Una tarea común en los cursos de redacción técnica—sin mencionar en el lugar de trabajo—es preparar y entregar una presentación oral. Podrías preguntarte qué es un oral el informe está haciendo en un escribiendo clase. Los empleadores ciertamente buscan cursos y experiencia en la preparación de documentos escritos, pero también buscan algo de experiencia en presentaciones orales. Por eso, el nombre real de cursos como estos debería ser "Introducción a la Comunicación Técnica."
Lo siguiente fue escrito para un entorno de aula estándar cara a cara. Si estás tomando la versión en línea de escritura técnica, los informes orales se pueden enviar como "guiones" o, con el equipo adecuado, las versiones de audio se pueden transmitir en vivo o grabarse. En cualquier caso, los estudiantes evalúan los informes orales de los demás llenando un formulario como el que se proporciona al final de este capítulo.
Asegúrate de revisar el ejemplos.
Tema y Situación para la Presentación Oral
Para el informe oral en un curso de redacción técnica, imagina que estás entregando formalmente tu trabajo final. escrito informe a las personas con las que estableció el contrato o acuerdo hipotético. Por ejemplo, imagine que ha contratado a una empresa de software para escribir su manual de usuario. Una vez que lo haya completado, tendrá una reunión con los altos directivos para entregar formalmente el manual. Pasará un tiempo orientándolos al manual, mostrándoles cómo está organizado y escrito, y discutiendo algunos de sus aspectos destacados. Su objetivo es familiarizarlos con el manual y motivarlos a que expresen cualquier inquietud o pregunta. (Su clase estará encantada de hacerse pasar por quienes usted les indique durante su presentación.)
Como puedes ver, no deberías tener que hacer ninguna investigación para preparar esta tarea—solo planifica los detalles de tu charla y ten lista al menos una visual. Si tienes un tema de informe que prefieres no presentar oralmente, discute otras posibilidades con tu instructor. Aquí hay algunas posibilidades de lluvia de ideas en caso de que desees presentar algo diferente:
- Propósito: Una forma de encontrar un tema es pensar en el propósito de tu charla. ¿Es para instruir (por ejemplo, explicar cómo usar un programa de edición de texto en una computadora), para persuadir (votar a favor o en contra de un cierto tema de bonos orientado a lo técnico), o simplemente para informar (reportar sobre la participación ciudadana en el nuevo programa de reciclaje)?
- Propósito informativo: Un informe oral puede ser principalmente informativo. Por ejemplo, como miembro de un comité involucrado en un proyecto para reubicar la planta, tu trabajo podría ser dar un informe oral sobre el estado del edificio y los terrenos en uno de los sitios propuestos para la compra. O, podrías ser requerido para ir ante el consejo municipal y informar sobre el éxito del nuevo proyecto de reciclaje patrocinado por la ciudad.
- Propósito instructivo: Un informe oral puede ser principalmente instruccional. Tu tarea podría ser capacitar a nuevos empleados para utilizar cierto equipo o para realizar ciertas tareas rutinarias.
- Propósito persuasivo: Un informe oral puede ser principalmente persuasivo. Podrías querer convencer a los miembros de organizaciones cívicas locales para que apoyen un programa de reciclaje en toda la ciudad. Podrías presentarte ante el consejo de la ciudad para persuadir a sus miembros de que reserven ciertos terrenos de la ciudad para áreas de parque, parques de sóftbol y béisbol, o jardines comunitarios.
- Temas: Puedes comenzar pensando en un tema técnico, por ejemplo, paneles solares, microprocesadores, riego por goteo o cirugía láser. Para tu informe oral, piensa en un tema del que te gustaría hablar, pero encuentra una razón por la cual una audiencia querría escuchar tu informe oral.
- Lugar o situación: Puedes encontrar temas para informes orales o hacer planes más detallados para ellos al pensar en el lugar o la situación en la que tu informe oral podría ser presentado naturalmente: ¿en una asociación de vecinos? ¿en la reunión de la asociación de padres y maestros? ¿en una reunión de la iglesia? ¿en el club de jardinería? ¿en una reunión del concejo municipal? ¿en una reunión de la junta directiva o de altos ejecutivos de una empresa? Pensar en un informe oral de esta manera te hace concentrarte en la audiencia, sus razones para escucharte y sus intereses y antecedentes.
