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La audiencia de un documento técnico—o de cualquier texto escrito, por cierto—es el lector o los lectores previstos o potenciales. Para la mayoría de los redactores técnicos, esto es lo más importante consideración al planificar, redactar y revisar un documento. Usted "adapt" su escritura para satisfacer las necesidades, intereses y antecedentes de los lectores que leerán su texto.
Notas:
- Una vez que hayas leído la sección sobre audiencias, intenta usar el planificador de audiencia. Usted rellena los espacios en blanco con respuestas a preguntas detalladas sobre su audiencia y luego se lo envía por correo electrónico a sí mismo y, opcionalmente, a su instructor.
- Además, este capítulo incluye una sección sobre situación. Intenta usar el planificador de situaciones para desarrollar una idea de la situación en la que se encuentra su audiencia.
Una de las primeras cosas que hay que hacer cuando analizas a una audiencia es identificar su tipo (o tipos—rara vez es solo un tipo). La división común de las audiencias en categorías es la siguiente:
- Expertos: Estas son las personas que conocen la teoría y el producto al dedillo. Lo diseñaron, lo probaron, saben todo sobre él. A menudo, tienen títulos avanzados y operan en entornos académicos o en áreas de investigación y desarrollo del gobierno y del mundo tecnológico. El lector no especialista es el menos propenso a entender lo que estas personas están diciendo—pero también tiene menos motivos para intentarlo. Con mayor frecuencia, el desafío de comunicación al que se enfrenta el experto es comunicarse con el técnico y con el ejecutivo.
- Técnicos: Estas son las personas que construyen, operan, mantienen, y reparan las cosas que los expertos diseñan y sobre las que teorizan. Su conocimiento también es altamente técnico, pero de una naturaleza más práctica.
- Ejecutivos: Estas son las personas que toman decisiones empresariales, económicas, administrativas, legales, gubernamentales y políticas sobre las cosas con las que trabajan los expertos y los técnicos. Si se trata de un producto nuevo, deciden si producirlo y comercializarlo. Si es una nueva tecnología energética, deciden si la ciudad debería implementarla. Es probable que los ejecutivos tengan tan poco conocimiento técnico sobre el tema como quienes no son especialistas.
- No especialistas: Estos lectores tienen el menor conocimiento técnico de todos. Su interés puede ser tan práctico como el de los técnicos, pero de una manera diferente. Quieren entender la nueva tecnología energética lo suficiente como para saber si votar a favor o en contra en la próxima elección de bonos. O, pueden simplemente sentir curiosidad por un asunto técnico específico y querer aprender sobre ello—pero sin una razón práctica específica.
Análisis de la audiencia
Es importante determinar a cuál de las cuatro categorías recién comentadas pertenecen los posibles lectores de su documento, pero eso no es todo. Las audiencias, independientemente de la categoría, también deben analizarse en términos de características como las siguientes:
- Antecedentes—conocimientos, experiencia, formación: Uno de tus asuntos más importantes es exactamente cuánto conocimiento, experiencia o formación puedes esperar de tus lectores. Si esperas que algunos de tus lectores carezcan de ciertos conocimientos previos, ¿los proporcionas automáticamente en tu documento? Considera un ejemplo: imagina que estás escribiendo una guía para usar un producto de software que se ejecuta en Microsoft Windows. ¿Cuánto puedes esperar que sepan tus lectores sobre Windows? Si algunos probablemente sepan poco sobre Windows, ¿deberías proporcionar esa información? Si respondes que no, corres el riesgo de que los clientes se frustren con tu producto. Si respondes que sí a añadir información de fondo sobre Windows, aumentas tu carga de trabajo y el número de páginas del documento (y por tanto el costo). Obviamente, no hay una respuesta fácil a esta pregunta—parte de la respuesta puede implicar exactamente qué tan pequeño es un segmento de la audiencia que necesita esa información de fondo.
- Necesidades e intereses: no ¿quieres leer sobre?
- Diferentes culturas: Si escribe para una audiencia internacional, tenga en cuenta que los formatos para indicar la hora y las fechas, las cantidades monetarias y las cantidades numéricas varían en todo el mundo. También tenga en cuenta que el humor y el lenguaje figurado (como en "dar un jonrón") probablemente no se entenderán fuera de nuestra propia cultura. Texas A&M University pone a disposición Capítulo 6, "Escribir para lectores internacionales," de Comunicación de información técnica, Elizabeth Tebeaux, et al. Para normas, véase Lista de guías de estilo de Wikipedia. (Gracias al invitado anónimo que contribuyó estas ideas importantes.)
- Otras características demográficas: Y por supuesto hay muchas otras características sobre tus lectores que podría tienen influencia en cómo deberías diseñar y redactar tu documento—por ejemplo, grupos de edad, tipo de residencia, área de residencia, género, preferencias políticas, y demás.
