Introducties

Vertel ons waar je bent!

Inhoud van deze sectie

Veelvoorkomende Elementen van Inleidingen

Groeperen en Sequencing Elementen

Introducties tot Korte Documenten

Inleidingen in Schetsen

Sectie Inleidingen

Je opmerkingen over dit hoofdstuk

Hoofidx

De inleiding is een van de belangrijkste secties van een rapport—of, om precies te zijn, elk document—maar inleidingen zijn vaak slecht geschreven. Een reden kan zijn dat mensen het doel van inleidingen verkeerd begrijpen. Een inleiding introduceert de lezers bij het rapport en niet noodzakelijk, of slechts minimaal, bij de inhoud. "Inleiding" is niet gelijk aan "achtergrond"; het kan enige achtergrond bevatten, maar dan alleen minimaal.

Lezers hebben een begrijpelijke behoefte om enkele basisdingen over een rapport te weten voordat ze het beginnen te lezen: zoals waar het over gaat, waarom het geschreven is, waarvoor het dient, voor wie het geschreven is en wat de belangrijkste inhoud is. Lezers hebben een basisoriëntatie nodig op het onderwerp, doel, situatie en de inhoud van een rapport—met andere woorden, een inleiding.

Stel je voor dat je jaren geleden een aanbevelingsrapport schreef over CD-ROM-computerapparaten. Je zou misschien geneigd zijn om in de inleiding de achtergrond van de ontwikkeling van de compact disc of de theoretische kant ervan te bespreken. Dat zou goede informatie voor het rapport kunnen zijn, en het hoort waarschijnlijk in het rapport—maar niet in de inleiding, of in ieder geval niet in veel detail of lengte.

Voor rapporten van 10 pagina's kunnen inleidingen gemiddeld een halve tot een volle pagina beslaan. Op die ene pagina heb je misschien drie alinea's. Een van die alinea's kan gewijd zijn aan achtergrondinformatie—met andere woorden, het introduceren van het onderwerp. Maar de andere twee alinea's moeten de taak vervullen om het rapport in te leiden en de lezer te oriënteren op het rapport, zoals in het volgende besproken.

Zorg ervoor dat je de aanvullende voorbeelden bekijkt: inleidingen tot instructies en rapporten.

Opmerking: Als je een kort document van 1 tot 2 pagina's schrijft, zorg er dan voor dat je de volgende sectie overleest. inleidingen tot korte documenten.

Elk van de volgende elementen is niet vereist in alle inleidingen, en sommige elementen combineren in dezelfde zin. In plaats van deze elementen mechanisch toe te passen, schrijf je de inleiding die goed voor je lijkt, en zoek daarna naar deze elementen erin.

Onderwerp. Vroeg in de inleiding, geef het specifieke onderwerp van het verslag aan. Sommige inleidingen lijken de lezers een tijdje in spanning te willen houden voordat ze het werkelijke onderwerp aangeven—dat is een gok. Beter is het om het onderwerp vroeg aan te geven—zodat je de onderwerpwoorden in de eerste drie tot vier regels kunt omcirkelen.

Doel en situatie. Een goede inleiding moet aangeven waarom deze is geschreven, voor wie en met welk doel. Als het rapport aanbevelingen doet over het al dan niet implementeren van een programma, moet de inleiding dat doel aangeven. Je zou ook kunnen overwegen iets van de reikwijdte van het rapport aan te geven—wat het is. niet bedoeld om te bereiken.

Publiek. Geef aan wie de geschikte of bedoelde lezers van het rapport zijn, bijvoorbeeld, ervaren Technici die getraind zijn op de HAL/6000. Geef aan welk niveau van ervaring of kennis de lezers nodig hebben om het rapport te begrijpen, indien nodig. Als er geen specifieke vereisten zijn, zeg dat dan. Als het rapport is opgesteld voor de raadsleden van de stad Utopia, Texas, moet de inleiding dat uitdrukkelijk maken.