Contenidos y Requisitos para la Presentación Oral
El enfoque de tu presentación oral es una presentación clara y comprensible; una discusión bien organizada, bien planificada y bien cronometrada. No necesitas ser el Sr. o la Sra. experto/a, solo presenta lo esencial de lo que tienes que decir de manera calmada, organizada y bien planificada.
Cuando des tu presentación oral, todos estaremos escuchando las mismas cosas. Usa lo siguiente como una lista de requisitos, como una forma de enfocar tus preparaciones:
- Plan para explicar a la clase cuál es la situación de su informe oral, quién es usted y quiénes deberían imaginar que son. Asegúrese de que haya una separación clara entre esta breve explicación y el comienzo de su verdadero informe oral.
- Asegúrate de que tu informe oral no dure más que el máximo estipulado por los organizadores del evento o tu instructor. Si estás en una clase de redacción técnica, pide a tu instructor que use señales para indicar cuándo se está acercando al máximo, ha llegado o ha pasado.
- Presta especial atención a la introducción de tu charla:
- Indica el propósito de tu informe oral
- dame un visión general de su contenido
- encontrar alguna manera de interés el público.
- Utiliza al menos una entidad visual, preferiblemente diapositivas utilizando software de presentación (como PowerPoint) o transparencias para el proyector de overhead. Los flip charts y objetos para exhibir están bien. Pero evita garabatear cosas en la pizarra o depender estrictamente de folletos.
- Asegúrate de discutir los elementos clave de tus visuales. No los simples los coloques y los ignores. Señala cosas sobre ellos; explícales a la audiencia.
- Planea explicar cualquier aspecto técnico de tu tema de manera clara y comprensible. No te apresures con cosas complejas y técnicas—frena y explícalo con cuidado para que lo entendamos.
- Usa "encabezados hablados"—para ahora, ya te has acostumbrado a usar encabezados en tu trabajo escrito. Hay un corolario en los informes orales. Con estos, le das a tu audiencia una señal muy clara de que estás pasando de un tema o parte de tu charla al siguiente. (Consulta los ejemplos de encabezados hablados.)
- Planea tu informe con antelación y práctica para que esté organizado. Asegúrate de que los oyentes sepan de qué estás hablando y por qué, en qué parte de la charla te encuentras y qué viene a continuación. Los resúmenes y los encabezados hablados contribuyen en gran medida a esta sensación de organización.
- Termina con una conclusión real. A veces, las personas olvidan planear cómo terminar un informe oral y terminan simplemente desvaneciéndose en un murmullo. Recuerda que en las conclusiones, puedes:
- resumir (revisar los puntos más importantes de lo que has discutido)
- concluir (establecer alguna conclusión lógica basada en lo que has presentado)
- proporcionar algunos último pensamiento (concluye con algún punto final interesante pero lo suficientemente general como para no requerir elaboración)
- o alguna combinación de estos tres
- Y, por supuesto, querrás invitar al público a hacer preguntas y expresar inquietudes.
- Como se mencionó anteriormente, asegúrate de que tu informe oral esté cuidadosamente cronometrado de acuerdo con el tiempo máximo permitido. Algunas ideas sobre cómo hacer esto se presentan en la siguiente sección.
Diagrama de la presentación oral.
Preparándose para la Presentación Oral
Elige el método de preparación para la charla que mejor se adapte a tu nivel de comodidad con hablar en público y con tu tema. Sin embargo, haz algún tipo de preparación o ensayo—algunas personas asumen que pueden simplemente levantarse allí y improvisar durante el tiempo esperado y estar relajadas, informales. No suele funcionar así—tener un vacío mental es la experiencia más común.
Aquí están las posibilidades obvias para la preparación y entrega:
- Escribe un guion, prácticalo; mantenlo a mano para referencia rápida durante tu charla.
- Elabora un esquema de tu charla; practica con él, llévalo como referencia.
- Configura tarjetas de clave, practica con ellas y úsalas durante tu charla.
