يرجى النقر هنا لمساعدة David McMurrey في دفع تكاليف استضافة الموقع: تبرع بأي مبلغ تستطيع!
سيبقى كتاب الكتابة التقنية على الإنترنت مجانيًا.

يعرّفك هذا الفصل على وثائق إجراءات التشغيل القياسية (Standard Operating Procedures – SOP). ومع ذلك، فهو لا يقدّم تفاصيل نهائية حول كيفية تخطيط هذه الوثائق وكتابتها وتنسيقها وإكمالها. لكنه يوفّر روابط إلى صفحات ويب تقوم بذلك، بالإضافة إلى بعض النصائح للحفاظ على نطاق معقول لمشروع SOP إذا كنت في مقرر للكتابة التقنية أو كتابة الأعمال.

اطّلع على هذه الأمثلة من إجراءات التشغيل القياسية.

واطّلع أيضًا على قالب SOP المكيَّف بإذن من Smartsheet: منصة إدارة العمل الذكية.

إجراءات التشغيل القياسية: نظرة عامة

تُعد وثائق إجراءات التشغيل القياسية ووثائق السياسات والإجراءات متشابهة إلى حدّ كبير: فهي تضع معايير لإنجاز الأعمال وتعرض إجراءات محددة خطوة بخطوة لتنفيذ تلك الأعمال. ومع ذلك، فإن هذه الفروق قد تتداخل في التطبيق العملي:

  • تركّز وثائق السياسات والإجراءات في كثير من الأحيان على السلوك المتوقع من الموظفين (على سبيل المثال: التدخين، تعاطي المواد، التحرش الجنسي).
  • تركّز إجراءات التشغيل القياسية بدرجة أكبر على التوقعات القياسية لأداء مهام محددة، مثل غسل اليدين من قبل العاملين في الرعاية الصحية أو تركيب غرسة سنية في مختبر الأسنان.

تستخدم المؤسسات وثائق السياسات والإجراءات لتسجيل قواعدها ولوائحها: سياسات الحضور، سياسات تعاطي المواد، إجراءات سير العمل، وغير ذلك. وبمجرد تسجيلها، تصبح هذه السياسات والإجراءات مرجعًا يمكن لجميع أفراد المؤسسة الرجوع إليه، وتصبح هذه الوثائق وسيلة لحل معظم النزاعات داخل المؤسسة. وللتمييز بين هذين المصطلحين:

  • السياسات (Policies) تشبه القوانين أو بيانات القواعد: على سبيل المثال، لدى معظم المؤسسات سياسات لمكافحة التحرش، والتي تحاكي القوانين الفعلية التي تشرّعها الحكومات.
  • الإجراءات (Procedures)، من ناحية أخرى، هي الطرق التفصيلية خطوة بخطوة لتنفيذ تلك السياسات. بالطبع، بعض السياسات لا تتطلب إجراءات. فإذا كانت لدى المؤسسة سياسة تمنع التدخين، فقد يكون هذا كافيًا. ولكن إذا خالف شخص ما تلك السياسة، فستكون هناك حاجة إلى إجراء للتعامل مع هذا الموقف.

إجراءات التشغيل القياسية: مشروعات الكتابة

إذا كنت مسجلاً في مقرر مرتبط بهذه الصفحة، فأنت في مقرر كتابة، وليس في مقرر إدارة أعمال. ينصب تركيزنا على الكتابة الجيدة، والوثائق المصممة جيدًا، والوثائق التي تحقق غرضها، والوثائق التي تلبّي التوقعات الشائعة من حيث محتواها وتنظيمها وتنسيقها. من الواضح أن وثائق إجراءات التشغيل القياسية ووثائق السياسات والإجراءات تمثل تطبيقًا مهمًا للكتابة ويمكن أن تحتوي على معلومات تقنية كبيرة حول عمليات المؤسسة. لكن لا تنظر إلى هذا الفصل على أنه الكلمة الأخيرة في هذه الموضوعات—وخاصة من حيث الجوانب القانونية.

إجراءات التشغيل القياسية: الهيكل

كما يمكنك أن ترى في إجراءات التشغيل القياسية في التعليمات، السياسات والإجراءات، إجراءات التشغيل القياسية، هناك بعض العناصر المشتركة:

  • نظام الترقيم العشري—يسمح ذلك بالإشارة إلى السياسات أو الإجراءات. على سبيل المثال، إذا قام موظف بالتدخين عند مدخل المبنى، يمكنك الاستشهاد بالسياسة الإدارية 23.1.4 (أو مجرد إعطاء تحذير وتجاهل الأمر هذه المرة).
  • الاستخدام المكثف للأفعال الخبرية وصيغ الأمر ("أنشئ" هذا، "عزّز" ذلك).
  • التمييز بين السياسات والإجراءات في مثال غسل اليدين. تخبر السياسات الموظفين بما يجب عليهم فعله؛ أما الإجراءات فتوّضح لهم بالضبط كيف يفعلونه.
  • أرقام تتبّع لتسهيل الرجوع إلى الوثيقة.
  • تحديد أسماء الجهة المالكة والموافِقة.
  • تواريخ المراجعة، لتمكين الموظفين من معرفة ما إذا كانوا يطّلعون على أحدث إصدار.
  • تعريفات لتحديد المعاني الدقيقة للمصطلحات الأساسية.
  • استخدام كلمة "will" للدلالة على متطلب إلزامي (الأسلوب الأقدم يستخدم "shall").

إجراءات التشغيل القياسية: الموارد

فيما يلي بعض الموارد المتعلقة بإجراءات التشغيل القياسية:

مطالبات الذكاء الاصطناعي لإجراءات التشغيل القياسية

يمكن استخدام قوائم التحقق (Checklists)، التي غالبًا ما لا تُقرأ، كمصدر لمطالبات الذكاء الاصطناعي بعد بعض التعديل. انسخ ما يلي، والصقه في نظام ذكاء اصطناعي مثل Gemini من Google، وانظر ما الذي ربما فاتك.

ملاحظة: يمكن العثور على جميع الإشارات إلى المحتوى أو التنسيق أو الأسلوب في وثائق الكتابة التقنية أو مكوّناتها في كتاب الكتابة التقنية على الإنترنت.

    قريبًا!

أقدّر أفكارك أو ردود أفعالك أو ملاحظاتك النقدية حول هذا الفصل: ردّك—David McMurrey.