El análisis de la audiencia puede complicarse por al menos dos factores más: tipos de audiencia mixtos para un mismo documento, amplia variabilidad dentro de la audiencia, y audiencias desconocidas.
- Más de una audiencia. Es probable que descubra que su documento está dirigido a más de una audiencia. Por ejemplo, podría ser visto por personas técnicas (expertos y técnicos) y por personas administrativas (ejecutivos). ¿Qué hacer? Puede o bien escribir todas las secciones de modo que todas las audiencias de su documento puedan entenderlas (¡buena suerte!). O puede escribir cada sección estrictamente para la audiencia que estaría interesada en ella, luego usar encabezados e introducciones de sección para alertar a su audiencia sobre dónde ir y qué evitar en su documento.
- Amplia variabilidad en el público. Puedes darte cuenta de que, aunque tengas una audiencia que encaja en una sola categoría, existe una amplia variabilidad en sus antecedentes. Este es un asunto difícil—si escribes para el lector de menor denominador común, es probable que acabes con algo engorroso y tedioso, parecido a un libro, que alejará a la mayoría de los lectores. Pero si no escribes para ese nivel más bajo, pierdes a ese segmento de tus lectores. ¿Qué hacer? La mayoría de los escritores se inclina por la mayoría de los lectores y sacrifica a la minoría que necesita más ayuda. Otros colocan la información suplementaria en apéndices o insertan referencias cruzadas a libros para principiantes.
Ejemplo de análisis de audiencia
Si estás tomando un curso de redacción técnica, es posible que se espere que adjuntes una descripción de la audiencia a tus documentos técnicos. Aquí tienes un ejemplo:
| Nota para el instructor: Estas instrucciones están destinadas a personas que desean optimizar sus cálculos en Microsoft Excel usando macros para calcular sus datos de manera eficiente. Entienden cómo introducir datos en Microsoft Excel y tienen conocimientos básicos de la suite Microsoft Office. Se sienten cómodos usando el software de Windows y cuentan con habilidades aritméticas básicas para verificar sus cálculos y comprobar errores lógicos en el cálculo. |
Adaptación al público
¡Muy bien! Entonces has analizado a tu audiencia hasta conocerla mejor que a ti mismo. ¿De qué sirve eso? ¿Cómo utilizas esta información? ¿Cómo evitas escribir algo que siga siendo incomprensible o inútil para tus lectores?
El negocio de la escritura a su audiencia puede tener mucho que ver con el talento innato, la intuición e incluso el misterio. Pero hay algunos controles que puede usar para tener una mejor oportunidad de conectar con sus lectores. Los siguientes "controles" tienen principalmente que ver con hacer que la información técnica sea más comprensible para audiencias no especializadas:
- Agrega la información que los lectores necesitan para entender tu documento. Compruebe si falta cierta información clave—por ejemplo, una serie crítica de pasos de un conjunto de instrucciones; antecedentes importantes que ayuden a los principiantes a comprender la discusión principal; definición de términos clave. (Vea el capítulo sobre ideas sobre contenido para más detalles.)
- Omita la información que sus lectores no necesitan. La información innecesaria también puede confundir y frustrar a los lectores—después de todo, está ahí para que se sientan obligados a leerla. Por ejemplo, probablemente puedas eliminar la discusión teórica de las instrucciones básicas.
- Cambia el nivel de la información que tienes actualmente. Puede que tenga la información correcta, pero puede estar "presentada" a un nivel técnico demasiado alto o demasiado bajo. Puede estar dirigida al tipo de público equivocado—por ejemplo, a un público de expertos en lugar de a un público técnico. Esto ocurre con más frecuencia cuando las notas de diseño de producto se hacen pasar por instrucciones.
- Agrega ejemplos para ayudar a los lectores a entender. Los ejemplos son una de las formas más poderosas de conectar con las audiencias, particularmente en las instrucciones. Incluso en textos no instructivos, por ejemplo, cuando intentas explicar un concepto técnico, los ejemplos son una gran ayuda—analogías en particular.
- Cambia el nivel de tus ejemplos. Puede que estés usando ejemplos, pero el contenido o el nivel técnico puede que no sean apropiados para tus lectores. Los ejemplos caseros pueden no ser útiles para los expertos; los muy técnicos pueden fallar por completo con tus lectores no especialistas.
- Cambie la organización de su información. A veces, puedes tener toda la información correcta pero organizarla de forma equivocada. Por ejemplo, puede haber demasiada información de contexto al principio (o muy poca), de modo que ciertos lectores se pierdan. A veces, la información de contexto necesita consolidarse en la información principal—for example, en las instrucciones a veces es mejor introducir fragmentos de contexto en los puntos donde se necesitan de inmediato. (Véase los capítulos sobre estructura y organización de información en un documento.)