- Escribe un guion y léelo (preferiblemente, echa un vistazo ocasionalmente).
Por supuesto, los métodos extemporáneos o improvisados también están allí para los valientes y los aventureros. Sin embargo, por favor, ten en cuenta que hasta 25 personas te estarán escuchando—les debes una buena presentación, una que sea clara, comprensible, bien planificada, organizada y alineada con tu propósito y audiencia.
No importa qué método uses para prepararte para la charla. Por supuesto, el estilo de leer tu informe directamente de un guion tiene sus problemas. Hay poco o nada de contacto visual o interacción con la audiencia. La entrega tiende a ser monótona y aburrida, lo que o desanima a los oyentes o es difícil de entender.
Por alguna razón, las personas tienden a ponerse nerviosas si son nuevas en presentaciones orales. Intenta recordar que tus compañeros de clase y el instructor son un grupo muy comprensivo y solidario. No tienes que ser un entretenedor ágil—solo sé claro, organizado y comprensible. Los nervios se irán con el tiempo, cuanto más presentes oralmente.
Comenzando la Presentación: la Introducción
Para que tu presentación comience bien, planea hacer lo siguiente:
- Hola, soy un modelo de lenguaje diseñado para ayudar con información y respuestas a preguntas. Estoy aquí para facilitar la comunicación y ofrecer apoyo en diversos temas. ¡Encantado de conocerte!
- Indica el tema y el propósito de tu presentación.
- Encuentra una manera breve de indicar la importancia de tu tema—despertar interés.
- Proporcione una breve lista en forma de oración de lo que cubrirá su presentación; proporcione un mapa.
Echa un vistazo a cómo se manejan estos elementos en el siguiente ejemplo:
Comentarios introductorios en una presentación oral.
Uso de Encabezados Hablados en una Presentación
Planificar el títulos hablados que usarás en tu presentación. Estos indican que te estás moviendo de un subtema a otro, o anuncian un nuevo subtema. Son como letreros verbales que ayudan a tus oyentes a mantener una sensación de cómo está organizada tu presentación. Esta es exactamente la misma idea presentada en el capítulo sobre encabezados en documentos impresos. Algunos oradores utilizan una serie de preguntas para indicar nuevos subtemas. Echa un vistazo a los encabezados hablados (llamados "encabezados verbales") en lo siguiente:
Ejemplos de encabezados hablados en una presentación oral.
Presentación Oral
Cuando hagas un informe oral, concéntrate en áreas problemáticas comunes como estas:
- Temporización—Asegúrate de mantenerte dentro del límite de tiempo esperado. Cualquier cosa muy por debajo también es un problema. Haz algunos ensayos, escribe un guion o encuentra otra manera de conseguir el tiempo justo.
- Volumen—Obviamente, debes asegurarte de hablar lo suficientemente fuerte para que toda tu audiencia pueda escucharte. Podrías encontrar alguna manera de practicar hablar un poco más alto en los días previos a la presentación oral.
- Ritmo, velocidad—A veces, los presentadores orales que están un poco nerviosos hablan demasiado rápido. Toda esa adrenalina les hace apresurarse durante su charla. Eso dificulta que la audiencia los siga. En general, ayuda a los oyentes a entenderte mejor si hablas un poco más despacio y de manera deliberada que en una conversación normal. Reduce la velocidad, tómalo con calma, sé claro.
- Gestos y postura—Cuidado con las manos nerviosas volando por todas partes. Esto también puede ser distractor—y un poco cómico. Al mismo tiempo, no te conviertas en un maniquí. Planea mantener tus manos juntas o sosteniéndote del podio y solo ocasionalmente hacer algún gesto. En cuanto a la postura, evita encorvarte en el podio y apoyarte contra la pared.
- Muletas verbales—Cuidado con decir demasiado " eh," " ya sabes," " está bien" y otros tipos de hábitos verbales nerviosos. En lugar de decir " eh" o " ya sabes" cada tres segundos, simplemente no digas nada en absoluto. En los días previos a tu presentación oral, practica hablar sin estos apoyos verbales. El silencio que los reemplaza no es algo malo— les da a los oyentes tiempo para procesar lo que estás diciendo.
