من الأشياء الجيدة في دورات الكتابة التقنية أن معظم الأوراق تحتوي على جداول ومخططات ورسوم بيانية—أو على الأقل ينبغي أن تحتوي. تحتوي الكثير من الكتابة التقنية الاحترافية على جميع الأنواع، مثل الجداول، والمخططات الدائرية، والمخططات الشريطية، والرسوم البيانية الخطية، ومخططات التدفق، وما إلى ذلك. بمجرد أن تتقن إضافة هذه الأشياء إلى كتابتك، ينبغي أن تعتبر نفسك ملزمًا باستخدامها كلما دعت الحاجة لذلك بشكل طبيعي.
موارد إضافية
كل ما أردت معرفته عن إنشاء الجداول والأشكال. مورد رائع من قسم العلوم البيولوجية، كلية بياتس، لوويستون، ولاية ماين، 2012.
طاولات
الجداول، بالطبع، هي تلك الصفوف والأعمدة من الأرقام والكلمات، ومعظمها أرقام. إنها تتيح الوصول السريع إلى المعلومات وسهولة المقارنة بينها. إذا كانت البيانات مرتبة بطريقة زمنية (على سبيل المثال، أرقام المبيعات على مدى عشر سنوات)، يمكن للجداول أن تُظهر اتجاهات—أنماط النشاط المتزايد أو المتناقص. بالطبع، الجداول ليست بالضرورة الوسيلة الأكثر وضوحاً أو دراماتيكية لإظهار مثل هذه الاتجاهات أو العلاقات بين البيانات —لهذا السبب لدينا المخططات والرسوم البيانية (سيتم مناقشتها في القسم التالي).
استخدامات الجداول. أكبر استخدام للجداول هو للبيانات الرقمية. تخيل أنك تقارن بين نماذج مختلفة من الطابعات الليزرية من حيث الخصائص الفيزيائية مثل الارتفاع، العمق، الطول، الوزن، وهكذا. مثالي للجداول.
ومع ذلك، لا تُقفل على فكرة أن الجداول مخصصة فقط للبيانات العددية. كلما كانت لديك حالات تتحدث فيها عن عدة أشياء تقدم فيها نفس فئات التفاصيل، لديك فرصة لإنشاء جدول. على سبيل المثال، تخيل أنك تقارن عدة طرازات من الطابعات الليزرية: ستكون تقول نفس فئة الأشياء عن كل طابعة (تكلفتها، سرعة الطباعة، تكاليف الإمداد، شروط الضمان، وغيرها). هذا هو المحتوى المثالي لجدول، ومعظمه سيكون كلمات بدلاً من أرقام (وفي هذه الحالة، من المحتمل أنك سترغب في ترك النقاش النصي كما هو و"إعادة تقديم" المعلومات بشكل جدول).
تنسيق الجدول. في أبسط أشكاله، الجدول هو مجموعة من الصفوف والأعمدة من البيانات. في أعلى كل عمود يوجد عنوان العمود، الذي يحدد أو يحدد محتويات تلك العمود (وغالبًا ما يشير إلى وحدة القياس). على الحافة اليسرى من الجدول قد تكون رؤوس الصفوف, والتي تعرّف أو تحدد محتويات تلك الصف. تصبح الأمور معقدة عندما يتعين تجميع الصفوف أو الأعمدة أو تقسيمها. في مثل هذه الحالات، عليك إنشاء صف أو عمود العناوين الفرعية. هذا موضح هنا:
تنسيق الجداول ذات الصفوف والأعمدة المجمعة أو المقسمة. لاحظ أن عنوان الجدول يذهب فوق الطاولة.
تقليديًا، يُوضع عنوان الجدول في أعلى الجدول أو يكون الصف الأول من الجدول. إذا كانت محتويات الجدول واضحة ولا حاجة للرجوع إلى الجدول من أي مكان آخر في التقرير، يمكنك حذف العنوان.
بالنسبة للإرشادات المحددة المتعلقة بأسلوب وتنسيق الجداول، تذكر ما يلي:
- قم بالإشارة إلى الجدول في النص الذي سبق الجدول مباشرة. اشرح الدلالة العامة للبيانات في الجدول؛ لا تتوقع من القراء أن يكتشفوا الأمر بأنفسهم بالكامل.
- لا تضغط على القراء بجداول ضخمة تتكون من 11 عمودًا و30 صفًا! قم بتبسيط بيانات الجدول إلى القدر الذي يوضح نقطتك—دون تشويه تلك البيانات بالطبع.
- لا تضع الكلمة أو الاختصار لوحدة القياس في كل خلية من عمود. على سبيل المثال، في عمود قياسات كلها بالمليمترات، لا تضع "ملم" بعد كل رقم. ضع الاختصار بين قوسين في عنوان العمود أو الصف.