- Fortalece las transiciones. Puede ser difícil para los lectores, particularmente los no especialistas, ver las conexiones entre las secciones principales de su documento, entre los párrafos individuales, y a veces incluso entre oraciones individuales. Puede hacer que estas conexiones sean mucho más claras añadiendo palabras de transición y al hacer eco palabras clave no una buena idea variar la elección de palabras—usar las mismas palabras para que la gente no se confunda más de lo que ya pueda estar. (Véase el capítulo sobre transiciones.)
- Redacta introducciones más sólidas—tanto para el documento completo como para las secciones principales. Las personas parecen leer con más confianza y comprensión cuando tienen el "panorama general"—una visión de lo que viene, y cómo se relaciona con lo que acaban de leer. Por lo tanto, asegúrese de tener una introducción sólida para todo el documento—una que deje claro el tema, el propósito, el público y los contenidos de ese documento. Y para cada sección principal dentro introducciones tanto para informes completos como para secciones dentro de los informes.)
- Cree oraciones temáticas para párrafos y grupos de párrafos. Puede ayudar enormemente a los lectores darles una idea del tema y el propósito de una sección (un grupo de párrafos) y en particular darles una visión general de los subtemas que están a punto de abordarse. ¡Los mapas de ruta ayudan cuando estás en un estado diferente! (Vea el capítulo sobre usando resúmenes y oraciones temáticas.)
- Cambia el estilo y la longitud de la oración. ser fraseo verbal. Todo esto hace que tu escritura sea más directa e inmediata—los lectores no tienen que buscarlo. (Vea el capítulo sobre problemas comunes de estilo de oración para más detalles.)
Y, obviamente, la longitud de las oraciones también importa. Un promedio de entre 15 y 25 palabras por oración está bien; las oraciones de más de 30 palabras son motivo de desconfianza. - Trabaja en la claridad y la economía de las oraciones. Esto está estrechamente relacionado con el anterior "control" pero merece su propio lugar. A menudo, el estilo de escritura puede ser tan verboso que resulta difícil o frustrante de leer. Cuando revises tus borradores, ponlos a dieta—revisa un borrador línea por línea intentando reducir el número total de palabras, páginas o líneas en un 20 por ciento. Pruébalo como experimento y ve cómo te va. Encontrarás muchos detalles rebuscados e innecesarios y frases infladas que puedes recortar. (Vea el capítulo sobre problemas comunes de estilo de oración y claridad para más detalles.)
- Usa más o diferentes gráficos. gráficos para más detalles.)
- Divide el texto o condénsalo en fragmentos significativos y utilizables. Para lectores no especialistas, puede que necesite párrafos más cortos. Tal vez un párrafo de 6 a 8 líneas sea el máximo habitual. Observe cuánto más largos son los párrafos en los documentos técnicos escritos para especialistas.
- Agregue referencias cruzadas a la información importante. En información técnica, puedes ayudar a lectores no especializados señalándoles fuentes de referencia. Si no puedes explicar completamente un tema en el momento, remite a la sección o capítulo donde se trate. (Véase el capítulo sobre referencias cruzadas para más detalles.)
- Por favor, proporciona el texto en inglés que quieres que traduzca. ¿Deseas que use encabezados y listas en la traducción? Los lectores pueden intimidarse por párrafos largos y densos de escritura, sin interrupción alguna más que una línea en blanco de vez en cuando. Busca en tus borradores formas de incorporar encabezados—busca cambios en el tema o en el subtema. Revisa tu escritura en busca de listados de cosas—estos pueden convertirse en listas verticales. Busca listados emparejados como términos y sus definiciones—estos pueden convertirse en listas de dos columnas. Por supuesto, ten cuidado de no forzar este formato especial—no te excedas. (Vea los capítulos sobre encabezados y listas para más detalles.)
- Utilice tipografía especial, y trabaje con márgenes, longitud de línea, interlineado, tamaño de letra, y estilo tipográfico. Para lectores no especialistas, puedes hacer cosas como hacer las líneas más cortas (reducir los márgenes), usar tamaños de letra más grandes y otras tácticas similares. Se cree que ciertos estilos tipográficos son más amigables y legibles que otros. (Intenta encontrar a alguien relacionado con la edición para obtener algunas ideas sobre las tipografías.)
Análisis de la Situación & Invención
No es suficiente simplemente elegir un tema y definir una audiencia para un proyecto de redacción técnica. Necesitas saber (o inventar) el situación en la que opera esta audiencia—cuáles son sus objetivos: resolver un problema, permitir mejoras, apoyar la toma de decisiones? Las situaciones para la redacción de documentación técnica son probablemente tan infinitas como las relaciones sociales humanas. Una situación de documentación técnica implica una audiencia que necesita o solicita cierto tipo de documentación técnica para sus necesidades y usos específicos. Para más detalles, consulte Análisis de la situación e invención
Información relacionada
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Usando encuestas para descubrir información sobre la audiencia. BrightTalk
Audiencia. Universidad de Carolina del Norte en Chapel Hill
Agradecería sus opiniones, reacciones y críticas con respecto a este capítulo: tu respuesta—David McMurrey
