Introducties

Vertel ons waar je je bevindt!

Inhoud van deze Sectie

Veelvoorkomende Elementen van Inleidingen

Groeperen en Sequencing Elementen

Introducties tot Korte Documenten

Inleidingen in Omkaders

Sectie Introducties

Je opmerkingen over dit hoofdstuk

Hoofdindex

De inleiding is een van de belangrijkste secties van een rapport—of, voor dat matter, elk document—maar inleidingen zijn vaak slecht geschreven. Een reden kan zijn dat mensen het doel van inleidingen verkeerd begrijpen. Een inleiding brengt de lezers in contact met het rapport en niet noodzakelijk, of slechts minimaal, met de inhoud. "Inleiding" is niet gelijk aan "achtergrond"; het kan wat achtergrondinformatie bevatten, maar slechts minimaal.

Lezers hebben een begrijpelijke behoefte om enkele basisdingen over een rapport te weten voordat ze beginnen met lezen: zoals waar het over gaat, waarom het is geschreven, wat het doel is, voor wie het is geschreven en wat de belangrijkste inhoud is. Lezers hebben een basisoriëntatie nodig op het onderwerp, doel, situatie en de inhoud van een rapport—met andere woorden, een inleiding.

Stel je voor dat je jaren geleden een aanbevelingsrapport schreef over CD-ROM computerapparaten. Je zou kunnen worden verleid om in de inleiding de achtergrond van de ontwikkeling van compact discs of de theoretische kant ervan te bespreken. Dat zou goede informatie kunnen zijn om in het rapport op te nemen, en het behoort waarschijnlijk in het rapport—maar niet in de inleiding, of in ieder geval niet in veel detail of lengte.

Voor rapporten van 10 pagina's kan de inleiding gemiddeld een halve tot een volle pagina beslaan. Op die ene pagina heb je misschien drie paragrafen. Een van die paragrafen zou kunnen zijn gewijd aan achtergrondinformatie—met andere woorden, aan het introduceren van het onderwerp. Maar de andere twee paragrafen moeten de taak vervullen van het introduceren van het rapport en de lezer oriënteren over het rapport, zoals in het volgende wordt besproken.

Zorg ervoor dat je de aanvullende voorbeelden bekijkt: inleiding tot instructies en rapporten.

Opmerking: Als je een kort document van 1 tot 2 pagina's schrijft, zorg dan dat je de volgende sectie over leest. introducties voor beknopte documenten.

Elk van de volgende elementen is niet vereist in alle inleidingen, en sommige elementen combineren in dezelfde zin. In plaats van deze elementen mechanisch toe te passen, schrijf de inleiding die goed voor je aanvoelt en zoek vervolgens naar deze elementen erin.

Onderwerp. Vroeg in de inleiding, geef het specifieke onderwerp van het rapport aan. Sommige inleidingen lijken de lezers een tijdje in spanning te willen houden voordat ze het ware onderwerp aangeven—dat is een gok. Beter is het om het onderwerp vroeg aan te geven—zodat je de onderwerpwoorden in de eerste drie tot vier regels kunt omcirkelen.

Doel en situatie. Een goede inleiding moet aangeven waarom deze is geschreven, voor wie en met welk doel. Als het rapport aanbevelingen doet over de vraag of een programma moet worden uitgevoerd, moet de inleiding dat doel aangeven. Je zou ook kunnen overwegen iets over de reikwijdte van het rapport aan te geven—wat het is. niet bedoeld te bereiken.

Publiek. Geef aan wie de geschikte of bedoelde lezers van het rapport zijn, bijvoorbeeld ervaren technici die zijn opgeleid op de HAL/6000. Geef aan welk niveau van ervaring of kennis de lezers nodig hebben om het rapport te begrijpen, indien nodig. Als er geen ervaring nodig is, zeg dat dan. Als het rapport is voorbereid voor de raadsleden van de stad Utopia, Texas, moet de inleiding dat uitdrukken.