- قم بمحاذاة الأرقام في الأعمدة إلى اليمين أو بالتنسيق العشري. إذا كانت الأرقام 123 و4 في عمود، فإن الرقم 4 سيكون مباشرة تحت الرقم 3، وليس تحت الرقم 1.
- عادةً، تكون الكلمات في الأعمدة محاذاة لليسار (على الرغم من أنك قد ترى أحيانًا أعمدة من الكلمات تكون جميعها في المنتصف).
- تكون رؤوس الأعمدة متمركزة فوق أعمدة البيانات الرقمية (تشكل شكل حرف T)؛ محاذاة لليسار مع أعمدة النص. إن محاذاة رؤوس الأعمدة مع البيانات العمودية الفعلية متغيرة. إذا كان لديك عمود من كلمات مكونة من حرفين أو ثلاثة، فربما ترغب في مركز عنوان العمود فوق تلك البيانات، حتى وإن كانت كلمات وليست أرقاماً. (Doing so, يتجنب شكل العمود الغريب على هيئة حرف L.)
- عندما يكون هناك نقطة خاصة تحتاج إلى توضيح حول عنصر أو أكثر في الجدول، استخدم الحاشية بدلاً من إرباك الجدول بالمعلومات.
إنتاج الجداول. عادةً، ستقوم باشتقاق المعلومات من جدول جيد. إذا كان الجدول بسيطًا بدون الكثير من الصفوف والأعمدة، أعاده كتابته بنفسك في مستندك الخاص (لكن تذكر توثيق المصدر في عنوان الشكل). أما إذا كان جدولاً كبيرًا يحتوي على الكثير من البيانات، فأنت مبرر في مسحه ضوئيًا أو التقاط الشاشة أو تصويره وإدراجه في تقريرك بهذه الطريقة.
إذا كنت تستخدم OpenOffice أو Word أو WordPerfect، فتعود على استخدام أدوات إنشاء الجداول. ليس عليك رسم الخطوط وتفاصيل التنسيق الأخرى.
بين الحين والآخر، في التقارير الفنية الأولية، يتم تقديم المعلومات في شكل نص عادي يمكن تقديمها بشكل أفضل في شكل جدول (أو صيغ جدولية). تأكد من مراجعة مسوداتك الأولية للمواد التي يمكن تحويلها إلى جداول.
تنسيق الجداول. ترقب الفرص لتحويل النص إلى جدول كما في هذا المثال.
إرشادات الجداول—مراجعة
تذكر الأقسام السابقة عددًا من التوجيهات الشائعة التي يجب أن تُذكر جميعها في مكان واحد. هذه مهمة!
- احرص على المناطق في نصك حيث تناقش الكثير من البيانات الرقمية بالنسبة لشيئين أو أكثر — فهذا مثالي للجداول.
- احترس من المناطق في نصك حيث تعرف مجموعة من المصطلحات — التي تناسب الجداول.
- ناقش الجداول دائماً في النص السابق. لا تترك جدولاً هناك دون تفسير. وجه القارئين إليه؛ واشرح أهميته الأساسية.
- استخدم عنوانًا إلا إذا كانت الجدول غير رسمي جدًا. تذكر أن العنوان يجب أن يكون في فقط فوق الطاولة
- قم بمحاذاة الكلمات والعبارات إلى اليسار في أعمدة الجدول (بما في ذلك عنوان العمود). قم بمحاذاة البيانات الرقمية إلى اليمين في أعمدة الجدول. من اللطيف إضافة هامش بسيط على الجانب الأيمن من هذه البيانات المحاذاة إلى اليمين حتى تتحرك نحو مركز العمود بدلاً من أن تبقى مضغوطة على حافة اليمين.
- بعض الناس يعتقدون أنه من الأسهل للقراء المقارنة عموديًا بدلاً من أفقيًا. إذا كنت تعتقد ذلك، فقُم بتنسيق جداولك بحيث تكون أعمدة تحتوي على المعلومات التي يجب مقارنتها. على سبيل المثال، إذا كنت تقارن السيارات، فستكون لديك الأعمدة لـ MPG والسعر وما إلى ذلك.
- حدد مصدر الجداول التي قمت باقتباس جزء منها أو بالكامل. يمكن القيام بذلك في العنوان أو في الحاشية. يتم شرح ذلك في القسم عن وثائق وتم توضيح ذلك هنا في هذا الفصل.
- حدد قيم القياس التعريفية في رؤوس الأعمدة أو الصفوف—ليس في كل خلية.
- قم بالرجوع المتقاطع إلى جميع الجداول من النص السابق. في الرجوع المتقاطع، قم بإعطاء الرقم (إذا كان جدولاً رسمياً بعنوان) ، وحدد موضوع الجدول ، وقدم معلومات توضيحية حسب الحاجة.
أود أن أقدر آرائك، ردود أفعالك، وانتقاداتك حول هذا الفصل: ردك—دايفيد ماكماوري.
