Introducties

Vertel ons waar je gevestigd bent!

Inhoud van deze sectie

Algemene Elementen van Inleidingen

Groeperen en Sequencen van Elementen

Inleidingen tot Korte Documenten

Inleidingen in Outlines

Sectie Inleidingen

Herzieningschecklist

Uw opmerkingen over dit hoofdstuk

Hoofdkatern

De inleiding is een van de belangrijkste secties van een rapport—of, om het zo te zeggen, elk document—maar inleidingen zijn vaak slecht geschreven. Een reden kan zijn dat mensen het doel van inleidingen verkeerd begrijpen. Een inleiding brengt de lezers in contact met het rapport en niet noodzakelijkerwijs, of slechts minimaal, met de materie. "Inleiding" is niet gelijk aan "achtergrond"; het kan enige achtergrondinformatie bevatten, maar slechts minimaal.

Lezers hebben een begrijpelijke behoefte om enkele basiszaken over een rapport te weten voordat ze beginnen met lezen: zoals waar het over gaat, waarom het is geschreven, waarvoor het dient, voor wie het is geschreven, en wat de belangrijkste inhoud is. Lezers hebben een basisoriëntatie nodig op het onderwerp, de doelstelling, de situatie en de inhoud van een rapport—met andere woorden, een inleiding.

Stel je voor dat je, jaren geleden, een aanbevelingsrapport schreef over CD-ROM-computerapparaten. Je zou in de verleiding kunnen komen om in de introductie de achtergrond van de ontwikkeling van de compacte schijf of de theoretische kant ervan te bespreken. Dat zou goed materiaal zijn om in het rapport op te nemen, en het hoort waarschijnlijk in het rapport, maar niet in de introductie, of op zijn minst niet in veel detail of lengte.

Voor rapporten van 10 pagina's kunnen inleidingen gemiddeld een half tot een volle pagina beslaan. Op die ene pagina heb je misschien drie alinea's. Een van die alinea's kan gewijd zijn aan achtergrondinformatie—met andere woorden, aan het introduceren van het onderwerp. Maar de andere twee alinea's moeten de taak vervullen van het introduceren van het rapport en de lezer oriënteren op het rapport, zoals hieronder besproken.

Zorg ervoor dat je de extra voorbeelden bekijkt: inleidingen tot instructies en rapporten.

Opmerking: Als je een beknopt document van 1 tot 2 pagina's schrijft, zorg er dan voor dat je de volgende sectie leest over introducties van korte documenten.

Elk van de volgende elementen is niet vereist in alle inleidingen, en sommige elementen combineren in dezelfde zin. In plaats van deze elementen mechanisch toe te passen, schrijf je de inleiding die goed voor je aanvoelt, en kom dan terug om deze elementen erin te zoeken.

Onderwerp. Vroeg in de inleiding, geef het specifieke onderwerp van het rapport aan. Sommige inleidingen lijken de lezers een tijdje in spanning te willen houden voordat ze het ware onderwerp aangeven—dat is een gok. Beter is het om het onderwerp vroeg aan te geven—zodat je de onderwerpwoorden in de eerste drie tot vier regels kunt omcirkelen.

Doel en situatie. Een goede inleiding moet aangeven waarom het is geschreven, voor wie, en voor welk doel. Als het rapport aanbevelingen geeft over het al dan niet implementeren van een programma, moet de inleiding dat doel aangeven. Je zou ook kunnen overwegen iets te zeggen over de reikwijdte van het rapport—wat het is. niet van plan was te bereiken.

Publiek. Geef aan wie de geschikte of bedoelde lezers van het rapport — zijn, bijvoorbeeld, "ervaren technici opgeleid in de HAL/6000." Geef aan welk niveau van ervaring of kennis de lezers nodig hebben om het rapport te begrijpen, indien nodig. Als er geen nodig is, zeg dat dan. Als het rapport is voorbereid voor raadsleden van de stad Utopia, Texas, moet de inleiding dat uitdrukken.