Overzicht van de inhoud. Geef de belangrijkste inhoud van het rapport aan. Je kunt dit doen met een opsomming in de zin, zoals de voorbeelden illustreren. Als je je zorgen maakt over de overdreven verwachtingen van lezers, geef dan aan welke onderwerpen het rapport wel behandelt. niet deksel.

Achtergrond over het onderwerp. Dit is ieders favoriet! Sommige minimale achtergrond is meestal in een inleiding—bijvoorbeeld, belangrijke definities, historische achtergrond, theorie, het belang van het onderwerp. Informatie zoals deze maakt lezers geïnteresseerd, gemotiveerd om te lezen, geworteld in enkele fundamentele concepten. Pas echter op—deze discussie kan uit de hand lopen en meer dan een pagina vullen. Als dat gebeurt, is dat oké—alles is niet verloren. Verplaats het naar de inhoud van het rapport, of naar een bijlage.

Achtergrond over de situatie. Een ander soort achtergrond is ook een goede kandidaat voor inleidingen—de situatie die de behoefte aan het rapport met zich meebracht. Bijvoorbeeld, als er veel tegenstrijdige gegevens waren over een nieuwe technologie, wat de behoefte aan het onderzoek opriep, kan deze achtergrond in de inleiding worden samengevat. Bijvoorbeeld, als een bedrijf nieuwe apparatuur nodig had of als het bedrijf een probleem of behoefte had en bepaalde eisen met betrekking tot die apparatuur—de bespreking van deze zaken zou in de inleiding moeten komen.

Merk op dat in de discussie over deze elementen het woord "aangeeft" steeds opnieuw wordt gebruikt. Dat komt omdat je zware taal zoals "Het onderwerp van dit rapport is..." of "Dit rapport is geschreven voor..." wilt vermijden. Let op hoe de voorbeeldinleidingen doorgaans deze manier van formuleren vermijden.

Voorbeeldinleiding van een uitgebreid rapport met contractelementen inbegrepen. (Opent als een pop-up; vergroot voor betere weergave.)

Voorbeeld van een andere langdurige rapportintroductie opnieuw, met contractelementen inbegrepen. (Opent als een popup; aanpassen voor betere weergave.)

Groepering. Een veelvoorkomend probleem is het verspreiden van achtergrondinformatie in verschillende delen van een inleiding. Hoewel er goede redenen kunnen zijn om achtergrondinformatie in uiteenlopende delen van een inleiding te splitsen, is het meestal het beste om alles op één plek te houden:

Dissonantie in een inleidende alinea.

Merk op dat de rode gemarkeerde zin achtergrondinformatie is. Deze achtergrondinformatie komt echter in de eerste alinea voor. Verplaats het naar de eerste alinea en herschrijf het met "betrouwbaar" voor overgang.

Sequentie. Een andere manier om inleidingen te analyseren, is om de volgorde van informatie types die daarin voorkomen te overwegen. Met de uit de context geplaatste zin verplaatst naar de eerste alinea, zou een redelijke volgorde van informatie types als volgt kunnen zijn:

Veelvoorkomende volgorde van informatie types in een inleidende alinea.

Zorg ervoor dat je de aanvullende voorbeelden bekijkt: inleidingen tot instructies en rapporten.

Als je een kort document van 1 tot 2 pagina's schrijft, heb je niet al die elementen nodig die gebruikelijk zijn in rapportintroducties, zoals besproken in de voorgaande sectie. Hier is de subset van wat je waarschijnlijk nodig hebt:

Onderwerp. Als je de onderwerpwoorden ergens in de eerste drie tot vier regels van de inleiding kunt omcirkelen, ben je goed bezig.

Doel en situatie. In instructies is het voldoende om de lezers te vertellen dat ze zullen zien hoe ze iets moeten doen. In een aanbevelingsrapport moet je gewoon vermelden dat de lezers conclusies en aanbevelingen zullen zien.