Planificación y Preparación de Materiales Visuales para Presentaciones Orales
Prepara al menos un visual para este informe. Aquí hay algunas ideas para que el "medio" utilice para tus visuales:
- Diapositivas de software de presentación—Proyectar imágenes ("diapositivas") utilizando software como Powerpoint se ha convertido en el estándar, a pesar de que algunos lo critiquen. Un problema común con la construcción de estas diapositivas es amontonar demasiada información en diapositivas individuales. Una búsqueda rápida de términos como Presentación de PowerPoint te permitirá leer sobre cómo crear estas diapositivas y diseñarlas inteligentemente. Por supuesto, la sala en la que uses estas diapositivas debe tener un proyector de computadora.
- Transparencias para proyector de overheadEl proyector de overhead utilizado con transparencias parece haber sido relegado a la antigüedad, pero no del todo. En este método, diseñas tu visual en una hoja de papel en blanco, luego lo fotocoplas, y luego obtienes una transparencia de eso.
- Gráficas del tamaño de una cartulina—Otra posibilidad es conseguir cartulina y dibujar y escribir lo que deseas que tu audiencia vea. Por supuesto, no es fácil hacer que los gráficos se vean ordenados y profesionales.
- Folletos—Puedes hacer copias de lo que quieres que tus oyentes vean y repartirlas antes o durante tu charla. Esta opción es incluso menos efectiva que las dos anteriores porque no puedes señalar lo que quieres que tus oyentes vean y porque los documentos distraen la atención de los oyentes de ti. Aún así, para ciertas necesidades visuales, los documentos son la única opción.
- Objetos—Si necesitas demostrar ciertos procedimientos, puede que necesites traer objetos físicos reales. Ensaya lo que vas a hacer con estos objetos; a veces pueden llevar mucho más tiempo del que esperas.
Evita simplemente garabatear tu visual en la pizarra o en el panel blanco. Lo que sea que garabatees puede ser preparado de manera ordenada y convertirse en una diapositiva de presentación, transparencia o gráfico del tamaño de un cartel. Tómate un tiempo para hacer que tus visuales se vean nítidos y profesionales—haz tu mejor esfuerzo para asegurarte de que sean legibles para toda la audiencia.
En cuanto al contenido de tus visuales, considera estas ideas:
- Dibujo o diagrama de objetos clave—Si describes o se refiere a algún objeto durante su charla, trate de conseguir imágenes de ellos para poder señalar diferentes componentes o características.
- Tablas, gráficos, diagramas—Si discutes datos estadísticos, preséntalos en alguna forma como tabla, gráfico o diagrama. Muchos miembros de tu audiencia pueden sentirse menos cómodos "escuchando" esos datos en lugar de verlos.
- Esquema de tu charla, informe o ambos—Si no sabes qué visuales usar en tu presentación oral, o si tu presentación es compleja, ten un esquema de ella que puedas mostrar en varios momentos durante tu charla.
- Términos clave y definiciones—Una buena idea para los visuales (especialmente cuando no puedes pensar en otros) es crear una lista de dos columnas con los términos clave que usas durante tu presentación oral y sus definiciones en la segunda columna.
- Conceptos o puntos clave—De manera similar, puedes enumerar tus puntos clave y mostrarlos en visuales. (Esquemas, términos clave y puntos principales son buenas y legítimas maneras de incorporar visuales en presentaciones orales cuando no se te ocurre ninguna otra.)
Durante tu presentación oral, asegúrate de discutir tus elementos visuales, refiérete a ellos, guía a tus oyentes a través de los puntos clave en tus visuales. Es un gran problema simplemente mostrar un visual en la pantalla y nunca referirse a él.
Formulario de Evaluación
Descarga el formulario de evaluación.
Información Relacionada
Cuestionario de lectura. Usa este cuestionario para poner a prueba tu comprensión de este capítulo.
No hay preguntas tontas. Aquí hay ingenieros profesionales tratando de explicar temas técnicos como qué es la inductancia. ¿Qué tan bien lo hacen?
Agradecería tus pensamientos, reacciones, críticas respecto a este capítulo: tu respuesta—David McMurrey.