Overzicht van de inhoud. Geef de belangrijkste inhoud van het rapport aan. U kunt dit doen met een opsomming in de zin, zoals de voorbeelden illustreren. Als u zich zorgen maakt over de overdreven verwachtingen van lezers, geef dan aan welke onderwerpen het rapport niet behandelt. niet dek.

Achtergrond over het onderwerp. Dit is ieders favoriet! Een minimale achtergrond is meestal opgenomen in een inleiding—bijvoorbeeld, belangrijke definities, historische achtergrond, theorie, het belang van het onderwerp. Informatie zoals deze maakt lezers geïnteresseerd, gemotiveerd om te lezen, en geworteld in enkele fundamentele concepten. Pas echter op—deze discussie kan je ontglippen en meer dan een pagina vullen. Als dat gebeurt, is dat prima—alles is niet verloren. Verplaats het naar de kern van het rapport, of naar een bijlage.

Achtergrond van de situatie. Een andere soort achtergrond is ook een goede kandidaat voor introducties—de situatie die de behoefte aan het rapport heeft veroorzaakt. Bijvoorbeeld, als er veel tegenstrijdige gegevens waren over een nieuwe technologie, die de behoefte aan het onderzoek heeft voortgebracht, kan deze achtergrond in de inleiding worden samengevat. Bijvoorbeeld, als een bedrijf nieuwe apparatuur van een soort nodig had of als het bedrijf een probleem of behoefte had en bepaalde vereisten met betrekking tot die apparatuur—bespreking van deze zaken zou in de inleiding moeten komen.

Let op dat in de discussie van deze elementen het woord "aangeeft" steeds wordt gebruikt. Dat komt omdat je graag zwaar taalgebruik wilt vermijden zoals "Het onderwerp van dit rapport is..." of "Dit rapport is geschreven voor...". Let op hoe de voorbeeldinleidingen over het algemeen dit soort formuleringen vermijden.

Voorbeeld inleiding voor een uitgebreide rapportage met contractelementen inbegrepen. (Opent als een popup; vergroot voor betere weergave.)

Voorbeeld van een andere lange inleiding voor een rapport, opnieuw met contractelementen inbegrepen. (Opent als een pop-up; vergroot voor beter bekijken.)

Groepering. Een veelvoorkomend probleem is het verspreiden van achtergrondinformatie over verschillende delen van een inleiding. Hoewel er goede redenen kunnen zijn om achtergrondinformatie in uiteenlopende delen van een inleiding op te splitsen, is het meestal het beste om alles op één plek te houden:

Wanorde in een inleidende alinea.

Merk op dat de in het rood gemarkeerde zin achtergrondinformatie is. Deze achtergrondinformatie komt echter in de eerste alinea voor. Verplaats het naar de eerste alinea en herschrijf het met "betrouwbaar" voor de overgang.

Sequencing. Een andere manier om inleidingen te analyseren, is om de volgorde van informatie-types die erin voorkomen te overwegen. Met de ongepaste zin verplaatst naar de eerste alinea, zou een redelijke volgorde van informatie-types als volgt kunnen zijn:

Veelvoorkomende volgorde van informatie-types in een inleidende alinea.

Zorg ervoor dat je de extra voorbeelden bekijkt: inleidingen tot instructies en rapporten.

Als je een kort document van 1 tot 2 pagina's schrijft, heb je niet al die elementen nodig die gebruikelijk zijn in de inleidingen van rapporten zoals besproken in de voorgaande sectie. Hier is de subset van wat je waarschijnlijk nodig hebt:

Onderwerp. Als je de onderwerpwoorden ergens in de eerste drie tot vier regels van de inleiding kunt omcirkel, ben je goed.

Doel en situatie. In instructies is het voldoende om de lezers te vertellen dat ze gaan zien hoe ze iets moeten doen. In een aanbevelingsrapport vermeld je gewoon dat de lezers conclusies en aanbevelingen zullen zien.