Publiek. Geef aan welk niveau van ervaring of kennis lezers nodig hebben om het document te begrijpen. Als er geen nodig is, zeg dat dan.

Overzicht van inhoud. Geef de belangrijkste inhoud van het document aan. Een eenvoudige opsomming in de zin is voldoende.

Achtergrond. Vergeet nooit dat een inleiding geen achtergronddiscussie is; het kan er enkele bevatten, maar slechts minimaal.

Voorbeeld van een korte introductie met de meeste belangrijke elementen aanwezig.

Wanneer je een structuur ontwikkelt voor een rapportachtige document, kun je jezelf betrapt vinden op het gebruik van die Romeinse cijfer I sectie voor achtergrondinformatie. Geen goed idee. Vergeet de richtlijn niet: Inleidingen maken lezers klaar om het document te lezen. Met dat in gedachten is het schetsen van de inleiding voor een rapportachtige document vrij eenvoudig. Hier is een voorbeeld:

I. INLEIDING
A. Doel
B. Toepassing
C. Overzicht (korte lijst van wat er behandeld zal worden)
D. Situatie en publiek
II. ACHTERGROND . . .

Je hoeft niet al deze elementen op te nemen, noch in deze exacte volgorde, en je zou in staat moeten zijn om enkele van deze elementen vakkundig in dezelfde zin te combineren.

We denken normaal gesproken niet dat er meer dan één inleiding in een rapport is. Echter, in rapporten van 8 tot 10 pagina's of meer, hebben de individuele secties ook een soort inleiding nodig. Deze kunnen worden genoemd als sectie-inleidingen omdat ze lezers voorbereiden om een gedeelte van een rapport te lezen—oriënteren ze lezers op de inhoud en het doel ervan en tonen ze enige link met het voorafgaande gedeelte.

Natuurlijk hoeft een sectie-introductie niet alle elementen van een rapportintroductie te bevatten. Het heeft echter wel verschillende elementen die, als ze goed worden behandeld, veel verschil kunnen maken in de duidelijkheid en de flow van een rapport.

Voorbeeld sectie inleiding. Merk op dat deze sectie-inleiding niet alleen de voorgaande en aankomende onderwerpen vermeldt, maar ook laat zien hoe ze met elkaar verband houden. (Uit een rapport geschreven in 1983.)

Onderwerp aanduiding. Zoals met de inleiding van het rapport, geef het onderwerp van de komende sectie aan. Maar onthoud— dat het niet de stijve, zwaarwichtige " Het onderwerp van deze volgende sectie van het rapport is..."

Inhoudsopgave. Net als in de inleiding van het rapport is het een goed idee om de belangrijkste inhoud op te sommen. De opsomming in de zin dient dit doel goed.

Overgang. Een element dat erg nuttig is in inleidingen van secties, is overgangsformuleringen die aangeven hoe de voorgaande sectie zich verhoudt tot de sectie die staat te beginnen. In rapporten van elke lengte en complexiteit is het een goede techniek—het leidt de lezers, toont hen hoe de onderdelen van het rapport allemaal samenkomen.

Terwijl je je introducties herzien, let op problemen zoals de volgende:

• Vermijd het schrijven van een inleiding die alleen uit achtergrondinformatie bestaat; voorkom dat achtergrondinformatie de belangrijkste elementen van de inleiding overschaduwt.
• Zorg ervoor dat je het onderwerp vroeg aangeeft.
• Zorg ervoor dat je het publiek en de situatie aangeeft—wat de lezers kunnen verwachten van het rapport; welke kennis of achtergrond ze nodig hebben om het rapport te begrijpen; welke situatie de behoefte aan het rapport heeft veroorzaakt.
• Zorg ervoor dat er een overzicht is van de inhoud van het rapport, plus informatie over de reikwijdte—wat het rapport niet dekt.

Ik waardeer uw gedachten, reacties, en kritiek over dit hoofdstuk: je reactie—David McMurrey.