Overzicht van de inhoud. Geef de belangrijkste inhoud van het rapport aan. U kunt dit doen met een opsomming in de zin, zoals de voorbeelden illustreren. Als u zich zorgen maakt over de overdreven verwachtingen van de lezers, geef dan aan over welke onderwerpen het rapport wél gaat. niet cover.

Achtergrond over het onderwerp. Dit is ieders favoriet! Enige minimale achtergrond is meestal in een inleiding—bijvoorbeeld, belangrijke definities, historische achtergrond, theorie, het belang van het onderwerp. Informatie zoals deze wekt de interesse van de lezers, motiveert om te lezen, en vestigt hen in enkele fundamentele concepten. Pas echter op—deze discussie kan buiten hand lopen en meer dan een pagina vullen. Als dat gebeurt, is dat oké—alles is niet verloren. Verplaats het naar de hoofdtekst van het rapport, of naar een bijlage.

Achtergrond over de situatie. Een andere soort achtergrond is ook een goede kandidaat voor introducties—de situatie die de behoefte aan het rapport heeft veroorzaakt. Bijvoorbeeld, als er veel tegenstrijdige gegevens waren over een nieuwe technologie, wat de behoefte aan het onderzoek veroorzaakte, kan deze achtergrond worden samengevat in de introductie. Bijvoorbeeld, als een bedrijf nieuwe apparatuur van enige aard nodig had of als het bedrijf een probleem of behoefte had en enige vereisten met betrekking tot die apparatuur—de bespreking van deze zaken moet in de introductie gaan.

Let op dat in de bespreking van deze elementen het woord "aanduiden" steeds weer gebruikt wordt. Dat komt omdat je zware taal wilt vermijden zoals "Het onderwerp van dit rapport is..." of "Dit rapport is geschreven voor..." Let op hoe de voorbeeldintroducties over het algemeen dit soort bewoording vermijden.

Voorbeeldinleiding voor een uitvoerig rapport met contractelementen inbegrepen. (Opent als een popup; verklein voor betere weergave.)

Voorbeeld van een andere uitgebreide rapportintroductie, opnieuw met contractelementen inbegrepen. (Opent als een popup; vergroot voor betere weergave.)

Groeperen. Een veelvoorkomend probleem is het verspreiden van achtergrondinformatie over verschillende delen van een inleiding. Hoewel er goede redenen kunnen zijn om achtergrondinformatie in uiteenlopende delen van een inleiding te splitsen, is het meestal het beste om alles op één plek te houden:

Wanorde in een inleidende alinea.

Opmerking dat de in het rood gemarkeerde zin achtergrondinformatie is. Betrouwbare achtergrondinformatie komt echter voor in de eerste alinea. Verplaats het naar de eerste alinea en herformuleer het met "betrouwbaar" voor de overgang.

Sequencing. Een andere manier om inleidingen te analyseren is om de volgorde van informatie soorten die erin voorkomen te overwegen. Met de uit de context geplaatste zin verplaatst naar de eerste alinea, zou een redelijke volgorde van informatie soorten als volgt kunnen zijn:

Veelgebruikte volgorde van informatietypes in een inleidende alinea.

Zorg ervoor dat je de aanvullende voorbeelden bekijkt: inleidingen tot instructies en rapporten.

Als je een kort document van 1 tot 2 pagina's schrijft, heb je niet al die elementen nodig die gebruikelijk zijn voor inleidingen van rapporten zoals besproken in de voorafgaande sectie. Hier is de subset van wat je waarschijnlijk nodig hebt:

Onderwerp. Als je de kernwoorden ergens in de eerste drie tot vier regels van de inleiding kunt omcirkelen, dan is het goed.

Doel en situatie. In instructies is het genoeg om lezers te vertellen dat ze gaan zien hoe ze iets moeten doen. In een aanbevelingsrapport vermeld je gewoon dat lezers conclusies en aanbevelingen zullen zien.