Publiek. Geef aan welk niveau van ervaring of kennis lezers nodig hebben om het document te begrijpen. Als er geen kennis nodig is, zeg dat dan.

Overzicht van de inhoud. Geef de belangrijkste inhoud van het document aan. Een eenvoudige opsomming in de zin is voldoende.

Achtergrond. Vergeet niet dat een inleiding geen achtergrondbespreking is; het kan er enkele bevatten, maar slechts minimaal.

Voorbeeld van een korte introductie met de meeste sleutelelementen aanwezig.

Wanneer je een schets ontwikkelt voor een rapport-achtige document, kun je merken dat je die Romeinse cijfer I sectie gebruikt voor achtergrondinformatie. Niet zo'n goed idee. Onthoud de richtlijn: Inleidingen bereiden lezers voor op het lezen van het document.. Met dat in gedachten is het vrij eenvoudig om de inleiding van een rapportachtige document te schetsen. Hier is een voorbeeld:

I. INLEIDING
A. Doel
B. Toepassing
C. Overzicht (korte lijst van wat behandeld zal worden)
D. Situatie en publiek
II. ACHTERGROND . . .

Je hoeft niet al deze elementen op te nemen, noch in deze exacte volgorde, en je zou in staat moeten zijn om enkele van deze elementen vaardig in dezelfde zin te combineren.

We denken normaal gesproken niet dat er meer dan één inleiding in een rapport is. Echter, in rapporten van 8 tot 10 pagina's of meer, hebben de afzonderlijke secties ook een soort inleiding nodig. Deze kunnen worden genoemd sectie-inleidingen omdat ze lezers voorbereiden om een gedeelte van een rapport—te lezen, oriënteren ze lezers op de inhoud en het doel ervan en tonen ze enige verbinding met het voorgaande gedeelte.

Natuurlijk hoeft een sectie-inleiding niet alle elementen van een rapportinleiding te hebben. Echter, het heeft wel verschillende elementen die, als ze goed worden behandeld, een groot verschil kunnen maken in de duidelijkheid en de stroom van een rapport.

Voorbeeld sectie-inleiding. Merk op dat deze sectie-inleiding niet alleen de voorgaande en aankomende onderwerpen noemt, maar ook laat zien hoe ze met elkaar verband houden.

Onderwerpindicatie. Net als bij de inleiding van het rapport, geef het onderwerp van de komende sectie aan. Maar onthoud—dat het niet saai en zwaar hoeft te zijn "Het onderwerp van deze volgende sectie van het rapport is..."

Inhoudsopgave. Net als in de inleiding van het rapport, is het een goed idee om de belangrijkste inhoud op te sommen. De opsomming binnen de zin dient dit doel goed.

Overgang. Een element dat zeer nuttig is in sectie-introducties, is overgangsformuleringen die aangeven hoe de voorgaande sectie zich verhoudt tot de sectie die op het punt staat te beginnen. In rapporten van elke lengte en complexiteit is het een goede techniek—het leidt lezers mee, waarbij het hen laat zien hoe de delen van het rapport allemaal samenkomen.

Let op problemen zoals de volgende terwijl je je inleidingen herzien:

• Vermijd het schrijven van een inleiding die alleen uit achtergrondinformatie bestaat; laat achtergrondinformatie de belangrijkste elementen van de inleiding niet overschaduwen.
• Zorg ervoor dat je het onderwerp vroeg aangeeft.
• Zorg ervoor dat u het publiek en de situatie aangeeft waar de lezers op kunnen rekenen in het rapport; welke kennis of achtergrond ze nodig hebben om het rapport te begrijpen; welke situatie de noodzaak voor het rapport heeft veroorzaakt.
• Zorg ervoor dat er een overzicht is van de inhoud van het rapport, plus informatie over de reikwijdte—wat het rapport niet behandelt.

Ik zou uw gedachten, reacties en kritiek over dit hoofdstuk op prijs stellen: uw antwoord—David McMurrey.