء على الإطلاق. في الأيام التي تسبق عرضك الشفهي، تدرب على التحدث بدون هذه العكازات اللفظية. الصمت الذي يحل محلها ليس شيئاً سيئاً— بل يمنح المستمعين وقتاً لمعالجة ما تقوله.
تخطيط وتحضير المرئيات للعروض الشفوية
قم بإعداد رسم بياني واحد على الأقل لهذا التقرير. إليك بعض الأفكار لـ "medium" لاستخدامها في الرسوم البيانية الخاصة بك:
- شريحة عرض برمجيات العرض—إن عرض الصور ("الشرائح") باستخدام برامج مثل باوربوينت أصبح معياراً، على الرغم من انتقاد البعض له. من المشكلات الشائعة في بناء هذه الشرائح هي تكديس الكثير من المعلومات على الشرائح الفردية. بحث سريع عن مصطلحات مثل عرض تقديمي على باوربوينت سيمكنك من قراءة حول إنشاء هذه الشرائح وتصميمها بشكل ذكي. بالطبع، يجب أن تحتوي الغرفة التي تستخدم فيها هذه الشرائح على جهاز عرض كمبيوتر.
- شفافة لجهاز العرض العلوييبدو أن جهاز العرض العلوي المستخدم مع الأوراق الشفافة قد أُزيح إلى العصور القديمة، ولكنه ليس بالكامل. في هذه الطريقة، تقوم بتصميم بصريتك على ورقة بيضاء، ثم تقوم بتصويرها ضوئيًا، ثم تحصل على نسخة شفافة منها.
- رسوم بيانية بحجم اللوح الإعلانياحتمال آخر هو الحصول على لوحة إعلانات ورسم وكتابة ما تريد لجمهورك أن يراه. بالطبع، ليس من السهل جعل المخططات تبدو مرتبة ومهنية.
- منشوراتيمكنك طباعة نسخ مما تود أن يراه مستمعوك وتوزيعها قبل أو خلال حديثك. هذه الخيار أقل فعالية حتى من الخيارين الأولين لأنه لا يمكنك الإشارة إلى ما تود أن يراه مستمعوك، ولأن الأوراق الترويجية تشتت انتباه المستمعين عنك. ومع ذلك، لاحتياجات بصرية معينة، تكون الأوراق الترويجية هي الخيار الوحيد.
- أشياءإذا كنت بحاجة إلى توضيح إجراءات معينة، فقد تحتاج إلى إحضار أشياء مادية حقيقية. تدرب على ما ستفعله بهذه الأشياء؛ أحيانًا قد تستغرق وقتًا أكثر بكثير مما تتوقع.
تجنب مجرد كتابة رسوماتك على السبورة أو السبورة البيضاء بشكل عشوائي. أي شيء تكتبه يمكن إعداده بعناية وتحويله إلى شريحة عرض، أو شفافة، أو رسم بمقاس لوح ملصق. خصص بعض الوقت لجعل مرئياتك تبدو حادة واحترافية—وابذل قصارى جهدك لضمان وضوحها للجميع.
أما بالنسبة لمحتوى الرسوم البصرية الخاصة بك، فكر في هذه الأفكار:
- رسم أو مخطط للأشياء الرئيسية—إذا كنت تصف أو تشير إلى أي أشياء خلال حديثك، حاول الحصول على صور لها حتى تتمكن من الإشارة إلى المكونات أو الميزات المختلفة.
- الجداول، الرسوم البيانية، المخططات—إذا كنت تناقش بيانات إحصائية، قدمها في شكل أو جدول أو رسم بياني. قد يكون العديد من أعضاء جمهورك أقل ارتياحًا "للاستماع" إلى مثل هذه البيانات بدلاً من رؤيتها.
- مخطط حديثك أو تقريرك، أو كليهما—إذا كنت في حيرة من أمرك بشأن المرئيات التي يمكنك استخدامها في عرضك الشفوي، أو إذا كان عرضك معقدًا، فاحصل على مخطط له يمكنك عرضه في نقاط مختلفة أثناء حديثك.
- المصطلحات الرئيسية والتعاريففكرة جيدة للمرئيات (خاصة عندما لا تستطيع التفكير في أي أفكار أخرى) هي إعداد قائمة ذات عمودين من المصطلحات الرئيسية التي تستخدمها خلال العرض الشفهي مع تعريفاتها في العمود الثاني.
- المفاهيم أو النقاط الرئيسية—وبالمثل، يمكنك سرد نقاطك الرئيسية وعرضها في شكل بصري. (تعد المخططات، والمصطلحات الرئيسية، والنقاط الرئيسية كلها طرق جيدة وصحيحة لدمج الرسوم البصرية في العروض التقديمية الشفوية عندما لا تتمكن من التفكير في أي طرق أخرى.)
خلال تقريرك الشفهي الفعلي، تأكد من مناقشة الوسائل البصرية الخاصة بك، و الإشارة إليها، وإرشاد المستمعين إلى النقاط الرئيسية في الوسائل البصرية. إن مجرد عرض وسيلة بصرية على الشاشة وعدم الإشارة إليها يعتبر مشكلة كبيرة.
نموذج التقييم
معلومات ذات صلة
اختبار القراءة. استخدم هذا الاختبار لاختبار فهمك لهذا الفصل.
لا أسئلة غبيةهنا مهندسون محترفون يحاولون شرح الأمور التقنية مثل ما هي الحثية. كيف يكون أداؤهم؟
أود أن أقدر أفكارك، ردود أفعالك، وانتقاداتك بشأن هذا الفصل: ردك—دايفيد مكمويري.