Publiek. Geef aan welk ervarings- of kennisniveau lezers nodig hebben om het document te begrijpen. Als er geen nodig is, zeg dat dan.

Overzicht van inhoud. Geef de belangrijkste inhoud van het document aan. Een eenvoudige opsomming in de zin zal volstaan.

Achtergrond. Vergeet niet dat een inleiding geen achtergrondbespreking is; het kan er enkele bevatten, maar slechts minimaal.

Voorbeeld van een korte introductie met de meeste belangrijke elementen aanwezig.

Wanneer je een overzicht ontwikkelt voor een rapportvormig document, kan het zijn dat je het Romeinse cijfer I deel gebruikt voor achtergrondinformatie. Niet zo'n goed idee. Verdiep je in de richtlijn: Inleidingen bereiden lezers voor om het document te lezen.. Houdt u dat in gedachten, het schetsen van de inleiding van een rapport-lange document is vrij eenvoudig. Hier is een voorbeeld:

I. INLEIDING
A. Doel
B. Toepassing
C. Overzicht (korte lijst van wat er behandeld zal worden)
D. Situatie en publiek
II. ACHTERGROND . . .

U hoeft niet al deze elementen op te nemen, noch in deze exacte volgorde, en u zou in staat moeten zijn om sommige van deze elementen vakkundig in dezelfde zin te combineren.

We denken normaal gesproken niet dat er meer dan één inleiding in een rapport is. Echter, in rapporten van meer dan 8 tot 10 pagina's of meer, hebben de afzonderlijke secties ook een soort inleiding nodig. Deze kunnen worden genoemd sectie-inleidingen omdat ze de lezers voorbereiden om een sectie van een rapport te lezen—ze oriënteren de lezers op de inhoud en het doel ervan en tonen enige connectie met de voorafgaande sectie.

Natuurlijk hoeft een sectie-inleiding niet alle elementen van een rapportinleiding te bevatten. Het heeft echter wel verschillende elementen die, indien goed behandeld, een groot verschil kunnen maken in de duidelijkheid en flow van een rapport.

Voorbeeld sectie-inleiding. Let op dat deze inleiding niet alleen de voorgaande en komende onderwerpen vermeldt, maar ook laat zien hoe ze met elkaar verbonden zijn.

Onderwerpindicatie. Net als bij de inleiding van het rapport, geef het onderwerp van de volgende sectie aan. Maar onthoud—het hoeft niet de saaie, dwingende "Het onderwerp van deze volgende sectie van het rapport is..."

Inhoudsopgave. Net als in de inleiding van het rapport is het een goed idee om de belangrijkste inhoud te vermelden. De opsomming binnen de zin dient dit doel goed.

Overgang. Een element dat zeer nuttig is in inleidingen van secties, is overgangsformulering die aangeeft hoe de voorafgaande sectie zich verhoudt tot de sectie die gaat beginnen. In rapporten van elke lengte en complexiteit is het een goede techniek — het leidt lezers, en toont hen hoe de delen van het rapport allemaal samenkomen.

terwijl je je inleidingen herzien, let dan op problemen zoals de volgende:

• Vermijd het schrijven van een inleiding die alleen uit achtergrondinformatie bestaat; voorkom dat achtergrondinformatie de belangrijkste elementen van de inleiding overweldigt.
• Zorg ervoor dat je het onderwerp vroeg aangeeft.
• Zorg ervoor dat je het publiek en de situatie aangeeft—wat de lezers van het rapport kunnen verwachten; welke kennis of achtergrond ze nodig hebben om het rapport te begrijpen; welke situatie de noodzaak voor het rapport heeft veroorzaakt.
• Zorg ervoor dat er een overzicht is van de inhoud van het rapport, plus informatie over de reikwijdte—wat het rapport niet behandelt.

Ik zou uw gedachten, reacties en kritiek over dit hoofdstuk op prijs stellen: je reactie—David McMurrey.